CHƯƠNG 1 : NHẬN THỨC CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG. Nhận thức chung về xây dựng phần mềm kế toán 1. Khái niệm phần mềm kế toán Phần mềm kế toán: là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác. Điều kiện áp dụng phần mềm kế toán Đảm bảo điều kiện kỹ thuật Phần mềm cần lựa chọn sao cho phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp.
Hệ thống thiết bị về tin học cần trang bị phù hợp với yêu cầu, trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán. Cần trải qua quá trình sử dụng thử nghiệm. Sau quá trình này, nếu phần mềm kế toán đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêu cầu kế toán của đơn vị thì đơn vị mới triển khai áp dụng chính thức. Xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính như: quản lý máy chủ (nếu có); quản lý dữ liệu; kiểm tra, kiểm soát việc đưa thông tin từ ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc sao lưu dữ liệu định kỳ; phân quyền đối với các máy nhập và xử lý số liệu… Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống, bố trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật.
SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH 4 LỚP: CQ50/41.04 ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán: Đội ngũ cán bộ kế toán phải có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán và tin học. Có kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác kế toán trên phần mềm một cách cụ thể. Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; chức năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ thống; ban hành quy chế quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên; quy định danh mục thông tin không được phép lưu chuyển. Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán Xây dựng kế hoạch công tác là biện pháp quan trọng đảm bảo cho việc thực hiện các phần hành kế toán được trôi chảy một cách thuận lợi, qua đó sẽ kiểm tra được tiến độ thực hiện và điều chỉnh, phối hợp công việc một cách nhanh chóng để tăng cường được năng suất và hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH 5 LỚP: CQ50/41.04 ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH 1.
Những đặc điểm cơ bản của phần mềm kế toán Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán Dữ liệu đầu vào Xử lý Báo cáo đầu ra Nhật ký Sổ cái Cân đối thử Hình 1.1: Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán Hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 công đoạn: Công đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào: Trong công đoạn này người sử dụng phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể. Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu. Công đoạn 2: Xử lý: Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH 6 LỚP: CQ50/41.04 ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau. Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản.
Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra: Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích,. Từ đó, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu,… để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác. Tùy theo nhu cầu của người sử dụng thực tế cũng như khả năng của từng phần mềm kế toán, người sử dụng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhằm đáp ứng được yêu cầu quản trị của đơn vị. Tóm lại, mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có thể được nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn toàn là do con người quyết định.
Điều này dường như đã mô phỏng lại được khá sát với quy trình ghi chép của kế toán thủ công. Một số đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán Do gắn liền với công tác hạch toán kế toán của đơn vị, phần mềm kế toán có những đặc trưng cơ bản sau: - Tính tuân thủ: phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, các chuẩn mực kế toán, chế độ, thông tư, nghị định,…hiện hành. SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH 7 LỚP: CQ50/41.04 ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH - Sử dụng các phương pháp kế toán thực tế: phần mềm kế toán sử dụng các phương pháp kế toán thực tế như: phương pháp Chứng từ kế toán, phương pháp đối ứng tài khoản, phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán,… -Tính mềm dẻo: phần mềm kế toán phải có khả năng thay đổi linh hoạt để phù hợp với quy trình quản lý của doanh nghiệp, sự thay đổi của chế độ kế toán hiện hành, sự thay đổi trong yêu cầu của doanh nghiệp,… Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Những thành phần cơ bản của phần mềm kế toán Cơ sở dữ liệu (Database): cung cấp cấu trúc để lưu trữ dữ liệu.
Một CSDL chứa các Table, View và các mối quan hệ giữa các bảng. Form: dùng để chứa các đối tượng khác trong một lớp ứng dụng nào đó. Mỗi Form khi thực hiện sẽ tạo một màn hình giao diện cho người dùng. Các Form của một phần mềm kế toán được chia thành: - Form nhập dữ liệu - Form để thực hiện các thao tác xem, sửa, xóa.
Report: chứa các thông tin được kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu, bảng trung gian và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình tùy theo yêu cầu người dùng. Menu: được thiết kế hợp lý sẽ giúp cho người dùng nhanh chóng biết các sử dụng và thao tác chương trình thuận tiện hơn. Query (truy vấn): là một công cụ tìm kiếm thông tin nhanh từ các bảng dữ liệu. SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH 8 LỚP: CQ50/41.04 ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH 1.
Yêu cầu của phần mềm kế toán Phần mềm kế toán cũng là một dạng phần mềm ứng dụng nên nó cũng đảm bảo các yêu cầu tương tự như các phần mềm ứng dụng khác như: - Tính tiện dụng - Tính hiệu quả - Tính tin cậy - Tính linh hoạt và mềm dẻo Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán. Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán. Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có. Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán.
Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu. Công cụ thực hiện đề tài Hệ quản trị cơ sở dữ liệu : Khái niệm hệ quản trị CSDL Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống phần mềm cho phép tạo lập cơ sở dữ liệu và điều khiển mọi truy nhập đối với cơ sở dữ liệu đó. Sự cần thiết của hệ quản trị CSDL để lưu trữ - Giúp khắc phục những hạn chế của việc hế thống tập tin để lưu trữ như dư thừa dữ liệu lưu trữ, dữ liệu không nhất quán,… SV: ĐINH THỊ NGỌC ÁNH 9 LỚP: CQ50/41.04 ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HỌC VIỆN TÀI CHÍNH - Tránh được sự không đồng nhất về dữ liệu - Dữ liệu sẽ được bảo mật an toàn hơn - Tính nhất quán của dữ liệu được đảm bảo Ngôn ngữ lập trình Khái niệm: Ngôn ngữ lập trình là một tập con của ngôn ngữ máy tính. Đây là một dạng ngôn ngữ được chuẩn hóa được dùng đẻ miêu tả những quá trình, ngữ cảnh một cách chi tiết.
Đặc điểm: Ngôn ngữ lập trình một hệ thống được kí hiệu hóa để miêu tả những tính toán (qua máy tính) trong một dạng mà cả người và máy đều có thể đọc và hiểu được. Một ngôn ngữ lập trình phải thỏa mãn được hai điều kiện cơ bản sau: Nó phải dễ hiểu và dễ sử dụng đối với người lập trình, để cho con người có thể dùng nó giải quyết các bài toán khác. Nó phải miêu tả một cách đầy đủ và rõ ràng các tiến trình để có thể chạy được trên các máy tính khác. Ngôn ngữ lập trình có thể chia thành 3 loại chính: Ngôn ngữ máy: Ngôn ngữ máy (mã máy) là ngôn ngữ mà máy tính có thể trực tiếp hiểu và thực hiện được.
Các ngôn ngữ khác muốn thực hiện đều phải qua chương trình dịch để dịch ra ngôn ngữ máy. Mỗi máy tính đều có ngôn ngữ máy của nó.