phần mở đầu gồm 3 chƣơng: chƣơng 1 trình bày về cơ sở lý luận, chƣơng 2 trình bày chi tiết thiết kế nghiên cứu của luận văn, chƣơng 3 trình bày kết quả khảo sát và phân tích số liệu, chƣơng 4 trình bày phần kết luận và khuyến nghị. Cuối cùng là danh mục tài liệu tham khảo và các phụ lục. 10 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 1. THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ NHU CẦU THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.
Thông tin kế toán và các đặc trƣng của thông tin kế toán a. Thông tin kế toán và đối tượng sử dụng thông tin kế toán Kế toán là khoa học thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản, nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản trong các tổ chức. Kế toán đƣợc sử dụng không chỉ ở các doanh nghiệp mà còn ở mọi tổ chức khác, nhƣ trƣờng học, bệnh viện, cơ quan quản lý nhà nƣớc, các đơn vị sự nghiệp sử dụng kinh phí của nhà nƣớc, các tổ chức phi chính phủ… Nói chung, mọi tổ chức có sử dụng các nguồn lực để thực hiện một mục đích nào đó đều sử dụng kế toán nhƣ là công cụ để quản lý hoạt động của mình.[1] Thông tin kế toán là kết quả của qui trình xử lý số liệu của hệ thống thông tin kế toán, cung cấp đến ngƣời sử dụng dƣới dạng các báo cáo kế toán. Thông tin kế toán trên các báo cáo kế toán không chỉ đƣợc sử dụng để nộp báo cáo cho các cơ quan chức năng mà còn đƣợc sử dụng bởi những ngƣời quản lý bên trong đơn vị và những ngƣời bên ngoài có liên quan.
Những ngƣời sử dụng khác nhau sẽ có những yêu cầu và sự mong đợi đối với thông tin khác nhau. Đối tƣợng sử dụng thông tin kế toán đƣợc phân thành 3 nhóm nhƣ sau: - Ban quản trị: có thể là chủ doanh nghiệp (trực tiếp tham gia quản lý), hội đồng quản lý, ban giám đốc hay trƣởng các bộ phận. Ban quản trị là những ngƣời có trách nhiệm điều hành tổ chức để thực hiện mục tiêu của tổ chức mình. Mục tiêu của các tổ chức thƣờng khác nhau và rất phức tạp.
Đối với các doanh nghiệp mục tiêu của họ có thể việc đạt đƣợc một mức lợi nhuận chấp nhận đƣợc, cung cấp hàng hoá có chất lƣợng 11 với giá thấp, tạo công ăn việc làm, cải thiện môi trƣờng và có thể là những nhiệm vụ khác. Từng tổ chức khác nhau sẽ có những mục tiêu khác nhau, và trong một tổ chức mục tiêu cũng thay đổi theo từng thời kỳ. Vì vậy ban quản trị, ngƣời quản lý đơn vị để điều hành đơn vị đạt đƣợc mục tiêu thì phải quản trị tốt nguồn lực, ra những quyết định đúng đắn, để đạt đƣợc những điều đó thì thông tin kế toán hỗ trợ việc quản lý và ra quyết định là rất quan trọng. Các đơn vị sự nghiệp công lập tuy không hoạt động vì lợi nhuận nhƣng cũng có những mục tiêu riêng.
Mục tiêu quan trọng nhất là đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ chính trị nhà nƣớc giao cụ thể theo từng ngành, từng đơn vị. Ngoài ra, những đơn vị sự nghiệp có thu, ngƣời quản lý còn cần phải quan tâm việc sử dụng tốt các nguồn thu, kết hợp với việc điều hành những khoản ngân sách khác để cải thiện cơ sở vật chất cho đơn vị, hỗ trợ một phần đời sống cho cán bộ, nhân viên và ngƣời lao động của đơn vị mình đảm bảo theo chế độ tự chủ của nhà nƣớc quy định. Khi quyền tự chủ đƣợc giao càng nhiều cho đơn vị, ngƣời quản lý sẽ càng có vai trò và trách nhiệm lớn hơn trong việc quản lý tình hình tài chính của đơn vị. Do vậy, những báo cáo của kế toán không chỉ phục vụ cho việc quyết toán kinh phí và báo cáo với cơ quan cấp trên mà còn phục vụ cho nhu cầu thông tin cho ngƣời quản lý.
Và bên cạnh những báo cáo sẵn có đó, ngƣời quản lý sẽ cần những thông tin bổ sung để phục vụ cho công tác điều hành kinh phí của mình. - Ngƣời có quyền lợi trực tiếp: nhà đầu tƣ, chủ nợ Những ngƣời đầu tƣ và chủ nợ là những ngƣời có quyền lợi trực tiếp đối với tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp. Tình hình hoạt động của doanh nghiệp sẽ ảnh hƣởng đến cổ tức nhận đƣợc của nhà đầu tƣ và khả năng thu hồi vốn và lãi của chủ nợ. Nên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp là thông tin quan trọng để những đối tƣợng này nắm đƣợc tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Đối với các đơn vị sự nghiệp công lập thì đối tƣợng sử dụng 12 thông tin kế toán không có nhóm đối tƣợng này. - Ngƣời có quyền lợi gián tiếp: là các cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan thanh tra, kiểm tra và các cơ quan chức năng có liên quan khác Các cơ quan chức năng để thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc của mình cần phải thu thập những báo cáo kế toán của các đơn vị mà chủ yếu là các báo cáo tài chính. Đối với các đơn vị sự nghiệp công lập, thì những báo cáo kế toán tài chính phải đƣợc lập đúng kỳ và thực hiện việc nộp báo cáo quyết toán cho cơ quan quản lý cấp trên để đƣợc phê duyệt báo cáo quyết toán kinh phí. Nhƣ vậy, nhu cầu thông tin kế toán khác nhau đối với từng đối tƣợng cụ thể sử dụng thông tin đó.
Từng đối tƣợng có những mục đích, yêu cầu riêng khi sử dụng thông tin kế toán, do đó nhu cầu thông tin của họ cũng khác nhau. Vì vậy thông tin hƣớng đến đối tƣợng nào thì cần phải nghiên cứu nhu cầu, mục tiêu, và đặc điểm của đối tƣợng để cung cấp thông tin phù hợp với đối tƣợng sử dụng đó. Hình thức biểu hiện của thông tin kế toán Dựa vào hình thức biểu hiện và mục đích sử dụng của các đối tƣợng liên quan, thông tin kế toán có thể phân loại nhƣ sau: - Phân loại theo hình thức thể hiện qua văn bản: + Báo cáo bằng số: thể hiện dƣới dạng các con số trên các báo cáo, thể hiện giá trị của tình hình tài chính của đơn vị: tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí và các chỉ tiêu tài chính khác. + Báo cáo bằng chữ: thể hiện dƣới dạng các thuyết minh bằng lời, có tác dụng giải thích rõ hơn hoặc bổ sung cho các thông tin bằng số.
Đó có thể là thông tin về các chính sách kế toán, các mô tả về đặc trƣng và tình hình của tổ chức, hay giải thích rõ hơn về phƣơng pháp đƣợc sử dụng trên các báo cáo kế toán. 13 - Phân loại theo mục đích sử dụng: + Thông tin kế toán trên các báo cáo tài chính: phục vụ mục đích công bố thông tin ra công chúng, nộp cho các cơ quan nhà nƣớc liên quan. Bắt buộc phải đƣợc lập. Thƣờng đƣợc lập theo mẫu hoặc những tiêu chí đƣợc qui định thống nhất.
+ Thông tin kế toán trên các báo cáo quản trị (hay các báo cáo nội bộ): phục vụ mục đích cung cấp thông tin cho ngƣời quản lý hay các bộ phận chức năng khác trong tổ chức. Thƣờng không có qui định về mẫu và không bắt buộc phải lập.Tùy từng tổ chức mà có các loại báo cáo khác nhau. - Phân loại theo mức độ chi tiết của thông tin: Tại các đơn vị sự nghiệp công lập là các đơn vị có sử dụng ngân sách của nhà nƣớc, do đó nhà nƣớc cần có những thông tin để quản lý tình hình sử dụng ngân sách của đơn vị đó. Do đó, thông tin kế toán còn đƣợc phân loại theo mức độ chi tiết của thông tin là thông tin kế toán trên báo cáo ngân sách và báo cáo thực hiện (hoạt động): - Thông tin kế toán trên báo cáo ngân sách: là các báo cáo tổng hợp thể hiện tình hình dự toán kinh phí, tình hình sử dụng kinh phí ngân sách cấp, và các nguồn kinh phí khác hàng năm của đơn vị, bao gồm các báo cáo về kế hoạch ngân sách, tổng hợp tình hình sử dụng ngân sách… - Thông tin kế toán trên báo cáo thực hiện: là các báo cáo chi tiết thể hiện tình hình hoạt động, thu, chi thƣờng xuyên, tình hình sử dụng tài sản cụ thể, thƣờng xuyên tại đơn vị, bao gồm các báo cáo về tình hình tài sản, thu chi….
Đặc trưng của thông tin kế toán Đặc trƣng của thông tin kế toán gắn liền với đặc trƣng của kế toán tài chính và kế toán quản trị. Đối với kế toán tài chính, thông tin kế toán tài chính cung cấp cho ngƣời sử dụng bên trong và bên ngoài đơn vị một cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của đơn vị tại thời điểm báo cáo. Để 14 thông tin đó đáng tin cậy, hữu ích cho ngƣời sử dụng, thông tin phải đảm bảo các tính chất sau: - Trung thực: thông tin và số liệu kế toán phải đƣợc ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan và đúng với thực tế về hiện trạng, bản chất nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Khách quan: thông tin và số liệu kế toán phải đƣợc ghi chép và báo cáo đúng với thực tế, không bị xuyên tạc, không bị bóp méo.
- Đầy đủ: thông tin kế toán phải là kết quả của quá trình ghi chép mà mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến kỳ kế toán phải đƣợc ghi chép và báo cáo đầy đủ, không bị bỏ sót. - Kịp thời: các thông tin và số liệu kế toán phải đƣợc ghi chép và báo cáo kịp thời, đúng hoặc trƣớc thời hạn quy định, không đƣợc chậm trễ. - Dễ hiểu: thông tin và số liệu kế toán trình bày trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu đối với ngƣời sử dụng. Ngƣời sử dụng ở đây đƣợc hiểu là ngƣời có hiểu biết về kinh doanh, về kinh tế, tài chính, kế toán ở mức trung bình.
Thông tin về những vấn đề phức tạp trong báo cáo tài chính phải đƣợc giải trình trong phần thuyết minh.