Giáo trình lập hồ sơ nghề văn thư hành chính trung cấp Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu

Lập hồ sơ nghề văn thư hành chính trình độ trung cấp tại trường CĐ Kinh tế Kỹ thuật Bạc Liêu, cơ hội nghề nghiệp và phát triển bản thân.

• Tác giả: Phạm Mạnh Cường
• Trường học: Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu
• Chuyên ngành: Văn thư hành chính
• Đề tài: Lập hồ sơ nghề văn thư hành chính trình độ trung cấp
• Loại tài liệu: Giáo trình
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Bạc Liêu

Mục lục chi tiết

• LỜI GIỚI THIỆU
• 1. BÀI MỞ ĐẦU: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
• 2. BÀI 1: LẬP DANH MỤC HỒ SƠ
• 3. BÀI 2: LẬP HỒ SƠ GIẤY
• 4. BÀI 3: LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ
• 5. BÀI 4: NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Tóm tắt

I. Tổng quan về lập hồ sơ nghề văn thư hành chính trình độ trung cấp

Lập hồ sơ nghề văn thư hành chính trình độ trung cấp tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu là một phần quan trọng trong chương trình đào tạo. Mô đun này không chỉ giúp sinh viên nắm vững kiến thức lý thuyết mà còn rèn luyện kỹ năng thực hành cần thiết cho công việc sau này. Việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan là một nhiệm vụ không thể thiếu trong công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức.

1.1. Khái niệm và vai trò của hồ sơ trong văn thư hành chính

Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu liên quan đến một vấn đề cụ thể. Vai trò của hồ sơ trong văn thư hành chính là cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý và tra cứu tài liệu, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động của cơ quan.

1.2. Mục tiêu của mô đun lập hồ sơ tại trường

Mô đun lập hồ sơ nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức về quy trình lập hồ sơ, từ việc phân loại đến nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan. Điều này giúp sinh viên có khả năng thực hiện công việc một cách hiệu quả và chính xác.

II. Những thách thức trong việc lập hồ sơ nghề văn thư hành chính

Việc lập hồ sơ trong nghề văn thư hành chính gặp nhiều thách thức, từ việc phân loại hồ sơ đến việc đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của tài liệu. Những khó khăn này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và chất lượng hồ sơ lưu trữ.

2.1. Khó khăn trong việc phân loại hồ sơ

Phân loại hồ sơ là một công việc đòi hỏi sự cẩn thận và chính xác. Nhiều sinh viên gặp khó khăn trong việc xác định loại hồ sơ phù hợp với từng công việc cụ thể, dẫn đến việc lập hồ sơ không đúng quy định.

2.2. Thiếu kỹ năng trong việc lập hồ sơ điện tử

Với sự phát triển của công nghệ, việc lập hồ sơ điện tử ngày càng trở nên phổ biến. Tuy nhiên, nhiều sinh viên chưa được trang bị đầy đủ kỹ năng để thực hiện công việc này, gây khó khăn trong quá trình lưu trữ và quản lý tài liệu.

III. Phương pháp lập hồ sơ hiệu quả trong văn thư hành chính

Để lập hồ sơ hiệu quả, cần áp dụng các phương pháp khoa học và hợp lý. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao chất lượng hồ sơ lưu trữ.

3.1. Quy trình lập danh mục hồ sơ

Quy trình lập danh mục hồ sơ bao gồm việc xác định các loại hồ sơ cần thiết, phân loại và sắp xếp chúng theo thứ tự hợp lý. Điều này giúp cho việc quản lý và tra cứu hồ sơ trở nên dễ dàng hơn.

3.2. Sử dụng công nghệ trong lập hồ sơ

Việc áp dụng công nghệ thông tin trong lập hồ sơ giúp tăng cường hiệu quả công việc. Các phần mềm quản lý hồ sơ có thể hỗ trợ trong việc lưu trữ, tra cứu và bảo mật thông tin.

IV. Ứng dụng thực tiễn của lập hồ sơ trong văn thư hành chính

Lập hồ sơ không chỉ là một nhiệm vụ trong công việc mà còn là một kỹ năng cần thiết cho mọi nhân viên văn thư. Việc áp dụng kiến thức từ mô đun này vào thực tiễn sẽ giúp sinh viên tự tin hơn khi ra trường.

4.1. Kinh nghiệm từ thực tế công việc

Nhiều sinh viên đã áp dụng kiến thức từ mô đun lập hồ sơ vào thực tế công việc tại các cơ quan, tổ chức. Họ đã có những trải nghiệm quý báu trong việc quản lý và lưu trữ hồ sơ.

4.2. Tác động của lập hồ sơ đến hiệu quả công việc

Việc lập hồ sơ chính xác và khoa học không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả công việc. Điều này góp phần tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho cơ quan, tổ chức.

V. Kết luận và tương lai của lập hồ sơ nghề văn thư hành chính

Lập hồ sơ nghề văn thư hành chính là một lĩnh vực quan trọng và cần thiết trong công tác quản lý tài liệu. Tương lai của nghề này sẽ ngày càng phát triển với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin.

5.1. Xu hướng phát triển của nghề văn thư hành chính

Nghề văn thư hành chính đang dần chuyển mình với sự phát triển của công nghệ. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào lập hồ sơ sẽ trở thành xu hướng tất yếu trong tương lai.

5.2. Cơ hội nghề nghiệp cho sinh viên

Sinh viên tốt nghiệp từ chương trình đào tạo này sẽ có nhiều cơ hội việc làm trong các cơ quan nhà nước, tổ chức phi chính phủ và doanh nghiệp. Kỹ năng lập hồ sơ sẽ là một lợi thế lớn trong quá trình tìm kiếm việc làm.

Nội dung chính

Giáo trình Mô đun: Lập hồ sơ (Mã mô đun: MĐ17) – Nghề Văn thư Hành chính

Tổng quan về giáo trình

Giáo trình "Lập hồ sơ" (Mã mô đun: MĐ17) do tác giả Phạm Mạnh Cường chủ biên, được ban hành kèm theo Quyết định của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Kinh tế – Kỹ thuật Bạc Liêu (Ủy ban Nhân dân tỉnh Bạc Liêu) vào năm 2020 và hoàn thiện nghiệm thu vào tháng 5 năm 2021.

+-------------------------------------------------------------------------------+
|                      THÔNG TIN TỔNG QUAN VỀ MÔ ĐUN MĐ17                       |
+-------------------+-----------------------------------------------------------+
| Tên mô đun        | Lập hồ sơ (Mã: MĐ17)                                      |
| Trình độ đào tạo  | Trung cấp nghề Văn thư Hành chính                         |
| Cơ quan ban hành  | Trường Cao đẳng Kinh tế – Kỹ thuật Bạc Liêu               |
| Thời lượng        | 45 giờ (Lý thuyết: 15 giờ | Thực hành: 28 giờ | KT: 2 giờ)|
| Cấu trúc bài học  | 01 Bài mở đầu + 04 Bài chuyên đề + Phụ lục thời hạn THBQ  |
+-------------------+-----------------------------------------------------------+

• Vị trí và tính chất trong chương trình đào tạo: Mô đun MĐ17 thuộc khối các môn học/mô đun chuyên môn bắt buộc trong chương trình đào tạo nghề Văn thư Hành chính trình độ trung cấp. Mô đun có thời lượng 45 giờ (bao gồm 15 giờ lý thuyết, 28 giờ thực hành và 02 giờ kiểm tra), bảo đảm tính tích hợp trọn vẹn nghiệp vụ từ khâu tạo lập danh mục, lập hồ sơ hiện hành đến giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
• Mục tiêu học tập (Learning Outcomes):
  • Kiến thức: Trình bày hệ thống khái niệm, yêu cầu, phân loại hồ sơ, trách nhiệm của các chủ thể; nắm vững quy trình lập danh mục hồ sơ, quy trình lập hồ sơ giấy, quy trình lập hồ sơ điện tử và thủ tục nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.
  • Kỹ năng: Thực hiện đúng các bước kỹ thuật nghiệp vụ như xây dựng khung đề mục, viết tiêu đề hồ sơ, đánh số tờ, biên mục bìa, viết mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc, nhập 11 trường dữ liệu đặc tả trên hệ thống điện tử và lập biên bản giao nhận.
  • Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Phối hợp tổ chức công tác lập và nộp lưu hồ sơ trong phạm vi nhiệm vụ được phân công; rèn luyện tính cẩn thận, chính xác và chịu trách nhiệm pháp lý đối với hồ sơ quản lý.
• Cấu trúc và cách tiếp cận: Giáo trình biên soạn gồm 01 bài mở đầu, 04 bài chuyên đề nghiệp vụ và 01 phụ lục bảng thời hạn bảo quản tài liệu mẫu. Cách tiếp cận đi từ cơ sở pháp lý, nguyên tắc lý thuyết đến hướng dẫn thao tác kỹ thuật và bài tập tình huống thực hành.
• Điểm đặc sắc của giáo trình: Giáo trình tích hợp song song hai phương thức xử lý tài liệu truyền thống (hồ sơ giấy theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012) và xử lý tài liệu hiện đại (hồ sơ điện tử theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ).

---

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương và chủ đề chính

Nội dung giáo trình được phân bổ qua 5 đơn vị bài học theo trình tự logic nghiệp vụ:

1. Bài mở đầu: Những vấn đề chung về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan
   • Khái niệm cơ sở: Định nghĩa hồ sơ, tài liệu, tài liệu văn thư; phân loại 3 loại hồ sơ hiện hành: hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự.
   • Yêu cầu chung: Phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ; bảo đảm mối liên hệ logic và trình tự diễn biến sự việc; bảo đảm tính pháp lý và đầy đủ thể thức văn bản.
   • Phân định trách nhiệm: Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan; người đứng đầu bộ phận hành chính; trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trực tiếp giải quyết công việc (kể cả quy định nộp lưu hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, thời hạn giữ lại tối đa không quá 02 năm và trách nhiệm bàn giao khi chuyển công tác, nghỉ hưu).
2. Bài 1: Lập danh mục hồ sơ (DMHS)
   • Khái niệm và tác dụng: Bản kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến lập trong năm; làm căn cứ quản lý, kiểm tra, đôn đốc và lựa chọn tài liệu lưu trữ.
   • Căn cứ lập: Dựa vào chức năng nhiệm vụ, báo cáo tổng kết, kế hoạch công tác năm, danh mục/mục lục năm trước, bảng thời hạn bảo quản tài liệu mẫu và các đặc trưng lập hồ sơ.
   • Quy trình lập: 2 cách tổ chức lập (Văn thư chủ trì dự thảo hoặc các đơn vị dự kiến rồi Văn thư tổng hợp); xây dựng khung đề mục (theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động); xác định tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, người lập và đánh số ký hiệu hồ sơ (gồm số thứ tự và ký hiệu viết tắt của đề mục lớn).
3. Bài 2: Lập hồ sơ giấy
   • Quy chuẩn biểu mẫu: Mẫu bìa hồ sơ lưu trữ theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 và Tiêu chuẩn ngành TCN 01:2002.
   • Quy trình 3 bước:
     • Bước 1: Mở hồ sơ (lấy bìa, ghi thông tin ban đầu).
     • Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu liên quan hình thành trong quá trình giải quyết công việc.
     • Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ (rà soát, loại bỏ tài liệu trùng thừa, tách tập nếu dày quá 3 cm; sắp xếp văn bản; đánh số tờ bằng bút chì mềm ở góc trên bên phải; lập Mục lục văn bản gồm 7 cột cho hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; lập Chứng từ kết thúc; hoàn chỉnh thông tin bìa hồ sơ).
4. Bài 3: Lập hồ sơ điện tử
   • Khái niệm kỹ thuật: Văn bản điện tử, văn bản số hóa từ văn bản giấy (quét định dạng .pdf có chữ ký số), hồ sơ điện tử, hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
   • Cấu trúc dữ liệu quản lý: Bảng 4.1 quy định 11 trường thông tin đầu vào (Metadata) gồm:
     • (1) Mã hồ sơ (FileCode gồm OrganId [13 ký tự], FileCatalog [4 số], FileNotation [20 ký tự]);
     • (2) Tiêu đề hồ sơ (Title [500 ký tự]);
     • (3) Thời hạn bảo quản (Maintenance [30 ký tự]);
     • (4) Chế độ sử dụng (Rights [30 ký tự]);
     • (5) Người lập hồ sơ (Creator [30 ký tự]);
     • (6) Ngôn ngữ (Language [50 ký tự]);
     • (7) Thời gian bắt đầu (StartDate [Date]);
     • (8) Thời gian kết thúc (EndDate [Date]);
     • (9) Tổng số văn bản trong hồ sơ (DocTotal [Number]);
     • (10) Tổng số trang của hồ sơ (PageTotal [Number]);
     • (11) Ghi chú (Description [500 ký tự]).
   • Thông tin đầu ra: Mục lục văn bản trong hồ sơ (6 cột) và Mục lục hồ sơ (6 cột).
   • Quy trình lập điện tử: Mở hồ sơ -> Thu thập/cập nhật văn bản điện tử và văn bản số hóa -> Hoàn thiện, kết thúc hồ sơ trên Hệ thống.
5. Bài 4: Nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan
   • Yêu cầu và thời hạn nộp lưu: Hồ sơ xây dựng cơ bản nộp lưu trong 03 tháng kể từ ngày quyết toán công trình; hồ sơ khác nộp lưu trong 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
   • Trình tự giao nộp hồ sơ giấy: Lập Mục lục hồ sơ nộp lưu (mẫu 7 cột theo Phụ lục V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP) -> Kiểm tra tình trạng vật lý và thành phần -> Giao nhận tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu (02 bản).
   • Trình tự giao nộp hồ sơ điện tử: Thông báo danh mục -> Kiểm tra dữ liệu -> Chuyển giao gói tin và liên kết dữ liệu đặc tả trên Hệ thống -> Đưa vào chế độ lưu trữ điện tử và thực hiện sao lưu dự phòng.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

• Hệ thống nguyên tắc phân loại hồ sơ: Phân loại rõ ba nhóm hồ sơ hiện hành cơ bản (công việc, nguyên tắc, nhân sự).
• Phương pháp sắp xếp văn bản trong hồ sơ giấy:
  1. Theo quá trình giải quyết công việc (từ văn bản khởi xướng đến giải quyết và kết thúc);
  2. Theo trình tự thời gian ban hành văn bản;
  3. Theo vần chữ cái tên người hoặc tên địa phương (A, B, C);
  4. Theo số thứ tự văn bản;
  5. Theo mức độ quan trọng của cơ quan ban hành và thể loại văn bản.
• Hệ thống bảng thời hạn bảo quản tài liệu mẫu: Trích dẫn chi tiết Bảng thời hạn bảo quản kèm theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV gồm 169 loại hồ sơ thuộc 13 nhóm nghiệp vụ:
  1. Tài liệu tổng hợp;
  2. Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê;
  3. Tài liệu tổ chức, cán bộ;
  4. Tài liệu lao động, tiền lương;
  5. Tài liệu tài chính, kế toán;
  6. Tài liệu xây dựng cơ bản;
  7. Tài liệu khoa học công nghệ;
  8. Tài liệu hợp tác quốc tế;
  9. Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo;
  10. Tài liệu thi đua, khen thưởng;
  11. Tài liệu pháp chế;
  12. Tài liệu hành chính, văn thư, lưu trữ và quản trị công sở;
  13. Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ.

Kỹ năng phát triển

• Kỹ năng kỹ thuật nghiệp vụ: Thiết lập khung đề mục danh mục hồ sơ; đặt tiêu đề theo cấu trúc chuẩn thông tin; ghi chép bìa hồ sơ lưu trữ; thực hiện kỹ thuật đánh số tờ, xử lý số trùng (ví dụ 15a, 15b) và số khuyết; soạn thảo tờ Mục lục văn bản và tờ Chứng từ kết thúc.
• Kỹ năng phân tích và thẩm tra: Thẩm định giá trị tài liệu để phân loại thời hạn bảo quản (vĩnh viễn hoặc có thời hạn 5 năm, 10 năm, 20 năm, 70 năm); phát hiện và loại bỏ văn bản trùng thừa, bản thảo không có giá trị trước khi kết thúc hồ sơ.
• Kỹ năng số hóa và quản trị hồ sơ điện tử: Tạo lập mã hồ sơ theo cú pháp chuẩn (Mã định danh cơ quan + Năm hình thành + Số ký hiệu); cập nhật chính xác 11 trường siêu dữ liệu (metadata); thực hiện số hóa quét tệp .pdf đính kèm chữ ký số cơ quan.

---

Phương pháp giảng dạy và học tập

• Phân bổ thời lượng mô đun: Chương trình được thiết kế với tỷ lệ thực hành chiếm ưu thế nhằm rèn luyện kỹ năng nghề:
  • Tổng thời gian: 45 giờ.
  • Lý thuyết: 15 giờ (chiếm 33,3%).
  • Thực hành: 28 giờ (chiếm 62,2%).
  • Kiểm tra đánh giá: 02 giờ (chiếm 4,4%).
• Phương pháp sư phạm: Kết hợp thuyết giảng nghiệp vụ chuẩn tắc với phương pháp hướng dẫn thao tác mẫu trên biểu mẫu hành chính và phần mềm quản lý văn bản; phân tích lỗi sai điển hình thường gặp trong thực tế.
• Hệ thống bài tập thực hành theo từng bài học:
  • Bài 1: Lập khung đề mục danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức (ví dụ: Sở Nội vụ gồm 7 phòng ban chức năng; cơ quan thuộc UBND tỉnh) và theo lĩnh vực hoạt động (ví dụ: UBND cấp tỉnh/huyện gồm các khối Tổng hợp, Nội chính, Công nghiệp - Xây dựng, Tài chính - Thương mại, Nông nghiệp, Văn xã); lập danh mục hồ sơ hoàn chỉnh.
  • Bài 2: Sắp xếp tập lưu văn bản đi (theo thời gian, theo tên loại kết hợp thời gian, theo tên loại kết hợp số hiệu); hoàn thiện bìa hồ sơ hội nghị, hồ sơ công việc, hồ sơ nhân sự giả định; thực hành đánh số tờ và lập chứng từ kết thúc.
  • Bài 3: Tạo lập hồ sơ công việc, hồ sơ hội nghị/cuộc họp và hồ sơ nhân sự trên phần mềm Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
  • Bài 4: Lập Mục lục hồ sơ nộp lưu (Phụ lục V) và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu giữa đơn vị hình thành hồ sơ và Lưu trữ cơ quan.
• Phương pháp đánh giá:
  • Đánh giá lý thuyết: Trả lời hệ thống câu hỏi định nghĩa, phân biệt loại hồ sơ, trách nhiệm hành chính và quy trình các bước.
  • Đánh giá thực hành: Chấm điểm trực tiếp trên sản phẩm hồ sơ thực tế (độ chính xác của tiêu đề, cách đánh số tờ, biên mục các cột mục lục, biên bản giao nhận và thao tác nhập liệu trên hệ thống điện tử).
• Hướng dẫn tự học: Sinh viên tra cứu đối chiếu các tình huống bài tập với Bảng thời hạn bảo quản 169 loại tài liệu ban hành kèm Thông tư 09/2011/TT-BNV và nghiên cứu các quy định văn thư tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

---

Điểm nổi bật và cập nhật

• Cập nhật khung pháp lý về văn thư - lưu trữ: Giáo trình cập nhật các biểu mẫu và quy trình tiếp nhận hồ sơ theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, thay thế các quy định cũ về lập hồ sơ và nộp lưu.
• Tích hợp module kỹ thuật số (Hồ sơ điện tử): Giáo trình dành riêng Bài 3 để hướng dẫn quy trình lập hồ sơ điện tử, chi tiết hóa 11 trường thông tin đầu vào (Metadata) phù hợp với các hệ thống quản lý văn bản và điều hành hiện nay; quy định rõ ràng thao tác số hóa tài liệu giấy thành tệp .pdf có xác thực bằng chữ ký số.
• Chuẩn hóa kỹ thuật theo tiêu chuẩn quốc gia: Áp dụng mẫu bìa hồ sơ lưu trữ theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 và Tiêu chuẩn ngành TCN 01:2002 về bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.
• Phân tích lỗi sai thực tế: Mỗi bài học đều có mục tổng kết "Những lỗi thường gặp, nguyên nhân và cách khắc phục", cung cấp căn cứ xử lý trực tiếp cho các tình huống như: bỏ sót hồ sơ, thiếu số dự phòng, đặt sai tiêu đề, đánh nhầm số tờ, hồ sơ nộp lưu chậm tiến độ hoặc thiếu thành phần.

---

Đối tượng sử dụng giáo trình

+-------------------------------------------------------------------------------+
|                         ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG GIÁO TRÌNH                          |
+-----------------------------------+-------------------------------------------+
| Sinh viên chính quy               | Trung cấp nghề Văn thư Hành chính; ngành  |
|                                   | Quản trị văn phòng, Hành chính học.       |
| Yêu cầu kiến thức tiên quyết      | Đã học Soạn thảo văn bản, Quản lý văn bản |
|                                   | đi - đến, Tin học văn phòng căn bản.      |
| Giảng viên                        | Tài liệu giảng dạy chính khóa mô đun MĐ17 |
|                                   | tại các cơ sở giáo dục nghề nghiệp.       |
| Cán bộ nghiệp vụ / Tự học         | Cán bộ văn thư, công chức, viên chức tại  |
|                                   | các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp.       |
+-----------------------------------+-------------------------------------------+

• Sinh viên chuyên ngành: Sinh viên theo học hệ Trung cấp nghề Văn thư Hành chính tại Trường Cao đẳng Kinh tế – Kỹ thuật Bạc Liêu và các cơ sở giáo dục nghề nghiệp có mã ngành tương đương; sinh viên ngành Hành chính văn thư, Quản trị văn phòng tham khảo nghiệp vụ.
• Yêu cầu kiến thức tiên quyết (Prerequisites): Người học cần hoàn thành các học phần đại cương về tin học văn phòng, nhập môn văn thư hành chính, kỹ thuật soạn thảo và quản lý văn bản quản lý nhà nước trước khi học mô đun MĐ17.
• Giảng viên và giáo viên hướng dẫn: Sử dụng làm tài liệu giảng dạy chuẩn hóa lý thuyết và thiết kế giáo án bài tập thực hành 28 giờ theo chuẩn đầu ra của mô đun.
• Cán bộ, công chức, viên chức tự học: Cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách hoặc công chức, viên chức thừa hành tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sử dụng làm tài liệu hướng dẫn tra cứu khi thực hiện thu thập, biên mục và nộp lưu hồ sơ công việc định kỳ.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này được biên soạn cho cấp độ đào tạo nào?

Giáo trình được biên soạn phục vụ đào tạo trình độ Trung cấp nghề Văn thư Hành chính, được ban hành chính thức tại Trường Cao đẳng Kinh tế – Kỹ thuật Bạc Liêu, đồng thời là tài liệu tham khảo nghiệp vụ cho các cấp độ đào tạo liên quan.

2. Mô đun MĐ17 yêu cầu những kiến thức nền tảng nào trước khi tiếp cận?

Người học cần nắm vững kiến thức về thể thức văn bản hành chính, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, kỹ thuật tổ chức quản lý công văn đi - đến và kỹ năng sử dụng máy tính văn phòng cơ bản.

3. Giáo trình có hướng dẫn quy trình xử lý hồ sơ điện tử không?

Có. Giáo trình phân định rõ ràng giữa quy trình lập hồ sơ giấy (Bài 2) và quy trình lập hồ sơ điện tử (Bài 3), đồng thời cung cấp bảng đặc tả 11 trường thông tin đầu vào (FileCode, Title, Maintenance, StartDate, EndDate, DocTotal, PageTotal...) và hướng dẫn số hóa văn bản giấy sang tệp .pdf có chữ ký số.

4. Thời hạn nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan được quy định như thế nào trong giáo trình?

Căn cứ nội dung Bài 4 của giáo trình:

• Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Giao nộp trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.
• Đối với các hồ sơ, tài liệu khác: Giao nộp trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
• Trường hợp giữ lại để phục vụ công việc: Phải có sự đồng ý bằng văn bản của người đứng đầu cơ quan và thời hạn giữ lại không quá 02 năm.

5. Giáo trình có cung cấp tài liệu tra cứu thời hạn bảo quản hồ sơ không?

Có. Phụ lục giáo trình tích hợp nguyên văn Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức (theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ), bao gồm bảng quy định cụ thể mức thời hạn bảo quản (vĩnh viễn, 70 năm, 20 năm, 10 năm, 5 năm...) cho 169 danh mục tài liệu thuộc 13 nhóm hoạt động cơ quan.

---

Kết luận

Giáo trình mô đun "Lập hồ sơ" (Mã: MĐ17) là tài liệu đào tạo nghiệp vụ văn thư hành chính hoàn chỉnh, cung cấp toàn bộ quy chuẩn kỹ thuật từ khâu xây dựng danh mục, quản trị hồ sơ hiện hành (dạng giấy và dạng điện tử) đến khâu giao nộp lưu trữ cơ quan. Lộ trình học tập của mô đun được thiết kế tuần tự từ nguyên lý chung, hướng dẫn lập danh mục, thực hành biên mục đóng tập hồ sơ giấy, thao tác trên phần mềm quản lý văn bản điện tử đến thủ tục giao nhận tài liệu. Giáo trình gắn liền với các căn cứ pháp lý hiện hành như Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Thông tư số 09/2011/TT-BNV và hệ thống Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012, bảo đảm tính quy chuẩn trong công tác đào tạo và thực thi nghiệp vụ công sở.

Trích đoạn nội dung tài liệu

đặt vấn đề, sau đó mới đến các văn bản giải quyết vấn đề và cuối cùng là các văn bản kết thúc vấn đề. Cách này thường áp dụng để sắp xếp văn bản trong hồ sơ về một sự việc cụ thể và hoàn chỉnh. Ví du: - Hồ sơ xây dựng Hội trường C của. - Hồ sơ Hội nghị.

- Hồ sơ về vụ tranh chấp tại căn nhà số. * Chú ý: Cách sắp xếp này chủ yếu là ta chú ý tới diễn biến của sự việc chứ không chú ý tới thời gian. b) Sắp xếp theo thứ tự thời gian của văn bản: Nghĩa là văn bản mà được ban hành trước thì sắp xếp lên trên, ban hành sau thì xếp xuống dưới. Cách này thường áp dụng để sắp xếp văn bản trong các hồ sơ được lập theo đặc trưng “vấn đề ” , “Cơ quan giao dịch” hoặc “ Tên gọi”.

Ví dụ: Tập văn bản của Chính phủ về công tác chống lũ lụt ở khu vực Đồng bằng sông Cửu Long từ năm 2015 - 2018. c) Sắp xếp theo vần chữ cái A, B, C: là sắp xếp theo tên người hoặc tên địa phương được đề cập đến trong phần tác giả của văn bản hoặc trong nội dung của văn bản. Cách này thường áp dụng để sắp xếp các văn bản trong những hồ sơ lưu các đơn từ của các cá nhân; Tập bản khai của các cá nhân (để làm các giấy tờ tuỳ thân) hoặc tập báo cáo của các địa phương, ví dụ : 17 Báo cáo công tác tuyển sinh của Phòng Giáo dục các huyện, thành phố thuộc tỉnh Bạc Liêu. Trong hồ sơ này, các báo cáo được sắp xếp theo vần ABC.

tên Phòng Giáo dục các huyện, thành phố. * Chú ý: Đối với tên người thì căn cứ vào chữ cái đầu của phần tên, Đối với tên địa phương, cơ quan thì căn cứ vào chữ cái đầu của âm tiết đầu. Ví dụ: - Nguyễn Văn A ; Nguyễn Thị B - An Giang ; Bến Tre …… d) Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản: là sắp xếp văn bản có số nhỏ trước rồi đến số lớn, cách này dùng để sắp xếp các tập lưu văn bản đi ở bộ phận văn thư. đ) Sắp xếp theo theo mức độ quan trọng của tác giả văn bản và theo mức độ quan trọng của loại văn bản: nếu trong một hồ sơ có các cấp độ tác giả khác nhau và các văn bản có mức độ quan trọng khác nhau thì trước hết ta xếp theo cấp độ tác giả sau mới theo mức độ quan trọng của văn bản.

Nghĩa là văn bản của cơ quan cấp trên thì sắp xếp lên trên, văn bản của cơ quan cấp thấp hơn thì xếp xuống dưới ; trong từng cơ quan văn bản nào mức độ quan trọng cao hơn sắp lên trên, thấp hơn xếp xuống dưới, ví dụ: Văn bản của bộ Văn bản của tỉnh Văn bản của huyện Quyết định Quyết định Quyết định Chỉ thị Chỉ thị Chỉ thị Thông tư Hành chính thông thường Hành chính thông thường Hành chính thông thường Cách này thường vận dụng để sắp xếp những văn bản trong những hồ sơ về một vấn đề hoặc về một vụ việc nào đó có liên quan đến nhiều cấp, ngành khác nhau. 3) Đánh số tờ: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên. Đánh số (ghi vị trí) cho từng tờ tài liệu có trong hồ sơ đã được sắp xếp theo một thứ tự hợp lý. - Mục đích: Đánh số tờ là để cố định thứ tự tài liệu có trong hồ sơ, bảo đảm tài liệu không bị thất lạc, mất mát, thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm.

- Yêu cầu: Số tờ phải đánh rõ ràng, chính xác bằng bút chì đen mềm. Mỗi tờ dù lớn hay nhỏ dù được tình bày bằng phương tiện gì đều được đánh một số. - Cách đánh số tờ: Mỗi trang tài liệu có chữ được đánh một số bằng chữ số Ả rập, cách mép tài liệu ở phía trên, bên phải 1cm. Dùng bút chì đen, mềm hoặc máy dập số để đánh số thứ tự của tờ tài liệu, từ tờ đầu tiên tới tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.

18 - Chú ý khi đánh số trang: Nếu một trang khổ to gấp đôi đóng ở giữa thì coi như 2 tờ và đánh 2 số, một trang to thì gập bằng khổ giấy và đánh l số. Nếu có ảnh thì đánh số ở mặt sau ảnh và cho ảnh vào phong bì và đánh số ở ngoài bì. Nếu một trang giấy có dán nhiều ảnh hay bài báo thì coi như một tờ và đánh một số. Trường hợp đánh nhầm số thì gạch đi và đánh lại ở bên cạnh; đối với những tờ đã bị bỏ sót khi đánh số thì đánh số trùng với số của tờ trước đó và thêm chữ cái La tinh theo thứ tự abc ở sau, ví dụ: có 2 tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờ số 15 thì các tờ đó được đánh số trùng là 15a và 15b và ghi rõ vào tờ chứng từ kết thúc.

Nếu trong hồ sơ có các quyển sách in chỉ cần đánh một số chung cho cả quyển (không đánh số tờ trong sách) và ghi vào chứng từ kết thúc (kèm một quyển sách có …tờ). Nếu một hồ sơ được chia thành nhiều tập (mỗi tập gọi là một ĐVBQ) thì đánh số tờ sẽ được đánh riêng cho từng tập. Mỗi tập (mỗi đơn vị bảo quản) làm một tờ bìa riêng. "Đơn vị bảo quản" là đơn vị thống kê trong nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời dùng để quản lý, tra tìm tài liệu trong lưu trữ.

Một hồ sơ nếu có ít văn bản, tài liệu thì lập một đơn vị bảo quản, nếu nhiều văn bản, tài liệu thì được chia thành nhiều tập và mỗi tập trong hồ sơ đó là một đơn vị bảo quản. Ví dụ: Hồ sơ lớp tại chức Thư ký Văn phòng khóa IV tại tỉnh Sóc Trăng ta có thể chia thành 3 tập như sau: Tập 1: Những văn bản liên quan đến tuyển sinh (Tập tài liệu về công tác tuyển sinh lớp tại chức Trung học Thư ký Văn phòng tại khóa 2014 -2016 tại tỉnh Sóc Trăng). Tập 2: Những văn bản liên quan đến kết quả học tập (Tập tài liệu về kết quả học tập của lớp tại chức Trung học Hành chính Văn phòng khóa IV tại tỉnh Sóc Trăng). Tập 3: Những văn bản liên quan đến thi tốt nghiệp (Tập tài liệu về kỳ thi tốt nghiệp của lớp tại chức Trung học Thư ký Văn phòng tại tỉnh Sóc Trăng).

Ba tập này để trong 3 bìa hồ sơ và là 3 đơn vị bảo quản có chung một tiêu đề hồ sơ là: Hồ sơ lớp tại chức Trung học Thư ký Văn phòng khóa 2014 -2016 tại tỉnh Sóc Trăng. - Khi đánh số tờ nên chú ý đến những hồ sơ có hình ảnh đi kèm. Ta có thể: + Cho vào bì rồi đánh số ngoài bì. + Dán hình lên tờ giấy rồi đánh lên giấy (Nếu một tờ giấy được dán nhiều ảnh thì được đánh số như một tờ văn bản).

+ Hoặc đánh vào mặt sau hình. Biên mục hồ sơ 19 Biên mục hồ sơ là ghi chép bìa hồ sơ, tờ mục lục văn bản và viết chứng từ kết thúc. Yêu cầu của biên mục hồ sơ là phải thực hiện chính xác thành phần, nội dung và các yếu tố thông tin cần thiết khác của hồ sơ. a) Viết mục lục văn bản: Mục lục văn bản là bản thống kê các văn bản có trong một hồ sơ đã được sắp xếp và đánh số tờ.

- Mục đích: Viết mục lục tài liệu là nhằm thống kê và cố định thứ tự sắp xếp tài liệu trong hồ sơ (đvbq) để thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm thông tin được nhanh chóng, thuận lợi. - Yêu cầu: Cần viết đầy đủ, chính xác các thành phần cần thiết của tài liệu vào mục lục, không được viết tắt những từ ngữ không thông dụng. Chỉ viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn. MỤC LỤC VĂN BẢN (Chí áp dụng đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn) Số Số, KH Ngày tháng Tác giả Trích yếu, nội Tờ số/ Ghi chú TT văn bản văn bản văn dung văn bản Trang bản số (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Cách ghi các cột trong mục lục văn bản: - Cột (1): Ghi số thứ tự của các văn bản có trong hồ sơ.

Ví dụ: Hồ sơ có 10 văn bản thì ta ghi từ 1-10 - Cột (2): Ghi số và ký hiệu của văn bản đã được ghi trên văn bản. - Cột (3): Ghi ngày tháng của văn bản đã được ghi trên văn bản. - Cột (5): Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản đã có trên văn bản. Nếu không có trích yếu thì ta phải đọc văn bản và ghi trích yếu cho văn bản.

- Cột (6): + Tờ số (Áp dụng đối với văn bản giấy): Ghi số thứ tự của tờ đầu tiên và tờ cuối cùng của mỗi văn bản có trong hồ sơ. + Trang số Áp dụng đối với văn bản điện tử: Ghi số thứ tự của trang đầu tiên và trang cuối cùng của mỗi văn bản có trong hồ sơ. Ví dụ: Văn bản thứ nhất có 2 tờ thì ghi 01- 02. Văn bản thứ hai có 5 tờ thì ghi 03 - 07.

Văn bản thứ ba có 4 tờ thì ghi 08 - 11. 20 Cột (7): Ghi chú những điều cần thiết: độ mật, tài liệu quý, hiếm, có ảnh. Nếu tài liệu là bản sao thì ghi ngày tháng và tác giả của bản sao vào cột ghi chú (nếu đã ghi số, ký hiệu, ngày tháng của bản chính vào các cột trên ). b) Viết chứng từ kết thúc: Viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.

"Chứng từ kết thúc" là bản ghi số lượng các trang, đặc điểm và tình trạng vật lý của các văn bản, tài liệu có trong hồ sơ hoặc trong đơn vị bảo quản. Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn bản (nếu được in riêng) và đặc điểm của tài liệu (nếu có) trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc được in riêng hoặc phần chứng từ kết thúc được in sẵn trong bìa hồ sơ theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ”. - Mục đích: là kiểm tra, quản lý, bảo quản văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản, tránh mất mát, đánh tráo, giả mạo, đồng thời theo dõi được văn bản, tài liệu để có biện pháp bảo quản phục chế kịp thời.