Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Công tác văn thư, lưu trữ giữ vai trò bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời hoạt động quản lý, chỉ đạo và điều hành công việc tại các cơ quan, tổ chức cũng như doanh nghiệp. Trong quy trình nghiệp vụ văn thư, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là khâu nghiệp vụ then chốt, đóng vai trò mắt xích kết nối giữa giai đoạn văn thư hiện hành và giai đoạn lưu trữ lịch sử, tạo tiền đề cho các khâu phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và khai thác tài liệu. Tại các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ công nghệ thông tin như Công ty Cổ phần EcoIT, khối lượng tài liệu hành chính, chuyên ngành và hồ sơ dự án hình thành trong quá trình hoạt động là nguồn chứng cứ pháp lý phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, chứng minh năng lực và cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Tuy nhiên, việc thực hiện công tác lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu tại EcoIT còn nhiều điểm chưa đúng với quy định hiện hành của Nhà nước. Từ thực tế đó, tác giả lựa chọn đề tài "Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT" cho khóa luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể:

  1. Tìm hiểu thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của Công ty Cổ phần EcoIT.
  2. Nhận xét ưu điểm, hạn chế, phân tích nguyên nhân và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tại doanh nghiệp.

Để hoàn thành các mục tiêu trên, tác giả triển khai 3 nhiệm vụ nghiên cứu:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
  2. Khảo sát, phân tích thực trạng hoạt động quản lý và quy trình thực hiện lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu tại Công ty Cổ phần EcoIT.
  3. Đánh giá thực trạng và đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lập và nộp lưu hồ sơ tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần EcoIT (Tầng 3, Khối nhà A, tòa nhà Imperia Garden, số 203 Nguyễn Huy Tưởng, phường Thanh Xuân Trung, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Khảo sát và thu thập số liệu thực tế giai đoạn từ năm 2018 đến năm 2021.
  • Phạm vi nội dung: Tập trung vào các khâu xây dựng danh mục hồ sơ, mở hồ sơ, thu thập cập nhật văn bản, kết thúc hồ sơ và thủ tục giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

Cơ sở lý thuyết, pháp lý và phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu được xây dựng trên hệ thống lý luận chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ và hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước:

  • Khung lý thuyết và tài liệu chuyên ngành: Các định nghĩa về hồ sơ, lập hồ sơ và quy trình nghiệp vụ văn thư dựa trên Giáo trình văn thư (TS. Triệu Văn Cường, 2016), Lý luận và phương pháp công tác văn thư (PGS. Vương Đình Quyền, 2006) và Tập bài giảng công tác văn thư, lưu trữ (Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, 2008).
  • Hệ thống văn bản pháp luật áp dụng:
    • Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 (các Điều 9, 10, 11, 12 quy định trách nhiệm lập hồ sơ, thời hạn nộp lưu và giao nhận tài liệu).
    • Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
    • Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư (Điều 3, 29, 30, 31 quy định về nguyên tắc, quy trình lập hồ sơ, danh mục hồ sơ và nộp lưu).
    • Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
    • Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 9251:2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về Bìa hồ sơ lưu trữ.
    • Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 04/06/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành quy trình Chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001:2000.

Phương pháp nghiên cứu thực tế bao gồm:

  • Phương pháp thu thập số liệu: Tổng hợp số liệu về số lượng hồ sơ được lập, thành phần tài liệu và tình hình giao nộp hồ sơ hàng năm tại các phòng ban thuộc công ty.
  • Phương pháp khảo sát thực tế: Quan sát trực tiếp quy trình lập và lưu trữ hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử tại trụ sở và hệ thống kho lưu trữ; kết hợp trao đổi trực tiếp và qua điện thoại với nhân viên phụ trách.
  • Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn vấn đáp trực tiếp nhân viên phụ trách công việc tại các bộ phận; tiến hành phỏng vấn sâu Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự về công tác chỉ đạo, ban hành văn bản và tổ chức nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Chương 1 hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về công tác văn thư và lưu trữ. Tác giả phân tích các khái niệm cốt lõi:

  • Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, sự việc, đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Ba loại hồ sơ cơ bản gồm: hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự.
  • Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định.
  • Yêu cầu lập hồ sơ: Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị; phản ánh đúng diễn biến công việc; bảo đảm tính toàn vẹn, hoàn chỉnh và có giá trị pháp lý.
  • Quy trình nghiệp vụ chuẩn: Bao gồm 4 khâu: (1) Xây dựng Danh mục hồ sơ (khung đề mục, xác định hồ sơ, dự kiến thời hạn bảo quản, đánh số/ký hiệu); (2) Mở hồ sơ; (3) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu; (4) Kết thúc hồ sơ (loại bỏ bản trùng/nháp, đánh số tờ cho hồ sơ bảo quản từ 05 năm trở lên, lập mục lục văn bản cho hồ sơ vĩnh viễn, viết chứng từ kết thúc).
  • Trách nhiệm pháp lý: Phân định rõ trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan (Tổng giám đốc), Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự, cán bộ phụ trách giải quyết công việc và nhân viên kiêm nhiệm công tác văn thư.

Chương 2: Thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT

Chương này trình bày chi tiết kết quả khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần EcoIT (thành lập ngày 29/4/2010, quy mô trên 50 nhân sự).

1. Cơ cấu tổ chức và nhân sự văn thư - lưu trữ: Cơ cấu tổ chức công ty gồm 5 phòng ban: Phòng Công nghệ, Phòng Hành chính - Nhân sự, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Chỉnh lý số hóa, Phòng Quản lý dự án. EcoIT chưa thành lập bộ phận văn thư chuyên trách; công tác này do nhân sự thuộc phòng Hành chính - Nhân sự kiêm nhiệm:

STT Họ và tên Giới tính Chức trách / Nhiệm vụ Trình độ chuyên môn Thâm niên công tác
1 Nguyễn Thị Loan Nữ Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự Đại học, CNTT 2 năm
2 Nguyễn Thị Thảo Nữ Lễ tân, kiêm nhiệm văn thư Cao đẳng, CNTT 2 năm
3 Nguyễn Thu Quỳnh Nữ Lưu trữ cơ quan, quản lý kho Cầu Diễn Cao đẳng, Lưu trữ học 2 năm

Về trình độ nhân sự tham gia lập hồ sơ: Trong công ty có khoảng 70% nhân sự đạt trình độ Đại học, Cao đẳng; 30% là lao động phổ thông. Xét về kỹ năng lập hồ sơ: 65% nhân viên thành thạo, 20% chưa thành thạo, 15% không biết hoặc không lập hồ sơ (chủ yếu là nhân viên tại các kho).

2. Thực trạng cơ sở vật chất và trang thiết bị:

STT Tên trang thiết bị Số lượng Tình trạng kỹ thuật
1 Máy in, photo HP 01 Đang hoạt động tốt
2 Máy tính để bàn, laptop HP 24 Hoạt động bình thường
3 Tủ gỗ đựng hồ sơ Đủ Tốt, chưa có khóa chốt
4 Điều hòa nhiệt độ 01 Đang hoạt động tốt
5 Bìa hồ sơ (bìa còng) Đủ Chống thấm nước, kẹp chắc chắn
6 Giấy A4, văn phòng phẩm Đủ Tốt (kéo, bút, thước, ghim, băng dính)
7 Bàn ghế làm việc Đủ Đầy đủ cho các vị trí
8 Mạng LAN, Internet Đủ Tốc độ bình thường
9 Đèn chiếu sáng Đủ Đạt yêu cầu
10 Kho lưu trữ 03 Thuê ngoài, đang hoàn thiện

Công ty có ứng dụng phần mềm EcoOFFICE phục vụ văn thư điện tử. Tuy nhiên, bìa hồ sơ sử dụng là loại bìa còng thông thường, không in sẵn các trường thông tin theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 9251:2012.

3. Khảo sát số lượng và quy trình lập hồ sơ trong 1 năm: Tổng số hồ sơ lập tại các phòng ban trong 1 năm dao động từ 60 đến 65 hồ sơ:

  • Phòng Hành chính - Nhân sự: ~14 hồ sơ công việc, ~8 hồ sơ nguyên tắc.
  • Phòng Chỉnh lý số hóa: ~10 hồ sơ công việc, ~6 hồ sơ nguyên tắc.
  • Phòng Công nghệ: ~12 hồ sơ công việc, ~4 hồ sơ nguyên tắc.
  • Phòng Quản lý dự án: ~8 hồ sơ công việc, ~2 hồ sơ nguyên tắc.
  • Phòng Tài chính - Kế toán: ~10 hồ sơ công việc, ~4 hồ sơ nguyên tắc.

Thực tế nghiệp vụ tại công ty bộc lộ các vấn đề:

  • Danh mục hồ sơ: Chưa xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ, dẫn đến tình trạng mở hồ sơ tự phát, không có số và ký hiệu hồ sơ trên bìa còng.
  • Thu thập văn bản: Chưa triệt để, còn nhiều bản photo, báo cáo không đóng dấu chứng thực; văn thư kiêm nhiệm giữ lại bản chính văn bản đến để lập tập lưu thay vì chuyển về hồ sơ công việc.
  • Kết thúc hồ sơ: Chưa thực hiện đánh số tờ; chứng từ kết thúc in ra nhưng để trống thông tin tình trạng vật lý; mục lục văn bản chỉ áp dụng hạn chế. Phương pháp sắp xếp tài liệu chủ yếu theo trình tự thời gian và diễn biến công việc (tiêu biểu như Hồ sơ Hội nghị tổng kết năm 2021, Hồ sơ tham dự giải thưởng Sao Khuê).
  • Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ: Thực hiện theo kế hoạch định kỳ 2 lần/năm (2 quý/lần). Thời hạn giao nộp văn bản hành chính trong 1 năm (giữ lại tối đa 2 năm); tài liệu nghe nhìn sau 3 tháng. Hồ sơ bảo quản tại 3 kho thuê ngoài (như kho Cầu Diễn), khoảng cách địa lý xa trụ sở gây khó khăn cho việc vận chuyển và tiếp nhận.

Chương 3: Nhận xét và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT

Căn cứ thực trạng khảo sát, tác giả đề xuất 6 nhóm giải pháp:

  1. Nâng cao sự quan tâm của lãnh đạo và năng lực nhân sự: Lãnh đạo công ty cần có chỉ đạo thống nhất; tổ chức tuyển dụng nhân sự chuyên trách ngành Văn thư - Lưu trữ và ban hành chế độ đãi ngộ thỏa đáng.
  2. Xây dựng và ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ: Hoàn thiện và ký ban hành chính thức Dự thảo Quy chế văn thư, lưu trữ nội bộ nhằm tạo tính pháp lý bắt buộc.
  3. Tăng cường hướng dẫn nghiệp vụ: Mở các lớp tập huấn định kỳ về phương pháp lập hồ sơ và nộp lưu cho toàn thể nhân viên trong công ty, thay vì chỉ hướng dẫn nội bộ cho nhân sự kiêm nhiệm.
  4. Xây dựng Danh mục hồ sơ cơ quan: Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và Thông tư 09/2011/TT-BNV để lập và ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm, làm căn cứ mở hồ sơ có hệ thống.
  5. Đầu tư cơ sở vật chất và chuẩn hóa phương tiện: Trang bị bìa hồ sơ đúng Tiêu chuẩn TCVN 9251:2012; lắp khóa chốt cho tủ tài liệu; bổ sung thiết bị phòng cháy chữa cháy, chống côn trùng; bảo dưỡng hệ thống máy tính và mạng LAN; khai thác tối đa tính năng lập hồ sơ điện tử trên phần mềm EcoOFFICE.
  6. Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá: Duy trì kiểm tra định kỳ tối thiểu 2 lần/năm; xây dựng tiêu chí khen thưởng cụ thể (thưởng tài chính) và quy chế xử lý vi phạm rõ ràng đối với nhân viên không chấp hành quy trình lập hồ sơ.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể dựa trên số liệu khảo sát thực tế:

  • Thống kê toàn diện cơ cấu tổ chức và nhân sự phụ trách công tác văn thư tại EcoIT: Xác định mô hình kiêm nhiệm gồm 3 nhân sự, chỉ có 1 nhân sự đào tạo chuyên ngành Lưu trữ học (quản lý kho).
  • Đánh giá định lượng cơ cấu hồ sơ: Toàn công ty lập từ 60 đến 65 hồ sơ/năm trên 5 phòng ban chức năng; xác định tỷ lệ thành thạo nghiệp vụ lập hồ sơ của cán bộ nhân viên đạt 65%, còn 35% chưa thành thạo hoặc chưa biết lập.
  • Chỉ ra các sai sót cụ thể trong nghiệp vụ: Doanh nghiệp chưa ban hành Danh mục hồ sơ, chưa có Quy chế văn thư chính thức; sử dụng bìa còng không đạt chuẩn TCVN 9251:2012; chưa thực hiện đánh số tờ; để trống chứng từ kết thúc; lưu giữ bản chính văn bản đến sai vị trí quy định.
  • Đề xuất hệ thống 6 nhóm giải pháp mang tính ứng dụng thực tiễn, bám sát các quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và đặc thù của doanh nghiệp công nghệ thông tin.

Về mặt đóng góp: Đề tài cung cấp tài liệu khảo sát thực tế về công tác văn thư - lưu trữ tại một doanh nghiệp cổ phần ngoài Nhà nước, bổ sung dữ liệu thực tiễn bên cạnh các nghiên cứu trước đây vốn chủ yếu tập trung vào khối cơ quan hành chính nhà nước.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số giới hạn do phạm vi và điều kiện nghiên cứu:

  • Hạn chế: Số liệu khảo sát giới hạn trong phạm vi nội bộ Công ty Cổ phần EcoIT trong giai đoạn 2018 - 2021; việc tiếp cận một số tài liệu dự án gặp rào cản do quy định bảo mật thông tin của doanh nghiệp; các số liệu khảo sát nghiệp vụ chủ yếu dừng ở mức thống kê mô tả.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu quy trình lập hồ sơ điện tử chuyên sâu trên phần mềm quản trị văn phòng (EcoOFFICE); đánh giá hiệu quả tích hợp giữa hệ thống quản lý văn bản điều hành và kho lưu trữ số tại các doanh nghiệp công nghệ; mở rộng khảo sát so sánh mô hình văn thư - lưu trữ giữa các doanh nghiệp ngoài nhà nước cùng quy mô.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các đối tượng:

  • Sinh viên ngành Văn thư - Lưu trữ và Quản trị văn phòng: Nguồn tài liệu thực tế về phương pháp khảo sát, đánh giá thực trạng công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu tại doanh nghiệp cổ phần; cung cấp ví dụ thực tế về hồ sơ công việc doanh nghiệp (Hồ sơ tham dự danh hiệu Sao Khuê, Hồ sơ hội nghị tổng kết...).
  • Cán bộ quản lý hành chính, nhân viên văn thư doanh nghiệp: Tham khảo các bảng biểu thống kê trang thiết bị, sơ đồ quy trình kết thúc hồ sơ, tiêu chí phân loại hồ sơ và mẫu Danh mục hồ sơ phục vụ chuẩn hóa công tác văn thư theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Câu hỏi thường gặp

1. Ai là người trực tiếp chịu trách nhiệm thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT? EcoIT không có bộ phận văn thư chuyên trách. Công tác này do 3 nhân sự thuộc phòng Hành chính - Nhân sự kiêm nhiệm: bà Nguyễn Thị Loan (Trưởng phòng HCNS, trình độ Đại học CNTT), bà Nguyễn Thị Thảo (Lễ tân kiêm văn thư, Cao đẳng CNTT) và bà Nguyễn Thu Quỳnh (Lưu trữ cơ quan quản lý kho Cầu Diễn, Cao đẳng chuyên ngành Lưu trữ học).

2. Tổng số lượng hồ sơ được lập mỗi năm tại Công ty EcoIT là bao nhiêu và gồm những loại nào? Mỗi năm toàn bộ 5 phòng ban của EcoIT lập được khoảng 60 đến 65 hồ sơ. Thành phần hồ sơ chủ yếu gồm: hồ sơ công việc (chiếm tỷ trọng lớn nhất ở cả 5 phòng ban), hồ sơ nguyên tắc (tập hợp VBQPPL làm căn cứ chuyên môn) và hồ sơ nhân sự (do bộ phận Nhân sự quản lý theo đợt tuyển dụng).

3. Vì sao Công ty EcoIT gặp lúng túng trong khâu mở hồ sơ ban đầu? Công ty chưa xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm. Do đó, nhân viên các phòng ban không xác định trước được số lượng và tiêu đề các hồ sơ cần lập trong năm, dẫn đến việc mở hồ sơ mang tính tự phát dựa trên công việc phát sinh và không ghi số, ký hiệu hồ sơ lên bìa.

4. Mẫu bìa hồ sơ thực tế tại EcoIT có đáp ứng Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 9251:2012 không? Không. EcoIT sử dụng loại file bìa còng thông thường có tính năng kẹp tài liệu và chống thấm nước, sau đó in tiêu đề dán bên ngoài. Bìa không có các trường thông tin in sẵn và không có bảng chứng từ kết thúc theo tiêu chuẩn TCVN 9251:2012 về Bìa hồ sơ lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ.

5. Thời hạn và kế hoạch giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại EcoIT được quy định như thế nào? Công ty ban hành kế hoạch thu thập hồ sơ định kỳ 2 lần/năm (2 quý/lần). Thời hạn giao nộp: văn bản hành chính nộp trong 1 năm kể từ ngày công việc kết thúc (cho phép giữ lại phục vụ công việc tối đa không quá 2 năm); tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình nộp sau 3 tháng kể từ khi kết thúc công việc.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Huyền đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu giai đoạn 2018 - 2021 tại Công ty Cổ phần EcoIT. Nghiên cứu chỉ ra những bất cập điển hình của doanh nghiệp cổ phần như việc thiếu bộ phận chuyên trách, chưa ban hành Danh mục hồ sơ và quy chế văn thư, cũng như việc thực hiện chưa đầy đủ các bước biên mục và nộp lưu tài liệu. Các giải pháp do tác giả đề xuất bám sát căn cứ pháp lý hiện hành, có giá trị ứng dụng trực tiếp giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình quản lý văn bản và nâng cao hiệu quả lưu trữ tài liệu.