Chương 1. Lý luận chung về Kỹ thuật tổ chức công sở thanh, quyết toán kịp thời, các yêu cầu, chế độ chi tiêu theo đúng quy định của nhà nước. Thứ năm, tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết, hoạt động giao tiếp trong công sở, làm đầu mối giao tiếp công việc giữa các bộ phận trực thuộc trong công sở với nhau, giữa công sở với các công sở khác (công sở cấp trên, công sở cùng cấp, công sở cấp dưới) và tổ chức, công dân. Phục vụ tốt các hội nghị, các buổi tiếp khách, các chuyến đi công tác của các nhà lãnh đạo, quản lý công sở.
Tổ chức lịch làm việc định kỳ để tiếp tổ chức, công dân, công sở cấp dưới; Thứ sáu, xây dựng quy chế, tổ chức thực hiện, đảm bảo chính trị nội bộ, an ninh trật tự trong công sở bằng các biện pháp phù hợp. Thứ bảy, bảo đảm an toàn vệ sinh lao động trong công sở; đảm bảo môi trường làm việc tuân theo các điều kiện, tiêu chuẩn hiện hành của nhà nước, duy trì diện mạo công sở văn minh, hiện đại, trang nghiêm. Thứ tám, tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ cho công chức trong quá trình làm việc tại công sở và đại diện các tổ chức, công dân khi liên hệ công việc tại công sở. Thứ chín, thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát công việc của công chức trong công sở theo quy định hiện hành của pháp luật và các quy chế làm việc.
Thứ mười, góp phần vào việc nghiên cứu và xây dựng, hoàn thiện các quy định của pháp luật, các quy chế làm việc để phục vụ hoạt động công sở, đảm bảo quyền lợi hợp pháp, chính đáng của công chức và của các tổ chức, công dân khi liên hệ công việc tại công sở. Tổ chức công tác kế toán, thống kê Tổ chức công tác kế toán trong công sở là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa và cung cấp thông tin về hoạt động của công 16 Chương 1. Lý luận chung về Kỹ thuật tổ chức công sở sở trên cơ sở vận dụng các phương pháp kế toán và tổ chức bộ máy kế toán tại công sở theo các quy định hiện hành của nhà nước về công tác kế toán hành chính sự nghiệp nhằm quản lý và điều hành hoạt động quản lý công sở có hiệu quả. Mọi công sở phải tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý, tuân thủ các nguyên tắc kế toán, tài chính theo quy định của nhà nước, đồng thời phải theo dõi quá trình hoạt động và những biến chuyển của công sở, tập hợp và lưu giữ các số liệu kế toán phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán khi các cơ quan chức năng và đảm bảo tính liên tục phát triển của công sở.
Tổ chức công tác thống kê trong công sở là tổ chức thu thập thông tin thống kê để phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý trong công sở. Dữ liệu thống kê thu thập được giúp các nhà lãnh đạo, quản lý công sở có cơ sở để thực hiện việc giám sát, đánh giá, xây dựng, điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung chiến lược, chính sách, kế hoạch làm việc, đồng thời, cũng giúp các nhà lãnh đạo, quản lý công sở có cơ sở báo cáo các cơ quan có thẩm quyền về kết quả thực thi công vụ mà công sở đang đảm nhiệm. Riêng đối với các công sở hành chính, các dữ liệu thống kê còn phục vụ sự lãnh đạo của Đảng, quản lý, chỉ đạo, điều hành của Nhà nước trong giám sát, đánh giá, xây dựng và thực hiện chiến lược, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của quốc gia, từng ngành, lĩnh vực và địa phương. Mọi công sở phải coi trọng vai trò quan trọng của công tác thống kê, từ đó, có quy trình tổ chức công tác thống kê tại công sở một cách khoa học, trung thực, đầy đủ, kịp thời chính xác, khách quan, minh bạch, theo các quy định hiện hành của nhà nước về công tác thống kê.
Đảm bảo điều kiện, phương tiện làm việc trong công sở Hiệu quả làm việc của công chức trong công sở không chỉ phụ thuộc đơn thuần vào trình độ, năng lực, thái độ của họ mà còn phục thuộc một phần không nhỏ vào điều kiện làm việc, phương tiện làm việc được bố trí trong công sở. Lý luận chung về Kỹ thuật tổ chức công sở Ngày nay, đảm bảo điều kiện, phương tiện làm việc được xem là một nội dung quan trọng của tổ chức lao động khoa học trong các tổ chức nói chung và trong công sở nói riêng. Điều kiện, phương tiện làm việc trong công sở được đảm bảo không chỉ giúp cho hoạt động của công chức được tiến hành thuận lợi với năng suất, hiệu quả ngày càng cao mà còn giảm thiểu hao tổn về sức lực, đảm bảo sức khỏe công chức, chống lại sự mệt mỏi trong quá trình làm việc hàng ngày tại công sở. Hay nói một cách khác, làm tốt công tác này sẽ giúp hoạt động của công chức có chất lượng, năng suất, hiệu quả; tiết kiệm các chi phí không hợp lý và giảm thiểu hao tổn về sức lực, đảm bảo sức khỏe công chức, góp phần hoàn thành mục tiêu của công sở.1 Đảm bảo điều kiện làm việc trong công sở Điều kiện làm việc trong công sở gồm hai bộ phận hợp thành: (i) Khung cảnh nơi làm việc và (ii) Bố trí, sắp xếp nơi làm việc.
Khung cảnh nơi làm việc Khung cảnh làm việc do cách bố trí nơi làm việc, môi trường và các thiết bị được sử dụng tại công sở tạo nên. Khung cảnh nơi làm việc ở công sở bao gồm các yếu tố: Diện tích, địa điểm bố trí công sở, phương tiện làm việc và các yếu tố về môi trường làm việc (ánh sáng, màu sắc, không khí, nhiệt độ, độ ồn, không gian làm việc). Khung cảnh nơi làm việc ảnh hưởng đến năng suất làm việc của đội ngũ công chức trong công sở do đó khi bố trí nơi làm việc cần tạo khung cảnh thuận tiện, thoải mái. Có thể kể đến hai phương diện mà khung cảnh nơi làm việc ảnh hưởng đến đội ngũ công chức, đó là tâm lý và sinh lý.
Về tâm lý: Làm việc trong một khung cảnh thuận tiện, mát mẻ, hài hòa, không khí trong lành… công chức sẽ cảm thấy dễ chịu, làm việc hăng hái hơn. Về sinh lý: Khung cảnh làm việc không thuận lợi sẽ làm cho con người mệt mỏi, chán nản không muốn làm việc hoặc làm 18 Chương 1. Lý luận chung về Kỹ thuật tổ chức công sở việc với năng suất thấp. Khung cảnh nơi làm việc cùng với điều kiện nghỉ ngơi, giải trí luôn ảnh hưởng đến tình trạng thể lực, tâm lý và hiệu suất lao động của công chức.
Nếu bố trí nơi làm việc không hợp lý, các phương tiện làm việc không đầy đủ thì chắc chắn năng suất lao động sẽ bị giảm sút, công chức sẽ nhanh chóng mệt mỏi và chán nản với công việc, gây ra tình trạng thiếu gắn bó với công sở. Vì vậy, khi đề cập vấn đề tổ chức lao động cho khoa học trong các công sở thì một yếu tố quan trọng cần quan tâm là phải tạo được một khung cảnh làm việc thuận lợi, hợp lý. Cần nhấn mạnh rằng, đây không chỉ đơn thuần là vì lợi ích của chính công sở mà còn là lợi ích cho người lao động. Hai mặt lợi ích này luôn tác động lẫn nhau và cùng thúc đẩy công sở phát triển.
Những yếu tố tạo nên khung cảnh làm việc thuận lợi tại các công sở có thể kể đến như: Diện tích của công sở phù hợp với yêu cầu công việc; Các phòng làm việc trong công sở được bố trí hợp lý; Địa điểm của công sở phù hợp với vai trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ mà công sở đảm nhiệm; Môi trường làm việc trong công sở không bị ô nhiễm; Phương tiện làm việc trong công sở được bố trí đầy đủ và phù hợp với yêu cầu công việc. Bố trí và sắp xếp nơi làm việc Đây cũng là cơ sở để tạo điều kiện cho công chức làm việc tốt. Cần lưu ý rằng, nếu nơi làm việc bố trí không hợp lý thì năng suất lao động trong công sở sẽ bị hạn chế. Ví dụ: nếu các đầu mối trong công sở vẫn có quan hệ chặt chẽ với nhau nhưng lại bố trí ở những nơi xa nhau, đi lại không thuận tiện thì việc chuyển giao văn bản, trao đổi công việc sẽ bị cản trở và do đó sẽ gây khó khăn cho công tác kiểm tra, chỉ đạo khi cần thiết.
Hơn nữa, việc bố trí các phòng làm việc không hợp lý hoặc quá chật chội sẽ tạo ra những sự va chạm không tránh khỏi do sự đi lại trong quá trình làm việc tạo nên. Môi trường làm việc do đó sẽ trở nên căng thẳng hơn. Lý luận chung về Kỹ thuật tổ chức công sở Để thực hiện tốt nhiệm vụ tổ chức sắp xếp nơi làm việc trong các công sở, cần tính đến cường độ lao động của mọi công chức, quan hệ và tính chất công việc được giao cho từng người, từng bộ phận. Đối với những công sở lớn, có nhiều bộ phận với các chức năng khác nhau nên nghiên cứu để tìm một phương án tối ưu trong việc bố trí chỗ ngồi cho công chức.
Hiện nay, có những quan điểm khác nhau về cách bố trí chỗ làm việc trong các công sở. Một số ý kiến cho rằng có thể bố trí nhiều kiểu phòng làm việc cho công chức, bố trí riêng từ một đến hai người hoặc bố trí phòng làm việc cho nhiều người. Một số ý kiến khác cho rằng chỗ làm việc của công chức cần bố trí ở nơi yên tĩnh hoàn toàn, tách biệt các bộ phận với nhau để không cản trở nhau khi làm việc. Một số ý kiến ngược lại cho rằng, nên bố trí chỗ làm việc trong một phòng rộng với vách ngăn di động để có thể liên hệ và kiểm soát công việc tiện lợi.
Trên thực tế, có nhiều trường hợp làm việc trong một phòng có nhiều người là thuận lợi, nhưng cũng có trường hợp ngược lại. Vì thế, cần có sự nghiên cứu và cân nhắc khi lựa chọn các phương án bố trí chỗ làm việc sao cho thích hợp với từng loại công việc mà công chức được bố trí đảm nhiệm. Về mặt tâm lý, nếu có nhiều người theo dõi công việc của mình thì người ta sẽ chú ý hơn đến hình thức. Điều này không phải bao giờ cũng phù hợp với các bộ phận nghiên cứu hoặc làm những việc khác đòi hỏi tập trung tư tưởng cao.