mở đầu. Để thu hút sự chú ý của người nghe ngay từ ban đầu, người thuyết trình có thể sử dụng nhiều cách khác nhau. Một số cách phổ biến là: Lấy một ví dụ minh họa; Kể một mẩu chuyện có liên quan đến chủ đề; nêu số liệu thống kê; đặt câu hỏi hoặc mở đầu bằng một câu châm ngôn, một trò chơi. Chú ý: Mỗi cách đều có đặc thù riêng, phù hợp với những nội dung cụ thể khi thuyết trình.
Vì vậy, chúng ta nên vận dụng một cách sáng tạo các cách 16 khác nhau chứ không có cách nào là tốt nhất và tối ưu cho tất cả các bài cũng như tất cả mọi người. * Nêu sự cần thiết của bài thuyết trình: Người nghe cần biết tại sao lại có buổi thuyết trình, để thấy được tầm quan trọng đối với họ. Từ đó, thu hút được sự quan tâm của họ vào chủ để mà họ sắp được nghe. * Giới thiệu tiêu đề của bài thuyết trình: Sau khi có được sự chú ý của thính giả, điều chúng ta cần làm tiếptheo là tiêu đề bài thuyết trình.
Thông thường, sau khi nêu sự cần thiết, cần nêu ngay tên của bài thuyết trình, thông thường, khi nói sự cần thiết gắn liền với chủ đề, nên người nghe đôi khi không tách bạch được 2 ý này một cách rõ ràng. * Giới thiệu những nội dung chính của bài thuyết trình: Diễn giả cũng cần phải giới thiệu khái quát những nội dung chính sẽ trình bày. Điều này giúp cho người nghe có định hình được những nội dung họ sẽ được nghe, nếu thấy không phù hợp thì có thể không tiếp tục nghe nữa để không lãng phí thời gian, hoặc trong những nội dung sẽ trình bày, nội dung nào họ thấy hay và hữu ích họ có thể tập trung cao hơn * Đặt ra mục tiêu sau thuyết trình: Diễn giả cũng cần nói rõ yêu cầu mục tiêu đối với thính giả để họ tập trung chú ý nghe ngay từ ban đầu với những mong đợi của cả diễn giả và thính giả. Nói cách khác yêu cầu của diễn giả đối với thính giả sau khi nghe bài thuyết trình cần nắm được vấn đề gì hoặc sau khi nghe xong họ có thể làm được gì.
- Thuyết trình phần thân bài Trình bày theo những nội dung chính đã nêu ở phần mời bài.Với mỗi nội dung chính gồm rất nhiều nội dung nhỏ, diễn giả cần phải đọc thật kỹ nội dung tài liệu đã lựa chọn hoặc tài liệu phát cho thính giả để: + Lựa chọn nội dung quan trọng: Một lỗi thường gặp của các nhà thuyết trình là đưa quá nhiều nội dung vào bài thuyết trình của mình. Điều này xảy ra do hai nguyên nhân: Thứ nhất: Không xác định được đâu là thông tin bắt buộc người nghe PHẢI BIẾT, đâu là thông tin NÊN BIẾT và đâu là thông tin CÓ THỂ BIẾT. Thứ hai: Sợ người nghe không hiểu những gì mình nói. Nếu ta đưa quá nhiều nội dung vào bài thuyết trình có thể gây phản ứng ngược lại là làm thính giả rối trí không nhớ được gì, xảy ra hiện tượng “Đa thư thì loạn tâm” hoặc “Nói dài, nói dai, thành nói dại” Vì vậy, trong phần thân bài cần thiết xác định được đâu là thông tin quan trọng bắt buộc PHẢI truyền đạt, đâu là thông tin NÊN truyền đạt và cuối cùng đâu là thông tin CÓ THỂ truyền đạt.
Theo thứ tự này, căn cứ vào thời gian cho phép ta sắp xếp theo thứ tự từ thông tin bắt buộc, đến thông tin nên và cuối cùng là thông tin có thể biết. Thách thức lớn nhất đối với người thuyết trình đó là không biết “ iới hạn các điểm chính” hay lựa chọn nội dung quan trọng để trình bày. 17 + Chia thành các phần dễ tiếp thu: Những nội dung đã lựa chọn trong một bài thuyết trình cũng nên chia nhỏ để người nghe dễ tiếp thu, thông thường được chia thành từ 2 -3 phần. Không nên chia quá nhiều phần, người nghe cảm thấy vấn đề vụn vặt, thiếu hệ thống và logic + Sắp xếp các nội dung theo trình tự lôgic: Những nội được lựa chọn ở trên, được sắp xếp với nhau theo một trật tự lôgíc nhất định.
Lôgíc có thể theo trình tự thời gian, có thể theo quan hệ nguyên nhân - kết quả hoặc có thể theo thứ, bậc. Đối với những nội dung hơi tản mản, người thuyết trình cần đọc kỹ để xâu chuỗi lại các nội dung, giúp cho người nghe dễ hiểu, dễ nhớ. + Phân bổ thời gian phù hợp cho từng nội dung: Sau khi phân chia thành các phần cơ bản và sắp xếp thì điều cần thiết là phải phân bổ thời gian phù hợp cho từng nội dung. Đặc biệt, trong phần thân bài,cần chia ra từng nội dung nhỏ, tùy theo độ dài, ngắn, khó, dễ khác nhau mà phân bổ thời gian cho phù hợp để người nghe dễ tiếp thu.
- Thuyết trình phần kết luận Chúng ta đều biết “Lời nói gió bay”, đây chính là sự khác biệt giữa văn nói và văn viết. Vì vậy, trong thuyết trình để người nghe còn lưu lại những thông tin quan trọng, thì phải có kết luận. Nhằm giúp người nghe tóm tắt lại những ý chính đã trình bày. Đồng thời, đưa ra thông điệp cuối cùng để người nghe có thể liên tưởng đến toàn bộ phần nội dung của bài thuyết trình.
Phần kết luận cần phải: + Thông báo trƣớc khi kết thúc: Việc thông báo này có thể thể hiện bằng những cụm từ như: Tóm lại.; để kết thúc, tôi tóm tắt lại.; trước khi chia tay, tôi xin tóm tắt lại những gì đã trình bày. Việc thông báo này còn giúp người nghe chuẩn bị tinh thần để tiếp thu những thông tin cốt lõi nhất của bài thuyết trình. + Tóm tắt điểm chính: Theo các nghiên cứu về người nghe thì khoảng thời gian bắt đầu thuyết trình và khoảng thời gian sắp kết thúc là hai khoảng thời gian mà độ tập trung chú ý của người nghe cao nhất. Vì vậy, ta tóm tắt lại những điểm chính sẽ giúp họ nhớ khái quát và lâu hơn về nội dung ta đã thuyết trình.
Việc tóm tắt có thể nêu lại những đề mục chính của bài kèm những ý cần nhấn mạnh. + Nêu ra những thách thức và kêu gọi: Mục đích cuối cùng của thuyết trình là thuyết phục người khác làm theomình. Vì vậy, phần kết luận của bài thuyết trình còn cần phải có phần kêu gọi, thúc đẩy người nghe hành động. Trong phần này ta có thể dùng một số động từ mạnh để hô khẩu hiệu: Quyết tâm, sẵn sàng.
hoặc có thể kêu gọi sự cam kết bằng hành động cụ thể như vỗ tay, giơ tay biểu quyết hoặc thực hiện ngay. Một số kỹ năng khi thuyết trình a) Kỹ năn s dụng ngôn từ Ngôn từ là nội dung bài giảng được tập huấn viên nói ra hoặc viết ra. Một 18 câu văn chặt chẽ với từ ngữ phù hợp, chuẩn xác sẽ làm cho bài giảng hoặc bài phát biểu dễ hiểu, lôi cuốn, sinh động và có hồn, thể hiện năng lực, trí tuệ của tập huấn viên. Bởi vậy, khi trình bày: Nên sử dụng từ chính xác, dễ hiểu; câu văn ngắn gọn, chặt chẽ, súc tích; dùng từ phù hợp với bối cảnh.
Không nên dùng từ khó hiểu; viết câu quá dài. b) Kỹ năn s dụng phi ngôn từ Phi ngôn từ gồm giọng nói (Ngữ điệu, chất giọng, độ cao…) và hình ảnh (nét mặt, dáng vẻ, trang phục, di chuyển…) khi tập huấn viên trình bày. - Giọng nói: Tốc độ nói vừa phải, không nói quá nhanh làm cho học viên không nghe kịp, không nói quá chậm gây buồn ngủ. Giọng nói rõ ràng, mạch lạc, không nói ê a, không dùng từ nối (thì, là, mà… không đúng lúc, đúng chỗ).
Âm lượng nói không quá to hoặc quá nhỏ để đủ mọi người đều nghe rõ. Nếu khi cần thì có thể sử dụng loa để đảm bảo âm lượng. Khi dùng loa không nên để âm lượng quá to tránh làm cho người nghe mệt mỏi. Nhịp điệu nói không nên đều đều dẫn đến cảm giác buồn ngủ.
Nên ngắt, ngừng, nghỉ, giọng điệu cần thay đổi lên xuống. Chọn điểm nhấn, điểm dừng cho phù hợp (nên nhấn vào nội dung quan trọng cần nhớ, nên dừng lại khi học viên không chú ý). - Dán điệu và c ch : Tập huấn viên khi viết nên đứng ở phía bên trái bảng. Khi nói thì nên đứng ở giữa bảng và hướng về phía học viên.
Đứng thẳng thật thoải mái, chân rộng bằng vai. Chọn một chân làm trụ, khi mỏi có thể đổi chân. Tránh đứng ở vị trí thiếu trung tâm vì như vậy sẽ không quan sát bao quát lớp. Tránh đứng ở vị trí có thể che khuất bảng hoặc tầm nhìn của học viên.
Tránh đứng quay lưng về phía học viên, đứng chân trước chân sau, khom lưng, dựa vào bàn hoặc tường. - Trang phục: Tập huấn viên nên mặc những trang phục chỉnh tề, màu sắc hài hòa, giản dị, phù hợp với đối tượng và phong tục tập quán của địa phương và để tạo cảm giác thoải mái và tự tin khi giao tiếp học viên. Mặc những trang phục thiếu kín đáo không phù hợp sẽ làm phân tán sự chú ý của học viên, tạo cảm giác thiếu tự tin cho chính bản thân tập huấn viên và thiếu tôn trọng học viên. - Nét mặt: Người Tập huấn viên nên có nét mặt thay đổi thích hợp đối với từng lời nói, cử chỉ và từng đối tượng tập huấn khác nhau.
Tươi cười trong những tình huống khó xử hoặc kết thúc một câu trả lời/giải thích/phần đã trao đổi bằng một nụ cười tươi là nguyên tắc quan trọng cần ghi nhớ. Tập huấn viên nên tránh các biểu hiện nét mặt như cau có, đăm chiêu, lạnh nhạt gây khó chịu. - Mắt: Tập huấn viên khi giao tiếp bằng mắt với học viên nên nhìn theo tam giác giao diện. Chỉ nên nhìn mỗi người trong 2-4 giây và chọn lúc thích hợp để rời 19 mắt khỏi đối tượng.
Khi đứng trước một nhóm nhỏ nên để mắt lần lượt đến từng người một. Khi đứng trước một nhóm lớn nên để mắt lần lượt đến từng nhóm nhỏ trong khoảng thời gian ngắn 5-10 giây. Cần phải có kỹ năng bao quát bằng mắt để tất cả học viên đều cảm thấy được quan tâm. Không nên nhìn trực diện một cá nhân mà nên nhìn theo hình chữ M và W.
Tránh nhìn chằm chằm quá lâu vào một người vì như thế là bất lịch sự hoặc mang tính chất khiêu khích. Nếu nhìn quá ngắn hoặc liếc qua nhanh sẽ tạo cho học viên cảm giác là bạn bực mình hoặc mất tự tin. Một điều tối kị là tránh ánh mắt tức giận, kể cả những tình huống khó xử. - Tay: Cử động tay có thể sử dụng để minh họa cho lời nói.