Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hệ thống quản lý tài chính doanh nghiệp, Báo cáo tài chính (BCTC) là sản phẩm tổng hợp phản ánh toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như lưu chuyển tiền tệ của đơn vị trong một kỳ kế toán. Để duy trì và mở rộng chu trình sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải liên tục mua sắm các yếu tố đầu vào (nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ), từ đó phát sinh các khoản nợ phải trả người bán. Chu trình mua hàng và thanh toán chiếm tỷ trọng chi phí rất lớn trong tổng chi phí hoạt động và tác động trực tiếp đến lợi nhuận cũng như khả năng thanh khoản của doanh nghiệp. Do đó, các nghiệp vụ mua hàng và số dư công nợ phải trả người bán đòi hỏi phải được ghi nhận đầy đủ, chính xác, kịp thời và luôn là trọng tâm kiểm tra trong các cuộc kiểm toán BCTC độc lập.

Xuất phát từ tầm quan trọng thực tiễn cùng quá trình thực tập tại Công ty TNHH Kiểm toán – Tư vấn tài chính D.P (DNP), tác giả Nguyễn Chiệu Vỉ (sinh viên lớp 18DKTA3, chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán, Khoa Tài chính – Thương mại, Trường Đại học Công nghệ TP. HCM - HUTECH, dưới sự hướng dẫn của ThS. Ngô Ngọc Nguyên Thảo) đã thực hiện đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp: "Thực trạng kiểm toán quy trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Kiểm toán – Tư vấn tài chính D.P" (năm 2022).

Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể gồm hai nội dung chính:

  1. Tìm hiểu, phân tích thực trạng quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán đang được xây dựng và áp dụng trong thực tế tại Công ty TNHH Kiểm toán – Tư vấn tài chính DNP (thông qua hồ sơ kiểm toán một khách hàng cụ thể).
  2. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm trong quy trình kiểm toán của đơn vị thực tập, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục nợ phải trả người bán và rút ra bài học kinh nghiệm thực tiễn cho bản thân.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC, trọng tâm là các khoản mục nợ phải trả người bán (TK 331), hàng tồn kho và các chi phí liên quan.
  • Phạm vi không gian: Phòng Kiểm toán BCTC thuộc Công ty TNHH Kiểm toán – Tư vấn tài chính DNP và hồ sơ kiểm toán khách hàng minh họa (Công ty TNHH A).
  • Phạm vi thời gian: Nghiên cứu được tiến hành từ ngày 17/03/2022 đến ngày 30/04/2022 đối với số liệu niên độ kế toán năm 2021.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và chuẩn mực áp dụng

Đề tài dựa trên hệ thống cơ sở lý luận chuyên ngành kiểm toán tài chính, gắn liền với các quy định pháp lý và chuẩn mực nghề nghiệp hiện hành tại Việt Nam:

  • Hệ thống Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam (VSA): VSA 200 (Mục tiêu tổng thể của KTV), VSA 210 (Hợp đồng kiểm toán), VSA 220 (Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán), VSA 300 (Lập kế hoạch kiểm toán), VSA 315 (Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu), VSA 330 (Biện pháp xử lý rủi ro của KTV), VSA 400 (Đánh giá rủi ro và KSNB), VSA 402 (Các yếu tố xem xét khi kiểm toán đơn vị sử dụng dịch vụ bên ngoài).
  • Chế độ kế toán doanh nghiệp: Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp.
  • Chương trình kiểm toán mẫu: Tài liệu và quy trình kiểm toán mẫu do Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam (VACPA) ban hành.
  • Mô hình rủi ro kiểm toán: Đánh giá rủi ro kiểm toán tổng thể ($AR$) dựa trên mối quan hệ giữa rủi ro cố hữu ($IR$), rủi ro kiểm soát ($CR$) và rủi ro phát hiện ($DR$) theo công thức $AR = IR \times CR \times DR$.
  • Hệ thống cơ sở dẫn liệu: Đánh giá tính có thực (Existence), tính đầy đủ (Completeness), tính chính xác và đánh giá/tính giá (Accuracy & Valuation), tính phân loại và trình bày (Presentation & Classification), tính đúng kỳ (Cut-off).

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

Tác giả đã kết hợp các phương pháp nghiên cứu thực tiễn sau:

  • Phương pháp thu thập và nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật, chuẩn mực kế toán - kiểm toán, hồ sơ kiểm toán mẫu VACPA, hồ sơ kiểm toán chung và giấy tờ làm việc lưu trữ tại Công ty DNP.
  • Phương pháp quan sát thực tế: Tham gia trực tiếp cùng đoàn kiểm toán trong các đợt đi kiểm toán tại khách hàng, quan sát quy trình thực hiện các khảo sát kiểm soát và thủ tục kiểm tra chi tiết.
  • Phương pháp phỏng vấn: Trực tiếp phỏng vấn các kiểm toán viên (KTV), trợ lý kiểm toán tại Công ty DNP và nhân viên kế toán tại đơn vị khách hàng để thu thập dữ liệu phục vụ nghiên cứu.
  • Nguồn dữ liệu: Hồ sơ làm việc, giấy tờ làm việc (working papers), biên bản kiểm tra, bảng cân đối phát sinh, sổ cái TK 331, thư xác nhận và báo cáo kiểm toán của khách hàng minh họa (Công ty TNHH A).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm toán quy trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính

Chương này khái quát toàn bộ hệ thống lý thuyết về kiểm toán BCTC và chu trình mua hàng - thanh toán:

  • Khái niệm và đặc điểm chu trình: Mua hàng và thanh toán bao gồm 4 chức năng nghiệp vụ tuần tự: (1) Xử lý đơn đặt mua hàng hóa, dịch vụ; (2) Nhận hàng hóa, dịch vụ; (3) Ghi nhận các khoản phải trả người bán; (4) Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán. Chứng từ sử dụng gồm: Phiếu yêu cầu mua hàng, Đơn đặt hàng, Biên bản giao nhận hàng, Báo cáo nhận hàng, Hóa đơn nhà cung cấp, Sổ nhật ký mua hàng, Sổ chi tiết TK 331, Bảng đối chiếu công nợ.
  • Các sai phạm tiềm ẩn: Đặt mua hàng không cần thiết hoặc trùng lặp gây ứ đọng vốn; mua hàng sai số lượng, chất lượng kém; nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp; nhận hàng không nhập kho để biển thủ; mất cắp tồn kho; ghi nhận sai kỳ kế toán; nâng khống giá trị mua hàng nhằm trục lợi hoặc điều chỉnh kết quả kinh doanh.
  • Mục tiêu kiểm soát nội bộ: Đảm bảo hiệu lực và hiệu quả hoạt động, đảm bảo BCTC đáng tin cậy và tuân thủ pháp luật cùng các quy định nội bộ.
  • Quy trình kiểm toán 3 giai đoạn chuẩn:
    1. Giai đoạn chuẩn bị (Lập kế hoạch kiểm toán): Tiếp nhận khách hàng (đánh giá tính độc lập, năng lực và tính chính trực của Ban Giám đốc), phân công KTV, ký hợp đồng kiểm toán, thu thập thông tin khách hàng, thực hiện thủ tục phân tích sơ bộ (phân tích ngang, phân tích dọc), xác định tính trọng yếu và đánh giá rủi ro kiểm toán ($IR, CR, DR$), lập kế hoạch chiến lược, kế hoạch tổng thể và chương trình kiểm toán.
    2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán: Thiết kế và thực hiện thử nghiệm kiểm soát (trắc nghiệm không có dấu vết qua phỏng vấn/quan sát; trắc nghiệm có dấu vết qua kiểm tra chữ ký, phê duyệt trên chứng từ); Đánh giá lại rủi ro kiểm soát ($CR$); Thực hiện thử nghiệm cơ bản gồm thủ tục phân tích (so sánh chi phí, phân tích tỷ trọng công nợ) và thử nghiệm chi tiết nghiệp vụ, số dư (kiểm tra tính có thực, gửi thư xác nhận công nợ dạng khẳng định, kiểm tra khóa sổ cut-off).
    3. Giai đoạn hoàn thành kiểm toán: Xem xét các khoản nợ ngoài dự kiến, soát xét sự kiện sau ngày kết thúc niên độ, tổng hợp bằng chứng, lập thư quản lý và phát hành báo cáo kiểm toán.
Loại thử nghiệm Mục tiêu kiểm toán Thủ tục kiểm toán cơ bản tương ứng
Thử nghiệm kiểm soát Kiểm tra tính hữu hiệu của KSNB Quan sát nhận hàng thực tế; kiểm tra dấu hiệu phê duyệt trên đơn đặt hàng, phiếu chi; kiểm tra tính liên tục của chứng từ
Thủ tục phân tích Phát hiện biến động bất thường So sánh chi phí mua hàng kỳ này với kỳ trước; phân tích tỷ lệ chi phí mua hàng/nợ phải trả theo từng tháng
Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ Tính chính xác, đầy đủ, đúng kỳ Đối chiếu hóa đơn với biên bản giao nhận hàng, phiếu nhập kho; kiểm tra thủ tục cut-off trước và sau ngày khóa sổ
Kiểm tra chi tiết số dư Tính có thực và nghĩa vụ nợ Lập bảng số dư chi tiết TK 331; gửi thư xác nhận (dạng khẳng định) đến các nhà cung cấp có số dư lớn hoặc nợ tồn đọng

Chương 2: Thực trạng kiểm toán quy trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Kiểm toán – Tư vấn tài chính DNP

Chương 2 mô tả cơ cấu tổ chức của Công ty DNP và minh họa chi tiết thực tế kiểm toán tại một doanh nghiệp khách hàng:

  • Khái quát về đơn vị thực tập: Công ty TNHH Kiểm toán – Tư vấn tài chính D.P thành lập năm 2003, trụ sở chính tại 192 Chu Văn An, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh; Người đại diện: Lê Tiến Dũng; Vốn điều lệ: 6 tỷ đồng. Năm 2015 thành lập thêm chi nhánh tại Quận Tân Bình, TP.HCM. Cơ cấu gồm Ban Giám đốc và các phòng chức năng: Phòng Kiểm toán BCTC, Phòng Kiểm toán Xây dựng, Phòng Dịch vụ Tư vấn, Bộ phận Hành chính và Bộ phận Kế toán. Hoạt động kiểm toán và tư vấn do Phó Giám đốc Phạm Lâm Triều trực tiếp phụ trách.
  • Quy trình kiểm toán thực tế tại Công ty TNHH A (Khách hàng kiểm toán BCTC 2021):
    • Đặc điểm khách hàng: Công ty TNHH 2 thành viên trở lên ngoài nhà nước, sở hữu vốn chủ sở hữu, ngành nghề kinh doanh: Sản xuất, gia công, lắp ráp tủ bếp, tủ nhà tắm và phụ kiện tủ bếp/nhà tắm; áp dụng Chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, hình thức sổ Nhật ký chung; cơ quan quản lý thuế: Cục Thuế Tỉnh Long An.
    • Giai đoạn chuẩn bị: Đây là khách hàng cũ nên KTV thực hiện phỏng vấn, rà soát biến động so với năm trước, thu thập thông tin pháp lý và đánh giá rủi ro hợp đồng ở mức thấp, phát hành thư báo phí và ký hợp đồng kiểm toán; phân công nhóm KTV độc lập và am hiểu ngành sản xuất nội thất.
    • Giai đoạn thực hiện kiểm toán:
      • Thử nghiệm kiểm soát: KTV dùng phương pháp trần thuật để mô tả chu trình "mua hàng - phải trả - trả tiền". Tiến hành kỹ thuật kiểm tra từ đầu đến cuối (Walk-through test) trên 1 nghiệp vụ mua hàng ngẫu nhiên với đầy đủ hồ sơ: Biên bản giao nhận hàng, Phiếu nhập kho, Hóa đơn mua hàng, Giấy đề nghị thanh toán, Phiếu chi, Biên bản đối chiếu công nợ. Kết quả đánh giá hệ thống KSNB của khách hàng hoạt động tốt, kiểm soát chặt chẽ.
      • Thử nghiệm cơ bản: (1) Kiểm tra tính nhất quán của chính sách kế toán so với năm trước; (2) Lập bảng tổng hợp số dư tài khoản hàng tồn kho và TK 331 (phân loại phải trả ngắn hạn, trả trước người bán ngắn hạn; đơn vị không phát sinh khoản dài hạn) đối chiếu với Bảng cân đối phát sinh, Sổ Cái và BCTC năm trước; (3) Thủ tục phân tích so sánh biến động và tỷ trọng chi phí/nợ phải trả 2021 so với 2020; (4) Kiểm tra chi tiết: chọn mẫu nghiệp vụ mua nhập kho đối chiếu chứng từ gốc; lập bảng tổng hợp số dư TK 331 theo từng đối tượng; lọc tìm các nghiệp vụ bất thường trên file Excel sổ cái TK 331; gửi thư xác nhận công nợ cuối kỳ dạng khẳng định; yêu cầu cung cấp chứng từ kiểm tra chi tiết các khoản trả trước cho người bán phát sinh dồn vào các tháng cuối năm.
    • Giai đoạn hoàn thành: KTV soát xét các nghiệp vụ phát sinh sau ngày kết thúc niên độ để đảm bảo tính liên tục trong hoạt động; tổng hợp hồ sơ, lập biên bản trao đổi với Ban Giám đốc Công ty A về các vấn đề cần điều chỉnh; phát hành Báo cáo kiểm toán với dạng Ý kiến ngoại trừ.
  • So sánh lý thuyết và thực tiễn kiểm toán tại doanh nghiệp vừa và nhỏ: Các khách hàng quy mô vừa và nhỏ thường thiếu điểm kiểm soát (không lập đơn đặt hàng do mua số lượng ít), hệ thống KSNB chưa hoàn thiện. Để đảm bảo chi phí và thời gian, KTV thường dựa vào kinh nghiệm thực tế để tinh giản thử nghiệm kiểm soát và tập trung tối đa nguồn lực vào việc mở rộng các thử nghiệm cơ bản.

Chương 3: Nhận xét, kiến nghị và bài học kinh nghiệm

Chương 3 trình bày các đánh giá thực tế và định hướng hoàn thiện:

  • Ưu điểm tại Công ty DNP: Đội ngũ KTV giàu kinh nghiệm, chuyên môn sâu; quy trình kiểm toán 3 giai đoạn chuẩn mực, rõ ràng; hệ thống giấy tờ làm việc và biểu mẫu chuẩn hóa giúp KTV thao tác nhanh, giảm thiểu định kiến chủ quan và sai sót.
  • Nhược điểm tồn tại: Số lượng nhân viên còn mỏng so với khối lượng khách hàng trong mùa kiểm toán cao điểm gây áp lực quá tải; phần mềm kiểm toán còn cũ, lỗi thời, chưa hỗ trợ tối ưu việc tự động hóa tính toán.
  • Kiến nghị hoàn thiện:
    • Tuyển dụng thêm nhân sự thông qua việc liên kết với các trường đại học tham gia Ngày hội việc làm;
    • Đẩy mạnh triển khai phương thức kiểm toán trực tuyến (online) để tăng tính linh hoạt;
    • Đầu tư đổi mới phần mềm kiểm toán hiện đại, có tính năng chọn mẫu thống kê tự động dựa trên dữ liệu đầu vào nhằm tăng tính đại diện cho tổng thể mẫu.
  • Bài học kinh nghiệm thực tế:
    • Kỹ năng thu thập thông tin: Khai thác hồ sơ kiểm toán năm trước; trực tiếp giám sát, chứng kiến kiểm kê tiền mặt và hàng tồn kho; kỹ năng lập biểu mẫu đánh giá rủi ro và gửi thư xác nhận nợ.
    • Kỹ năng chuyên môn và mềm: Hiểu sâu tiến trình 3 giai đoạn kiểm toán; kỹ năng làm việc nhóm, phân chia công việc; kỹ năng giao tiếp và làm việc với khách hàng; kỹ năng tin học văn phòng (định dạng, canh lề, in ấn tài liệu Word/Excel chuyên nghiệp).

Kết quả và đóng góp

Báo cáo thực tập tốt nghiệp đã ghi nhận các kết quả cụ thể:

  • Hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận: Phân tích đầy đủ các quy định chuẩn mực (từ VSA 200 đến VSA 402, Thông tư 200/2014/TT-BTC) liên quan đến chu trình mua hàng - thanh toán và khoản mục nợ phải trả người bán.
  • Mô tả chi tiết thực tế kiểm toán tại Công ty DNP: Tác giả đã phản ánh chân thực toàn bộ quy trình kiểm toán một khách hàng thực tế (Công ty TNHH A trong niên độ 2021) từ khâu chuẩn bị, thực hiện thử nghiệm walk-through, kiểm tra chi tiết số dư TK 331, gửi thư xác nhận, đến khâu phát hành báo cáo kiểm toán loại ý kiến ngoại trừ.
  • Đóng góp giải pháp thực tiễn: Đề xuất 3 nhóm giải pháp thiết thực cho Công ty DNP: giải pháp nhân sự (tuyển dụng qua ngày hội việc làm đại học), giải pháp công nghệ (đổi mới phần mềm chọn mẫu tự động), và giải pháp quy trình (áp dụng kiểm toán online).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Thời gian thực tập và nghiên cứu thực tế tương đối ngắn (khoảng 1,5 tháng, từ 17/03/2022 đến 30/04/2022).
    • Nghiên cứu tập trung chủ yếu vào số liệu của một khách hàng điển hình thuộc ngành sản xuất/gia công phụ kiện nội thất (Công ty TNHH A) tại Công ty Kiểm toán DNP, chưa so sánh đa dạng nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau (thương mại, dịch vụ, xây lắp).
    • Tác giả là sinh viên thực tập nên kinh nghiệm thực tế và khả năng tiếp cận các thông tin mật của khách hàng còn hạn chế.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu quy trình kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán đối với các tập đoàn kinh tế đa ngành, doanh nghiệp niêm yết hoặc doanh nghiệp có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI).

Giá trị tham khảo

Báo cáo tốt nghiệp có giá trị tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán: Cung cấp tài liệu tham khảo chi tiết về kết cấu một báo cáo thực tập tốt nghiệp chuẩn mực; hướng dẫn cách thức liên hệ giữa lý thuyết chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) với hồ sơ giấy tờ làm việc thực tế tại một công ty kiểm toán độc lập.
  • Trợ lý kiểm toán, thực tập sinh kiểm toán: Giúp nắm bắt nhanh kỹ thuật thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và khoản mục nợ phải trả người bán (TK 331), cách thức thực hiện kiểm tra walk-through test, thủ tục gửi thư xác nhận công nợ và kỹ năng làm việc thực tế tại hiện trường.

Câu hỏi thường gặp

1. Khách hàng minh họa trong báo cáo (Công ty TNHH A) hoạt động trong lĩnh vực gì và do cơ quan nào quản lý thuế?
Công ty TNHH A là doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài nhà nước, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, gia công và lắp ráp tủ bếp, tủ nhà tắm cùng các loại phụ kiện tủ bếp/nhà tắm; cơ quan quản lý thuế trực tiếp là Cục Thuế Tỉnh Long An.

2. Kết quả đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ qua thử nghiệm Walk-through tại Công ty TNHH A như thế nào?
Qua việc chọn mẫu ngẫu nhiên 1 nghiệp vụ mua hàng và kiểm tra trọn vẹn chuỗi chứng từ liên quan (từ Biên bản giao nhận, Phiếu nhập kho, Hóa đơn mua hàng đến Giấy đề nghị thanh toán, Phiếu chi và Biên bản đối chiếu công nợ), KTV kết luận chu trình mua hàng - phải trả - trả tiền của Công ty A được thực hiện tốt và quản lý chặt chẽ.

3. Báo cáo kiểm toán cuối cùng phát hành cho Công ty TNHH A thuộc loại ý kiến nào?
Sau khi hoàn thành tất cả các thủ tục kiểm toán, trưởng nhóm kiểm toán tại Công ty TNHH Kiểm toán – Tư vấn tài chính DNP đã phát hành Báo cáo kiểm toán dạng Ý kiến ngoại trừ cho Công ty TNHH A.

4. Thủ tục kiểm tra chi tiết đối với khoản mục nợ phải trả người bán (TK 331) được KTV thực hiện gồm những bước nào?
KTV thực hiện 3 bước chính: (1) Lập bảng tổng hợp số dư chi tiết nợ phải trả theo từng đối tượng dựa trên sổ chi tiết TK 331; (2) Đọc lướt sổ cái TK 331 trên file Excel để chọn ra các nghiệp vụ bất thường, số phát sinh lớn và đối chiếu chứng từ gốc; (3) Lọc danh sách đối tượng có số dư cuối kỳ, lập và chuyển thư xác nhận công nợ (dạng khẳng định) cho khách hàng gửi đến các nhà cung cấp.

Kết luận

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Chiệu Vỉ đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán theo hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành. Thông qua việc phân tích thực tế hồ sơ kiểm toán tại Công ty TNHH Kiểm toán – Tư vấn tài chính DNP đối với khách hàng Công ty TNHH A, đề tài đã làm rõ sự khác biệt giữa lý thuyết và thực tiễn kiểm toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Những đánh giá về ưu - nhược điểm cùng các kiến nghị về giải pháp nhân sự, phần mềm và kỹ năng thực hành nghề nghiệp mang tính ứng dụng cao cho sinh viên chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán.