CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRONG KIỂM TOÁN BCTC DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN HÀ NỘI 1. Khái quát chung về khoản mục phải thu khách hàng 1. Khái niệm về khoản mục phải thu khách hàng Các khoản phải thu là một loại tài sản của công ty dựa trên tất cả các khoản nợ, các giao dịch chưa thanh toán hoặc bất cứ nghĩa vụ tiền tệ nào mà các con nợ hay khách hàng chưa thanh toán cho công ty. Các khoản phải thu được kế toán của công ty ghi lại và phản ánh trên bảng cân đối kế toán, bao gồm tất cả các khoản nợ công ty chưa đòi được, tính cả các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán.
Phải thu khách hàng là các khoản phải thu phát sinh trong quá trình cung cấp hàng hóa, dịch vụ khi thời điểm bán hàng và thu tiền diễn ra không đồng thời. Các khoản phải thu khách hàng là loại tài sản của doanh nghiệp bị người mua chiếm dụng, doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi trong tương lai. Các khoản phải thu khách hàng là một phần trong tổng số các khoản phải thu của doanh nghiệp. Trong phạm vi đề tài này, em đi sâu vào nghiên cứu các khoản phải thu khách hàng.
Hoạch toán kế toán đối với khoản mục phải thu khách hàng 1. Chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng( Phụ lục 1) - Các chứng từ liên quan đến các khoản phải thu khách hàng: + Hợp đồng kinh tế + Phiếu xuất kho + Hóa đơn bán hàng + Các chứng từ thanh toán + Phiếu kế toán liên quan đến trích lập dự phòng - Hệ thống số sách liên quan đến các khoản mục khách hàng: + Sổ chi tiết theo dõi công nợ phải thu đối với từng khách hàng cụ thể + Sổ cái tài khoản phải thu khách hàng SV: Trần Thị Ngọc Mai 3 Lớp: CQ 50/ 22.10 Luan van Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính + Bảng tổng hợp phải thu khách hàng + Bảng phân tích tuổi nợ + Số theo dõi chi tiết các khoản dự phòng phải thu khó đòi,…. Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng hai tài khoản chủ yếu để theo dõi khoản mục phải thu khách hàng là: + TK 131 –Phải thu khách hàng + TK 139 –Dự phòng nợ phải thu khó đòi Kết cấu và nội dung phản ánh TK 131: Phải thu khách hàng và TK 139 : Dự phòng nợ phải thu khó đòi ( Phụ lục 2) 1. Quy trình hoạch toán khoản mục phải thu khách hàng Nguyên tắc hoạch toán : - Nợ phải thu cần được hoạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu khách hàng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn và ghi chép theo từng lần thanh toans - Đối tượng phải thu khách hàng là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư.
- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm , hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ thu tiền ngày ( Tiền mặt, séc hoặc đã thu qua Ngân hàng) - Trong hoạch toán chi tiết TK 131, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng thời hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, đề có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. - Các khoản phải thu khách hàng được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn phải thu, đối tượng phải thu, loại nguyên tệ phải thu và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. SV: Trần Thị Ngọc Mai 4 Lớp: CQ 50/ 22.10 Luan van Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính - Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa,dịch vụ, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao. Quy trình hoạch toán các khoản phải thu của khách hàng được khái quát theo sơ đồ (Phụ lục 3) 1.
Đặc điểm của khoản mục phải thu khách hàng ảnh hưởng đến công tác kiểm toán Các khoản phải thu khách hàng là các khoản thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ bị người mua chiếm dụng, đây là hình thức tín dụng thương mại phổ biến trong điều kiện cạnh tranh như hiện nay. Thời hạn, quy mô các khoản phải thu khách hàng tùy thuộc vào chính sách tín dụng của doanh nghiệp và áp dụng với từng khách hàng. Nợ phải thu khách hàng là khoản mục nhạy cảm dễ xảy ra gian lận và sai sót. Trong kiểm toán nợ phải thu khách hàng, KTV cần chú ý tới khả năng nợ phải thu khách hàng bị khai cao hơn hoặc được ghi chép không chính xác.
Việc khai tăng nợ phải thu khách hàng sẽ làm tăng tài sản của doanh nghiệp hoặc được thổi phồng để tăng doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Chẳng hạn như khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng mà khách hàng chưa thanh toán nhưng doanh nghiệp gian lận bằng cách thay vì hoạch toán vào khoản nợ phải thu khách hàng lại hạch toán thành khoản doanh thu từ bán hàng, từ đó làm tăng doanh thu, tăng lợi nhuận của đơn vị Bên cạnh đó, nợ phải thu khách hàng được trình bày theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi thường mang tính chủ quan nên khó kiểm tra và có nhiều sai sót. Doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và hướng dẫn của chế độ về việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi nhằm đảm bảo minh bạch, rõ ràng tình hình tài chính của đơn vị.
KSNB đối với khoản mục phải thu khách hàng Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400, hệ thống kiểm soát nội bộ: Là các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng SV: Trần Thị Ngọc Mai 5 Lớp: CQ 50/ 22.10 Luan van Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, đề kiểm tra, kiểm soát , ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. Đề tìm hiểu về hệ thống KSNB đối với các khoản phải thu khách hàng, KTV thu thập thông tin đối với cả chu trình bán hàng- phải thu –thu tiền. Để tổ chức một hệ thống KSNB có hiệu quả Doanh nghiệp cần xây dựng các quy chế, thể thức, thủ tục kiểm soát có tính hiệu lực, hiện hữu và liên tục; đồng thời tôn trọng các nguyên tắc kiểm soát : Phân công và phân nhiệm, Bất kiêm nhiệm, Phê chuẩn và ủy quyền phê chuẩn.
Sự đồng bộ của sổ sách Hệ thống kế toán chứng từ đến sổ sách kế toán và bảng tổng hợp cần có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ. Với khung pháp lý là như nhau và được quy định trước, mỗi đơn vị lại có thể lựa chọn các hình thức kế toán, các phương thức kế toán khác nhau dẫn tới trình tự kế toán cụ thể cũng khác nhau. Mỗi đơn vị cần định sẵn trình tự cụ thể tương ứng với hệ thống số sách tạo thành yếu tố kiểm soát có hiệu quả. Ví dụ: Có công ty quy định khi nhận được đơn đặt hàng của người mú, công ty lập hóa đơn bán hàng đánh số trước và lập biểu nhiều liên: Liên đầu giáo cho người mua, các liên sau dùng để ghi sổ theo dõi bán hàng và thu tiền, cũng có thể dùng để duyệt bán chịu, cho phép vẫn chuyển… Việc đánh số thứ tự các chứng từ Sử dụng chứng từ có đánh số thứ tự trước theo thứ tự liên tục có tác dụng vừa đề phòng bỏ sót, dấu diếm, vừa tránh trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ bán hàng.
Tuy nhiên, việc đánh số thứ tự trước phải có mục đích rõ ràng kèm theo việc tổ chức hợp lý theo hướng tích cực đề đạt được mục đích đó. Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua SV: Trần Thị Ngọc Mai 6 Lớp: CQ 50/ 22.10 Luan van Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính Tùy theo quy mô nghiệp vụ bán hàng và quy định của mỗi doanh nghiệp thì hàng tháng, hàng quý, kế toán lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng nhằm đối chiếu những khoản phải thu đã ghi nhậ với số tiền đã thanh toán. Do các cân đối này thể hiện mối liên hệ trực tiếp giữa doanh nghiệp với người mua nên được gửi đến cho người mua đề xác nhận quan hệ mua –bán đã phát sinh. Việc lập bảng cân đối cần được đảm bảo tính khách quan do đó nên giao cho người không có liên quan đến thu tiền hàng, ghi sổ bán hàng và thu tiền lập ra.
Người lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua có thể là kế toán thanh toán dưới sự phê duyệt, kiểm tra của kế toán trưởng và Phó giám đốc,…cũng có thể là kế toán tổng hợp- người chiu trách nhiệm thực hiện công việc này. Xét duyệt nghiệp vụ bán chịu Báo gồm ba nguyên tắc chủ yếu sau: - Việc bán chịu phải được duyệt cẩn trọng trước khi bán hàng. - Hàng bán chỉ được vận chuyển sau khi duyệt với đầy đủ chứng cứ( tài khoản, con dấu, chữ ký hợp pháp của bên mua.) - Giá bán phải được duyệt bao gồn cả phí vận chuyển, giảm giá, bớt giá và điều kiên thanh toán. Phân cánh nhiệm vụ đầy đủ trong tổ chức công tác tài chính kế toán - Phân tách và theo dõi độc lập sổ bán hàng và sổ thu tiền bởi hai kế toán khác nhau và có đối chiếu định kỳ.
Sổ bán hàng do người phụ trách ở bộ phận bán hàng lập ra, sổ thu tiền do kế toán thanh toán với người mua lập ra. - Ngăn cách nơi làm việc độc lập của thủ quỹ với người ghi chép các nhật ký bán hàng. Nhật ký bán hàng do kế toán bán hàng lập và theo dõi.