Tổng quan nghiên cứu
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, các tổ chức, đặc biệt là các đơn vị y tế công lập như Bệnh viện Quân y 17, Cục Hậu cần, Quân khu 5, đang đối mặt với nhiều thách thức về quản lý tài chính và kiểm soát rủi ro. Năm 2022, bệnh viện với quy mô 624 giường bệnh và đội ngũ 377 cán bộ, nhân viên, đã chuyển đổi mô hình hoạt động sang tự chủ một phần, đòi hỏi nâng cao hiệu quả quản lý nguồn lực, đặc biệt trong chu trình mua hàng và thanh toán. Chu trình này đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo mua đúng, đủ, đúng chất lượng và kiểm soát chi phí, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và giảm thiểu thất thoát tài chính.
Mục tiêu nghiên cứu là khảo sát, đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Bệnh viện Quân y 17 trong năm 2022, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm giảm thiểu rủi ro, gian lận và sai sót, đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào toàn bộ quy trình mua hàng và thanh toán tại bệnh viện, bao gồm các khâu từ lập kế hoạch, lựa chọn nhà cung cấp, nhận hàng, nhập kho đến thanh toán cho nhà cung cấp.
Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp cơ sở khoa học cho công tác quản lý tài chính tại các bệnh viện quân đội và các đơn vị y tế công lập khác, góp phần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, minh bạch và phù hợp với yêu cầu tự chủ tài chính hiện nay.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu
Khung lý thuyết áp dụng
Luận văn dựa trên hai khung lý thuyết chính: hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO (2013) và chuẩn mực kiểm soát nội bộ của INTOSAI (1992, cập nhật 2001). COSO định nghĩa kiểm soát nội bộ là một quá trình do ban lãnh đạo và nhân viên thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ. INTOSAI bổ sung yếu tố đạo đức và nhấn mạnh vai trò kiểm soát nội bộ trong khu vực công, đặc biệt là bảo vệ tài sản và tuân thủ pháp luật.
Ba khái niệm trọng tâm được nghiên cứu gồm:
- Môi trường kiểm soát: Bao gồm quan điểm lãnh đạo, chính sách, quy trình và văn hóa tổ chức tạo nền tảng cho kiểm soát nội bộ.
- Đánh giá rủi ro: Nhận diện, phân tích và xử lý các rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu mua hàng và thanh toán.
- Hoạt động kiểm soát: Các chính sách và thủ tục nhằm ngăn ngừa, phát hiện và giảm thiểu rủi ro trong từng khâu của chu trình.
Ngoài ra, hệ thống thông tin và truyền thông, cùng hoạt động giám sát được xem là các thành phần không thể thiếu để đảm bảo tính hiệu quả và liên tục của kiểm soát nội bộ.
Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu sử dụng phương pháp nghiên cứu tình huống (case study) kết hợp quan sát, phân tích tài liệu và phỏng vấn tại Bệnh viện Quân y 17 trong năm 2022. Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ các phòng ban liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán, với trọng tâm là Ban Tài chính, Ban Hậu cần, bộ phận mua hàng, kế toán và kho vật tư.
Phương pháp chọn mẫu là chọn toàn bộ các bộ phận chủ chốt nhằm đảm bảo tính toàn diện và chính xác trong đánh giá thực trạng. Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phương pháp định tính và định lượng, đối chiếu các quy trình thực tế với chuẩn mực kiểm soát nội bộ theo COSO và INTOSAI.
Timeline nghiên cứu kéo dài trong năm 2022, bao gồm thu thập số liệu, phân tích thực trạng, đánh giá rủi ro và đề xuất giải pháp hoàn thiện.
Kết quả nghiên cứu và thảo luận
Những phát hiện chính
Môi trường kiểm soát tại bệnh viện được đánh giá khá tốt, với hệ thống chính sách, quy trình và cơ cấu tổ chức rõ ràng. Khoảng 85% các thủ tục mua hàng và thanh toán được thực hiện theo quy định, góp phần giảm thiểu rủi ro thất thoát tài sản.
Rủi ro trong khâu mua hàng chủ yếu liên quan đến việc lập kế hoạch chưa sát thực tế, dẫn đến tình trạng mua thừa hoặc thiếu vật tư y tế. Tỷ lệ hàng tồn kho quá hạn sử dụng chiếm khoảng 12%, gây lãng phí nguồn lực.
Hoạt động kiểm soát nội bộ trong khâu thanh toán còn tồn tại hạn chế, như việc ghi nhận công nợ chưa kịp thời, thanh toán trùng lặp xảy ra ở khoảng 5% các giao dịch, ảnh hưởng đến hiệu quả tài chính.
Hệ thống thông tin kế toán và chứng từ được tổ chức tương đối đầy đủ, tuy nhiên việc lưu trữ và đối chiếu chứng từ chưa đồng bộ, gây khó khăn trong việc kiểm tra, giám sát. Tỷ lệ hồ sơ thanh toán thiếu hoặc sai sót chiếm khoảng 8%.
Thảo luận kết quả
Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ sự chuyển đổi mô hình tự chủ tài chính, đòi hỏi bệnh viện phải thích nghi nhanh với các quy trình kiểm soát mới. So với các nghiên cứu tại các doanh nghiệp thương mại và bệnh viện khác, mức độ tuân thủ quy trình tại Bệnh viện Quân y 17 tương đối cao nhưng vẫn cần cải thiện để phù hợp với đặc thù ngành y tế và yêu cầu quản lý nhà nước.
Việc áp dụng chuẩn mực COSO và INTOSAI giúp bệnh viện xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ toàn diện, từ môi trường kiểm soát đến hoạt động giám sát. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tỷ lệ tuân thủ quy trình, bảng phân tích rủi ro theo từng khâu và biểu đồ so sánh số lượng sai sót qua các năm để minh họa hiệu quả kiểm soát nội bộ.
Kết quả nghiên cứu khẳng định tầm quan trọng của việc hoàn thiện thủ tục kiểm soát, nâng cao năng lực nhân sự và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý chu trình mua hàng và thanh toán.
Đề xuất và khuyến nghị
Hoàn thiện thủ tục kiểm soát khâu mua hàng: Xây dựng quy trình lập kế hoạch mua hàng sát với nhu cầu thực tế, tăng cường kiểm tra, phê duyệt kế hoạch trước khi thực hiện. Mục tiêu giảm tỷ lệ hàng tồn kho quá hạn xuống dưới 5% trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban Kế hoạch và Ban Mua hàng.
Nâng cao hiệu quả kiểm soát khâu thanh toán: Áp dụng hệ thống phần mềm quản lý công nợ tự động, kiểm soát chặt chẽ việc ghi nhận và thanh toán, tránh trùng lặp. Mục tiêu giảm sai sót thanh toán xuống dưới 2% trong 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Kế toán và Ban Tài chính.
Tổ chức lại hệ thống thông tin và chứng từ: Chuẩn hóa quy trình lưu trữ, đối chiếu chứng từ, áp dụng lưu trữ điện tử để tăng tính minh bạch và thuận tiện trong kiểm tra. Mục tiêu hoàn thành trong 9 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban Hậu cần và Phòng Kế toán.
Tăng cường hoạt động giám sát và đào tạo nhân sự: Thiết lập các cuộc kiểm tra định kỳ, đào tạo nâng cao nhận thức về kiểm soát nội bộ cho cán bộ liên quan. Mục tiêu tổ chức ít nhất 4 khóa đào tạo trong năm. Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc và Ban Kiểm soát nội bộ.
Đối tượng nên tham khảo luận văn
Ban lãnh đạo các bệnh viện quân đội và công lập: Nghiên cứu giúp xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc thù y tế và yêu cầu tự chủ tài chính.
Phòng Tài chính - Kế toán các đơn vị y tế: Áp dụng các giải pháp kiểm soát nội bộ trong quản lý mua sắm và thanh toán, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực.
Các nhà quản lý và chuyên gia kiểm soát nội bộ: Tham khảo mô hình, quy trình và phương pháp đánh giá rủi ro trong chu trình mua hàng và thanh toán tại bệnh viện.
Sinh viên, nghiên cứu sinh ngành Kế toán, Quản trị y tế: Tài liệu tham khảo thực tiễn về kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực y tế, hỗ trợ nghiên cứu và học tập chuyên sâu.
Câu hỏi thường gặp
Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán là gì?
Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán là hệ thống các chính sách, thủ tục và hoạt động nhằm đảm bảo mua đúng hàng, đúng số lượng, chất lượng và thanh toán chính xác, kịp thời, giảm thiểu rủi ro gian lận và sai sót.Tại sao kiểm soát nội bộ lại quan trọng đối với bệnh viện?
Bệnh viện quản lý nguồn lực lớn, đặc biệt là vật tư y tế và tài chính. Kiểm soát nội bộ giúp bảo vệ tài sản, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, đảm bảo tuân thủ pháp luật và nâng cao chất lượng dịch vụ y tế.Những rủi ro phổ biến trong chu trình mua hàng và thanh toán là gì?
Rủi ro bao gồm mua hàng không đúng nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp không phù hợp, thanh toán trùng lặp, ghi nhận công nợ sai, và lưu trữ chứng từ không đầy đủ.Làm thế nào để đánh giá hiệu quả kiểm soát nội bộ?
Hiệu quả được đánh giá qua tỷ lệ tuân thủ quy trình, số lượng sai sót, rủi ro phát sinh và khả năng phát hiện, xử lý kịp thời các vấn đề trong chu trình mua hàng và thanh toán.Giải pháp nào giúp nâng cao kiểm soát nội bộ tại bệnh viện?
Hoàn thiện thủ tục, ứng dụng công nghệ thông tin, đào tạo nhân sự, tăng cường giám sát và xây dựng môi trường kiểm soát tích cực là các giải pháp hiệu quả.
Kết luận
- Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Bệnh viện Quân y 17 có môi trường kiểm soát tốt nhưng còn tồn tại một số hạn chế về đánh giá rủi ro và thủ tục thanh toán.
- Việc áp dụng chuẩn mực COSO và INTOSAI làm nền tảng giúp xây dựng hệ thống kiểm soát toàn diện, phù hợp với đặc thù bệnh viện quân đội.
- Các rủi ro chính gồm mua hàng không sát nhu cầu, thanh toán trùng lặp và lưu trữ chứng từ chưa đồng bộ.
- Đề xuất các giải pháp hoàn thiện thủ tục, nâng cao công nghệ quản lý và đào tạo nhân sự nhằm giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả tài chính.
- Nghiên cứu cung cấp cơ sở khoa học cho các đơn vị y tế trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, góp phần nâng cao năng lực quản lý và chất lượng dịch vụ.
Tiếp theo, bệnh viện cần triển khai các giải pháp đề xuất trong vòng 12 tháng và tổ chức đánh giá định kỳ để đảm bảo hiệu quả bền vững. Các đơn vị y tế và nhà quản lý có thể liên hệ để trao đổi, áp dụng mô hình kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc thù riêng của từng đơn vị.