Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ phải không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý, kiểm soát chặt chẽ hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm hướng tới mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận và phát triển bền vững. Công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh giữ vai trò trọng yếu trong việc cung cấp thông tin tài chính trung thực, kịp thời để ban lãnh đạo đưa ra các quyết định điều hành tối ưu.

Công ty Cổ phần TPL Việt Nam là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối, bán buôn các sản phẩm công nghệ thông tin (máy tính xách tay, máy tính để bàn, linh kiện, máy chủ, phần mềm) và thiết bị văn phòng. Sau hơn 4 năm thành lập tại thị trường Hà Nội và mở rộng mạng lưới phân phối sang các tỉnh lân cận (Bắc Ninh, Bắc Giang, Hưng Yên), việc quản lý dòng tiền, theo dõi công nợ, kiểm soát giá vốn và chi phí hoạt động trở thành yêu cầu cấp thiết. Đề tài "Hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần TPL Việt Nam" được tác giả Lương Thị Liên thực hiện nhằm giải quyết các yêu cầu thực tiễn này.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu:

  1. Khái quát đặc điểm hoạt động kinh doanh và cơ cấu tổ chức quản lý doanh thu, chi phí tại Công ty Cổ phần TPL Việt Nam.
  2. Khảo sát, mô tả và phân tích thực trạng công tác hạch toán kế toán doanh thu, giá vốn, chi phí quản lý kinh doanh, chi phí khác và quy trình xác định kết quả kinh doanh tại đơn vị trong Quý I năm 2012.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán; từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh.
  • Không gian: Công ty Cổ phần TPL Việt Nam (Địa chỉ: Số 40 Giang Văn Minh, Ba Đình, Hà Nội).
  • Thời gian: Dữ liệu kế toán thu thập trong Quý I năm 2012; chuyên đề hoàn thành vào tháng 07/2012.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Chuyên đề được xây dựng dựa trên hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành tại thời điểm nghiên cứu:

  • Khung pháp lý và chế độ kế toán áp dụng: Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
  • Hình thức kế toán: Hình thức kế toán Nhật ký chung (gồm Sổ Nhật ký chung mẫu số S03a-DNN và Sổ Cái mẫu số S03b-DNN).
  • Phương pháp tính giá hàng tồn kho xuất kho: Phương pháp bình quân gia quyền một lần vào cuối tháng.
  • Công thức xác định kết quả kinh doanh: $$\text{Doanh thu thuần} = \text{Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ} - \text{Các khoản giảm trừ doanh thu}$$ $$\text{Lãi gộp} = \text{Doanh thu thuần} - \text{Giá vốn hàng bán}$$ $$\text{Lợi nhuận từ hoạt động SXKD} = \text{Lãi gộp} - \text{Chi phí quản lý kinh doanh}$$

Phương pháp nghiên cứu:

  • Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu: Tiếp cận trực tiếp hệ thống chứng từ gốc (hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng kê), sổ kế toán chi tiết, sổ Nhật ký chung và sổ Cái tại Phòng Tài chính - Kế toán.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp và đối chiếu: So sánh số liệu giữa chứng từ với sổ sách kế toán tổng hợp, phân tích quy trình luân chuyển chứng từ và đối chiếu với các quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần TPL Việt Nam

Chương 1 trình bày tổng quan về quá trình hình thành, phát triển, mô hình tổ chức bộ máy và đặc điểm kinh doanh của Công ty Cổ phần TPL Việt Nam:

  • Đặc điểm kinh doanh: Công ty hoạt động thương mại thuần túy, nhập hàng từ các nhà cung cấp và phân phối lại. Quy trình tổ chức kinh doanh sản phẩm gồm 9 bước: (1) Chào hàng và tiếp nhận yêu cầu $\rightarrow$ (2) Xem xét khả năng đáp ứng $\rightarrow$ (3) Tiến hành các giao dịch $\rightarrow$ (4) Phê duyệt đơn hàng, ký kết hợp đồng $\rightarrow$ (5) Thực hiện cấp phát hàng $\rightarrow$ (6) Lập hóa đơn bán hàng $\rightarrow$ (7) Giao nhận hàng $\rightarrow$ (8) Giải quyết các công việc sau bán hàng $\rightarrow$ (9) Lưu hồ sơ.
  • Cơ cấu doanh thu: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ chiếm tỷ trọng chủ đạo (95% tổng doanh thu hàng năm); ngoài ra có doanh thu từ hoạt động tài chính (lãi tiền gửi ngân hàng, chiết khấu thanh toán).
  • Cơ cấu chi phí: Gồm giá vốn hàng bán (chiếm tỷ trọng lớn nhất, tính theo giá bình quân cuối tháng), chi phí quản lý kinh doanh (theo dõi trên TK 642, tập hợp chi phí bán hàng, tiền lương, tiếp khách, khấu hao, văn phòng phẩm), chi phí thuế TNDN và chi phí khác.
  • Bộ máy quản lý: Tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng gồm: Giám đốc kiêm Chủ tịch HĐQT, 2 Phó Giám đốc, Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, Phòng Tổ chức hành chính, Phòng Kho vận, Phòng Bảo vệ. Phòng Kế toán gồm: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, Kế toán vốn bằng tiền, Kế toán bán hàng kiêm công nợ, Kế toán vật tư hàng hóa kiêm thủ kho.

Chương 2: Thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần TPL Việt Nam

Chương 2 phân tích chi tiết quy trình ghi sổ, tài khoản và chứng từ kế toán áp dụng trong Quý I/2012:

1. Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu

  • Phương thức thanh toán: Thanh toán tiền mặt/chuyển khoản ngay đối với các đơn hàng dưới 20.000.000 đồng; đối với khách hàng mua buôn, công ty cho phép trả chậm từ 30 đến 90 ngày.
  • Tài khoản sử dụng: TK 511 (Doanh thu bán hàng - hạch toán tổng hợp, không chi tiết theo nhóm hàng), TK 521 (Chiết khấu thương mại), TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính), TK 711 (Thu nhập khác).
  • Hệ thống chứng từ: Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn GTGT (mẫu 01 GTKT3/001), Phiếu thu (mẫu 01-TT), Giấy báo Có ngân hàng, Bảng kê chi tiết hàng bán (mẫu 01-VT).
  • Nghiệp vụ thực tế minh họa: Ngày 08/03/2012, xuất bán lô máy chiếu Sony (VPL-EW7, VPL-BW20, VPL-MX25) và máy chiếu HP P5200L cho Công ty TNHH TMĐT Chiến Thắng theo Hóa đơn GTGT số 0083726, Phiếu xuất kho số 003, Bảng kê bán hàng số 01:
    • Doanh thu chưa thuế (TK 511): 1.623.605.299 đồng.
    • Thuế GTGT đầu ra 10% (TK 3331): 162.530.530 đồng.
    • Tổng số tiền phải thu (TK 1312): 1.786.135.829 đồng (hóa đơn ghi nhận 1.829.xxx.xxx đồng tùy các mặt hàng kèm theo).
  • Chiết khấu thương mại: Ghi nhận giảm trừ doanh thu trên TK 521 (nghiệp vụ chiết khấu cho Công ty TM & DV Anh Trí ngày 08/03/2012 là 48.159.xxx đồng, cuối quý kết chuyển sang Nợ TK 511).

2. Kế toán chi phí hoạt động

  • Kế toán giá vốn hàng bán (TK 632): Áp dụng tính giá xuất kho bình quân gia quyền vào ngày cuối tháng. Ví dụ ngày 31/01/2012 kết chuyển giá vốn tháng 1 là 9.892.xxx đồng; ngày 31/03/2012 tập hợp giá vốn tháng 3 là 8.739.xxx đồng. Tổng phát sinh Nợ TK 632 Quý I/2012 kết chuyển sang TK 911 là 22.160.xxx đồng.
  • Kế toán chi phí quản lý kinh doanh (TK 642): Theo quy định của QĐ 48/2006/QĐ-BTC, tài khoản 642 gộp chung chi phí bán hàng và chi phí quản lý. Các nghiệp vụ phản ánh gồm: tiền tiếp khách Nhà hàng Long Vĩ (Hóa đơn 0052729, Phiếu chi 06 ngày 11/01/2012: 1.256.000 đồng + VAT 125.600 đồng), văn phòng phẩm (1.680.000 đồng), nước uống (400.000 đồng), cước điện thoại tháng 2 (989.560 đồng). Cuối tháng 3/2012, kết chuyển chi phí QLKD sang TK 911 là 192.451.xxx đồng.
  • Kế toán chi phí khác (TK 811): Ghi nhận các khoản thanh lý tài sản. Nghiệp vụ ngày 15/03/2012 thanh lý ô tô Daewoo Nubira (HĐ 0083736): Nguyên giá TK 211 là 198.000.000 đồng, đã trích khấu hao TK 214 là 18.065.000 đồng, giá trị còn lại hạch toán vào Nợ TK 811 là 179.935.000 đồng. Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ sang Nợ TK 911.
  • Kế toán chi phí thuế TNDN (TK 821): Do kế toán trưởng tạm tính theo từng quý dựa trên kết quả xác định doanh thu và chi phí hợp lý.

3. Kế toán xác định kết quả kinh doanh

  • Sử dụng TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh) để tập hợp toàn bộ doanh thu thuần, doanh thu tài chính, thu nhập khác và các khoản giá vốn, chi phí quản lý kinh doanh, chi phí khác vào cuối kỳ.

Chương 3: Hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần TPL Việt Nam

Chương 3 tổng kết các mặt đạt được, các điểm còn tồn tại và đưa ra giải pháp hoàn thiện:

  • Đánh giá thực trạng:
    • Ưu điểm: Doanh nghiệp tuân thủ cơ bản Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC; hạch toán đầy đủ các chứng từ gốc hợp lệ; phân công công việc trong phòng kế toán rõ ràng.
    • Nhược điểm: Việc theo dõi TK 511 và TK 632 chưa được mở chi tiết theo từng mặt hàng/nhóm mặt hàng kinh doanh; việc tính giá vốn bình quân một lần vào cuối tháng làm chậm trễ việc cung cấp số liệu giá vốn tức thời cho quản trị; chưa tách bạch rõ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong công tác theo dõi nội bộ.
  • Phương hướng và giải pháp hoàn thiện:
    1. Hoàn thiện công tác quản lý doanh thu, chi phí: Đẩy mạnh kiểm soát công nợ phải thu (TK 131), rút ngắn chu kỳ thu hồi vốn, hạn chế tình trạng chiếm dụng vốn từ 30 - 90 ngày.
    2. Về tài khoản và phương pháp tính giá: Kiến nghị mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 cho TK 511, TK 632 theo từng nhóm hàng chủ lực (máy vi tính, máy chiếu, linh kiện, phần mềm); nghiên cứu áp dụng phương pháp tính giá xuất kho phù hợp hơn khi nâng cấp phần mềm kế toán.
    3. Về hệ thống sổ kế toán chi tiết: Hoàn thiện việc lập và lưu trữ sổ kế toán chi tiết bán hàng, sổ chi tiết chi phí nhằm phục vụ công tác phân tích hiệu quả kinh doanh từng mảng sản phẩm.
    4. Điều kiện thực hiện giải pháp: Nâng cấp cơ sở vật chất, đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên kế toán và tăng cường ứng dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp.

Kết quả và đóng góp

1. Kết quả hạch toán số liệu thực tế trong Quý I/2012

Bảng tổng hợp số liệu trích xuất từ Sổ Cái các tài khoản chủ yếu của Công ty Cổ phần TPL Việt Nam trong Quý I/2012:

Số hiệu TK Tên tài khoản Số phát sinh Nợ (VNĐ) Số phát sinh Có (VNĐ) Nội dung kết chuyển cuối Quý I/2012
TK 511 Doanh thu bán hàng 48.159.xxx (TK 521 sang)
10.000.xxx (KC sang 911 tháng 3)		 24.869.xxx (Tổng phát sinh Có Quý I) Kết chuyển doanh thu thuần sang TK 911
TK 521 Chiết khấu thương mại 48.159.xxx 48.159.xxx Kết chuyển toàn bộ sang Nợ TK 511
TK 515 Doanh thu hoạt động tài chính 19.521.xxx 19.521.xxx (Lãi tiền gửi T1, T3) Kết chuyển sang Có TK 911
TK 632 Giá vốn hàng bán 22.160.xxx (Tổng PS Nợ Quý I) 8.739.xxx (KC tháng 3 sang 911) Kết chuyển giá vốn sang Nợ TK 911
TK 642 Chi phí quản lý kinh doanh 192.451.xxx (Tháng 3) 192.451.xxx Kết chuyển sang Nợ TK 911
TK 811 Chi phí khác 179.935.000 (Thanh lý xe Daewoo) 179.935.000 Kết chuyển sang Nợ TK 911
TK 911 Xác định kết quả kinh doanh Tập hợp chi phí (632, 642, 811) Tập hợp doanh thu (511, 515, 711) Xác định lợi nhuận trước thuế

(Ghi chú: Số liệu chi tiết các đuôi số lẻ được ghi nhận đầy đủ trong các Biểu sổ Cái từ 2-4 đến 2-21 của chuyên đề).

2. Đóng góp của đề tài

  • Hệ thống hóa toàn bộ chu trình kế toán từ khâu lập chứng từ ban đầu, xử lý luân chuyển chứng từ đến khâu vào sổ Nhật ký chung và Sổ Cái tại một doanh nghiệp kinh doanh thiết bị công nghệ thông tin.
  • Chỉ ra sự khác biệt đặc thù khi hạch toán chi phí tại doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng QĐ 48/2006/QĐ-BTC (sử dụng tài khoản 642 chung cho cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp).
  • Đề xuất các giải pháp bám sát thực trạng chứng từ và tổ chức sổ sách chi tiết tại Công ty Cổ phần TPL Việt Nam.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế về phạm vi dữ liệu: Đề tài chỉ khảo sát số liệu thực tế trong phạm vi hẹp là Quý I năm 2012, chưa phân tích biến động kết quả kinh doanh theo chu kỳ cả năm tài chính.
  • Hạn chế về chế độ kế toán: Nghiên cứu dựa trên Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC (vốn chỉ áp dụng cho doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa tại thời điểm 2012).
  • Hướng mở rộng: Khi công ty mở rộng sang mảng dịch vụ tư vấn lắp đặt hệ thống công nghệ thông tin cho trường học, cơ quan và doanh nghiệp theo chiến lược mới, công tác kế toán cần bổ sung quy trình tập hợp chi phí dịch vụ và tính giá thành dịch vụ lắp đặt hoàn thiện.

Giá trị tham khảo

Báo cáo chuyên đề thực tập này là tài liệu tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Cung cấp mẫu biểu thực tế về cách lập và luân chuyển chứng từ (Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Bảng kê chi tiết bán hàng, Phiếu nhập kho, Phiếu chi) và quy trình ghi sổ Nhật ký chung, Sổ Cái.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ: Tham khảo quy trình tổ chức kế toán doanh thu bán buôn, cách xử lý chiết khấu thương mại, nghiệp vụ thanh lý tài sản cố định và phương pháp kết chuyển xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần TPL Việt Nam áp dụng chế độ kế toán nào và hình thức ghi sổ gì?

Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính, sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung (Mẫu S03a-DNN và S03b-DNN).

2. Phương pháp tính giá vốn hàng bán xuất kho tại công ty được thực hiện như thế nào?

Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền một lần vào cuối tháng. Đơn giá bình quân được tính dựa trên tổng trị giá hàng tồn đầu kỳ cộng trị giá hàng nhập trong kỳ chia cho tổng số lượng hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Do đó, giá vốn hàng bán chỉ được ghi nhận tổng hợp vào cuối mỗi tháng trên TK 632.

3. Chi phí bán hàng tại công ty được hạch toán vào tài khoản nào?

Do áp dụng Chế độ Kế toán theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC, công ty không sử dụng tài khoản 641 (Chi phí bán hàng) mà tập hợp toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 642 (Chi phí quản lý kinh doanh).

4. Nghiệp vụ thanh lý tài sản cố định trong Quý I/2012 tại công ty được xử lý ra sao?

Ngày 15/03/2012, công ty thực hiện thanh lý xe ô tô Daewoo Nubira (HĐ 0083736) với nguyên giá trên TK 211 là 198.000.000 đồng, giá trị hao mòn lũy kế trên TK 214 là 18.065.000 đồng, và giá trị còn lại chưa khấu hao hết là 179.935.000 đồng được hạch toán vào chi phí khác (Nợ TK 811), sau đó kết chuyển toàn bộ sang Nợ TK 911 vào ngày 31/03/2012.

5. Chính sách tín dụng thương mại và thanh toán bán hàng của công ty quy định như thế nào?

Công ty áp dụng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản với hóa đơn có giá trị dưới 20.000.000 đồng. Đối với khách hàng mua buôn hoặc đối tác lớn, công ty cho phép trả chậm trong thời hạn từ 30 đến 90 ngày kể từ ngày giao hàng.

Kết luận

Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Lương Thị Liên đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần TPL Việt Nam trong Quý I năm 2012. Tác giả đã mô tả chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp hạch toán trên hệ thống tài khoản theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC và kỹ thuật ghi sổ Nhật ký chung. Các giải pháp đề xuất về việc mở sổ kế toán chi tiết, theo dõi công nợ và hoàn thiện phương pháp tính giá vốn có giá trị ứng dụng thực tiễn cho việc nâng cao hiệu quả quản trị tài chính tại doanh nghiệp thương mại.