BÀI 5: EMAIL VÀ XỬ LÝ SỰ CỐ EMAIL Mã bài: MĐ16-05 Mục tiêu: - Trình bày được nguyên tắc hoạt động của hệ thống Email. - Rèn luyện kỹ năng sử dụng email, bao gồm Webmail và mail chuyên dụng. - Xử lý được các lỗi thông dụng khi gửi nhận Mail bằng Mail Client. - Cấu hình được cho các Mail Client gửi nhận được Mail.
- Đồng bộ hóa được dữ liệu giữa các Mail Client - Backup và Restore được các dữ liệu Email. - Tính chính xác, tỉ mỉ, cẩn thận. - Rèn luyện tinh thần tuân thủ kỷ luật trong công việc 1. Sao lƣu và phục hồi Contact, Mailbox Mục tiêu: - Trình bày được nguyên tắc hoạt động của hệ thống Email.
- Rèn luyện kỹ năng sử dụng email, bao gồm Webmail và mail chuyên dụng. - Sao lưu và phục hồi được Contact và Mailbox. Có Hệ điều hành a. Sao lưu và phục hồi Mailbox Trong bài này, chúng ta sẽ tạo File backup của Inbox trong Microsoft Outlook.
Thủ tục này có thể áp dụng cho cả Microsoft Outlook 2003 và 2007, chỉ có một chút khác biệt về giao diện. Đầu tiên, mở Microsoft Outlook. Vào menu File chọn Import and Export. Phần Import and Export Wizard sẽ được khởi chạy.
Chọn Export to a file và nhấn Next. Trong cửa sổ Export to a File bạn có thể chọn loại file backup tạo ra. Đối với người dùng thông thường, chúng tôi khuyên bạn nên dùng định dạng Personal Folder File (. Sau khi đã lựa chọn định dạng cho file, nhấn Next.
Trong cửa sổ Export Personal Folders, bạn có thể chọn các thư mục muốn backup. Bạn nên chọn toàn bộ mailbox và chọn lựa chọn Include subfolders. Với các lựa chọn này, bạn có thể backup toàn bộ thư, địa chỉ liên lạc, lịch biểu, nhiệm vụ và ghi nhớ trong email. Sau đó nhấn Next, bạn sẽ được hỏi đường dẫn của file được lưu trữ.
Kích vào Browse để chọn vị trí đặt file backup. Sau đó kích Finish. Cửa sổ Create Microsoft Personal Folders sẽ được mở. Tùy theo phiên bản Outlook đang sử dụng bạn sẽ thấy các tùy chọn khác nhau như tùy chọn mã hóa hay mật khẩu bảo vệ.
Bạn có thể thiết lập mức độ mã hóa và bảo mật như ý muốn cho file backup của mình bằng mật khẩu. Khi đã hoàn thành, nhấn OK. Microsoft Office Outlook sẽ khởi tạo file backup. Bạn có thể phải chờ vài phút hoặc hơn tùy thuộc vào dung lượng Inbox.
Ngoài ra còn một cách khác để backup mà không phải mất thời gian đó là chỉ cần lưu lại file outlook.pst của Outlook, và nhớ là bạn hãy copy lại file đó vào vị trí an toàn chứ không phải di chuyển cả file đó. Đầu tiên hãy đóng Outlook lại sau đó vào C:\Documents and Settings\[username]\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\ (vị trí file outlook.pst khi cài đặt mặc định, username là tên người dùng hiện thời) và copy file outlook.pst vào vị trí an toàn (thay đổi tên file nếu bạn muốn nhưng không được thay đổi phần đuôi mở rộng). Để khôi phục lại, bạn chỉ cần sử dụng công cụ import trong Outlook hoặc copy file backup đó trở về vị trí như trên (nhớ đổi lại tên là outlook.pst nếu bạn đã đổi tên). Sao lưu và phục hồi Contact - Nhấn vào biểu tượng Address để mở của sổ quản lý địa chỉ Email.
- Chọn File -> Export -> Address Book (WAB) - Sau đó chọn vị trí và đặt tên sau đó nhấn Save để lưu. Phục hồi địa chỉ email - Nhấn vào Address để mở cửa sổ quản lý địa chỉ Email, chọn File -> Import - > Address Book (WAB) -> chọn tên của Address Book đã lưu và nhấn Open. Không có hoặc hệ điều hành bị lỗi 1. Thay đổi đường dẫn mặc định Chúng ta đã biết cách đổi data file outlook express sang ổ đĩa khác.Tuy nhiên hiện tại có rất nhiều công ty đang xài mail bằng microsoft outlook vì tính năng tuyệt vời cũng như là bảo mật của nó.Tuy nhiên việc đổi mặc định data chứa mail là hơi khó khăn bài viết sau đây sẽ hướng dẫn các bạn làm điều này.Hãy cẩn thận copy mail của bạn ra dự phòng tránh tình huống xấu xảy ra trong quá trình làm và bạn phải cẩn thận làm theo từng chi tiết dưới đây nhé.
Nói thêm đây củng là 1 cách sao lưu hiệu quả khi hệ điều hành có vấn đề và nhiều vấn đề khác khi đo ta cài mới lại hệ điều hành và Office mới, ta chỉ cần trỏ đường dẫn lại cho outlook là sử dụng được ngay data của mình. B1 Đóng MS Outlook, copy cái link này “C:\Documents and Settings\%USERNAME%\Local Settings\Application Data\Microsoft” paste vào Run: nhấn Enter rồi tìm cái folder “Outlook”, cut nó đi chỗ nào muốn chuyển tới. Vi dụ: D:\MAIL B2 Mở MS Outlook lên, nó sẽ báo lỗi kô tìm thấy file Outlook.pst, rồi nó sẽ hiện lên hộp thoại yêu cầu trỏ đường dẫn đến file Outlook.pst, bây giờ trỏ đường dẫn đến file outlook. Vi dụ: D:\MAIL\Outlook\Outlook.
Nhấn OK, MS Outlook sẽ bị restart. B3 Mở lại MS Outlook. Tuy bây giờ nó đã chuyển qua sử dụng file Outlook.pst ở D:\MAIL\Outlook nhưng file Archive thì nó vẫn nằm ở “C:\Document and Setting\.”, nên cần phải vào menu Tools –> Option –> Tab Other –> AutoArchive –> Move đường dẫn file Archive.pst vào D:\MAIL\outlook. Cuối cùng cho hiện lại “contact list” bằng cách vào check vào Otpion “Show this folder as email address” trong Mục Contacts –> Chọn lại lên file “Contacts” –> Properties.
Với %USERNAME% là tên account trên máy bạn đang dùng. Đồng bộ Email Bƣớc 1: Mở Microsoft Outlook 2007 lên, trên thanh Menu chọn Tools -> Account Setting… Xuất hiện cửa sổ Email Accounts Bƣớc 2: Chọn New để thêm địa chỉ Email Bƣớc 3: Trên cửa sổ Auto Account Setup, check vào Manully configure server… (phía dưới cửa sổ). Click Next Bƣớc 4: Choose E-mail Service Chọn Internet E-mail, click Next để tiếp tục Bƣớc 5: Internet E-mail Settings o Điền thông tin cá nhân, thông tin của Email vào các mụ để trống. o Chọn loại giao thức kết nối với server mail (Thường sử dụng POP3).
o Lưu ý phần User Name phải trùng với Wmail Address. Bƣớc 6: Sau khi điền đầy đủ thông tin, ta nhấn vào More Settings (góc dưới bên phải cửa sổ Internet E-mail Settings) xuất hiện cửa sổ. Tại Tab Outgoing Server, check vào My outgoing server (SMTP) requires authentication. Tại Tab Advanced, lưu ý phần leave a copy of messages on the server (mục này cho phép lưu lại một bản copy trên server, sử dụng chức năng này nếu muốn cài đặt email trên nhiều máy hoặc muốn sử dụng Webmail).
o Remove from server after x days: Cho phép xóa Email trên server x ngay từ khi outlook download mail về. o Remove from server when…”Delete Items”: Xóa email trên server khi xóa trên Outlook Sau đó nhấn Close để kết thúc quá trình cài đặt Bƣớc 7: Kiểm tra cài đặt Tại mục Internet Email Setting (bước 5), chọn Test Account Settings, Nếu thấy Status Completed thì quá trình cài đặt thành công Nhấn Close, nhấn Finish để hoàn thành và bắt đầu sử dụng. Xử lý c c sự cố liên quan Mục tiêu: - Xử lý được các lỗi thông dụng khi gửi nhận Mail bằng Mail Client. - Cấu hình được cho các Mail Client gửi nhận được Mail.
- Đồng bộ hóa được dữ liệu giữa các Mail Client 2. Không nhận hoặc gửi được Email Trước tiên, kiểm tra với người gửi để chắc chắn rằng họ đã thực sự gửi thư và không gặp phải sự cố nào với máy chủ thư của họ. Nếu không có vấn đề gì từ phía người gửi, có thể một trong những sự cố sau đã xảy ra: Email không đƣợc đề địa chỉ đúng. Có thể người gửi không có địa chỉ email đúng của bạn.
Hoặc đôi khi họ nhập sai chính tả trong địa chỉ email, nhưng hóa ra địa chỉ không đúng đó lại là địa chỉ email đúng của người khác. Nếu điều này xảy ra, email dự định được gửi cho bạn sẽ được người khác nhận được. Nếu bạn là một người sử dụng Yahoo! Mail quốc tế, người gửi có lẽ đã sử dụng miền yahoo.com chuẩn thay vì sử dụng địa chỉ thích hợp của bạn (ví dụ như, yahoo.uk hoặc yahoo. Thƣ bị gửi chậm.
Hầu hết các thư được gửi trong vòng một vài phút. Tuy nhiên đôi khi các thư có thể bị trì hoãn trong khi gửi do sự cố với máy chủ thư của người gửi, đường truyền Internet quá tải hoặc sự cố định tuyến. Địa chỉ c a ngƣời gửi bị chặn. Tính năng Địa chỉ bị Chặn này của Yahoo! Mail cho phép bạn tạo một danh sách các địa chỉ mà bạn không muốn nhận email gửi từ các địa chỉ này.
Thư gửi đến từ một trong những người gửi này sẽ không bị chuyển trả ngược lại nhưng bị hủy bỏ. Kiểm tra danh sách Địa chỉ bị Chặn của bạn bằng cách nhấp vào menu Trợ giúp thả xuống ở góc trên cùng bên trái, chọn Tùy chọn. Phía dưới mục "Thư rác," nhấp Địa chỉ bị chặn. Bạn sẽ thấy một danh sách những địa chỉ bạn đã chặn.
Bạn đã kích hoạt tính năng chuyển tiếp thƣ Kiểm tra xem bạn có đặt chế độ chuyển tiếp thư cho địa chỉ email khác không. nhấp vào menu Trợ giúp thả xuống ở góc trên cùng bên trái, chọn Tùy chọn. Bên dưới mục "Quản lý," nhấp Truy cập POP và Chuyển tiếp. Nếu có một dấu trong hộp bên cạnh mục "Chuyển tiếp" thì bạn đang chuyển tiếp thư sang một địa chỉ khác.
Nhấp để gỡ bỏ dấu đánh dấu đó. Bạn đã thiết lập bộ lọc. Có thể bạn đã thiết lập bộ lọc mà khiến cho thư được chuyển đến thư mục Thư rác hoặc một thư mục khác trong tài khoản Yahoo! Mail của bạn. Để kiểm tra, nhấp vào menu Trợ giúp thả xuống ở góc trên bên phải và chọn Tùy chọn.
Bên dưới mục "Quản lý," nhấp Bộ lọc. Nếu có các bộ lọc khác được liệt kê, bạn phải chắc chắn các bộ lọc không được thiết lập để chặn nhận thư từ người gửi này. Lƣu ý: Thư trong thư mục Thùng rác có thể bị xóa bất cứ lúc nào. Kiểm tra bộ lọc của bạn để chắc chắn rằng tất cả thư của bạn không bị chuyển thẳng tới thư mục thùng rác.
Khả năng kh c. Thỉnh thoảng, sự gián đoạn đường truyền email qua Internet khiến cho thư của bạn không được gửi. Điều này rất hiếm, nhưng có xảy ra. Thật tiếc là ngoài việc chờ đợi, không còn cách nào khác để biết được liệu thư đã bị trì hoãn hay bị ngăn không cho gửi.
Nếu người gửi có thể gửi lại, hãy yêu cầu họ gửi lại thư. Dù là nguyên nhân nào, cách tốt nhất là đề nghị người gửi lại thư. Đồng thời, nhớ kiểm tra hộp thư xem bạn đã nhận được hay chưa. Nhận Email nhưng không gửi được và ngược lại Có thể có một vài nguyên do khiến chúng ta không thể nhận được thư gửi cho mình.