LOGO MICROSOFT EXCEL (21tiết) Bài giảng do Bộ môn THCS, Khoa CNTT biên soạn 1 NỘI DUNG 1. Làm quen với Microsoft Excel (1t) 2. Làm việc với dữ liệu trong Excel (3) 3. Giới thiệu và sử dụngcác hàm số trong Excel (15t) 4.
Khai thác cơ sở dữ liệu (1,5t) 5. Đồ thị trong Excel 6. Trình bày trang in (0,5t) 2 KHỞI ĐỘNG & THOÁT KHỎI MS EXCEL Khởi động: Có nhiều cách khởi động MS Excel. - Cách 1: Vào Start, chọn Programs (hoặc All Programs), chọn Microsoft Office, chọn tiếp mục Microsoft Office Excel 2007 - Cách 2: Nhấp đúp lên biểu tượng MS Excel trên màn hình nền (nếu có) Thoát: Để thoát khỏi chương trình Word, bạn có nhiều cách để thực hiện: - Cách 1: Vào menu File, chọn Exit - Cách 2: Nhấp chuột vào biểu tượng Close trên thanh tiêu đề - Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt-F4 - Cách 4: Nhấp phải chuột lên biểu tượng chương trình Word ở dưới thanh Taskbar rồi chọn Close (hoặc Close Group) 3 CÁC THÀNH PHẦN CỦA CỬA SỔ EXCEL Màn hình giao diện của MS Excel Ô Name Box Thanh công thức Formula Bar Địa chỉ cột Con trỏ ô Con trỏ chuột Địa chỉ dòng Danh sách bảng Các nút duyệt tinh (Sheet) bảng tính 4 THANH CÔNG CỤ RIBBON Chứa các nút lệnh cho hầu hết các tính năng của Excel Có thể được thu gọn để có nhiều không gian hơn cho bảng tính.
Nút lệnh (Buttons) Xuất hiện trong mầu sắc khác nhau khi hoạt động Có thể là nút bật tắt Screen Tip có thể được kích hoạt để hiển thị tên của nút 5 MỘT SỐ KHÁI NIỆM Thuật ngữ cần nhớ - Bảng tính (Sheet): Là một bảng để nhập dữ liệu - Tập bảng tính (Workbook): Là một tập tin của MS Excel dùng để chỉ một tập hợp các bảng tính hiện có trong tập tin. Trong mỗi Workbook có thể chứa tối đa 255 Sheet. Mặc định mỗi lần khi khởi tạo một Workbook thì Excel chỉ tạo sẵn 3 Sheet. Khi thêm một Sheet mới thì vào Insert, chọn Worksheet.
- Cột (Column): Là một cột trong một trang bảng tính. Mỗi cột trong một Sheet được đánh dấu bằng một tên gọi là địa chỉ cột. Trong mỗi Sheet có tất cả 256 cột được đánh địa chỉ từ A, B, C, …,Z, AA, AB, AC, … , AZ, BA, BB, … - Dòng (Row): Là một dòng trong một bảng tính. Mỗi dòng trong bảng tính được đánh dấu bằng một số thứ tự được gọi là địa chỉ dòng.
Trong mỗi Sheet có tất cả 6 là 655536 dòng, dòng được đánh địa chỉ từ 1 đến 655536. MỘT SỐ KHÁI NIỆM Thuật ngữ cần nhớ - Ô (Cell): Là giao của một cột và một dòng trong bảng tính. Ô cũng được định dạng bằng một địa chỉ từ việc kết hợp địa chỉ cột và địa chỉ dòng. Ví dụ: Ô đang được chọn trong hình có địa chỉ là C2 - Vùng (Range, Area): Là một tập hợp các ô liên tiếp.
Mỗi vùng được xác định bằng một địa chỉ có dạng: Địa chỉ ô góc bên trái : Địa chỉ góc dưới bên phải 7 MỘT SỐ KHÁI NIỆM Thuật ngữ cần nhớ Ví dụ: Trong các vùng dưới địa chỉ của ba vùng được xác định như sau: o Vùng 1: B2:F2 o Vùng 2: B4:D8 o Vùng 3: F4:F8 8 LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 1. Các thao tác với tập tin bảng tính 2. Thiết lập môi trường làm việc của MS Excel 3. Thao tác nhập liệu 4.
Thao tác với khối 5. Làm việc với kiểu dữ liệu công thức 6. Định dạng dữ liệu 7. Thao tác với bảng tính 8.
Thao tác với dòng, cột 9 CÁC THAO TÁC VỚI TẬP TIN BẢNG TÍNH Lưu bảng tính Để lưu nội dung của các bảng tính hiện hành vào đĩa thì ta thực hiện một trong 3 cách sau: Cách 1: Vào menu File, chọn Save Cách 2: Nhấp biểu tượng Save trên thanh công cụ Cách 3: Nhấp tổ hợp phím Ctrl + S 10 CÁC THAO TÁC VỚI TẬP TIN BẢNG TÍNH Khi lưu văn bản mới lưu lần đầu tiên thì Excel hiển thị hộp thoại Save As Chọn thư mục muốn lưu Tại ô File Name đặt tên cho tập tin Tại ô Save As Type, nhấp vào mũi tên rồi chọn Microsoft Office Excel Workbook Nhấp vào nút Save để lưu 11 MỞ BẢNG TÍNH ĐÃ CÓ TRÊN ĐĨA Bước 1: Thực hiện lệnh Open Cách 1: Vào menu File, chọn lệnh Open Cách 2: Nhấp biểu tượng Open trên thanh công cụ chuẩn Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O sẽ xuất hiện hộp thoại Open Nhấn chọn tên file cần mở. Nếu muốn mở nhiều file thì giữ thêm phím Ctrl trong khi chọn các file Nhấn nút Open (hoặc nhấn phím Enter) 12 TẠO MỘT TẬP TIN BẢNG TÍNH MỚI Cách 1: Vào menu File, chọn lệnh New xuất hiện hộp thoại Task pane bên phải Chọn Blank Workbook Cách 2: Nhấp biểu tượng New trên thanh công cụ Cách 3: Nhấn Ctrl + N 13 THAO TÁC VỚI WORKSHEET Chèn thêm Worksheet mới vào Workbook: 4 cách 1. Nhấn trên thanh sheet tab 2. Shift+F11 chèn sheet mới vào trước sheet hiện hành.
Home / nhóm Cells / Insert / Insert sheet 4. Nhấp phải chuột lên sheet tab / chọn Insert…, hộp thoại Insert hiện ra, chọn Worksheet /nhấn OK. Sheet mới sẽ chèn vào trước sheet hiện hành. Đổi tên Worksheet: Nhấn chuột phải vào sheet cần đổi tên và chọn Rename Xóa Worksheet: 1.
Chọn sheet muốn xóa , chọn Home / chọn nhóm Cells / Delete / Delete sheet 2. Nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau đó chọn Delete, xác nhận xóa OK. Sắp xếp thứ tự các worksheet 1. Nhấp trái chuột lên tên sheet cần sắp xếp và giữ chuột kéo đến vị trí mới và thả chuột.
Dùng Move or Copy 14 THAO TÁC VỚI WORKSHEET Sao chép/Copy Worksheet Nhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy…chọn vị trí đặt bản sao trong vùng Before sheet / đánh dấu chọn vào hộp Creat a copy / nhấn nút OK. Để sao chép nhanh bạn nhấn giữ phím Ctrl rồi dùng chuột chọn lên tên sheet cần sao chép / giữ trái chuột rê đến vị trí đặt bản sao trên thanh sheet tab / thả trái chuột. 15 THAO TÁC VỚI WORKSHEET Sao chép/Copy Worksheet (2) Để sao chép nhiều sheet cùng lúc cũng làm tương tự nhưng phải chọn nhiều sheet trước khi thực hiện lệnh. Để chọn được nhiều sheet bạn hãy giữ phím <Ctrl + nhấp chuột> để chọn sheet.
Để chép một hay nhiều sheet sang một workbook khác, bạn hãy mỡ workbook đó lên sau đó thực hiện lệnh Move or Copy… và nhớ chọn tên workbook đích tại To book (nếu chọn workbook đích (new book) thì sẽ sao chép các sheet đến một workbook mới). Ẩn/ Hiện worksheet Tab Color: chọn mầu cho sheettab 16 THAO TÁC VỚI Ô & VÙNG Nhận dạng ô và vùng (cells, range) Chọn vùng Sao chép và di chuyển vùng Dán đặc biệt (Paste Special) Đặt tên vùng Thêm chú thích cho ô Chèn, xóa ô, dòng và cột Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng Nối (Merge) Chuyển một ô đã nối về lại nhiều ô Sử dụng Freeze Panes 17 NHẬN DẠNG Ô & VÙNG (cells, range) Nhận dạng ô và vùng (cells, range) Địa chỉ một ô trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng. Một vùng trong bảng tính được x c định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái của vùng và địa chỉ ô góc dưới bên phải của vùng (có dấu : phân c ch). Đặc biệt, địa chỉ của cả một cột hoặc dòng được x c định là <tên cột>:<tên cột> (ví dụ cột A thì được x c định ngắn gọn là A:A) và <số dòng>:<số dòng> (ví dụ: địa chỉ của cả một dòng 4 là 4:4).
Ví dụ: Hình bên dưới ô hiện hành có địa chỉ là B11 vì nó có tiêu đề cột là B và số dòng là 11, vùng được bao bởi nét chấm đứt có địa chỉ là H2:H12 vì ô đầu tiên của vùng có địa chỉ là H2 và ô cuối của vùng là H12. 18 THAO TÁC VỚI Ô & VÙNG Chọn vùng: dùng chuột, shift + các mũi tên, Ctrl+A Sao chép và di chuyển vùng Dán đặc biệt (Paste Special): Trong qu trình sao chép đôi khi chúng ta c ần dán nội dung đã sao chép hay cắt từ bộ nhớ vào với một số chọn lọc nào đó, khi đó thay vì dùng lệnh Paste bạn hãy sử dụng Paste Special… au khi chọn vùng, ra lệnh Copy, đến đích cần sao chép đến và nhấp phải chuột, chọn lệnh Paste Special…. hộp thoại Paste Special có một số lựa chọn như bảng sau: All: Dán cả giá trị và định dạng của vùng nguồn Formulas: Dán giá trị và công thức, không định dạng Values : Chỉ dán giá trị và kết quả của công thức, không định dạng Formats : Chỉ dán vào định dạng, bỏ qua tất cả giá trí và công thức Comments : Chỉ dán vào chú thích của các ô, bỏ qua tất cả giá trí và công thức 19 THAO TÁC VỚI Ô & VÙNG Đặt tên vùng: Việc đặt tên vùng có lợi rất lớn trong quá trình thao tác và xử lý tính toán như: Vùng được gán tên sẽ giúp gợi nhớ và dễ hiểu công dụng của nó hơn là các địa chỉ đơn thuần, đặt tên giúp việc tham chiếu tính to n ít sai sót hơn và di chuyển hay chọn các vùng đã được đặt tên rất nhanh chóng từ Name box (hoặc dùng Go to – F5).… Tên dài tối đa 255 ký tự không chứa khoảng trắng và dấu chấm, tên phải bắt đầu là ký tự không được bắt đầu là số, tên không được đặt giống c c địa chỉ tham chiếu.Formulas / Defined Names / Define Name Thêm chú thích cho ô: Review / Comments / New Comment 20 THAO TÁC VỚI Ô & VÙNG Chèn, xóa ô, dòng và cột Dùng chuột Dùng menu: Chọn Home / chọn nhóm Cells / Insert hoặc Delete Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng Bước 1. Chọn dòng hoặc cột cần điều chỉnh chiều cao hoặc độ rộng Bước 2.
Chọn Home / Cells / Format / Chọn lệnh phù hợp Nhanh: Dùng chuột đánh dấu các dòng hoặc cột cần thay đổi, đặt con trỏ vào đường kẻ giữa dòng hoặc cột cho đến khi xuất hiện hãy kéo chuột để lấy kích thước mong muốn 21 THAO TÁC VỚI Ô & VÙNG Nối (Merge) Nối các ô: chỉ dữ liệu ở ô góc trên cùng bên trái của nhóm được dữ lại Bước 1. Chọn các ô cần nối lại.