Chương 1: Làm Quen Với Microsoft Excel 1.1 Giới thiệu Excel Excel là gì: Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạyr chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc th c hiện: Tính toán đại s , phân tích dữ liệu Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách 1 Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau Vẽ đồ thị và các sơ đồ T động hóa các công việc bằng các macro Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau. Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn.
Worksheet: Còn g i tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn được g i là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng).
Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị. Một chart sheet rất hữu ích khi bạn mu n xem riêng lẻ từng đồ thị. Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đ n trong thanh sheet tab.
1 Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam Các thành phần của Workbook 1 Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định là ―.XLSX‖ (d a trên chuẩn XML giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng được dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước đây là ―. Giao diện Excel Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, … và danh mục các tập tin đã mở trước đó. Nút lệnh Office gi ng như th c đơn File của các phiên bản trước. Chúng ta có thể ch bi n thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh mà ta hay sử dụng nhất.
Nhấn vào để mở danh mục các lệnh và vào các lệnh cần cho hiện lên thanh lệnh truy cập nhanh. N u các nút lệnh ở đây còn quá ít bạn có thể nhấn ch n More Commands… để mở cửa sổ điều ch thanh lệnh truy cập nhanh. 1 Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam Các lệnh trong th c đơn Office 1 Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam Bảng l a ch n lệnh truy cập nhanh Hộp thoại để ch bi n thanh các lệnh truy cập nhanh Ribbon là gì? Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh th c đơn truyền th ng thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình g i là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins.
Thanh công cụ Ribbon 1 Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp x p, tìm ki m, l c dữ liệu,… Insert: Chèn các loại đ i tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, … Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thi t lập in ấn. Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel. Data: Các nút lệnh thao đ i với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,… Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thi t lập bảo vệ bảng tính. View: Thi t lập các ch độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, … Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu bi t về VBA.
Để mở nhóm này nhấn vào nút Office Excel Options Popular Chọn Show Developer tab in the Ribbon. Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,… Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) Khi mu n th c hiện một thao tác nào đó trên đ i tượng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) trong bảng tính, bạn hãy nhấp phải chuột lên đ i tượng đó. Lập tức một thanh th c đơn hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đ i tượng mà bạn ch n. 1 Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam Th c đơn ngữ cảnh 1.
Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ 1. Mở Excel Thao tác: B1. Từ màn hình (cửa sổ) chính của Windows nhấp chuột nút Start ở góc dưới bên trái B2. Di chuyển chuột lên trên đ n chữ All Programs, rồi di chuyển chuột sang phải ch n Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đ n chữ Microsoft Office Excel 2010 thì dừng lại.
Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel. Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel Các nút điều khiển cửa sổ Excel 1 Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam Thu nhỏ cửa sổ Excel Thao tác này chỉ th c hiện được khi cửa sổ đang mở to Nhấp chuột chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải. Khi đó cửa sổ Excel sẽ được thu g n lại thành một biểu tượng trên thanh Taskbar của Windows bên cạnh nút Start. Phóng to cửa sổ Excel Thao tác: Thao tác này chỉ th c hiện được khi cửa sổ đang bị thu nhỏ Nhấp chuột vào biểu tượng thu g n của Excel trên thanh Taskbar bên phía dưới màn hình Thoát khỏi Excel Thao tác: Nhấp chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải để thoát khỏi Excel.
Hoặc cũng có thể thoát Excel bằng cách nhấn nút Office chọn Exit Excel. Thao tác với ô và vùng Nhận dạng ô và vùng (cells, range) Địa chỉ một ô trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và s thứ t của dòng. Một vùng trong bảng tính được xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái của vùng và địa chỉ ô góc dưới bên phải của vùng (có dấu : phân cách). Đặc biệt, địa chỉ của cả một cột hoặc dòng được xác định là <tên cột>:<tên cột> (ví dụ cột A thì được xác định ngắn g n là A:A) và <số dòng>:<số dòng> (ví dụ địa chỉ của cả một dòng 4 là 4:4).
Ví dụ: Hình bên dưới ô hiện hành có địa chỉ là B11 vì nó có tiêu đề cột là B và s dòng là 11, vùng được bao bởi nét chấm đứt có địa chỉ là H2:H12 vì ô đầu tiên của vùng có địa chỉ là H2 và ô cu i của vùng là H12. 2 Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam Địa chỉ ô và vùng Chọn vùng N u dùng chuột, trước tiên bạn dùng chuột di chuyển ô hiện hành đ n góc trên bên trái của vùng cần ch n, sau đó giữ trái chuột kéo xu ng dưới qua phải đ n vị trí ô cu i cùng của vùng và thả chuột. N u dùng phím thì sau khi ch n ô đầu tiên bạn giữ phím Shift trong khi nhấn phím và để đ n ô cu i của vùng và thả các phím. Khi mu n ch n cả sheet hiện hành thì nhấn <Ctrl+A>, còn mu n ch n cả workbook (nghĩa là ch n tất cả các sheet) thì nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và ch n Select All Sheets.
Sao chép và di chuyển vùng Sao chép (copy) giúp ta nhân bản một vùng nào đó đ n một nơi nào đó trong bảng tính và dữ liệu g c còn nguyên, còn di chuyển vùng thì cũng như sao chép nhưng dữ liệu g c sẽ được di dời đ n vị trí mới. Để sao chép hay di chuyển trước tiên bạn phải ch n vùng cần sao chép hay di chuyển, sau đó có thể dùng nút lệnh, phím tắt hay dùng chuột để th c hiện: Dùng Ribbon: Ch n vùng Home nhóm Clipboard nhấn nút hay (Copy hay Cut), đ n nơi đích và Home nhóm Clipboard nhấn nút (Paste). Bạn có thể g i các lệnh trên từ th c đơn ngữ cảnh nhấp phải chuột. 2 Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam Chuột: Ch n vùng giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl n u là sao chép (không giữ thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển) kéo chuột tới nơi đích cần sao chép hay di chuyển đ n và thả chuột.
Dán đặc biệt (Paste Special) Trong quá trình sao chép đôi khi chúng ta cần dán nội dung đã sao chép hay cắt từ bộ nhớ vào với một s ch n l c nào đó, khi đó thay vì dùng lệnh Paste bạn hãy sử dụng Paste Special… Sau khi ch n vùng, ra lệnh Copy, đ n đích cần sao chép đ n và nhấp phải chuột, ch n lệnh Paste Special….