Chương 1 Introducing Writer Giới thiệu về Writer Soạn thảo văn bản trong bộ OpenOffice.org Writer là gì ? Writer chính là phần mềm xử lý văn bản trong bộ OpenOffice. Ngoài các chức năng cơ bản của một chương trình xử lý văn bản (Kiểm tra chính tả, từ điển, giàn trang, sửa tự động, tìm kiếm và thay thế, tạo bảng biểu, chỉ mục. Writer còn cung cấp các tính năng quan trọng sau: ←Các kiểu định dạng mẫu ; ←Các phương pháp trình bày hiệu quả (bao gồm khung, cột và bảng biểu); ←Nhúng hoặc liên kết các hình đồ họa, bảng tính và các đối tượng khác; ←Các công cụ vẽ hình cũng được kèm theo trong Writer; ←Tài liệu chủ, tập hợp nhiều tài liệu vào trong một tài liệu đơn; ←Theo dõi các thay đổi trong tài liệu; ←Tích hợp cơ sở dữ liệu bao gồm cả cơ sở dữ liệu về tác giả; ←Xuất tài liệu ra dạng PDF bao gồm cả các liên kết; ←Và rất nhiều các tính năng khác. Chức năng định dạng kiểu dáng là chức năng trung tâm trong Writer.
Định dạng kiểu cho phép bạn định đạng một cách dễ dàng tài liệu và thay đổi định dạng đó mà phải bỏ ít công sức. Thông thường khi bạn thay đổi định dạng tài liệu trong Writer bạn sẽ sử dụng một kiểu dáng nào đó. Kiểu dáng là một tập hợp các tùy chọn về định dạng. Writer định nghĩa trước một số các kiểu định dạng cho một số các thành phần khác nhau trong văn bản như: chương, đoạn, trang, khung và danh sách.
Ứng dụng của định dạng kiểu dáng sẽ được mô tả chi tiết hơn trong một chương khác của tài liệu này, bao gồm “Giới thiệu về Kiểu”, ThS. Thái Lâm Toàn Trang 4 / 196 “Làm việc với Kiểu”. Các tính năng được liệt kê phía trên sẽ được đề cập tới trong các chương khác của tài liệu này. Khởi động Writer Nếu bạn đang đọc tài liệu này trong OpenOffice.org thì tất nhiên là bạn đã biết cách khởi động Writer.
Tuy nhiên, nếu đây là tài liệu dưới dạng in thì có thể bạn chưa biết cách khởi đông Writer. Có ba cách để thực hiện điều này: ←Khởi động từ thực đơn hệ thống; ←Khởi động từ một tài liệu đã có sẵn; ←Khởi động từ dòng lệnh. Khởi động từ thực đơn hệ thống Sử dụng thực đơn hệ thống chính là một cách thông dụng để khởi động Writer. Hầu hết các ứng dụng đều được khởi động từ thực đơn hệ thống.
Trong Windows thực đơn hệ thống được gọi là “Thực đơn Khởi động” còn trong môi trường GNOME (sử dụng trong các hệ thống Unix) nó được gọi là “Thực đơn Ứng dụng”. Trong môi trường KDE nó được xác định bởi biểu tượng KDE. Khi bạn cài đặt OpenOffice.org, một thực đơn mới sẽ được thêm vào thực đơn hệ thống. Tên gọi chính xác cũng như vị trí của thực đơn này còn phụ thuộc vào môi trường đồ họa mà bạn đang sử dụng.
Sau đây chúng ta sẽ cùng xem xét môi trường Windows, GNOME và KDE. Nó cũng tương tự trong các môi trường đồ họa khác. Windows Trong Windows, thực đơn của OpenOffice.org được đặt tại vị trí Programs > OpenOffice.X” là phiên bản của bộ OpenOffice.org mà bạn đang sử dụng.org Writer để khởi động Writer với một tài liệu trắng. Hình 1 cho thấy vị trí của OpenOffice.org trong thực đơn hệ thống của Windows XP.
Thái Lâm Toàn Trang 5 / 196 Hình 1: Khởi động Writer từ thực đơn hệ thống trong Windows XP Linux/GNOME Các cài đặt trong môi trường GNOME sẽ khác nhau trong các phiên bản khác nhau. Tuy nhiên, trong hầu hết các phiên bản mới đều đã được cài đặt OpenOffice. Bạn sẽ tìm thấy OpenOffice.org trong thực đơn hệ thống tại vị trí Applications > Office , như ở trong Hình 2. Trong phiên bản Red Hat Enterprise Linux, OpenOffice.org đã được cài sẵn.
Với môi trường GNOME bạn sẽ tìm thấy OOo tại vị trí Main Menu > Office. Nếu bạn tiến hành cài đặt một phiên bản mới hơn của OOo thì nó sẽ xuất hiện tại vị trí Main Menu > Office > More Office Applications. Nếu bạn cài đặt OOo bằng cách tải OOo từ trang web http://www.org thì OOo sẽ xuất hiện tại vị trí Applications > Other. Hình 2: Khởi động Writer từ thực đơn hệ thống trong GNOME Linux/KDE Trong môi trường KED, OpenOffice.org được cài đặt tại trong menu riêng của mình có tên là “Office”.
Thái Lâm Toàn Trang 6 / 196 Hình 3: Khởi động OOo từ thực đơn hệ thống trong KDE Trong một số bản phân phối Linux cài đặt OpenOffice.org trong thực đơn Office mà Mandrake là một ví dụ. Trong trường hợp này để khởi động Writer ta sử dụng thực đơn như sau: Office > Word processors > OpenOffice. Hình 4: Khởi động OOo Writer từ thực đơn KDE của Mandrake Khởi động từ một tài liệu đã có sẵn Nếu bạn cài đặt OpenOffice.org chính xác thì tất cả các tài liệu của Writer đã được ThS. Thái Lâm Toàn Trang 7 / 196 liên kết với chương trình Writer.
Điều đó, có nghĩa là bạn có thể khởi động OpenOffice.org tự động chỉ đơn giản bằng cách nhấn đúp vào tài liệu trong chương trình quản lý file của bạn (ví dụ như Windows Explorer). Bạn có thể nhận ra ứng dụng của OpenOffice.org Writer thông qua biểu tượng sau: Đối với người dùng Windows Các file sẽ được mở tự động bằng OpenOffice. Khi bạn cài đặt OpenOffice.org bạn sẽ được chọn để liên kết các file của Microsoft Office với OOo. Nếu bạn chọn như vậy thì khi nhấn đúp vào một file bất kỳ có phần mở rộng là .doc nó sẽ được mở bằng OpenOffice.
Nếu bạn không chọn như vậy thì khi bạn nhấn đúp vào một tài liệu của Microsoft Office nó sẽ được mở bằng Microsoft Word (tất nhiên chỉ khi bạn đã cài Microsoft Word trên máy tính đó). Bạn có thể dùng một cách khác để mở tài liệu có phần mở rộng .doc bằng OOo và sau đó lưu lại dưới định dạng .doc trong OOo. Xem thêm phần “Mở một tài liệu đã có sẵn” trong trang. Khởi động từ dòng lệnh Có thể bạn sẽ muốn khởi động Writer từ dòng lệnh (Sử dụng bàn phím thay vì sử dụng chuột).
Tại sao lại không nhỉ? Bằng cách sử dụng dòng lệnh bạn sẽ có thêm khả năng kiểm soát những gì xảy ra khi Writer khởi động. Ví dụ, bạn có thể sử dụng dòng lệnh yêu cầu Writer mở tài liệu và in nó thay vì phải ngồi chờ màn hình khởi động của OpenOffice. Lưu y: Hâu hêt ngươi sử dung không cân dung cach nay. Có nhiều cách khởi động Writer từ dòng lệnh và nó phụ thuộc vào việc bạn cài bản OpenOffice.org đầy đủ hay không.
Nếu bạn cài đặt phiên bản đầy đủ của OpenOffice.org thì bạn có thể khởi động Writer bằng cách gõ lệnh như sau: soffice -writer hoặc swriter Writer sẽ khởi động với một tài liệu trắng. Để liệt kê tất cả các tùy chọn mà bạn có thể sử dụng hãy dùng lệnh soffice -? Nếu bạn cài một bản đã được giản thiểu của OOo (như bản được cung cấp với Linux Mandrake hoặc Gentoo), bạn có thể khởi động OOo bằng lệnh sau: oowriter Lưu ý: ThS. Thái Lâm Toàn Trang 8 / 196 Mặc dù, các câu lệnh có cú pháp khác nhau nhưng mục đích của chúng là như nhau bằng cách khởi động OOo với một tài liệu Writer trắng. Giao diện của Writer Các thực đơn Trong Writer các thực đơn đều được đặt trên đỉnh của cửa sổ.
Các thực đơn chính bao gồm File, Edit, View, Insert, Format, Table, Tools, Window and Help. Khi bạn nhấn chuột chọn một trong các thực đơn trên thì một loạt các lựa chọn liên quan sẽ hiện ra. File chứa các lệnh mà phạm vi của chúng liên quan tới toàn bộ tài liệu như Mở, Lưu và Xuất như PDF. Edit chứa các lệnh dùng để chỉnh sửa tài liệu như Hủy thao tác, Tìm & Thay thế.
View chứa các lệnh dùng để điều khiển việc hiển thị tài liệu như Phóng, Dàn trang Web. Chèn chứa các lệnh dùng để trèn thêm các thành phần vào tài liệu như phần đầu trang, cuối trang và các hình ảnh. Format chứa các lệnh dùng để định dạng cách trình bày tài liệu như Kiểu và Định dạng, Điểm chấm và Đánh số. Table chứa các lệnh dùng để chèn và sửa đổi các bảng biểu có trong tài liệu.
Tools chứa các lệnh chức năng như Kiểm tra chính tả, Đặc chế, Tùy chọn. Window chứa các lệnh dành cho các cửa sổ được hiện thị. Help chứa các liên kết tới các tệp trợ giúp. Đây là gì? Về OpenOffice.
Xem thêm phần Trợ giúp tại trang 23. Thanh công cụ Writer có một vài kiểu cho thanh công cụ: docked, floating và tear-off. Các thanh công cụ kiểu “docked” có thể di chuyển tới vị trí khác và trở thành thanh công cụ “floating” và ngược lại. Thanh công cụ kiểu “docked” trên cùng chính là thanh công cụ Standard.
Thanh công cụ Chuẩn tồn tại trong mọi ứng dụng OpenOffice. Thanh công cụ thứ hai tính từ phía trên của cửa sổ là thanh công cụ Format. Thái Lâm Toàn Trang 9 / 196 Standard toolbar Formatting toolbar Hình 5: Thanh công cụ của Writer Thanh công cụ động Trong Writer có một số loại thanh công cụ theo ngữ cảnh và thường xuất hiện ở dạng động trên vùng con trỏ. Ví dụ, thanh công cụ Bảng sẽ xuất hiện khi con trỏ đặt trên vùng là danh sách số.
Bạn có thể cố định các thanh công cụ này nếu muốn (Xem thêm bên duới để biết chi tiết). Các nút bâm thả xuống và các thanh công cụ Các nút bấm với hình mũi tên chỉ xuống bên tay phải sẽ hiển thị các thực đơn phụ hoặc các thanh công cụ thả xuống. Hình 6: Thực đơn phụ Các thanh công cụ thả xuống thường ở dạng động và không thể cố định chúng được. Để di chuyển thanh công cụ thả xuống bạn hãy kéo nó bằng cách kéo phần tiêu đề.
Hiện hoặc ẩn các thanh công cụ Để hiện hoặc ẩn các thanh công cụ, chọn View > Tools… sẽ xuất hiện một thanh công cụ cho phép bạn chọn. Dịch chuyển thanh công cụ Để dịch chuyển một thanh công cụ, đặt con trỏ chuột trên phần “tay xách” của thanh công cụ, giữ chuột trái đồng thời kéo thanh công cụ tới vị trí mới. Để đưa thanh công cụ tới một vị trí khác, đặt trỏ chuột trên phần “tay xách” của thanh ThS. Thái Lâm Toàn Trang 10 / 196 công cụ, giữ chuột trái đồng thời kéo thanh công cụ tới vị trí mới và sau đó nhả chuột.
Thanh công cụ sẽ được dịch chuyển và cố định vào vị trí mới. Hình 7: Phần “tay xách” của thanh công cụ Thước kẻ Để cho ẩn hoặc hiện thước kẻ chọn View > Ruler. Để hiện thước theo chiều dọc chọn Tools > Options > OpenOffice.org Writer > View và chọn kẻ dọc.