CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG 1. Một số nội dung liên quan đến kiểm toán khoản mục Nợ phải thu khách hàng 1. Khái niệm, đặc điểm khoản mục Nợ phải thu khách hàng - Phải thu của khách hàng gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại, phát sinh từ giao dịch mua – bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán tài sản (như: tài sản cố định, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính) giữa doanh nghiệp và người mua, bao gồm cả các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác thông qua bên nhận ủy thác. Trong đó, người mua là đơn vị độc lập với người bán, kể cả khoản phải thu giữa công ty mẹ và công ty con, liên doanh, liên kết.
- Đặc điểm khoản mục Nợ phải thu khách hàng: + Trong doanh nghiệp, khoản mục Nợ phải thu khách hàng là tài sản quan trọng và chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của đơn vị vì các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh chính là giao dịch mua bán và có liên quan đến doanh thu của doanh nghiệp mà doanh nghiệp hoạt động vì mục tiêu doanh thu và lợi nhuận do vậy khoản mục này trở nên quan trọng. + Trình bày tại phần A “Tài sản ngắn hạn” trên Bảng cân đối kế toán bao gồm khoản mục Phải thu ngắn hạn của khách hàng (mã số 131), khoản mục Phải thu dài hạn của khách hàng (mã số 211) được trình bày trong phần B “Tài sản dài hạn”. Khoản mục Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi (mã số 137) và khoản mục Dự phòng Phải thu dài hạn khó đòi (mã số 219) được trình bày theo số âm. Khoản mục Nợ phải thu khách hàng được phản ánh thông qua tài khoản 131.
Tài khoản này có số dư bên Nợ và số dư bên Có. Số dư bên Nợ thể hiện số nợ mà doanh nghiệp phải thu đối với khách hàng và số dư bên Có thể hiện số tiền doanh nghiệp nhận trước từ khách hàng. Chú ý: Trường hợp tài khoản 131 có số dư bên Có được quy định trình bày trong “ Nguồn vốn” tại phần C “Nợ phải trả” trên BCĐKT ở khoản mục Người mua trả tiền trước ngắn hạn (mã số 312) và khoản mục Người mua trả tiền trước dài hạn (mã số 332). + Nợ phải thu là tài sản của doanh nghiệp bị các khách hàng chiếm dụng vì tài sản này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
+ Nguyên tắc ghi nhận: Cần được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng khách hàng, từng nội dung và theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần thanh 5 toán để vừa phục vụ cho quá trình quản lý vừa thuận tiện theo dõi và thu hồi công nợ chính xác và nhanh chóng. Nợ phải thu được ghi tăng giá trị nếu thỏa mãn điều kiện ghi nhận doanh thu, ghi giảm giá trị khi khách hàng thanh toán nợ. Và bị tác động bởi các khoản chiết khấu, giảm giá và hàng bán bị trả lại. Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi đối với những khoản nợ phải thu khách hàng đã quá hạn thanh toán.
+ Doanh nghiệp có giao dịch bằng ngoại tệ thì nợ phải thu phải theo dõi chi tiết theo từng loại nguyên tệ và thực hiện đúng theo nguyên tắc quy định: * Khi có phát sinh tăng khoản nợ phải thu (bên Nợ TK131) kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (tỷ giá mua chuyển khoản của ngân hàng thương mại nơi chỉ định khách hàng thanh toán). * Nếu nhận trước của người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì bên Nợ TK131 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã nhận trước. * Trường hợp ghi giảm giá trị khoản nợ phải thu (ghi Có TK131) kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh và chi tiết cho từng đối tượng, nếu có nhiều giao dịch thì tỷ giá giao dịch thực tế đích danh được xác định là tỷ giá bình quân gia quyền di động các giao dịch mà khách hàng đó nợ. * Nếu nhận trước của người mua (ghi Có TK131) áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận trước.
+ Đánh giá khoản mục Nợ phải thu khách hàng: Nợ phải thu được ghi nhận theo giá trị thuần có thể thu hồi được do vậy cuối kỳ kế toán phải tiến hành phân loại và ước tính phần nợ có khả năng không thu hồi được để tiến hành lập dự phòng. Nhà quản lý ra quyết định có lập dự phòng đối với khoản nợ đó hay không, với quyết định này có thể đúng hoặc cũng có khả năng sai dẫn đến sai sót và khó có thể kiểm tra được vì xuất phát từ nhà quản lý. + Khoản mục này được đánh giá là khoản mục trọng yếu, liên quan trực tiếp đến các giao dịch và có giá trị lớn vì thực tế các doanh nghiệp hiện nay có chính sách bán chịu, bán trả góp để giảm bớt lượng hàng tồn kho, giữ mối quan hệ với khách hàng và thu hút khách hàng từ doanh nghiệp lớn đến doanh nghiệp nhỏ. Gian lận phổ biến hay xảy ra hiện nay đối với khoản mục Nợ phải thu là thủ thuật gối đầu, thủ thuật xóa nợ.
Mục tiêu kiểm toán Mục tiêu của kiểm toán BCTC là thu thập bằng chứng để chứng minh BCTC của khách hàng, xét trên khía cạnh trọng yếu, có được lập phù hợp với khuôn khổ quy định về lập và trình bày BCTC hay không, từ đó hình thành ý kiến KTV trên Báo cáo kiểm toán. Đối với kiểm toán khoản mục Nợ phải thu khách hàng, mục tiêu cụ thể như sau: 6 Bảng 1.1: Mục tiêu kiểm toán đối với khoản mục Nợ phải thu khách hàng Cơ sở dẫn liệu Mục tiêu kiểm toán Tính Hiện hữu Đảm bảo tất cả các khoản phải thu khách hàng được ghi nhận trong Sổ Cái là hiện hữu tại ngày kết thúc kỳ kế toán. Tính Đầy đủ Đảm bảo các khoản nợ phải thu phát sinh tại ngày hoặc trước ngày kết thúc kỳ kế toán được ghi nhận chính xác trong Sổ Cái. Quyền và nghĩa Đảm bảo đơn vị sở hữu hoặc có quyền hợp pháp đối với tất cả các vụ khoản phải thu khách hàng được ghi nhận trong Sổ Cái tại ngày kết thúc kỳ kế toán.
Khoản phải thu khách hàng không bị hạn chế quyền sử dụng, quyền sở hữu hoặc các quyền lợi được đảm bảo khác phải được xác định hoặc thuyết minh trong BCTC. Đánh giá và Đảm bảo dự phòng phải thu khó đòi được lập đầy đủ, đảm bảo các phân bổ khoản phải thu khách hàng bằng ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá hối đoái phù hợp. Chính xác Đơn vị ghi chép chính xác số tiền gộp trên BCTC và phù hợp giữa Sổ chi tiết nợ phải thu và Sổ Cái. Trình bày và Đảm bảo các khoản nợ phải thu được trình bày và mô tả phù hợp thuyết minh trên thuyết minh và công bố đầy đủ các khoản cầm cố, thế chấp.
(Nguồn: Giáo trình Kiểm toán Báo cáo tài chính 1 trường Đại học Quy Nhơn) Mục tiêu kiểm toán đối với khoản mục Nợ phải thu được đánh giá là quan trọng nhất là “Tính Hiện hữu” vì dễ xảy ra khả năng đơn vị trình bày số dư nợ phải thu không phù hợp với thực tế như khai khống hay che giấu doanh thu. Tiếp đến, mục tiêu “Đánh giá và phân bổ” cũng dễ bị sai sót vì đơn vị thường hay bỏ sót hay đánh giá các khoản nợ phải thu khó đòi không phù hợp. Kiểm soát nội bộ khoản mục Nợ phải thu khách hàng 1. Các yêu cầu đối với kiểm soát nội bộ khoản mục Nợ phải thu khách hàng Trong đơn vị sản xuất kinh doanh, đối với kiểm soát nội bộ, nhắc đến nợ phải thu là không thể quên chu trình bán hàng, phải thu và thu tiền.
Bán hàng thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng – tiền giữa đơn vị được kiểm toán với khách hàng. Mục tiêu kiểm soát đối với chu trình này là: - Đảm bảo được sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động: Hoạt động bán hàng giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu về doanh thu, thị phần hay tốc độ tăng trưởng. 7 - Mục tiêu về báo cáo: Đảm bảo báo cáo đáng tin cậy, các khoản mục trên BCTC bị ảnh hưởng bởi chu trình được trình bày trung thực và hợp lý so với kết quả thực tế. - Mục tiêu về tuân thủ pháp luật và các quy định: Hoạt động bán hàng phải chịu sự chi phối bởi một số quy định pháp luật và quy định của đơn vị.
Nhận đơn Xét Theo dõi Lập lệnh Lập hóa duyệt Gửi hàng nợ phải Thu tiền đặt hàng bán hàng đơn bán chịu thu Sơ đồ 1.1: Chu trình bán hàng - thu tiền (Nguồn: Kiểm soát nội bộ, Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2016) Quá trình bán hàng thu tiền bao gồm nhiều giai đoạn, bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng) và kết thúc bằng việc thu tiền hoặc khách hàng chấp nhận thanh toán. Đa số các doanh nghiệp có nhiều hình thức khác nhau như: Trực tiếp bán lẻ, bán buôn, bán hàng qua đại lý, gửi hàng chờ chấp nhận, … và nhiều phương thức bán hàng khác nhau như: Bán hàng thu tiền ngay, phương thức bán chịu, phương thức bán trả góp. Với mỗi phương thức, yêu cầu doanh nghiệp phải có cách kiểm soát để hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp. Yêu cầu đối với KSNB khoản mục Nợ phải thu khách hàng, việc kiểm soát tập trung vào kế toán công nợ phải thu và bộ phận thu hồi công nợ.
Nợ phải thu được ghi nhận khi có phát sinh nghiệp vụ bán hàng mà khách hàng chưa thanh toán tiền đồng thời tạo ra doanh thu bán hàng cho doanh nghiệp. Do vậy, chu trình bán hàng thu tiền liên quan đến nhiều khoản mục, đặc biệt là khoản mục Doanh thu phản ánh trong Báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.1, các bước công việc của chu trình bán hàng thu tiền chi tiết như sau : - Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng: Đơn đặt hàng của khách hàng có thể là đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, điện thoại, fax,…Đơn đặt hàng đơn vị nên thiết kế một mẫu thống nhất và có đánh số thứ tự liên tục, nếu đơn đặt hàng do khách hàng tự soạn đơn vị cũng nên chấp nhận để tạo thuận lợi và chủ động cho khách hàng.