CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1. ĐẶC ĐIỂM CỦA CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG 1. Khái niệm, đặc điểm của Chi phí hoạt động Chi phí hoạt động được hiểu là một bộ phận trong chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là những khoản chi phí gián tiếp, phát sinh không trực tiếp liên quan đến quá trình tạo ra sản phẩm của doanh nghiệp nhưng nó đóng một vai trò quan trọng ảnh hưởng đến lợi nhuận trong kỳ của doanh nghiệp.
Chi phí hoạt động của doanh nghiệp bao gồm Chi phí bán hàng (CPBH) và Chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN). Trong đó: Chi phí bán hàng: là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống, lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác phát sinh trong quá trình bảo quản, tiêu thụ và phục vụ trực tiếp cho quá trình tiêu thụ hàng hóa. CPBH trong các doanh nghiệp thương mại bao gồm: - Tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp có tính chất lương và các khoản trích kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo lương của nhân viên bán hàng. - Chi phí vật liệu, bao bì dùng cho đóng gói hàng hóa; vật liệu, nhiên liệu dùng để bảo quản, vận chuyển hàng hóa trong quá trình tiêu thụ; vật liệu dùng để sửa chữa, bảo quản tài sản cố định (TSCĐ) phục vụ hoạt động bán hàng.
- Chi phí dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hóa như các dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc,. - Chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản và bán hàng như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, các phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện đo lường, tính toán, kiểm nghiệm chất lượng,… - Chi phí bảo hành hàng hóa. - Chi phí dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài phục vụ cho quá trình bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ ở bộ phận bán hàng, chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng tiêu thụ, tiền thuê kho, bến bãi, hoa hồng đại lý tiêu thụ, hoa hồng ủy thác xuất SV: Nguyễn Thị Hiền 5 Lớp: K21KTDNE Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Bình khẩu, chi phí điện, nước, điện thoại, dịch vụ thông tin, quảng cáo,… - Chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các khoản đã kể ở trên như chi phí tiếp khách, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng… Chi phí quản lý doanh nghiệp: là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống, lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác phát sinh trong quá trình quản trị kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí chung khác liên quan đến toàn doanh nghiệp. CPQLDN trong các doanh nghiệp thương mại bao gồm: - Tiền lương, các khoản phụ cấp, các khoản trích quỹ kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả của BGĐ, nhân viên quản lý ở các phòng ban của doanh nghiệp.
- Giá trị vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm, vật liệu sửa chữa TSCĐ dùng ở bộ phận quản lý,… - Giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp. - Chi phí khấu hao TSCĐ dùng ở bộ phận quản lý vá các tài sản khác sử dụng chung cho toàn doanh nghiệp như văn phòng làm việc, phương tiện truyền dẫn,… - Chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế nhà đất, thuế môn bài, phí giao thông, cầu phà, các khoản phí , lệ phí khác. - Khoản lập dự phòng về nợ phải thu khó đòi trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. - Chi phí dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài sử dụng cho hoạt động quản lý của doanh nghiệp như tiền điện, nước, điện thoại, tiền thuê văn phòng, thuê sửa chữa TSCĐ,… - Các chi phí khác bằng tiền phát sinh trong quá trình quản trị kinh doanh, quản lý hành chính ngoài các khoản chi phí ở trên như chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ,… Trong các doanh nghiệp thương mại, CPBH và CPQLDN là chỉ tiêu chất lượng quan trọng, phản ánh trình độ tổ chức, quản lý kinh doanh của doanh nghiệp.
Quy mô của CPBH và CPQLDN lớn hay nhỏ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của SV: Nguyễn Thị Hiền 6 Lớp: K21KTDNE Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Bình doanh nghiệp. Vì vậy, CPBH và CPQLDN cần được quản lý chặt chẽ theo từng yếu tố chi phí phát sinh trên cơ sở nguyên tắc tiết kiệm và đảm bảo nâng cao chất lượng hoạt động kinh doanh. Kế toán Chi phí hoạt động a. Chi phí bán hàng – TK 641 Chứng từ kế toán: - Chi phí nhân viên bán hàng: Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương, bảo hiểm xã hội.
- Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ: Căn cứ vào bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ. - Chi phí khấu hao TSCĐ: Căn cứ vào bảng tính và trích khấu hao TSCĐ. - Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền: Căn cứ vào phiếu chi, giấy báo Nợ của ngân hàng, các hóa đơn dịch vụ,… Tài khoản sử dụng: - TK 641 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí như: Chi phí nhân viên, vật liệu, bao bì, dụng cụ, đồ dùng, khấu hao TSCĐ; dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Tùy theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý từng ngành, từng doanh nghiệp, TK 641 có thể được mở thêm một số nội dung chi phí.
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển CPBH vào bên Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”. - Kết cấu của TK 641: TK 641 Bên Nợ Bên Có Các chi phí phát sinh liên quan đến quá - Khoản được ghi giảm chi phí bán trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp hàng trong kỳ; dịch vụ phát sinh trong kỳ. - Kết chuyển CPBH vào TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để tính kết quả kinh doanh trong kỳ. SV: Nguyễn Thị Hiền 7 Lớp: K21KTDNE Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Bình Sơ đồ kế toán Chi phí bán hàng: Sơ đồ 1.1: Kế toán Chi phí bán hàng 641 – Chi phí bán hàng 111, 112, 152, 153, 242 111, 112 Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ Các khoản thu giảm chi 133 334, 338 Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương 911 214 Chi phí khấu hao TSCĐ K/c chi phí bán hàng 352 Dự phòng phải trả về chi phí bảo hành hàng hóa, sản phẩm 242, 335 - Chi phí phân bổ dần - Chi phí trích trước 152, 153, 155, 156 352 Thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ khuyến mại quảng cáo, tiêu dùng nội bộ; biếu tặng, cho Hoàn nhập dự phòng khách hàng bên ngoài DN phải trả về chi phí bảo hành sản phẩm, hàng 331, 131 hóa Chi phí dịch vụ mua ngoài; Chi phí khác bằng tiền Chi phí hoa hồng đại lý 133 Thuế GTGT đầu vào Thuế không được khấu trừ GTGT nếu được tính vào chi phí bán hàng 338 Số phải trả đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu về các khoản vay đã chi hộ liên quan đến ủy thác 133 Thuế GTGT Nguồn: Giáo trình Kế toán tài chính – Học viện Tài Chính SV: Nguyễn Thị Hiền 8 Lớp: K21KTDNE Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Bình b.
Chi phí quản lý doanh nghiệp – TK 642 Chứng từ kế toán: - Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán BHXH, Bảng phân bổ tiền lương – BHXH: để phản ánh chi phí về nhân viên quản lý. - Bảng phân bổ vật liệu – công cụ dụng cụ, Phiếu xuất kho…: để phản ánh chi phí về vật liệu, công cụ xuất dùng cho quản lý. - Bảng tính trích khấu hao TSCĐ: để phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý. - Thông báo thuế, Bảng kê nộp thuế, Biên lai thu thuế…: để phản ánh các khoản thuế, phí và lệ phí phải nộp.
- Các hoá đơn dịch vụ, Phiếu chi, giấy báo Nợ…: để phản ánh các khoản chi phí về dịch vụ mua ngoài hay chi khác bằng tiền. Tài khoản sử dụng: - TK 642 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí theo quy định. Tùy theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, TK 642 có thể được mở thêm các TK cấp 2 để phản ánh các nội dung chi phí thuộc chi phí quản lý ở doanh nghiệp. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển CPQLDN vào bên Nợ TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
- Kết cấu của TK 642: TK 642 Bên Nợ Bên Có - Các CPQLDN thực tế phát sinh - Các khoản được ghi giảm trong kỳ; CPQLDN trong kỳ; - Số dự phòng phải thu khó đòi, dự - Hoàn nhập dự phòng phải thu khó phòng phải trả (Chênh lệch giữa số đòi, dự phòng phải trả (Chênh lệch dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số giữa số dự phòng phải lập kỳ này dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước dụng hết). chưa sử dụng hết); - Kết chuyển CPQLDN vào TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để tính kết quả kinh doanh trong kỳ. SV: Nguyễn Thị Hiền 9 Lớp: K21KTDNE Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Thị Bình Sơ đồ kế toán Chi phí quản lý doanh nghiệp: Sơ đồ 1.