CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC NỢ PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1. Đặc điểm kế toán khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp 1. Khái niệm nợ phải trả nhà cung cấp Nợ phải trả nhà cung cấp là những món nợ chưa thanh toán về hàng hóa và dịch vụ nhận được trong tiến trình kinh doanh bình thường. Nợ phải trả người bán bao gồm các món nợ của việc mua vào nguyên vật liệu, thiết bị, điện nước sửa chữa và rất nhiều sản phẩm, dịch vụ khác doanh nghiệp nhận được trước ngày kết thúc năm.
Như vậy khoản nợ PTNCC là phần tiền vốn mà doanh nghiệp đi chiếm dụng của đơn vị bạn để hình thành nên một phần nguồn vốn của doanh nghiệp mình. Doanh nghiệp cần có nghĩa vụ trả nợ đúng hạn đối với các nhà cung cấp. Việc hình thành khoản mục nợ PTNCC liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng hóa, tài sản, nguyên vật liệu đầu vào của doanh nghiệp vì vậy nó chiếm một vị trí quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán. Nguyên tắc, yêu cầu hạch toán khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp Theo chế độ kế toán hiện hành, khi hạch toán khoản mục nợ PTNCC phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây; - Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ PTNCC theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện thanh toán đúng hạn kịp thời.
- Khoản nợ PTNCC được ghi nhận khi phát sinh các nghiệp vụ mua hàng chưa thanh toán. Ghi giảm nợ PTNCC khi doanh nghiệp thanh toán các khoản nợ cho nhà cung cấp, ứng trước tiền hàng nhưng chưa nhận được hàng hóa, Sinh viên thực hiện: Lã Thanh Nga 3 K43/22.01 Luận văn tốt nghiệp Học Viện Tài Chính dịch vụ, các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng hóa kém chất lượng bị trả lại. - Thời điểm ghi nhận khoản nợ phải trả nhà cung cấp là khi doanh nghiệp mua hàng hóa nhưng chưa thanh toán cho nhà cung cấp, hóa đơn đã về hoặc cuối tháng hàng đã về nhập kho nhưng hóa đơn chưa về khi đó được ghi sổ theo giá tạm tính., khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của nhà cung cấp thì kế toán điều chỉnh về giá thức tế. - Phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu theo định kì từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán để có kế hoạch thanh toán phù hợp.
Có các xác nhận bằng văn bản với các đối tượng có quan hệ giao dịch mua hàng thường xuyên có số dư nợ lớn. - Phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi ra VND đối với các khoản nợ PTNCC có gốc ngoại tệ. Cuối kì phải điều chỉnh số dư theo tỉ giá thực tế. - Phải phân loại các khoản nợ PTNCC theo thời gian thanh toán cũng như theo đối tượng, đặc biệt là các đối tượng có vấn đề để có kế hoạch và biện pháp thanh toán phù hợp.
- Cuối năm tài chính phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên (Nợ, Có) của tài khoản 331, 131 để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán, tuyệt đối không được bù trừ số dư giữa 2 bên nợ có với nhau. Phương pháp kế toán khoản mục nợ PTNCC 1.Tài khoản, chứng từ và sổ kế toán sử dụng để hạch toán nợ PTNCC Tài khoản sử dụng và kết cấu tài khoản Tài khoản được sử dụng để hạch toán khoản mục nợ PTNCC là TK 331- Phải trả người bán. Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cuả doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa , người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản này cũng Sinh viên thực hiện: Lã Thanh Nga 4 K43/22.01 Luận văn tốt nghiệp Học Viện Tài Chính được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính , phụ.
Kết cấu của tài khoản: Bên nợ: - Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp; - Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao; - Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng; - Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán; - Giá trị vật tư hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. Bên Có: - Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp; - Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức. Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp. Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ.
Số dư bên nợ phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng cân đối kế Sinh viên thực hiện: Lã Thanh Nga 5 K43/22.01 Luận văn tốt nghiệp Học Viện Tài Chính toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và “ Nguồn vốn”. Chứng từ kế toán sử dụng - Hóa đơn mua hàng, phiếu chi tiền, phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, chứng từ vận chuyển, biên bản kiểm nghiệm… - Các hợp đồng mua bán, đi thuê tài sản, nhà cửa đất đai, các đơn đặt hàng, các biên bản thanh lý hợp đồng mua bán, vận chuyển, hợp đồng đi thuê - Các kế hoạch sản xuất, kế hoạch mua, giấy đề nghị xin mua của bộ phận trực tiếp sử dụng - Nhật ký mua hàng, báo cáo mua hàng… - Phiếu báo giá, giấy giao nhận hàng, biên bản và báo cáo nhận hàng Sổ kế toán sử dụng - Sổ chi tiết, sổ tổng hợp của tài khoản 331; các biên bản đối chiếu định kỳ về số liệu giữa doanh nghiệp và người bán, giữa doanh nghiệp với ngân hàng… Ngoài ra còn sử dụng một số chứng từ khác như: thẻ kho, nhật ký của bảo vệ, nhật ký sản xuất của bộ phận có sử dụng tài sản. Khoản nợ phải trả cho người bán , người nhận thầu được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả để theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán cho từng đối tượng.
Sinh viên thực hiện: Lã Thanh Nga 6 K43/22.01 Luận văn tốt nghiệp Học Viện Tài Chính 1. Sơ đồ kế toán nợ PTNCC Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán phải trả người bán 1. Kiểm toán khoản nợ phải trả nhà cung cấp trong kiểm toán báo cáo tài chính Sinh viên thực hiện: Lã Thanh Nga 7 K43/22.01 Luận văn tốt nghiệp Học Viện Tài Chính 1. Đặc điểm kiểm toán khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp trong kiểm toán BCTC Trong sản xuất kinh doanh, quá trình mua hàng và quá trình thanh toán thường không diễn ra đồng thời, vì vậy khoản mục nợ PTNCC là khoản mục thường xuyên xuất hiện trong kì kinh doanh của doanh nghiệp, gắn liền với các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên và không thường xuyên của doanh nghiệp.
Khoản mục nợ phải trả phản ánh nghĩa vụ nợ phải trả của doanh nghiệp đối với các nhà cung cấp. Nợ PTNCC là nguồn tài trợ cho việc hình thành các tài sản của doanh nghiệp, nó có mối liên hệ với rất nhiều khoản mục quan trọng trong BCTC của doanh nghiệp như hàng tồn kho, tiền , tài sản cố định…Khoản nợ phải trả còn liên quan trực tiếp đến quá trình mua các yếu tố đầu vào, ảnh hưởng đến giá vốn và từ đó ảnh hưởng tới lợi nhuận đạt được của doanh nghiệp. Nợ PTNCC là một chỉ tiêu chiếm tỉ trọng lớn trong tổng nợ phải trả của doanh nghiệp, là một khoản mục quan trọng hình thành nên nguồn vốn của doanh nghiệp. Chính vì nó chiếm giữ một tỉ trọng lớn trong tổng nợ của doanh nghiệp mà nó ảnh hưởng rất lớn đến cơ cấu vốn của doanh nghiệp, thể hiện khả năng tự tài trợ của doanh nghiệp.
Tỉ suất tự tài trợ = Nguồn vốn chủ sở hữu / Tổng nguồn vốn Tỉ suất tự tài trợ của doanh nghiệp mà lớn thì khả năng huy động vốn của doanh nghiệp là thấp, ngược lại tỉ suất này thấp thể hiện khả năng tự chủ về tài chính của doanh nghiệp kém, tình hình tài chính có khả năng gặp rắc rối vì quá lệ thuộc vào nguồn tài trợ từ bên ngoài, ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của doanh nghiệp. Nợ PTNCC phải được quản lí chặt chẽ vì những sai phạm về việc phản ánh khoản mục này sẽ ảnh hưởng đến việc đánh giá khả năng thanh toán cuả doanh nghiệp bởi vì các tỉ suất quan trọng phản ánh khả năng thanh toán của Sinh viên thực hiện: Lã Thanh Nga 8 K43/22.01 Luận văn tốt nghiệp Học Viện Tài Chính doanh nghiệp đều liên quan đến khoản mục nợ PTNCC như: khả năng thanh toán nhanh, khả năng thanh toán hiện hành, khả năng thanh toán nợ ngắn hạn, khả năng thanh toán tức thời… Như vậy nếu nợ PTNCC bị đánh giá sai sẽ ảnh hưởng đến nhiều chỉ tiêu trong BCTC, khiến người đọc hiểu sai về tình hình tài chính cũng như khả năng thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp. Nợ PTNCC có mối liên hệ với các chi phí sản xuất kinh doanh, giá vốn của doanh nghiệp từ đó có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận gây ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó kiểm toán các khoản nợ PTNCC có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong kiểm toán BCTC, kết quả của công việc này giúp KTV đưa ra được kiến xác thức hơn về BCTC của đơn vị được kiểm toán.
Xuất phát từ đặc điểm nêu trên nên khi kiểm toán khoản mục nợ PTNCC cần lưu ý những sai phạm thường gặp sau: - Khoản mục nợ PTNCC có thể bị ghi chép không đầy đủ hoặc cố tình ghi thiếu. Việc ghi chép này khiến cho tỉ suất tự tài trợ và hệ số khả năng thanh toán bị tính toán sai lệch, khiến tình hình tài chính phản ánh trên BCTC của doanh nghiệp tốt hơn thực tế.