Chương 1: Cơ sở lý thuyết về hệ thống kiểm soát nội bộ Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại ngân hàng First Commercial bank chi nhánh thành phố Hà Nội. Chương 3: Giải pháp Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại ngân hàng First commercial bank chi nhánh thành phố Hà Nội. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1. Khái niệm về Kiểm soát và HTKSNB 1.
Khái niệm về kiểm soát Theo giáo trình kiểm soát, NXB ĐHKTQD, Năm 2018, trang 6, có đưa quan điểm Jones và George như sau: ”Kiểm soát là quá trình nhà quản trị giám sát và điều tiết tính hiệu quả và hiệu lực của một tổ chức và các thành viên trong việc thực hiện các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức”. Theo quan niệm trên, mục tiêu của kiểm soát là một quá trình nhà quản trị cần làm để giám sát và điều chỉnh để đạt đươc những mục tiêu đã đề ra. Trong lý thuyết quản trị, chức năng của quản trị thường được chia thành 5 chức năng chính: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, bố trí nhân sự, kiểm soát. Chức năng kiểm soát giữ vai trò quan trọng vì nó đảm bảo rằng các kế hoạch đã đề ra được thực hiện hiệu quả.
Qua kiểm soát, nhà quản trị có thể nhận diện những sai lệch, điều chỉnh kịp thời và cải tiến quy trình, từ đó giúp tổ chức hoạt động hiệu quả hơn và đạt được mục tiêu đã đề ra. Không có kiểm soát, tổ chức có thể gặp rủi ro như lãng phí nguồn lực, không đạt được mục tiêu, hoặc gặp phải các vấn đề không được giải quyết kịp thời, dẫn đến sự thất bại trong dài hạn. Như vậy, Kiểm soát không phải là một hành động đơn lẻ, mà là một quá trình liên tục, diễn ra ở mọi cấp độ của tổ chức. Nó đòi hỏi sự giám sát thường xuyên, đo lường và điều chỉnh để đảm bảo rằng các mục tiêu được thực hiện đúng hướng.
Kiểm soát cung cấp thông tin phản hồi cho nhà quản trị, giúp họ nhận ra những vấn đề phát sinh và đưa ra các quyết định kịp thời. Việc kiểm soát hiệu quả đảm bảo rằng các nguồn lực được sử dụng tối ưu và các sai sót được giảm thiểu. Bản chất của kiểm soát trong quản trị không chỉ là các hệ thống, quy trình mà còn liên quan đến hành vi, thái độ và văn hóa của con người trong tổ chức. Một hệ thống kiểm soát tốt phải thúc đẩy sự minh bạch, trách nhiệm giải trình và sự hợp tác giữa các cá nhân và bộ phận.
Khái niệm Kiểm soát nội bộ COSO (Committee Of Sponsoring Organization) được ban hành lần đầu vào năm 1992 tại Hoa Kỳ. COSO là bước khởi đầu làm nền tảng cho các doanh nghiệp khi xây dựng hệ thống KSNB. Mặc dù báo cáo COSO 1992 đã được áp dụng rộng rãi trên thế 4 giới nhưng những thay đổi lớn từ môi trường luôn biến đổi, đã đặt ra yêu cầu phải cập nhật cho phù hợp với thời đại mới. Do đó, tháng 5/2013, Ủy ban COSO đã ban hành chính thức bản cập nhật Báo cáo COSO 1992 được gọi tắt là Báo cáo COSO 2013.
Theo Giáo trình kiểm soát nội bộ, NXB ĐHKTQD năm 2023, trang 14, có nêu khái niệm KSNB theo COSO như sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ trong các tổ chức hoạt động”. Theo định nghĩa trên, ta thấy bản chất của KSNB theo COSO được khái quát qua các khía cạnh: quá trình, con người, mục tiêu và đảm bảo sự hợp lý. KSNB là một cấu phần quan trọng của nhà quản lý và toàn bộ nhân viên trong một tổ chức để thiết kế và thực hiện nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp theo các chiến lược, tầm nhìn đã được đề ra và luôn tuân thủ tất cả các qui định, luật lệ và chuẩn mực đã có. Từ khái niệm này, các mục tiêu hoạt động, mục tiêu tuân thủ cơ bản vẫn giữ nguyên so với khái niệm KSNB trước đây của COSO, nhưng mục tiêu báo cáo đã được mở rộng hơn, không chỉ đảm bảo độ tin cậy của BCTC mà còn liên quan đến độ tin cậy của các báo cáo phi tài chính và các báo cáo nội bộ khác.
Ta có thể hiểu, Kiểm soát nội bộ là một công cụ quản trị chiến lược, giúp tổ chức đạt được mục tiêu một cách hiệu quả và bền vững. Nó không chỉ dừng lại ở việc phát hiện sai sót mà còn hướng đến việc ngăn ngừa rủi ro, đảm bảo sự tuân thủ và xây dựng giá trị bền vững cho tổ chức. Khái niệm về HTKSNB trong NHTM Theo Ủy ban Basel về Giám sát Ngân hàng (Basel Committee on Banking Supervision - BCBS), trong:“Khuôn khổ cho kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng” tại Basel 1998. Theo Giáo trình kiểm soát nội bộ, NXB ĐHKTQD năm 2023, trang 390, thì khái niệm và mục tiêu của KSNB trong ngân hàng như sau: “ Hệ thống kiểm soát nội bộ là một tiến trình được thực hiện bởi hội đồng quản trị, Ban điều hành và toàn thể nhân viên.
Đó không chỉ là một một thủ tục hoặc một chính sách được thực hiện tại một thời điểm nào đó, mà còn tiếp diễn ở các cấp trong ngân hàng”. Qua khái niệm trên, ta thấy HTKSNB là một hệ thống bao gồm nhiều thành phần và các qui định, thủ tục, chính sách tạo thành một cơ chế quản trị cho nội bộ NHTM xuyên suốt tất cả các cấp và diễn ra liên tục. Bản chất của HTKSNB chính là các biện pháp với các rủi ro để đạt được các mục tiêu của NHTM. Có thể thấy HTKSNB có một 5 vai trò quan trọng và then chốt trong hoạt động quản trị rủi ro của một NHTM, là một cơ chế quản trị nội bộ bắt buộc phải có trong quản trị NHTM.
Hệ thống kiểm soát nội bộ theo Basel II là một phần quan trọng trong việc quản trị rủi ro của các tổ chức tài chính, đặc biệt là ngân hàng. Nó nhằm đảm bảo rằng các ngân hàng có cơ chế thích hợp để nhận diện, đo lường, quản lý và giám sát rủi ro một cách toàn diện. Basel II nhấn mạnh rằng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) là nền tảng cho việc quản lý các loại rủi ro, bao gồm: Rủi ro tín dụng (Credit Risk): Rủi ro do khách hàng không trả được nợ. Rủi ro thị trường (Market Risk): Rủi ro do biến động giá thị trường.
Rủi ro hoạt động (Operational Risk): Rủi ro do sai sót vận hành, quy trình hoặc gian lận. Hệ thống KSNB giúp ngân hàng nhận diện, đánh giá và ứng phó với các rủi ro này một cách hiệu quả. Basel II dựa trên 3 trụ cột chính, và hệ thống KSNB đóng vai trò hỗ trợ trong cả 3 trụ cột này: Trụ cột 1: Yêu cầu vốn tối thiểu KSNB giúp đảm bảo việc tính toán và phân bổ vốn hợp lý, đặc biệt liên quan đến rủi ro tín dụng, rủi ro thị trường và rủi ro hoạt động. Trụ cột 2: Quy trình giám sát của cơ quan quản lý Hệ thống KSNB hỗ trợ ngân hàng chuẩn bị và cung cấp thông tin đáng tin cậy cho cơ quan quản lý để chứng minh khả năng kiểm soát rủi ro.
Trụ cột 3: Kỷ luật thị trường KSNB đảm bảo rằng thông tin tài chính và phi tài chính được công bố một cách minh bạch, giúp tăng cường niềm tin của thị trường. Hệ thống kiểm soát nội bộ theo Basel II là một khung quản trị toàn diện nhằm bảo vệ tổ chức khỏi rủi ro, nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Với việc gắn kết chặt chẽ với quản trị rủi ro, hệ thống này đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một ngân hàng bền vững và minh bạch. Mục tiêu của HTKSNB trong NHTM Mục tiêu của HTKSNB trong ngân hàng thương mại theo COSO 2013 bao gồm ba mục tiêu chính: 6 Mục tiêu hoạt động (Operations Objectives): Đảm bảo hiệu quả và hiệu suất trong hoạt động của ngân hàng, bao gồm bảo vệ tài sản của ngân hàng, sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả, và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Mục tiêu báo cáo (Reporting Objectives): Đảm bảo tính trung thực, chính xác, kịp thời và minh bạch của các báo cáo tài chính và phi tài chính. Điều này bao gồm việc đảm bảo rằng các báo cáo được lập đúng quy định và phản ánh đúng thực trạng tài chính của ngân hàng. Mục tiêu tuân thủ (Compliance Objectives): Đảm bảo ngân hàng tuân thủ các luật lệ, quy định, chính sách, và quy tắc có liên quan. Điều này giúp ngân hàng tránh được các rủi ro pháp lý và bảo vệ uy tín của tổ chức.
Ba mục tiêu này giúp đảm bảo rằng các hoạt động của ngân hàng được quản lý một cách có hệ thống và minh bạch, giúp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Các bộ phận cấu thành HTKSNB theo COSO 2013. Để hoạt động hiệu quả, hệ thống này cần có đủ năm thành phần: 1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát (Control Environment) là nền tảng cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ của một tổ chức, bao gồm những yếu tố văn hóa, chính sách, quy trình, và hoạt động quản lý nhằm định hướng và tác động đến hành vi của nhân viên trong việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
Theo mô hình COSO 2013, môi trường kiểm soát bao gồm 5 nguyên tắc chính: 1. Nguyên tắc 1: Thể hiện cam kết về tính chính trực và tuân thủ các giá trị đạo đức Tổ chức cần thiết lập và duy trì một môi trường mà ở đó đạo đức và tính chính trực là trọng tâm. Điều này bao gồm việc lãnh đạo tổ chức cần phải thể hiện một cam kết mạnh mẽ đối với tính chính trực và đạo đức trong mọi hoạt động và quyết định. Xây dựng các chính sách đạo đức rõ ràng, tổ chức đào tạo về đạo đức và hành vi ứng xử, và thiết lập các cơ chế để xử lý hành vi không đúng đắn.
Nguyên tắc 2: Thực hiện trách nhiệm giám sát và tính độc lập Tổ chức phải thiết lập một cấu trúc tổ chức rõ ràng, trong đó các quyền hạn và trách nhiệm được phân định cụ thể. Điều này bao gồm việc xác định các chức năng và vai trò của từng bộ phận và cá nhân trong tổ chức.