Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán tại công ty cổ phần master tran doppelherz

Tìm hiểu giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán tại Master Tran Doppelherz. Phân tích thực trạng và kiến nghị cải tiến.

• Tác giả: Phạm Ngọc Anh
• Người hướng dẫn: Ts. Nguyễn Thị Lê Thanh
• Trường học: Học Viện Ngân Hàng
• Chuyên ngành: Kế Toán - Kiểm Toán
• Đề tài: Hoàn Thiện Kiểm Soát Nội Bộ Chu Trình Mua Hàng Thanh Toán Tại Công Ty Cổ Phần Master Tran - Doppelherz
• Loại tài liệu: Khóa Luận Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2021
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
• DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ VÀ HÌNH MINH HỌA
• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP
• 1.1. Lý luận về kiểm soát nội bộ chung trong các doanh nghiệp
• 1.1.1. Khái niệm và mục đích của Kiểm soát nội bộ
• 1.1.1.1. Khái niệm
• 1.1.1.2. Mục đích của Kiểm soát nội bộ
• 1.1.2. Các bộ phận cấu thành Kiểm Soát Nội Bộ
• 1.1.2.1. Môi trường kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ
• 1.1.2.2. Các yếu tố cấu thành của môi trường kiểm soát
• 1.1.2.2.1. Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức
• 1.1.2.2.2. Cam kết về năng lực
• 1.1.2.2.3. Sự tham gia của Ban quản trị
• 1.1.2.2.4. Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MASTER TRAN - DOPPELHERZ
• 3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MASTER TRAN - DOPPELHERZ
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Kiểm Soát Nội Bộ và Chu Trình Mua Hàng 55 ký tự

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần có một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả để bảo vệ tài sản và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra một cách trơn tru. Trong đó, chu trình mua hàng thanh toán đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và hiệu quả hoạt động. Việc hoàn thiện kiểm soát nội bộ cho chu trình này, đặc biệt tại các công ty như Master Tran - Doppelherz, là vô cùng cần thiết để giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa chi phí. Theo VAS 315, kiểm soát nội bộ là quy trình được thiết kế, thực hiện và duy trì bởi ban quản trị, ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị để đảm bảo hợp lý khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị, bao gồm đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, hiệu quả hoạt động và tuân thủ pháp luật. Do đó, kiểm soát nội bộ không chỉ là một thủ tục đơn lẻ mà là một hệ thống toàn diện, được vận hành liên tục và tác động đến mọi cấp độ của doanh nghiệp.

1.1. Định Nghĩa và Mục Tiêu của Kiểm Soát Nội Bộ

Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình liên tục, được thực hiện bởi con người, nhằm đảm bảo doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã đề ra. Mục tiêu của KSNB bao gồm đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, hiệu quả hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan. Mỗi doanh nghiệp xây dựng một hệ thống KSNB khác nhau, tùy thuộc vào quy mô, ngành nghề kinh doanh và mức độ rủi ro. Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất sẽ tập trung vào kiểm soát nội bộ quy trình sản xuất, trong khi một doanh nghiệp thương mại sẽ chú trọng đến kiểm soát nội bộ quy trình mua bán hàng hóa. Master Tran - Doppelherz cũng cần xây dựng một hệ thống KSNB phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh của mình.

1.2. Các Thành Phần Cấu Thành Kiểm Soát Nội Bộ Hiệu Quả

Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả bao gồm 5 thành phần chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, và giám sát. Môi trường kiểm soát là nền tảng của hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm văn hóa, giá trị đạo đức và năng lực của nhân viên. Đánh giá rủi ro là quá trình xác định và phân tích các rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục được thiết lập để giảm thiểu rủi ro. Thông tin và truyền thông đảm bảo rằng thông tin liên quan đến kiểm soát nội bộ được truyền đạt đầy đủ và kịp thời. Giám sát là quá trình đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ và thực hiện các điều chỉnh cần thiết. "Môi trường kiểm soát bao gồm các chức năng quản trị và quản lí, các quan điểm, nhận thức và hành động của ban quản trị và ban giám đốc liên quan đến kiểm soát nội bộ và tầm trọng của kiểm soát nội bộ đối với hoạt động của đơn vị." (VAS 315).

II. Rủi Ro Thường Gặp Trong Chu Trình Mua Hàng Thanh Toán 60 ký tự

Chu trình mua hàng thanh toán tiềm ẩn nhiều rủi ro, từ sai sót trong quá trình đặt hàng, nhận hàng, đến các hành vi gian lận trong thanh toán. Việc nhận diện và đánh giá các rủi ro này là bước quan trọng để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả. Các rủi ro có thể bao gồm: mua hàng không đúng nhu cầu, mua hàng với giá cao hơn thị trường, nhận hàng thiếu hoặc kém chất lượng, thanh toán sai hoặc trùng lặp. Ngoài ra, còn có các rủi ro liên quan đến gian lận trong mua hàng, chẳng hạn như thông đồng với nhà cung cấp để nhận hoa hồng, hoặc lập hóa đơn khống để chiếm đoạt tiền của công ty. Việc quản lý rủi ro mua hàng đòi hỏi doanh nghiệp phải có quy trình rõ ràng, phân công trách nhiệm cụ thể và thực hiện kiểm tra, giám sát thường xuyên.

2.1. Các Loại Rủi Ro Tiềm Ẩn Trong Quy Trình Mua Hàng

Các rủi ro trong quy trình mua hàng có thể được phân loại theo giai đoạn của quy trình. Ở giai đoạn lập kế hoạch mua hàng, rủi ro có thể là mua hàng không đúng số lượng, chủng loại, hoặc không đúng thời điểm. Ở giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp, rủi ro có thể là chọn nhà cung cấp không uy tín, hoặc có giá cao hơn so với thị trường. Ở giai đoạn đặt hàng và nhận hàng, rủi ro có thể là đặt hàng sai thông tin, nhận hàng thiếu hoặc kém chất lượng. Cuối cùng, ở giai đoạn thanh toán, rủi ro có thể là thanh toán sai số tiền, thanh toán cho nhà cung cấp không hợp lệ, hoặc thanh toán trùng lặp. "Bất kì sai sót xảy ra ở hai qui trình này cũng sẽ gây thất thoát lợi ích của doanh nghiệp bởi lợi nhuận bằng doanh thu trừ chi phí."

2.2. Hậu Quả Của Rủi Ro và Tầm Quan Trọng của KSNB

Hậu quả của các rủi ro trong chu trình mua hàng thanh toán có thể rất nghiêm trọng, bao gồm thất thoát tài sản, giảm lợi nhuận, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp, và thậm chí là vi phạm pháp luật. Do đó, việc xây dựng và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả là vô cùng quan trọng để giảm thiểu rủi ro và bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp. KSNB giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng các hoạt động mua hàng được thực hiện một cách minh bạch, hiệu quả và tuân thủ các quy định. Đối với Master Tran - Doppelherz, việc hoàn thiện kiểm soát nội bộ sẽ giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh.

III. Giải Pháp Hoàn Thiện Kiểm Soát Nội Bộ Cho Master Tran 59 ký tự

Để hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán tại Master Tran - Doppelherz, cần áp dụng các giải pháp đồng bộ, từ việc xây dựng quy trình rõ ràng, phân công trách nhiệm cụ thể, đến việc ứng dụng công nghệ thông tin. Các giải pháp cần tập trung vào việc kiểm soát từng giai đoạn của quy trình mua hàng, từ lập kế hoạch, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng, nhận hàng, đến thanh toán. Ngoài ra, cần tăng cường công tác kiểm tra, giám sát, và đào tạo nhân viên để nâng cao nhận thức về kiểm soát nội bộ và giảm thiểu rủi ro. Quan trọng nhất là, phải thiết lập một môi trường kiểm soát mạnh mẽ, với sự cam kết của ban lãnh đạo và sự tham gia của tất cả các nhân viên.

3.1. Xây Dựng Quy Trình Mua Hàng Thanh Toán Rõ Ràng

Một quy trình mua hàng thanh toán rõ ràng cần được xây dựng, bao gồm các bước cụ thể, trách nhiệm của từng bộ phận, và các biểu mẫu, chứng từ cần thiết. Quy trình cần quy định rõ các thủ tục phê duyệt, kiểm tra, và lưu trữ hồ sơ. Cần có sự phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận liên quan, chẳng hạn như bộ phận mua hàng, bộ phận kho, bộ phận kế toán, và bộ phận kiểm soát nội bộ. Quy trình cũng cần được cập nhật thường xuyên để phù hợp với sự thay đổi của hoạt động kinh doanh và các quy định pháp luật. Sơ đồ 2.3 Qui trình mua sắm hàng hóa trong tài liệu gốc là một ví dụ tham khảo tốt cho việc xây dựng quy trình.

3.2. Tăng Cường Kiểm Soát Trong Từng Giai Đoạn của Quy Trình

Ở mỗi giai đoạn của quy trình mua hàng, cần có các biện pháp kiểm soát cụ thể để giảm thiểu rủi ro. Chẳng hạn, ở giai đoạn lập kế hoạch mua hàng, cần có quy trình phê duyệt kế hoạch mua hàng dựa trên nhu cầu thực tế và dự báo bán hàng. Ở giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp, cần có quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như giá cả, chất lượng, uy tín, và khả năng cung cấp. Ở giai đoạn đặt hàng và nhận hàng, cần có quy trình kiểm tra đơn hàng, kiểm tra chất lượng hàng hóa, và lập biên bản giao nhận hàng hóa. Ở giai đoạn thanh toán, cần có quy trình kiểm tra hóa đơn, kiểm tra chứng từ, và phê duyệt thanh toán. "VAS 315 cho rằng các chính sách phê duyệt lên quá trình thu chi là không đầy đủ, nhân viên không nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát hay việc thiếu đi sự đào tạo cho đội ngũ kế toán là những nguyên nhân gây ra sự yếu kém trong kiểm soát nội bộ của đơn vị".

3.3. Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Vào KSNB Mua Hàng

Ứng dụng công nghệ thông tin (IT) có thể giúp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán một cách hiệu quả. Sử dụng phần mềm quản lý mua hàng có thể giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót, và tăng cường khả năng kiểm soát. Phần mềm có thể giúp theo dõi đơn hàng, quản lý thông tin nhà cung cấp, kiểm soát chi phí, và tạo báo cáo tự động. Ngoài ra, việc sử dụng chữ ký số và hóa đơn điện tử cũng giúp tăng cường tính minh bạch và giảm thiểu rủi ro gian lận trong mua hàng. Hình 3.1 Qui trình mua hàng - thanh toán trên ERP là một ví dụ về ứng dụng IT vào quy trình mua hàng.

IV. Đánh Giá và Cải Thiện Kiểm Soát Nội Bộ Định Kỳ 52 ký tự

Kiểm soát nội bộ không phải là một hệ thống tĩnh mà cần được đánh giá và cải thiện định kỳ để phù hợp với sự thay đổi của môi trường kinh doanh. Việc đánh giá có thể được thực hiện bởi bộ phận kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ, hoặc các chuyên gia bên ngoài. Kết quả đánh giá cần được báo cáo cho ban lãnh đạo để có các biện pháp cải thiện kiểm soát nội bộ kịp thời. Việc cải thiện kiểm soát nội bộ có thể bao gồm điều chỉnh quy trình, cập nhật chính sách, đào tạo nhân viên, hoặc ứng dụng công nghệ mới. Quan trọng là, cần xây dựng một văn hóa liên tục cải thiện kiểm soát nội bộ trong toàn doanh nghiệp.

4.1. Phương Pháp Đánh Giá Hiệu Quả Kiểm Soát Nội Bộ

Có nhiều phương pháp để đánh giá hiệu quả kiểm soát nội bộ, bao gồm kiểm tra trực tiếp, phỏng vấn, khảo sát, và phân tích dữ liệu. Kiểm tra trực tiếp là phương pháp đánh giá bằng cách xem xét các chứng từ, hồ sơ, và quy trình thực tế. Phỏng vấn là phương pháp đánh giá bằng cách hỏi đáp các nhân viên liên quan để thu thập thông tin về kiểm soát nội bộ. Khảo sát là phương pháp đánh giá bằng cách sử dụng bảng câu hỏi để thu thập thông tin từ một số lượng lớn nhân viên. Phân tích dữ liệu là phương pháp đánh giá bằng cách sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để phát hiện các sai sót, gian lận, hoặc điểm yếu trong kiểm soát nội bộ.

4.2. Vai Trò của Báo Cáo Kiểm Soát Nội Bộ và Phản Hồi

Báo cáo kiểm soát nội bộ là một công cụ quan trọng để truyền đạt thông tin về hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ cho ban lãnh đạo. Báo cáo cần trình bày rõ các điểm mạnh, điểm yếu, và các khuyến nghị để cải thiện kiểm soát nội bộ. Ban lãnh đạo cần phản hồi kịp thời về báo cáo và thực hiện các hành động cần thiết để khắc phục các điểm yếu. Việc theo dõi và đánh giá hiệu quả của các hành động khắc phục cũng rất quan trọng để đảm bảo rằng kiểm soát nội bộ được cải thiện một cách liên tục.

V. Kiến Nghị Hoàn Thiện KSNB Chu Trình Mua Hàng Tại Doppelherz 59 ký tự

Để hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán tại Doppelherz, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo, và sự tham gia của tất cả các nhân viên. Ngoài các giải pháp cụ thể về quy trình, cần có các kiến nghị về mặt chính sách, tổ chức, và công nghệ. Cần xem xét việc thành lập một bộ phận kiểm soát nội bộ độc lập, hoặc thuê các chuyên gia bên ngoài để đánh giá và cải thiện kiểm soát nội bộ. Đồng thời, cần tăng cường công tác đào tạo và truyền thông để nâng cao nhận thức về kiểm soát nội bộ trong toàn doanh nghiệp.

5.1. Kiến Nghị Về Tổ Chức và Quản Lý Kiểm Soát Nội Bộ

Cần có một bộ phận hoặc cá nhân chịu trách nhiệm chính về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán. Bộ phận này cần có đủ thẩm quyền và nguồn lực để thực hiện các hoạt động kiểm tra, giám sát, và đánh giá. Cần xây dựng một cơ chế báo cáo và phản hồi hiệu quả để đảm bảo rằng thông tin về kiểm soát nội bộ được truyền đạt đầy đủ và kịp thời đến ban lãnh đạo. Ban lãnh đạo cần có sự cam kết và hỗ trợ mạnh mẽ cho các hoạt động kiểm soát nội bộ.

5.2. Kiến Nghị Về Chính Sách Mua Hàng và Thủ Tục Liên Quan

Chính sách mua hàng cần được xây dựng rõ ràng, minh bạch, và phù hợp với quy mô và đặc thù của doanh nghiệp. Chính sách cần quy định rõ các thủ tục phê duyệt, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng, nhận hàng, và thanh toán. Cần có các quy định về xung đột lợi ích, bảo mật thông tin, và tuân thủ pháp luật. Các thủ tục liên quan cần được đơn giản hóa, nhưng vẫn đảm bảo tính kiểm soát và hiệu quả. Mẫu đơn 2. 1 Bảng báo giá nhà cung cấp, Hình 2. 1 Mẫu đơn yêu cầu mua sắm, Hình 2. 2 Mẫu đơn đề nghị thanh toán, Hình 2. 3 Mẫu phiếu chi, Hình 2. 4 Mẫu ủy nhiệm chi, Hình 2. 5 Mẫu phiếu nhập kho trong tài liệu gốc là các biểu mẫu tốt cần được chuẩn hóa trong chính sách mua hàng.

VI. Tương Lai và Cải Tiến Liên Tục KSNB tại Master Tran 59 ký tự

Việc hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp. Với sự phát triển của công nghệ và sự thay đổi của môi trường kinh doanh, cần liên tục cải tiến kiểm soát nội bộ để đáp ứng các yêu cầu mới. Trong tương lai, việc ứng dụng các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI) và blockchain có thể giúp tăng cường khả năng kiểm soát và giảm thiểu rủi ro. Quan trọng là, cần xây dựng một văn hóa kiểm soát nội bộ mạnh mẽ, với sự nhận thức và trách nhiệm của tất cả các nhân viên.

6.1. Ứng Dụng Công Nghệ Mới Trong Kiểm Soát Nội Bộ Mua Hàng

Công nghệ mới có thể giúp tự động hóa các quy trình kiểm soát nội bộ, giảm thiểu sai sót, và tăng cường khả năng giám sát. AI có thể được sử dụng để phát hiện các giao dịch bất thường, hoặc dự báo các rủi ro tiềm ẩn. Blockchain có thể được sử dụng để đảm bảo tính minh bạch và an toàn của các giao dịch. Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ mới cần được thực hiện một cách cẩn trọng, với sự đánh giá kỹ lưỡng về chi phí, lợi ích, và rủi ro.

6.2. Xây Dựng Văn Hóa Kiểm Soát Nội Bộ Trong Doanh Nghiệp

Văn hóa kiểm soát nội bộ là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công của hệ thống kiểm soát nội bộ. Cần tạo ra một môi trường mà ở đó tất cả các nhân viên đều nhận thức được tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ, và có trách nhiệm tuân thủ các quy định và thủ tục. Cần khuyến khích nhân viên báo cáo các sai sót, gian lận, hoặc điểm yếu trong kiểm soát nội bộ. Ban lãnh đạo cần thể hiện sự cam kết và ủng hộ cho các hoạt động kiểm soát nội bộ, và tạo ra một môi trường mà ở đó sự trung thực và liêm chính được coi trọng.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp tập trung giải quyết yêu cầu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại một doanh nghiệp thương mại dược phẩm nhập khẩu. Trong cơ chế quản lý doanh nghiệp, chu trình mua hàng – thanh toán và chu trình doanh thu – thu tiền là hai quy trình trọng yếu trực tiếp chi phối kết quả tài chính thông qua bài toán doanh thu và chi phí đầu vào. Mọi sai sót, lỗ hổng trong khâu lựa chọn nhà cung cấp, kiểm nhận nhập kho hay xét duyệt công nợ đều dẫn tới nguy cơ thất thoát vốn, giảm hiệu quả kinh doanh.

Xuất phát từ thực tiễn hoạt động của Công ty Cổ phần Master Tran – đơn vị phân phối độc quyền các dòng thực phẩm bảo vệ sức khỏe và dược phẩm mang thương hiệu Doppelherz (thuộc Tập đoàn Queisser Pharma, CHLB Đức) tại thị trường Việt Nam – tác giả xác định các nội dung nghiên cứu cốt lõi:

• Mục tiêu nghiên cứu:
  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và các thủ tục kiểm soát áp dụng cho chu trình mua hàng – thanh toán trong doanh nghiệp.
  2. Phản ánh, phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ phần Master Tran - Doppelherz.
  3. Đề xuất hệ thống giải pháp và kiến nghị cụ thể nhằm khắc phục tồn tại, nâng cao hiệu lực kiểm soát chu trình mua sắm vật tư, hàng hóa tại công ty.
• Câu hỏi nghiên cứu:
  1. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại doanh nghiệp được thiết kế và vận hành theo các nguyên tắc, thủ tục nào?
  2. Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ phần Master Tran - Doppelherz đang bộc lộ những ưu điểm và hạn chế nào?
  3. Những giải pháp cụ thể nào cần được áp dụng để hoàn thiện quy trình mua hàng – thanh toán cho đơn vị?
• Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
  • Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ phần Master Tran - Doppelherz.
  • Phạm vi nội dung: Giới hạn trong chu trình mua sắm hàng hóa, vật tư trong nước (chủ yếu là vật tư marketing, tài liệu tiếp thị POSM, công cụ dụng cụ và vật tư văn phòng phục vụ vận hành) tại các phòng ban liên quan (Phòng Marketing, Phòng Hành chính nhân sự, Phòng Kế toán, Bộ phận Kho).
  • Phạm vi thời gian: Thu thập và phân tích dữ liệu từ năm tài chính 2020 đến hết Quý 1 năm 2021.

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận vận dụng khung lý luận về KSNB được quy định tại Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 (VAS 315) - "Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị". Theo đó, hệ thống KSNB được cấu thành từ 5 bộ phận cơ bản:

Thành phần KSNB (VAS 315)	Nội dung cốt lõi áp dụng trong chu trình mua hàng – thanh toán
Môi trường kiểm soát	Tính chính trực, giá trị đạo đức, cơ cấu tổ chức, triết lý điều hành của Ban Giám đốc và chính sách nhân sự trong khâu quản lý chi tiêu.
Quy trình đánh giá rủi ro	Nhận diện và ước tính mức độ rủi ro mua sai quy cách, sai giá, thông đồng với nhà cung cấp, thất thoát kho, sai lệch công nợ.
Hệ thống thông tin & truyền thông	Luân chuyển chứng từ (đơn đề nghị mua sắm, báo giá, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, ủy nhiệm chi/phiếu chi) và hệ thống phần mềm kế toán.
Các hoạt động kiểm soát	Phân chia trách nhiệm, ủy quyền phê duyệt, bảo vệ tài sản, kiểm tra độc lập và phân tích đối chiếu hóa đơn - chứng từ.
Giám sát các kiểm soát	Giám sát thường xuyên trong quy trình tác nghiệp và giám sát định kỳ thông qua báo cáo sai phạm, đối chiếu công nợ.

Tác giả tổng quan các nghiên cứu thực nghiệm tiền đề về KSNB chu trình mua sắm/chi phí, bao gồm: nghiên cứu của Hera Khairunnisa (2020) về môi trường kiểm soát tại cơ sở giáo dục Indonesia; luận văn của Phan Thị Ngọc Yến (2012) tại Công ty CP Kim Khí Miền Trung; công trình của Trần Thị Huyền Trang (2017) tại Vietinbank Hoàng Mai; luận án của Bùi Thị Tĩnh (2018) về quản trị rủi ro tại các doanh nghiệp sản xuất giấy; và luận văn của Nguyễn Thị Yến (2020) tại Công ty CP Dịch vụ Giao Hàng Nhanh.

Nghiên cứu sử dụng phương pháp tiếp cận định tính kết hợp điều tra thực tế tại doanh nghiệp:

• Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Khai thác giáo trình kiểm toán căn bản, chuẩn mực VAS 315, các quy định quản trị nội bộ, hồ sơ mua sắm, hệ thống chứng từ kế toán, sổ chi tiết công nợ và báo cáo tài chính của công ty.
• Phương pháp phỏng vấn - quan sát: Thiết lập bảng câu hỏi và thực hiện phỏng vấn trực tiếp Kế toán trưởng (bà Vũ Kim Hoa), kế toán viên phụ trách chi tiêu mua sắm, nhân viên các phòng ban liên quan; kết hợp quan sát quy trình xét duyệt và giao nhận thực tế.
• Phương pháp điều tra thực nghiệm: Tác giả trực tiếp tham gia xử lý chứng từ, theo dõi quy trình luân chuyển hồ sơ thanh toán với vai trò thực tập sinh kế toán trong thời gian 2 tháng tại đơn vị.

---

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán tại các doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa các nguyên lý nền tảng về KSNB chung và KSNB chuyên sâu cho chu trình mua hàng – thanh toán trong doanh nghiệp:

• Bản chất và mục tiêu của KSNB: KSNB là một quá trình liên tục do con người (Ban quản trị, Ban giám đốc, nhân viên) vận hành nhằm đảm bảo 4 mục tiêu: thực hiện chiến lược, tính tin cậy của báo cáo tài chính, hiệu quả hoạt động và sự tuân thủ pháp luật.
• Các nguyên tắc thiết kế KSNB: Phân tích chi tiết 7 nguyên tắc thiết kế bắt buộc: nguyên tắc toàn diện, nguyên tắc "bốn mắt", nguyên tắc cân nhắc lợi ích - chi phí, nguyên tắc bất kiêm nhiệm (tách biệt giữa chức năng kế toán, bảo quản tài sản, xét duyệt và thực hiện), nguyên tắc phê chuẩn đúng đắn, chế độ chứng từ - sổ sách đầy đủ, bảo vệ vật chất/thông tin và kiểm tra độc lập.
• Hạn chế cố hữu của KSNB: Nhận diện 6 rào cản nội tại khiến KSNB không thể loại trừ tuyệt đối mọi rủi ro: sự khống chế của chi phí so với lợi ích, tập trung vào giao dịch thông thường bỏ qua biến động bất thường, sai lầm từ nhận thức/trình độ nhân viên, sự thông đồng của nhiều cá nhân, sự thay đổi của môi trường kinh doanh và rủi ro lỗi kỹ thuật/khống chế phần mềm máy tính.
• Nội dung chu trình mua hàng – thanh toán: Phân lập 4 chức năng cốt lõi: xử lý đơn đặt mua hàng/dịch vụ; nhận hàng hóa/dịch vụ; ghi nhận nợ phải trả người bán; xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán. Đồng thời, chương 1 liệt kê các sai sót thường gặp tại bộ phận mua hàng (chọn nhà cung cấp không hợp lệ, sai quy cách), bộ phận kho (không lập biên bản kiểm nghiệm, lệch tồn kho) và bộ phận kế toán (quên hạch toán hàng đang đi đường TK 151, hạch toán nhầm đối tượng công nợ, chi trùng hóa đơn).

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán tại Công ty Cổ phần Master Tran - Doppelherz

Chương 2 mô tả chi tiết hồ sơ đơn vị và thực trạng kiểm soát tại Master Tran:

• Hồ sơ doanh nghiệp: Công ty thành lập tháng 8/2011, mã số thuế 0105381169, đặt văn phòng tại 219 Trung Kính, Cầu Giấy, Hà Nội. Doanh nghiệp phân phối độc quyền thương hiệu Doppelherz từ năm 2012 (khởi đầu từ 2 sản phẩm vào năm 2013 là Active Meno và Vital Pregna; đến năm 2020 đã vượt trên 30 sản phẩm như Kinder Optima, Magiesium+Calcium+D3, Collagen Beauty...). Quy mô nhân sự trên 250 người, vận hành qua 3 kênh phân phối: OTC (kênh bán lẻ nhà thuốc toàn quốc - kênh chủ lực), ETC (kênh bệnh viện) và MT (kênh thương mại điện tử: Shopee, Tiki, Lazada).
• Bộ máy quản trị và phân công kiểm soát: Cơ cấu điều hành gồm Chủ tịch HĐQT, Tổng Giám đốc, Giám đốc Nội vụ, Giám đốc Tài chính và các phòng ban trực thuộc (HCNS, Kế toán, Marketing, Dịch vụ bán hàng, Xuất nhập khẩu). Trong chu trình mua hàng trong nước:
  • Chủ tịch HĐQT: Phê duyệt các khoản chi tiêu lớn, giám sát hoạt động bộ máy kế toán.
  • Giám đốc Nội vụ: Phê duyệt phương án mua sắm, chủ trương chi tiêu và kế hoạch thực thi công việc.
  • Phòng Kế toán: Bố trí chức danh chuyên trách "Kế toán chi tiêu mua sắm" kiêm nhiệm thủ kho và "Kế toán thanh toán" kiêm nhiệm thủ quỹ.
• Thực trạng quy trình 5 bước mua sắm - thanh toán tại Master Tran:

[Bước 1: Lập phương án mua sắm] 
[Bước 2: Báo giá và chọn nhà cung cấp] 
[Bước 3: Duyệt đơn yêu cầu mua sắm] 
[Bước 4: Mua sắm và thanh toán] 
[Bước 5: Nhập kho và nghiệm thu] 

• Thời hạn xử lý: Quy định duyệt trong 1 ngày làm việc đối với hàng hóa thông thường, 2 ngày làm việc đối với hàng hóa đặc thù; các phương án lớn phải duyệt trong tuần làm việc.
• Đánh giá thực trạng hoạt động kiểm soát:
  • Mặt đạt được: Thiết lập quy trình 5 bước rõ ràng; có sự tham gia trực tiếp của lãnh đạo cấp cao; ban hành mẫu biểu chuẩn hóa (Mẫu đơn yêu cầu mua sắm, Đơn đề nghị thanh toán, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi, Phiếu nhập kho); áp dụng cơ chế báo cáo công việc nhật trình (worktrack) đầu tháng để giám sát tiến độ và phát hiện sai phạm.
  • Mặt tồn tại: Khâu khảo sát nhà cung cấp do nhân viên bộ phận yêu cầu tự chọn và đánh giá chất lượng; bảng báo giá nhà cung cấp mới chỉ thể hiện đơn giá, phương thức thanh toán, vận chuyển mà thiếu thông tin về thời gian giao hàng dự kiến và phân cấp tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa; việc kiêm nhiệm chức năng (kế toán chi tiêu mua sắm kiêm kho, kế toán thanh toán kiêm quỹ) tiềm ẩn rủi ro vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm.

Chương 3: Giải pháp và kiến nghị hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán tại Công ty Cổ phần Master Tran - Doppelherz

Chương 3 đề xuất các giải pháp căn cứ trên định hướng mở rộng thị trường của doanh nghiệp:

• Sự cần thiết hoàn thiện: Khối lượng giao dịch mua sắm vật phẩm tiếp thị (POSM) phục vụ các chiến dịch tiếp thị (activation) tại điểm bán tăng nhanh, đòi hỏi kiểm soát chặt chẽ để tối ưu hóa chi phí vận hành.
• Hệ thống giải pháp cụ thể:
  1. Chuẩn hóa tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp: Xây dựng danh mục nhà cung cấp được phê duyệt trước (approved vendor list); bổ sung các tiêu chí về tiến độ giao hàng, bảo hành và cam kết chất lượng vào bảng so sánh báo giá.
  2. Áp dụng quy trình mua hàng - thanh toán trên hệ thống ERP: Tin học hóa toàn bộ quá trình phê duyệt điện tử từ đơn yêu cầu, đơn đặt hàng đến đối chiếu hóa đơn tự động 3 chiều (đơn đặt hàng - phiếu nhập kho - hóa đơn GTGT), giảm thiểu can thiệp thủ công.
  3. Tái cấu trúc phân công phân nhiệm: Tách biệt hoàn toàn chức năng kế toán chi tiêu với thủ kho, kế toán thanh toán với thủ quỹ nhằm tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc "bốn mắt".
  4. Hoàn thiện công tác lưu trữ và luân chuyển chứng từ: Quy định rõ thời hạn chuyển giao hóa đơn từ bộ phận mua sắm về phòng kế toán, đóng dấu "Đã thanh toán" lên toàn bộ chứng từ gốc để triệt tiêu nguy cơ thanh toán trùng.
• Kiến nghị thực hiện: Đưa ra các kiến nghị đối với Ban lãnh đạo công ty về việc đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin, đào tạo nghiệp vụ nhân sự và kiến nghị với cơ quan quản lý nhà nước về hướng dẫn thực hiện chuẩn mực kế toán - kiểm toán.

---

Kết quả và đóng góp

Khóa luận phản ánh toàn diện hệ thống kiểm soát nội bộ trong một doanh nghiệp thương mại dược phẩm phân phối độc quyền tại Việt Nam:

1. Dữ liệu thực chứng về quy trình nghiệp vụ: Khóa luận trích xuất và minh họa đầy đủ hệ thống biểu mẫu thực tế của Master Tran (Biểu mẫu 2.1 Bảng báo giá; Hình 2.1 Mẫu đơn yêu cầu mua sắm; Hình 2.2 Mẫu đơn đề nghị thanh toán; Hình 2.3 Mẫu phiếu chi; Hình 2.4 Mẫu ủy nhiệm chi; Hình 2.5 Mẫu phiếu nhập kho; Hình 2.6 Quy định lưu giữ chứng từ).
2. Làm rõ mối quan hệ giữa chu trình mua sắm nội địa và hoạt động marketing ngành dược: Phân tích đặc thù chi tiêu mua sắm của Master Tran tập trung vào vật tư POSM (tờ rơi, catalog, poster, standee, biển quảng cáo, tủ trưng bày, quà tặng khuyến mại, tài liệu tiếp thị) phục vụ 3 kênh bán hàng OTC, ETC, MT và các sự kiện activation tại điểm bán, trung tâm thương mại.
3. Đóng góp về mặt giải pháp ứng dụng: Đề xuất mô hình quy trình mua hàng – thanh toán tích hợp trên hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP - Hình 3.1), gắn kết việc phân quyền phê duyệt của Ban Giám đốc với công tác hạch toán của phòng kế toán.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế của nghiên cứu: Do điều kiện tiếp cận dữ liệu và tính bảo mật của doanh nghiệp, khóa luận chỉ tập trung nghiên cứu chu trình mua sắm vật tư, hàng hóa trong nước; chưa mở rộng khảo sát sâu quy trình nhập khẩu trực tiếp các lô hàng thành phẩm Doppelherz từ Công ty Queisser Pharma (CHLB Đức) qua Phòng Xuất nhập khẩu. Phạm vi số liệu thực tế được giới hạn trong năm tài chính 2020 và quý 1/2021.
• Hướng nghiên cứu tiếp theo: Mở rộng nghiên cứu hệ thống KSNB đối với hoạt động xuất nhập khẩu dược phẩm, kiểm soát chi phí logistics quốc tế, tỷ giá hối đoái và hoàn thiện kiểm soát chu trình mua hàng qua hệ thống ERP toàn diện trong các giai đoạn tài chính tiếp theo của doanh nghiệp.

---

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo chuyên khảo dành cho:

• Sinh viên, học viên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp: Tham khảo cách thức vận dụng chuẩn mực VAS 315 vào phân tích thực tế một chu trình nghiệp vụ cụ thể tại doanh nghiệp thương mại.
• Người làm đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán: Tiếp cận phương pháp luận thu thập chứng từ, thiết kế bảng so sánh quy trình và phân tích rủi ro tác nghiệp.
• Cán bộ quản lý, kế toán viên tại các doanh nghiệp phân phối dược phẩm, hàng tiêu dùng: Tham khảo hệ thống quy định thời hạn phê duyệt (1-2 ngày), mẫu biểu quản lý đơn mua sắm và các biện pháp phòng ngừa rủi ro thông đồng nhà cung cấp hoặc sai lệch công nợ.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Chu trình mua sắm hàng hóa tại Công ty Cổ phần Master Tran - Doppelherz gồm những bước nào?
Chu trình gồm 5 bước: (1) Lập phương án mua sắm theo kế hoạch báo trước; (2) Báo giá nhà cung cấp và chọn nhà cung cấp; (3) Duyệt đơn yêu cầu mua sắm; (4) Tiến hành mua sắm và thanh toán với nhà cung cấp; (5) Nhập kho và nghiệm thu hàng hóa.

2. Thời hạn phê duyệt kế hoạch và đơn yêu cầu mua sắm tại Master Tran được quy định như thế nào?
Các trưởng phòng gửi yêu cầu mua sắm định kỳ hàng tháng lên Ban Giám đốc vào ngày 28 hàng tháng. Thời hạn phê duyệt là 1 ngày làm việc đối với hàng hóa thông thường, 2 ngày làm việc đối với hàng hóa đặc thù. Đối với các phương án mua sắm lớn, thủ tục phê duyệt được thực hiện trong tuần làm việc.

3. Cơ cấu phân phối sản phẩm của Master Tran gồm những kênh nào và đâu là kênh chủ lực?
Công ty phân phối qua 3 kênh: Kênh OTC (kinh doanh thuốc không kê đơn qua các nhà thuốc bán lẻ toàn quốc - đây là kênh kinh doanh chủ lực), Kênh ETC (phân phối thuốc cho bệnh viện) và Kênh MT (bán lẻ qua các sàn thương mại điện tử như Shopee, Tiki, Lazada).

4. Khóa luận chỉ ra những hạn chế nào trong khâu lựa chọn nhà cung cấp tại công ty?
Việc khảo sát và báo giá do nhân viên thuộc bộ phận yêu cầu mua sắm tự thực hiện; việc đánh giá chất lượng phụ thuộc vào nhận định chủ quan của nhân viên này. Bảng báo giá gửi kế toán và lãnh đạo chỉ thể hiện tên nhà cung cấp, đơn giá, phương thức thanh toán và vận chuyển mà thiếu thông tin về thời gian giao hàng dự kiến và phân loại cấp chất lượng sản phẩm.

5. Khóa luận vận dụng chuẩn mực kế toán/kiểm toán nào làm cơ sở lý luận chính cho KSNB?
Khóa luận sử dụng Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VAS 315 ("Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị") với cấu trúc 5 thành phần kiểm soát nội bộ.

---

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phạm Ngọc Anh đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý thuyết về KSNB theo chuẩn mực VAS 315 và làm rõ thực trạng vận hành chu trình mua hàng – thanh toán tại Công ty Cổ phần Master Tran - Doppelherz giai đoạn 2020 - quý 1/2021. Công trình nhận diện rõ các điểm mạnh trong quy trình kiểm soát 5 bước cùng các lỗ hổng về tiêu chí đánh giá nhà cung cấp và sự kiêm nhiệm nhân sự kế toán - kho - quỹ. Các giải pháp đề xuất tập trung vào việc chuẩn hóa danh mục nhà cung cấp, ứng dụng quy trình kiểm soát trên hệ thống ERP và tách biệt chức năng quản lý, tạo cơ sở thực tiễn giúp doanh nghiệp bảo toàn tài sản và nâng cao hiệu quả chi tiêu trong hoạt động kinh doanh dược phẩm.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 1. Lý luận về kiểm soát nội bộ chung trong các doanh nghiệp 1. Khái niệm và mục đích của Kiểm soát nội bộ 1.

Khái niệm Theo VAS 315 “Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị” “Kiểm soát nội bộ (KSNB) là qui trình do Ban quản trị, Ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các qui định có liên quan. Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của KSNB”. KSNB là một quá trình bởi KSNB không chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà được vận hành liên tục ở tất cả mọi cấp độ trong doanh nghiệp. KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người vì KSNB không chỉ là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu đơn điệu, độc lập…mà phải bao gồm cả yếu tố con người - hội đồng quản trị (HĐQT), ban giám đốc, nhân viên của tổ chức.

Chính con người định ra mục tiêu kiểm soát và thiết lập nên cơ chế kiểm soát và vận hành chúng. Mục đích của Kiểm soát nội bộ Mỗi doanh nghiệp có một hệ thống KSNB khác nhau nhằm đạt được những mục tiêu khác nhau. Mục tiêu của KSNB nhìn chung gồm có bốn nhóm mục tiêu chính: a) Đảm bảo chiến lược, các mục tiêu tầm cao phù hợp với tầm nhìn doanh nghiệp. KSNB giúp đơn vị nâng cao uy tín, đẩy mạnh các chiến lược kinh doanh, đảm bảo hoạt động kinh doanh dài hạn.

b) Đảm bảo hệ thống thông tin tài chính (kiểm soát về hệ thống thông tin tài chính). Kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, ban lãnh đạo phải có trách nhiệm trong việc lập và trình bày báo cáo tài chính (BCTC) phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán. SV: Phạm Ngọc Anh 5 K20CLCH Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng c) Đảm bảo hoạt động, kiểm soát nội bộ giúp đơn vị sử dụng nguồn lực hiệu quả trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. d) Đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và các qui định.

Kiểm soát nội bô cần đạt được sự đảm bảo hợp lý về việc thủ pháp luật và những qui định, bao gồm những qui định nội bộ trong doanh nghiệp để được mục tiêu do doanh nghiệp đề ra. Các bộ phận cấu thành Kiểm Soát Nội Bộ Kiểm Soát Nội Bộ bao hàm phạm vi rộng, thường gồm 5 thành phần: Môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị, hệ thống thông tin và truyền thông, các hoạt động kiểm soát, giám sát các kiểm soát. Môi trường kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ Theo VAS 315 “Môi trường kiểm soát bao gồm các chức năng quản trị và quản lí, các quan điểm, nhận thức và hành động của ban quản trị và ban giám đốc liên quan đến kiểm soát nội bộ và tầm trọng của kiểm soát nội bộ đối với hoạt động của đơn vị. Môi trường kiểm soát tạo nên đặc điểm chung của đơn vị, có tác động trực tiếp đến ý thức của từng thành viên trong đơn vị về công tác kiểm soát.” Môi trường kiểm soát là nhân tố ảnh hưởng lan tỏa tới các thành phần khác của kiểm soát nội bộ.

Các yếu tố cấu thành của môi trường kiểm soát gồm: a) Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức: Tính hữu hiệu của các kiểm soát không thể cao hơn các giá trị đạo đức và tính chính trực của những người tạo ra, quản lý và giám sát các kiểm soát đó. Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế. Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nội dung như: biện pháp của Ban Giám đốc để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung thực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức. Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị về tính chính trực và các giá trị đạo đức có thể bao gồm truyền đạt tới nhân viên các chuẩn mực hành vi thông qua các chính sách của đơn vị, các quy tắc đạo đức và bằng tấm gương điển hình.

b) Cam kết về năng lực: Năng lực là kiến thức và các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc của từng cá nhân. Năng lực nhân viên là SV: Phạm Ngọc Anh 6 K20CLCH Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng yếu tố quan trọng trong việc xây dựng một môi trưởng kiểm soát toàn vẹn chính xác và chuyên nghiệp. Sự yếu kém của nhân viên có thể gây ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát của doanh nghiệp. c) Sự tham gia của Ban quản trị: Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng và trách nhiệm đó được đề cập trong các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và quy định khác, hoặc trong các hướng dẫn do Ban quản trị ban hành.

Ngoài ra, Ban quản trị còn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt động của các thủ tục báo cáo sai phạm và các thủ tục soát xét tính hiệu quả của KSNB của đơn vị. Sự độc lập của ban quản trị là yếu tố quan trọng để việc kiểm tra giám sát trở nên hiệu quả chính xác và tránh rủi ro gian lận trong trường hợp ban giám đốc cố tình gây sai phạm một cách có hệ thống. d) Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc: Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc có nhiều đặc điểm, như quan điểm, thái độ và hành động của Ban Giám đốc đối với việc lập và trình bày BCTC có thể được thể hiện qua việc lựa chọn các nguyên tắc, chính sách kế toán có thận trọng hay không khi có nhiều lựa chọn khác nhau về nguyên tắc, chính sách kế toán, hoặc sự kín kẽ và thận trọng khi xây dựng các ước tính kế toán, trong đó: + Nếu việc đưa ra quyết định quản lý được tập trung và chi phối bởi một người thì cần chú ý đến phẩm chất và năng lực của người nắm quyền tập trung đó. + Nếu như quyền lực được phân tán cho nhiều người trong bộ máy quản lý thì cần xem xét việc sử dụng quyền lực của người phân quyền để đề phòng trường hợp không sử dụng hết quyền hạn được giao hoặc lạm dụng quyền hạn này.

+ Phương pháp ủy quyền: là cách thức người quản lý ủy quyền cho cấp dưới một cách chính thức. Cần có những ủy quyền rõ ràng văn bản sẽ giúp cho công việc được tiến hành dễ dàng và tránh được sự lạm dụng. Triết lý và phong cách điều hành là yếu tố quan trọng nhất trong môi trường kiểm soát nội bộ bởi mọi hoạt động của đơn vị sẽ được xây dựng và bị ảnh hưởng bởi các quyết định của người đứng đầu doanh nghiệp. Phong cách quản lý của ban giám đốc sẽ ảnh hưởng đến cách làm việc của nhân viên e) Cơ cấu tổ chức: Việc thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp gồm việc xem xét, cân nhắc các vấn đề chính về quyền hạn, trách nhiệm và các kênh báo cáo phù hợp.

SV: Phạm Ngọc Anh 7 K20CLCH Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức phụ thuộc một phần vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị. Cơ cấu tổ chức thực chất đây là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu đề ra. Một cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng.

Cơ cấu tổ chức thường được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đó phải xác định được các được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp. Cơ cấu tổ chức hợp lý là cơ sở để gia tăng tính hiệu lực của hoạt động kiểm soát. Ví dụ: Bộ phận kiểm toán nội bộ cần được xây dựng độc lập với các bộ phận khác, cần trực thuộc ban quản trị hoặc ban kiểm soát để đảm bảo tính độc lập, hiệu quả của hoạt động kiểm toán. f) Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực được cung cấp để thực hiện nhiệm vụ.

Ngoài ra, việc phân công có thể bao gồm các chính sách và trao đổi thông tin để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu được mục tiêu của đơn vị, hiểu được hành động của mỗi cá nhân có liên quan với nhau và đóng góp như thế nào vào các mục tiêu đó, và nhận thức được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào và chịu trách nhiệm về cái gì. g) Các chính sách và thông lệ về nhân sự: Các chính sách và thông lệ về nhân sự thường cho thấy các vấn đề quan trọng liên quan tới nhận thức về kiểm soát của đơn vị. Ví dụ, tiêu chuẩn về tuyển dụng các ứng viên có trình độ cao nhất thể hiện cam kết của đơn vị đối với những người có năng lực và đáng tin cậy. Sự phát triển của mọi doanh nghiệp, tổ chức luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của đơn vị.

Như vậy, chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật đối với nhân viên trong đơn vị.