CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG THANH TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 1. Lý luận về kiểm soát nội bộ chung trong các doanh nghiệp 1. Khái niệm và mục đích của Kiểm soát nội bộ 1.
Khái niệm Theo VAS 315 “Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị” “Kiểm soát nội bộ (KSNB) là qui trình do Ban quản trị, Ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các qui định có liên quan. Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của KSNB”. KSNB là một quá trình bởi KSNB không chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà được vận hành liên tục ở tất cả mọi cấp độ trong doanh nghiệp. KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người vì KSNB không chỉ là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu đơn điệu, độc lập…mà phải bao gồm cả yếu tố con người - hội đồng quản trị (HĐQT), ban giám đốc, nhân viên của tổ chức.
Chính con người định ra mục tiêu kiểm soát và thiết lập nên cơ chế kiểm soát và vận hành chúng. Mục đích của Kiểm soát nội bộ Mỗi doanh nghiệp có một hệ thống KSNB khác nhau nhằm đạt được những mục tiêu khác nhau. Mục tiêu của KSNB nhìn chung gồm có bốn nhóm mục tiêu chính: a) Đảm bảo chiến lược, các mục tiêu tầm cao phù hợp với tầm nhìn doanh nghiệp. KSNB giúp đơn vị nâng cao uy tín, đẩy mạnh các chiến lược kinh doanh, đảm bảo hoạt động kinh doanh dài hạn.
b) Đảm bảo hệ thống thông tin tài chính (kiểm soát về hệ thống thông tin tài chính). Kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, ban lãnh đạo phải có trách nhiệm trong việc lập và trình bày báo cáo tài chính (BCTC) phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán. SV: Phạm Ngọc Anh 5 K20CLCH Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng c) Đảm bảo hoạt động, kiểm soát nội bộ giúp đơn vị sử dụng nguồn lực hiệu quả trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. d) Đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và các qui định.
Kiểm soát nội bô cần đạt được sự đảm bảo hợp lý về việc thủ pháp luật và những qui định, bao gồm những qui định nội bộ trong doanh nghiệp để được mục tiêu do doanh nghiệp đề ra. Các bộ phận cấu thành Kiểm Soát Nội Bộ Kiểm Soát Nội Bộ bao hàm phạm vi rộng, thường gồm 5 thành phần: Môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị, hệ thống thông tin và truyền thông, các hoạt động kiểm soát, giám sát các kiểm soát. Môi trường kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ Theo VAS 315 “Môi trường kiểm soát bao gồm các chức năng quản trị và quản lí, các quan điểm, nhận thức và hành động của ban quản trị và ban giám đốc liên quan đến kiểm soát nội bộ và tầm trọng của kiểm soát nội bộ đối với hoạt động của đơn vị. Môi trường kiểm soát tạo nên đặc điểm chung của đơn vị, có tác động trực tiếp đến ý thức của từng thành viên trong đơn vị về công tác kiểm soát.” Môi trường kiểm soát là nhân tố ảnh hưởng lan tỏa tới các thành phần khác của kiểm soát nội bộ.
Các yếu tố cấu thành của môi trường kiểm soát gồm: a) Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức: Tính hữu hiệu của các kiểm soát không thể cao hơn các giá trị đạo đức và tính chính trực của những người tạo ra, quản lý và giám sát các kiểm soát đó. Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế. Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nội dung như: biện pháp của Ban Giám đốc để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung thực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức. Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị về tính chính trực và các giá trị đạo đức có thể bao gồm truyền đạt tới nhân viên các chuẩn mực hành vi thông qua các chính sách của đơn vị, các quy tắc đạo đức và bằng tấm gương điển hình.
b) Cam kết về năng lực: Năng lực là kiến thức và các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc của từng cá nhân. Năng lực nhân viên là SV: Phạm Ngọc Anh 6 K20CLCH Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng yếu tố quan trọng trong việc xây dựng một môi trưởng kiểm soát toàn vẹn chính xác và chuyên nghiệp. Sự yếu kém của nhân viên có thể gây ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát của doanh nghiệp. c) Sự tham gia của Ban quản trị: Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng và trách nhiệm đó được đề cập trong các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và quy định khác, hoặc trong các hướng dẫn do Ban quản trị ban hành.
Ngoài ra, Ban quản trị còn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt động của các thủ tục báo cáo sai phạm và các thủ tục soát xét tính hiệu quả của KSNB của đơn vị. Sự độc lập của ban quản trị là yếu tố quan trọng để việc kiểm tra giám sát trở nên hiệu quả chính xác và tránh rủi ro gian lận trong trường hợp ban giám đốc cố tình gây sai phạm một cách có hệ thống. d) Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc: Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc có nhiều đặc điểm, như quan điểm, thái độ và hành động của Ban Giám đốc đối với việc lập và trình bày BCTC có thể được thể hiện qua việc lựa chọn các nguyên tắc, chính sách kế toán có thận trọng hay không khi có nhiều lựa chọn khác nhau về nguyên tắc, chính sách kế toán, hoặc sự kín kẽ và thận trọng khi xây dựng các ước tính kế toán, trong đó: + Nếu việc đưa ra quyết định quản lý được tập trung và chi phối bởi một người thì cần chú ý đến phẩm chất và năng lực của người nắm quyền tập trung đó. + Nếu như quyền lực được phân tán cho nhiều người trong bộ máy quản lý thì cần xem xét việc sử dụng quyền lực của người phân quyền để đề phòng trường hợp không sử dụng hết quyền hạn được giao hoặc lạm dụng quyền hạn này.
+ Phương pháp ủy quyền: là cách thức người quản lý ủy quyền cho cấp dưới một cách chính thức. Cần có những ủy quyền rõ ràng văn bản sẽ giúp cho công việc được tiến hành dễ dàng và tránh được sự lạm dụng. Triết lý và phong cách điều hành là yếu tố quan trọng nhất trong môi trường kiểm soát nội bộ bởi mọi hoạt động của đơn vị sẽ được xây dựng và bị ảnh hưởng bởi các quyết định của người đứng đầu doanh nghiệp. Phong cách quản lý của ban giám đốc sẽ ảnh hưởng đến cách làm việc của nhân viên e) Cơ cấu tổ chức: Việc thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp gồm việc xem xét, cân nhắc các vấn đề chính về quyền hạn, trách nhiệm và các kênh báo cáo phù hợp.
SV: Phạm Ngọc Anh 7 K20CLCH Khóa luận tốt nghiệp Học Viện Ngân Hàng Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức phụ thuộc một phần vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị. Cơ cấu tổ chức thực chất đây là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu đề ra. Một cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng.
Cơ cấu tổ chức thường được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đó phải xác định được các được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp. Cơ cấu tổ chức hợp lý là cơ sở để gia tăng tính hiệu lực của hoạt động kiểm soát. Ví dụ: Bộ phận kiểm toán nội bộ cần được xây dựng độc lập với các bộ phận khác, cần trực thuộc ban quản trị hoặc ban kiểm soát để đảm bảo tính độc lập, hiệu quả của hoạt động kiểm toán. f) Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực được cung cấp để thực hiện nhiệm vụ.
Ngoài ra, việc phân công có thể bao gồm các chính sách và trao đổi thông tin để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu được mục tiêu của đơn vị, hiểu được hành động của mỗi cá nhân có liên quan với nhau và đóng góp như thế nào vào các mục tiêu đó, và nhận thức được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào và chịu trách nhiệm về cái gì. g) Các chính sách và thông lệ về nhân sự: Các chính sách và thông lệ về nhân sự thường cho thấy các vấn đề quan trọng liên quan tới nhận thức về kiểm soát của đơn vị. Ví dụ, tiêu chuẩn về tuyển dụng các ứng viên có trình độ cao nhất thể hiện cam kết của đơn vị đối với những người có năng lực và đáng tin cậy. Sự phát triển của mọi doanh nghiệp, tổ chức luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của đơn vị.
Như vậy, chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật đối với nhân viên trong đơn vị.