Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh cạnh tranh của ngành sản xuất và xuất khẩu đồ gỗ nội ngoại thất, các doanh nghiệp phải tối ưu hóa chi phí sản xuất, kiểm soát thời gian giao hàng (ETD) và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng quốc tế. Công ty TNHH ScanCom Việt Nam là doanh nghiệp có quy mô lớn trong lĩnh vực sản xuất nội ngoại thất, cung ứng sản phẩm cho hơn 50 quốc gia và vùng lãnh thổ. Để duy trì chuỗi cung ứng và thực hiện các đơn hàng lớn, công tác hoạch định và kiểm soát tiến độ tại bộ phận Kế hoạch sản xuất (PPM - Production Planning Monitoring) giữ vai trò then chốt.

Tại Nhà máy 2 (Nhà máy gỗ) của ScanCom Việt Nam, công đoạn lắp ráp (ASS - Assemble) là mắt xích trung gian quan trọng, tiếp nhận bán thành phẩm từ khâu sơ chế, định hình và cung cấp đầu vào cho khâu sơn/nhúng dầu và đóng gói. Tuy nhiên, việc điều độ chuyền lắp ráp, tính toán lao động trực tiếp (DHC) và kiểm soát tính sẵn sàng của bản vẽ kỹ thuật cũng như linh kiện đầu vào còn gặp nhiều biến động. Tác giả Nguyễn Thị Thúy Kiều lựa chọn đề tài nghiên cứu nhằm đánh giá toàn diện thực trạng quy trình lập kế hoạch tại phân xưởng gỗ và đề xuất các giải pháp kỹ thuật - quản trị nâng cao hiệu quả công tác lập kế hoạch lắp ráp.

Mục tiêu nghiên cứu được xác định cụ thể gồm:

  1. Tìm hiểu thực trạng công tác lập kế hoạch sản xuất tại bộ phận PPM-W thuộc Nhà máy gỗ - Công ty TNHH ScanCom Việt Nam, trọng tâm là kế hoạch lắp ráp (ASS).
  2. Đánh giá ưu điểm và nhược điểm trong quy trình lập, phân bổ công việc và theo dõi thực hiện kế hoạch lắp ráp.
  3. Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch lắp ráp, giảm thiểu độ trễ và phát huy tối đa công suất chuyền.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác lập kế hoạch sản xuất và quy trình điều độ lắp ráp tại nhà máy gỗ thuộc Công ty TNHH ScanCom Việt Nam.
  • Phạm vi không gian: Nhà máy 2 (Nhà máy sản xuất đồ gỗ), Lô 22, đường số 6, Khu công nghiệp Sóng Thần 1, Dĩ An, tỉnh Bình Dương.
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế được khảo sát và thu thập trong giai đoạn từ tháng 08/2019 đến tháng 05/2020.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận dựa trên khung lý thuyết quản trị tác nghiệp và kế hoạch hóa sản xuất trong doanh nghiệp công nghiệp:

  • Khái niệm và vai trò: Khái niệm lập kế hoạch của Bùi Đức Tuân (2005); lý thuyết 4 chức năng quản trị cơ bản (Lập kế hoạch - Tổ chức - Lãnh đạo - Kiểm tra) của Đoàn Thị Thu Hà và Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2007); bản chất lập kế hoạch sản xuất của Nguyễn Thanh Hương (2007).
  • Phân loại kế hoạch: Phân loại theo thời gian (ngắn hạn dưới 3 tháng, trung hạn từ 3 tháng đến 3 năm, dài hạn từ 3 đến 5 năm) theo Trương Đoàn Thể (2002, 2004); phân loại theo không gian quản lý (cấp công ty, cấp phân xưởng, cấp đơn vị/sản phẩm) theo Thái Ngô Hiếu (2013).
  • Nguyên tắc và căn cứ lập kế hoạch: Cơ sở dữ liệu lập kế hoạch theo Phan Thị Ngọc Thuận (2006), bao gồm điều tra thị trường, dữ liệu quá khứ, năng lực thực tế của hệ thống máy móc - nhân công, và đơn đặt hàng (Sales Order - SO).
  • Mô hình quy trình kế hoạch hóa: Mô hình quy trình 8 bước theo Bùi Đức Tuân (2005), bao gồm: Xác định căn cứ -> Lập kế hoạch tổng thể -> Lập kế hoạch chỉ đạo sản xuất -> Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP) -> Lập kế hoạch nhu cầu công suất -> Đánh giá tính khả thi công suất -> Thực hiện kế hoạch công suất -> Thực hiện kế hoạch vật liệu.
  • Nhân tố ảnh hưởng: Hệ thống hóa các nhân tố bên ngoài (chính sách, thị trường, nhà cung ứng) và bên trong (năng lực kế hoạch viên, đặc thù công nghệ, nguồn lực 3M: nhân lực - tài lực - vật lực, hệ thống thông tin AXAPTA) theo nghiên cứu của Nguyễn Thị Bích Hạnh (2013) và Thái Ngô Hiếu (2013).

Phương pháp nghiên cứu được triển khai trên thực tế:

  • Phương pháp quan sát hiện trường (Shop floor observation): Trực tiếp ghi nhận quy trình vận hành, dòng chuyển dịch bán thành phẩm và thao tác nghiệp vụ của nhân viên lập kế hoạch tại phân xưởng sản xuất (WSF).
  • Phương pháp chuyên gia: Tham vấn ý kiến chuyên môn của giảng viên hướng dẫn và các chuyên viên thuộc phòng PPM (nhóm Master Plan và điều độ chuyền lắp ráp).
  • Phương pháp thu thập và xử lý số liệu:
    • Dữ liệu sơ cấp: Ghi nhận qua phỏng vấn trực tiếp cán bộ quản lý chuyền, giám sát sản xuất và theo dõi quy trình tính toán trên phần mềm AXAPTA.
    • Dữ liệu thứ cấp: Tổng hợp báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (2016 - 2018), cơ cấu lao động (tháng 08/2019), định mức cụm chi tiết (Norm/set), bản vẽ kỹ thuật (Drawing code) và kế hoạch sản xuất W3+W4 do công ty cung cấp.
    • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Thống kê, so sánh tương đối/tuyệt đối các chỉ tiêu sản xuất, cân bằng chuyền và tính toán định mức lao động trực tiếp (DHC).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu Công ty TNHH ScanCom Việt Nam

ScanCom International A/S được thành lập ngày 01/04/1995 tại Korsor (Đan Mạch), phát triển hệ thống chi nhánh tại Việt Nam, Indonesia, Brazil, Anh, Đức, Bắc Mỹ, Hồng Kông, Tây Ban Nha và Canada. Tại Việt Nam, công ty đặt trụ sở tại KCN Sóng Thần 1 (Dĩ An, Bình Dương) với 4 nhà máy chính và 1 nhà máy CM tại Tiền Giang. Nhà máy 2 đảm nhiệm chu trình sản xuất đồ gỗ từ sơ chế đến đóng gói.

Doanh nghiệp sản xuất đa dạng các dòng vật liệu: Gỗ cứng (Hardwood - bạch đàn đạt chứng nhận FSC), Gỗ Teak, Thép và lưới thép (xử lý bề mặt Durasint), Nhôm (sơn tĩnh điện Duracoat), Nhựa (Plastic/PP sợi thủy tinh), Duraboard/Duranite/Durawood (kết hợp mùn cưa FSC và PE phủ UV), Sợi mây tổng hợp Petan và Painted Wood (sơn ba màu chủ đạo: đen, trắng, xám). Thị trường tiêu thụ chính tập trung tại khối EU và APJP với các đối tác lớn như IKEA Supply AG, Jysk Nordic, LifestyleGarden, Bettenwelt, Freedom NZ.

Về tổ chức nhân sự, tính đến tháng 08/2019, ScanCom Việt Nam có 4.900 lao động; trong đó Nhà máy gỗ có 1.500 người (chiếm 30% toàn công ty) và phòng Kế hoạch sản xuất (PPM-W) có 75 người (52 nhân sự trực tiếp làm công tác lập lịch trình và điều độ).

Chỉ tiêu tài chính Năm 2016 (USD) Năm 2017 (USD) Năm 2018 (USD) Tăng trưởng 2017/2016 Tăng trưởng 2018/2017 Tăng trưởng 2018/2016
Doanh thu thuần 84.175.000 109.427.500 118.870.000 130% 108% 140%
Giá vốn hàng bán 64.746.000 81.580.000 88.922.000 126% 109% 137%
Lợi nhuận gộp 20.429.000 29.009.000 30.459.000 142% 105% 150%
Lợi nhuận thuần từ HĐKD 7.596.000 12.153.600 15.313.500 160% 126% 202%
Tổng lợi nhuận trước thuế 7.676.000 12.358.360 15.324.360 161% 124% 199%
Lợi nhuận sau thuế 7.529.000 12.046.400 14.937.500 160% 124% 199%

(Số liệu tổng hợp từ Báo cáo tài chính Công ty TNHH ScanCom Việt Nam giai đoạn 2016 - 2018)

Chương 2: Cơ sở lý luận về công tác lập kế hoạch sản xuất

Chương này tổng kết các khái niệm nền tảng về hoạch định sản xuất, phân tích vị trí của chức năng lập kế hoạch trong cấu trúc điều hành doanh nghiệp công nghiệp. Kế hoạch hóa sản xuất đóng vai trò liên kết giữa dự báo thương mại, quản lý tồn kho và khai thác công suất máy móc, nhân lực.

Về mặt thời gian, hệ thống kế hoạch được phân định thành kế hoạch dài hạn (hoạch định chiến lược cơ sở hạ tầng, R&D), trung hạn (cân đối năng lực sản xuất, ngân sách vụ mùa) và ngắn hạn (lập lịch trình chi tiết, phân công ca kíp, điều độ chuyền theo tuần/ngày). Về không gian, các cấp độ bao gồm kế hoạch toàn công ty, kế hoạch từng nhà máy/phân xưởng và kế hoạch cụ thể cho từng mã hàng/cụm chi tiết.

Quy trình lập kế hoạch được hệ thống hóa qua 8 giai đoạn từ phân tích đơn hàng, xác định định mức vật tư (BOM), cân đối công suất khả dụng đến phát hành lệnh sản xuất (Production Order/Work Order). Các nhóm nhân tố tác động chính được chia thành môi trường vĩ mô (chính sách nhà nước, biến động cung ứng vật tư) và môi trường vi mô (trình độ chuyên môn của kế hoạch viên, tính ổn định của hệ thống thông tin quản lý AXAPTA, năng lực máy móc và tay nghề lao động).

Chương 3: Thực trạng công tác lập kế hoạch lắp ráp tại xưởng gỗ - Công ty TNHH ScanCom Việt Nam

Quy trình sản xuất tại Nhà máy gỗ ScanCom trải qua các công đoạn nối tiếp: Gỗ tươi -> Sấy khô (Kiln dry) -> Cưa nan/phôi (Sawmill/Bandsaw) -> Sơ chế nguyên liệu thô (RMP: bào, nhám, ghép phôi) -> Khoan, định hình (SD) và tạo hình chi tiết phức tạp (máy Bacci) -> Lắp ráp cụm chi tiết hoặc thành phẩm (ASS) -> Định hình mặt bàn đặc thù (máy CNC) -> Xử lý bề mặt (Nhúng dầu/Sơn - Oil/PT) -> Đóng gói (PA) -> Nhập kho thành phẩm (WH).

Cơ cấu phòng PPM-W đứng đầu là PPM Wood Manager, chia thành các nhóm phụ trách: Master Plan, Kế hoạch phụ liệu carton/kho, Nhóm SF01-RMP, Nhóm SF02-SF03 (điều phối xưởng WSF1, WSF2, WSF3 bao gồm khâu ASS và Bacci-CNC), Nhóm SF04-SF05 (xưởng WSF4 sơn/dầu và WSF5 đóng gói), cùng các bộ phận Plastic, Paint. Kế hoạch viên lắp ráp (ASS Scheduler) tiếp nhận chỉ đạo trực tiếp từ Master Plan dựa trên kế hoạch tổng W3+W4.

Nguyên tắc ưu tiên trong điều độ sản xuất là First In, First Service (FIFO). Khi xuất hiện nguy cơ trễ hạn giao hàng (ETD customer), thứ tự ưu tiên được chuyển sang các lô hàng xuất khẩu khẩn cấp; trường hợp vượt công suất, PPM Wood Manager sẽ phối hợp Ban Giám đốc để tăng ca, thuê ngoài hoặc đàm phán lại tiến độ với bộ phận Kinh doanh (Sales).

Quy trình lập kế hoạch lắp ráp (ASS) gồm 6 bước:

  1. Lấy dữ liệu nguồn: Trích xuất thông tin mã hàng (Item number), số lượng đặt hàng từ bản kế hoạch tổng Master Plan W3+W4.
  2. Kiểm tra thông tin bản vẽ (Drawing): Đối chiếu giữa Bản vẽ N (bản vẽ cho phép chạy sản xuất khi Sales duyệt) và Bản vẽ PN (bản vẽ kỹ thuật cuối cùng được duyệt chính thức).
  3. Cập nhật trạng thái công đoạn trước: Kiểm tra tiến độ gia công tại khâu tạo hình và khoan (SD/CNC/Bacci).
  4. Phân chia công việc chi tiết:
    • Phân chia số chuyền lắp ráp cho từng người giám sát.
    • Xác định định mức cụm chi tiết trên mỗi bộ sản phẩm (Norm/set).
    • Tính toán số lượng công nhân trực tiếp (Direct Headcount - DHC) cần thiết cho từng cụm lắp ráp.
  5. Điều chỉnh kế hoạch: Xử lý sự cố phát sinh như thiếu linh kiện, phôi lỗi hoặc chậm trễ từ các công đoạn trước.
  6. Theo dõi và lập báo cáo: Giám sát sản lượng thực tế hàng ngày trên chuyền và tổng hợp báo cáo tiến độ tuần/tháng.

Qua phân tích thực trạng, tác giả chỉ ra 4 nhóm hạn chế chính:

  • Khung đầu vào không ổn định: Tình trạng chậm trễ trong việc duyệt bản vẽ PN và sự thiếu đồng bộ về thời gian hoàn thành chi tiết từ khâu SD/Bacci làm gián đoạn kế hoạch lắp ráp.
  • Áp lực quá tải công việc: Số lượng mã hàng lớn trong các mùa cao điểm tạo áp lực điều độ lên nhân sự PPM.
  • Phối hợp liên bộ phận chưa nhịp nhàng: Kênh trao đổi thông tin giữa kế hoạch (PPM) và hiện trường sản xuất (Shop floor) còn độ trễ, dẫn đến việc xử lý sự cố tại chuyền chưa kịp thời.
  • Công suất công nhân chưa được tối ưu hóa: Định mức cụm chi tiết và việc phân bổ DHC chưa hoàn toàn bám sát biến động tay nghề thực tế của người lao động.

Chương 4: Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch lắp ráp tại xưởng gỗ - Công ty TNHH ScanCom Việt Nam

Trên cơ sở phân tích nguyên nhân của các điểm nghẽn, tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp:

  1. Tạo bộ dữ liệu chuẩn hóa phục vụ lập kế hoạch: Xây dựng file lưu trữ tập trung dữ liệu thông tin bản vẽ, cập nhật chính xác mã Drawing code, định mức cụm lắp ráp (Norm/set) và các thông số kỹ thuật tiêu chuẩn để kế hoạch viên truy xuất nhanh, giảm thiểu lỗi sai sót dữ liệu.
  2. Đảm bảo tính ổn định của khung đầu vào: Thiết lập cơ chế kiểm soát tiến độ nghiêm ngặt đối với các công đoạn thượng nguồn (RMP, SD, Bacci, CNC), đảm bảo bán thành phẩm được bàn giao đúng thời gian quy định (Max Finish Date) trước khi lệnh lắp ráp bắt đầu.
  3. Tăng cường cơ chế phối hợp giữa bộ phận kế hoạch và phân xưởng: Thiết lập các cuộc họp giao ban điều độ định kỳ, chuẩn hóa quy trình phản hồi hiện trường giữa nhân viên PPM và giám sát chuyền lắp ráp nhằm phát hiện sớm các nguy cơ ứ đọng (Bottle neck).
  4. Tuyển dụng và đào tạo nâng cao năng lực đội ngũ PPM: Tổ chức các chương trình bồi dưỡng chuyên môn về phương pháp lập lịch trình, kỹ năng khai thác hệ thống thông tin AXAPTA, quản trị tồn kho và nâng cao khả năng xử lý tình huống phát sinh trên chuyền sản xuất.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả nghiên cứu thực nghiệm: Khóa luận đã mô tả chi tiết dòng chu chuyển công nghệ tại Nhà máy gỗ ScanCom; hệ thống hóa cơ cấu tổ chức phòng PPM-W gồm 75 nhân sự; làm rõ quy trình 6 bước lập kế hoạch lắp ráp và công thức xác định chỉ số lao động trực tiếp (DHC) theo từng cụm chi tiết (Norm/set).
  • Giải pháp đề xuất: Đưa ra 4 nhóm giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch tác nghiệp, tập trung vào việc chuẩn hóa cơ sở dữ liệu bản vẽ kỹ thuật, kiểm soát tiến độ bán thành phẩm đầu vào và tối ưu hóa phối hợp liên chức năng.
  • Đóng góp của tác giả: Phân tích thực tế hoạt động lập kế hoạch tại doanh nghiệp FDI ngành gỗ có quy mô lớn, chỉ ra nguyên nhân gốc rễ dẫn đến sai lệch tiến độ lắp ráp và cung cấp bộ giải pháp điều độ bám sát điều kiện sản xuất tại Nhà máy 2 ScanCom Việt Nam.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế nghiên cứu: Nghiên cứu chỉ giới hạn phạm vi khảo sát tại Nhà máy gỗ (Nhà máy 2) của Công ty TNHH ScanCom Việt Nam, tập trung vào công đoạn lắp ráp (ASS) trong mốc thời gian từ tháng 08/2019 đến tháng 05/2020. Dữ liệu chưa bao quát các phân xưởng kim loại (Metal), nhựa (Plastic) hoặc hệ thống kho vận ngoài nhà máy.
  • Hướng mở rộng: Mở rộng nghiên cứu sang việc tích hợp toàn diện hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP/AXAPTA) cho tất cả các phân xưởng sản xuất trong tập đoàn, nghiên cứu cân bằng chuyền lắp ráp tự động hóa có ứng dụng cánh tay robot.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng sử dụng: Sinh viên các ngành Quản lý công nghiệp, Kỹ thuật hệ thống công nghiệp, Quản trị sản xuất và Quản trị chuỗi cung ứng; chuyên viên lập kế hoạch sản xuất (PPM/Schedulers), kỹ sư điều độ chuyền trong các nhà máy chế biến gỗ và sản xuất đồ nội ngoại thất.
  • Nội dung tham khảo giá trị: Quy trình phân bổ số chuyền và tính toán nhân sự DHC theo định mức cụm lắp ráp (Norm/set); mô hình tổ chức phòng kế hoạch sản xuất tại doanh nghiệp đa quốc gia; phương pháp xử lý xung đột tiến độ đơn hàng dựa trên nguyên tắc First In, First Service và ngày giao hàng ETD.

Câu hỏi thường gặp

1. Nguyên tắc ưu tiên cơ bản được bộ phận PPM áp dụng khi lập kế hoạch sản xuất tại ScanCom Việt Nam là gì?
Bộ phận PPM áp dụng nguyên tắc First In, First Service (FIFO) - tiếp nhận và xử lý đơn hàng theo thứ tự thời gian đặt mua của khách hàng. Trong trường hợp có nguy cơ trễ hạn giao hàng (ETD customer), các đơn hàng xuất khẩu khẩn cấp sẽ được ưu tiên điều độ trước.

2. Quy trình công nghệ tại Nhà máy gỗ (Nhà máy 2) của ScanCom gồm những bước nào?
Quy trình gồm chuỗi công đoạn: Sấy khô gỗ tươi (Kiln dry) -> Cưa nan/phôi (Sawmill/Bandsaw) -> Sơ chế nguyên liệu thô (RMP: bào, nhám, ghép) -> Khoan, định hình (SD/Bacci) -> Lắp ráp cụm chi tiết hoặc thành phẩm (ASS) -> Định hình CNC -> Xử lý bề mặt (Nhúng dầu/Sơn - Oil/PT) -> Đóng gói (PA) -> Nhập kho (WH).

3. Kế hoạch viên lắp ráp (ASS Scheduler) căn cứ vào những dữ liệu nào để phân chia công việc cho giám sát chuyền?
Nhân viên ASS Scheduler căn cứ vào kế hoạch tổng W3+W4 từ bộ phận Master Plan, thông tin chi tiết từ bản vẽ kỹ thuật (Bản vẽ N và Bản vẽ duyệt PN), trạng thái hoàn thành bán thành phẩm từ công đoạn SD/CNC/Bacci, định mức cụm chi tiết (Norm/set) và định mức công việc tháng của các giám sát để tính toán số chuyền và số lượng công nhân trực tiếp (DHC).

4. Quy mô nhân sự và kết quả kinh doanh của ScanCom Việt Nam trong giai đoạn nghiên cứu đạt mức nào?
Tính đến tháng 08/2019, công ty có 4.900 lao động (Nhà máy gỗ chiếm 1.500 người, phòng PPM có 75 người). Năm 2018, doanh thu thuần đạt 118,87 triệu USD (tăng 40% so với 2016) và lợi nhuận sau thuế đạt xấp xỉ 14,94 triệu USD (tăng 99% so với năm 2016).

5. Bốn nhóm giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch lắp ráp được đề xuất trong khóa luận là gì?
Bốn giải pháp gồm: (1) Chuẩn hóa bộ dữ liệu lưu trữ thông tin bản vẽ kỹ thuật; (2) Kiểm soát ổn định khung bán thành phẩm đầu vào từ các khâu RMP, SD, Bacci; (3) Tăng cường phối hợp thông tin và phản hồi hiện trường giữa PPM và xưởng sản xuất; (4) Tuyển dụng, đào tạo nâng cao kỹ năng nghiệp vụ và năng lực sử dụng phần mềm AXAPTA cho nhân viên PPM.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Nguyễn Thị Thúy Kiều đã phản ánh bức tranh toàn diện về quy trình tác nghiệp và công tác lập kế hoạch lắp ráp tại Nhà máy gỗ thuộc Công ty TNHH ScanCom Việt Nam. Thông qua việc phân tích thực trạng dòng sản xuất và cơ cấu vận hành của phòng PPM-W, đề tài đã chỉ ra những điểm nghẽn về tính ổn định của dữ liệu đầu vào, định mức nhân công và cơ chế trao đổi thông tin liên bộ phận. Hệ thống 4 giải pháp đề xuất mang tính ứng dụng thực tế cao, giúp chuẩn hóa dữ liệu bản vẽ, nâng cao độ chính xác của kế hoạch điều độ và hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa năng lực sản xuất đồ gỗ xuất khẩu.