Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Từ năm 1986, Việt Nam bước vào thời kỳ công nghiệp hoá – hiện đại hoá và chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa. Trước bối cảnh hội nhập quốc tế cùng sự chuyển dịch của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư, cải cách hành chính được Chính phủ xác định là nhiệm vụ trọng tâm xuyên suốt thông qua Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011–2020, các Nghị quyết số 19/NQ-CP hằng năm từ 2014 về cải thiện môi trường kinh doanh, Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 về Chính phủ điện tử và Quyết định số 225/QĐ-TTg ngày 04/02/2016 phê duyệt Kế hoạch cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2016–2020.
Trong hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước, Bộ Tài chính là bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực. Theo Báo cáo số 6044/BC-BNV ngày 20/12/2016 của Bộ Nội vụ về kết quả xác định chỉ số cải cách hành chính (PAR Index) giai đoạn 2014–2016, Bộ Tài chính xếp thứ 02 trong tổng số 19 Bộ, cơ quan ngang Bộ. Mặc dù đạt được nhiều kết quả tích cực, thực tiễn hoạt động văn phòng tại các cơ quan nhà nước nói chung và Bộ Tài chính nói riêng vẫn bộc lộ hạn chế: hoạt động văn phòng còn mang tính bị động, chức năng phục vụ hậu cần và sự vụ giấy tờ lấn át chức năng tham mưu, chủ động xử lý thông tin; trình độ tin học hoá chưa đáp ứng kịp yêu cầu; tỷ lệ người phục vụ khối văn phòng còn cao; công tác kiện toàn tổ chức gắn với tinh giản biên chế đạt kết quả chưa tương xứng với đầu tư hạ tầng công nghệ. Từ thực tiễn đó, tác giả Hoàng Thị Phương đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng nhằm phân tích toàn diện công tác hiện đại hoá văn phòng tại Bộ Tài chính.
Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định gồm 3 nội dung:
- Nghiên cứu và tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản về văn phòng và hiện đại hoá văn phòng;
- Khảo sát, đánh giá thực trạng hiện đại hoá văn phòng gắn với yêu cầu cải cách hành chính;
- Nghiên cứu, đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hiện đại hoá văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính trong giai đoạn tiếp theo.
Nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể bao gồm:
- Thứ nhất: Nghiên cứu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về văn phòng và hiện đại hoá văn phòng trong giai đoạn cải cách hành chính;
- Thứ hai: Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;
- Thứ ba: Khảo sát thực trạng hiện đại hoá văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại Bộ Tài chính;
- Thứ tư: Đánh giá những ưu điểm, hạn chế, chỉ rõ nguyên nhân và đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác này.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là nội dung hiện đại hoá văn phòng tại Bộ Tài chính nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, tập trung vào 4 phương diện: hiện đại hoá thể chế, hiện đại hoá tổ chức, hiện đại hoá quy trình giải quyết công việc và hiện đại hoá cơ sở vật chất, trang thiết bị.
Phạm vi nghiên cứu:
- Về không gian: Nghiên cứu tại cơ quan Bộ Tài chính (số 28 Trần Hưng Đạo, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội) và hệ thống các đơn vị trực thuộc.
- Về thời gian: Tập trung khảo sát số liệu trong năm 2017 – năm bản lề kết nối hai giai đoạn cải cách hành chính 2010–2016 và 2016–2020 của ngành Tài chính.
- Về nội dung: Khảo sát, đánh giá các hoạt động hiện đại hoá văn phòng gắn liền với lộ trình cải cách hành chính của Bộ.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận xây dựng hệ thống lý luận dựa trên các quan niệm học thuật tiêu biểu về văn phòng và công tác văn phòng:
- Khái niệm văn phòng: Được tiếp cận theo nghĩa rộng (toàn bộ bộ máy quản lý từ trung ương đến cơ sở cùng cơ sở vật chất kỹ thuật) và nghĩa hẹp (bộ máy trợ giúp nhà quản trị, cấu thành trong cơ cấu tổ chức). Tác giả tổng hợp văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan. Văn phòng giữ hai chức năng cơ bản là tham mưu – tổng hợp và hậu cần, cùng 9 nhóm nhiệm vụ cụ thể từ xây dựng chương trình công tác, xử lý thông tin, tư vấn văn bản, văn thư – lưu trữ, khánh tiết – lễ tân, tài chính – quản trị đến chỉ đạo nghiệp vụ cấp dưới.
- Khái niệm công tác văn phòng: Kế thừa quan điểm của các tác giả Nguyễn Hữu Tri, Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Toàn Thắng và Nghiêm Kỳ Hồng; xác định công tác văn phòng là việc tổng hợp các công việc khác nhau có mối quan hệ mật thiết, được bố trí phù hợp với đặc điểm của từng cơ quan để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
- Hiện đại hoá văn phòng trong cải cách hành chính: Là quá trình ứng dụng các tiến bộ khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin vào nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, quản lý và xử lý thông tin cùng môi trường làm việc nhằm giảm thiểu sức lao động mà vẫn duy trì năng suất cao. Nội dung hiện đại hóa văn phòng được phân định thành 4 thành tố: hiện đại hoá thể chế; hiện đại hoá tổ chức (bộ máy và nhân sự); hiện đại hoá quy trình giải quyết công việc; hiện đại hoá cơ sở vật chất, trang thiết bị.
- Năm nguyên tắc của hiện đại hoá văn phòng: Tính đồng bộ giữa con người, nghiệp vụ và trang thiết bị; phù hợp với nguồn lực của cơ quan, tổ chức; yếu tố con người là nhân tố quyết định; phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan; bảo đảm tính cập nhật, hiệu quả và tiết kiệm.
Căn cứ pháp lý của nghiên cứu bao gồm:
- Các văn bản chỉ đạo của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ: Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011; Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 13/06/2013; Chỉ thị số 07/CT-TTg ngày 22/05/2013; Chỉ thị số 13/CT-TTg ngày 10/06/2015; Quyết định số 225/QĐ-TTg ngày 04/02/2016; Quyết định số 442/QĐ-TTg ngày 28/03/2014 và Quyết định số 586/QĐ-TTg ngày 22/04/2014 về kiện toàn Ban Chỉ đạo CCHC của Chính phủ; Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 về Chính phủ điện tử; Nghị quyết số 19-2017/NQ-CP ngày 06/02/2017; Nghị quyết số 49/NQ-CP ngày 13/06/2017; Quyết định số 559/QĐ-TTg ngày 24/04/2017; Quyết định số 846/QĐ-TTg ngày 09/06/2017; Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/03/2014 về áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008; Luật Xử lý vi phạm hành chính số 15/2012/QH13; Thông tư số 19/2014/TT-BTP của Bộ Tư pháp.
- Các văn bản của Bộ Tài chính: Nghị định số 87/2017/NĐ-CP (thay thế Nghị định số 215/2013/NĐ-CP) quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính; Quyết định số 1491/QĐ-BTC ngày 30/7/2015; Quyết định số 2716/QĐ-BTC ngày 21/12/2015; Quyết định số 2765/QĐ-BTC ngày 24/12/2015; Quyết định số 344/QĐ-BTC ngày 26/02/2016; Quyết định số 1239/QĐ-BTC ngày 31/5/2016; Quyết định số 2088/QĐ-BTC ngày 29/12/2015; Quyết định số 2807/QĐ-BTC ngày 29/12/2015; cùng các quy chế nội bộ như Quyết định số 469/QĐ-BTC, Quyết định số 1616/QĐ-BTC, Quyết định số 2449/QĐ-BTC, Quyết định số 2222/QĐ-BTC.
Phương pháp nghiên cứu được áp dụng trên nền tảng phương pháp luận Chủ nghĩa Mác-Lênin:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Khai thác giáo trình, sách chuyên khảo, bài báo khoa học và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan.
- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Khảo sát trực tiếp tại cơ quan Bộ Tài chính về cơ cấu tổ chức, nhân sự, quy trình và trang thiết bị văn phòng.
- Phương pháp so sánh và phương pháp tổng hợp: Phân tích, đối chiếu số liệu biên chế, số lượng tổ chức bộ máy qua các giai đoạn (2011, 2013, 2015, 2017) để rút ra nhận định khách quan.
Nguồn dữ liệu: Tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Tài chính, Vụ Tổ chức cán bộ, Phòng Cải cách hành chính; hệ thống văn bản từ Cổng thông tin điện tử Chính phủ, Cổng thông tin điện tử Bộ Tài chính và Công báo nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Những vấn đề chung về văn phòng và công tác hiện đại hoá văn phòng
Chương 1 hệ thống hóa cơ sở lý luận về thiết chế văn phòng và hoạt động quản trị văn phòng trong cơ quan nhà nước. Tác giả làm rõ nội hàm khái niệm văn phòng từ phương diện tổ chức, chức năng và tính chất hoạt động, khẳng định vai trò là trung tâm kết nối điều hành và quản lý thông tin. Chương này phân tích chi tiết hai chức năng cốt lõi: chức năng tham mưu – tổng hợp và chức năng hậu cần, chỉ ra mối quan hệ biện chứng giữa việc tổng hợp thông tin chính xác làm tiền đề cho việc tham mưu quyết định tối ưu.
Nội dung trọng tâm của chương là xác lập mô hình hiện đại hoá văn phòng trong cải cách hành chính theo 4 trụ cột:
- Hiện đại hoá thể chế: Đổi mới quy trình xây dựng, thẩm định, tự kiểm tra và rà soát hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật, bảo đảm tính khả thi, loại bỏ rào cản hành chính.
- Hiện đại hoá tổ chức: Thực hiện kiện toàn tổ chức bộ máy theo hướng tinh gọn và chuyên môn hoá; đổi mới quản trị nhân sự gắn với vị trí việc làm.
- Hiện đại hoá quy trình giải quyết công việc: Chuẩn hóa trình tự xử lý công việc thông qua ban hành quy chế làm việc, quy chế văn thư, quy chế lưu trữ, quy chế hội họp và ứng dụng công nghệ thông tin.
- Hiện đại hoá cơ sở vật chất, trang thiết bị: Đầu tư hạ tầng kỹ thuật, phương tiện làm việc cá nhân và thiết bị dùng chung bảo đảm đồng bộ, phục vụ trực tiếp cho tự động hóa hành chính.
Đồng thời, chương 1 phân tích sâu sắc 5 nguyên tắc hiện đại hóa văn phòng và hệ thống hóa đầy đủ các căn cứ pháp lý từ Trung ương đến văn bản điều hành của Bộ Tài chính, làm chuẩn mực so sánh cho chương thực trạng.
Chương 2: Thực trạng công tác hiện đại hoá văn phòng tại Bộ Tài chính đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính
Chương 2 trình bày tổng quan về Bộ Tài chính (thành lập ngày 28/8/1945 theo Tuyên cáo của Chính phủ lâm thời do đồng chí Phạm Văn Đồng làm Bộ trưởng; ngày truyền thống được công nhận theo Quyết định số 1372/QĐ-TTg ngày 06/8/2010). Cơ cấu tổ chức của Bộ theo Nghị định số 87/2017/NĐ-CP gồm 29 đơn vị (25 tổ chức hành chính giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước và 04 tổ chức sự nghiệp công lập).
Thực trạng hiện đại hoá văn phòng tại Bộ Tài chính được khảo sát chi tiết trên 4 mặt:
Hiện đại hoá thể chế: Năm 2017, Bộ chủ trì soạn thảo trình Quốc hội dự án Luật Quản lý nợ công, Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước (sửa đổi); dự án Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế Bảo vệ môi trường; trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ 34 đề án (01 luật, 15 nghị định, 01 quyết định, 17 đề án khác); ban hành theo thẩm quyền 55 thông tư, thông tư liên tịch; tham gia góp ý các dự án luật như Luật Du lịch, Luật Hành chính công, Luật Chứng thực, Luật Bảo vệ bí mật nhà nước, Luật Thủy sản, Luật Trợ giúp pháp lý. Đến ngày 10/6/2017, Bộ đã tổ chức thẩm định 89 văn bản quy phạm pháp luật; tự kiểm tra 215 Thông tư do Bộ chủ trì ban hành. Ngày 25/01/2017, Bộ ban hành Quyết định số 166/QĐ-BTC công bố danh mục văn bản hết hiệu lực gồm 108 văn bản hết hiệu lực toàn bộ và 88 văn bản hết hiệu lực một phần. Tính chung trong kỳ báo cáo, Bộ trình Quốc hội 02 dự án luật, trình Ủy ban Thường vụ Quốc hội 01 nghị quyết, trình Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ 17 nghị định, 02 quyết định và ban hành 61 thông tư.
Hiện đại hoá tổ chức bộ máy: Toàn hệ thống ngành tài chính đã giảm hơn 1.499 đầu mối đơn vị so với năm 2011. Các Tổng cục trực thuộc không tổ chức cấp phòng tại các Vụ.
| Tên đơn vị |
Số Vụ/Cục |
Số Phòng thuộc Bộ/Tổng cục |
Số Cục địa phương |
Số Phòng thuộc Cục địa phương |
Số Chi cục thuộc Cục địa phương |
| Cơ quan Bộ Tài chính |
20 |
117 |
- |
- |
- |
| Tổng cục Thuế |
16 |
30 |
63 |
789 |
711 |
| Kho bạc Nhà nước |
12 |
22 |
63 |
491 |
666 |
| Tổng cục Hải quan |
14 |
76 |
35 |
143 |
175 |
| Tổng cục Dự trữ Nhà nước |
9 |
11 |
22 |
106 |
98 |
| Ủy ban Chứng khoán Nhà nước |
13 |
13 |
- |
- |
- |
| Tổng khối Tổng cục |
64 |
151 |
183 |
1.529 |
1.650 |
Bảng 1: Tổng số lượng các đơn vị thuộc hệ thống Bộ Tài chính tại thời điểm tháng 6/2017
Biến động bộ máy giữa tháng 5/2013 và tháng 6/2017 được thể hiện qua bảng so sánh:
| Tên đơn vị |
Tháng 5/2013 |
Tháng 6/2017 |
Tăng |
Giảm |
Chênh lệch (+/-) |
| Tổng số các Vụ, Cục thuộc Tổng cục |
245 |
247 |
3 |
1 |
+2 |
| Các Vụ, Cục thuộc cơ quan Bộ Tài chính |
20 |
20 |
0 |
0 |
0 |
| Các phòng thuộc Vụ, Cục cơ quan Bộ |
115 |
117 |
2 |
0 |
+2 |
| Các phòng thuộc Vụ, Cục thuộc Tổng cục |
150 |
151 |
27 |
26 |
+1 |
| Các Phòng/Chi cục và tương đương cục địa phương |
3.287 |
3.179 |
52 |
160 |
-108 |
Bảng 2: So sánh sự tăng giảm tổ chức bộ máy Bộ Tài chính giai đoạn tháng 5/2013 – tháng 6/2017
Hiện đại hoá tổ chức nhân sự: Toàn ngành có 259 tiến sĩ, 3.430 thạc sĩ, 3.387 người có trình độ lý luận chính trị cao cấp. Cơ cấu ngạch công chức khối hành chính gồm: 136 chuyên viên cao cấp; 4.879 chuyên viên chính và tương đương; 46.358 chuyên viên và tương đương; 22.871 cán sự và ngạch khác. Tại cơ quan Văn phòng Bộ, tổng số công chức là 54 người phân bổ tại 5 phòng (Phòng Hành chính, Phòng Lưu trữ, Phòng Báo chí, Phòng Thư ký – Tổng hợp, Phòng Cải cách thủ tục hành chính); đồng thời mỗi Vụ, Cục thuộc Bộ được bố trí 01 cán sự phụ trách công tác văn thư.
| STT |
Nội dung chỉ tiêu biên chế |
Năm 2013 |
Năm 2015 |
Năm 2017 |
Có mặt thời điểm 01/03/2017 |
| 1 |
Biên chế công chức toàn ngành |
74.207 |
74.262 |
72.034 |
74.698 |
| 2 |
Hợp đồng theo Nghị định 68/2000/NĐ-CP |
- |
- |
- |
5.785 |
| 3 |
Hợp đồng lao động làm chuyên môn nghiệp vụ |
0 |
0 |
0 |
0 |
Bảng 3: Phân bổ chỉ tiêu biên chế công chức Bộ Tài chính qua các năm (2013 – 2017)
Hiện đại hoá quy trình giải quyết công việc: Bộ chuẩn hóa và ban hành hàng loạt quy chế:
- Quyết định số 469/QĐ-BTC ngày 13/03/2017 về Quy chế làm việc của Bộ Tài chính;
- Quyết định số 1616/QĐ-BTC ngày 19/07/2016 ban hành Quy chế công tác văn thư và Công văn hướng dẫn số 9999/BTC-VP;
- Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/11/2016 về Quy chế công tác lưu trữ;
- Quyết định số 2222/QĐ-BTC ngày 27/10/2017 ban hành Quy chế tổ chức các hội nghị, cuộc họp.
Hiện đại hoá cơ sở vật chất, trang thiết bị: Bộ triển khai đồng bộ trang thiết bị văn phòng, ứng dụng phần mềm quản lý và điều hành văn bản eDocTC, ứng dụng công nghệ thông tin trong điều hành văn bản điện tử và chứng thư chữ ký số phục vụ xây dựng Chính phủ điện tử.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hiện đại hoá văn phòng tại Bộ Tài chính đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính trong giai đoạn tiếp theo
Dựa trên kết quả khảo sát thực trạng, tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp:
- Nâng cao công tác chỉ đạo điều hành của lãnh đạo: Tăng cường trách nhiệm của người đứng đầu các đơn vị trong việc chỉ đạo hiện đại hoá hành chính; gắn trách nhiệm kiểm soát thủ tục hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin với đánh giá thi đua, khen thưởng.
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng:
- Nghiệp vụ văn thư: Khai thác triệt để phần mềm eDocTC trong tiếp nhận, luân chuyển và phát hành văn bản điện tử;
- Ứng dụng chữ ký số: Mở rộng việc xác thực văn bản bằng chữ ký số chuyên dùng trong Chính phủ điện tử nhằm thay thế dần văn bản giấy;
- Nghiệp vụ lưu trữ: Số hóa hồ sơ tài liệu lưu trữ, xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử thống nhất;
- Xử lý công việc và dịch vụ hành chính: Triển khai các dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và mức độ 4 theo Quyết định số 846/QĐ-TTg, kết nối liên thông các luồng công việc nội bộ và giao dịch dịch vụ tài chính công.
- Hoàn thiện công tác tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức: Tuyển dụng dựa trên bản mô tả vị trí việc làm; đẩy mạnh đào tạo kỹ năng quản trị văn phòng hiện đại, nghiệp vụ soạn thảo văn bản và vận hành các phần mềm quản lý cho đội ngũ công chức, đặc biệt là văn thư các Cục, Vụ.
- Chú trọng đầu tư hệ thống trang thiết bị hiện đại: Đảm bảo nguồn kinh phí trang bị máy tính, máy scan tốc độ cao, máy photocopy và hạ tầng bảo mật dữ liệu; bố trí kinh phí có trọng tâm, ưu tiên phần mềm nghiệp vụ và thiết bị kỹ thuật số trước khi đầu tư cơ sở vật chất thông thường.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đã tổng hợp và phản ánh được các kết quả cụ thể trong tiến trình hiện đại hoá văn phòng gắn với cải cách hành chính tại Bộ Tài chính:
- Về kết quả quản lý tổ chức và biên chế: Bộ Tài chính đã giảm hơn 1.499 đầu mối đơn vị từ năm 2011 đến năm 2017; cắt giảm 108 Phòng/Chi cục thuộc Cục địa phương giai đoạn 2013–2017; chỉ tiêu biên chế công chức được giao giảm từ 74.262 (năm 2015) xuống 72.034 (năm 2017); hoàn toàn không sử dụng hợp đồng lao động làm công tác chuyên môn nghiệp vụ.
- Về kết quả thể chế và quy trình: Xử lý khối lượng văn bản quản lý lớn với 34 đề án trình Chính phủ/Thủ tướng Chính phủ, ban hành 55 thông tư năm 2017; rà soát loại bỏ 108 văn bản hết hiệu lực toàn bộ và 88 văn bản hết hiệu lực một phần; tự kiểm tra 215 thông tư và thẩm định 89 văn bản quy phạm pháp luật; ban hành 4 quy chế nghiệp vụ nội bộ nền tảng (Quyết định số 469/QĐ-BTC, Quyết định số 1616/QĐ-BTC, Quyết định số 2449/QĐ-BTC, Quyết định số 2222/QĐ-BTC).
- Về giải pháp: Tác giả đã đề xuất hệ thống giải pháp bao quát cả 4 thành tố quản trị (chỉ đạo điều hành, ứng dụng CNTT - chữ ký số - phần mềm eDocTC, phát triển nhân lực và đầu tư trang thiết bị).
- Về đóng góp học thuật và thực tiễn: Khóa luận hệ thống hóa lý luận về hiện đại hóa văn phòng tiếp cận từ yêu cầu cải cách hành chính nhà nước; cung cấp bức tranh dữ liệu xác thực về tổ chức bộ máy, cơ cấu ngạch và chỉ tiêu biên chế của ngành Tài chính trong năm bản lề 2017; đóng góp luận cứ khoa học cho việc xây dựng các đề án kiện toàn tổ chức, hiện đại hóa hành chính tại các cơ quan quản lý nhà nước.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Khóa luận được thực hiện trong thời gian thực tập tương đối ngắn (hơn 2 tháng) nên việc khảo sát thực địa chủ yếu tập trung tại cơ quan Bộ Tài chính (Văn phòng Bộ, Vụ Tổ chức cán bộ, Phòng Cải cách hành chính) mà chưa đi sâu đánh giá chi tiết tình hình triển khai hạ tầng trang thiết bị và quy trình làm việc tại toàn bộ 183 Cục địa phương và 3.179 Chi cục thuộc 5 Tổng cục trong toàn hệ thống.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Tiếp tục theo dõi, khảo sát tác động thực tế của Đề án tinh giản biên chế giai đoạn 2017–2021 tại Bộ Tài chính; mở rộng nghiên cứu sang vấn đề an toàn, an ninh thông tin, bảo mật cơ sở dữ liệu ngành Tài chính trước thách thức của Cách mạng công nghiệp lần thứ tư; đánh giá hiệu quả tích hợp của chương trình quản lý và điều hành văn bản eDocTC khi liên thông với Trục liên thông văn bản quốc gia.
Giá trị tham khảo
Khóa luận là nguồn tài liệu hữu ích cho:
- Sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Quản lý nhà nước, Lưu trữ học và Quản trị nhân lực: Tham khảo khung phân tích 4 nội dung (thể chế, tổ chức, quy trình, trang thiết bị) và 5 nguyên tắc hiện đại hóa văn phòng; cách thức thu thập và trình bày các bảng thống kê cơ cấu bộ máy, biến động biên chế hành chính.
- Cán bộ, công chức làm công tác văn phòng, cải cách hành chính tại các Bộ, ngành và Ủy ban nhân dân các cấp: Tham khảo mô hình phân bổ biên chế không cào bằng, phương pháp rà soát hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật và hệ thống các quy chế chuẩn hóa hoạt động nội bộ (quy chế làm việc, văn thư, lưu trữ, hội họp).
Câu hỏi thường gặp
1. Chỉ số cải cách hành chính (PAR Index) của Bộ Tài chính đạt vị thứ như thế nào trong giai đoạn 2014–2016?
Theo Báo cáo số 6044/BC-BNV ngày 20/12/2016 của Bộ Nội vụ về tình hình thực hiện công tác cải cách hành chính, Bộ Tài chính liên tiếp xếp thứ 02 trong tổng số 19 Bộ, cơ quan ngang Bộ.
2. Nội dung hiện đại hoá văn phòng trong cải cách hành chính theo tác giả gồm những phương diện nào?
Hiện đại hoá văn phòng trong cải cách hành chính được triển khai trên 4 phương diện chính: hiện đại hoá thể chế; hiện đại hoá tổ chức (gồm tổ chức bộ máy và tổ chức nhân sự); hiện đại hoá quy trình giải quyết công việc; và hiện đại hoá cơ sở vật chất, trang thiết bị.
3. Số lượng biên chế công chức toàn ngành Tài chính và tại cơ quan Văn phòng Bộ năm 2017 được ghi nhận là bao nhiêu?
Năm 2017, Bộ Tài chính được giao 72.034 chỉ tiêu biên chế công chức (tính đến thời điểm 01/03/2017 có mặt 74.698 công chức và 5.785 người thuộc Hợp đồng 68). Riêng tại cơ quan Văn phòng Bộ, tổng số cán bộ, công chức là 54 người làm việc tại 5 phòng chuyên môn.
4. Những quy chế nghiệp vụ nội bộ then chốt nào đã được Bộ Tài chính ban hành để hiện đại hoá quy trình công việc?
Các quy chế nền tảng gồm: Quyết định số 469/QĐ-BTC ngày 13/03/2017 về Quy chế làm việc; Quyết định số 1616/QĐ-BTC ngày 19/07/2016 về Quy chế công tác văn thư (kèm Công văn hướng dẫn số 9999/BTC-VP); Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/11/2016 về Quy chế công tác lưu trữ; và Quyết định số 2222/QĐ-BTC ngày 27/10/2017 về Quy chế tổ chức hội nghị, cuộc họp.
5. Chương trình phần mềm nào được Bộ Tài chính ứng dụng làm nền tảng quản lý và điều hành văn bản?
Bộ Tài chính sử dụng Chương trình quản lý và điều hành văn bản eDocTC, kết hợp ứng dụng chữ ký số trong lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hoàng Thị Phương đã làm rõ những vấn đề lý luận cơ bản về hiện đại hoá văn phòng gắn liền với yêu cầu cải cách hành chính nhà nước. Thông qua hệ thống số liệu thực chứng năm 2017 tại Bộ Tài chính, công trình đã phản ánh chi tiết thực trạng sắp xếp tổ chức bộ máy, quản trị biên chế, chuẩn hóa hệ thống thể chế và ứng dụng công nghệ thông tin eDocTC trong điều hành. Những giải pháp và kiến nghị được đề xuất bám sát các tồn tại thực tế, cung cấp tài liệu tham khảo có giá trị chuyên môn cho công tác nghiên cứu và thực tiễn quản trị văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước.
