CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỂ ERP - HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP 1.Khái niệm về ERP Hoạch nguồn lực Doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP) là một thuật ngữ được dùng liên quan tới một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ , giúp doanh nghiệp quản lý một cách hiệu quả các nguồn lực. Đồng thời quản lý, theo dõi và đánh giá các hoạt động trong doanh nghiệp bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuát, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v. Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch ERP là “một thế hệ hệ thống sản xuất mới” bao gồm hệ MRP (Material - Resource Planning), tài chính (finance) và nguồn nhân lực (human resources) được tích hợp toàn diện với nhau trên một cơ sở dữ liệu thống nhất. Hiểu một cách đơn giản, ERP chỉ là việc đóng những ứng dụng CNTT trong kinh doanh vào một gói.
Hình 1: Mô hình hệ thống ERP 3 HRM: Human Resource Management SCM : Supply Chain Management FRM: Finance Resource Management MRP: Manufacturing Resource Planning CRM:Customer Relationship Management Theo Marcelino Tito Torres trong tài liệu hội thảo về “Manufacturing Resource Planning” thì một hệ thống ERP có 5 đặc điểm chính sau: 1. ERP là một hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated Business Operating System). Tích hợp – có nghĩa là mọi công đoạn, mọi người, mọi phòng ban chức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau trong một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thống nhất. ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People System Supported by the Computer).
Những cán bộ chức năng, nghiệp vụ mới là chính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ. Người sử dụng phải được đào tạo cẩn thận, tính tích cực của từng nhân viên là các yếu tố quyết định. ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có nghĩa là phải hệ thống hoạt động theo các quy tắc và các kế hoạch rõ ràng. Kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ thống sẽ không hoạt động khi không có kế hoạch; các quy tắc, quy trình xử lý phải được quy định trước.
ERP là hệ thống với các tránh nhiệm được xác định rõ (Defined Responsibilities). Ai làm việc gì, trách nhiệm ra sao phải được xác định rõ trước. ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty (Communication among Departments). Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ Hiện nay ERP đ ư ợ c c o i là quan trọng nhất, đó là xương sống của mọi hệ thống quản lý trong các công ty lớn trên thế giới.
Tất cả các công ty đa quốc gia hiện nay sẽ ngừng hoạt động nếu hệ thống ERP của họ bị trục trặc vì bằng cách thủ công, công ty không thể kiểm soát được hàng trăm chi nhánh và hàng triệu giao dịch diễn ra hàng ngày trên khắp thế giới. Với các công ty vừa và nhỏ, ERP cũng là công cụ chính để họ tăng hiệu quả quản lý. Theo tài liệu chính thức của CIBRES, cơ quan tổ chức thi và cấp chứng chỉ CIERP (Certified Implementer of ERP – Chứng chỉ chuyên viên triển khai hệ thống ERP) thì một ERP tiêu chuẩn sẽ bao gồm các thành phần sau đây: 4 1. Kế toán tài chính + Sổ cái + Sổ phụ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng Bán hàng và các khoản phải thu Mua hàng và các khoản phải trả 2.
Nhân sự & Lương 3. Tài sản cố định 4. Hậu cần Quản lý kho và tồn kho Quản lý giao nhận Quản lý nhà cung cấp 5. Sản xuất Lập kế hoạch sản xuất Lập kế hoạch nguyên vật liệu Lập kế hoạch phân phối Lập kế hoạch điều phối năng lực Công thức sản phẩm Quản lý luồng sản xuất Quản lý mã vạch Quản lý lệnh sản xuất 6.
Dự báo và lập kế hoạch 7. Công cụ lập báo cáo Vai trò của việc quản lý hệ thống nhân sự trong ERP là rất quan trọng vì : Hệ thống cho phép toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp đều tham gia vào các quy trình xung quanh việc quản lý nhân sự như: +Directory Management (Quản lý danh bạ nhân viên) + Overtime Management (Quản lý làm việc ngoài giờ) + Holidays/Leaves Management (Quản lý ngày nghỉ) +Performance Management (Quản lý năng lực làm việc của nhân viên) + Contract Management (Quản lý hợp đồng) + Contract Renewal (Quy trình ký lại hợp động mới + Salary Review (Quy trình xét lại tương) + Payroll (Quản lý lương) 1.Lợi thế dùng ERP trong quản lý doanh nghiệp Các lý do chính khẳng định doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống ERP - Tích hợp thông tin tài chính: + Các bộ phận kinh doanh khác nhau có thể có các phương thức hoạt động khác nhau. ERP sẽ tạo ra một hệ thống chung duy nhất giữa các bộ phận kinh doanh trong toàn doanh nghiệp. 5 - Tích hợp thông tin về đơn đặt hàng + Với ERP, DN có thể kiểm soát các đơn đặt hàng dễ dàng hơn khi các đơn đặt hàng rải rác ở các hệ thống khác nhau mà không được kết nối.
- Chuẩn hoá và cải tiến quá trình sản xuất ERP sẽ chuẩn hoá các quy trình và phương thức hoạt động để tự động hoá một số bước trong quá trình sản xuất nhằm tiết kiệm được thời gian và nâng cao năng suất cho DN. - Giảm bớt hoá đơn + ERP giảm bớt hoá đơn thông qua việc giúp người sử dụng lập kế hoạch phân phát sản phẩm tới khách hàng tốt hơn, giảm khâu đánh giá sản phẩm cuối cùng ở kho và nơi nhận hàng. - Giảm hàng hoá tồn kho + ERP giúp tiến trình sản xuất diễn ra trôi chảy và phát huy tầm nhìn của quá trình thực hiện đơn hàng trong công ty. Điều đó có thể dẫn tới việc giảm lượng nguyên vật liệu tồn kho (bán thành phẩm tồn kho) và giúp người sử dụng hoạch định tốt hơn kế hoạch giao hàng cho khách, giảm thành phẩm tồn kho tại Kho và bến tàu.
Để thật sự cải tiến lượng cung cấp hàng hoá, bạn cần cài đặt phần mềm dây chuyền cung cấp hàng và ERP có thể giúp bạn làm được điều đó. -Chuẩn hoá thông tin nhân sự + Đối với các doanh nghiệp vừa và lớn có nhiều đơn vị kinh doanh, ERP có thể cung cấp một phương thức đơn giản, thống nhất để thực hiện hoạt động quản lý nhân sự sao cho hiệu quả và tiết kiệm 1.Hiện trạng ERP tại Việt Nam và những công ty áp dụng ERP thành công. Hiện trạng ERP tại Việt Nam ERP là sản phẩm của sự kết hợp giữa công nghệ thông tin cùng với bề dày kinh nghiệm quản lý trong đó cho phép nhà quản lý tối ưu hoá quy trình hoạt động theo hệ thống quản trị tiêu chuẩn quốc tế. Một hệ thống hoạt động mang tính mạng lưới, do vậy yêu cầu người phát triển hệ thống phải có cái nhìn sâu rộng, tổng quát không những về CNTT mà còn phải có tầm nhìn chiến lược trong quản lý.
Ở Việt Nam hiện còn tụt hậu khá xa trong tổ chức sản xuất, phân phối và triển khai ERP. Số lượng các nhà sản xuất trong nước và nhập khẩu cũng đã đưa ra được sự lựa chọn nhất định cho nhiều đối tượng khách hàng. Tuy nhiên, chưa hãng phần mềm ERP của Việt Nam nào xây dựng được một hệ thống ERP mạnh và chuyên nghiệp. Các công ty lớn trong nước cũng mới chỉ bắt đầu bắt tay vào xây dựng sản phẩm.
Các hãng phần mềm của Việt Nam 6 chủ yếu làm đại lý Hệ thống phân phối sản phẩm cho các hãng sản xuất ERP của nước ngoài, nên chỉ tác động được vào một khoảng hẹp các khách hàng có vốn đầu tư nước ngoài. Tại Việt Nam, số lượng tập đoàn, doanh nghiệp đầu tư triển khai ERP vẫn còn khiêm tốn. Đơn cử, trong Top 10 doanh nghiệp hàng đầu của bảng xếp hạng 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam VNR500, mới có 3 doanh nghiệp công bố công khai trên các phương tiện truyền thông đại chúng và mạng Internet về việc đã triển khai ERP trong toàn doanh nghiệp là Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, Liên doanh Việt - Nga Vietsovpetro và Tập đoàn Điện lực Việt Nam (7 doanh nghiệp, tập đoàn còn lại gồm Tập đoàn Dầu khí Việt Nam, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, Công ty TNHH Samsung Electronics Việt Nam, Tập đoàn Viễn thông Quân đội, Công ty TNHH MTV Vàng bạc đá quý Sài Gòn - SJC, Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam, Ngân hàng Nông nghiệp & Phát triển nông thôn Việt Nam. Riêng trường hợp Tập đoàn Viễn thông Quân đội, theo tìm hiểu của ICTnews thì đã tự nghiên cứu phát triển giải pháp ERP và ứng dụng trong Tập đoàn nhưng không công bố thông tin Được biết, hệ thống SAP ERP tại Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) được xây dựng trong 3 năm (2010 - 2012) có trị giá lên tới 12,6 triệu USD đang là hệ thống ERP lớn nhất Việt Nam.
Chính thức vận hành trên toàn quốc từ 1/1/2013, hệ thống này đã kết nối quản trị kinh doanh xăng dầu từ Công ty mẹ - Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam đến 42 công ty, 21 chi nhánh, 11 xí nghiệp, 44 kho và tổng kho xăng dầu, 118 địa điểm, tích hợp với hệ thống quản lý tại hơn 2.200 cửa hàng xăng dầu trên toàn quốc. Petrolimex cũng là doanh nghiệp triển khai công bố thông tin về việc ứng dụng ERP mạnh mẽ, rầm rộ nhất. Còn Vietsovpetro đã nhắm đến giải pháp ERP của Oracle từ năm 2003 và tới năm 2006, hệ thống ERP đã giúp doanh nghiệp này hiện đại hoá toàn bộ quy trình quản lý theo chuẩn thế giới, từ khâu mua hàng, nhập kho, giao hàng, quản lý vật tư cho đến khâu thương mại, tài chính kế toán, nhân lực.; giảm sự chồng chéo và đảm bảo một quy trình có tính thống nhất cao tại 15 đơn vị của toàn doanh nghiệp. Tập đoàn Điện lực Việt Nam từ đầu năm 2009 công bố đang triển khai dự án hệ thống phần mềm Oracle ERP với các module tài chính, vật tư, tài sản, nhân sự - tiền lương… cho các doanh nghiệp trong ngành Điện.