chương 1 bao gồm: - Tri thức và giá trị tài sản của tổ chức. - Một số vấn đề về quản trị tri thức. - Đặc điểm và các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị tri thức. 11 - Quản trị tri thức, xu thế tất yếu trong kinh doanh hiện đại.
Tri thức và giá trị tài sản của tổ chức 1. Một số khái niệm và thuật ngữ Trong chương này sẽ đề cập và giới thiệu về một số khái niệm và thuật ngữ liên quan tới quản trị tri thức (QTTT). Cùng với lịch sử phát triển của QTTT, có nhiều khái niệm và thuật ngữ liên quan cũng được phát triển. Thực tế đã cho thấy rằng phần lớn nội dung QTTT đã tồn tại trước khi các thuật ngữ thực sự được sử dụng rộng rãi.
Với những cách tiếp cận về lý luận và thực hành quản trị tri thức khác nhau, có những cách hiểu khác nhau về QTTT. Do đó thực tế vẫn tồn tại nhiều khái niệm và thuật ngữ khác nhau. Trong các nghiên cứu gần đây về lý thuyết và thực hành quản trị tri thức đã dần khắc phục những mâu thuẫn về quan điểm nhìn nhận, cách thức triển khai QTTT mà trước tiên là sự thống nhất trong việc đưa ra các khái niệm và thuật ngữ liên quan tới QTTT. Bản chất đa ngành của QTTT được bộc lộ cùng với sự đóng góp của những đặc trưng này vào việc hình thành các nguyên tắc thực hành QTTT.
Hai loại hình tri thức chính yếu, tri thức ẩn và tri thức hiện, được so sánh và minh chứng. Tầm quan trọng của QTTT đối với các cá nhân, với cộng đồng thực thi, và với các tổ chức được mô tả cùng với vai trò và trách nhiệm của lãnh đạo ngày càng trở nên cần thiết và quan trọng để đảm bảo việc triển khai thành công hoạt động QTTT trong doanh nghiệp. Trước tiên, hãy xem xét một số khái niệm và thuật ngữ liên quan tới tri thức và quản trị tri thức. Dữ liệu Dữ liệu được khái niệm là dữ kiện và số liệu chuyển tiếp một cái gì đó cụ thể, nhưng không có cấu trúc, hay nói cách khác, không được tổ chức theo bất kỳ cách nào, hay trật tự nào và không cung cấp thêm thông tin về các mẫu, ngữ cảnh.
Theo 12 Thierauf (1999), dữ liệu là “các dữ kiện và số liệu không có cấu trúc, có ảnh hưởng ít nhất đến người quản lý điều hành”. Hay có thể nói một cách rõ ràng hơn, dữ liệu là nội dung có thể quan sát trực tiếp hoặc kiểm chứng được; hoặc cũng có thể là một thực thể. Ví dụ: Lịch chiếu phim, lịch thi đấu bóng đá được đăng trên mạng internet hoặc được in ra giấy. Như vậy, dữ liệu có thể được hiểu là các đối tượng hay thực thể tồn tại một cách không có tổ chức và không được xử lý theo một quy trình cụ thể.
Chúng có thể thống kê, tính toán. Dữ liệu tồn tại ở dạng tĩnh và đơn giản chỉ là tồn tại. Có thể nói, dữ liệu là một tập hợp các đối tượng rời rạc về các sự kiện như các bản ghi có cấu trúc về các giao dịch khi một khách hàng đến cửa hàng và mua hàng hóa, số lượng hàng hóa và giá mà họ trả, tất cả là dữ liệu. Dữ liệu không nói gì về động lực đằng sau việc mua, chất lượng của hàng hóa, hoặc danh tiếng của cửa hàng.
Bằng cách định lượng, các cửa hàng đánh giá các mẫu về tình hình mua hàng, số lượng khách hàng mua các mặt hàng cụ thể, một tập khách hàng cụ thể với những hàng hóa cụ thể mà họ đã mua trong một thời gian cụ thể. Các đánh giá như thế này có thể được sử dụng để có được thông tin về hành vi của khách hàng, mức độ nhạy cảm về giá của một số hàng hóa hay nhóm hàng hóa cụ thể. Điều đó cũng có nghĩa là dữ liệu là điều kiện tiên quyết để có thông tin. Tất cả các tổ chức đều cần dữ liệu nhưng mức độ phụ thuộc vào dữ liệu của mỗi tổ chức là khác nhau.
Chẳng hạn, các công ty bảo hiểm, ngân hàng, dịch vụ công và quản trị an sinh xã hội. là những tổ chức phải đối mặt với gánh nặng về dữ liệu. Hàng triệu giao dịch phải xử lý hàng ngày, hàng trăm hồ sơ với rất nhiều dữ liệu liên quan tới các cá nhân, các tổ chức phải lưu giữ mỗi đơn vị thời gian. Vấn đề là ở chỗ, với quá nhiều dữ liệu 13 phải xử lý có thể sẽ không đưa ra được quyết định và vì thế sẽ thiếu cơ sở để hành động một cách phù hợp.
Điều này có nghĩa là một tổ chức phải quyết định về bản chất và khối lượng dữ liệu cần thiết để tạo ra thông tin hỗ trợ cho việc ra quyết định một cách hiệu quả. Thông tin Để dữ liệu trở thành thông tin, nó phải được gắn với bối cảnh, phân loại, tính toán và chắt lọc. Thông tin như vậy sẽ là một bức tranh lớn hơn; Đó là dữ liệu có liên quan tới bối cảnh và mục đích. Nó có thể truyền tải một xu hướng trong môi trường, hoặc có thể chỉ ra một mô hình hoạt động trong một khoảng thời gian nhất định.
Thông tin cơ bản được tìm thấy “trong câu trả lời cho những câu hỏi bắt đầu bằng những từ như ai, cái gì, ở đâu, khi nào và bao nhiêu”. Như vậy, thông tin chính là nội dung đại diện cho dữ liệu được phân tích. Ví dụ: “Vì tôi không thể rời khỏi cơ quan trước 5 giờ chiều hàng ngày nên tôi sẽ đến buổi chiếu phim lúc 7 giờ tối tại rạp chiếu phim gần văn phòng của tôi”. Không giống như dữ liệu, thông tin bao gồm các mối liên hệ để chúng ta có thể hiểu được.
Nó có ý nghĩa, mục đích, và các mối tương quan với nhau. Chúng có sự sắp xếp theo trật tự nhất định bởi chúng được cấu trúc có chủ đích. Dữ liệu có thể được tái cấu trúc, phân tích bằng thống kê, hoặc bị loại do bị lỗi - tất cả được hình thành để tạo nên một ý nghĩa cho một thông điệp, một báo cáo hay một tài liệu. Một hoàn cảnh không phải là một thông điệp, tuy nhiên nó chắc chắn tác động tới thông điệp.
Một cách tương tự: Khi gọi điện thì không thể chắc chắn có cuộc nói chuyện quan trọng, nhưng những cuộc gọi điện thoại cụ thể sẽ làm cho thông tin rõ ràng và được hiểu một cách chính xác hơn. Ngày nay, việc tăng cường công nghệ thông tin không đảm bảo việc cải thiện tình trạng thông tin. 14 Khác với dữ liệu, thông tin có ý nghĩa. Thông tin luôn được tổ chức với một hoặc một vài mục tiêu.
Dữ liệu trở thành thông tin nếu người tạo ra nó đưa thêm ý nghĩa vào. Chúng ta chuyển dữ liệu thành thông tin bằng cách cộng thêm giá trị theo nhiều cách khác nhau. Một số các cách quan trọng gồm: + Tạo bối cảnh (Contextualized): Chúng ta biết mục đích tập hợp dữ liệu; + Phân loại (Categorized): Chúng ta biết các bộ phận hoặc các nhóm dữ liệu; + Tính toán (Calculated): Dữ liệu có thể được phân tích theo toán hoặc thống kê học; + Sửa chữa (Corrected): Các lỗi được loại bỏ khỏi dữ liệu; + Nén lại (Condensed): Dữ liệu có thể được tóm tắt lại trong dạng gọn hơn. Ví dụ 1: Tại một trạm bơm xăng, dữ liệu về thời gian mua xăng của khách hàng khi tập hợp lại có thể giúp người quản lý nhận ra những thời gian cao điểm về lượng khách hàng và lượng tiêu thụ xăng trong ngày.
Người quản lý cũng có thể xem xét dữ liệu lượng tiêu thụ xăng và thời gian tiêu thụ xăng theo phân loại khách hàng. Như vậy bằng cách xử lý dữ liệu, anh ta đã có những thông tin có ý nghĩa hơn, từ đó có những đánh giá và suy nghĩ về biện pháp quản trị bán hàng hợp lý. Thông tin có thể được nhân viên và người quản lý đánh giá qua các mạng lưới giao tiếp bên trong và bên ngoài khu vực của công ty, qua mạng nội bộ, qua thư điện tử, internet, các cấu trúc vệ tinh hoặc phân phối thủ công. Giữa thông tin và dữ liệu có điểm khác nhau rất cơ bản, trong khi dữ liệu nhấn mạnh về lượng và hiệu lực của quá trình, thì thông tin lấy trọng tâm là chất lượng.
Một báo cáo nói gì không làm chúng ta quan tâm mà quan trọng là các báo cáo trong hội thảo có ý nghĩa gì mới hay 15 không. Dữ liệu trở thành thông tin khi nó có ý nghĩa và giá trị để nâng cao chất lượng của việc ra quyết định. Bản thân dữ liệu thường không có ý nghĩa đối với con người. Còn thông tin là tất cả những gì mà con người có thể cảm nhận được một cách trực tiếp thông qua các giác quan của mình (khứu giác, vị giác, thính giác, xúc giác, thị giác và giác quan thứ sáu) hoặc gián tiếp thông qua các phương tiện kỹ thuật như tivi, radio, cassette,.
Thông tin đối với con người luôn có một ý nghĩa nhất định nào đó. Với phương tiện máy tính (mà cụ thể là các thiết bị đầu ra), con người sẽ tiếp thu được một phần dữ liệu có ý nghĩa đối với mình. Nếu so về lượng, dữ liệu thường nhiều hơn thông tin. Công nghệ thông tin thường là vô giá trong khả năng biến dữ liệu thành thông tin, đặc biệt là trong các công ty lớn hơn tạo ra lượng lớn dữ liệu qua nhiều phòng ban và các bộ phận chức năng.
Bộ não con người chủ yếu là cần thiết để hỗ trợ trong việc bối cảnh hóa để dữ liệu trở thành thông tin. Tri thức Tri thức là một cấu thành vô cùng quan trọng của sự tiến bộ của loài người. Tổ tiên chúng ta phải sử dụng một lượng tri thức khổng lồ để tạo thành một vật thể giống như cái rìu. Từ bí quyết sử dụng hạt giống để gieo trồng tới phát minh ra máy móc, đi du lịch đến mặt trăng - tất cả đều đòi hỏi một sự tích lũy tri thức đặc biệt để đạt được mục tiêu.
Khi nói đến vấn đề cơ bản, mọi người sử dụng trí thông minh và sáng tạo của họ để tạo ra giá trị gia tăng cho các sản phẩm và dịch vụ nhằm tăng cường lợi thế cạnh tranh. Tài sản trí tuệ phản ánh cơ bản về cách một tổ chức thúc đẩy tri thức cho đội ngũ nhân viên của mình, tri thức về nhu cầu của khách hàng và hiểu biết về các nhà cung cấp để đảm bảo gia tăng giá trị cho kết quả đầu ra cho quá trình hoạt 16 động.