chương I đã nghiên cứu nhiều cơ cấu tổ chức. Nét đặc trưng chung của việc thiết kế cơ cấu tổ chức đó đều xoay quanh 8 yếu tố quan trọng sau: 1. Phân công lao động. Đó là quá trình hình thành các công đoạn khác nhau để thực thi một công việc, tạo ra một sản phẩm và các công đoạn đó được trao cho mỗi một người cụ thể với mức độ chuyên môn hóa cao.
Thống nhất chỉ huy. Đây là một trong những nguyên tắc được quan tâm khi thiết kế. Mỗi cấp dưới chỉ nghe mệnh lệnh trực tiếp của một cấp trên trực tiếp và chỉ có một người trực tiếp phải báo cáo và chịu trách nhiệm trước người đó. Quyền hạn và trách nhiệm.
Đó là quyền của những người ở từng vị trí trong tổ chức được quyền làm (đưa ra các quy định) và những người khác phải tuân thủ. Trong khi đó trách nhiệm là những gì người nắm giữ vị trí đó phải làm. Không gian kiểm soát: Tức khả năng kiểm soát hoạt động của các đầu mối cấp dưới. Phân chia thành các bộ phận: Phân chia thành các bộ phận tuỳ thuộc vào mục đích, chức năng, sản phẩm, khách hàng.
Ngoài 5 nội dung mang tính truyền thống phải quan tâm trong thiết kế tổ chức, cách thức tiếp cận mới trong thiết kế tổ chức cần quan tâm đến một số yếu tố sau: 6. Môi trường trong đó tổ chức tổn tại. Môi trường được chia thành hai nhóm yếu tố: Môi trường bên trong và môi 255 trường bên ngoài. Môi trường bên trong của một tổ chức bao gồm những yếu tố như con người, công nghệ, nhiệm vụ và chính bản thân cơ cấu tổ chức.
Môi trường bên trong này biểu hiện những điểm mạnh, yếu của tổ chức. Đồng thời thể hiện mục tiêu, mục dích, giá trị của tổ chức. Môi trường bên ngoài của tổ chức có thể là những yếu tố về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội. Các yếu tố này tạo nên cơ hội, thách thức đối với từng tổ chức.
Môi trường bên trong, bên ngoài của tổ chức luôn thay đổi và đó cũng chính là nguyên nhân đòi hỏi cơ cấu tổ chức phải có những sự thay đổi. Quy mô của tổ chức quyết định việc lựa chọn cơ cấu tổ chức hợp lý. Tổ chức càng lớn, mức độ chuyên môn hóa, sự phân biệt giữa các nhóm theo cơ cấu ngang, thẳng đứng sẽ khác với tổ chức nhỏ. Công nghệ: Mỗi một tổ chức sử dụng các loại công nghệ khác nhau để biến đối các yếu tố đầu vào thành các yếu tố đầu ra (sản phẩm).
Mỗi một loại công nghệ sản phẩm như: Sản phẩm đơn chiếc, sản xuất theo dây truyền, tự động hóa cao, sản phẩm mang tính cơ khí hay thủ công. Thiết kế và các nhà thiết kế phải nghiên cứu 8 yếu tố trên, đặc biệt các nhóm yếu tố có mức độ biến đổi cao để có được mô hình cơ cấu tổ chức hợp lý. Các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước chịu sự tác động rất lớn của các yếu tố môi trường do tính quy mô của các tổ chức hành chính. Do đó, yếu tố môi trường luôn là thách thức đối với các nhà thiết kế cơ cấu tổ chức các cơ quan hành chính nhà nước.
Quan điểm thiết kế tổ chức Nghiên cứu các quan điểm thiết kế tổ chức các cơ quan hành chính nhà nước xuất phát từ việc nghiên cứu các quan điểm có tính chất chung cho mọi cơ quan và những quan điểm riêng đối với các cơ quan hành chính nhà nước. Quan diém chung 2. Sự hình thành cơ cấu tổ chức được bắt đầu từ uiệc phân tích mục tiêu phát triển tổ chức Theo cách tiếp cận này, sự hình thành tổ chức xuất phát từ việc xác định mục tiêu, phương hướng phát triển, trên cơ sở đó tập hợp những hoạt động cụ thể, các yếu tố của cơ cấu tổ chức, tiến hành xác lập mối quan hệ qua lại giữa hoạt động và các yếu tí y. Đây là cách tiếp cận đi từ tổng thể đến chỉ tiết.
Lối diễn giải này thường ứng dụng đối với những đối tượng là các tổ chức đang hoạt động và việc thiết kế này xảy ra trong ba trường hợp sau: - Thiết kế nhằm cải tiến, hoàn thiện, đổi mới tổ chức hiện có. - Thiết kế khi có nhu cầu sáp nhập, hợp nhất, nâng cấp, hạ cấp các tổ chức hiện hành. - Thiết kế chia tách hoặc chuyển đổi tổ chức hiện hành thành các tổ chức với chức năng, nhiệm vụ mới. Tổ chức được thiết hế trên cơ sở quy nhóm các hoạt động Đây là cách tiếp cận phổ biến, áp dụng cho việc thiết kế các tổ chức mới.
Sự hình thành một tổ chức được thực hiện từ việc mô tả chi tiết các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu, xác lập tất cả mối quan hệ thông tin bên ngoài mà tổ chức đó nhất thiết phải có, sau đó mới hình thành cơ cấu tổ chức. Đó 257 là cách tiếp cận đi từ chỉ tiết đến tổng thể. Theo cách tiếp cận này, thiết kế tổ chức bao gồm các hoạt động mang tính chu trình sau; - Xác định mục tiêu của tổ chức. - Xác định nhiệm vụ để thực hiện mục tiêu.
- Phân nhóm các nhiệm vụ, khái quát, hình thành nên chức năng chính của tổ chức. - Xác định cơ cấu phối hợp các nhóm chức năng. - Xác định nhu cầu về các nguồn lực và các tiêu chuẩn cần có để thực hiện các chức năng. - Xác định các nguyên tắc vận hành tổ chức theo hướng thực hiện mục tiêu.
Cách tiếp cận kết hợp Việc hình thành một tổ chức theo cách tiếp cận kết hợp, nghĩa là có sự kết hợp một cách hợp lý quan điểm thứ nhất và quan điểm thứ hai. Cách tiếp cận này bắt đầu từ việc định hướng nhằm hình thành hoặc hoàn thiện tổ chức với một cơ cấu tổ chức tổng quát, sau đó mới tiến hành công việc nghiên cứu, phân tích chỉ tiết cho từng bộ phận trong cơ cấu. Cách tiếp cận này giúp tránh khỏi sự thái quá khi thiết kế tổ chức: Quá thiên về tổng thể mà bỏ qua việc xác định nội dung chỉ tiết cho các bộ phận thực hiện chức năng cụ thể hoặc quá chỉ tiết đối với các hoạt động nhưng lại không nhìn thấy tính toàn diện của từng hệ thống. Các quan điểm riêng đối uới các cơ quan hành chính nhà nước Các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước có những nét đặc trưng phân biệt với các loại hình tổ chức khác nên quan điểm thiết kế tổ chức hành chính nhà nước cần chú ý là: 258 › cơ quan hành chính nhà nước được thành lập trên cơ sở pháp lý, do hệ thống văn bản pháp luật nhà nước quy định, Không có một cơ quan nào được thành lập mà không có một cơ sở pháp lý quy định Ø.
Phân công, phân cấp hoạt động quản lý hành chính nhà nước được pháp luật quy định, do đó chức năng, nhiệm vụ của từng loại cơ quan cũng được pháp luật quy định. Nhân sự của cơ quan hành chính nhà nước chịu tác động của nhiều yếu tố, đặc biệt các yếu tố mang tính chính trị. Mục tiêu của các tô chức hành chính nhà nước nói riêng và các tổ chức nhà nước nói chung thường khó cụ thể: khó đo lường. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA THIẾT KẾ TỔ CHỨC Các cách tiếp cận khác nhau về tổ chức sẽ giúp ích cho việc phân tích các yếu tố khi thiết kế tổ chức.
Lý thuyết quản trị khoa học Nền tảng khoa học thiết kế tổ chức là học thuyết về quan trị khoa học của F. Theo ly thuyét nay, mục tiêu duy nhất của tổ chức là hiệu quả. Để đạt được hiệu quả, việc phân tích, mô tả từng đầu công việc để bố trí và phân công lao động cho hợp lý phải dựa trên những nguyên tắc khoa học. Tổ chức được mô tả trong lý thuyết Taylor như là một hệ thống.
trong đó sự phối hợp giữa các bộ phận và con người với trình độ văn hóa, phong tục, tập quán, kiến thức và kỹ năng hoàn toàn khác nhau. Song, một điều đáng tiếc là các tổ chức của Taylor hoạt động như những cỗ máy. Yếu tố con người, sự đa đạng trong lao động hoàn toàn bị lãng quên trong khi 259 người ta chỉ chú trọng đến lập kế hoạch, công tác kế toán, phân công chuyên môn hóa lao động, kiểm tra và đánh giá kết quả thực thi. Lý thuyết các mối quan hệ con người Sự không hoàn thiện của Taylor trong việc động viên, thúc đẩy mọi người trong tổ chức đã được phân tích và giải đáp khá rõ ràng trong những giả thuyết về tổ chức từ góc độ các mối quan hệ con người.
Ngay từ những năm 30, Chester Barnard - một nhà kinh doanh đã rút ra kinh nghiệm từ công việc kinh doanh của mình rằng tổ chức là một cộng đồng, trong đó, mọi người đều có những mối liên hệ khăng khít và phối hợp với nhau chứ không phải như là một cỗ máy. Con người trong tổ chức, vì thế, cÂn phải được thuyết phục để cùng đạt được mục đích chung. Quyền lực không phải nằm trong tay cấp trên mà xuất phát từ các thành viên trong tổ chức. Theo lý thuyết này, các nhóm không chính thức trong một tổ chức đóng vai trò quan trọng.
Chúng ảnh hưởng không nhỏ đến bầu không khí tâm lý, đến văn hoá và hiệu quả của tổ chức. Trường phái này kêu gọi các nhà quản lý phải đặc biệt chú trọng đến trái tim và khối óc của mọi người trong tổ chức nếu muốn đạt được hiệu quả quản lý cao. Lý thuyết tổ chức thư lại (quan liêu): Các nguyên tắc, trật tự và thủ tục Max Weber viết về tổ chức thư lại ở Đức từ 1910, song cho tới những năm 40 cuốn sách của ông mới được dịch sang tiếng Anh và đã gây nên những cuộc tranh luận ở Mỹ và các nước nói tiếng Anh lúc bấy giờ. 260 Max Weber đã mô tả khá tỷ mỷ về hệ thống mô hình của một tổ chức thư lại.
Ông khẳng định sự cần thiết của nó trong bất kỳ một xã hội nào. Theo ông, tất cả các tổ chức đều phải cần đến những bộ phận quan liêu như vậy. Trong tổ chức quan liêu (thư lại) bao giờ cũng tồn tại: Một hệ thống thứ bậc rõ ràng; sự phân công lao động có hệ thống và mọi hoạt động trong tổ chức đều tuân theo các điều luật, qui tá qui định rõ ràng.