Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công sở Phần 2 - PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm

Giáo trình kỹ thuật tổ chức công sở phần 2 của PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm cung cấp kiến thức chuyên sâu về quản lý và tổ chức công việc hiệu quả.

• Tác giả: Pgs Tskh Nguyễn Văn Thâm
• Chuyên ngành: Kỹ thuật tổ chức công sở
• Đề tài: Phương Pháp Lãnh Đạo Quản Lý Hành Chính
• Loại tài liệu: Giáo trình

Mục lục chi tiết

• 4. Chương IV: PHƯƠNG PHÁP LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH
• 4.1. PHƯƠNG PHÁP LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ THEO TÌNH HUỐNG
• 4.2. PHƯƠNG PHÁP LÃNH ĐẠO THEO CHỨC NĂNG
• 4.3. PHƯƠNG PHÁP HỆ THỐNG
• 4.4. VẤN ĐỀ TỔ CHỨC LAO ĐỘNG CỦA NGƯỜI LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ
• 4.4.1. Tính chất lao động của người lãnh đạo, quản lý

Tóm tắt

I. Khám phá giá trị giáo trình kỹ thuật tổ chức công sở P2

Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công sở phần 2 của PGS. TSKH Nguyễn Văn Thâm, do NXB Lao động - Xã hội phát hành, là một tài liệu nền tảng và chuyên sâu trong lĩnh vực quản trị hành chính văn phòng. Đây không chỉ là một cuốn sách của Nguyễn Văn Thâm mà còn là một công trình nghiên cứu hệ thống hóa các phương pháp lãnh đạo, quản lý hiện đại, được ứng dụng rộng rãi trong hành chính công vụ. Nội dung sách đi sâu vào việc phân tích các mô hình lãnh đạo phức tạp, kỹ năng tổ chức lao động cho nhà quản lý và định hướng đổi mới kỹ thuật điều hành trong bối cảnh cải cách hành chính. Cuốn sách này là tài liệu không thể thiếu cho sinh viên các trường đại học, đặc biệt là Đại học Kinh tế Quốc dân, và các cán bộ, công chức đang công tác trong bộ máy nhà nước. Nó cung cấp một cái nhìn toàn diện về cách thức tổ chức công việc khoa học trong môi trường công sở, từ việc ra quyết định, quản lý nhân sự đến xây dựng văn hóa công sở hiệu quả. Thông qua việc phân tích các tình huống thực tế và các mô hình lý thuyết, giáo trình giúp người đọc hình thành tư duy hệ thống, linh hoạt để giải quyết các thách thức trong quản lý. Các chương mục được trình bày logic, bắt đầu từ việc phân tích các phương pháp lãnh đạo theo tình huống, theo chức năng, theo hệ thống, sau đó đi vào các kỹ năng thực hành cụ thể như lập kế hoạch, phân bổ thời gian và cuối cùng là định hướng tương lai cho ngành. Đây là nguồn bài giảng kỹ thuật tổ chức công sở vô cùng giá trị, giúp nâng cao năng lực điều hành và quản lý, góp phần xây dựng một nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại và hiệu quả.

1.1. Giới thiệu tác giả và tầm quan trọng của tài liệu

PGS. TSKH Nguyễn Văn Thâm là một chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực khoa học quản lý và hành chính công tại Việt Nam. Cuốn sách Kỹ thuật tổ chức công sở phần 2 là một trong những công trình tâm huyết của ông, được biên soạn công phu để phục vụ công tác giảng dạy và nghiên cứu. Tầm quan trọng của tài liệu này thể hiện ở việc nó không chỉ cung cấp lý thuyết suông mà còn gắn liền với thực tiễn hành chính công vụ tại Việt Nam. Nó được xem là một tài liệu quản trị văn phòng chuẩn mực, là kim chỉ nam cho môn học tổ chức công sở tại nhiều cơ sở đào tạo uy tín. Sách giúp định hình phương pháp luận khoa học cho các nhà quản lý tương lai, trang bị cho họ những công cụ tư duy sắc bén để đối mặt với sự phức tạp của môi trường làm việc hiện đại.

1.2. Cấu trúc và những nội dung cốt lõi được trình bày

Cấu trúc của giáo trình được thiết kế một cách khoa học, tập trung vào hai mảng nội dung chính: phương pháp lãnh đạo quản lý và kỹ thuật tổ chức lao động. Phần đầu đi sâu phân tích các mô hình lãnh đạo như phương pháp theo tình huống, theo chức năng và theo hệ thống. Phần sau tập trung vào các kỹ năng thực tiễn như kế hoạch hóa công việc, phân bổ thời gian, tổ chức hệ thống thông tin và kỹ năng giao tiếp công sở. Mỗi chương đều có sự kết hợp giữa lý thuyết, các sơ đồ minh họa trực quan và những ví dụ thực tế, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt và vận dụng. Một tóm tắt giáo trình Nguyễn Văn Thâm cho thấy nội dung cốt lõi là sự linh hoạt và thích ứng trong quản lý, nhấn mạnh rằng không có một phong cách lãnh đạo duy nhất nào là tối ưu cho mọi hoàn cảnh.

II. Thách thức quản lý Kỹ thuật tổ chức công sở P2 lý giải

Hoạt động quản trị hành chính văn phòng hiện đại luôn đối mặt với vô số thách thức. Một trong những vấn đề lớn nhất là sự thiếu linh hoạt trong phương pháp lãnh đạo. Nhiều nhà quản lý vẫn áp dụng một phong cách cứng nhắc cho mọi tình huống, dẫn đến hiệu quả công việc thấp và không phát huy được tiềm năng của nhân viên. Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công sở phần 2 chỉ rõ rằng, "tính hợp lý của các hành động của một người lãnh đạo, quản lý... phụ thuộc rất nhiều vào các tình huống cụ thể do thực tế đặt ra". Thách thức thứ hai là sự phức tạp trong mối quan hệ giữa lãnh đạo và cấp dưới, cấu trúc nhiệm vụ và quyền lực chính thức. Việc cân bằng ba yếu tố này đòi hỏi nhà quản lý phải có sự nhạy bén và khả năng phân tích sâu sắc. Sách nhấn mạnh, nếu người lãnh đạo không có quan hệ tốt với nhân viên, họ sẽ phải "dựa vào quyền lực chính thức để buộc người khác làm việc theo ý muốn của mình", một phương pháp thường không mang lại hiệu quả cao. Một thách thức khác là việc xây dựng một văn hóa công sở tích cực, nơi mọi người đều được khuyến khích tham gia và đóng góp ý kiến. Các phương pháp quản lý độc đoán, mệnh lệnh sẽ tạo ra khoảng cách, làm giảm sự tin tưởng và gắn kết của nhân viên. Cuối cùng, việc tổ chức công việc khoa học sao cho vừa đạt được mục tiêu của tổ chức, vừa thỏa mãn nhu cầu cá nhân của cán bộ, công chức cũng là một bài toán khó. Giáo trình cung cấp các mô hình và lý thuyết để giúp nhà quản lý nhận diện và tìm ra lời giải cho những thách thức này, hướng tới một hệ thống điều hành hiệu quả và bền vững.

2.1. Nhận diện các yếu tố tình huống ảnh hưởng hiệu quả lãnh đạo

Theo phân tích trong giáo trình, hiệu quả lãnh đạo không phải là một thuộc tính cố hữu của cá nhân mà chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố tình huống. Các yếu tố này bao gồm môi trường của tổ chức, trình độ và tính cách của người lãnh đạo, nhu cầu riêng của cán bộ, phương thức ra quyết định, cấu trúc nhiệm vụ, nguồn gốc quyền lực và các quan hệ nội bộ. Việc không nhận diện và đánh giá đúng các yếu tố này sẽ dẫn đến việc lựa chọn sai lầm về phong cách điều hành. Ví dụ, trong một cơ quan mất đoàn kết, một người lãnh đạo thiếu quyết đoán sẽ không thể thiết lập lại kỷ cương. Đây là vấn đề cốt lõi trong quản trị hành chính văn phòng.

2.2. Vấn đề lựa chọn giữa phong cách hướng vào công việc và con người

Một trong những dilema kinh điển mà nhà quản lý phải đối mặt là lựa chọn giữa phong cách hướng vào công việc (nhiệm vụ) và phong cách hướng vào quan hệ (con người). Sách của Nguyễn Văn Thâm chỉ ra rằng không có câu trả lời duy nhất. Hiệu quả của mỗi phong cách phụ thuộc vào ba biến số: quan hệ giữa lãnh đạo và cấp dưới, cấu trúc nhiệm vụ, và quyền hạn chính thức. Trong những tình huống thuận lợi (quan hệ tốt, nhiệm vụ rõ ràng, quyền lực lớn), phong cách hướng vào công việc có thể phát huy tác dụng. Ngược lại, trong các tình huống phức tạp hơn, việc tập trung vào xây dựng mối quan hệ và hỗ trợ con người lại mang lại hiệu quả cao hơn, đặc biệt trong việc xây dựng văn hóa công sở.

III. Phương pháp lãnh đạo theo tình huống từ sách Nguyễn Văn Thâm

Phương pháp lãnh đạo theo tình huống là một trong những nội dung trọng tâm được PGS. TSKH Nguyễn Văn Thâm phân tích sâu sắc trong Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công sở phần 2. Lý thuyết này được xây dựng trên nguyên tắc cốt lõi: không có một phong cách lãnh đạo tốt nhất, mà phong cách hiệu quả nhất là phong cách phù hợp với tình huống cụ thể. Nhà lãnh đạo thành công phải biết "định hướng hành vi của mình theo các yêu cầu của tình huống đặt ra" và linh hoạt thay đổi cách tiếp cận. Giáo trình giới thiệu nhiều mô hình để phân tích tình huống. Mô hình thứ nhất xác định hiệu quả lãnh đạo dựa trên ba biến số: quan hệ lãnh đạo - nhân viên, cấu trúc nhiệm vụ và quyền lực chức vụ. Trong đó, mối quan hệ tốt đẹp được xem là yếu tố quan trọng nhất. Mô hình thứ hai tập trung vào hai hành vi của người lãnh đạo: hành vi chỉ đạo (hướng vào nhiệm vụ) và hành vi hỗ trợ (hướng vào con người), trong mối tương quan với mức độ trưởng thành của cấp dưới. Sơ đồ minh họa cho thấy, nhân viên càng ít trưởng thành, người lãnh đạo càng cần chỉ đạo trực tiếp và ngược lại. Một mô hình khác được đề cập là "mô hình đường dẫn đến mục tiêu", nhấn mạnh vai trò của người lãnh đạo trong việc làm rõ con đường để cấp dưới đạt được mục tiêu, loại bỏ các trở ngại và cung cấp sự hỗ trợ cần thiết. Việc áp dụng thành công các mô hình này trong quản trị hành chính văn phòng đòi hỏi nhà quản lý phải có kỹ năng chẩn đoán tình huống và sự linh hoạt để điều chỉnh hành vi của mình.

3.1. Ba biến số cốt lõi xác định phong cách lãnh đạo hiệu quả

Giáo trình làm rõ ba biến số chính quyết định sự phù hợp của một phong cách lãnh đạo. Thứ nhất, quan hệ giữa lãnh đạo và cấp dưới phản ánh mức độ tin tưởng và tôn trọng. Thứ hai, cấu trúc của nhiệm vụ liên quan đến tính rõ ràng, cụ thể của công việc được giao. Nhiệm vụ càng có cấu trúc rõ ràng, việc lãnh đạo càng dễ dàng. Thứ ba, quyền lực chính thức của người lãnh đạo là quyền hạn do chức vụ mang lại, bao gồm quyền ra quyết định, thưởng, phạt. Sự kết hợp của ba biến số này tạo ra các tình huống khác nhau, đòi hỏi những phong cách lãnh đạo tương ứng.

3.2. Phân tích mô hình đường dẫn đến mục tiêu Path Goal Model

Mô hình này xem người lãnh đạo là người chỉ đường. Để đạt hiệu quả, nhà quản lý cần nhận diện rõ nhiệm vụ, chỉ ra phương thức làm việc cụ thể để nhân viên dễ dàng thực hiện. Phong cách lãnh đạo (định hướng thành tích, điều hành trực tiếp, tham gia, hỗ trợ) phải được lựa chọn dựa trên hai yếu tố: đặc điểm của cán bộ cấp dưới và đặc trưng của công việc. Ví dụ, với công việc mơ hồ, phong cách chỉ đạo trực tiếp sẽ hiệu quả. Với nhân viên cần sự tôn trọng, phong cách hỗ trợ lại quan trọng hơn. Đây là một công cụ hữu ích cho tổ chức công việc khoa học.

3.3. Hành vi chỉ đạo và hỗ trợ trong quản lý công sở hiện đại

Hành vi chỉ đạo tương ứng với phong cách hướng nhiệm vụ, bao gồm việc giao việc, hướng dẫn và giám sát. Hành vi hỗ trợ tương ứng với phong cách hướng con người, bao gồm việc lắng nghe, thu thập ý kiến và lôi cuốn nhân viên vào quá trình ra quyết định. Mức độ trưởng thành của nhân viên (bao gồm năng lực và sự tự tin) là yếu tố quyết định sự kết hợp giữa hai loại hành vi này. Đối với nhân viên mới, thiếu kinh nghiệm, cần hành vi chỉ đạo cao. Đối với nhân viên có kinh nghiệm, tự giác, phương pháp ủy quyền (hành vi hỗ trợ cao, chỉ đạo thấp) là phù hợp nhất, giúp thúc đẩy văn hóa công sở tự chủ.

IV. Hướng dẫn các mô hình lãnh đạo trong tổ chức công sở P2

Bên cạnh phương pháp lãnh đạo theo tình huống, Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công sở phần 2 còn giới thiệu hai phương pháp quan trọng khác là phương pháp lãnh đạo theo chức năng và phương pháp hệ thống. Phương pháp lãnh đạo theo chức năng, được trình bày bởi J. Adair, tập trung vào việc đáp ứng ba nhóm yêu cầu giao thoa với nhau: yêu cầu của cá nhân, yêu cầu của tập thể (nhóm), và yêu cầu của nhiệm vụ. Người lãnh đạo hiệu quả phải biết cân bằng và ưu tiên các yêu cầu này tùy thuộc vào hoàn cảnh. Sự giao thoa của ba vòng tròn yêu cầu cho thấy không bao giờ có sự đồng nhất hoàn toàn, và nghệ thuật quản lý nằm ở việc xử lý sự không hoàn hảo đó. Phương pháp hệ thống lại nhìn nhận quá trình lãnh đạo như một hệ thống bao gồm các bộ phận (người lãnh đạo, người bị lãnh đạo, tình huống) ràng buộc chặt chẽ với nhau. Rensis Likert đã tổng kết bốn hệ thống quản lý, từ "Hệ thống 1: Quyền lực bị lạm dụng" đến "Hệ thống 4: Có sự tham dự". Mô hình này cho thấy sự dịch chuyển từ quản lý độc đoán sang dân chủ, tham vấn sẽ làm tăng hiệu quả và sự gắn bó của nhân viên. Ngoài ra, mô hình của Homans phân tích hệ thống thành hai phần: hệ thống bên trong (hoạt động, tác động qua lại, tình cảm) và hệ thống bên ngoài (công nghệ, giá trị, cơ cấu tổ chức). Việc hiểu rõ các mô hình này cung cấp cho nhà quản lý một bộ công cụ đa dạng để phân tích và cải thiện hoạt động hành chính công vụ.

4.1. Phương pháp lãnh đạo theo chức năng của J. Adair

Mô hình của Adair nhấn mạnh ba lĩnh vực trách nhiệm cốt lõi của người lãnh đạo: hoàn thành nhiệm vụ, xây dựng và duy trì đội ngũ, và phát triển cá nhân. Mỗi hành động của người lãnh đạo đều có thể tác động đến một hoặc nhiều lĩnh vực này. Thách thức là phải giữ cho ba vòng tròn yêu cầu (cá nhân, nhóm, nhiệm vụ) được cân bằng. Ví dụ, quá tập trung vào nhiệm vụ có thể làm phật lòng các cá nhân và phá vỡ tinh thần đồng đội. Phương pháp này đặc biệt hữu ích trong việc xây dựng đội ngũ và tổ chức công việc khoa học.

4.2. Bốn hệ thống quản lý điều hành theo Rensis Likert

Likert mô tả bốn hệ thống quản lý: (1) Quyền lực lạm dụng (mệnh lệnh, đe dọa); (2) Quyền lực nới lỏng (mệnh lệnh nhưng có linh hoạt); (3) Tư vấn (thảo luận trước khi ra quyết định); (4) Tham dự (mục tiêu được thiết lập bởi nhóm). Likert cho rằng hệ thống 4 là hiệu quả nhất vì nó tạo ra sự tin tưởng, cam kết và năng suất cao. Đây là một định hướng quan trọng để cải thiện văn hóa công sở và nâng cao hiệu quả quản trị hành chính văn phòng.

4.3. Mô hình hệ thống bên trong và bên ngoài của Homans

Mô hình này phân tích tổ chức như một hệ thống mở. Hệ thống bên ngoài (các yếu tố ban đầu như công nghệ, cơ cấu) tác động lên hệ thống bên trong (các hành vi và tình cảm phát sinh trong quá trình làm việc). Kết quả của hệ thống bên trong (năng suất, sự thỏa mãn) lại ảnh hưởng ngược trở lại cả hai hệ thống. Mô hình này giúp nhà quản lý hiểu rằng một thay đổi nhỏ trong công nghệ hoặc cơ cấu tổ chức có thể tạo ra những gợn sóng lan tỏa, ảnh hưởng đến năng suất và tinh thần của toàn bộ công sở.

V. Bí quyết tổ chức lao động cho lãnh đạo từ sách Nguyễn Văn Thâm

Một nhà lãnh đạo giỏi không chỉ biết cách quản lý người khác mà còn phải biết tổ chức công việc khoa học cho chính bản thân. Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công sở phần 2 dành một chương quan trọng để phân tích tính chất lao động của người lãnh đạo và các kỹ năng tổ chức cần thiết. Lao động của người lãnh đạo là lao động trí óc đặc biệt, có sản phẩm là các quyết định hành chính, các đề án cải tiến. Để tối ưu hóa loại lao động này, kỹ năng đầu tiên và quan trọng nhất là kế hoạch hóa và phân phối thời gian hợp lý. Sách gợi ý cách phân loại công việc và đặt ra các câu hỏi cốt lõi để lựa chọn ưu tiên: "Cần giải quyết việc gì? Tại sao? Giải quyết như thế nào? Khi nào? Giao cho ai?". Việc phân bổ thời gian cho các hoạt động như giao tiếp, đi cơ sở, nghiên cứu văn bản và họp hành cần được tính toán cẩn thận. Một công cụ hữu hiệu khác là lập biểu đồ theo dõi công việc. Biểu đồ này giúp bao quát toàn bộ hoạt động, phát hiện sự phân bố công việc không đồng đều hoặc các điểm tắc nghẽn. Nó là cơ sở để hợp lý hóa lao động, loại bỏ các công việc vô ích và tập trung vào những khâu chủ chốt. Bên cạnh đó, việc tổ chức hệ thống văn bản và thông tin một cách khoa học cũng vô cùng quan trọng, liên quan trực tiếp đến công tác văn thư lưu trữ và quản lý hồ sơ tài liệu. Cuối cùng, kỹ năng giao tiếp được nhấn mạnh như một yếu tố quyết định. Lãnh đạo cần biết lắng nghe, tự kiềm chế và khơi dậy sự tự tin của cấp dưới để các cuộc trao đổi mang lại hiệu quả thực chất.

5.1. Kế hoạch hóa và phân bổ thời gian làm việc hiệu quả

Đây là nền tảng của việc tổ chức công việc khoa học. Giáo trình khuyên các nhà lãnh đạo nên phân loại công việc theo nội dung, tính chất, mức độ ưu tiên. Việc sử dụng các câu hỏi lựa chọn giúp xác định rõ mục tiêu và phương pháp thực hiện. Thời gian cần được phân bổ hợp lý, trong đó thời gian cho giao tiếp và đi thực tế nên chiếm tỷ trọng lớn. Việc lập kế hoạch tốt giúp người lãnh đạo chủ động, tránh bị cuốn vào các công việc sự vụ và lãng phí thời gian quý báu.

5.2. Lập biểu đồ theo dõi để quản lý và tối ưu hóa công việc

Biểu đồ theo dõi công việc là một kỹ thuật trực quan để quản lý quy trình. Nó cho phép người lãnh đạo thấy rõ các bước thực hiện, người phụ trách, và tiến độ công việc. Qua đó, có thể dễ dàng phát hiện sự chồng chéo, tắc nghẽn hoặc phân công không hợp lý. Công cụ này không chỉ giúp theo dõi mà còn là cơ sở để phân tích nguyên nhân thành công hay thất bại, từ đó cải tiến liên tục quy trình làm việc trong quản trị hành chính văn phòng.

5.3. Xây dựng hệ thống thông tin và rèn luyện kỹ năng giao tiếp

Hệ thống văn bản, tài liệu phải được tổ chức khoa học, dễ tìm, dễ thấy. Việc trang bị các trang thiết bị văn phòng hiện đại như máy tính, máy sao chụp, phương tiện truyền thông là cần thiết để đảm bảo thông tin được cung cấp đầy đủ và nhanh chóng. Song song đó, kỹ năng giao tiếp công sở của người lãnh đạo phải được rèn luyện liên tục. Giao tiếp hiệu quả không chỉ là truyền đạt mệnh lệnh mà còn là lắng nghe, thấu hiểu và tạo dựng niềm tin, một yếu tố sống còn để duy trì một văn hóa công sở lành mạnh.

VI. Tương lai ngành Đổi mới kỹ thuật tổ chức công sở hiện đại

Chương cuối của Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công sở phần 2 tập trung vào một vấn đề mang tính thời đại: đổi mới kỹ thuật điều hành trong bối cảnh cải cách hành chính công vụ. Tác giả Nguyễn Văn Thâm khẳng định, đổi mới kỹ thuật điều hành có tầm quan trọng to lớn về cả kinh tế, xã hội và chính trị. Về kinh tế, nó giúp nâng cao năng suất, giảm chi phí và tinh giản biên chế. Về xã hội, nó tạo ra mối quan hệ tốt giữa cơ quan nhà nước và người dân, củng cố lòng tin. Về chính trị, đây là biện pháp tích cực để xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa. Định hướng đổi mới phải dựa trên một số nguyên tắc cốt lõi. Thứ nhất, cần kết hợp hài hòa giữa kỹ thuật hiện đại và truyền thống dân tộc. Việc áp dụng công nghệ thông tin là xu thế tất yếu nhưng phải phù hợp với văn hóa và bối cảnh Việt Nam. Thứ hai, phải đảm bảo tính khoa học của quá trình điều hành, khắc phục cách làm việc tùy tiện, thiếu căn cứ. Thứ ba, các quy trình, thủ tục cần được đơn giản hóa, tạo sự thuận lợi và linh hoạt, tránh bệnh quan liêu giấy tờ. Để thực hiện các định hướng này, giáo trình đề xuất một số biện pháp cụ thể. Cần xây dựng các mô hình mẫu và quy trình chuẩn cho hoạt động công sở. Tăng cường sử dụng các trang thiết bị văn phòng hiện đại để hỗ trợ xử lý thông tin. Và quan trọng nhất, phải tăng cường bồi dưỡng kỹ năng hành chính cho đội ngũ cán bộ, công chức. Con người luôn là yếu tố quyết định. Nếu không có những con người được đào tạo bài bản, mọi biện pháp đổi mới đều không thể thành công.

6.1. Tầm quan trọng của việc đổi mới kỹ thuật điều hành

Đổi mới kỹ thuật điều hành không chỉ là một yêu cầu nghiệp vụ mà còn là một nhiệm vụ chính trị cấp bách. Nó là điều kiện tiên quyết để nâng cao hiệu lực, hiệu quả của bộ máy nhà nước. Trong bối cảnh hội nhập quốc tế và kinh tế thị trường, một nền hành chính lạc hậu, quan liêu sẽ là rào cản lớn cho sự phát triển. Vì vậy, việc áp dụng các kỹ thuật quản lý mới, từ soạn thảo văn bản hành chính chuyên nghiệp đến bố trí văn phòng hiện đại, đều góp phần vào thành công chung của công cuộc cải cách hành chính.

6.2. Các biện pháp tiêu chuẩn hóa và tăng cường thiết bị hiện đại

Tiêu chuẩn hóa là một biện pháp quan trọng để tạo ra nền nếp làm việc khoa học. Cần xây dựng các định mức về thời gian xử lý công việc, các tiêu chuẩn về mẫu văn bản, hồ sơ. Đồng thời, việc đầu tư vào các thiết bị hiện đại như máy vi tính, hệ thống mạng, phần mềm quản lý là bắt buộc. Những công cụ này không chỉ giúp nâng cao năng suất mà còn làm cho môi trường công sở trở nên văn minh, chuyên nghiệp hơn, là nền tảng cho một nền quản trị hành chính văn phòng tiên tiến.

6.3. Bồi dưỡng kỹ năng hành chính cho đội ngũ cán bộ công chức

Đây là biện pháp có tính quyết định. Mọi quy trình, công nghệ đều trở nên vô nghĩa nếu người vận hành thiếu kỹ năng. Nội dung bồi dưỡng cần thực tế, phù hợp với từng đối tượng, bao gồm các kỹ năng từ cơ bản như nghiệp vụ thư ký, công tác văn thư lưu trữ đến các kỹ năng phức tạp hơn như ra quyết định, xử lý khủng hoảng, giao tiếp chiến lược. Việc học tập kinh nghiệm quốc tế và vận dụng sáng tạo vào điều kiện Việt Nam là con đường ngắn nhất để nâng cao chất lượng đội ngũ công chức, đáp ứng yêu cầu của tình hình mới.

Nội dung chính

Tổng quan về giáo trình

Giáo trình thuộc khối kiến thức chuyên ngành của chương trình đào tạo trình độ đại học và sau đại học trong các ngành Hành chính học, Quản lý nhà nước, Quản lý công và Quản trị văn phòng. Nội dung tài liệu cung cấp cơ sở khoa học về tổ chức bộ máy, kỹ thuật điều hành và hành vi quản lý trong khu vực công.

Mục tiêu học tập của tài liệu tập trung vào việc trang bị cho người học hệ thống lý thuyết về phương pháp lãnh đạo quản lý hành chính; phân tích bản chất lao động của cán bộ lãnh đạo; hình thành kỹ năng kế hoạch hóa, phân bổ thời gian, quản lý văn bản, điều hành giao tiếp; đồng thời cung cấp các định hướng và biện pháp đổi mới kỹ thuật điều hành phục vụ công cuộc cải cách nền hành chính nhà nước. Sau khi hoàn thành học phần, người học có khả năng xác định phong cách lãnh đạo thích hợp với từng tình huống cụ thể, xây dựng quy trình công tác chuẩn hóa và thiết kế các công cụ kiểm soát công vụ tại công sở.

Cấu trúc giáo trình được xây dựng theo logic từ lý thuyết phương pháp luận quản trị đến kỹ năng tổ chức lao động cá nhân của người lãnh đạo, sau đó phát triển thành các biện pháp kỹ thuật điều hành tổ chức. Cách tiếp cận của tài liệu tích hợp lý thuyết quản trị hiện đại (lý thuyết tình huống, lý thuyết chức năng, lý thuyết hệ thống) với thực tiễn tổ chức công sở và hệ thống pháp luật hành chính tại Việt Nam.

Điểm đặc sắc của giáo trình là việc hệ thống hóa các nguyên lý phức tạp thành sáu sơ đồ phân tích trực quan: từ sơ đồ biến số tình huống, mô hình đường dẫn đến mục tiêu, mô hình tương tác hệ thống của Homans, đến quy trình lập biểu đồ kiểm soát công việc thực tế. Đồng thời, giáo trình tích hợp các căn cứ pháp lý và chủ trương cải cách hành chính (như Chỉ thị số 30/CT-TW, Nghị quyết số 55/NQ-UBTVQH10, Nghị định số 71/1998/NĐ-CP) vào việc chuẩn hóa nghiệp vụ quản lý.

---

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Nội dung trọng tâm của giáo trình được cấu trúc qua các phần và chương học thuật chuyên sâu:

• Phương pháp lãnh đạo, quản lý theo tình huống (Chương IV - Phần I): Phân tích tính hợp lý của hành vi lãnh đạo dựa trên sự tương thích với đặc điểm cấp dưới và môi trường tổ chức. Trình bày hai phong cách cơ bản (hướng vào công việc và hướng vào quan hệ). Phân tích ba biến số quyết định hiệu quả lãnh đạo: quan hệ nội bộ giữa lãnh đạo và nhân viên, cấu trúc nhiệm vụ (tính tiêu chuẩn hóa, tính minh bạch của phương thức, thủ tục khoa học, yêu cầu sáng tạo), và quyền lực chính thức do Nhà nước trao (quyền ra quyết định, khen thưởng, kỷ luật, điều động cán bộ). Giới thiệu mô hình hành vi chỉ đạo - hỗ trợ tương ứng với mức độ trưởng thành của cấp dưới (Sơ đồ 2) và mô hình đường dẫn đến mục tiêu (Path-Goal, Sơ đồ 3) gồm bốn phong cách: định hướng thành tích, điều hành trực tiếp, tham gia, hỗ trợ.
• Phương pháp lãnh đạo theo chức năng và tiếp cận hệ thống (Chương IV - Phần II & III): Phân tích mô hình của J. Adair (1983) về sự giao thoa giữa ba nhóm yêu cầu: yêu cầu cá nhân (đào tạo, tư vấn, phát triển), yêu cầu của nhóm (xây dựng đội ngũ, thông tin liên lạc, kỷ luật) và yêu cầu nhiệm vụ (mục tiêu, kế hoạch, phân công, tiêu chuẩn đánh giá) (Sơ đồ 4). Trình bày bốn hệ thống quản lý của Rensis Likert (hệ thống quyền lực bị lạm dụng, quyền lực nới lỏng, tư vấn, tham dự). Phân tích mô hình hệ thống của Homans (Sơ đồ 5) với sự tương tác biện chứng giữa hệ thống bên trong (hoạt động, tác động qua lại, tình cảm, chuẩn mực giá trị) và hệ thống bên ngoài (chuẩn mực lãnh đạo, công nghệ, cơ cấu tổ chức) dẫn đến các kết quả về năng suất và sự thỏa mãn. Phân tích các nhân tố động viên cán bộ công chức (nhu cầu cá nhân, sở thích, quy chế làm việc, khuyến khích vật chất và tinh thần).
• Tổ chức lao động khoa học của người lãnh đạo, quản lý (Chương IV - Phần IV): Luận giải tính chất lao động quản lý hành chính dựa trên quan điểm của K. Marx về ba loại lao động trí óc (sản phẩm gắn liền bản thân như văn bản/quyết định hành chính; gắn với hoạt động thực tế như chỉ đạo/giảng dạy; sản phẩm sáng tạo như đề án cải tiến). Hướng dẫn kỹ năng kế hoạch hóa qua hệ thống câu hỏi lựa chọn (nội dung, lý do, phương thức, địa điểm, thời hạn, phân công). Đưa ra tỷ lệ phân bổ thời gian lao động: giao tiếp (khoảng 1/3), đi thực tế (1/4), xem xét văn bản (1/5) và hội họp (1/5). Thiết lập biểu đồ theo dõi quy trình công việc qua ví dụ tuyển chọn cán bộ bốn bước kiểm tra (Sơ đồ 6). Hướng dẫn tổ chức hệ thống văn bản theo nội dung/vùng địa lý và kỹ thuật tổ chức giao tiếp công vụ.
• Bối cảnh và định hướng đổi mới kỹ thuật điều hành (Chương V - Phần I & II): Đánh giá tầm quan trọng của đổi mới kỹ thuật điều hành trên bốn phương diện: kinh tế (tăng năng suất, giảm chi phí, tinh giản biên chế), xã hội (tăng cường lòng tin của nhân dân), chính trị (xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa), và nội bộ (thu thập thông tin, kiểm tra công vụ). Phân tích ba bối cảnh: truyền thống văn hóa Việt Nam, đổi mới kinh tế và hội nhập quốc tế, sự phát triển của công nghệ thông tin. Xác lập bốn định hướng: kết hợp hiện đại với truyền thống, bảo đảm tính khoa học, đơn giản hóa quy trình điều hành, giảm nhẹ cường độ lao động quản lý.
• Hệ thống biện pháp đổi mới kỹ thuật điều hành (Chương V - Phần III): Trình bày năm nhóm biện pháp đồng bộ: (1) Xây dựng mô hình mẫu và quy trình chuẩn gắn với chế độ trách nhiệm từng khâu (soạn thảo, thẩm định, duyệt, hoàn thiện thể thức) và Quy chế dân chủ ở cơ sở; (2) Tăng cường trang thiết bị kỹ thuật hiện đại (máy vi tính, thiết bị sao chụp, truyền tin, bảo vệ sức khỏe); (3) Tiêu chuẩn hóa định mức thời gian xử lý công việc và mẫu văn bản; (4) Đổi mới quy trình kiểm tra thường xuyên lồng ghép trong quy trình điều hành; (5) Bồi dưỡng kỹ năng hành chính thực tế cho đội ngũ cán bộ, công chức.

Progression logic của nội dung đi từ việc xây dựng nhận thức lý thuyết nền tảng (các trường phái lãnh đạo), chuyển sang các kỹ năng tác nghiệp cá nhân của nhà quản lý (phân bổ thời gian, lập biểu đồ, điều hành giao tiếp), và mở rộng thành hệ thống giải pháp kỹ thuật điều hành cấp tổ chức gắn với chiến lược cải cách hành chính nhà nước.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

• Fundamental theories: Lý thuyết lãnh đạo theo tình huống (Contingency Theory); Lý thuyết lãnh đạo theo chức năng (Functional Leadership Model của J. Adair, 1983); Lý thuyết bốn hệ thống quản trị của Rensis Likert; Lý thuyết hệ thống xã hội trong tổ chức của George Homans; Lý thuyết về bản chất lao động trí óc của K. Marx.
• Core principles: Nguyên tắc tập trung dân chủ kết hợp chế độ thủ trưởng; nguyên tắc quản trị theo mục tiêu và nhiệm vụ; nguyên tắc phân định thẩm quyền và xác lập trách nhiệm cá nhân theo từng khâu công việc; nguyên tắc kết hợp chuẩn mực hành chính hiện đại với đặc điểm văn hóa truyền thống dân tộc.
• Essential frameworks: Khung phân tích tám yếu tố môi trường tác động đến hiệu quả lãnh đạo (Sơ đồ 1); Khung đánh giá sự tương quan giữa hành vi chỉ đạo/hỗ trợ với mức độ trưởng thành của nhân sự (Sơ đồ 2); Khung nhân quả giữa đặc điểm cấp dưới, đặc trưng công việc và phong cách lãnh đạo (Sơ đồ 3); Khung tích hợp hệ thống bên trong - bên ngoài của Homans (Sơ đồ 5).

Kỹ năng phát triển

• Technical skills: Kỹ năng lập biểu đồ kiểm soát tiến độ công việc và phát hiện điểm nghẽn nghiệp vụ; kỹ năng phân loại, lập hồ sơ và tổ chức lưu trữ hệ thống văn bản quản lý; kỹ năng khai thác và vận hành trang thiết bị kỹ thuật văn phòng phục vụ xử lý thông tin.
• Analytical skills: Kỹ năng phân tích cấu trúc nhiệm vụ (xác định mức độ tiêu chuẩn hóa, tính minh bạch, yêu cầu sáng tạo); kỹ năng chẩn đoán mức độ trưởng thành của cấp dưới để áp dụng biện pháp kèm cặp trực tiếp hoặc ủy quyền; kỹ năng phân tích mối quan hệ nhân quả trong hệ thống tổ chức để xác định nguyên nhân thành công hoặc thất bại trong điều hành.
• Practical competencies: Kỹ năng kế hoạch hóa và phân bổ quỹ thời gian làm việc khoa học; kỹ năng tổ chức và điều hành giao tiếp công vụ (lắng nghe, tự kiềm chế, phân loại yêu cầu tiếp xúc định kỳ và đột xuất); kỹ năng thiết lập quy trình kiểm tra công vụ thường xuyên và xây dựng định mức lao động hành chính.

---

Phương pháp giảng dạy và học tập

• Pedagogical approach: Giáo trình được thiết kế nhằm phục vụ phương pháp giảng dạy kết hợp giữa thuyết giảng lý thuyết cấu trúc và phân tích mô hình hóa. Giảng viên sử dụng các sơ đồ tương tác (Sơ đồ 1 đến Sơ đồ 5) để hướng dẫn sinh viên mổ xẻ các biến số quản lý, từ đó chuyển dịch từ tư duy quản lý hành chính mệnh lệnh sang tư duy phân tích tình huống khách quan.
• Bài tập và case studies: Hệ thống bài học gắn liền với việc xử lý các tình huống thực tiễn được nêu trong giáo trình: tình huống xử lý mất đoàn kết nội bộ công sở đòi hỏi tính quyết đoán; tình huống lựa chọn phong cách quản trị đối với nhân viên mới tuyển dụng có nhiệt tình nhưng thiếu kinh nghiệm; tình huống lựa chọn giữa phong cách định hướng thành tích và phong cách hỗ trợ dựa trên nhu cầu của cán bộ công chức; bài tập giải quyết xung đột thẩm quyền và xử lý các quyết định hành chính ban hành sai quy trình.
• Practical exercises: Sinh viên thực hiện các bài tập thực hành cụ thể: thiết kế biểu đồ theo dõi quy trình nghiệp vụ với các điểm kiểm tra kiểm soát (áp dụng mô hình Sơ đồ 6); lập bảng kế hoạch phân bổ thời gian hàng tuần của một vị trí quản lý theo tỷ lệ định mức (1/3 giao tiếp, 1/4 đi thực tế, 1/5 văn bản, 1/5 hội họp); xây dựng quy trình chuẩn bốn bước ban hành văn bản hành chính (soạn thảo, thẩm định, phê duyệt, hoàn thiện thể thức).
• Assessment methods: Đánh giá kết quả học tập thông qua ba hợp phần: kiểm tra lý thuyết về các trường phái quản trị và phương pháp hệ thống; đánh giá năng lực thực hành giải quyết tình huống quản lý qua các bài tập phân tích ca điển hình; đánh giá đề án nhóm về thiết kế mô hình chuẩn hóa quy trình làm việc hoặc đổi mới kỹ thuật kiểm tra tại một cơ quan công quyền giả định.
• Self-study guidelines: Người học tự nghiên cứu theo quy trình: đọc trước các khái niệm lý thuyết; tự vẽ lại và giải thích mối quan hệ giữa các biến số trong các sơ đồ 1, 2, 3, 4, 5; đối chiếu nội dung giáo trình với các văn bản quy phạm pháp luật được trích dẫn (Chỉ thị 30/CT-TW, Nghị quyết 55/NQ-UBTVQH10, Nghị định 71/1998/NĐ-CP) để hiểu rõ cơ sở pháp lý của quy chế điều hành công sở.

---

Điểm nổi bật và cập nhật

• Updates so với editions cũ: Giáo trình cập nhật trực tiếp các chủ trương, nghị quyết của Đảng và văn bản pháp luật của Nhà nước về cải cách hành chính trong giai đoạn đổi mới, tiêu biểu như Văn kiện Hội nghị lần thứ 8 Ban Chấp hành Trung ương khóa VII (1995), Văn kiện Hội nghị lần thứ 4 Ban Chấp hành Trung ương khóa VIII (1998), các quy chế thực hiện dân chủ trong hoạt động của cơ quan (Chỉ thị 30/CT-TW, Nghị quyết 55/NQ-UBTVQH10, Nghị định 71/1998/NĐ-CP năm 1998).
• Current trends được integrate: Tích hợp xu hướng ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin và hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng (máy vi tính, mạng truyền tin, hệ thống cơ sở dữ liệu) vào quy trình xử lý thông tin và ra quyết định hành chính; đưa ra các yêu cầu về thiết kế môi trường làm việc văn minh (chiếu sáng, chống ồn, chống bụi, bảo vệ sức khỏe cán bộ).
• Real-world applications: Cung cấp các công cụ định lượng và bán định lượng có thể áp dụng trực tiếp tại các cơ quan nhà nước, bao gồm: công thức phân bổ thời gian làm việc tối ưu của nhà quản lý; mô hình bảng theo dõi tuyển chọn cán bộ qua bốn mốc kiểm tra; phương pháp phân loại văn bản theo thẩm quyền nội dung và vùng địa lý; phương pháp thiết lập định mức thời gian xử lý công văn, báo cáo.
• Industry connections: Nội dung giáo trình gắn kết chặt chẽ với hoạt động thực tế của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước (các Bộ, Ủy ban nhân dân các cấp) và các đơn vị sự nghiệp công lập; cung cấp luận cứ kỹ thuật phục vụ trực tiếp cho chương trình tổng thể cải cách hành chính, giảm biên chế và phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ, cửa quyền.

---

Đối tượng sử dụng giáo trình

• Sinh viên và bậc đào tạo: Giáo trình được biên soạn phục vụ sinh viên năm thứ 3 và năm thứ 4 bậc đại học, học viên cao học thuộc các ngành Hành chính học, Quản lý nhà nước, Quản lý công, Xã hội học tổ chức, Quản trị văn phòng và Luật hành chính.
• Prerequisites cần có: Để tiếp thu tốt nội dung giáo trình, người học cần có kiến thức nền tảng từ các học phần: Hành chính học đại cương, Quản trị học đại cương, Lý luận nhà nước và pháp luật, Tâm lý học quản lý và Xã hội học tổ chức.
• Giảng viên và cách sử dụng: Giảng viên sử dụng tài liệu làm khung chương trình chính cho các môn học Phương pháp lãnh đạo quản lý, Tổ chức và quản trị công sở, Kỹ thuật điều hành hành chính; sử dụng hệ thống câu hỏi 5W1H và các mô hình sơ đồ làm công cụ giảng dạy, thảo luận chuyên đề và xây dựng ngân hàng đề thi.
• Tự học và reference: Cán bộ, công chức, viên chức giữ vị trí lãnh đạo, quản lý hoặc quy hoạch lãnh đạo tại các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị - xã hội sử dụng làm tài liệu tra cứu nghiệp vụ, chuẩn hóa quy trình làm việc và đổi mới phương thức điều hành cơ quan.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với ai? Giáo trình phù hợp với sinh viên đại học, học viên sau đại học khối ngành Hành chính học, Quản lý nhà nước, Quản trị văn phòng, cũng như đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức lãnh đạo, quản lý đang công tác tại các cơ quan, công sở nhà nước.

2. Cần kiến thức nền nào để học? Người học cần hoàn thành các môn học cơ sở gồm Hành chính học đại cương, Quản trị học, Lý thuyết nhà nước và pháp luật, Tâm lý học quản lý để nắm được bản chất quyền lực công, cơ cấu tổ chức bộ máy và tâm lý học hành vi trong công sở.

3. Điểm khác biệt của giáo trình so với các tài liệu quản trị kinh doanh là gì? Giáo trình tập trung đặc thù vào khu vực hành chính công: sản phẩm của lao động quản lý là các quyết định hành chính mang tính pháp lý; quyền lực bắt nguồn từ thẩm quyền do Nhà nước trao; mục tiêu hướng tới việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả công vụ, phục vụ nhân dân và thực hiện cải cách hành chính nhà nước, thay vì mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận tài chính.

4. Làm sao để tự học và nắm vững giáo trình hiệu quả? Người học cần kết hợp phân tích các sơ đồ lý thuyết (Sơ đồ 1 đến 5) với việc giải bài tập lập biểu đồ quy trình thực tế (Sơ đồ 6); thực hành trả lời hệ thống câu hỏi lựa chọn công việc 5W1H; đồng thời tra cứu, đối chiếu các quy định pháp luật về quy chế dân chủ và quy trình ban hành văn bản hành chính đi kèm.

5. Có tài liệu bổ trợ nào kèm theo giáo trình? Tài liệu học tập đi kèm bao gồm hệ thống văn bản quy phạm pháp luật (Chỉ thị 30/CT-TW, Nghị quyết 55/NQ-UBTVQH10, Nghị định 71/1998/NĐ-CP) và danh mục tài liệu tham khảo chuyên ngành như: Tổ chức và quản trị công sở (Học viện Hành chính Quốc gia, 1997), Hành chính học đại cương (Đoàn Trọng Truyến chủ biên, 1997), các công trình của J. Adair, Rensis Likert và G. Homans.

---

Kết luận

Giáo trình cung cấp hệ thống tri thức chuẩn xác về phương pháp lãnh đạo và kỹ thuật điều hành trong khu vực hành chính nhà nước, kết hợp hài hòa giữa các lý thuyết quản trị hiện đại (tình huống, chức năng, hệ thống) với thực tiễn cải cách công vụ tại Việt Nam.

Lộ trình học tập khuyến nghị cho người học là tiếp cận tuần tự từ nguyên lý phương pháp luận lãnh đạo, làm chủ kỹ năng tổ chức lao động cá nhân (kế hoạch hóa thời gian, lập biểu đồ kiểm soát, quản trị văn bản, giao tiếp hành chính), tiến tới vận dụng đồng bộ năm biện pháp đổi mới kỹ thuật điều hành tại cơ quan, công sở.

Để mở rộng kiến thức, người học nên khai thác bổ trợ các công trình học thuật tiêu biểu được dẫn chiếu trong danh mục tài liệu tham khảo như: Hành chính học đại cương và Một số vấn đề về xây dựng và cải cách nền hành chính nhà nước Việt Nam (Đoàn Trọng Truyến chủ biên), Tổ chức và quản trị công sở (Học viện Hành chính Quốc gia, 1997), Các học thuyết quản lý (Nguyễn Thị Doan, Đỗ Minh Cương chủ biên, 1996), cùng các tác phẩm kinh điển của J. Adair (1983), Rensis Likert và Appleby (Modern Business Administration, 1992).

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương IV PHƯƠNG PHÁP LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH I. PHƯƠNG PHÁP LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ THEO TÌNH HUỐNG Lý thuyết về phương pháp lãnh đạo, quản lý theo tình huống được xây dựng trên cơ sở cho rằng tính hợp lý của các hành động của một người lãnh đạo, quản lý. Điều này phụ thuộc rất nhiều vào các tình huống cụ thể do thực tế đặt ra đòi hỏi người lãnh đạo, quản lý phải giải quyết. Chang han như ở một cơ quan nào đó có thể có trường hợp người lãnh đạo thành công nhờ phương pháp thuyết phục, nhưng ở cơ quan khác hay trường hợp khác thì không hẳn đã thành công.

Thực tế cho thấy sự thành công của người lãnh đạo, quản lý nhiều khi còn tuỳ thuộc vào sự phù hợp giữa hành vi của họ với cấp dưới. Một người thiếu tính tự giác, trình độ nhận thức thấp và rơi vào một tình huống khó khăn thì thuyết phục người đó theo lệnh của lãnh đạo sẽ không phải là phương pháp tốt. Để có hiệu quả ở trường hợp này cần phải kết hợp với các phương pháp khác. Người ta gọi đây là 91 trạng thái để xác định một phương pháp lãnh đạo thích hợp.

Người lãnh đạo muốn thành công trong các tình huống như vậy thì phải biết định hướng hành vi của mình theo các yêu cầu của tình huống đặt ra và phải tính đến mọi yếu tố ảnh hưởng đến hành vi quản lý của mình. Cần nói rằng, những thay đổi về tình huống lãnh đạo sẽ kéo theo những thay đối khác. Có những nhiệm vụ mà người lãnh đạo chỉ có thể thực hiện thành công nếu động viên được sự hợp tác của cấp dưới. Nhưng cũng có những nhiệm vụ mà người lãnh đạo trong những tình huống cụ thể cần phải tự mình tìm ra cách giải quyết kịp thời.

Một nhà nghiên cứu người Mỹ đã tổng kết một cách rất thuyết phục rằng, các nhà lãnh đạo, quản lý luôn ở một vị trí mà trên một chừng mực nhất định phụ thuộc vào một điều: Liệu họ có hướng vào nhiệm vụ hay hướng theo ý kiến mọi người. Từ đó ông khuyên mọi người phải tìm một phong cách lãnh đạo thích hợp mà người lãnh đạo cần phải có trong nhiều tình huống khác nhau. Có hai cách để giải quyết vấn đề đặt ra, hoặc là tác động vào tình huống để làm cho nó phù hợp với phong cách lãnh đạo, hoặc là tìm một người có phong cách lãnh đạo phù hợp với tình huống đặt ra để đảm nhận vai trò lãnh đạo. Lời khuyên đó là chính xác.

Bởi lẽ, nếu có một cơ quan xảy ra tình trạng mất đoàn kết mà người lãnh đạo thiếu tính quyết đoán thì sẽ luôn luôn lúng túng trong chỉ đạo. Ở đây, cần phải tạo được một môi trường mới, thiết lập mệt kỷ cương cần thiết mà nếu thiếu tính kiên quyết sẽ có thể không bao giờ thực hiện được. Những yếu tố tình huống ảnh hưởng đến hiệu quả của sự lãnh đạo có thể mô tả trên sơ đồ 1: 92 MÔI TRƯỜNG CỦA TỔ CHỨC Trình độ của cán hả năng và tính bộ viên chức cách của người Nhu cầu riêng lãnh đạo, quản lý của cán bộ công chức Hiệu quả của sự lãnh đạo, Phương thức Nhiệm vụ được quản lý ra quyết định giao và cấu trúc của nó Nguồn gốc quyền Các quan hệ lực của người lãnh nội bộ đạo, quản lý Sơ đồ 1: Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả lãnh đạo 93 Trên cơ sở của phương pháp lãnh đạo theo tình huống có thể có hai phong cách khác nhau: - Phong cách hướng vào công việc; - Phong cách hướng vào quan hệ.