Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG CHO VAY KHÁCH HÀNG DOANH NGHIỆP 1.1 Những vấn đề chung về hệ thống KSNB 1. Khái niệm Hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục kiểm soát do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể (IAS 400). KSNB theo định nghĩa của COSO, là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau: - Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động - Tính chất đáng tin cậy của BCTC - Sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành. Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC) hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt đựơc 4 mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm đọ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động.
Như vậy hệ thống KSNB thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Mục tiêu, vai trò và nhiệm vụ của hệ thống KSNB 1. Mục tiêu SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Cẩm - K42 Kế toán kiểm toán 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT. Phan Đình Ngân Theo TS Lê Văn Luyện (2009), mục tiêu của hệ thống KSNB bao gồm: a.
Mục tiêu kết quả hoạt động: Hiệu quả và hiệu năng hoạt động. - Sử dụng có hiệu quả các tài sản và các nguồn lực khác. - Hạn chế rủi ro. - Đảm bảo sự phối hợp, cùng làm việc của toàn bộ nhân viên trong DN để đạt được mục tiêu của DN với hiệu năng và sự nhất quán.
- Tránh được các chi phí không đáng có hoặc việc đặt các lợi ích khác (của nhân viên, của khách hàng…) lên trên lợi ích của DN. Mục tiêu thông tin: Độ tin cậy, tính hoàn thiện và cập nhật thông tin tài chính và quản lý. - Các báo cáo cần thiết được lập đúng hạn và đáng tin cậy để ra quyết định nội bộ trong DN. - Thông tin gửi đến Ban tổng giám đốc, HĐQT, các cổ đông và các cơ quan giám sát phải có đủ chất lượng và tính nhất quán.
- BCTC và các báo cáo quản lý khác được trình bày một cách hợp lý và dựa trên các nguyên tắc kế toán đã được xác định rõ ràng. Mục tiêu tuân thủ: Sự tuân thủ pháp luật và quy định. Đảm bảo mọi hoạt động của DN đều tuân thủ: - Các luật và quy định - Các yêu cầu về giám sát - Các chính sách và quy trình nghiệp vụ của DN. Vai trò Hệ thống KSNB là một chức năng thường xuyên của đơn vị và hoạt động trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đã đề ra của đơn vị.
Nhiệm vụ SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Cẩm - K42 Kế toán kiểm toán 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT. Phan Đình Ngân - Ngăn ngừa các sai phạm trong hệ thống xử lý nghiệp vụ. - Phát hiện kịp thời các sai phạm trong quá trình xử lý nghiệp vụ. - Bảo vệ đơn vị trước những thất thoát có thể tránh khỏi.
- Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh.3 Sự cần thiết của hệ thống KSNB Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có hệ thống KSNB, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm.); Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp; Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và BCTC; Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp; Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra; Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Công ty cổ phần).Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức trong các đơn vị, và hệ thống KSNB giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu. của từng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng phải bao gồm những yếu tố cơ bản. Báo cáo COSO (1992) cũng đưa ra 5 yếu tố có mối liên hệ với nhau quyết định hiệu quả của hệ thống KSNB: SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Cẩm - K42 Kế toán kiểm toán 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT.
Phan Đình Ngân - Môi trường kiểm soát - Hệ thống kế toán - Đánh giá hoạt động - Hoạt động kiểm soát - Giám sát độc lập 1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị. Nó được xem là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB. Sự kiểm soát hữu hiệu của một tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào thái độ của người quản lý đối với vấn đề kiểm soát.
Nếu người quản lý cao nhất đơn vị quan niệm rằng kiểm soát là một vấn đề quan trọng, các thành viên khác trong đơn vị sẽ chịu ảnh hưởng bởi điều đó và hết sức tôn trọng các quy định kiểm soát. Ngược lại, nếu người quản lý không thực tâm chú trọng đến vấn đề kiểm soát thì chắc chắn các mục tiêu kiểm soát không thể thực hiện được. Tuy nhiên, một môi trường kiểm soát mạnh không có nghĩa là một sự đảm bảo hoàn toàn cho tính hiệu quả của hệ thống KSNB. Tính chính trị và các giá trị đạo đức Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc trực tiếp vào tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát.
Đáp ứng yêu cầu này, những nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản mọi hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn hiệu quả hơn, nhà quản lý phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến đến mọi nhân viên bằng những cách thức thích hợp. Trình độ và năng lực của đội ngũ cán bộ nhân viên Một tổ chức chỉ có thể đạt được các mục tiêu của mình nếu cán bộ, nhân viên ở mọi cấp đều đảm bảo về kiến thức và kĩ năng cần thiết. Do đó, nhà quản lý chỉ nên SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Cẩm - K42 Kế toán kiểm toán 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT.
Phan Đình Ngân tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, phải giám sát và huấn luyện họ thật đầy đủ và thường xuyên. Sự tham gia của HĐQT và Ủy Ban Kiểm Toán Sự tham gia của HĐQT và Ủy Ban Kiểm Toán sẽ làm cho môi trường kiểm soát được tốt hơn do sự kiểm soát của nó đến các hoạt động của người quản lý. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và cả thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Triết lý và phong cách hoạt động của các nhà quản lý cao cấp có ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát của tổ chức, bao gồm những vấn đề như khả năng nhận thức và giám sát rủi ro trong kinh doanh, nhận thức và thái độ đối với việc lập BCTC hay áp dụng các phương pháp kế toán, sử dụng các kênh thông tin chính thức hay không chính thức… Cơ cấu tổ chức của đơn vị Cơ cấu tổ chức là bộ máy thực hiện các hoạt động để đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Xây dựng cơ cấu tổ chức của đơn vị là phân chia nó thành những bộ phận với chức năng và quyền hạn cụ thể. Một cơ cấu tổ chức hợp lý là một điều kiện bảo đảm các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng. Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm. Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức.
Nó cụ thể hoá bằng quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị và mỗi người phải tự hiểu rằng mỗi hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến người khác như thế nào trong việc góp phần hoàn thành mục tiêu của đơn vị, và họ sẽ phụ trách cụ thể công việc gì. Do đó khi mô tả công việc cần diễn giải bằng những nhiệm vụ cụ thể của từng thành viên và quan hệ về mặt báo cáo của những thành viên này. Chính sách nhân sự SVTH: Nguyễn Thị Ngọc Cẩm - K42 Kế toán kiểm toán 9 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: NGƯT. Phan Đình Ngân Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt và khen thưởng cho các nhân viên.
Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát. Có thể xem đây là nhân tố bổ sung cho nhân tố đảm bảo về năng lực đã nói trên. Một chính sách nhân sự đúng đắn sẽ bù đắp cho những yếu kém của môi trường kiểm soát.
