CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ THÔNG TIN CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN DOANH NGHIỆP 1. Một số khái niệm cơ bản 1. Khái niệm chung - Dữ liệu là: các giá trị phản ánh về sự vật, hiện tượng trong thế giới khách quan. Dữ liệu là các giá trị thô, chưa có ý nghĩa với người sử dụng.
Có thể là một tập hợp các giá trị mà không biết được sự liên hệ giữa chúng. Dữ liệu có thể biểu diễn dưới nhiều dạng khác nhau như âm thanh, văn bản, hình ảnh,.(Bộ môn Công nghệ thông tin (2014), Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại học Thương mại, Hà Nội.) - Thông tin là: ý nghĩa được rút ra từ dữ liệu thông qua quá trình xử lý (phân tích, tổng hợp…), phù hợp với mục đích của người sử dụng. Thông tin có thể gồm nhiều giá trị dữ liệu được tổ chức sao cho nó mang lại một ý nghĩa cho một đối tượng cụ thể, trong một ngữ cảnh cụ thể. Những thông tin có giá trị là những thông tin mang các đặc điểm sau: chính xác, xác thực; đầy đủ, chi tiết; rõ ràng (dễ hiểu); đúng lúc, thường xuyên; thứ tự, có liên quan;… ( Bộ môn Công nghệ thông tin (2014), Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại học Thương mại, Hà Nội.) - Hệ thống là: một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung.
Phần tử ở đây có thể là vật chất hoặc phi vật chất: con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc, quy trình xử lý, (Bộ môn Công nghệ thông tin (2014), Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại học Thương mại, Hà Nội.) - Hệ thống thông tin được xác định như: một tập hợp các thành phần được tổ chức (người, thủ tục, và các nguồn lực) để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền và phát thông tin trong tổ chức. Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào 7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com các công cụ như giấy, bút. Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính, (phần cứng, phần mềm) và các công nghệ thông tin khác. Bộ môn Công nghệ thông tin (2014), Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại học Thương mại, Hà Nội.) Trong cuộc sống con người, mọi hoạt động đều không thể thiếu vai trò của thông tin, đây là điều kiện quan trọng để thực hiện hay quyết định một công việc.
Chúng ta thống nhất với nhau một quan điểm rằng: Vai trò của thông tin trong đời sống xã hội là vô cùng quan trọng, nó thúc đẩy tiến trình phát triển của mọi lĩnh vực. Nhờ có thông tin mà người lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn và mang tính sống còn. Một đất nước văn minh thì nhất định công nghệ thông tin cũng phát triển hiện đại. Xã hội càng phát triển thì vai trò của thông tin càng trở nên quan trọng, là yếu tố hàng đầu làm nên sức cạnh tranh kinh tế, chính trị và văn hóa của một quốc gia.
Thông tin là sức mạnh, là tiền bạc vì nó có một vị thế tiên phong trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu hiện nay. Trong việc kinh doanh, chính mảng thông tin sẽ tạo ra nhiều lợi nhuận nhất cho các doanh nghiệp, vì nó cung cấp một cổng vào ngay lập tức cho khách hàng hay cho các đối tác tiềm năng. Thông tin có vai trò và ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Có thể nói rằng, doanh nghiệp cần thông tin như cá cần nước.
Nếu doanh nghiệp thiếu thông tin, sẽ dẫn đến hậu quả rất nghiêm trọng đó là sẽ mất đi cơ hội dinh doanh hoặc thiếu điều kiện để đưa ra quyết định kinh doanh chính xác, việc kinh doanh của doanh nghiệp do vậy sẽ gặp rủi ro, môt trường kinh doanh sẽ trở nên thiếu tin cậy. Ngược lại, khi có đầy đủ thông tin, doanh nghiệp sẽ có các quyết định kinh doanh kịp thời, hợp lý và ít rủi ro. Các tổ chức có thể sử dụng các hệ thống thông tin với nhiều mục đích khác nhau. Trong việc quản trị nội bộ, hệ thống thông tin sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội bộ, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh.Với bên ngoài, hệ thống thông tin giúp nắm bắt được nhiều thông 8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com tin về khách hàng hơn hoặc cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho phát triển.
Các khái niệm cơ bản 1. Quản trị thông tin. Quản trị là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều lĩnh vực như quản trị hành chính (trong các tổ chức xã hội), quản trị kinh doanh (trong các tổ chức kinh tế). Có rất nhiều quan niệm về quản trị: Quản trị là các hoạt động được thực hiện nhằm bảo đảm sự hoàn thành công việc qua những nỗ lực của những người khác; quản trị là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những người cộng sự khác cùng chung một tổ chức.
Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong một môi trường luôn luôn biến động. Quản trị là một quá trình nhằm đạt đến các mục tiêu đề ra bằng việc phối hợp hữu hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp; theo quan điểm hệ thống, quản trị còn là việc thực hiện những hoạt động trong mỗi tổ chức một cách có ý thức và liên tục. Quản trị trong một doanh nghiệp tồn tại trong một hệ thống bao gồm các khâu, các phần, các bộ phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác động qua lại lẫn nhau và thúc đẩy nhau phát triển. Quản trị thông tin là việc một tổ chức sử dụng các phương thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các thông tin của tổ chức đó.
Các thông tin này bao gồm bản ghi có cả bản ghi đã được cấu trúc lẫn thông tin chưa được cấu trúc. Quản trị thông tin : - Gắn liền với quá trình điều khiển. - Thông tin có tính tương đối. - Thông tin có tính định hướng - Mỗi thông tin điều có vật mang tin và lượng tin.
Quản trị thông tin có vai trò quan trọng: 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Làm tăng tiền đề, làm cơ sở và là công cụ của quản trị kinh doanh - Tăng thêm giá trị các trị và dịch vụ cung cấp tới khách hàng - Nhanh chóng xử lý công việc được giao, giải quyết công việc khoa học, có hiệu quả - Giảm thiểu rủi do trong hoạt động - Giảm chi phí trong quá trình hoạt động và cung cấp dịch vụ. - Đổi mới qua trình hoạt động trong nội bộ và cung cấp dịch vụ cho bên ngoài. Quản trị hệ thống thông tin doanh nghiệp Quản trị hệ thống thông tin là những chương trình tích hợp để thu thập và xử lý thông tin giúp cho việc quyết định trong doanh nghiệp đạt hiệu quả cao. Đồng thời quản trị hệ thống thông tin còn là hoạt động sử dụng kỹ thuật, công nghệ nhằm giúp doanh nghiệp đưa ra dự đoán, kiểm tra hàng hóa, giải quyết các vấn đề trong sản xuất kinh doanh Chức năng của nhà quản trị bao gồm đự đoán, lập kế hoạch, tổ chức, phối hợp và kiểm soát.
Thông tin hỗ trợ cho nhà quản trị thực hiện các chức năng của họ Hệ thống doanh nghiệp: là hệ hỗ trợ các quy trình nghiệp vụ của một tổ chức với các chức năng như tổ chức năng như sản xuất, phân phối, bán hàng, kế toán, tài chính, nhân sự Ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp đều ứng dụng CNTT trong quản trị và sản xuất, đã giúp doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp một cách hiệu quả hơn. Vì vậy, trong tất cả các tổ chức và doanh nghiệp sẽ cần nguồn nhân lực có thể đảm nhiệm vai trò tư vấn, hoạch định, xây dựng và tích hợp tất cả hệ thống thông tin để có thể liên kết, chia sẽ nhằm khai thác tối đa nguồn lực; nguồn nhân lực này không chỉ am hiểu các nghiệp vụ quản trị trong doanh nghiệp mà phải nắm vững các kỹ thuật CNTT. 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Vai trò quản trị thông tin trong doanh nghiệp Đối với mỗi doanh nghiệp, thông tin có thể coi là tài sản vô giá.
Quản trị thông tin có vai trò quan trọng đối với sự phát triển bền vững của các doanh nghiệp Nhất là trong bối cảnh hiện nay các hệ thống thông tin ngày càng được mở rộng và trở nên phức tạp dẫn đến tiềm ẩn nhiều nguy cơ không lường trước được. Xây dựng một HTTT quản trị tốt giúp cho việc quản lý hệ thống trở nên rõ ràng, minh bạch hơn. Một môi trường thông tin an toàn, trong sạch sẽ có tác động không nhỏ đến việc giảm thiểu chi phí quản lý và hoạt động của doanh nghiệp, nâng cao uy tín của doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi cho sự hội nhập một môi trường thông tin lành mạnh. Điều này sẽ tác động mạnh đến ưu thế cạnh tranh của tổ chức.
Rủi ro về thông tin có thể gây thất thoát tiền bạc, tài sản, con người và gây thiệt hại đến hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp. Do vậy,quản trị thông tin, đảm bảo an toàn thông tin doanh nghiệp cũng có thể coi là một hoạt động quan trọng trong sự nghiệp phát triển của doanh nghiệp. Đây không phải vấn đề riêng của người làm CNTT mà là của mọi cá nhân và đơn vị trong tổ chức doanh nghiệp. Nội dung quản trị thông tin cho hệ thống thông tin 1.1 Vai trò, tác động của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, các doanh nghiệp mọc lên ngày càng nhiều.
Điều này đã tạo ra cho các doanh nghiệp những áp lực cạnh tranh cực kỳ lớn. Chính vì vậy, doanh nghiệp luôn cần phải nắm bắt chính xác và kịp thời xu hướng, dòng chảy của xã hội để tránh bị thụt lùi, lạc hậu. Trong đó, hệ thống thông tin đóng một vai trò rất lớn vào việc giúp doanh nghiệp phát triển và tạo được vị thế trên thị trường. 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Vai trò của hệ thống thông tin Có thể nói rằng, hệ thống thông tin là một hệ thống đóng vai trò làm vật trung gian giữa các công ty, doanh nghiệp với môi trường, xã hội.