Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC 1. Khái niệm và vai trò của QTNNL 1. Khái niệm QTNNL Trải qua quá trình phát triển của khoa học quản lý, khái niệm Quản lý NNL đã không còn đơn giản là các hoạt động hành chính đối với LĐ mà là sự phối hợp giữa các chính sách và thực tiễn quản trị để đưa tổ chức đạt được mục tiêu, đồng thời mang lại thỏa mãn nhu cầu cho NLĐ. Quản lý NNL là thiết kế hệ thống quản lý để đảm bảo rằng năng lực của con người được sử dụng một cách hiệu quả và hiệu quả để thực hiện mục tiêu tổ chức.
Trong bối cảnh Việt Nam đang từng bước hội nhập quốc tế khi mà trình độ công nghệ kỹ thuật chưa đáp ứng tốt nhu cầu, kinh tế đang dần ổn định sau những ảnh hưởng của giai đoạn khủng hoảng kinh tế thế giới và Nhà nước chủ trương quá trình phát triển phải được thực hiện bằng con người thì QTNNL là hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo – phát triển và duy trì con người của một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức lẫn nhân viên. Nói chung QTNNL đề cập đến việc quản lý con người trong các tổ chức. Nó bao gồm các hoạt động, chính sách và thực tiễn liên quan đến việc thu hút, phát triển, sử dụng, đánh giá, duy trì và giữ chân nhân viên với số lượng và năng lực thích hợp của để thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Mục tiêu của QTNNL là để tối đa hóa sự cống hiến của nhân viên để đạt được năng suất và hiệu quả tối ưu, đồng thời đạt được mục tiêu cá nhân (ví dụ như có một công việc có tính thách thức và đạt được sự công nhận), và mục tiêu xã hội (chẳng hạn như việc tuân thủ pháp luật và thể hiện trách nhiệm xã hội).
Các doanh nghiệp chuyển từ tình trạng tiết kiệm chi phí LĐ để giảm giá thành sang đầu tư vào nguồn nhân lực để có lợi nhuận và hiệu quả cao hơn. Từ quan điểm này, QTNNL được phát triển trên cơ sở của các nguyên tắc chủ yếu sau: Thứ nhất, nhân viên cần được đầu tư thỏa đáng để phát triển năng lực nhằm thỏa mãn nhu cầu cá nhân, tạo ra năng suất LĐ, hiệu quả làm việc cao. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 Thứ hai, các chính sách, chương trình và thực tiễn quản trị cần được thiết lập và thực hiện sao cho thỏa mãn cả nhu cầu vật chất lẫn tinh thần của nhân viên. Thứ ba, môi trường làm việc cần được thiết lập sao cho có thể kích thích nhân viên phát triển và sử dụng tối đa các kỹ năng của họ.
Thứ tư, các chức năng nhân sự cần được thực hiện phối hợp và là một bộ phận quan trọng trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Vai trò và ý nghĩa thực tiễn của QTNNL QTNNL đóng vai trò trung tâm trong việc thành lập các tổ chức và giúp cho các tổ chức tồn tại và phát triển trên thị trường. Tầm quan trọng của QTNNL trong tổ chức xuất phát từ vai trò quan trọng của con người. Con người là yếu tố cấu thành nên tổ chức, vận hành tổ chức và quyết định sự thành bại của tổ chức.
Nguồn nhân lực là một trong những nguồn lực không thể thiếu được của tổ chức nên QTNNL chính là một lĩnh vực quan trọng của quản lý trong mọi tổ chức. Mặt khác, quản lý các nguồn lực khác cũng sẽ không có hiệu quả nếu tổ chức không quản lý tốt NNL, vì suy đến cùng mọi hoạt động quản lý đều thực hiện bởi con người. QTNNL nghiên cứu các vấn đề về quản trị con người trong các tổ chức ở tầm vi mô có hai mục tiêu cơ bản: Một là, sử dụng có hiệu quả NNL nhằm tăng năng suất LĐ và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức. Hai là, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tối đa các năng lực cá nhân, được kích thích động viên tại nơi làm việc và trung thành, tận tâm với Doanh nghiệp.
Xét về mặt kinh tế, QTNNL giúp tổ chức khai thác các khả năng tiềm tàng, nâng cao năng suất LĐ và lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Về mặt xã hội, QTNNL thể hiện quan điểm nhân bản về quyền lợi và đề cao vị thế NLĐ, chú trọng giải quyết hài hòa mối quan hệ lợi ích giữa tổ chức và nhân viên. Các chức năng cơ bản của QTNNL 1. Nhóm chức năng thu hút NNL Nhóm chức năng này chú trọng vấn đề đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù hợp cho công việc của doanh nghiệp.
Để có thể tuyển được đúng người cho đúng việc, trước hết doanh nghiệp phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất, LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 kinh doanh và thực trạng sử dụng nhân viên trong doanh nghiệp nhằm xác định được những công việc nào cần tuyển thêm người. Thực hiện phân tích công việc sẽ cho biết doanh nghiệp cần tuyển thêm bao nhiêu nhân viên và yêu cầu tiêu chuẩn đặt ra đối với các ứng viên là như thế nào. Việc áp dụng các kỹ năng tuyển dụng như trắc nghiệm và phỏng vấn sẽ giúp doanh nghiệp chọn được ứng viên tốt nhất cho công việc. Do đó, nhóm chức năng tuyển dụng thường có các hoạt động: dự báo và hoạch định NNL, phân tích công việc, phỏng vấn, trắc nghiệm, thu thập, lưu giữ và xử lý các thông tin về NNL của doanh nghiệp.
Hoạch định NNL Hoạch định NNL là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu năng lực, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động bảo đảm cho doanh nghiệp có đủ NNL với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao. Đồng thời hoạch định NNL là quá trình xem xét một cách có hệ thống các nhu cầu về NNL để vạch ra kế hoạch làm thế nào để đảm bảo mục tiêu "đúng người, đúng việc, đúng nơi, đúng lúc ". Quá trình hoạch định NNL cần được thực hiện trong mối quan hệ mật thiết với quá trình hoạch định và thực hiện các chiến lược và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp,thường được thực hiện theo 7 bước sau đây: Bước 1: Phân tích môi trường kinh doanh, xác định mục tiêu và chiến lược phát triển, kinh doanh cho doanh nghiệp. Bước 2: Phân tích hiện trạng QTNNL trong doanh nghiệp, đề ra các chiến lược NNL trong doanh nghiệp.
Bước 3: Dự báo khối lượng công việc (đối với mục tiêu, kế hoạch dài hạn, trung hạn) hoặc xác định khối lượng công việc và tiến hành phân tích công việc (đối với các mục tiêu, kế hoạch ngắn hạn). Bước 4: Dự báo nhu cầu NNL (đối với các mục tiêu, kế hoạch dài hạn, trung hạn) hoặc xác định nhu cầu NNL (đối với các mục tiêu, kế hoạch ngắn hạn). LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 Bước 5: Phân tích quan hệ cung cầu NNL, khả năng điều chỉnh, và đề ra các chính sách, kế hoạch, chương trình thực hiện giúp cho doanh nghiệp thích ứng với các nhu cầu mới và nâng cao hiệu quả sử dụng NNL. Bước 6: Thực hiện các chính sách, kế hoạch, chương trình QTNNL của doanh nghiệp trong bước 5.
Bước 7: Kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện. Khi lập kế hoạch NNL cần dự toán chi phí hoạt động của phòng nhân lực với các nội dung chính: Chi phí tổ chức hoạt động, chi phí văn phòng, quỹ lương. Các biện pháp giải quyết tình trạng thừa biên chế trong doanh nghiệp là cho nghỉ việc, nghỉ không ăn lương, giảm giờ làm việc hoặc nhân viên thay nhau làm chung một việc, cho thuê nhân viên, nghỉ hưu sớm, không thay thế nhân viên cho các công việc trống. Phân tích công việc Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỷ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc, cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểm của công việc, làm cơ sở cho việc xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
Bảng mô tả công việc là văn bản liệt kê các quyền hạn trách nhiệm khi thực hiện công việc, các mối quan hệ trong báo cáo thực hiện công việc, các điều kiện làm việc, trách nhiệm thanh tra, giám sát các tiêu chuẩn cần đạt được trong quá trình thực hiện công việc. Bảng tiêu chuẩn công việc là văn bản tóm tắt những yêu cầu về phẩm chất cá nhân, những nét tiêu biểu và đặc điểm về trình độ học vấn, năng lực, nguyện vọng, sở thích. Của người thực hiện công việc. Bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc được sử dụng làm thông tin cơ sở cho việc tuyển lựa, chọn lọc và đào tạo nhân viên, đánh giá việc thực hiện công việc và trả công LĐ.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 Doanh nghiệp cần thực hiện phân tích dòng công việc làm cơ sở khoa học cho việc loại bỏ các công việc chồng chéo, kém hiệu quả trong hoạt động quản lý và làm cơ sở cho việc định biên nhân sự. Quá trình thực hiện phân tích công việc gồm 6 bước sau đây: (Nguồn: Nguyễn Hữu Thân (2008), trang 98) Hình 1.1: Tiến trình phân tích công việc. Như vậy, phân tích công việc cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc như các hành động nào cần được tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao, các loại máy móc trang bị dụng cụ nào cần thiết khi thực hiện công việc, các mối quan hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trong thực hiện công việc… Không biết phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp, không thể đánh giá được chính xác các yêu cầu của các công việc, do đó không thể tuyển được đúng nhân viên cho đúng việc, không thể đánh giá được đúng năng lực thực hiện của nhân viên và do đó không thể trả lương, kích thích họ kịp thời, chính xác. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.
Công tác tuyển dụng Tuyển dụng nhân viên giữ vai trò đặc biệt quan trọng đối với một doanh nghiệp vì nó quyết định số lượng, chất lượng CBCNV có hợp lý hay không. Nếu quá trình tuyển dụng được tiến hành tốt sẽ giúp Công ty tìm được những LĐ phù hợp với yêu cầu của công việc.