Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh ngành xây dựng Việt Nam ngày càng phát triển mạnh mẽ, công tác quản lý chất lượng thi công công trình trở thành yếu tố then chốt đảm bảo sự thành công và bền vững của các dự án. Theo báo cáo của ngành, việc quản lý hồ sơ chất lượng thi công tại các doanh nghiệp xây dựng còn tồn tại nhiều hạn chế, đặc biệt là ở các công trình quy mô vừa và nhỏ. Công tác này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công trình mà còn tác động đến tiến độ, chi phí và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường cạnh tranh khốc liệt. Luận văn tập trung nghiên cứu công tác quản lý hồ sơ chất lượng thi công tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Đô thị Sài Gòn trong giai đoạn năm 2020-2021, nhằm đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình quản lý hồ sơ chất lượng thi công phù hợp với thực tiễn và các quy định pháp luật hiện hành.

Mục tiêu nghiên cứu cụ thể bao gồm xây dựng quy trình quản lý hồ sơ chất lượng thi công, đề xuất bộ biểu mẫu quản lý hồ sơ và nâng cao năng lực quản lý hồ sơ tại công ty. Phạm vi nghiên cứu giới hạn trong hoạt động quản lý hồ sơ chất lượng thi công các dự án do công ty thực hiện tại TP. Hồ Chí Minh. Ý nghĩa của nghiên cứu thể hiện qua việc nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ, góp phần đảm bảo chất lượng công trình, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tăng cường năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp. Các chỉ số đánh giá hiệu quả quản lý hồ sơ như tỷ lệ hồ sơ hoàn chỉnh, thời gian xử lý hồ sơ và mức độ tuân thủ quy định pháp luật được xem xét làm thước đo chính.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình quản lý chất lượng công trình xây dựng, trong đó nổi bật là:

  • Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015: Định hướng xây dựng quy trình quản lý hồ sơ chất lượng thi công theo các yêu cầu về lập kế hoạch, kiểm soát, đánh giá và cải tiến liên tục nhằm đảm bảo chất lượng công trình.

  • Mô hình quản lý chất lượng toàn diện (TQM): Tập trung vào sự tham gia của toàn bộ nhân sự trong công ty, từ cấp quản lý đến công nhân thi công, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ và chất lượng thi công.

  • Chu trình quản lý hồ sơ chất lượng công trình: Bao gồm các bước lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra giám sát và đánh giá rút kinh nghiệm, đảm bảo hồ sơ được quản lý chặt chẽ và đầy đủ.

Các khái niệm chính được sử dụng gồm: hồ sơ quản lý chất lượng thi công, kiểm soát chất lượng (QC), đảm bảo chất lượng (QA), và các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý hồ sơ như năng lực nhân sự, quy trình quản lý, công nghệ thông tin và sự tuân thủ pháp luật.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu chính được thu thập từ các dự án thi công của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Đô thị Sài Gòn trong năm 2020-2021, bao gồm hồ sơ thi công, biên bản nghiệm thu, báo cáo kiểm tra chất lượng và các tài liệu pháp lý liên quan. Phương pháp chọn mẫu là phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên có chủ đích, tập trung vào các dự án tiêu biểu với quy mô vừa và nhỏ để phản ánh thực trạng quản lý hồ sơ chất lượng.

Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phần mềm SPSS, áp dụng các kỹ thuật thống kê mô tả, phân tích nhân tố và hồi quy để đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý hồ sơ. Timeline nghiên cứu kéo dài trong 12 tháng, từ tháng 1/2020 đến tháng 12/2020, bao gồm các giai đoạn khảo sát thực trạng, phân tích dữ liệu, đề xuất giải pháp và đánh giá hiệu quả.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tỷ lệ hồ sơ chất lượng thi công hoàn chỉnh đạt khoảng 68% trong tổng số hồ sơ được khảo sát, cho thấy còn gần 1/3 hồ sơ chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu về nội dung và hình thức theo quy định pháp luật.

  2. Nguồn nhân lực quản lý hồ sơ có trình độ chuyên môn phù hợp chiếm 75%, tuy nhiên chỉ có khoảng 40% nhân sự được đào tạo bài bản về quản lý hồ sơ chất lượng, dẫn đến hiệu quả quản lý chưa cao.

  3. Quy trình quản lý hồ sơ hiện tại chưa được chuẩn hóa hoàn toàn, với 55% nhân viên phản ánh quy trình còn phức tạp, thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận, gây chậm trễ trong việc cập nhật và lưu trữ hồ sơ.

  4. Việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ mới đạt khoảng 30%, chủ yếu là sử dụng phần mềm văn phòng đơn giản, chưa có hệ thống quản lý hồ sơ điện tử tích hợp, làm hạn chế khả năng truy xuất và kiểm soát hồ sơ.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc thiếu sự đồng bộ trong quy trình quản lý hồ sơ và năng lực nhân sự chưa đồng đều. So với các công ty xây dựng lớn như Coteccons hay Hòa Bình, nơi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và có đội ngũ chuyên trách quản lý hồ sơ bài bản, công ty nghiên cứu còn nhiều điểm cần cải thiện. Việc thiếu áp dụng công nghệ quản lý hồ sơ hiện đại cũng làm giảm hiệu quả kiểm soát và tăng nguy cơ sai sót.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ hoàn chỉnh hồ sơ theo từng dự án, biểu đồ tròn phân bố trình độ nhân sự quản lý hồ sơ, và bảng so sánh mức độ áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ giữa các công ty xây dựng. Kết quả nghiên cứu nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chuẩn hóa quy trình, nâng cao năng lực nhân sự và ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ chất lượng thi công.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng và chuẩn hóa quy trình quản lý hồ sơ chất lượng thi công: Thiết lập quy trình rõ ràng, đơn giản hóa thủ tục, phân định trách nhiệm cụ thể giữa các bộ phận liên quan nhằm nâng tỷ lệ hồ sơ hoàn chỉnh lên ít nhất 90% trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện là phòng Quản lý chất lượng và Ban Giám đốc công ty.

  2. Tăng cường đào tạo và nâng cao năng lực nhân sự quản lý hồ sơ: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về quản lý hồ sơ chất lượng thi công, kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ điện tử, với mục tiêu 100% nhân viên quản lý hồ sơ được đào tạo trong 6 tháng tới. Phòng Nhân sự phối hợp với phòng Quản lý chất lượng chịu trách nhiệm.

  3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ: Đầu tư hệ thống quản lý hồ sơ điện tử tích hợp, cho phép lưu trữ, truy xuất và cập nhật hồ sơ nhanh chóng, giảm thiểu sai sót và thất lạc hồ sơ. Mục tiêu hoàn thành triển khai hệ thống trong 9 tháng. Ban Công nghệ thông tin và Ban Giám đốc phối hợp thực hiện.

  4. Tăng cường kiểm tra, giám sát và cập nhật văn bản pháp luật: Thiết lập bộ phận chuyên trách theo dõi, cập nhật các quy định pháp luật mới liên quan đến quản lý hồ sơ chất lượng thi công, đảm bảo công ty luôn tuân thủ đúng quy định. Mục tiêu thực hiện liên tục, báo cáo định kỳ hàng quý. Phòng Pháp chế và Phòng Quản lý chất lượng chịu trách nhiệm.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Các nhà quản lý và cán bộ kỹ thuật trong ngành xây dựng: Giúp nâng cao nhận thức và kỹ năng quản lý hồ sơ chất lượng thi công, từ đó cải thiện hiệu quả công tác quản lý dự án.

  2. Các doanh nghiệp xây dựng quy mô vừa và nhỏ: Tham khảo các giải pháp và quy trình quản lý hồ sơ phù hợp với quy mô và năng lực, góp phần nâng cao chất lượng công trình và uy tín doanh nghiệp.

  3. Cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng: Sử dụng kết quả nghiên cứu để hoàn thiện các chính sách, quy định và hướng dẫn về quản lý hồ sơ chất lượng thi công, tăng cường kiểm tra, giám sát hoạt động xây dựng.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Quản lý xây dựng: Là tài liệu tham khảo bổ ích cho việc nghiên cứu, học tập và phát triển các đề tài liên quan đến quản lý chất lượng công trình xây dựng.

Câu hỏi thường gặp

  1. Quản lý hồ sơ chất lượng thi công có vai trò gì trong xây dựng?
    Quản lý hồ sơ chất lượng thi công giúp đảm bảo công trình được thi công đúng thiết kế, tiêu chuẩn kỹ thuật và quy định pháp luật, đồng thời là cơ sở pháp lý cho nghiệm thu, thanh toán và bảo trì công trình.

  2. Những khó khăn phổ biến trong quản lý hồ sơ chất lượng thi công là gì?
    Khó khăn thường gặp gồm hồ sơ không đầy đủ, quy trình quản lý chưa chuẩn hóa, nhân sự thiếu kỹ năng, và hạn chế trong ứng dụng công nghệ thông tin.

  3. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ chất lượng thi công?
    Cần xây dựng quy trình chuẩn hóa, đào tạo nhân sự, áp dụng hệ thống quản lý hồ sơ điện tử và thường xuyên cập nhật các quy định pháp luật liên quan.

  4. Tiêu chuẩn pháp lý nào quy định về quản lý hồ sơ chất lượng thi công tại Việt Nam?
    Các văn bản chính gồm Luật Xây dựng 2014, Nghị định 46/2015/NĐ-CP, Thông tư 26/2016/TT-BXD và các tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia liên quan.

  5. Ứng dụng công nghệ thông tin có lợi ích gì trong quản lý hồ sơ chất lượng thi công?
    Giúp lưu trữ, truy xuất hồ sơ nhanh chóng, giảm thiểu sai sót, tăng tính minh bạch và hiệu quả kiểm soát hồ sơ, đồng thời hỗ trợ báo cáo và phân tích dữ liệu quản lý.

Kết luận

  • Luận văn đã phân tích thực trạng quản lý hồ sơ chất lượng thi công tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Đô thị Sài Gòn, chỉ ra các hạn chế về quy trình, nhân lực và công nghệ.
  • Đã đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình quản lý hồ sơ, nâng cao năng lực nhân sự, ứng dụng công nghệ thông tin và tăng cường cập nhật pháp luật.
  • Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn trong việc nâng cao chất lượng công trình, giảm thiểu rủi ro và tăng cường năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp xây dựng.
  • Tiếp theo, cần triển khai thí điểm các giải pháp đề xuất, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh phù hợp với thực tế hoạt động của công ty.
  • Khuyến khích các doanh nghiệp xây dựng quy mô vừa và nhỏ tham khảo áp dụng để nâng cao công tác quản lý hồ sơ chất lượng thi công, góp phần phát triển bền vững ngành xây dựng Việt Nam.