CHƯƠNG I – TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ XUẤT NHẬP KHẨU VÀ DỊCH VỤ ATT I. GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ XUẤT NHẬP KHẨU VÀ DỊCH VỤ ATT 1. Chức năng nhiệm vụ Công ty TNHH đầu tư xuất nhập khẩu và dịch vụ ATT là một công tư chuyên buôn bán và xuất nhập khẩu các mặt hàng phụ tùng ô tô. Trong 3 năm qua, công ty đã không ngừng hoàn thiện về cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý., với đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, nhiệt huyết, công ty đã đạt được rất nhiều thành công.
Tên công ty: CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ XUẤT NHẬP KHẨU VÀ DỊCH VỤ ATT. Trụ sở : 32 Bạch Đằng – Chương Dương – Hoàn Kiếm – Hà Nội Mã số thuế : 0104 650 764 Điện thoại : 04.com Số ĐKKD : 0104 650 764,Ngày 28/05/2010, Sở KH&ĐT TP Hà Nội cấp Giám đốc : Ông Nguyễn Tuấn Anh 1. Lĩnh vực hoạt động - Mua bán máy móc, thiết bị phụ tùng, xe ô tô, xe chuyên dùng và phụ tùng xe các loại - Đại lý ký gửi hàng hóa - Dịch vụ thương mại SV: Phan Thị Nguyệt Lớp: LTK13A.01 4 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Cơ cấu tổ chức Tổng số cán bộ công nhân viên công ty: 52 người Trong đó: - 47 người làm việc tại văn phòng - 5 người là nhân viên kinh doanh trực tiếp Trình độ học vấn, tốt nghiệp - Tốt nghiệp cao học: 4 người - Tốt nghiệp đại học: 29 người - Tốt nghiệp cao đẳng: 12 người - Tốt nghiệp trung cấp: 7 người Trách nhiệm của các phòng ban trong hệ thống tổ chức công ty - Giám đốc: là người sáng lập Công ty, quản lý toàn bộ hoạt động của công ty là người ra quyết định, lập yêu cầu cho các phòng ban khác.
+ Chịu trách nhiệm chỉ đạo, bồi dưỡng và nâng cao chuyên môn, kỹ thuật và cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên. + Kết hợp chặt chẽ với các phòng chức năng, các phòng nghiệp vụ của công ty tạo điều kiện cho các tổ chức, đoàn thể hoạt động theo đúng quy chế. + Trực tiếp phụ trách công tác cán bộ. SV: Phan Thị Nguyệt Lớp: LTK13A.01 5 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS.
Trương Văn Tú - Phó giám đốc: Là trợ lý của giám đốc – điều hành công ty trong từng lĩnh vực: + Chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật, quân sự tự vệ, phụ trách về đào tạo kế hoạch tác nghiệp, đôn đốc các phòng ban, theo dõi hiện trạng các phụ tùng, thiết bị + Kí kết hợp đồng nội địa. + Kết hợp cùng phòng tài vụ kinh doanh các mặt hàng, sửa chữa kho hàng. - Phòng nhân sự - hành chính (8 nhân viên) + Bộ phận nhân sự: có trách nhiệm quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi và tuyển dụng khi cơ quan có yêu cầu, thuyên chuyển công tác và chấm công nhân viên hàng ngày trong mỗi tháng. + Bộ phận hành chính: Phụ trách quản lý các công văn, văn bản công ty, và bộ phận đời sống.
- Phòng kế toán: (3 nhân viên) Quản lý các khoản thu chi của Công ty, Tính lương hàng tháng cho nhân viên trong cơ quan. Sauk hi nhận bảng chấm công được chuyển từ phòng hành chính. - Phòng kinh doanh gồm 2 bộ phận: Tư vấn dịch vụ, bán hàng lien quan đến lĩnh vực hoạt động của công ty. + Bộ phận marketing trực tiếp (9 nhân viên): nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng.
+ Bộ phận marketing qua điện thoại (7 nhân viên): bán hàng, tư vấn, trả lời thắc mắc của khách hàng. - Phòng quản lý chung (13 nhân viên): + Nghiên cứu, đề xuất các phương án tổ chức bộ máy quản lý, các đơn vị cho phù hợp với yêu cầu kinh doanh, với cơ chế quản lý trong từng thời kỳ. - Xây dựng nội quy, quy chế quản lý thuộc lĩnh vực quản lý và lao động để trình duyệt với giám đốc và ban hành trong công ty. + Hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị thực hiện đúng nội quy, quy chế.
+ Quản lý hồ sơ, số lượng cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, quản lý mọi vấn đề liên quan đến công tác tuyển dụng, bố trí, sử dụng, bổ nhiệm, đề bạt, miễn nhiệm, nâng bậc, khen thưởng, kỷ luật. + Giúp lãnh đạo công ty trong công cuộc xây dựng chương trình kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ về mọi mặt cho đội ngũ cán bộ quản lý. SV: Phan Thị Nguyệt Lớp: LTK13A.01 6 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trương Văn Tú + Giúp giám đốc công ty tổ chức việc nhận xét, đánh giá cán bộ định kỳ, bỏ phiếu tín nhiệm, thăm dò ý kiến cán bộ, công nhân viên, thực hiện đầy đủ, đúng quy định các vấn đề tổ chức cán bộ + Giải quyết các thủ tục tuyển dụng lao động mới, các thủ tục tuyển dụng lao động mới, các thủ tục cho cán bộ công nhân viên chuyển công tác hoặc thôi việc sau khi đã xin ý kiến của giám đốc.
+ Theo dõi, tổng hợp hợp đồng ký kết, gia hạn hợp đồng lao động cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. + Công tác tiền lương: xây dựng và ban hành các nội quy, quy chế tiền lương thu nhập, chế độ bảo hiểm xã hội, thực hiện chính sách cho người lao động đúng quy định. + Thực hiện tốt công tác vệ sinh lao động, vệ sinh môi trường. + Thực hiện các công tác bảo vệ an ninh, trật tự an toàn, xây dựng lực lượng tự vệ vững mạnh.
+ Khám phá và phát hiện bệnh nghề nghiệp cho cán bộ công nhân mắc phải tại công ty, có kế hoạch phòng bệnh và điều trị. - Phòng quản lý đơn hàng ( 10 nhân viên): + Xây dựng và tiếp nhận đơn hang + Dịch đơn hàng, sau đó gửi cho nhân viên kinh doanh. - Nhiệm vụ của công ty đặt ra trong quá trình hoạt động. Thúc đẩy các hoạt động, đề ra phương hướng để toàn bộ các nhân viên trong công ty thực hiện, thu lại lợi ích tốt nhất trên cả phương diện quản lý và kinh doanh.
Các nhiệm vụ chính của công ty: + Tổ chức thực hiện lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động quản lý nhân sự, kinh doanh. + Tăng cường nghiên cứu thị trường nhằm đổi mới phương thức bán hàng và đa dạng hóa các mặt hàng. + Chăm lo, đào tạo tốt hơn đời sống vật chất, tinh thần cho các cán bộ nhân viên. Xây dựng nền văn hóa công ty lành mạnh, hiệu quả.
+ Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, nâng cao trình độ, kỹ năng cho cán bộ nhân viên. + Thực hiện đầy đủ các chính sách của nhà nước với người lao động về bảo hiểm, an toàn lao động. + Sử dụng có hiệu quả, bảo quản tốt và phát triển vốn cũng như mạng lưới cơ sở vật chất. SV: Phan Thị Nguyệt Lớp: LTK13A.01 7 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS.
Sự bất cập của công ty Mỗi một cán bộ khi được nhận vào làm việc ở trung tâm cần phải khai rõ lý lịch của mình: họ tên, giới tính, ngày sinh, quê quán (Huyện và Tỉnh), nơi sinh (Huyện và Tỉnh), trình độ văn hoá, sắc tộc, tôn giáo. Trong lý lịch cũng đòi hỏi kê khai quá trình tham gia các công tác (từ tháng năm nào đến tháng năm nào diễn giải công việc đã làm, ở đâu); ngoài ra cần khai rõ có là Đoàn viên, Đảng viên, Công Đoàn viên hay không. Ngay sau khi được nhận vào làm việc, cán bộ đó sẽ được bố trí công tác tại một đơn vị trong trung tâm và được xếp hưởng một hệ số lương tuỳ thuộc vào ngạch, bậc lương nào đó. Trong lý lịch cũng đòi hỏi kê khai lý lịch những người gần gũi trong gia đình như cha, mẹ; vợ/chồng và các con (nếu có).
Phần cha mẹ chỉ khai họ tên, tuổi và nghề nghiệp của cha,mẹ; riêng về việc kê khai đối với vợ/chồng ngoài những yếu tố trên cũng cần chú ý là trong thực tế một cán bộ có thể có nhiều vợ/chồng tại những khoảng thời gian khác nhau. Đối với con cái cũng vậy, cũng phải biết được con của cán bộ với vợ/chồng nào? Trong quá trình công tác mỗi người có thể đảm trách nhiều chức vụ khác nhau. Người ta cũng cần biết những chức vụ mà cán bộ đó đã và đang đảm nhận. Việc đang đảm nhận các chưc vụ thường ảnh hưởng đến các khoảng phụ cấp ngoài lương.
Mỗi một chức vụ có một hệ số phụ cấp tương ứng. Để sắp xếp, bố trí cán bộ hợp lý, trung tâm yêu cầu mỗi cán bộ cho biết các chuyên môn với trình độ tương ứng. Đối với ngoại ngữ cũng vậy, người ta cần biết mỗi cán bộ biết những ngoại ngữ gì với trình độ nào. Do yêu cầu công tác mỗi cán bộ có thể được chuyển từ đơn vị này sang đơn vị khác theo sự đề nghị của phòng tổ chức.
Việc bố trí hay thuyên chuyển cán bộ về đơn vị phải theo một quyết định của trung tâm có thẩm quyền (thường là cấp bộ hay cấp sở) mà người ta quan tâm đến số của quyết định, do ai, chức vụ gì ký điều người nào về đơn vị nào. Quá trình lương cũng vậy, khi có quyết định về chế độ lương là thời điểm bắt đầu được hưởng ngạch, bậc lương đó cho tới khi có quyết định mới. Ngạch và bậc xác định được hệ số lương. Hàng tháng bộ phận theo dõi ngày công cho biết số ngày nghỉ BHXH, số ngày nghỉ không lý do trong tháng có thể xác định số ngày làm vịêc của từng cán bộ.
Căn SV: Phan Thị Nguyệt Lớp: LTK13A.01 8 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Trương Văn Tú cứ vào số lương hiện tại, số ngày làm việc và các hệ số phụ cấp chức vụ hiện tại (nếu có) mà người ta xác định lương cho từng cán bộ. Những cán bộ có nghỉ BHXH sẽ được quỹ BHXH trả tiền bảo hiểm. Hàng tháng các bảng lương chi tiết cho từng người theo từng đơn vị hay bảng lương tổng hợp từng đơn vị được in ra để phân phát cho từng đơn vị mà đại diện mỗi đơn vị đến nhận rồi phân phát cho từng cán bộ thuộc đơn vị mình.
Bất kỳ lúc nào khi có biến động về mặt nhân sự như tuyển dụng hay thuyên chuyển cán bộ, tăng lương, các thay đổi trong lý lịch như lập gia đình,. thì người ta phải cập nhật để có thông tin mới nhất. Khi cần thiết, trung tâm cần lấy lý lịch trích ngang của từng cán bộ. Nhiều khi lãnh đạo cần thống kê theo từng chỉ tiêu hay kết hợp nhiều chỉ tiêu trên phạm vi toàn diện hay một bộ phận nào đó để phục vụ một mục đích nào đó.