CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI I. Mục đích thực hiện đề tài. Nhận thấy nhiều cửa hàng sách vẫn còn sử dụng việc quản lý thủ công, mọi dữ liệu vẫn được lưu trên giấy tờ và quy trình nghiệp vụ còn nhiều bất cập, khó có thể quản lý chính xác các thông tin liên quan đến sách cũng như con người và mất nhiều thời gian, nhân lực. Chính vì vậy, việc phát triển một hệ thống quản lý dịch vụ mua bán sách ra đời sẽ là một lựa chọn thích hợp cho các cửa hàng sách muốn thay đổi quy trình nghiệp vụ theo hướng hiện đại, tiện lợi không những giúp cho việc quản lý trở lên dễ dàng, quản lý thông tin chính xác, tiết kiệm thời gian, đáp ứng được nhu cầu giới thiệu sách, bán sách cho các độc giả.
Đối tượng nghiên cứu và người dùng hệ thống Đối tượng nghiên cứu: - Website quản lý dịch vụ mua bán sách. Người dùng hệ thống: - Những hiệu sách, nhà sách có quy mô từ nhỏ cho đến lớn, cần phầm mềm quản lý, nghiệp vụ bán sách, quy trình hoạt động của một hiệu sách hiện đại. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi quanh các nghiệp vụ bán hàng, tuân theo nghiệp vụ quản lý của một nhà sách, đảm bảo đầy đủ các chức năng chính của phần mềm và khai thác các chức năng có liên quan đến việc quản lý mua bán và quản lý sách giúp cho phần mềm thêm phần tiện ích. Đóng góp của đề tài Những đóng góp của đề tài: - Mở ra một hướng đi mới trong việc quản lý một nhà sách tiện ích, chuyên nghiệp hơn.
- Tổng hợp các chức năng cần thiết để quản lý một nhà sách góp phần giúp ích cho việc kinh doanh và quản lý thu chi, đơn hàng, đầu sách, nhân viên,. một cách nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian, nhân lực và chi phí. Xác định yêu cầu của hệ thống Những yêu cầu cơ bản hệ thống cần đáp ứng: - Bán hàng - Giới thiệu sách mới, sách bán chạy nhất - Quản lý sách - Quản lý thông tin nhân viên - Quản lý kho - Thống kê Đáp ứng được các yêu cầu chức năng: Bán hàng: → Đây là chức năng chính của phần mềm, có vai trò bán hàng, tiếp nhận các yêu cầu từ khách mua hàng trực tiếp, xác nhận đơn hàng cho khách mua hàng trực tuyến, thanh toán, xuất hoá đơn cho khách. Giới thiệu sách mới, sách bán chạy nhất: 12 → Hiển thị những đầu sách mới nhất được cập nhật, top những đầu sách bán chạy nhất theo tháng trên website mua hàng trực tuyến của cửa hàng, giúp gia tăng tỉ lệ tiếp cận khách hàng với nhiều đầu sách.
Quản lý sách: → Lưu thông tin tất cả các đầu sách → Cho phép các thao tác thêm thông tin, sửa thông tin, xoá thông tin, lưu thông tin, truy xuất thông tin sách. Quản lý thông tin khách hàng → Lưu trữ thông tin của khách hàng bao gồm: tên, địa chỉ liên hệ, số điện thoại, lịch sử giao dịch của khách hàng Quản lý thông tin nhân viên: → Lưu trữ thông tin của nhân viên bao gồm: tên, giới tính, số điện thoại, địa chỉ, số chứng minh nhân dân, ngày bắt đầu đi làm, mức lương, → Cho phép các thao tác thêm thông tin, sửa thông tin, xoá thông tin, lưu thông tin, truy xuất thông tin. Quản lý kho: → Lưu trữ các thông tin về số lượng sách nhập vào của từng đầu sách, ngày nhập, thông tin người nhập, giá nhập,. → Cho phép các thao tác thêm thông tin, sửa thông tin, xoá thông tin, lưu thông tin, truy xuất thông tin.
Thống kê: →Thống được số lượng sách bán ra theo thể loại →Thống kê đầu sách nào đang bán chạy nhất →Thống kê được doanh thu theo tháng, năm,. 13 CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG NGHIỆP VỤ I. Mô tả chung về hệ thống nghiệp vụ Đối với khách hàng: - Khách hàng trực tuyến sử dụng hệ thống có thể xem và tìm kiếm sách, xem chi tiết thông tin sách và có thể thao tác với giỏ hàng(thêm , sửa, xoá sách hoặc cập nhật lại số lượng). Để tiến hành đặt hàng khách hàng cần đăng ký tài khoản hoặc đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản có sẵn.
Sau khi đặt hàng có thể xem thông tin hóa đơn hoặc thông tin đơn hàng đã đặt. - Khách hàng mua trực tiếp có thể yêu cầu nhân viên truy xuất thông tin các đầu sách đang cần tìm kiếm, thanh toán và xuất hoá đơn. Đối với nhân viên: - Mỗi nhân viên hoặc quản lý sẽ được cấp một tài khoản phân cấp để thao tác trên hệ thống. Tài khoàn của nhân viên sẽ được thao tác với các chức năng như nhập liệu, quản lý hóa đơn, quản lý thông tin khách hàng, quản lý nhập xuất kho, tìm kiếm thông tin theo nhu cầu khách hàng.
- Tài khoản của quản lý cũng được cung cấp các chức năng tương tự như nhân viên nhưng có thể sử dụng thêm các chức năng như quản lý thông tin nhân viên, xem hoặc xuất báo cáo thống kê doanh thu. Đặc tả hoạt động nghiệp vụ. Mua – bán sách Có hai hình thức như sau: - Mua - bán sách trực tiếp : Khách hàng khi đến mua sách sẽ tự tìm kiếm sách theo nhu cầu cá nhân hoặc yêu cầu nhân viên bán hàng hỗ trợ. Khi có yêu cầu, nhân viên tiếp nhận yêu cầu của khách, phân tích yêu cầu và tương tác với hệ thống tìm ra kết quả mong muốn, sau đó phản hồi lại cho khách để việc tìm kiếm trở lên nhanh chóng.
Khi khách hàng yêu cầu thanh toán, nhân viên bán hàng sẽ xin thông tin của khách hàng để kiểm tra và lập hoá đơn, thông tin đơn hàng sẽ được lưu lại trên hệ thống. Khách hàng có thể chọn hình thức thanh toán mong muốn (trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng). Sau đó nhân viên sẽ xuất hoá đơn cho khách hàng. 14 Hình 1: Mua – bán sách trực tiếp - Mua sách trực tuyến: Khách hàng chưa có tài khoản: Khách cần đăng ký tài khoản để có thể sử dụng các chức năng và thao tác với hệ thống.
Khách hàng có thể xem sách, tìm kiếm sách theo tên sách, theo danh mục, theo tác giả hoặc xem thông tin chi tiết của quyển sách…Khách hàng có thể thao tác với giỏ hàng để có thể tiến hành đặt sách. Để đặt sách, khách hàng kiểm tra thông tin sản phẩm và số lượng , kiểm tra thông tin địa chỉ giao hàng nếu muốn thay đổi so với địa chỉ đăng kí ban đầu. 15 Hình 2: Mua sách trực tuyến trên hệ thống với khách chưa có tài khoản Khách hàng đã có tài khoản: Đối với khách hàng đã đăng ký tài khoản từ truớc đó, khách chỉ cần đăng nhập vào tài khoản là có thể sử dụng các chức năng của website như tìm kiếm sách, xem sách, đặt sách tương tự như trên. Hình 3: Mua sách trực tuyến trên hệ thống với khách hàng đã có tài khoản - Bán sách trực tuyến 16 Sau khi khách hàng đặt hàng,nhân viên bán hàng sẽ tiếp nhận đơn hàng của khách.Nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra thông tin sản phẩm khách đặt , thông tin của khách.
Sau đó duyệt đơn hàng và xử lý đơn hàng và gửi cho khách. Hình 4: Bán sách trực tuyến trên hệ thống 2. Quản lý Quản lý là người chịu trách nhiệm đưa ra thống kê cho toàn bộ hệ thống mua bán sách. Quản lý sẽ thực hiện các vấn đề sau: - Quản lý sách Việc quản lý sách sẽ được thực hiện trên kho dữ liệu có sẵn.
Người quản lý sách sẽ quản lý những thông tin về các đầu sách có trong hệ thống ví dụ như: mã sách, tên sách, giá cả, nhà xuất bản, số lượng, …. Hình 5: Thêm sản phẩm sách vào hệ thống Có thể thêm, sửa hoặc xóa thông tin sách. 17 - Quản lý kho Quản lý kho sẽ cần nắm được lượng sách nhập vào kho và xuất ra khỏi kho mỗi ngày, tồn kho. Đơn vị nhập xuất và thông tin liên hệ cần thiết.
Hình 6: Quản lý nhập kho - Quản lý nhân viên Quản lý nhân viên và tất cả mọi thông tin liên quan đến nhân viên của hệ thống. Thêm nhân viên, sửa đổi thông tin nhân viên hoặc xóa nhân viên. Hình 7: Thêm thông tin nhân viên trên hệ thống 18 Hình 8: Sửa thông tin nhân viên trên hệ thống - Báo cáo thống kê Cần thống kê được doanh số bán hàng theo ngày/tháng/quý. Khách hàng - Khách hàng đăng kí tài khoản Khi khách hàng truy cập vào hệ thống thì cần phải đăng kí tài khoản: tài khoản, mật khẩu, số điện thoại.
19 Hình 9: Đăng ký tài khoản khách hàng trên hệ thống - Khách hàng tìm kiếm thông tin sách Khi đã đăng nhập được vào hệ thống, khách hàng có thể tìm kiếm sách theo nhiều tiêu chí như thể loại sách, tên sách, tên tác giả, … để dễ dàng tìm được cuốn sách mà mình mong muốn. Hình 10: Tìm kiếm thông tin sách trên hệ thống - Tạo giỏ hàng, đặt hàng online Khi khách hàng tìm được cuốn sách như ý, khách hàng có thể thêm cuốn sách đó vào giỏ hàng và đặt mua sau đó thanh toán bằng tiền mặt khi nhận hàng. 20 Hình 11: Thêm sản phẩm vào giỏ hàng trên hệ thống 21 CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG I. Thiết kế các chức năng của hệ thống (Vẽ Usecase).
Xác định Actor hệ thống. Customer - Là khách hàng sử dụng hệ thống để tìm kiếm, đặt mua các loại sách hoặc khách hàng mua hàng trực tiếp tại cửa hàng sách. - Có thể có hoặc chưa có tài khoản. Staff - Là nhân viên của cửa hàng sách (ở đây nhân viên bao gồm cả nhân viên nhập xuất kho, nhân viên bán hàng trực tiếp tại cửa hàng, nhân viên bán hàng trực tuyến trên hệ thống, …).
Manager - Là nhân viên quản lý của cửa hàng sách. Xác định Usecase chi tiết của hệ thống. Đăng nhập – Đăng ký - Khách hàng cần đăng ký – đăng nhập để tiến hành đặt đơn hàng và thanh toán đơn hàng trên hệ thống. - Khi đăng ký cần cung cấp các thông tin như: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, số điện thoại, email, mật khẩu, địa chỉ, giới tính.
- Khi đăng nhập khách hàng cần sử dụng đúng số điện thoại và mật khẩu đã đăng ký. - Khách hàng có thể sửa thông tin đăng ký, thông tin tài khoản. Tìm kiếm - Tìm kiếm được sử dụng đối với cả khách hàng và nhân viên (hoặc quản lý) sử dụng hệ thống.
