Đặt vấn đề: Hiện nay trên thế giới cũng như ở Việt Nam, công nghệ thông tin đã trở thành công nghệ mũi nhọn, nó là ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong việc áp dụng vào các tổ chức, các hoạt động xã hội như: quản lý hệ thống thư viện sách, kinh tế, thông tin, kinh doanh và các hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu,… Ở nước ta hiện nay, việc áp dụng vi tính hóa trong quản lý tại các cơ quan, xí nghiệp, tổ chức đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết, bởi ngành nghề nào cũng đòi hỏi con người phải xử lý khối lượng khổng lồ, và những kiến thức, những suy nghĩ, những đạo tạo chuyên sâu. Một vấn đề cấp thiết đặt ra trong quản lý là làm thế nào để chuẩn hóa cách xử lý dữ liệu ở những trường học lớn mà trong đó việc quản lý một hệ thống thư viện với hàng ngàn đầu sách và quản lý việc mượn – trả sách của hàng ngàn sinh viên là vô cùng phức tạp. Vì vậy, việc tạo ra một hệ thống quản lý thư viện sẽ mang lại những hiệu quả và lợi ích to lớn trong công tác quản lý.2 Mô tả bài toán: Công tác quản lý thư viện của Trường Đại học Tài chính - Marketing được mô tả như sau: Trường có một danh mục quản lý các đầu sách hiện có trong thư viện. Danh mục này lưu trữ các thông tin như: Mã số sách, tựa sách, nhà sản xuất, năm sản xuất, tác giả, số bản của đầu sách.
Mỗi định kỳ nhập sách mới vào thư viện thì nhân viên thủ thư điều phải cập nhập danh mục này và lập một danh sách mới nhập trong học kỳ để thông báo cho độc giả. Các đầu sách được phân chia thành các chủ đề: Tin học, Toán, Chuyên ngành, Văn học,… Ngoài ra thư viện cũng phải lập các danh mục tra cứu theo tựa sách, theo nhà xuất bản, theo tác giả để bạn đọc tiện tra cứu. Mỗi độc giả muốn mượn sách trong thư viện phải mang theo thẻ sinh viên, thẻ giảng viên hoặc thẻ nhân viên. Hồ sơ độc giả gồm các thông tin: Mã độc giả (Mã số sinh viên/mã giảng viên/mã nhân viên), họ và tên, ngày sinh, giới tính.
6 Quản lý Thư viện Trường Đại học Tài chính – Marketing Khi một độc giả cần mượn sách sẽ đến tìm kiếm trực tiếp sách trên các kệ sách trong thư viện của trường hoặc đăng nhập vào hệ thống để tra cứu sách trên danh mục, sau đó nhân viên thư viện sẽ vào kho lấy sách. Khi đã có sách mình cần mượn sẽ phải đưa thẻ sinh viên/thẻ giảng viên/thẻ nhân viên cho nhân viên thư viện, các thẻ này được dùng như thẻ độc giả. Nhân viên thư viện sẽ kiểm tra tính hợp lệ của việc mượn sách này (Mã số sinh viên/mã giảng viên/mã nhân viên hợp lệ, số bản sách còn lại phải nhiều hơn một quyển, độc giả không đang giữ 3 quyển sách của thư viện chưa trả). Nếu việc mượn sách là hợp lệ thì sẽ nhập vào hệ thống sổ mượn (hồ sơ phiếu mượn) và quy định ngày phải trả (3 tuần kể từ ngày mượn) và giao sách cho độc giả.
Khi đọc giả đến trả sách thì cập nhập thêm ngày trả sách của độc giả. Nếu khi có tình trạng mất sách thì nhân viên thư viện phải cập nhập lại danh mục cho chính xác. Cuối mỗi học kỳ nhân viên thư viện phải lập báo cáo thống kê cho tình hình mượn trả sách trong học kỳ. 7 Quản lý Thư viện Trường Đại học Tài chính – Marketing 2.3 Quy trình nghiệp vụ: Hình 2-1 Quy trình nghiệp vụ Chú thích: - (1): Thẻ độc giả - (2): Thông tin Độc giả - (3): Kết quả tìm kiếm - (4): Thông tin tìm kiếm - (5): Sách - (6): Thủ thư phản hồi - (7): Tình trạng sách - (8): Cung cấp sách + Thủ thư nhập thêm sách vào hệ thống 2.2 Tổng quan về nghiệp vụ Quản lý thư viện.
Giới thiệu về thư viện hiện đại: Thư viện hiện đại được áp dụng những thành tựu mới nhất của khoa học kỹ thuật mà cụ thể là công nghệ thông tin (CNTT). Dưới tác 8 Quản lý Thư viện Trường Đại học Tài chính – Marketing động của ứng dụng CNTT, thư viện hiện đại có rất nhiều thay đổi: từ cơ cấu tổ chức, nguồn nhân lực cho đến cơ sở vật chất trang thiết bị. Tuỳ thuộc vào mức độ ứng dụng CNTT vào hoạt động của thư viện mà người ta xây dựng thư viện hiện đại với các cấp độ khác nhau và tương ứng với chúng là những tên gọi khác nhau như: thư viện đa phương tiện, thư viện lai, thư viện điện tử , thư viện số, thư viện ảo… Nói một cách khác, nhắc đến tên các thư viện này thì ta đều hiểu chúng là các thư viện hiện đại. Ví dụ, thư viện đa phương tiện hay thư viện lai là thư viện hiện đại ở mức độ sơ khai được chuyển tiếp từ thư viện truyền thống sang thư viện có ứng dụng CNTT.
Trong thư viện này vừa tồn tại tài liệu truyền thống vừa có các dạng tài liệu hiện đại. Hay thư viện số là thư viện hiện đại ở cấp độ cao hơn. Trong thư viện này không còn tài liệu dạng truyền thống mà chúng đã được số hoá và được sử dụng bằng máy tính, phương tiện truyền thông. Bởi vậy, khi nói đến QLTV hiện đại là nói đến việc quản lý tất cả các dạng thư viện như đã nêu bao gồm: thư viện đa phương tiện, thư viện lai, thư viện số, thư viện ảo… Nói một cách khác, khi nói đến quản lý một trong các dạng thư viện này thì về bản chất đều là QLTV hiện đại.
Tổng quan quản lý tại thư viện: - Hướng dẫn tra cứu, đọc và mượn sách: • Sinh viên đến thư viện, chọn phòng đọc và trình thẻ độc giả (Thẻ giảng viên/sinh viên/nhân viên) cho cán bộ thư viện. • Mượn chìa khóa và cất túi sách, tư trang vào tủ gửi đồ (nếu có) • Sử dụng máy tính để tra cứu sách cần mượn, tìm sách trên giá, sau đó mang sách đến bàn đọc. • Khi đọc sách xong, Sinh viên xếp gọn sách và để tại vị trí ngồi đọc, ra nhận lại thẻ tại bàn thủ thư. Nếu mượn về nhà phải đến quầy mượn trả làm thủ tục.
• Lấy lại túi sách, tư trang và trả chìa khóa tủ gửi đồ cho thủ thư. - Mượn trả sách: • Để mượn được sách, độc giả tiền hành tra cứu (tra truyền thống hoặc tra điện tử) ở danh mục có sẵn ở thư viện. Sau đó sẽ đưa thẻ độc giả (Thẻ giảng 9 Quản lý Thư viện Trường Đại học Tài chính – Marketing viên/sinh viên/nhân viên) cho thủ thư và báo sách cần mượn. Thủ thư căn cứ vào các điều kiện hợp lệ của thẻ độc giả và lịch sử mượn sách, đồng thời kiểm tra sách có còn trong kho hay không để cho độc giả mượn trong trường hợp tra cứu điện tử.
• Khi mượn sách mỗi độc giả chỉ có thể mượn 1 đến 3 cuốn, thời hạn mượn là 21 ngày. Độc giả có thể gia hạn mượn sách thêm 1 lần nữa. • Độc giả là giáo viên, nhân viên, cán bộ thư viện thì có thể mượn được nhiều sách và thời hạn mượn có thể lâu hơn độc giả là sinh viên. • Khi độc giả trả sách, thủ thư sẽ xem trên phiếu trả sách, nếu quá 7 ngày thì độc giả bị xử phạt.
Thư viện cũng có hình thức xử phạt thích đáng cho những độc giả trả sách không còn nguyên vẹn. • Trường hợp làm mất sách, độc giả phải mua đền đúng sách đó, nếu không có sách thì độc giả phải đền bằng tiền theo giá sách, đồng thời chịu một mức phạt theo quy định. • Đối với những sinh viên không trả sách/tiền bù cho thư viện thì cuối khóa thư viện sẽ gửi danh sách cho phòng giáo vụ và đối tượng đó sẽ bị cảnh cáo và bị xử phạt. Thư viên cũng xử phạt tương tự đối với lớp trưởng của những đối tượng này.
Thư viện luôn cập nhật tin tức với phòng giáo vụ đề tránh nhầm lẫn trong việc cảnh cáo, xử phạt cho lớp trưởng của những sinh viên bị đuổi học. • Người dùng có thể mượn ebook (nếu có) từ thư viện để tiết kiệm chi phí. - Nhập sách: Theo định kỳ, thư viện có bổ sung sách mới vào kho, việc đặt mua sách được thực hiện như sau: • Nhà xuất bản sẽ đăng thông tin sách mới ra trên web của mình, thư viện xem xét, chọn những sách cần mua và có đơn đặt hàng. NXB sẽ gửi danh mục sách kèm theo giá về cho thư viện, thư viện lập danh sách những sách cần mua.
Sau khi hiệu trưởng thông qua, thư viện sẽ tiến hành lập hợp đồng với NXB. Hóa đơn sẽ được gửi cho bộ phận tài vụ của nhà trường thanh toán. Sau đó thư viện nhận sách về. 10 Quản lý Thư viện Trường Đại học Tài chính – Marketing • Trong trường hợp sách nhận về không đạt yêu cầu, thư viện sẽ gửi trả lại sách cho NXB theo điều khoản đã có trong hợp đồng.
• Ngoài ra nếu nhà sách nào đáp ứng được nhu cầu của thư viện thì thư viện cũng làm việc với họ. • Sách sau khi được mua về sẽ được nhân viên thư viện tiến hành phân loại. Việc phân các đầu sách vào các kho tùy theo loại sách, kích cỡ sách để đưa vào các kho khác nhau và lập thẻ quan lý cho sách. • Mỗi khi có bổ sung sách mới vào thì nhân viên thư viện có trách nhiệm rà xét xem số sách đó đã có hay chưa, nếu chưa có thì tiền hành tạo lập thẻ quản lý và cho mã số mới.
Còn đã có rồi thì ta chỉ việc cập nhật số lượng thêm. - Hủy đầu sách: Hàng năm, có kiểm tra định kỳ các kho sách. Các sách bị hư hỏng (không dùng được nữa) hoặc sách không có độc giả mượn được thành lập danh sách. Quyết định hủy sách do hội đồng (chủ nhiệm thư viện, phó chủ nhiệm và các thành viên nhà trường) đưa ra.
Sách có quyết định hủy được lấy ra khỏi kho và giao cho bộ phận bảo quản sách xử lý. Bộ phận xử lý thông tin loại các đầu sách này ra khỏi cơ sở dữ liệu. - Báo cáo thống kê: Đối với công tác phòng đọc, ngoài công việc phục vụ độc giả, định kỳ hàng tháng hay theo từng quý nhân viên còn phải thống kê, lập báo cáo về số sách đã mượn, hiện trạng của sách, độc giả, danh sách các sách cần bổ sung gửi lên ban giám hiệu nhà trường.3 Công cụ hỗ trợ: 2.