Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Cửa Hàng Anmii - Đại Học Nha Trang

Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý cửa hàng Anmii. Đề tài chi tiết, dễ hiểu, giúp quản lý hiệu quả, tối ưu hoạt động kinh doanh.

• Tác giả: Đặng Thị Phương
• Người hướng dẫn: Hà Thị Thanh Ngà
• Trường học: Trường Đại Học Nha Trang
• Chuyên ngành: Công Nghệ Thông Tin
• Đề tài: Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Cửa Hàng Anmii
• Loại tài liệu: Đề tài
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: Nha Trang

Tóm tắt

I. Hướng dẫn phân tích hệ thống quản lý cửa hàng Anmii A Z

Bài viết này trình bày chi tiết về đề tài phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý cửa hàng Anmii, một nghiên cứu điển hình trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Đây là một đồ án chuyên ngành quan trọng, cung cấp cái nhìn toàn diện về quy trình xây dựng một phần mềm quản lý từ giai đoạn khảo sát ban đầu đến khi hoàn thiện. Mục tiêu chính là giải quyết các vấn đề tồn đọng trong phương thức quản lý thủ công, thiếu hiệu quả tại cửa hàng Anmii. Hệ thống mới được kỳ vọng sẽ tự động hóa các quy trình cốt lõi như quản lý bán hàng, quản lý nhân viên, và quản lý kho. Việc áp dụng công nghệ thông tin không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh trong bối cảnh thị trường ngày càng phát triển. Nghiên cứu này là một báo cáo đồ án mẫu hữu ích cho sinh viên, cung cấp kiến thức thực tiễn về việc áp dụng các phương pháp phân tích, mô hình hóa và thiết kế hệ thống vào một bài toán cụ thể. Tài liệu gốc của đề tài được thực hiện bởi nhóm sinh viên trường Đại học Nha Trang, dưới sự hướng dẫn của giảng viên Hà Thị Thanh Ngà, thể hiện quá trình làm việc nhóm bài bản và khoa học.

1.1. Tổng quan đề tài phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Đề tài tập trung vào việc phân tích thiết kế hệ thống cho cửa hàng Anmii, một doanh nghiệp bắt đầu hoạt động từ năm 2017 và đã mở rộng sang nhiều lĩnh vực kinh doanh. Việc phát triển nhanh chóng đòi hỏi một giải pháp quản lý chuyên nghiệp hơn. Nội dung nghiên cứu bao gồm việc khảo sát thực trạng, xác định yêu cầu người dùng, phân tích quy trình nghiệp vụ và cuối cùng là thiết kế một hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh. Hệ thống này được thiết kế để bao quát các chức năng chính như quản lý sản phẩm, quản lý khách hàng (CRM), và tạo báo cáo thống kê doanh thu tự động. Đây là cơ sở quan trọng để xây dựng một phần mềm ứng dụng hiệu quả, đáp ứng đúng nhu cầu thực tế của cửa hàng.

1.2. Mục tiêu của đồ án chuyên ngành quản lý bán hàng Anmii

Mục tiêu cốt lõi của đề tài là xây dựng một hệ thống phần mềm nhằm khắc phục những nhược điểm của quy trình quản lý thủ công. Cụ thể, hệ thống phải đảm bảo thông tin được lưu trữ tập trung, nhất quán trong một cơ sở dữ liệu chung. Điều này giúp việc cập nhật, tra cứu trở nên dễ dàng và chính xác. Các mục tiêu chính bao gồm: Tự động hóa nghiệp vụ quản lý bán hàng để tránh nhầm lẫn hóa đơn; Tối ưu hóa quản lý nhân viên về lịch làm và tính lương; Đơn giản hóa quản lý kho và nguyên vật liệu; Cung cấp các công cụ báo cáo thống kê doanh thu nhanh chóng cho nhà quản lý. Việc đạt được các mục tiêu này sẽ giúp cửa hàng Anmii vận hành trơn tru hơn, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

II. Phân tích thực trạng quản lý thủ công tại cửa hàng Anmii

Trước khi có hệ thống mới, hoạt động quản lý tại Anmii hoàn toàn dựa trên phương pháp thủ công, chủ yếu sử dụng sổ sách và giấy tờ. Mọi thông tin từ quản lý nhân viên, theo dõi công, tính lương, đến báo cáo nhập nguyên liệu và tổng kết doanh thu đều được ghi chép bằng tay. Theo tài liệu khảo sát, quy trình này tồn tại nhiều bất cập nghiêm trọng. Việc lưu trữ phân mảnh khiến tra cứu dữ liệu trở nên khó khăn, tốn nhiều thời gian và công sức. Dữ liệu có thể bị trùng lặp ở nhiều nơi, dẫn đến thiếu nhất quán và sai sót. Ví dụ điển hình là việc tính lương thủ công rất dễ xảy ra nhầm lẫn. Hơn nữa, việc thiếu một hệ thống tập trung khiến nhà quản lý khó đưa ra các quyết định kịp thời dựa trên số liệu chính xác. Mặc dù phương pháp thủ công có sự linh hoạt nhất định, nhưng nó không còn phù hợp với quy mô và tốc độ phát triển của cửa hàng, đòi hỏi một giải pháp hệ thống thông tin quản lý hiện đại.

2.1. Khảo sát hiện trạng và các nghiệp vụ quản lý kho nhân viên

Quá trình khảo sát hệ thống tại Anmii được thực hiện thông qua phỏng vấn trực tiếp quản lý, bếp trưởng và nhân viên. Kết quả cho thấy các nghiệp vụ chính như quản lý kho, quản lý nhân viên, và thu ngân đều chưa được tối ưu. Ví dụ, việc quản lý nguyên liệu được thực hiện bằng cách ghi chép hóa đơn mua hàng và kiểm kê thủ công vào cuối ngày, rất dễ thất thoát. Thông tin nhân viên, lịch làm việc, và bảng chấm công được lưu trong các cuốn sổ riêng biệt do người quản lý nắm giữ. Quy trình này không chỉ làm công việc trở nên nặng nề mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro mất mát dữ liệu hoặc sai sót không đáng có.

2.2. Những bất cập khi lưu trữ dữ liệu bằng văn bản giấy tờ

Báo cáo gốc nhấn mạnh: "Hầu hết các thông tin liên quan đến nghiệp vụ đều được lưu trữ trong sổ sách, giấy tờ... Điều này khiến cho việc cập nhật, tra cứu dữ liệu, lập báo cáo thống kê trở nên hết sức khó khăn." Việc phụ thuộc hoàn toàn vào giấy tờ gây ra nhiều rủi ro. Dữ liệu dễ bị mất, hỏng hoặc nhập sai mà không có cơ chế kiểm tra. Khi cần tổng hợp báo cáo tháng, nhân viên phải tốn rất nhiều thời gian để tổng hợp thủ công từ nhiều nguồn, làm giảm hiệu suất và độ chính xác. Đây là vấn đề cốt lõi mà đề tài phân tích thiết kế hệ thống cần phải giải quyết triệt để.

III. Phương pháp phân tích hệ thống thông tin bằng mô hình UML

Để xây dựng một hệ thống hiệu quả, nhóm nghiên cứu đã áp dụng phương pháp phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc, sử dụng mô hình hóa UML (Unified Modeling Language) để trực quan hóa các yêu cầu và quy trình. Đây là một bước quan trọng trong bất kỳ luận văn tốt nghiệp công nghệ thông tin nào. Quá trình phân tích bắt đầu bằng việc xác định các yêu cầu chức năng và phi chức năng thông qua phỏng vấn. Dựa trên kết quả thu thập, các mô hình nghiệp vụ được xây dựng để làm rõ luồng công việc. Các chức năng chính của hệ thống được phân rã một cách có hệ thống thông qua Sơ đồ phân rã chức năng (FDD). Các sơ đồ UML như sơ đồ use case quản lý cửa hàng, sơ đồ hoạt động, và sơ đồ tuần tự được sử dụng để mô tả tương tác giữa người dùng và hệ thống, cũng như logic hoạt động bên trong của từng chức năng. Cách tiếp cận này đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều có chung một cách hiểu về hệ thống trước khi bước vào giai đoạn thiết kế và lập trình.

3.1. Mô hình hóa chức năng với sơ đồ phân rã và sơ đồ DFD

Sơ đồ phân rã chức năng (FDD) được sử dụng để chia nhỏ hệ thống thành các module quản lý chính, bao gồm: Quản lý nhân viên, Quản lý khách hàng, Quản lý thu ngân, Quản lý bếp, và Quản lý thống kê. Từ đó, sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram – DFD) được xây dựng ở nhiều mức độ (ngữ cảnh, mức 0, mức 1) để mô tả chi tiết dòng chảy thông tin giữa các chức năng, các tác nhân bên ngoài (nhân viên, quản lý, khách hàng) và các kho dữ liệu. Các sơ đồ này giúp xác định rõ ràng dữ liệu vào/ra của từng quy trình, là nền tảng cho việc thiết kế cơ sở dữ liệu sau này.

3.2. Xây dựng sơ đồ quan hệ thực thể ERD cho hệ thống

Một trong những sản phẩm quan trọng nhất của giai đoạn phân tích là sơ đồ quan hệ thực thể (ERD). Sơ đồ này mô tả các thực thể dữ liệu chính trong hệ thống như KhachHang, NhanVien, HoaDon, SanPham (ThucDon), NguyenLieu... và mối quan hệ giữa chúng. Báo cáo đã xác định chi tiết các thực thể, thuộc tính (bao gồm khóa chính) và các mối quan hệ (một-một, một-nhiều, nhiều-nhiều). Sơ đồ ERD mức quan niệm sau đó được chuẩn hóa và chuyển đổi thành mô hình logic, sẵn sàng cho việc triển khai thành cơ sở dữ liệu vật lý trên một hệ quản trị cụ thể.

IV. Bí quyết thiết kế cơ sở dữ liệu SQL Server cho hệ thống

Giai đoạn thiết kế hệ thống là bước chuyển hóa các phân tích thành một bản thiết kế chi tiết. Đối với hệ thống quản lý cửa hàng Anmii, trọng tâm của giai đoạn này là thiết kế cơ sở dữ liệu. Dựa trên sơ đồ quan hệ thực thể (ERD) đã xây dựng, nhóm đã tiến hành thiết kế cơ sở dữ liệu ở cả mức logic và mức vật lý. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu được lựa chọn là Microsoft SQL Server, một lựa chọn phổ biến và mạnh mẽ cho các ứng dụng doanh nghiệp. Quá trình thiết kế bao gồm việc định nghĩa các bảng, các cột dữ liệu với kiểu dữ liệu phù hợp (varchar, int, date...), thiết lập khóa chính, khóa ngoại để đảm bảo tính toàn vẹn và nhất quán của dữ liệu. Một cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt sẽ giúp hệ thống hoạt động ổn định, hiệu quả và dễ dàng bảo trì, mở rộng trong tương lai. Đây là kỹ năng nền tảng được nhấn mạnh trong các đồ án chuyên ngành về công nghệ thông tin.

4.1. Chuyển đổi từ sơ đồ ERD sang thiết kế CSDL mức logic

Từ sơ đồ ERD mức quan niệm, nhóm thực hiện chuyển đổi sang cơ sở dữ liệu mức logic. Quá trình này bao gồm việc ánh xạ mỗi thực thể thành một bảng, mỗi thuộc tính thành một cột. Các mối quan hệ nhiều-nhiều được giải quyết bằng cách tạo ra các bảng trung gian (bảng liên kết). Ví dụ, mối quan hệ giữa PhieuNhap và NguyenLieu được hiện thực hóa qua bảng ChiTietPhieuNhap. Các khóa ngoại được xác định rõ ràng để liên kết các bảng với nhau, đảm bảo các quy tắc ràng buộc toàn vẹn tham chiếu.

4.2. Triển khai cơ sở dữ liệu vật lý trên Microsoft SQL Server

Thiết kế cơ sở dữ liệu mức vật lý là bước cuối cùng trong việc tạo ra cấu trúc lưu trữ. Tại đây, các bảng logic được triển khai cụ thể trên SQL Server. Các kiểu dữ liệu được lựa chọn tối ưu cho hiệu năng và không gian lưu trữ (ví dụ: Varchar(8) cho MaNV, int cho SoLuong). Các ràng buộc như NOT NULL, UNIQUE, PRIMARY KEY, FOREIGN KEY được định nghĩa bằng các câu lệnh SQL. Việc thiết kế vật lý tốt đảm bảo cơ sở dữ liệu không chỉ đúng về mặt logic mà còn hoạt động hiệu quả khi có lượng lớn dữ liệu giao dịch.

V. Xây dựng và demo giao diện người dùng UI UX cho Anmii

Sau khi hoàn tất phần thiết kế cơ sở dữ liệu, đề tài tiến hành xây dựng chương trình ứng dụng. Công nghệ được lựa chọn là ngôn ngữ lập trình C# trên nền tảng .NET, kết hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server. C# là một ngôn ngữ hiện đại, hướng đối tượng và mạnh mẽ, rất phù hợp để xây dựng các ứng dụng Windows Forms cho máy tính để bàn. Phần quan trọng của giai đoạn này là thiết kế giao diện người dùng (UI/UX). Giao diện được thiết kế trực quan, dễ sử dụng, nhằm mục đích giúp nhân viên và quản lý có thể thao tác trên hệ thống một cách nhanh chóng mà không cần qua đào tạo phức tạp. Các màn hình chức năng chính như quản lý nhân viên, quản lý khách hàng, nhập thực đơn, và phân công ca làm việc được trình bày rõ ràng trong phần demo của báo cáo. Việc xây dựng thành công các chức năng thêm, xóa, sửa cho các module chính đã chứng minh tính khả thi của bản phân tích và thiết kế trước đó.

5.1. Lựa chọn công nghệ C và .NET để phát triển phần mềm

Báo cáo nêu rõ lý do chọn C# và SQL Server là do sự tương thích cao trong hệ sinh thái của Microsoft, cùng với cộng đồng hỗ trợ lớn và nhiều công cụ phát triển mạnh mẽ. C# cung cấp các tính năng lập trình hướng đối tượng, giúp cấu trúc mã nguồn rõ ràng và dễ bảo trì. Việc kết nối từ ứng dụng C# đến SQL Server được thực hiện dễ dàng thông qua ADO.NET, cho phép tương tác hiệu quả với cơ sở dữ liệu để thực hiện các thao tác truy vấn, cập nhật dữ liệu.

5.2. Các chức năng chính quản lý sản phẩm và khách hàng CRM

Chương trình demo đã hiện thực hóa các chức năng cốt lõi. Giao diện quản lý nhân viên cho phép quản lý thêm, sửa, xóa thông tin nhân sự. Giao diện quản lý khách hàng là một dạng quản lý khách hàng (CRM) cơ bản, giúp lưu trữ thông tin khách hàng thân thiết để áp dụng các chương trình ưu đãi. Chức năng nhập thực đơn cho phép quản lý cập nhật món ăn và giá cả một cách linh hoạt. Các chức năng này trực tiếp giải quyết những khó khăn mà cửa hàng gặp phải với phương pháp quản lý thủ công, cho thấy giá trị ứng dụng thực tiễn của đề tài.

VI. Đánh giá và hướng phát triển cho hệ thống quản lý Anmii

Phần cuối của đề tài tập trung vào việc đánh giá tổng thể hệ thống đã xây dựng và đề ra các hướng phát triển trong tương lai. Về ưu điểm, hệ thống đã khắc phục thành công các nhược điểm của quy trình quản lý thủ công, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến lưu trữ và truy xuất thông tin. Các chức năng chính như thêm, xóa, sửa dữ liệu đã được xây dựng thành công, tạo ra một nền tảng vững chắc. Đây là một kết quả đáng ghi nhận cho một luận văn tốt nghiệp công nghệ thông tin. Tuy nhiên, hệ thống vẫn còn một số nhược điểm, chủ yếu là do giới hạn về thời gian và nguồn lực. Một số chức năng nâng cao chưa được hoàn thiện, đòi hỏi sự cải tiến trong tương lai. Việc nhận diện rõ các điểm mạnh và điểm yếu này là cơ sở quan trọng để tiếp tục hoàn thiện sản phẩm, biến nó thành một công cụ quản lý toàn diện và hiệu quả hơn cho cửa hàng Anmii cũng như các mô hình kinh doanh tương tự.

6.1. Ưu nhược điểm của hệ thống trong báo cáo đồ án mẫu

Ưu điểm lớn nhất là việc tự động hóa và số hóa các quy trình nghiệp vụ, giúp giảm thiểu sai sót do con người và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, nhược điểm được chỉ ra trong báo cáo là một vài chức năng quan trọng như báo cáo thống kê doanh thu và xuất hóa đơn tự động vẫn chưa được xây dựng hoàn chỉnh. Giao diện người dùng mặc dù đã đáp ứng yêu cầu cơ bản nhưng vẫn có thể cải thiện thêm về mặt thẩm mỹ và trải nghiệm người dùng (UI/UX) để trở nên chuyên nghiệp hơn.

6.2. Tiềm năng cải tiến và hoàn thiện các chức năng hệ thống

Hướng phát triển trong tương lai rất rõ ràng: hoàn thiện các chức năng còn thiếu sót, đặc biệt là module thống kê và báo cáo. Hệ thống có thể được mở rộng để hỗ trợ quản lý nhiều chi nhánh, tích hợp với các thiết bị phần cứng như máy in hóa đơn, máy quét mã vạch. Một hướng đi tiềm năng khác là phát triển phiên bản web hoặc ứng dụng di động để người quản lý có thể theo dõi hoạt động kinh doanh của cửa hàng từ xa. Những cải tiến này sẽ nâng cao giá trị của hệ thống thông tin quản lý, giúp Anmii vận hành hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG I. Giới thiệu chung về công ty: 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty: Cửa hàng Anmii bắt đầu đi vào hoạt động từ năm 2017. Diện tích cửa hàng chỉ 40m2, ở số 32 Đoàn Trần Nghiệp. Khi đó, cửa hàng chủ yếu kinh doanh quần áo, chuyên sản xuất áo thun và nhận làm đồng phục cho các công ty hay tập thể.

Bên cạnh đó, cửa hàng còn kinh doanh song song trà tắc và nhận giặc ủi. Khi đó cửa hàng Anmii là nơi đầu tiên bán trà tắc ở Nha Trang. Theo chủ cửa hàng chia sẻ thì thời điểm đó từng có đề nghị mua lại thương hiệu nhưng anh chị không bán. Sau này trà tắc trở thành loại nước uống phổ biến ở Trang cũng như những vùng lân cận.

Đến đầu năm 2020, mở thêm cửa hàng 2, ở đường Nguyễn Đình Chiểu, cửa hàng này chủ yếu bán bánh mì mang đi, và một số loại nước, sinh tố. Đến đầu năm 2021, Anmii tiếp Hình 1. 1 – Các hình 1 ảnh của quán Anmii tục mở rộng hoạt động sang bánh mì chảo, đồ nướng và lẩu. Cửa hàng hàng 3 ở số 36 Nguyễn Đình Chiểu.

Trong vòng chưa đến 5 năm cửa hàng Anmii từ một cửa hàng chuyên sản xuất áo thun, đồng phục đã phát triển mở rộng sang lĩnh vực ăn uống với 2 cửa hàng nằm ở khu vực dốc đại học. Hoạt động của cửa hàng đang dần phát triển và trở nên quen thuộc với sinh viên trường Đại học Nha Trang. Với quy mô rộng lớn như vậy, thì không thế tránh khỏi sai sót trong quá trình làm việc của các nhân viên, hay nhầm thực đơn, hóa đơn của khách hàng. Để khắc phục điều đó, nhóm chúng em đã chọn quán Anmii – số 32 Đoàn Trần làm đối tượng phân tích và thiết kế hệ thống cho bài báo cáo của mình.

2 - Hình ảnh của quán anmii.2 Tổ chức bộ máy hoạt động: CHỦ QUÁN QUẢN LÝ NHÂN VIÊN BẾP TRƯỞNG CA BẢO VỆ PHỤC VỤ TRƯỞNG ĐẦU BẾP Bảng 1. 1 - Sơ đồ tổ chức của quán anmii 1.3 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận: - Chủ quán: là người điều hành – giám sát – quản lý chung tất cả các công việc, là người có tiếng nói và quyết định cuối cùng đến các vấn đề quan trọng của nhà hàng như lên chiến lược, kế hoạch, định hướng phát triển cho các chi nhánh đang hoạt động của mình. Ngoài ra, các vấn đề phát sinh mang tính đột xuất, có tính chất nghiêm trọng cũng cần có sự đồng ý của chủ quán. - Quản lý: là người hỗ trợ đắc lực cho chủ quản.

Là người phụ trách nhân sự trong cửa hàng. Như sắp xếp và bố trí nhiệm vụ cho nhân viên thuộc cấp mình quản lý, giám sát quá trình hoạt động của nhân viên. 3 - Trưởng ca: sẽ chịu trách nhiệm quản lý những nhân viên nhất định ở ca của mình, quản lý hoạt động và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong ca. Kiểm tra các công cụ, dụng cụ, cách bố trí bàn theo quy định, tiêu chuẩn của cửa hàng.

- Nhân viên phục vụ: Là người chịu trách nhiệm đón và tiễn khách, giải đáp mọi thắc mắc của người dùng, trực tiếp gọi món cho khách, sắp xếp chỗ ngồi cho khách cũng như là dọn dẹp bàn khi khách đi về, dưới sự giám sát và chỉ đạo của trưởng ca hay quản lý. - Bếp trưởng: Phụ trách lên thực đơn, đề ra quy cách và chất lượng món ăn, phụ trách kế hoạch chi tiêu và đặt hàng. Chịu trách nhiệm giám sát , đào tạo kỹ năng cho đầu bếp. Quản lý trang thiết bị trong bếp.

- Đầu bếp: Chế biến món ăn theo kế hoạch của bếp trưởng. - Bảo vệ: Tiếp nhận và giữ xe cho khách và nhân viên trong ca làm việc. Xử lí những vấn đề phát suy gây rối trong quán.2 Phân tích thực trạng, vấn đề cần giải quyết: 1.1 Khảo sát hệ thống: Các nghiệp vụ chính trong tổ chức bao gồm: Quản lý nhân viên, Chăm sóc khách hàng, nghiệp vụ thu ngân, nghiệp vụ nhà bếp. - Quản lý nhân viên: Được lưu trữ trong bản phân công do quản lý nắm giữ.

- Thông tin nhân viên. - Theo dõi ngày công của nhân viên. - Cập nhật lương, thưởng, phạt, tăng ca và chi trả lương cho nhân viên. - Chăm sóc khách hàng: - Có chương trình ưu đãi dành cho khách quen, các chương trình ưu đãi nhất định như: voucher giảm giá cho lần sử dụng sau, tặng thêm đồ ăn mới, khuyến khích trở lại bằng thẻ tích điểm/thẻ thành viên,… - Thường xuyên lấy feedback và tiếp thu mọi ý kiến từ khách hàng bằng cách hỏi thăm khách.

- Nghiệp vụ thu ngân: Khi khách hàng yêu cầu thanh toán, nhân viên phục vụ tính tiền dựa trên những món khách đã gọi được ghi trên giấy gọi món khách đã 4 ghi.Sau đó nhân viên phục vụ sẽ nhận tiền trực tiếp từ khách. Nhân viên phục vụ sẽ để vào ngăn tủ đựng tiền. Cuối ca, trưởng ca thống kê lại tổng tiền trên giấy và đưa lại cho quản lý. - Nghiệp vụ nhà bếp: Nguyên liệu đồ dùng được nhập dưới hình thức đặt hàng tại siêu thị.

Sau khi đặt mua nguyên liệu, đồ dùng. Bếp trưởng sẽ kiểm tra chất lượng để báo cáo với quản lý bằng bảng thống kê mua nguyên liệu và đồ dùng. Nhận yêu cầu đặt món của khách hàng từ nhân viên phục vụ, sau đó bếp trưởng sẽ chế biến món ăn.1 Đánh giá hiện trạng: - Hệ thống quản lý của cửa hàng có thể đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của việc quản lý. Tuy nhiên trong tình hình đổi mới, hệ thống quản lý này vẫn còn nhiều bất cập, không những làm phát sinh những việc không cần thiết, làm cho công việc trở nên nặng nề.

- Hầu hết các thông tin liên quan đến nghiệp vụ đều được lưu trữ trong sổ sách, giấy tờ,…. Từ thông tin của nhân viên (nghiệp vụ nhân viên), báo cáo nhập nguyên liệu đồ dùng (nghiệp vụ nhà bếp), báo cáo thu ngân và tổng kết hàng tháng (nghiệp vụ thu ngân). Điều này khiến cho việc cập nhật, tra cứu dữ liệu, lập báo cáo thống kê trở nên hết sức khó khăn. Công việc liên quan đến xử lý dữ liệu trở nên hết sức nặng nề, tốn nhiều thời gian mà không hiệu quả, gặp nhiều sai sót nhầm lẫn không đáng có.

Thông tin có thể bị trùng lặp ở nhiều nơi không cần thiết. - Ví dụ ở nghiệp vụ nhân viên, mọi công việc cập nhật, lên báo cáo, tính tiền, … đều được nhân viên làm thủ công dẫn đến tốn nhiều thời gian, nhiều sai sót. - Với cách quản lý như trên sẽ rất khó để đưa ra các dự đoán chính xác, nhanh chóng đưa ra các quyết định kịp thời điều chỉnh chính sách của cửa hàng. - Bên cạnh những nhược điểm trên, do hầu hết mọi việc đều được thực hiện thủ công nên công việc sẽ được giải quyết linh hoạt, mềm dẻo không quá máy móc.3 Mục tiêu phát triển hệ thống: - Để khắc phục những nhược điểm của hệ thống của cửa hàng nói trên, việc xây dựng một hệ thống phần mềm quản lý phù hợp với những đặc điểm riêng của cửa hàng.

Với việc đưa hệ thống này vào hoạt động, mọi thông tin sẽ được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu chung của hệ thống, mọi việc cập nhật, tra cứu thông tin sẽ trở nên dễ dàng với sự trợ giúp của máy tính. Thông tin lưu trữ sẽ trở nên nhất quán, thông suốt. - Có thể sử dụng 1 hệ thống với nhiều chi nhánh cửa hàng khác nhau, dễ kiểm soát và quản lý nhân viên, cũng như các đơn đặt hàng. Tránh trùng lặp, thiếu sót các món, nhầm hóa đơn của các khách hàng.

- Thực hiện đào tạo về nghiệp vụ, kỹ năng sử dụng máy tính, sử dụng phần mềm của nhân viên. Những chức năng cho hệ thống mới: Quản lý nhân viên: do quản lý và trưởng ca phụ trách. - Quản lý thông tin nhân viên - Quản lý lịch làm - Quản lý lương Chăm sóc khách hàng: do quản lý và nhân viên phụ trách. - Quản lý bán hàng - Quản lý thông tin khách hàng Quản lý thu ngân: do quản lý, trưởng ca và nhân viên phụ trách.

- Lập hóa đơn Quản lý bếp: do bếp trưởng phụ trách. - Quản lý món ăn - Quản lý nguyên liệu Quản lý thống kê: do quản lý phụ trách. 6 - Thống kê lương - Thống kê hóa đơn - Thống kê nguyên, vật liệu 7 CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1 Phương pháp xác định yêu cầu Xác định yêu cầu của hệ thống bằng phương pháp phỏng vấn riêng lẻ, từng người một.

Hình thức phỏng vấn: Nhắn tin. Thời gian phỏng vấn: Từ ngày 22-10-2022 đến ngày 24-10-2022. Mục tiêu phỏng vấn: Hiểu được cách thức làm việc, quy trình hoạt động, những khó khăn trong quá trình làm việc của từng bộ phận khác nhau. Đề ra các biện pháp khắc phục, đề xuất các chức năng cần có của hệ thống mới.

Ngoài ra, còn thu thập thêm thông tin về cửa hàng quán ăn từ nhân viên của quán. Kết quả phỏng vấn: - Người quản lý cửa hàng: nhận thấy cửa hàng gặp khó khăn khi phải lưu trữ thông tin nhân viên, khách hàng,. bằng sổ sách cho nên hệ thống sẽ được xây dựng các chức năng gồm: quản lý nhân viên, quản lý khách hàng. - Người bếp trưởng: nhận thấy cửa hàng gặp khó khăn khi phải lưu trữ thông tin nguyên liệu và báo cáo thu chi cho quản lý bằng sổ sách cho nên hệ thống sẽ được xây dựng các chức năng gồm: quản lý bếp.

- Nhân viên: nhận thấy cửa hàng gặp khó khăn khi phải lưu trữ thông tin đặt món ăn bằng giấy cho nên hệ thống sẽ được xây dựng các chức năng gồm: quản lý khách hàng, quản lý thu ngân. Đối tượng: Quản lý cửa hàng Tên: Đoàn Nhung Câu hỏi: Trả lời: Câu 1: Hiện tại cửa hàng có mở thêm Câu 1: Có, 2 chi nhánh. chi nhánh không? Số lượng? Câu 2: Có. Câu 2: Cửa hàng có muốn cung cấp Câu 3: Trực tiếp, banking.

dịch vụ giao hàng tận nơi không? Câu 4: Điện thoại, tin nhắn. Câu 3: Các hình thức thanh toán Câu 5: Học sinh - sinh viên. hiện có của cửa hàng? Câu 4: Các hình thức nhận đơn đặt Câu 6: Tích điểm tặng quà. hàng? Câu 7: Cửa hàng nằm gần khu vực trường Đại 8 Câu 5: Nhóm khách hàng mà cửa học Nha Trang, 32 Đoàn Trần Nghiệp, diện tích hàng hướng tới? trung bình, nằm ở khu trọ sinh viên,.

Câu 6: Cách hình thức chăm sóc Câu 8: Chỉ quản lý bán hàng bằng sổ sách, mọi khách hàng hiện tại?