Chương 1 CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CỤC TRỒNG TRỌT 1. Những vấn đề chung về hệ thống văn bản quản lý Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ. Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thực hiện được sự giao tiếp ở những khoảng không gian cách biệt nhau vô tận qua các thế hệ. Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn được thực qua quá trình phát và nhận các ngôn bản.
Là sản phẩm ngôn ngữ của hoạt động giao tiếp, ngôn bản tồn tại ở dạng âm thanh (là các lời nói) hoặc được ghi lại dưới dạng chữ viết chính là văn bản. Khái niệm văn bản, văn bản quản lý, văn bản quản lý nhà nước 1. Khái niệm văn bản Trong cuốn “Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước” của tác giả Bùi Khắc Việt do Nhà xuất bản khoa học xã hội ấn hành năm 1997 có viết khái niệm về văn bản như sau: “Văn bản là sản phẩm của lời nói, thể hiện bằng hình thức viết. Tuy nhiên, văn bản không phải đơn thuần là tổng số những từ ngữ, những câu nói được ghi lên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức của quá trình sáng tạo, nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó” [16; 10].
Một số tác giả khác lại có khái niệm về văn bản như sau: Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay một loại ký hiệu) nhất định. Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội và văn bản quản lý Nhà nước mà văn bản có những nội dung và hình thực thể hiện khác nhau. Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết.
Văn bản thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định. Trong lĩnh vực quản lý nhà nước, văn bản còn được thể hiện tính quyền lực, Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang 9 Khoa: Quản trị Văn phòng Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trình độ quản lý, tính trang trọng, uy nghiêm của Nhà nước, của một quốc gia dân tộc. Vì vậy văn bản quản lý nhà nước luôn được thể hiện bằng một hình thức đặc biệt so với văn bản ở các lĩnh vực khác nhau. Đã có rất nhiều công trình nghiên cứu, nhiều xuất bản phẩm đề cập đến văn bản nói chung, văn bản quản lý nói riêng.
Khái niệm văn bản quản lý Văn bản quản lý là văn bản được hình thành và sử dụng trong hoạt động quản lý, chúng được sử dụng như một phương tiện để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong quản lý. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước Trong giáo trình Quản lý hành chính nhà nước của Học viện Hành chính Quốc gia (tập II) do Nhà xuất bản Lao động ấn hành năm 1993, có đưa ra định nghĩa: “ Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản lý nhà nước bằng văn bản viết, do các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền ban hành, theo những thể thức, thủ tục và thẩm quyền do luật định, mang tính quyền lực đơn phương, làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể” [4; 405]. Trong cuốn Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước (Nhà xuất bản Chính trị quốc gia – 1997), PGS.TS Nguyễn Văn Thâm cũng đã đề cập đến khái niệm này: “Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan nhà nước đối với cấp dưới. Đó là hình thức để cụ thể hóa luật pháp, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vị quản lý của nhà nước.
Văn bản quản lý nhà nước do cơ quan nhà nước ban hành và sửa đổi theo luật định” [12; 26]. Cùng với đó, cũng có một số công trình nghiên cứu của các tác giả nhưng không đưa ra định nghĩa. Như vậy có thể hiểu: “Văn bản QLNN là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân”. Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang 10 Khoa: Quản trị Văn phòng Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn bản quản lý Nhà nước có vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động quản lý của các cơ quan Nhà nước, là công cụ không thể thiếu được trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, giúp các cơ quan Nhà nước ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý của mình đến những đối tượng có liên quan.
Mặt khác, thông qua văn bản, Nhà nước có thể kiểm tra và nắm bắt được tình hình tự hiện các quyết định quản lý của mình trong thực tiễn; và trên cơ sở đó, có thể duy trì hoặc điều chỉnh các quyết định quản lý của mình cho phù hợp và có hiệu quả hơn đối với hoạt động của cơ quan. Văn bản QLNN còn là phương tiện để các cơ quan nhà nước năm bắt được các thông tin và tình hình thực hiện các quyết định quản lý của mình trong thực tiễn và trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị. Vì vậy, văn bản QLNN là công cụ không thể thiếu được trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, đồng thời văn bản QLNN nếu được lưu trữ lại còn có giá trị như một nguồn sử liệu quan trọng giúp các nhà sử học nghiên cứu một cách toàn diện về những thời kỳ, những giai đoạn lịch sử đã qua. Chức năng của văn bản quản lý 1.
Chức năng thông tin Chức năng thông là chức năng bao quát nhất của văn bản nói chung, văn bản quản lý Nhà nước nói riêng, văn bản được con người làm ra trước hết nhằm ghi chép thông tin và truyền đạt thông tin. Đó là thông tin về các sự vật, hiện tượng xảy ra trong đời sống xã hội và tự nhiên, thông tin về pháp luật, quy định, quyết định quản lý của bộ máy Nhà nước. Chữ viết ra đời văn bản trở thành phương tiện thông tin ngày càng quan trọng trong đời sống xã hội, nó khắc phục được những hạn chế về không gian và thời gian của việc thông tin bằng ngôn ngữ nói và trở thành một một động lực thúc đẩy mạnh mẽ sự phát triển của xã hội loài người. Nhờ chữ viết và văn bản, ngày nay chúng ta mới nắm và hiểu rõ tiến trình lịch sử của nhân loại cũng như lịch sử hàng ngàn năm dựng nước và giữ nước của cha ông ta.
Ở mọi thời kỳ lịch sử, Nhà nước của giai cấp thống trị đều có ý thức sử Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang 11 Khoa: Quản trị Văn phòng Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dụng chữ viết để văn bản hóa các thông tin cần truyền đạt nhằm phục vụ hoạt động quản lý. Ở nước ta hiện nay trong hoạt động của các cơ quan tổ chức khối lượng thông tin cần truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới và từ cấp dưới lên cấp trên, từ cơ quan này sang cơ quan khác, từ hệ thống này sang hệ thống khác rất lớn. Để thỏa mãn nhu cầu này cơ quan đã áp dụng nhiều hình thức ghi chép như: Băng từ, điện ảnh, đĩa DVD… và truyền tải thông tin như: Điện thoại, điện báo, truyền thanh, truyền hình, internet… Tuy nhiên hình thức bằng văn bản vẫn là hình thức có vị trí quan trọng hàng đầu đối với hoạt động quản lý. Vì vậy thông tin bằng văn bản là hình thức thông tin chủ yếu được các cơ quan Nhà nước sử dụng để đảm bảo cho hoạt động quản lý của mình.
Chức năng quản lý Văn bản quản lý Nhà nước là phương tiện để cơ quan Nhà nước nói chung thực hiện chức trách quản lý theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Trong công tác quản lý văn bản được dùng nhiều vào mục đích: Truyền đạt các quyết định quản lý, hướng dẫn, đôn đốc và thực hiện các quyết định, phản ánh, báo cáo tình hình lên cấp trên, liên hệ trao đổi với các cán bộ, cơ quan. Trong đó khâu quan trọng nhất là truyền đạt các quyết định quản lý như đề ra các chủ trương, chính sách, các biện pháp, công tác xây dựng chương trình kế hoạch…Các thông tin cần văn bản hóa để có thể truyền đạt được một cách đầy đủ và chuẩn xác đến cơ quan đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thi hành giúp cho các đối tượng thực hiện nội dung được thuận lợi và đạt hiệu quả cao. Mặt khác các quyết định được văn bản hóa cũng sẽ là căn cứ không thể thiếu để chủ thể ban hành tiến hành theo dõi đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện và xử lý những trường hợp không chấp hành nghiêm chỉnh.
Truyền đạt quyết định quản lý và việc sử dụng văn bản như một phương tiện để truyền đạt, là một khía cạnh quan trọng của việc tổ chức khoa học lao động quản lý. Tổ chức tốt thì năng suất lao động sẽ cao, tổ chức không tốt, thiếu khoa học thì năng suất làm việc của người quản lý, của cả cơ quan sẽ bị hạn chế. Văn Sinh viên: Lưu Thị Hà Giang 12 Khoa: Quản trị Văn phòng Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bản có thể giúp cho các nhà quản lý tạo ra các mối quan hệ về mặt tổ chức trong các cơ quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu của mình, hướng hoạt động của các thành viên vào một mục tiêu nào đó trong quản lý. Chức năng pháp lý Văn bản quản lý Nhà nước là phương tiện ghi chép và truyền đạt các quy phạm pháp luật, xác lập quan hệ pháp luật giữa các cơ quan.
Công tác quản lý Nhà nước phải dựa trên cơ sở pháp luật thành văn, đó là Hiến pháp, luật, bộ luật, các văn bản dưới luật như pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định mà Nhà nước ta sử dụng để đề ra các quy phạm pháp luật thuộc các lĩnh vực khác nhau. Văn bản quản lý Nhà nước là công cụ mà Nhà nước sử dụng để điều chỉnh các quan hệ xã hội.