Đồ Án Cơ Sở Dữ Liệu: Chương Trình Quản Lý Khách Sạn

• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
• Chuyên ngành: Quản Lý Khách Sạn
• Đề tài: Chương Trình Quản Lý Khách Sạn Hiện Đại
• Loại tài liệu: Đồ Án Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. MỤC TIÊU VÀ Ý NGHĨA CỦA ĐỒ ÁN HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
• 2. MÔ TẢ HỆ THỐNG
• 2.1. Quản lý khách hàng
• 2.2. Quản lý phòng
• 2.3. Quản lý đặt phòng
• 2.4. Quản lý nhân viên
• 2.5. Quản lý dịch vụ
• 3. PHÂN TÍCH DỮ LIỆU
• 3.1. Thực thể: Nhân viên
• 3.2. Thực thể: Tài khoản
• 3.3. Thực thể: Loại phòng
• 3.4. Thực thể: Phòng
• 3.5. Thực thể: Khách hàng
• 3.6. Thực thể: Đồ ăn
• 3.7. Thực thể: Đồ uống
• 4. MÔ HÌNH HÓA CÁC THỰC THỂ LIÊN KẾT VỀ DẠNG CHUẨN 3
• 4.1. Quan hệ giữa thực thể “Nhân viên” và thực thể “Tài khoản”
• 4.2. Thuộc tính đa trị trong thực thể “Phòng”
• 4.3. Quan hệ giữa thực thể “Loại phòng” và thực thể “Phòng”
• 4.4. Quan hệ giữa thực thể “Nhân viên”, “Khách hàng” và “Phòng”
• 4.5. Quan hệ giữa thực thể “Phòng” và thực thể “Đồ ăn”
• 4.6. Quan hệ giữa thực thể “Phòng” và thực thể “Đồ uống”
• 5. MÔ HÌNH DỮ LIỆU QUAN HỆ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
• 6. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG SQL SERVER
• 6.1. Tạo cơ sở dữ liệu
• 6.2. Tạo hàm kiểm tra điều kiện đầu vào
• 6.3. Tạo các bảng Nhân viên, Tài khoản, Loại phòng, Phòng, Trạng thái phòng, Khách hàng, Đồ ăn, Đăng ký đồ ăn, Đồ uống, Đặt phòng
• 6.4. Tạo liên kết giữa các bảng
• 6.5. Sử dụng PROC thêm nhân viên

I. Khám phá tổng quan chương trình quản lý khách sạn hiện đại

Trong bối cảnh ngành khách sạn cạnh tranh gay gắt, chuyển đổi số ngành khách sạn không còn là lựa chọn mà là một yêu cầu bắt buộc để tồn tại và phát triển. Một chương trình quản lý khách sạn hiện đại, thường được biết đến với tên gọi hệ thống PMS (Property Management System), đã trở thành nền tảng công nghệ cốt lõi, giúp tối ưu hóa mọi khía cạnh vận hành. Các hệ thống này không chỉ đơn thuần là công cụ đặt phòng, mà còn là một giải pháp quản trị khách sạn toàn diện, tích hợp từ quản lý lễ tân, buồng phòng, dịch vụ đến tài chính và báo cáo. Báo cáo đồ án của nhóm sinh viên Đại học Xây dựng (2023) đã chỉ ra rằng, việc ứng dụng tin học hóa giúp công việc quản lý và điều hành doanh nghiệp "tỏ ra nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều". Thay vì xử lý thủ công các tác vụ như cập nhật thông tin khách hàng, tình trạng phòng, và hóa đơn, một phần mềm quản lý khách sạn cho phép tự động hóa các quy trình này, giảm thiểu sai sót do con người và giải phóng thời gian cho nhân viên tập trung vào việc nâng cao trải nghiệm khách hàng. Mục tiêu chính của một chương trình hiện đại là cung cấp thông tin chính xác, cập nhật theo thời gian thực, từ đó "rút ngắn được khoảng cách giữa khách hàng và các khách sạn cung cấp dịch vụ". Sự ra đời của công nghệ cho khách sạn trên nền tảng đám mây còn mang lại sự linh hoạt vượt trội, cho phép nhà quản lý truy cập hệ thống từ bất cứ đâu, bất cứ lúc nào, đảm bảo việc quản lý vận hành khách sạn luôn liền mạch và không bị gián đoạn. Đây là bước đi chiến lược giúp các khách sạn không chỉ nâng cao hiệu suất nội bộ mà còn tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

1.1. Định nghĩa hệ thống PMS và vai trò trong vận hành

Một hệ thống PMS (Property Management System) là một phần mềm quản lý khách sạn được thiết kế để tập trung hóa và đơn giản hóa các hoạt động phức tạp của một cơ sở lưu trú. Về cơ bản, nó hoạt động như trung tâm thần kinh của khách sạn, kết nối các bộ phận khác nhau từ lễ tân, quản lý buồng phòng, kế toán, đến quản lý dịch vụ ăn uống. Vai trò của PMS không chỉ dừng lại ở việc xử lý đặt phòng mà còn bao gồm quản lý thông tin khách hàng, phân công công việc cho nhân viên, theo dõi tình trạng phòng, và xử lý thanh toán. Theo tài liệu phân tích, một hệ thống hiệu quả cần quản lý các thực thể cốt lõi như Khách hàng, Phòng, Đặt phòng, và Nhân viên. Việc số hóa các thông tin này giúp loại bỏ sổ sách giấy tờ cồng kềnh, giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý công việc, từ đó cải thiện đáng kể hiệu suất tổng thể.

1.2. Tầm quan trọng của việc nâng cao trải nghiệm khách hàng

Trong ngành dịch vụ, trải nghiệm khách hàng là yếu tố quyết định sự thành công. Một chương trình quản lý khách sạn hiện đại đóng vai trò trực tiếp trong việc nâng cao trải nghiệm này. Hệ thống lưu trữ thông tin và lịch sử lưu trú của khách, cho phép nhân viên cung cấp dịch vụ được cá nhân hóa, chẳng hạn như chào đón khách hàng thân thiết bằng tên hoặc chuẩn bị sẵn các dịch vụ họ yêu thích. Các tính năng như check-in online giúp giảm thời gian chờ đợi tại quầy lễ tân. Hệ thống quản lý dịch vụ tích hợp cho phép khách hàng dễ dàng đặt đồ ăn, đồ uống ngay tại phòng, như mô tả trong cơ sở dữ liệu với các bảng tbl_dangkyDoAn và tbl_dangkyDoUong. Quá trình thanh toán cũng trở nên nhanh chóng và minh bạch hơn nhờ các hóa đơn được tạo tự động và chính xác, góp phần tạo nên một trải nghiệm liền mạch và hài lòng cho du khách.

II. Thách thức của quản lý khách sạn và sự cần thiết của công nghệ

Việc quản lý vận hành khách sạn theo phương pháp truyền thống phải đối mặt với vô số thách thức. Tài liệu nghiên cứu đã nhấn mạnh, "khi chưa ứng dụng tin học vào công tác quản lý thì các công việc như cập nhật thông tin khách hàng, xem các thông tin về dịch vụ của khách sạn, thông tin về số phòng, và nhân viên, hoá đơn thanh toán, tất cả đều làm thủ công nên các cán bộ quản lý phải mất rất nhiều thời gian". Sự phụ thuộc vào giấy tờ và bảng tính Excel không chỉ làm chậm quy trình mà còn tiềm ẩn nguy cơ sai sót cao, thất thoát thông tin và khó khăn trong việc đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận. Việc quản lý một lượng lớn thông tin về nhân viên, tình trạng phòng, và lịch sử khách hàng trở nên quá tải, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ. Hơn nữa, việc thiếu một hệ thống tập trung khiến việc tạo báo cáo và phân tích kinh doanh trở nên phức tạp, làm cho các nhà quản lý khó đưa ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu. Đây chính là lúc một chương trình quản lý khách sạn hiện đại phát huy vai trò như một giải pháp quản trị khách sạn không thể thiếu. Nó giải quyết triệt để các vấn đề trên bằng cách cung cấp một nền tảng duy nhất, nơi mọi thông tin được cập nhật và chia sẻ theo thời gian thực, đảm bảo tính nhất quán và chính xác tuyệt đối.

2.1. Phân tích các rủi ro trong quản lý vận hành thủ công

Quản lý thủ công tiềm ẩn nhiều rủi ro. Thứ nhất là sai sót trong đặt phòng, dẫn đến tình trạng overbooking hoặc phòng trống không được ghi nhận, gây tổn thất doanh thu và làm giảm sự hài lòng của khách. Thứ hai, việc quản lý thông tin khách hàng phân mảnh khiến khách sạn bỏ lỡ cơ hội xây dựng mối quan hệ lâu dài và cung cấp dịch vụ cá nhân hóa. Thứ ba, quy trình thanh toán thủ công dễ xảy ra nhầm lẫn, gây tranh cãi và ảnh hưởng đến uy tín. Cuối cùng, việc tổng hợp dữ liệu để báo cáo rất tốn thời gian và không đáng tin cậy. Một hệ thống PMS giúp giảm thiểu các rủi ro này bằng cách tự động hóa quy trình khách sạn, từ đặt phòng đến thanh toán, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra trơn tru và chính xác.

2.2. Sự cấp thiết của giải pháp quản trị khách sạn tập trung

Một yêu cầu cấp thiết được đặt ra là "xây dựng và phát triển một phần mềm đáp ứng được nhu cầu tìm kiếm phòng, đặt phòng, các dịch vụ kèm theo phòng". Một giải pháp quản trị khách sạn tập trung mang lại lợi ích to lớn. Nó phá vỡ các "ốc đảo" thông tin giữa các bộ phận, tạo ra một luồng dữ liệu thông suốt. Khi lễ tân nhận đặt phòng, bộ phận buồng phòng ngay lập tức nhận được thông báo để chuẩn bị. Khi khách hàng sử dụng dịch vụ ăn uống, chi phí tự động được cộng vào hóa đơn phòng. Dữ liệu từ mọi hoạt động được thu thập để phục vụ cho việc quản lý doanh thu khách sạn và phân tích hiệu quả kinh doanh. Việc áp dụng một hệ thống như vậy không chỉ là cải tiến vận hành mà còn là một khoản đầu tư chiến lược cho tương lai.

III. Bí quyết các tính năng cốt lõi của phần mềm quản lý khách sạn

Một chương trình quản lý khách sạn hiện đại hiệu quả phải được trang bị đầy đủ các tính năng cốt lõi để đáp ứng nhu cầu vận hành đa dạng. Trung tâm của hệ thống là khả năng quản lý buồng phòng và đặt phòng một cách thông minh. Điều này bao gồm việc hiển thị sơ đồ phòng trực quan, cập nhật trạng thái phòng (trống, bẩn, đang dọn, có khách) theo thời gian thực và quản lý lịch đặt phòng linh hoạt. Tài liệu gốc đã mô hình hóa chi tiết các thực thể như Phòng, Loại phòng và Trạng thái phòng, cho thấy tầm quan trọng của việc quản lý tài nguyên này một cách chính xác. Bên cạnh đó, tính năng quản lý khách hàng (CRM) là không thể thiếu, giúp lưu trữ hồ sơ chi tiết, sở thích và lịch sử giao dịch để cá nhân hóa dịch vụ. Một hệ thống đặt phòng trực tuyến (booking engine) tích hợp thẳng vào website khách sạn là yếu tố then chốt để tăng doanh thu trực tiếp và giảm phụ thuộc vào các kênh OTA. Ngoài ra, hệ thống cần có phân hệ quản lý dịch vụ đi kèm như nhà hàng, spa, cho phép khách hàng gọi món và tính phí trực tiếp vào hóa đơn phòng. Cuối cùng, một hệ thống báo cáo và phân tích kinh doanh mạnh mẽ, có khả năng xuất ra các thống kê về doanh thu, công suất phòng, và hiệu quả hoạt động, là công cụ đắc lực giúp ban quản lý đưa ra các quyết định sáng suốt.

3.1. Quản lý đặt phòng và hệ thống booking engine hiệu quả

Module quản lý đặt phòng là trái tim của hệ thống PMS. Nó phải xử lý được các nghiệp vụ từ đặt phòng cá nhân, đặt phòng đoàn, đến các yêu cầu đặc biệt. Việc tích hợp một booking engine trực tiếp trên website khách sạn cho phép khách hàng kiểm tra phòng trống và đặt phòng 24/7 mà không cần qua trung gian. Điều này không chỉ mang lại sự tiện lợi cho khách hàng mà còn giúp khách sạn tiết kiệm chi phí hoa hồng cho các kênh OTA. Hệ thống cần tự động cập nhật tình trạng phòng trên tất cả các kênh ngay khi có một lượt đặt mới, tránh tình trạng đặt trùng phòng.

3.2. Vai trò của channel manager trong quản lý đa kênh

Với sự bùng nổ của các kênh bán phòng trực tuyến (OTA) như Booking.com, Agoda, việc quản lý thủ công tình trạng phòng và giá trên từng kênh là bất khả thi. Channel manager là công cụ đồng bộ hóa dữ liệu phòng trống và giá cả giữa hệ thống PMS của khách sạn và tất cả các kênh OTA trong thời gian thực. Khi một phòng được đặt qua Agoda, channel manager sẽ tự động giảm số lượng phòng trống trên PMS và các kênh còn lại. Điều này giúp tối đa hóa công suất phòng, ngăn ngừa overbooking và cho phép khách sạn triển khai các chiến lược giá linh hoạt một cách dễ dàng trên mọi nền tảng.

IV. Hướng dẫn ứng dụng chương trình quản lý khách sạn vào thực tiễn

Việc triển khai một chương trình quản lý khách sạn hiện đại không chỉ là cài đặt phần mềm mà là cả một quá trình chuyển đổi số ngành khách sạn ở quy mô vi mô. Bước đầu tiên và quan trọng nhất là phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu. Nghiên cứu của nhóm sinh viên Đại học Xây dựng đã minh họa rõ quy trình này, từ việc xác định các thực thể chính như Nhân viên, Khách hàng, Phòng, đến việc chuẩn hóa dữ liệu và thiết lập các mối quan hệ logic. Họ đã sử dụng SQL Server để tạo ra một cấu trúc dữ liệu chặt chẽ, làm nền tảng cho mọi hoạt động của phần mềm quản lý khách sạn. Bước tiếp theo là tự động hóa quy trình khách sạn bằng cách sử dụng các công cụ lập trình. Ví dụ, việc sử dụng STORED PROCEDURE (PROC) để thực hiện các tác vụ như thêm nhân viên (addNhanVien), đặt phòng (datphong), hay tính toán hóa đơn (hoaDonTheoPhong) giúp chuẩn hóa nghiệp vụ và giảm thiểu lỗi. Các TRIGGER cũng được ứng dụng để tự động thực hiện các hành động, chẳng hạn như tự động cập nhật trạng thái phòng khi có một phòng mới được thêm vào. Quá trình này đảm bảo rằng giải pháp quản trị khách sạn không chỉ là một kho lưu trữ thông tin mà còn là một cỗ máy vận hành thông minh, giúp tối ưu hóa mọi luồng công việc trong khách sạn.

4.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu và mô hình hóa quan hệ

Nền tảng của một chương trình quản lý khách sạn bền vững là một cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt. Quá trình này bắt đầu bằng việc xác định các thực thể cốt lõi. Tài liệu gốc đã liệt kê các thực thể quan trọng: tbl_nhanvien, tbl_khachhang, tbl_phong, tbl_loaiphong, tbl_datphong. Sau đó, các mối quan hệ giữa chúng được thiết lập (ví dụ: một khách hàng có thể đặt nhiều phòng, một phòng thuộc về một loại phòng). Việc chuẩn hóa dữ liệu giúp loại bỏ sự dư thừa và đảm bảo tính nhất quán. Một cơ sở dữ liệu có cấu trúc logic và khoa học sẽ giúp hệ thống hoạt động ổn định, nhanh chóng và dễ dàng bảo trì, mở rộng trong tương lai.

4.2. Tự động hóa nghiệp vụ bằng Stored Procedure và Trigger

Để tự động hóa quy trình khách sạn, các nhà phát triển thường sử dụng Stored Procedure và Trigger. Stored Procedure là các đoạn mã lệnh SQL được lưu trữ sẵn trong cơ sở dữ liệu để thực hiện một tác vụ cụ thể. Ví dụ, PROC datphong trong tài liệu nghiên cứu đã gói gọn toàn bộ logic phức tạp của việc kiểm tra phòng trống, ngày đặt hợp lệ và cập nhật trạng thái. Điều này đảm bảo mọi giao dịch đặt phòng đều tuân theo đúng quy tắc. Trigger là các thủ tục được tự động kích hoạt khi có một sự kiện xảy ra (thêm, sửa, xóa dữ liệu). Việc ứng dụng các công nghệ này biến hệ thống PMS từ một công cụ thụ động thành một trợ lý chủ động, giúp giảm tải công việc cho nhân viên và tăng cường độ chính xác trong vận hành.

V. Xu hướng phát triển của chương trình quản lý khách sạn tương lai

Ngành công nghệ cho khách sạn đang phát triển không ngừng, và các chương trình quản lý khách sạn hiện đại cũng liên tục được cải tiến để đáp ứng những yêu cầu mới. Một trong những hạn chế được chính tài liệu nghiên cứu chỉ ra là việc xử lý thời gian mới chỉ tính theo ngày. Xu hướng tương lai chắc chắn sẽ hướng đến việc quản lý chi tiết đến từng giờ, phút, cho phép khách sạn cung cấp các gói dịch vụ linh hoạt hơn như "day-use" (sử dụng trong ngày), tối đa hóa doanh thu trên mỗi phòng. Trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học (Machine Learning) sẽ được tích hợp sâu hơn vào hệ thống PMS. AI có thể phân tích dữ liệu khách hàng để đưa ra các gợi ý dịch vụ cá nhân hóa, dự đoán nhu cầu đặt phòng và tự động tối ưu hóa giá phòng để đạt được quản lý doanh thu khách sạn hiệu quả nhất. Công nghệ Internet of Things (IoT) cũng mở ra tiềm năng to lớn, cho phép kết nối các thiết bị thông minh trong phòng (đèn, điều hòa, TV) với hệ thống quản lý trung tâm. Điều này không chỉ nâng cao trải nghiệm khách hàng mà còn giúp khách sạn tiết kiệm năng lượng. Các phần mềm quản lý trên nền tảng đám mây sẽ tiếp tục là xu hướng chủ đạo, mang lại khả năng truy cập linh hoạt, giảm chi phí hạ tầng và dễ dàng tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba.

5.1. Tích hợp AI và IoT để cá nhân hóa trải nghiệm lưu trú

Tương lai của ngành khách sạn nằm ở việc cá nhân hóa. AI sẽ phân tích dữ liệu lớn (big data) từ lịch sử đặt phòng, phản hồi, và cả hành vi trên mạng xã hội để xây dựng hồ sơ khách hàng 360 độ. Từ đó, hệ thống PMS có thể tự động đề xuất các dịch vụ phù hợp. IoT cho phép khách hàng dùng smartphone để điều khiển các thiết bị trong phòng, đặt dịch vụ, hoặc yêu cầu dọn phòng. Sự kết hợp này tạo ra một không gian lưu trú thông minh, tiện nghi và hoàn toàn được cá nhân hóa, mang lại lợi thế cạnh tranh vượt trội.

5.2. Chuyển đổi sang phần mềm quản lý trên nền tảng đám mây

Phần mềm quản lý trên nền tảng đám mây (Cloud-based PMS) đang dần thay thế các hệ thống tại chỗ (on-premise) truyền thống. Ưu điểm lớn nhất là khả năng truy cập mọi lúc, mọi nơi chỉ với một thiết bị có kết nối internet, giúp việc quản lý trở nên linh hoạt hơn. Các nhà cung cấp dịch vụ đám mây chịu trách nhiệm về bảo trì, sao lưu và bảo mật dữ liệu, giúp khách sạn giảm bớt gánh nặng về kỹ thuật và chi phí đầu tư ban đầu. Hơn nữa, các hệ thống trên đám mây thường dễ dàng cập nhật và tích hợp với các công nghệ mới, đảm bảo khách sạn luôn bắt kịp xu hướng của ngành.