Chương 1 nhằm giới thiệu lý thuyết tổng quan về chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp. Sẽ đi sâu tìm hiểu về các khái niệm, chứng từ và kết cấu của tài khoản, sổ sách kế toán sử dụng.thông qua các sơ đồ, bảng biểu của chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp.1 KHÁI QUÁT VỀ CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP 1.1 Đặc điểm Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp là một chuỗi các hoạt động hay sự kiện liên quan đến việc mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp bao gồm các hoạt động kế toán xử lý như tổ chức chứng từ, báo cáo và các lưu trữ thông tin trên sổ sách hoặc trong các tập tin có liên quan để trình trình bày chi tiết về cách tổ chức dữ liệu gần lưu trữ. Các hoạt động này cần được kiểm soát chặt chẽ vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến tính kịp thời trong sản xuất kinh doanh cũng như chi phí, giá thành và khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp rất cần thiết trong mỗi chu trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Vì nó bao gồm các quyết định và quá trình cần thiết để có nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và thường được bắt đầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt hàng của người có trách nhiệm cần vật tư, hàng hóa và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp vật tư, hàng hóa đã nhận được.2 Mục tiêu Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp thực hiện nhằn đạt được các mục tiêu: - Dự toán chu trình mua nguyên vật liệu và dòng tiền. - Theo dõi việc mua hàng và dịch vụ từ nhà cùng cấp. - Theo dõi số tiền phải trả người bán. - Theo dõi các mẫu tin liên quan đến nhà cung cấp.
SVTH: Nguyễn Thị Thanh Tuyền Trang 4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đặng Thị Diệu Huyền - Quản lý nguyên vật liệu tồn kho. - Thanh toán phù hợp và đúng thời điểm cho nhà cung cấp.3 Trình tự các bước trong chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp 1.1 Xử lý các đơn đặt hàng Sau khi nhận được yêu cầu mua hàng từ các bộ phận có liên quan trong doanh nghiệp, bộ phận mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp nhằm đề ra yêu cầu cơ bản: Giá cả, chất lượng hàng mua và sự tin cậy trong bán hàng, giao hàng. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn để xác định các yêu cầu về hàng mua cũng như yêu cầu liên quan tới việc giao hàng.
Một bản sao của đơn đặt hàng chuyển cho các bộ phận nhận hàng để làm cơ sở kiểm tra khi nhận hàng.2 Nhận hàng hóa hay dịch vụ Khi nhận hàng hóa, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp và đối chiếu với đơn đặt hàng sau đó lập biên bản giao nhận hàng. Bản sao của biên bản giao nhận hàng được chuyển đến bộ phận có liên quan (bộ phận mua hàng và phòng kế toán) theo quy định. Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo về hàng nhận và hàng được làm thủ tục nhập kho. Lúc này, thủ kho ký vào phiếu nhập kho và trách nhiệm quản lý hàng được chuyển giao cho bộ phận kho hàng.3 Ghi nhận các khoản nợ người bán Khi nhận được hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp, kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và tính toán trên hóa đơn mua hàng.
Sau đó, tiến hành đối chiếu các thông tin liên quan như: Tên hàng, số lượng, quy cách, mẫu mã, đơn giá,. Trên hóa đơn báo cáo với các chứng từ gốc có liên quan như: Biên bản nhận hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho. Hóa đơn và phiếu nhập kho là cơ sở để ghi tăng hàng hóa, dịch vụ mua vào còn hóa đơn thì dùng để ghi vào tài khoản phải trả người bán (nếu chưa thanh toán).4 Xử lý và ghi số các khoản thanh toán cho người bán Đối với hầu hết các đơn vị, các biên lai do kế toán thanh toán lưu giữ cho đến khi thanh toán. Thanh toán thường được thực hiện bằng ủy nhiệm chi hoặc phiếu SVTH: Nguyễn Thị Thanh Tuyền Trang 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS.
Đặng Thị Diệu Huyền chi làm thành nhiều bản, một bản gốc gửi cho người được thanh toán, một bản sau được lưu lại trong hồ sơ theo nhà cung cấp được thanh toán. Người ký duyệt chứng từ phải kiểm tra các chứng từ như: Hóa đơn, biên bản nhận hàng và đơn đặt hàng. Những chứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì cần được đánh dấu “đã thanh toán” để đảm bảo các chứng từ dùng để ghi sổ nghiệp vụ thanh toán cho người bán.4 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu Để thuận tiện theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu cũng như quá trình hạch toán chi tiết và phục vụ tốt cho quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Doanh nghiệp thường lựa chọn một trong 3 phương pháp sau: + Phương pháp ghi thẻ song song Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu về mặt số lượng.
Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ được mở cho từng danh điểm nguyên vật liệu. Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Tại phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu sử dụng thẻ hay sổ chi tiết nguyên vật liệu.
Sổ chi tiết nguyên liệu kết cấu như thẻ kho nhưng thêm cột đơn giá và phản ánh riêng sao số lượng, giá trị và cũng được phản ánh theo từng địa danh điểm nguyên vật liệu. Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu ở kho, kế toán kiểm tra và hoàn thành hoàn chỉnh chứng từ rồi ghi vào sổ (thẻ) chi tiết. Định kỳ phải kiểm tra số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết. Cuối tháng tính ra số tồn kho và đối chiếu số liệu với sổ kế toán tổng hợp.
Đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết nguyên vật liệu ở phòng kế toán và thẻ kho của thủ kho bằng cách thông qua các báo cáo tình hình biến động của nguyên vật liệu do thủ kho gửi lên. - Ưu điểm: Việc ghi sổ thẻ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của từng thứ nguyên vật liệu theo số lượng giá trị. SVTH: Nguyễn Thị Thanh Tuyền Trang 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đặng Thị Diệu Huyền - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng công việc và ghi chép quá lớn.
Công việc còn dồn vào cuối tháng nên hạn chế tính kịp thời của kế toán và gây lãng phí về lao động. + Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép số lượng vật liệu nhập xuất tồn kho giống như phương pháp thẻ song song. Tại phòng kế toán: Không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hoạch toán số lượng và số tiền của từng thứ (danh điểm) nguyên vật liệu theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng nguyên vật liệu mỗi thứ trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp.
- Ưu điểm: Giảm bớt được khối lượng ghi chép, chỉ tiền hành ghi một lần vào cuối tháng. - Nhược điểm: Việc ghi chép còn chọn lọc từ số lượng. Công việc kế toán dồn vào cuối tháng, việc kiểm tra đối chiếu trong tháng giữa kho và phòng kế toán không được thực hiện do trong tháng kế toán ghi sổ, hạn chế công tác quản lý và tính giá thành sản phẩm. + Phương pháp ghi sổ số dư Tại kho: Ngoài sử dụng thẻ kho để ghi chép sử dụng sổ số dư để ghi chép số tồn kho cuối tháng của từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng.
Cuối tháng sổ số dư được chuyển cho thủ kho để ghi số lượng hàng tồn kho trên cơ sở dữ liệu từ thẻ kho. Tại phòng kế toán: Định kỳ kế toán xuống kiểm tra và trực tiếp nhận chứng từ nhập xuất kho, sau đó tiến hành tổng hợp số liệu theo chỉ tiêu giá trị của nguyên vật liệu nhập xuất theo từng nhóm nguyên vật liệu để ghi vào bảng trên nhập xuất, tiếp đó ghi vào bảng kê lũy kế nhập xuất, đến cuối tháng ghi vào phần nhập xuất tồn của bảng kê tổng hợp. Đồng thời cuối tháng ghi nhận sổ số dư từ Thủ kho, kế toán tính giá trị của nguyên vật liệu tồn kho để ghi vào sổ số dư, cột thành tiền số liệu này phải khớp với tồn kho cuối tháng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho cuối kỳ. - Ưu điểm: Giảm bớt được khối lượng ghi chép, kiểm tra đối chiếu tiến hành định kỳ nên bảo đảm tính chính xác, công việc dàn đều trong tháng.
SVTH: Nguyễn Thị Thanh Tuyền Trang 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đặng Thị Diệu Huyền - Nhược điểm: Do phòng kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu giá trị vì vậy khi nắm bắt tình hình nhập xuất tồn của thứ nguyên vật liệu nào, thì phải xem trên thẻ kho, khi kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ số dư và bảng kê khá phức tạp nếu xảy ra sự chênh lệch.2 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN SỬ DỤNG 1.1 Tài khoản tiền mặt tại quỹ - 111 - Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. Nội dung kết cấu tài khoản: TK 111 - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ. bạc, kim khí quý, đá quý xuất quỹ.