CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TƯ VẤN ĐẦU TƯ CÔNG NGHỆ VÀ THIẾT BỊ AN TOÀN THĂNG LONG.1 ĐẶC ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TLS 1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TLS Trong mỗi công trình mà công ty thực hiện, chi phí về NVL thường chiếm tỷ trọng lớn khoảng từ 70% tổng giá trị công trình. Do đó việc cung cấp NVL có ảnh hưởng to lớn đến tiến độ thi công xây dựng của công ty. Thêm vào đó cần quan tâm đến chất lượng của NVL vì chất lượng của các công trình phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng của NVL, mà chất lượng của công trình là một điều kiện kiên quyết để công ty giữ uy tín và tồn tại trên thị trường.Mặt khác để tối đa hoá lợi nhuận các doanh nghiệp buộc phải kết hợp các yếu tố đầu vào một cách tối ưu trong đó bao gồm cả tiết kiệm chi phí. Chính vì vậy nên khâu quản lý NVL của công ty luôn được coi trọng để đảm bảo vừa tiết kiệm vừa cung cấp đầy đủ kịp thời cho các công trình.
Thông qua hạch toán NVL có thể đánh giá được những khoản chi chưa hợp lý, lãng phí hay tiết kiệm trong quá trình thi công công trình. Các dự án liên quan đến PCCC đóng vai trò rất quan trọng trong công tác bảo vệ an toàn tính mạng của con người và an toàn về tài sản. Do vậy, các NVL đầu vào cũng phải kiểm tra rất chặt chẽ theo đúng thông số kĩ thuật mà khi thiết kế dự án đó. Trong công ty TLS, các loại NVL như: bình khí FM200®, máy bơm Dragon, đầu phun spinkher, báo cháy hochiki nhập khẩu từ nước ngoài theo mỗi dự án thì dùng loại nào và số lượng là bao nhiêu sẽ được chuyển trực tiếp về tại công trình mà không qua kho của doanh nghiệp.
Đối với các loại NVL như ống thép đen mạ kẽm các loại (Ø200, Ø150, 3 Ø100, Ø76), sơn đại bàng, ốc vít, băng tan,. được doanh nghiệp mua về nhập kho sau đó xuất dùng cho mỗi công trình khi có phiếu xin xuất vật tư của các cán bộ quản lý NVL ở mỗi công trình.2 Phân loại NVL tại công ty TLS : Trong quá trình thi công các dự án lắp thiết kế và lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy, công ty phải sử dụng nhiều loại NVL. Đối với từng công trình thì sẽ sử dụng những NVL đầu vào khác nhau. Chính vì vậy để nâng cao hiệu quả hạch toán chi tiết vật liệu cần tiến hành phân loại NVL.
Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của NVL trong quá trình thi công, chia vật liệu thành: Nhóm NVL Danh mục NVL Đơn vị tính 1.Đầu phun spinkher Chiếc 2. Máy bơm chữa cháy Dragon +Máy bơm chữa cháy DRagon động cơ điện Chiếc Vật liệu chính + Máy bơm chữa cháy Dragon động cơ xăng Chiếc 3.Bình khí FM 200® Bình 4. Báo cháy Hochiki Chiếc 5. Ống thép đen mạ kẽm Vinapipe M + Ống thép đen mạ kẽm Vinapipe Ø76 M + Ống thép đen mạ kẽm Vinapipe Ø100 M + Ống thép đen mạ kẽm Vinapipe Ø150 M + Ống thép đen mạ kẽm Vinapipe Ø200 M Vật liệu phụ 1.Băng tan Kg 4.Đinh Kg 4 Căn cứ vào nguồn gốc của vật liệu thì NVL sẽ phân loại thành: NVL nhập khẩu từ bên ngoài: Đầu phun Spinkher, Máy bơm chữa cháy Dragon, báo cháy hochiki, Bình khí FM 200®.
NVL mua thị trường trong nước: ống thép đen mạ kẽm (có các kích cỡ Ø80,Ø100,Ø150,Ø200 ), sơn, ốc vít, đinh, băng tan. Căn cứ theo lĩnh vực hoạt động của ngành thì NVL sẽ phân thành: NVL liên quan đến báo cháy: báo cháy hochiki( tủ trung tâm báo cháy, các đầu dò cảm biến: cảm biến ga, cảm biến nhiệt gia tăng, đầu báo khói, chuông báo động, đèn báo cháy, bảng chỉ dẫn thoát hiểm khi có sự cố) NVL liên quan đến chữa cháy: bình khí FM 200®, đầu phun spinkher, máy bơm chữa cháy Dragon, thép đen mạ kẽm Vinapipe. Ngoài ra còn một số phụ kiện phụ kèm theo trong quá trình thi công như: băng tan, ốc vít, đinh, sơn.3 Tính giá NVL tại công ty TLS: 1.1 Tính giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Tính giá NVL luôn là một công tác quan trọng trong việc hạch toán NVL.Tính giá NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Việc tính giá NVL tại Công ty TLS được tuân thủ theo chuẩn mực kế toán số 02- Hàng tồn kho, tức là NVL phải được tính theo giá thực tế.
Giá thực tế của NVL được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ theo quy định minh chứng cho số tiền hợp pháp của công ty đã bỏ ra để có NVL đó. Công ty thường căn cứ vào số dự án công trình đã trúng thầu. Tùy theo từng bản thiết kế đó và căn cứ vào tình hình tồn kho của công ty để có kế hoạch mua NVL cần sử dụng cho thi công dự án đảm bảo đúng tiến độ và có mức tồn kho hợp lý trong tình hình giá cả biến động như hiện nay. Đối với NVL mua về nhập kho tại công ty, kế toán sẽ tính giá NVL nhập kho 5 như sau: Giá thực tế Giá mua theo hoá Các chi Các Thuế nhập vật liệu = đơn (chưa có thuế + phí thu - khoản + khẩu (nếu nhập kho GTGT) mua giảm trừ có) Ví dụ minh hoạ: Ngày 03/04/2013 nhập kho 1000m ống thép đen mạ kẽm Ø 150 và 1500m ống thép mạ kẽm Ø76 nguyên liệu của Công ty TNHH ống thép Việt Nam- VINAPIPE theo hoá đơn số 00688 giá mua chưa thuế GTGT của ống thép đen mạ kẽm Ø150 là 449.000 đồng/m và ống thép đen mạ kẽm Ø76 là 210.000 đồng/m , thuế GTGT 10%.
Số NVL được nhập kho theo phiếu nhập kho số 068 ngày03/04/2013.Chí phí vận chuyển công ty TNHH ống thép Việt Nam- VINAPIPE chịu. Công ty đã thanh toán cho công ty TNHH ống thép Việt Nam bằng chuyển khoản. Giá thực tế vật liệu nhập kho ngày 03/04/2013: Giá thực tế vật liệu nhập kho của ống thép = 1000*449.000 (đồng) đen mạ kẽm Ø150 Giá thực tế vật liệu nhập kho của ống thép đen = 1500*210.000 ( đồng) mạ kẽm loại Ø76 1.2 Tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho Do quy mô sản xuất của Công ty TLS là quy mô vừa, sử dụng không nhiều chủng loại NVL khác nhau, nên để hạch toán giá trị NVL xuất kho Công ty sử dụng phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO). Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở lô NVL nào nhập vào trước sẽ được xuất dùng trước.
Công ty tính giá mỗi loại NVL xuất kho 6 trên bảng kê tính giá NVL xuất kho. Bảng kê được mở chi tiết cho từng loại NVL dùng trong kỳ, giúp kế toán ghi đơn giá của NVL vào phiếu xuất kho. Cuối tháng giá trị tồn kho của từng NVL là căn cứ để kế toán ghi chỉ tiêu hàng tồn kho của loại NVL trên sổ số dư NVL. Ví dụ minh hoạ: Tồn đầu kì ống thép đen mạ kẽm loại Ø150 là 450m, đơn giá 415.000 đồng/m, ống thép mạ kẽm loại Ø76 là 324m, đơn giá 190.
Ngày 03/04/2013 nhập kho 1000m ống thép đen mạ kẽm Ø150, đơn giá 449.000 đồng/m, 1500m ống thép đen mạ kẽm Ø76, đơn giá 210. Ngày 04/04, phiếu xuất kho 86 ,xuất kho 600m ống thép đen mạ kẽm Ø150 và 500m ống thép đen mạ kẽm Ø 76 cho thi công dự án tòa nhà Rayol City. Ngày 07/04/2013, phiếu xuất kho 88, xuất kho 500m ống thép đen mạ kẽm Ø 150 và 800m ống thép đen mạ kẽm Ø76 cho thi công dự án Tòa nhà Quốc Hội. Tính giá xuất kho vật liệu.
Ngày 04/04/2013: + Giá thực tế ống thép đen mạ kẽm = 450 * 415.000 (đ) 150 xuất kho + Giá thực tế ống thép đen mạ kẽm = 324 * 190.000 (đ) 6 xuất kho Ngày 07/04/2013 : + Giá thực tế ống thép đen mạ kẽm = 500* 449.000 (đ) 150 xuất kho 7 + Giá thực tế ống thép đen mạ kẽm = 800*210.2 Công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty: Muốn cho hoạt động của doanh nghiệp diễn ra đều đặn, tức là đảm bảo kịp thời tiến độ cho các công trình thì phải thường xuyên đảm bảo các loại NVL về số lượng, thời gian, và quy cách phẩm chất. Đây là một vấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì không thể có quá trình tạo nên sản phẩm của Công ty được. Đảm bảo cung ứng, dự trữ, sử dụng tiết kiệm các loại NVL có tác động mạnh mẽ đến quá trình tạo ra sản phẩm của Công ty, do đó yêu cầu quản lý NVL thể hiện một số điểm sau: Thu mua: Việc tìm kiếm nhà cung cấp NVL gắn kết lâu dài cùng hợp tác , tin cậy là vấn đề công ty cần quan tâm trong xu thế thị trường lạm phát như hiện nay. Vì trong quá trình mua bán trao đổi các loại NVL tạo dựng được các mối quan hệ có uy tín rất thuận tiện trong phương thức thanh toán ( trả ngay, trả chậm, chuyển khoản…) cũng như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán mà công ty được hưởng.
Công ty đã xây dựng được mối quan hệ bạn hàng với 1 số doanh nghiệp khác: + Công ty TNHH ống thép Việt Nam – VINAPIPE: Km9, Phường Quán Toan, Hồng Bàng, Hải Phòng. +Tập đoàn Hòa Phát: 39 – Nguyễn Đình Chiểu, Hai Bà Trưng- Hà Nội. + Hochiki America Corporation: nhà cung cấp hochi ki đến từ Mỹ. +Sewoong: nhà cung cấp đầu phun sprinkler đến từ Hàn Quốc.
+ Kidde Fenwal: nhà cung cấp bình khí FM200® đến từ Anh. + Dragon Pumps: nhà cung cấp máy bơm đến từ Mỹ. + Công ty cổ phần tổng hợp sơn Hà Nội: Thanh Liệt- Thanh trì – Hà Nội 8 Ngoài ra còn các nhà phân phối các loại NVL khác … Khi dự án, công trình đã được ki kết công ty sẽ tiến hành thực hiện thi công. Công ty đối chiếu giữa số lượng các loại NVL cần cho thi công thực tế và tại kho còn thừa hay thiếu, để lập kế hoạch thu mua các loại NVL.
Phòng kinh doanh xuất nhập, phòng kế hoạch cùng giám đốc xem xét và lựa chọn các bạn hàng để ký kết “Hợp đồng kinh tế mua NVL”.Trong hợp đồng kinh tế ghi rõ các điều khoản và trách nhiệm của 2 bên : bên mua- bên bán trong đó ghi rõ số lượng mặt hàng( ống thép đen mạ kẽm Ø150, Ø200,.), đơn giá, chiều dày, chiều dài, trọng lượng, thờì hạn giao hàng, phương thức thanh toán… nếu một trong 2 bên ( mua- bán) vi phạm các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng thì phải chịu trách nhiệm với bên còn lại.