Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghệ 4.0 đang lan rộng, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực kế toán ngày càng trở nên thiết yếu. Tại Việt Nam, ngành tài chính tiêu dùng phát triển nhanh chóng với nhu cầu vay tiêu dùng tăng cao, đặc biệt khi tỷ lệ mua hàng trả góp chỉ đạt khoảng 20-25%, trong khi hơn 70% dân số đang trong độ tuổi lao động. Công ty Tài Chính TNHH MTV Mirae Asset (Việt Nam) (MAFC) là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong việc đầu tư hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) hiện đại nhằm nâng cao hiệu quả quản trị và phục vụ khách hàng. Tuy nhiên, với hơn 200.000 khách hàng đang có dư nợ khoảng 3.800 tỷ đồng, hệ thống hiện tại vẫn còn nhiều hạn chế như dữ liệu chưa được cập nhật kịp thời, báo cáo chưa tự động hóa, hệ thống server quá tải, ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ và quản lý.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung phân tích những hạn chế của HTTTKT tại MAFC, xác định nguyên nhân và đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả quản trị, tăng năng suất công việc và cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng. Nghiên cứu được thực hiện trong phạm vi Công ty Tài Chính TNHH MTV Mirae Asset (Việt Nam) tại TP. Hồ Chí Minh, dựa trên dữ liệu thu thập từ năm 2011 đến 2019. Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn quan trọng, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững của doanh nghiệp trong thị trường tài chính tiêu dùng đầy tiềm năng nhưng cũng nhiều thách thức.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) và hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB). Theo định nghĩa của Romney (2012), HTTTKT là hệ thống thu thập, xử lý và báo cáo các sự kiện kinh tế tài chính nhằm cung cấp thông tin phục vụ ra quyết định. HTTTKT bao gồm các thành phần chính: con người, phần mềm, phần cứng, dữ liệu và quy trình kiểm soát. Hệ thống này thực hiện các chức năng như hỗ trợ quản lý hoạt động hàng ngày, cung cấp báo cáo tài chính, hoạch định và kiểm soát, hỗ trợ ra quyết định và thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ.

Mối quan hệ giữa HTTTKT và KSNB được nhấn mạnh qua việc KSNB đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và kịp thời của thông tin kế toán, đồng thời kiểm soát các rủi ro trong quá trình xử lý dữ liệu. Hệ thống KSNB gồm các thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Việc tích hợp các chính sách kiểm soát vào HTTTKT giúp nâng cao chất lượng thông tin và hiệu quả quản lý.

Các khái niệm chính được sử dụng trong nghiên cứu gồm: chu trình kế toán (giải ngân, thu nợ, tất toán khoản vay, xử lý nợ xấu), hệ thống phần mềm kế toán (SAP, FinnOne), hệ thống máy chủ và đường truyền mạng, cũng như các yếu tố cấu thành HTTTKT như con người, dữ liệu và phần cứng.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu kết hợp với khảo sát thực tế tại MAFC. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phỏng vấn chuyên gia và nhân viên các phòng ban liên quan, với cỡ mẫu khoảng 50 nhân viên được lựa chọn theo phương pháp chọn mẫu phi xác suất nhằm đảm bảo tính đại diện cho các bộ phận kế toán, kinh doanh, công nghệ thông tin và quản trị rủi ro.

Phương pháp phân tích dữ liệu bao gồm phân tích định tính từ các cuộc phỏng vấn và phân tích định lượng dựa trên số liệu hoạt động, báo cáo tài chính và dữ liệu hệ thống. Quá trình nghiên cứu diễn ra trong khoảng thời gian từ năm 2018 đến 2019, với các bước: thu thập dữ liệu, phân tích thực trạng, kiểm định nguyên nhân hạn chế, đề xuất giải pháp và xây dựng kế hoạch hoàn thiện HTTTKT.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Hạn chế về con người: Khoảng 40% nhân viên kế toán và các phòng ban liên quan chưa thành thạo trong việc sử dụng phần mềm SAP và FinnOne, dẫn đến sai sót trong nhập liệu và xử lý dữ liệu. Năng lực nhân sự chưa đáp ứng được yêu cầu vận hành hệ thống phức tạp.

  2. Vấn đề dữ liệu và báo cáo: Dữ liệu cập nhật chậm, chưa đồng bộ giữa các phần mềm, gây ra độ trễ trong việc cung cấp thông tin cho các phòng ban. Báo cáo tài chính và quản trị chưa được tự động hóa hoàn toàn, mất nhiều thời gian tổng hợp và kiểm tra.

  3. Hạn chế về phần cứng và phần mềm: Hệ thống server hiện tại có dấu hiệu quá tải do khối lượng dữ liệu lớn, với hơn 200.000 khách hàng và dư nợ khoảng 3.800 tỷ đồng. Tốc độ xử lý và dung lượng lưu trữ chưa đáp ứng kịp nhu cầu phát triển. Đường truyền mạng tại các văn phòng có tốc độ từ 100 Mbps đến 200 Mbps, tuy nhiên vẫn chưa tối ưu cho việc kết nối đa điểm và xử lý dữ liệu lớn.

  4. Chu trình kế toán đặc thù: Chu trình giải ngân, thu nợ và xử lý nợ xấu có nhiều bước phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban. Quy trình kiểm soát nội bộ đã được thiết lập nhưng chưa đồng bộ hoàn toàn với HTTTKT, dẫn đến một số rủi ro trong quản lý dữ liệu và báo cáo.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ sự chưa đồng bộ giữa con người, công nghệ và quy trình vận hành. Việc nhân viên chưa được đào tạo bài bản về phần mềm kế toán hiện đại làm giảm hiệu quả sử dụng hệ thống. So với các nghiên cứu tại các doanh nghiệp khác trong ngành tài chính và sản xuất, MAFC có cơ sở hạ tầng tốt nhưng chưa khai thác hết tiềm năng công nghệ thông tin.

Dữ liệu chưa được cập nhật kịp thời và báo cáo chưa tự động hóa làm giảm khả năng ra quyết định nhanh chóng và chính xác của ban giám đốc. Hệ thống server và đường truyền mạng cần được nâng cấp để đáp ứng khối lượng dữ liệu ngày càng tăng, nhất là khi MAFC dự kiến mở rộng mạng lưới tại 50 tỉnh thành trong năm 2019.

Việc tích hợp chặt chẽ hơn giữa HTTTKT và hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và nâng cao chất lượng thông tin. Các biểu đồ so sánh hiệu suất xử lý dữ liệu trước và sau khi áp dụng giải pháp đề xuất sẽ minh họa rõ hiệu quả cải tiến.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Đào tạo và nâng cao năng lực nhân sự: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về phần mềm SAP, FinnOne và các công cụ hỗ trợ cho toàn bộ nhân viên liên quan trong vòng 6 tháng tới. Chủ thể thực hiện: Phòng nhân sự phối hợp phòng công nghệ thông tin.

  2. Tối ưu hóa quy trình cập nhật dữ liệu và tự động hóa báo cáo: Xây dựng quy trình chuẩn hóa dữ liệu đầu vào, đồng bộ hóa các phần mềm và phát triển hệ thống báo cáo tự động trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng công nghệ thông tin và phòng kế toán.

  3. Nâng cấp hệ thống phần cứng và đường truyền mạng: Đầu tư bổ sung server có cấu hình cao, mở rộng dung lượng lưu trữ và nâng cấp đường truyền mạng tại các văn phòng chính trong vòng 18 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc và phòng công nghệ thông tin.

  4. Tăng cường tích hợp HTTTKT với hệ thống kiểm soát nội bộ: Thiết lập các chính sách kiểm soát dữ liệu, quy trình kiểm tra và giám sát chặt chẽ hơn, áp dụng công nghệ bảo mật hiện đại trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng kiểm soát nội bộ phối hợp phòng kế toán và công nghệ thông tin.

Các giải pháp trên nhằm mục tiêu giảm thiểu sai sót dữ liệu xuống dưới 5%, tăng tốc độ xử lý báo cáo lên 30%, và nâng cao mức độ hài lòng khách hàng trong vòng 1-2 năm tới.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo các công ty tài chính tiêu dùng: Giúp hiểu rõ về vai trò và cách hoàn thiện HTTTKT để nâng cao hiệu quả quản trị và cạnh tranh trên thị trường.

  2. Phòng công nghệ thông tin và kế toán: Cung cấp kiến thức về tích hợp phần mềm, quản lý dữ liệu và tối ưu hóa quy trình kế toán trong môi trường công nghệ cao.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành kế toán, tài chính: Là tài liệu tham khảo thực tiễn về ứng dụng lý thuyết HTTTKT trong doanh nghiệp tài chính, đặc biệt trong bối cảnh phát triển công nghệ.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước và tổ chức giám sát tài chính: Hỗ trợ đánh giá hiệu quả hệ thống thông tin kế toán và kiểm soát nội bộ tại các tổ chức tín dụng, từ đó xây dựng chính sách phù hợp.

Câu hỏi thường gặp

  1. HTTTKT là gì và tại sao quan trọng với công ty tài chính?
    HTTTKT là hệ thống thu thập, xử lý và báo cáo thông tin kế toán nhằm hỗ trợ quản lý và ra quyết định. Với công ty tài chính, HTTTKT giúp quản lý khoản vay, thu nợ và báo cáo tài chính chính xác, kịp thời, nâng cao hiệu quả hoạt động.

  2. Những khó khăn phổ biến khi triển khai HTTTKT tại các công ty tài chính là gì?
    Khó khăn thường gặp gồm nhân sự chưa đủ năng lực sử dụng phần mềm, dữ liệu chưa đồng bộ, hệ thống phần cứng quá tải và quy trình chưa chuẩn hóa, dẫn đến sai sót và chậm trễ trong báo cáo.

  3. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán như SAP và FinnOne?
    Cần tổ chức đào tạo bài bản, xây dựng quy trình chuẩn, thường xuyên cập nhật phần mềm và hỗ trợ kỹ thuật kịp thời để nhân viên sử dụng thành thạo và khai thác tối đa tính năng.

  4. Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong HTTTKT là gì?
    Hệ thống kiểm soát nội bộ đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và an toàn của dữ liệu kế toán, ngăn ngừa rủi ro và sai sót, đồng thời giúp tuân thủ quy định pháp luật và chính sách doanh nghiệp.

  5. Các công nghệ nào hỗ trợ tự động hóa báo cáo trong HTTTKT?
    Các công cụ BI như IBM Cognos giúp chuyển đổi dữ liệu thô thành báo cáo phân tích có ý nghĩa, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu công sức tổng hợp thủ công.

Kết luận

  • HTTTKT tại Công ty Tài Chính TNHH MTV Mirae Asset (Việt Nam) đã được đầu tư bài bản nhưng còn nhiều hạn chế về con người, dữ liệu và hạ tầng công nghệ.
  • Nghiên cứu đã phân tích chi tiết các chu trình kế toán đặc thù và mối quan hệ giữa HTTTKT với hệ thống kiểm soát nội bộ.
  • Đề xuất các giải pháp thực tiễn gồm đào tạo nhân sự, tối ưu hóa quy trình, nâng cấp phần cứng và tăng cường kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao hiệu quả hệ thống.
  • Kế hoạch hành động cụ thể với timeline từ 6 đến 18 tháng được xây dựng để triển khai các giải pháp.
  • Luận văn đóng góp thực tiễn quan trọng cho MAFC và các doanh nghiệp tài chính trong việc hoàn thiện HTTTKT, nâng cao năng lực cạnh tranh và phục vụ khách hàng tốt hơn.

Để tiếp tục phát triển, doanh nghiệp cần triển khai ngay các giải pháp đề xuất, đồng thời thường xuyên đánh giá và cập nhật hệ thống phù hợp với sự phát triển của công nghệ và thị trường. Hành động ngay hôm nay sẽ giúp doanh nghiệp giữ vững vị thế và phát triển bền vững trong tương lai.