Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu biến động nhanh chóng và sự phát triển không ngừng của công nghệ, việc quản lý nguồn nhân lực trở thành yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì và phát triển bền vững. Theo ước tính, Gear Inc., một công ty công nghệ tại Việt Nam với hơn 2000 nhân viên tại ba chi nhánh lớn, đang đối mặt với thách thức trong việc duy trì hiệu quả giao tiếp nội bộ. Giao tiếp nội bộ không chỉ giúp đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cấp quản lý và nhân viên mà còn góp phần nâng cao sự gắn kết và hiệu suất làm việc. Mục tiêu nghiên cứu nhằm đánh giá thực trạng giao tiếp nội bộ tại Gear Inc., xác định điểm mạnh, điểm yếu và đề xuất các giải pháp cải thiện phù hợp trong giai đoạn từ năm 2018 đến 2023. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự, góp phần tăng cường sự hài lòng và giữ chân nhân tài, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty trong ngành công nghệ đầy cạnh tranh.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên hai lý thuyết chính: lý thuyết giao tiếp của Pearson & Nelson (2000) định nghĩa giao tiếp là "quá trình hiểu và chia sẻ ý nghĩa" với các yếu tố cốt lõi gồm quá trình, sự hiểu biết, chia sẻ và ý nghĩa; và lý thuyết giao tiếp nội bộ của Kalla (2005) mô tả giao tiếp nội bộ là dòng chảy thông tin trong phạm vi tổ chức, bao gồm cả giao tiếp chính thức và không chính thức ở mọi cấp độ. Ngoài ra, nghiên cứu còn vận dụng mô hình ba cấp độ ảnh hưởng đến giao tiếp nội bộ của Blazenaite (2011), gồm cấp độ vi mô (cá nhân), cấp độ mezzo (nhóm) và cấp độ vĩ mô (tổ chức), với các khái niệm chính như năng lực giao tiếp, phong cách giao tiếp, kênh giao tiếp, quản lý xung đột và cấu trúc tổ chức.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp giữa dữ liệu sơ cấp và thứ cấp. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát trực tuyến với 65 nhân viên thuộc các phòng ban Back Office, Engineering, Udemy và Express tại trụ sở chính của Gear Inc. Mẫu khảo sát được chọn ngẫu nhiên, đảm bảo tính đại diện về độ tuổi, giới tính và kinh nghiệm làm việc. Dữ liệu thứ cấp bao gồm tài liệu nội bộ của công ty về cơ cấu tổ chức, đặc điểm nhân sự và các báo cáo liên quan, cùng với các nghiên cứu học thuật về giao tiếp và giao tiếp nội bộ. Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phương pháp thống kê mô tả và so sánh tỷ lệ phần trăm nhằm đánh giá hiệu quả các kênh giao tiếp và xác định các vấn đề tồn tại. Thời gian nghiên cứu kéo dài từ tháng 1 đến tháng 4 năm 2023.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Hiệu quả giao tiếp giữa đồng nghiệp: 90% nhân viên cho biết giao tiếp trực tiếp là kênh hiệu quả nhất khi trao đổi với đồng nghiệp, tiếp theo là các nhóm trực tuyến như Slack và Skype. Khoảng 85% nhân viên không gặp khó khăn trong giao tiếp với đồng nghiệp, chỉ khoảng 10% gặp vấn đề về phản hồi không kịp thời và 8% gặp hiểu lầm.

  2. Giao tiếp giữa nhân viên và quản lý: Hơn 70% nhân viên đánh giá giao tiếp với quản lý hiệu quả, chủ yếu qua nhóm trực tuyến và giao tiếp trực tiếp. Tuy nhiên, 23% phản ánh phản hồi không kịp thời, 18% gặp tình trạng bỏ sót thông báo và 10,7% gặp hiểu lầm.

  3. Giao tiếp giữa nhân viên và công ty: Đây là lĩnh vực có nhiều khó khăn nhất, với 46% nhân viên gặp vấn đề phản hồi chậm, 38% bỏ sót thông báo và chỉ 15,38% không gặp khó khăn nào. Nguyên nhân chính là sự khác biệt về ca làm việc, đặc biệt với các bộ phận làm việc theo ca đêm, và quy mô lớn khiến bộ phận nhân sự không thể xử lý kịp thời mọi yêu cầu.

  4. Tác động của các sự kiện nội bộ: Các sự kiện như Year-end Party, Puppy Day, và các hoạt động thể thao được đánh giá có tác dụng tích cực trong việc tăng cường giao tiếp và gắn kết nhân viên, với điểm trung bình 4/5 về mức độ hữu ích trong giao tiếp đồng nghiệp.

Thảo luận kết quả

Kết quả cho thấy môi trường làm việc mở và phong cách quản lý thân thiện tại Gear Inc. tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp trực tiếp và giảm bớt rào cản giữa các cấp. Việc sử dụng các kênh trực tuyến đa dạng cũng hỗ trợ hiệu quả trong trao đổi thông tin. Tuy nhiên, sự phân tán về thời gian làm việc và quy mô công ty lớn tạo ra thách thức trong việc đảm bảo phản hồi kịp thời và truyền đạt thông tin đầy đủ đến toàn bộ nhân viên. So sánh với các nghiên cứu trong ngành, những khó khăn này là phổ biến ở các doanh nghiệp công nghệ có quy mô tương tự. Việc tổ chức các sự kiện nội bộ không chỉ giúp cải thiện giao tiếp mà còn góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực, phù hợp với tôn chỉ “Where work is play” của công ty. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ phần trăm các loại khó khăn trong giao tiếp ở từng cấp độ, cũng như bảng đánh giá hiệu quả các kênh giao tiếp.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường giao tiếp trực tiếp giữa nhân viên và quản lý: Các quản lý cần phân bổ thời gian hợp lý để lắng nghe và giải quyết kịp thời các vấn đề của nhân viên. Thời gian thực hiện: trong vòng 6 tháng tới. Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo và quản lý các phòng ban.

  2. Đào tạo kỹ năng giao tiếp: Tổ chức các khóa đào tạo về kỹ năng giao tiếp và văn hóa doanh nghiệp cho cả quản lý và nhân viên, bao gồm cả kỹ năng sử dụng ngôn ngữ phù hợp (tiếng Anh và tiếng Việt). Thời gian: 3 tháng đầu năm. Chủ thể: Phòng Nhân sự phối hợp với các chuyên gia đào tạo.

  3. Phân công nhân viên hỗ trợ theo ca làm việc: Bố trí nhân viên phụ trách hỗ trợ các bộ phận làm việc theo ca đêm để đảm bảo phản hồi kịp thời. Thời gian: 1-2 tháng. Chủ thể: Phòng Nhân sự và quản lý bộ phận.

  4. Tùy chỉnh thông báo theo nhóm đối tượng: Soạn thảo và gửi thông báo phù hợp với đặc điểm từng nhóm nhân viên về ngôn ngữ và thời gian nhận thông tin, giảm thiểu tình trạng bỏ sót thông báo. Thời gian: triển khai ngay và duy trì liên tục. Chủ thể: Bộ phận Truyền thông nội bộ.

  5. Phát hành bản tin nội bộ hàng tuần: Tạo bản tin ngắn gọn, hấp dẫn cập nhật các sự kiện và thông tin quan trọng trong công ty nhằm tăng cường nhận thức và sự gắn kết. Thời gian: bắt đầu trong vòng 1 tháng. Chủ thể: Phòng Nhân sự và Truyền thông nội bộ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp: Giúp nhận diện các điểm mạnh, điểm yếu trong giao tiếp nội bộ và áp dụng các giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự.

  2. Phòng Nhân sự và Truyền thông nội bộ: Cung cấp cơ sở dữ liệu và phương pháp thực tiễn để xây dựng chiến lược giao tiếp phù hợp với đặc thù công ty công nghệ.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Quản trị kinh doanh, Truyền thông: Là tài liệu tham khảo về lý thuyết và ứng dụng giao tiếp nội bộ trong môi trường doanh nghiệp hiện đại.

  4. Các công ty công nghệ và doanh nghiệp vừa và nhỏ: Học hỏi kinh nghiệm và áp dụng các giải pháp giao tiếp nội bộ hiệu quả nhằm nâng cao sự gắn kết và năng suất lao động.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao giao tiếp nội bộ lại quan trọng đối với doanh nghiệp công nghệ?
    Giao tiếp nội bộ giúp đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, nâng cao sự gắn kết và giữ chân nhân tài trong môi trường cạnh tranh cao như ngành công nghệ.

  2. Các kênh giao tiếp nào được đánh giá hiệu quả nhất tại Gear Inc.?
    Giao tiếp trực tiếp và các nhóm trực tuyến như Slack, Skype được nhân viên đánh giá cao về tính hiệu quả và nhanh chóng trong trao đổi thông tin.

  3. Những khó khăn phổ biến trong giao tiếp nội bộ tại Gear Inc. là gì?
    Phản hồi không kịp thời, bỏ sót thông báo và hiểu lầm là những vấn đề chính, đặc biệt trong giao tiếp giữa nhân viên và công ty do sự khác biệt về ca làm việc và quy mô công ty.

  4. Làm thế nào để cải thiện giao tiếp giữa nhân viên và quản lý?
    Tăng cường giao tiếp trực tiếp, đào tạo kỹ năng giao tiếp và phân bổ thời gian hợp lý cho quản lý để giải quyết các vấn đề của nhân viên.

  5. Các sự kiện nội bộ có vai trò gì trong giao tiếp nội bộ?
    Các sự kiện như tiệc cuối năm, hoạt động thể thao giúp tăng cường sự gắn kết, tạo môi trường làm việc thân thiện và khuyến khích nhân viên chia sẻ, trao đổi hiệu quả hơn.

Kết luận

  • Giao tiếp nội bộ là yếu tố then chốt giúp Gear Inc. duy trì sự phối hợp và phát triển bền vững trong ngành công nghệ.
  • Môi trường làm việc mở và phong cách quản lý thân thiện tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp trực tiếp và qua kênh trực tuyến.
  • Vẫn tồn tại những khó khăn trong giao tiếp giữa nhân viên với quản lý và công ty, chủ yếu do quy mô lớn và sự khác biệt về ca làm việc.
  • Các giải pháp đề xuất bao gồm đào tạo kỹ năng, phân công nhân viên hỗ trợ theo ca, tùy chỉnh thông báo và phát hành bản tin nội bộ.
  • Bước tiếp theo là triển khai các giải pháp này trong vòng 6 tháng tới nhằm nâng cao hiệu quả giao tiếp nội bộ và góp phần thúc đẩy sự phát triển của công ty.

Hành động ngay hôm nay để cải thiện giao tiếp nội bộ và tạo dựng môi trường làm việc hiệu quả hơn tại Gear Inc.!