Chương 1: Những vấn đề lý luận về công tác Văn thư; Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư tại Bộ Nội vụ; Chương 3: Phương hướng và các giải pháp hoàn thiện công tác văn thư của Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính. Luan van 5 Chƣơng 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ 1. Công tác Văn thư Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản; quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội; tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung là các cơ quan, tổ chức) quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư). Một số thuật ngữ liên quan đến công tác Văn thư: - Tài liệu: là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim, băng, đĩa ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử, bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay, tranh vẽ hoặc in, ấn phẩm và các vật mang tin khác. - Văn bản đi: “Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi” Là văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. - Văn bản đến: “Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến. Luan van 6 - Hồ sơ: Là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
- Lập hồ sơ: Là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. - Hồ sơ hiện hành: Là hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết công việc, và công việc đó chưa kết thúc hoặc các tài liệu trong hồ sơ còn giá trị hiện hành trong theo dõi giải quyết công việc hàng ngày. - Danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ. Đặc, vai trò, ý nghĩa của công tác Văn thư trong hoạt động quản lý nhà nước Công tác văn thư có những đặc điểm: a) Công tác văn thư mang tính chính trị: Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động quan trọng không thể thiếu của các cơ quan, tổ chức nhà nước, bao gồm toàn bộ công việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cung cấp thông tin tư liệu phục vụ cho lãnh đạo, quản lý của cơ quan, tổ chức; cho việc ban hành các chủ trương chính sách, chương trình kế hoạch công tác, tổ chức điều hành thực hiện các nhiệm vụ chính trị của Đảng, nhà nước nói chung, cho từng cơ quan, tổ chức nói riêng.
Mục đích của công tác văn thư phục vụ quản lý có chất lượng, hiệu quả công việc (nhiệm vụ) của Luan van 7 các cơ quan, tổ chức của Đảng và Nhà nước. Vì vậy, công tác văn thư mang tính chính trị sâu sắc. b) Công tác văn thư mang tính khoa học, nghiệp vụ, kỹ thuật: Để làm tốt công tác này đòi hỏi phải nắm vững lý luận và phương pháp tiến hành các tác nghiệp có liên quan đến kỹ thuật soạn thảo văn bản, lập hồ sơ, tiếp nhận đăng ký, xử lý văn bản đi đến.bằng các phương pháp truyền thống và các phương pháp kỹ thuật hiện đại, nhất là phương pháp ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin vào xử lý, giải quyết và quản lý văn bản, vào việc cung cấp kịp thời, chính xác, đầy đủ thông tin cho lãnh đạo, quản lý và hoạt động của cơ quan, tổ chức. Xử lý giải quyết công việc của các khâu trong công tác văn thư đều đòi hỏi những kiến thức và kỹ năng, tác nghiệp chuyên biệt.
Văn thư không phải là các công việc sự vụ, công tác hành chính thông thường mà là lĩnh vực công tác bao gồm các tác nghiệp hành chính có tính chất khoa học, nghiệp vụ, kỹ thuật chuyên sâu. Người làm công tác văn thư phải được đào tạo, được trang bị chuyên môn nghiệp vụ văn thư, những kiến thức, kỹ năng tác nghiệp hành chính. c) Công tác văn thư mang tính pháp chế: Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu của các cơ quan nhà nước, có vai trò to lớn trong quản lý của các cơ quan nhà nước. Để công tác văn thư, nghiệp vụ công tác văn thư được thống nhất, chặt chẽ, hoạt động có hiệu quả, tổ chức công tác văn thư phải dựa trên cơ sở pháp luật của nhà nước.
Đồng thời trong quá trình hoạt động công tác văn thư tạo ra hệ thống văn bản trong đó có chứa đựng các thông tin mang tính chất pháp lý điều chỉnh các quan hệ trong quản lý của các cơ quan nhà nước. Do đó, công tác văn thư mang tính pháp chế. Luan van 8 d) Công tác văn thư mang tính cơ mật: Trong quản lý của nhiều cơ quan, tổ chức, nhất là các cơ quan tổ chức nhà nước ở trung ương trong thực hiện chức năng của mình ban hành các văn bản có chứa đựng các thông tin mật, tối mật, tuyệt mật, chỉ có một số người có trọng trách mới được tiếp cận nghiên cứu xử lý, các văn bản này cần được bảo quản, khai thác, sử dụng theo chế độ văn thư mật. Với tính chính trị và cơ mật như vậy nên việc tuyển dụng, bố trí những người vào làm công tác văn thư được tiến hành một cách cẩn trọng và chặt chẽ.
đ) Công tác văn thư liên quan đến hoạt động quản lý trong cơ quan: Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt động riêng biệt của nhà nước hay của các tổ chức chính trị, chính trị xã hội mà là công việc đan xen liên quan đến văn bản và gắn liền với hoạt động quản lý trong từng cơ quan, tổ chức. Điều này hoàn toàn khác với công tác lưu trữ - là một ngành hoạt động của nhà nước hoặc rộng hơn là của xã hội. Tuy nhiên để làm tốt công tác văn thư, cần có sự quản lý và chỉ đạo thống nhất về tổ chức cũng như chuyên môn nghiệp vụ trong từng cơ quan tổ chức nói riêng, trong phạm vi toàn quốc nói chung. - Nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư sẽ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; - Nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư thúc đẩy cải cách hành chính, góp phần làm thay đổi căn bản phương thức hoạt động, điều hành của cơ quan nhà nước, thúc đẩy cải tiến phương pháp làm việc theo hướng khoa học, tiết kiệm, hiệu quả; - Nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư giúp công chức, viên chức trong cơ quan nâng cao hiệu suất, chất lượng công việc; - Nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư góp phần bảo vệ bí mật nhà nước; Luan van 9 - Nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư góp phần làm giảm tệ quan liêu, giấy tờ; - Nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư là tiền đề để cơ quan nhà nước thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước của mình.
Vai trò của công tác văn thư trong quản lý nhà nước: Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý, là một công tác không thể thiếu và có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn bản phục vụ cho việc quản lý, điều hành của lãnh đạo để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức đó. Công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng, hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư là toàn bộ quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan. Mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý.
Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của cơ quan có hiệu quả. Công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên, không thể thiếu của mọi cơ quan, tổ chức. Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan.
Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu Luan van 10 nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý.