Chương 1. Tổng quan về đề tài nghiên cứu Chương 2. Cơ sở lý thuyết và mô hình nghiên cứu Chương 3. Phương pháp nghiên cứu Chương 4.
Kết quả nghiên cứu và thảo luận Chương 5. Kết luận và hàm ý quản trị 4 5 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU 2.1 Tổng quan cơ sở lý thuyết 2.1 Tổng quan về kiểm soát nội bộ 2.1 Khái niệm về kiểm soát Theo từ điển tiếng Việt của Nhà xuất bản khoa học xã hội: “Kiểm soát là một phương tiện nhằm giảm thiểu những yếu tố gây tác động xấu tới hoạt động của một đối tượng nào đó” từ điển tiếng Việt 2000, tr 3 ; kiểm soát là “xét xem có gì sai quy tắc, điều lệ, k luật không” từ điển tiếng Việt 2000, tr 684. Kiểm soát là một trong năm chức năng của quản trị: hoạch định, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm soát. Kiểm soát từ lâu đã trở thành công cụ được các nhà quản trị sử dụng để giám sát nhân viên và kiểm soát hoạt động của chính họ.
Ngày nay, kiểm soát càng trở nên cần thiết và có tính tất yếu đối với một tổ chức, doanh nghiệp. Theo tác giả Henri Fayol: “Kiểm soát là việc kiểm tra để kh ng định mọi việc có thực hiện theo đúng kế hoạch hoặc các chỉ dẫn và các nguyên tắc đã được thiết lập hay không, từ đó nhằm chỉ ra các yếu kém và sai phạm cần điều chỉnh, tìm ra các nguyên nhân để ngăn ngừa chúng không được phép tái diễn” HenriFayol, 1949, tr 49. Theo tác giả Nguyễn Quang Quynh: “Kiểm soát không phải là một pha hay một giai đoạn của quá trình quản lý mà là một chức n ng không thể tách rời của quản lý, trong suốt quá trình quản lý, kiểm soát luôn luôn tồn tại trước, trong và sau mỗi hoạt động, định hướng hoặc tổ chức để thực hiện hoặc điều chỉnh mỗi hoạt động đó. Một cách tổng hợp nhất, kiểm soát được hiểu là tổng hợp các phương sách để nắm lấy và điều hành đối tượng hoặc khách thể quản lý” Nguyễn Quang Quynh, 2014, tr 9.
Từ những quan điểm trên, ta có thể rút ra khái niệm về kiểm soát Kiểm soát là quá trình áp dụng những cơ chế và phương pháp để đảm bảo rằng các hoạt động và kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu, kế hoạch đã định và các chuẩn mực đặt ra của tổ chức.2 Vai trò của kiểm soát Kiểm soát không chỉ là những biện pháp được sử dụng để giám sát nhân viên dưới quyền mà còn được dùng để giám sát các hoạt động của chính các nhà quản trị. Kiểm soát không có nghĩa về sự kiềm chế, ngăn cản, theo dõi nhằm chế ngự người khác, kiểm soát hữu hiệu sẽ giúp các nhà quản trị đạt được mục tiêu, tiêu chuẩn đề ra. Kiểm soát có vai trò: - Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu. 5 6 - Phát hiện kịp thời những vấn đề sai lệch, những khó kh n trong quá trình thực hiện mục tiêu.
- Kịp thời đưa ra những biện pháp giải quyết để đạt được mục tiêu.3 Các loại kiểm soát Có 2 loại kiểm soát là kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát hiệu chỉnh. Kiểm soát phòng ngừa: Kiểm soát phòng ngừa được thực hiện nhằm làm giảm các sai lầm, các rủi ro có thể xảy ra. Các hoạt động của kiểm soát phòng ngừa có tác dụng định hướng, giới hạn hành vi của nhân viên và các nhà quản trị. Các hoạt động của kiểm soát phòng ngừa bao gồm việc ban hành các quy định và nguyên tắc, các tiêu chuẩn, các thủ tục tuyển chọn nhân sự, các chương trình huấn luyện và phát triển nguồn lực.
Nếu nhân viên nghiêm chỉnh tuân theo các quy định này thì tổ chức có thể đạt được các mục tiêu đã đề ra, Quy trình kiểm soát được thiết lập để đảm bảo các quy định, nguyên tắc của tổ chức được thực hiện đầy đủ. Kiểm soát hiệu chỉnh Kiểm soát hiệu chỉnh nhằm làm thay đổi những hành vi không mong muốn và đem lại hiệu quả phù hợp với những tiêu chuẩn hay nguyên tắc đã được vạch ra. Các hoạt động kiểm soát hiệu chỉnh bao gồm việc thay đổi chính sách nhân sự, k luật nhân viên vi phạm, … 2.4 Quy trình kiểm soát Quy trình kiểm soát gồm 3 bước: thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát, đo lường, điều chỉnh các sai lệch. Thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát: Thiết lập tiêu chuẩn là thiết lập quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của đối tượng này.
Đo lường: Việc đo lường là việc tiến hành kiểm soát và so sánh kết quả đã đạt được với những tiêu chuẩn đã định. Điều chỉnh các sai lệch: từ kết quả thực tế, so sánh với tiêu chuẩn, tìm ra các sai lệch và đưa ra chương trình điều chỉnh các sai lệch đó.2 Khái niệm về kiểm soát nội bộ Nói về hệ thống KSNB là nói đến hệ thống các chính sách, thủ tục, các bước kiểm soát do lãnh đạo đơn vị xây dựng có tính chất bao trùm tất cả mọi lĩnh vực trong đơn vị. Hệ thống KSNB bao gồm cả KSNB và bản thân con người cùng với những phương tiện có tính chất kỹ thuật, cấu trúc hướng vào kiểm soát mang tính bền vững, 6 7 ổn định, đảm bảo và lâu dài. Hệ thống KSNB thường được bản thân các lãnh đạo đơn vị xây dựng, thiết lập hướng vào kiểm soát các hoạt động trong phạm vi và trách nhiệm của đơn vị.
Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của công ty đang vận hành ra sao và, nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó, thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không. Ngoài ra, thiết lập được một hệ thống KSBN hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản công ty. Hệ thống KSNB là hệ thống kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp đồng thời cũng kiểm soát tuân thủ trong quản lý của các nhà quản trị. Nó vừa đồng thời kiểm soát cấp dưới và kiểm soát cả chính nhà quản trị với mục tiêu bảo vệ nguồn lực của đơn vi, tránh rủi ro có thể xảy ra và hướng doanh nghiệp theo mục tiêu đã định.
Bản thân các đơn vị phải có trách nhiệm xây dựng, duy trì một hệ thống KSNB khoa học, phù hợp và hiệu quả để đảm bảo kiểm soát hoạt động trong phạm vi đơn vị, ngăn ngừa sai phạm, đạt được mục tiêu, yêu cầu mà đơn vị đặt ra. Tuy nhiên, một hệ thống KSNB có khoa học và hiệu lực, hiệu quả đến đâu cũng luôn có những hạn chế vốn có của nó không thể tránh khỏi. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA 315 ban hành kèm theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2012 của Bộ Tài chính): “Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”. Luật Kế toán 2015: “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra.
Lý luận về KSNB trong ngân hàng theo báo cáo của ủy ban Basel như sau: “KSNB là quá trình được thực hiện bởi HĐQT, ban điều hành và toàn thể nhân viên, đó không chỉ là một thủ tục hoặc một chính sách được thực hiện tại một thời điểm nào đó, mà còn tiếp diễn ở tất cả các cấp trong ngân hàng. HĐQT và Ban điều hành thiết lập môi trường văn hóa tạo thuận lợi cho quá trình KSNB được hiệu quả và việc theo dõi sự hiệu quả đó được diễn ra liên tục, mỗi cá nhân trong một tổ chức phải tham gia vào quá trình đó”. Theo quan điểm của Liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC): “Kiểm soát nội bộ là một hệ thống gồm các chính sách, các thủ tục được thiết lập tại đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và đảm bảo 7 8 hiệu quả của hoạt động” Theo quan điểm của Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) năm 1936: KSNB “…là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép sổ sách” Theo báo cáo COSO 2013: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình, chịu ảnh hưởng bởi HĐQT, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu: 1. Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động 2.
Sự tin cậy của BCTC 3. Sự tuân thủ các luật lệ và quy định” Bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu được hiểu như sau: KSNB là một quá trình: KSNB bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình. KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người: KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu,.
mà chủ yếu là do những con người trong tổ chức như Ban giám đốc và các nhân viên thực thi, chính họ sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối các mục tiêu sẽ đạt được. Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người…nên dẫn đến không đạt được các mục tiêu. KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra.