Chương 1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ BẢO QUẢN VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ NGHE – NHÌN 1. Khái niệm tài liệu nghe - nhìn Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, các loại hình tài liệu ngày càng trở nên phong phú, đa dạng. Một trong những loại hình tài liệu đó phải kể đến tài liệu ảnh, phim điện ảnh và tài liệu ghi âm (tài liệu nghe nhìn). Đây là loại hình tài liệu dùng hình tượng, âm thanh để phản ánh các mặt hoạt động của đời sống kinh tế, chính trị, xã hội và văn hoá của đất nước.
Tài liệu nghe nhìn từ chỗ chỉ làm phương tiện tái hiện, ghi lại máy móc hình người hoặc cảnh, tiếng nói,dần dần đã trở thành một loại hình nghệ thuật, thể hiện một cách điển hình những sự kiện, hiện tượng trong thiên nhiên và xã hội. Những hình ảnh, tiếng nói này là sản phẩm của con người, được ghi lại không chỉ để dùng cho các mục đích trước mắt,mà còn lưu lại cho đời sau những khoảnh khắc không bao giờ lặp lại, giúp cho thế hệ sau nhận thức được lịch sử rõ nét và chi tiết hơn. Theo Tập bài giảng “Lưu trữ tài liệu nghe nhìn” (2019) của TS. Trần Thị Loan: “Tài liệu nghe nhìn là tài liệu ghi lại thông tin về các sự kiện, hiện tượng, con người bằng hình ảnh, âm thanh trên các vật mang tin đặc biệt nhằm tái hiện lại các mặt của đời sống chính trị, xã hội, văn hóa của con người”.
Đây là khái niệm nền tảng để cung cấp cái nhìn tổng quan và hiểu biết ban đầu về tài liệu nghe nhìn, nhằm mục đích hiểu rõ đối tượng nghiên cứu trước khi đi vào tìm hiểu vấn đề cụ thể hơn. Khái niệm tài liệu lưu trữ nghe - nhìn Trong Quyết định số 168/HĐBT ngày 26/12/1981 của Hội đồng Bộ 7 trưởng về việc thành lập Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam có ghi rõ: "Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là khối toàn bộ tài liệu có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, xã hội, lịch sử.của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, không kể thời gian, văn tự, chế độ xã hội, xuất xứ nơi bảo quản, phương pháp và kỹ thuật làm ra tài liệu đó". Thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam được quy định:" Thành phần phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam bao gồm bản chính (hoặc bản sao có giá trị như bản chính) của các văn kiện; tài liệu khoa học kỹ thuật (dự án, đồ án, thiết kế, bản vẽ, bản đồ, công trình nghiên cứu…); tài liệu chuyên môn (sổ sách, thống kê, biểu báo, hồ sơ nhân sự….); bản thảo, bản nháp các tác phẩm văn học, nghệ thuật âm bản và dương bản các bộ phim, các bức ảnh, microphim; tài liệu ghi âm; khuôn đúc đĩa; sổ công tác; nhật ký; hồi ký; tranh vẽ hoặc in, tài liệu viết tay để tuyên truyền, cổ động, kêu gọi; sách báo nội bộ và tài liệu khác….hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, tổ chức, trong các thời kỳ lịch sử của xã hội Việt Nam…. Điều này cũng một lần nữa được khẳng định trong Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001:“Tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác….
Như vậy là những bộ phim, những bức ảnh, băng ghi âm, ghi hình có giá trị về lịch sử, kinh tế, chính trị, văn hoá, khoa học và các ý nghĩa khác được sản sinh ra trong các hoạt động của cơ quan văn hoá, thông tin,tuyêntruyền,các cơ quan quản lý nhà nước, các cơ quan nghiên cứu khoa học và những cá nhân quay phim, chụp ảnh và ghi âm, ghi hình đều là những tài liệu lưu trữ. Tài liệu nghe nhìn là kết quả của sự hình thành văn kiện, trong đó các hiện tượng khách quan được thể hiện bằng hình ảnh và âm thanh. Cũng trong Tập bài giảng “Lưu trữ tài liệu nghe nhìn” (2019) của TS. Trần Thị Loan khái niệm được nêu như sau: “Tài liệu lưu trữ nghe nhìn là tài liệu có giá trị bằng hình ảnh và âm thanh được ghi trên ảnh, phim điện ảnh, 8 băng ghi âm, băng ghi hình bằng các phương tiện kỹ thuật nhiếp ảnh, điện ảnh, ghi âm hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được lựa chọn bảo quản trong kho lưu trữ để phục vụ cho các nhu cầu của xã hội” 1.
Khái niệm về bảo quản tài liệu lưu trữ nghe – nhìn Có rất nhiều khái niệm khác nhau về công tác bảo quản tài tiệu lưu trữ được đưa ra, cụ thể như: Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn Công tác lưu trữ của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, bảo quản tài liệu lưu trữ được hiểu là “ Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp, trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng cúng trong hiện tại và tương lai” Theo giáo trình Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản của PGS.Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh (2006),NXB Hà Nội, khái niệm bảo quản tài liệu lưu trữ được hiểu là “ Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu” Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của GVC.TS Chu Thị Hậu (2016), NXB Lao động Hà Nội, khái niệm bảo quản tài liệu lưu trữ được hiểu là: “ Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa ọc kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu” Đối với khái niệm bảo quản tài liệu lưu trữ nghe-nhìn, trong Tập bài giảng “Lưu trữ tài liệu nghe nhìn” (2019) của TS. Trần Thị Loan khái niệm được nêu như sau như sau: “Bảo quản tài liệu lưu trữ nghe –nhìn là quá trình sử dụng các biện pháp kỹ thuật để ngăn ngừa các yếu tố phá hoại tài liệu lưu 9 trữ nghe – nhìn nhằm phục vụ tốt các nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ nghe – nhìn trong hiện tại và tương lai”. Khái niệm về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn Hiện nay có rất nhiều khái niệm về “ tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ” trong đó tiêu biểu là một số định nghĩa như sau: Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn Công tác lưu trữ của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, khái niệm tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được hiểu là “ tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trũ là một mặt của hoạt động thông tin khoa học và là một tron những chức năng quan trọng và tất yếu của các phòng, kho lưu trữ. Chức năng này đòi hỏi các phòng, kho lưu trữ phải có những biện pháp tích cực để làm cho tài liệu lưu trữ được sử dụng thuận lợi” Theo giáo trình Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản của PGS.Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh (2006),NXB Hà Nội, khái niệm tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được hiểu là: “ tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một nghiệp vụ cơ bản của các lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan Đản bà Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân những thông tin cần thiết có trong tài liệu lưu trữ, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các lợi ích chính đảng của công dân” Trong Tập bài giảng “Lưu trữ tài liệu nghe nhìn” (2019) của TS.
Trần Thị Loan khái niệm về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn được nêu như sau: “ Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ nghe – nhìn phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu lịch sử của các cơ quan tổ chức vào các mục đích như chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học” 1. Các loại tài liệu lưu trữ nghe – nhìn Căn cứ vào đặc điểm kỹ thuật làm ra tài liệu, tài liệu lưu trữ nghe – nhìn bao gồm: tài liệu ảnh, tài liệu phim điện ảnh và tài liệu ghi âm. Tài liệu lưu trữ ảnh Tài liệu lưu trữ ảnh là tài liệu có giá trị bằng hình ảnh được tạo nên bằng phương pháp dùng ánh sáng, màu sắc và phương tiện kỹ thuật nhiếp ảnh để ghi lại và làm tái hiện các sự kiện, các hiện tượng diễn ra ở một thời điểm hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được lựa chọn đưa vào bảo quản trong lưu trữ phục vụ cho nhu cầu xã hội Các yếu tố kỹ thuật cần thiết để có một bức ảnh là ánh sáng, vật liệu và kỹ thuật đặc biệt của nhiếp ảnh. Trong đó ánh sáng cần thiết để tạo nên hình ảnh ẩn trên phim khi chụp.
Các vật liệu để tạo nên hình ảnh gồm có: máy ảnh, phim ảnh,(hoặc kính ảnh), giấy ảnh, các hoá chất tạo và giữ hình ảnh. Có thể tóm tắt quy trình kỹ thuật tạo ra một bức ảnh như sau: - Bước 1: Phim sau khi được chụp (đã lộ sáng), trên phim diễn ra quá trình phản ứng quang học, tạo thành hình ảnh ẩn mà mắt thường không nhìn thấy được. - Bước 2: Phim được đưa qua thuốc hiện hình trong một thời gian nhất định,thì hình ảnh của đối tượng chụp sẽ dần dần hiện ra. Để giữ cho hình ảnh không bị đen và mất hình, phải ngâm qua thuốc hãm hình (giữ hình).
Lúc này, những hạt muối bạc không được dùng để tạo thành hình ảnh, sẽ hoà tan và bị loại bỏ sau khi rửa sạch bằng nước lã. Như vậy, ta có phim âm bản (negative). - Bước 3: Muốn có dương bản (positive), phải cho một chùm ánh sáng xuyên qua âm bản (negative) xuống bề mặt cảm quang của giấy ảnh. Sau khi thực hiện quá trình hiện hình và hãm hình như đối với âm bản, sẽ thu được một tấm ảnh dương bản đúng như hình ảnh của đối tượng được chụp trước ống kính 1.
