Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn (bao gồm tài liệu ảnh, phim điện ảnh, băng và đĩa ghi âm) là một thành phần đặc thù thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Khác với tài liệu hành chính bằng chữ viết trên giấy, tài liệu nghe - nhìn phản ánh hiện thực lịch sử, đời sống chính trị, kinh tế, xã hội và văn hóa thông qua hình ảnh động, tĩnh và tín hiệu âm thanh trực quan. Những tư liệu này ghi lại chân thực thời khắc diễn ra các sự kiện trọng đại mang ý nghĩa quốc gia và quốc tế, có giá trị lịch sử không thể thay thế. Tuy nhiên, do đặc thù khí hậu nhiệt đới gió mùa nóng ẩm tại Việt Nam cùng hậu quả của các cuộc chiến tranh kéo dài, khối tài liệu này đứng trước nguy cơ xuống cấp, hư hỏng vật lý nghiêm trọng. Đồng thời, cấu tạo vật mang tin của tài liệu nghe - nhìn có độ nhạy cảm cao đối với môi trường tự nhiên, nấm mốc, sinh vật gây hại và sự can thiệp cơ học của con người.

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) là nơi lưu giữ khối lượng lớn tài liệu lưu trữ quốc gia hình thành từ Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến nay. Khối tài liệu nghe - nhìn tại đây được thu thập từ nhiều nguồn: các cơ quan nộp lưu, hiến tặng, ký gửi và tiếp nhận qua con đường ngoại giao. Nhằm giải quyết yêu cầu cấp thiết về việc bảo vệ an toàn vật lý và phát huy giá trị nguồn tư liệu đặc biệt này phục vụ xã hội, tác giả Phạm Thị Ngọc Anh đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp ngành Lưu trữ học với đề tài: "Bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III".

Theo văn bản khóa luận, mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu được xác định cụ thể:

  • Mục tiêu nghiên cứu:
    1. Làm rõ thực trạng công tác bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; đưa ra nhận xét, đánh giá khách quan và xác định nguyên nhân của các hạn chế tồn tại.
    2. Đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn tại đơn vị.
  • Nhiệm vụ nghiên cứu:
    • Khái quát thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ nghe - nhìn đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; xác định hiện trạng hư hỏng, mất mát vật lý và tìm ra nguyên nhân gây hư hại; khảo sát các hình thức khai thác sử dụng hiện hành.
    • Khảo sát chi tiết thực trạng các khâu nghiệp vụ bảo quản và tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu nghe - nhìn tại Trung tâm.
    • Nghiên cứu, đề xuất các phương pháp và định hướng nhằm hoàn thiện, hiện đại hóa công tác bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng khối tài liệu này.
  • Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
    • Đối tượng nghiên cứu: Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
    • Phạm vi không gian: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (số 34 Phan Kế Bính, phường Cống Vị, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội).
    • Phạm vi thời gian: Từ khi thành lập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (năm 1995) đến thời điểm hoàn thành nghiên cứu (năm 2021).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống luận cứ dựa trên các khái niệm chuyên ngành, khung pháp lý nhà nước và tiêu chuẩn nghiệp vụ lưu trữ:

  • Khung lý thuyết và khái niệm chuyên ngành:
    • Khái niệm "Tài liệu nghe - nhìn", "Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn", "Bảo quản tài liệu lưu trữ nghe - nhìn" và "Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn" được trích dẫn từ tập bài giảng Lưu trữ tài liệu nghe - nhìn (2019) của TS. Trần Thị Loan.
    • Khái niệm về bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung được kế thừa từ các giáo trình chuyên khảo: Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ (Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, 1990); Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản (PGS. Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh, NXB Hà Nội, 2006); Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ (GVC.TS. Chu Thị Hậu, NXB Lao động, 2016).
  • Cơ sở pháp lý và văn bản quy phạm:
    • Văn bản của Đảng và Nhà nước: Quyết định số 168/HĐBT ngày 26/12/1981 của Hội đồng Bộ trưởng về việc thành lập Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam; Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982; Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 (Điều 9, Điều 17); Luật Lưu trữ năm 2011 (Điều 4, Điều 32, Điều 39); Nghị định số 111/2004/NĐ-CP; Chỉ thị số 726/TTg ngày 04/9/1997; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007; Quyết định số 184/2005/QĐ-TTg ngày 21/7/2005 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án Bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia đến năm 2010.
    • Văn bản của cơ quan quản lý ngành (Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ): Quyết định số 68/QĐ-LTNN ngày 15/6/2000 ban hành Quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ; Quyết định số 22/QĐ-LTNN ngày 29/01/2003; Văn bản số 111/NVĐP ngày 04/4/1995; Văn bản số 287/LTNN-KH ngày 03/7/2000 hướng dẫn lập dự án và kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ; Văn bản số 479/LTNN-NVTW ngày 05/10/2001; Văn bản số 60/VTLTNN ngày 03/10/2003; Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010; Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26/11/2012; Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014.
    • Văn bản nội bộ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III: Quyết định số 470/QĐ-TCSDTL ngày 25/11/1997; Quyết định số 177/QĐ-TTIII ngày 15/12/1999; Quyết định số 109/TTIII-QĐ-BQ ngày 02/8/2003; Văn bản số 112/TTIII-NV ngày 26/7/2000; Quyết định số 428/QĐ-TTLTIII ngày 01/9/2015 ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Quyết định số 521/QĐ-TTLTIII ngày 02/11/2015 ban hành Quy định quản lý kho; Quyết định số 06/QĐ-BNV ngày 02/01/2020 của Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức mới của Trung tâm.

Dưới đây là thông số kỹ thuật tiêu chuẩn về môi trường bảo quản tài liệu nghe - nhìn theo Văn bản số 287/LTNN-KH ngày 03/7/2000 được khóa luận tổng hợp:

Loại hình tài liệu Nhiệt độ tiêu chuẩn (°C) Độ ẩm tương đối tiêu chuẩn (%)
Tài liệu ảnh đen trắng 16 ± 2 35 ± 5
Tài liệu ảnh màu 5 ± 2 35 ± 5
Tài liệu Microfilm 2 ± 2 35 ± 5
Tài liệu ghi âm 18 ± 2 45 ± 5
  • Phương pháp nghiên cứu:
    • Phương pháp nghiên cứu lý luận: Phân tích hệ thống khái niệm, đặc điểm vật mang tin, giá trị lịch sử và nguyên lý bảo quản, khai thác tài liệu nghe - nhìn.
    • Phương pháp khảo sát, phỏng vấn: Trực tiếp phỏng vấn cán bộ chuyên môn tại các phòng nghiệp vụ và khảo sát thực địa kho bảo quản tài liệu nghe - nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
    • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Rà soát, đối chiếu các sách chuyên khảo, bài báo trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, báo cáo thực tập, niên giám thống kê và các văn bản quy phạm kỹ thuật.
    • Phương pháp phân tích, tổng hợp và thống kê: Xử lý định lượng số liệu về khối lượng tài liệu, tỷ lệ chỉnh lý, số giờ chiếu/nghe và phân loại các dạng hư hỏng vật lý.
  • Nguồn dữ liệu: Hồ sơ thống kê lưu trữ nội bộ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, báo cáo nghiệp vụ của Phòng Bảo quản và Phòng Tài liệu nghe nhìn, kết hợp phỏng vấn cán bộ nghiệp vụ trực tiếp quản lý kho.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở khoa học về bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn

Chương này tập trung xây dựng cơ sở lý luận chuyên ngành về lưu trữ tài liệu nghe - nhìn:

  • Đặc điểm kỹ thuật và cấu tạo vật mang tin:
    • Tài liệu ảnh: Gồm phim âm bản (negative) và ảnh dương bản (positive), cấu tạo từ lớp đế, lớp nhũ tương gelatin chứa tinh thể muối bạc nhạy sáng, lớp phủ chống xước và phản quang. Tác phẩm mang tính trực quan thời điểm, phản ánh sự kiện thông qua góc máy, ánh sáng và hóa chất xử lý.
    • Tài liệu phim điện ảnh: Được tạo thành từ chuỗi hình ảnh liên tiếp vận hành ở tốc độ tiêu chuẩn 24 hình/giây kết hợp âm thanh đồng bộ. Đế phim sử dụng vật liệu nitrat xenlulo hoặc axetat xenlulo. Quá trình sản xuất bao gồm hệ thống thành phần phức tạp: âm bản gốc hình/tiếng, dương bản trung gian (dup-positive), âm bản trung gian (dup-negative) và dương bản phát hành; đi kèm hệ thống tài liệu giấy bổ trợ (kịch bản văn học, kịch bản phân cảnh, áp phích, lời bình).
    • Tài liệu ghi âm: Gồm băng từ tính (lớp đế pôli-este phủ bột oxit sắt từ hóa dạng cuộn mở 1/4 inch, cassette, DAT), đĩa hát cơ học (nhựa vinyl 12 inch LP, vỏ sò, sáp), đĩa quang học và laser (CD, VCD, DVD đế pôly-cácbônát tráng nhôm).
  • Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ nghe - nhìn: Phân tích toàn diện trên 4 bình diện:
    • Chính trị: Đóng vai trò bằng chứng lịch sử khách quan đấu tranh ngoại giao, khẳng định chủ quyền lãnh thổ (tiêu biểu là tư liệu nghe - nhìn cắm mốc biên giới Việt - Trung tại Trung tâm), tuyên truyền truyền thống yêu nước.
    • Kinh tế: Cung cấp thông số, hình ảnh nguyên mẫu phục vụ trùng tu, sửa chữa các công trình trọng điểm quốc gia (Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Thủy điện Hòa Bình, đường dây 500kV Bắc - Nam, Hầm đèo Hải Vân).
    • Lịch sử: Nguồn sử liệu trực tiếp, độ tin cậy cao phục vụ nghiên cứu lịch sử dân tộc, tiểu sử nhân vật và các hiện tượng tự nhiên.
    • Văn hóa: Lưu giữ thành tựu nghệ thuật biểu diễn (ca múa nhạc, sân khấu kịch, chèo, cải lương) và tư liệu nghe - nhìn nâng cao đời sống tinh thần của nhân dân.
  • Hệ thống cơ sở pháp lý: Rà soát tiến trình ban hành văn bản pháp luật của Nhà nước, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cùng các quy chế nội bộ của Trung tâm. Tác giả chỉ ra khoảng trống pháp lý: các quy định hiện hành chủ yếu tập trung vào tài liệu giấy, trong khi các tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên biệt cho bảo quản, phục chế và khai thác tài liệu nghe - nhìn còn thiếu và chưa đồng bộ.

Chương 2: Thực trạng bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Chương 2 trình bày chi tiết bức tranh thực tế về công tác quản lý tài liệu nghe - nhìn tại đơn vị:

  • Khái quát đơn vị: Thành lập ngày 10/6/1995 theo Quyết định số 118/QĐ-TCCP của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ; trụ sở đặt tại tòa nhà 7 tầng ở số 34 Phan Kế Bính, Hà Nội. Tháng 3/2020, thực hiện Quyết định số 06/QĐ-BNV của Bộ Nội vụ, Trung tâm tinh gọn tổ chức từ 10 phòng ban xuống 05 phòng chức năng: Phòng Thu thập và chỉnh lý; Phòng Bảo quản; Phòng Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Phòng Tài liệu nghe nhìn; Phòng Hành chính - Tổng hợp. Hiện Trung tâm vận hành 03 kho chuyên dụng: kho ảnh, kho phim điện ảnh và kho ghi âm.
  • Thống kê thành phần và khối lượng tài liệu:
Loại hình tài liệu Khối lượng bảo quản Tình trạng chỉnh lý và số hóa Nội dung tiêu biểu
Tài liệu ảnh 100.833 tấm ảnh; 48.000 tấm phim âm bản Chưa chỉnh lý: 21.803 ảnh và 9.481 phim; Số hóa 100% khối ảnh xây dựng Lăng Bác Ảnh trước 1945 (1.658 ảnh, 174 phim); Hoạt động ngoại giao của Bác Hồ năm 1946 (353 ảnh, 271 phim); Xây dựng Lăng Bác (6.012 tấm); Ảnh các kỳ Quốc hội (3.941 ảnh, >43 phim); Bộ sưu tập NSNA Nguyễn Bá Khoản (2.000 ảnh); Khối ảnh Thủ tướng Nguyễn Khánh (643 ảnh); Ảnh Cách mạng tháng Tám 1945, Kháng chiến chống Pháp và chống Mỹ.
Phim điện ảnh 362 cuộn phim; 290 cuộn băng video; 07 đĩa Quy đổi 500 giờ chiếu; đã biên mục 100 giờ; 100% số hóa sang DVD Phim tư liệu kháng chiến chống Mỹ; 20 bộ phim của các hãng phim nước ngoài quay tại Việt Nam; Phim về Khu Tự trị Việt Bắc; Hàng trăm băng hình nghệ thuật sân khấu ghi lại các vở diễn hội thi toàn quốc.
Tài liệu ghi âm >4.000 cuộn băng (>3.000 tiếng); >2.000 băng cassette Quốc hội; ~300 đĩa và băng video Quy đổi khoảng 10.000 giờ nghe; đã số hóa khoảng 3.000 giờ Giọng nói Bác Hồ (đọc Tuyên ngôn độc lập 2/9/1945, Lời kêu gọi toàn quốc kháng chiến, thư chúc Tết 1955-1969, tiếp xúc ngoại giao); Băng ghi âm Đại hội Đảng toàn quốc lần III (1960), lần IV (1976); Băng ghi âm các kỳ họp Quốc hội khóa VI đến khóa X; Các chương trình liên hoan ca múa nhạc toàn quốc.
  • Tình trạng vật lý và các dạng hư hỏng:
    • Tài liệu ảnh: Nấm mốc và ố vàng (dạng hư hỏng chiếm tỷ lệ lớn nhất do độ ẩm cao khiến lớp gelatin hút ẩm, xuất hiện chấm trắng tròn làm bong thuốc ảnh); xước và trầy bề mặt; quăn queo, nếp gấp, nứt gãy do va chạm cơ học; xé rách cơ học; côn trùng cắn phá; ảnh bị sai sáng (thiếu hoặc thừa sáng từ kỹ thuật chụp gốc); ảnh mất hình hoàn toàn không thể phục hồi.
    • Tài liệu phim điện ảnh: Phim loang ố, bết dính (độ ẩm cao làm gelatin trương phồng) hoặc khô giòn, rạn chân chim (độ ẩm thấp); phân hủy hữu cơ làm phai nhạt lớp màu nhũ tương; nấm mốc ăn mòn hình ảnh; hiện tượng tự phân hủy hóa học của đế phim (hội chứng giấm sinh mùi chua, biến đổi quang - hóa học của đế nitrat/axetat); xước bề mặt do bụi bẩn trong không khí bám dính khi chạy máy chiếu.
    • Tài liệu ghi âm: Băng từ bị xước, mốc trắng; băng bị quăn xoắn, rối sợi dẫn đến méo tiếng, rè, mất tín hiệu âm thanh; bong tróc lớp hạt từ tính oxit sắt; cuộn băng bị phồng rộp và bết dính giữa các vòng băng.
  • Nguyên nhân hư hỏng: Kết hợp giữa 3 yếu tố: cấu tạo hóa lý nhạy cảm của vật mang tin (đế axetat tự sinh axit, gelatin dễ hút ẩm); điều kiện tự nhiên khắc nghiệt (nhiệt độ, độ ẩm dao động cao tại miền Bắc); và chế độ quản lý, bảo quản chưa đồng bộ trong lịch sử trước khi nộp lưu vào Trung tâm.

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Dựa trên kết quả khảo sát thực trạng, tác giả xác lập 2 nhóm giải pháp đồng bộ:

  • Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả công tác bảo quản:
    • Hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý: Xây dựng quy trình nghiệp vụ chuẩn cho việc thu thập, chỉnh lý, khử trùng, tu bổ phục chế và bảo vệ an toàn riêng biệt cho tài liệu nghe - nhìn; bổ sung tiêu chuẩn định mức kinh tế - kỹ thuật.
    • Cải tạo cơ sở vật chất, trang thiết bị: Quy hoạch bố trí khu vực kho chuyên dụng; trang bị hệ thống máy điều hòa không khí chính xác, máy hút ẩm công nghiệp vận hành 24/24h; hệ thống cảm biến kiểm soát nhiệt - ẩm tự động; lắp đặt giá hộp chuyên dụng chống nhiễm từ cho băng từ và hệ thống phòng cháy chữa cháy bằng khí sạch thay cho hệ thống nước/bọt nhằm tránh phá hủy tư liệu.
    • Xây dựng chế độ bảo quản phân loại: Thiết lập quy chế kiểm tra định kỳ tình trạng lý - hóa cho từng khối tài liệu ảnh, phim, băng ghi âm; định kỳ đảo cuộn băng từ để chống hiện tượng nhiễm từ xuyên lớp; đẩy mạnh lập phông bảo hiểm đối với tư liệu quý hiếm.
    • Nghiên cứu khoa học và công nghệ: Ứng dụng quy trình khử axit, chống nấm mốc tiên tiến; chuẩn hóa quy trình số hóa tư liệu sang các định dạng số có độ phân giải cao phục vụ lưu trữ lâu dài.
    • Đào tạo nguồn nhân lực: Tuyển dụng cán bộ có chuyên môn sâu về vật lý, hóa học, nhiếp ảnh, xử lý âm thanh - hình ảnh; tổ chức các khóa bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ tài liệu nghe - nhìn chuyên sâu.
  • Nhóm giải pháp nâng cao công tác khai thác sử dụng:
    • Hoàn thiện cơ chế tiếp cận: Sửa đổi nội quy phòng đọc, đơn giản hóa thủ tục cấp bản sao, bản chứng thực tài liệu nghe - nhìn; công khai danh mục tài liệu được phép sử dụng rộng rãi.
    • Nâng cao văn hóa phục vụ: Thiết lập mối quan hệ hợp tác, hỗ trợ tích cực giữa viên chức lưu trữ và độc giả, hỗ trợ kỹ thuật vận hành máy tra cứu, nghe - nhìn.
    • Đa dạng hóa hình thức khai thác: Cung cấp thông tin tài liệu nghe - nhìn qua môi trường Internet (cổng thông tin điện tử, cơ sở dữ liệu tra cứu trực tuyến); biên soạn, xuất bản các ấn phẩm lưu trữ, đĩa tư liệu chuyên đề lịch sử.
    • Đẩy mạnh truyền thông, marketing: Phối hợp với cơ quan báo chí, truyền hình thực hiện các phóng sự giới thiệu tài liệu quý; tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu nhân các ngày lễ lớn của đất nước.
    • Định hướng liên kết du lịch: Xây dựng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trở thành điểm đến văn hóa trong các tuyến tham quan học tập, du lịch di sản lịch sử tại Thủ đô Hà Nội.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả chính kèm số liệu văn bản:
    • Hệ thống hóa toàn bộ quy mô tài liệu nghe - nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III: 100.833 tấm ảnh; 48.000 tấm phim âm bản; 362 cuộn phim nhựa; 290 cuộn băng video; 07 đĩa phim (500 giờ chiếu); hơn 4.000 cuộn băng ghi âm (gần 3.000 tiếng); hơn 2.000 băng cassette Quốc hội (khóa VI đến X); gần 300 đĩa, băng video (khoảng 10.000 giờ nghe).
    • Đánh giá chính xác tiến độ xử lý nghiệp vụ: Đã chỉnh lý toàn bộ 1.658 ảnh gốc và 174 phim gốc giai đoạn trước 1945; số hóa 100% khối 6.012 ảnh xây dựng Lăng Bác; số hóa 100 giờ phim sang DVD; số hóa khoảng 3.000 giờ tài liệu ghi âm. Đồng thời chỉ rõ khối lượng tồn đọng nghiệp vụ còn lớn: 21.803 ảnh và 9.481 phim âm bản chưa được chỉnh lý.
    • Nhận diện đầy đủ 8 dạng hư hại vật lý phổ biến của tài liệu ảnh, 5 dạng hư hại của phim điện ảnh và 5 dạng biến dạng của băng ghi âm do tác động môi trường và thao tác sử dụng.
  • Giải pháp đề xuất: Đưa ra hệ thống giải pháp mang tính khả thi, phân tách rõ 5 nội dung cho công tác bảo quản kỹ thuật và 5 nội dung cho công tác khai thác phát huy giá trị, chú trọng số hóa, bảo quản phòng ngừa và đổi mới mô hình tiếp cận cộng đồng (marketing, du lịch di sản).
  • Đóng góp của đề tài: Khóa luận là công trình nghiên cứu chuyên biệt tại chỗ về cả hai mặt nghiệp vụ (bảo quản kỹ thuật và khai thác sử dụng) đối với toàn bộ các loại hình tài liệu nghe - nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Tác giả đã kết nối lý luận nghiệp vụ lưu trữ với dữ liệu thực tế tại kho chuyên dụng sau đợt cải tổ cơ cấu tổ chức năm 2020 của đơn vị.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của khóa luận:
    • Tác giả tự nhận định do năng lực chuyên môn và thời gian khảo sát thực tế có giới hạn, một số phân tích sâu về cơ chế phản ứng hóa học - vật lý của vật mang tin (đặc biệt là hiện tượng phân hủy axetat và suy thoái từ tính) chưa được làm rõ bằng thực nghiệm định lượng trong phòng thí nghiệm.
    • Nghiên cứu tập trung phản ánh thực trạng tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, chưa có điều kiện so sánh, đối chiếu thực trạng với các trung tâm lưu trữ quốc gia khác (Trung tâm I, II, IV) hoặc các đài phát thanh - truyền hình lớn.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Nghiên cứu xây dựng quy trình kỹ thuật chuẩn về kiểm tra, phân loại mức độ xuống cấp hóa học đối với phim điện ảnh và băng từ tính.
    • Mở rộng đề tài về giải pháp bảo quản an toàn lâu dài cho tài liệu lưu trữ nghe - nhìn sau số hóa (quản lý rủi ro đối với dữ liệu số và định dạng file nghe - nhìn).

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Lưu trữ học, Văn thư - Lưu trữ, Quản trị văn phòng, Thông tin - Thư viện và Lịch sử tham khảo phương pháp tiếp cận đề tài nghiên cứu nghiệp vụ lưu trữ chuyên biệt.
  • Cán bộ, viên chức làm công tác lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử (Trung tâm lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, các cơ quan ban ngành) tham khảo số liệu kỹ thuật về chế độ nhiệt - ẩm, các dạng hư hỏng vật lý của tài liệu nghe - nhìn và quy trình bảo quản phòng ngừa.
  • Phần có giá trị tham khảo cao nhất: Hệ thống số liệu thống kê chi tiết về các bộ sưu tập tài liệu ảnh, phim, ghi âm lịch sử tại Chương 2 và bảng thông số nhiệt độ - độ ẩm kỹ thuật tối ưu tại Chương 1.

Câu hỏi thường gặp

1. Khối tài liệu lưu trữ ảnh tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có quy mô số lượng như thế nào và bao gồm những bộ sưu tập tiêu biểu nào? Trung tâm đang bảo quản 100.833 tấm ảnh (trong đó 21.803 ảnh chưa chỉnh lý) và 48.000 tấm phim âm bản (9.481 phim chưa chỉnh lý). Các khối tài liệu tiêu biểu gồm: 1.658 ảnh gốc và 174 phim gốc trước năm 1945; 353 ảnh gốc và 271 phim gốc về ngoại giao của Chủ tịch Hồ Chí Minh năm 1946; 6.012 tấm ảnh xây dựng Lăng Bác; 3.941 ảnh gốc và hơn 43 phim gốc về các kỳ họp Quốc hội; 2.000 ảnh kháng chiến chống Pháp của nghệ sĩ Nguyễn Bá Khoản; và 643 bức ảnh về Thủ tướng Nguyễn Khánh.

2. Tiêu chuẩn nhiệt độ và độ ẩm kỹ thuật tối ưu đối với từng loại tài liệu nghe - nhìn theo Văn bản số 287/LTNN-KH được khóa luận nêu là bao nhiêu? Theo văn bản hướng dẫn, các chỉ số kỹ thuật quy định: Tài liệu ảnh đen trắng bảo quản ở nhiệt độ 16 ± 2°C, độ ẩm 35 ± 5%; tài liệu ảnh màu ở nhiệt độ 5 ± 2°C, độ ẩm 35 ± 5%; tài liệu microfilm ở nhiệt độ 2 ± 2°C, độ ẩm 35 ± 5%; tài liệu ghi âm ở nhiệt độ 18 ± 2°C, độ ẩm 45 ± 5%.

3. Khối tài liệu phim điện ảnh tại Trung tâm gặp những dạng hư hỏng vật lý chủ yếu nào? Các dạng hư hỏng gồm: Loang ố, bết dính lớp gelatin (khi độ ẩm cao) hoặc khô giòn rạn chân chim (khi độ ẩm thấp); phân hủy hữu cơ làm phai nhạt các lớp màu; nấm mốc ăn mòn lớp nhũ tương; tự phân hủy hóa học của đế phim sinh mùi chua giấm làm biến đổi tính chất quang học; và trầy xước bề mặt do bụi bẩn cọ xát trong quá trình chiếu và thao tác cơ học.

4. Khối tài liệu ghi âm tiếng nói của Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III lưu giữ những nội dung lịch sử quan trọng nào? Khối tư liệu ghi lại bài phát biểu của Chủ tịch Hồ Chí Minh đọc bản Tuyên ngôn Độc lập ngày 02/9/1945; Lời kêu gọi toàn quốc kháng chiến ngày 19/12/1946; các bài phát biểu chúc Tết từ năm 1955 đến 1969; buổi nói chuyện với Đoàn đại biểu Mặt trận Dân tộc giải phóng miền Nam (28/2/1969); các buổi tiếp đoàn khách quốc tế và bài phát biểu bằng tiếng Anh, Pháp, Nga; cùng buổi nói chuyện với kiều bào tại Paris ngày 15/7/1946.

5. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được sắp xếp lại như thế nào theo văn bản năm 2020? Theo Quyết định số 06/QĐ-BNV ngày 02/01/2020 của Bộ Nội vụ, vào tháng 03/2020, Trung tâm đã tinh giản từ 10 phòng ban xuống còn 05 phòng chức năng: Phòng Thu thập và chỉnh lý; Phòng Bảo quản; Phòng Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Phòng Tài liệu nghe nhìn; và Phòng Hành chính - Tổng hợp.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Phạm Thị Ngọc Anh đã hệ thống hóa cơ sở khoa học, phân tích toàn diện thực trạng công tác quản lý hơn 100.000 tài liệu ảnh, 500 giờ phim và 10.000 giờ ghi âm tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Đề tài chỉ rõ những nguy cơ hư hỏng vật lý đặc thù của vật mang tin nhạy cảm dưới tác động khí hậu và hạn chế hạ tầng bảo quản, đồng thời nêu bật sự cấp thiết phải đẩy nhanh tiến độ chỉnh lý, số hóa. Hệ thống giải pháp được đề xuất kết hợp chặt chẽ giữa hoàn thiện hành lang pháp lý, hiện đại hóa kỹ thuật bảo quản phòng ngừa và đa dạng hóa hình thức phát huy giá trị di sản nghe - nhìn phục vụ cộng đồng. Công trình là tài liệu chuyên khảo có giá trị thực tiễn cao đối với ngành Lưu trữ học và công tác quản lý di sản tư liệu quốc gia.