CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG V# XÁC LẬP DỰ ÁN 1. Khảo sát hiện trạng 1. Tổng quan Tên cửa hàng: Gấu Bông Teddy Tổng số nhân viên: 6 nhân viên Thời gian làm việc: Sáng: 07:00 – 12:00 Chiều: 12:00 – 17:00 Tối: 17:00 – 23:00 Doanh thu hàng tháng: 90.000 VND Địa chỉ: 1028 Láng, Đống Đa, Hà Nội Hotline: 0901 233 623 Trang thiết bị: 1 máy tính, 01 máy in, 01 máy thu ngân, 04 camera an ninh, hệ thống mạng internet 6 Hình 1.1: Hình ảnh bên trong cửa hàng 7 1. Giới thiệu mặt hàng Danh mục sản phẩm: ✔Gấu bông ✔Gối ôm ✔BST quà tặng ✔Gối cổ ✔Phụ kiện 1.
Giới thiệu cấu trúc quản lý - Chủ cửa hàng: • Vai trò: Chịu trách nhiệm tổng quan về cửa hàng, quản lý tài chính, lập kế hoạch kinh doanh và phát triển chiến lược dài hạn. • Nhiệm vụ: Quyết định chiến lược kinh doanh, chọn sản phẩm, đảm bảo tài chính ổn định và giám sát tổng quan hoạt động cửa hàng. - Quản lý cửa hàng: • Vai trò: Chịu trách nhiệm quản lý hàng ngày của cửa hàng, bao gồm quản lý nhân viên và các hoạt động bán hàng. • Nhiệm vụ: Giám sát và hướng dẫn nhân viên, đảm bảo cửa hàng hoạt động hiệu quả, quản lý hàng tồn kho và xử lý các vấn đề khách hàng.
- Nhân viên bán hàng: • Vai trò: Phục vụ khách hàng, tư vấn sản phẩm, và thực hiện các giao dịch bán hàng. • Nhiệm vụ: Tạo trải nghiệm mua sắm tích cực cho khách hàng, trả lời các câu hỏi, đề xuất sản phẩm phù hợp, và quản lý việc thanh toán. - Nhân viên kho: • Vai trò: Quản lý tồn kho, kiểm tra hàng hóa, và duy trì trật tự trong kho. 8 • Nhiệm vụ: Theo dõi hàng tồn kho, đặt hàng mới khi cần, và đảm bảo rằng sản phẩm luôn sẵn sàng để bán.
- Nhân viên tiếp thị và quảng cáo: • Vai trò: Phát triển chiến dịch tiếp thị, quảng cáo, và quản lý trang web hoặc mạng xã hội của cửa hàng. • Nhiệm vụ: Tạo chiến dịch quảng cáo, theo dõi hiệu suất tiếp thị, và tương tác với khách hàng trên các nền tảng trực tuyến. - Nhân viên hỗ trợ khách hàng: • Vai trò: Hỗ trợ khách hàng qua điện thoại, email hoặc trực tiếp để giải quyết các thắc mắc hoặc khiếu nại của họ. • Nhiệm vụ: Đảm bảo khách hàng được hỗ trợ một cách nhanh chóng và hiệu quả, giải quyết mọi vấn đề một cách thân thiện.
- Kế toán và tài chính: • Vai trò: Quản lý tài chính cửa hàng, xử lý hóa đơn và lương của nhân viên. • Nhiệm vụ: Theo dõi và báo cáo tài chính, đảm bảo rằng cửa hàng duy trì lợi nhuận và tuân thủ các quy định thuế và kế toán. Hoạt động nghiệp vụ - Quy trình nhập hàng Cửa hàng được cung cấp mặt hàng từ nhiều nhà cung cấp (NCC) với các mặt hàng, chủng loại hàng khác nhau. Khi cửa hàng có nhu cầu cung cấp hàng thì cửa hàng sẽ liên hệ với NCC và yêu cầu NCC gửi thông tin chi tiết về mặt hàng : Báo giá ……Sau khi thoả thuận cửa hàng sẽ tiến hành ký hợp đồng mua hàng với NCC.
Quá trình giao hàng sẽ được thực hiện theo thời gian đã thoả thuận giữa cửa hàng và NCC. Khi nhận hàng, bộ phận quản lý kho kiểm tra hàng, nếu khớp với hợp đồng mua hàng thì lập hoá đơn mua hàng đồng thời chuyển cho kế toán 9 viết phiếu chi để thanh toán tiền với NCC, ngược lại thì sẽ có thông tin phản hồi với NCC. Sau khi nhận hàng bộ phận quản lý kho sẽ kiểm hàng và nhận hàng đồng thời lập chứng từ nhập kho và cập nhật danh mục hàng vào sổ nhập kho. - Quy trình quản lý kho Lưu kho: Sau khi nhập kho hàng hoá từ nhà cung cấp, sắp xếp hàng hoá vào trong kho theo từng loại và chức năng sản phẩm.
giúp sắp xếp kho nhanh hơn, tối đa hóa không gian khó cũng như dễ dàng tìm kiếm và nhặt hàng khi bán hàng. Xử lí hoàn hàng: ● Khách trả hàng cần đúng theo chính sách trả hàng và nêu rõ nguyên nhân và những lý do trả hàng này cũng cần được ghi lại cẩn thận để có thể đưa ra các điều chỉnh phù hợp để giảm tỷ lệ hoàn hàng. Có quy định với các hàng hoá bị trả lại: nhập lại vào kho, sửa chữa, tái chế, tiêu huỷ hay trả lại cho nhà sản xuất. Doanh thu, lợi nhuận của mặt hàng bị hoàn lại cũng cần phải được khấu trừ tương ứng.
- Quy trình bán hàng Khi cửa hàng nhận được yêu cầu cung cấp hàng của khách hàng, nhân viên sẽ gửi báo giá các mặt hàng cho khách hàng. Sau khi thống nhất, nếu đồng ý khách hàng sẽ gửi yêu cầu mua hàng thông qua đơn đặt hàng, Fax, telephone…. Bộ phận bán hàng sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng, xác nhận và cập nhật vào sổ khách hàng sau đó chuyển cho bộ phận quản lí kho, đồng thời cập nhật danh sách khách hàng vào sổ khách hàng. Dựa trên các thông tin trong đơn đặt hàng, thủ kho sẽ kiểm tra số lượng hàng trong kho, nếu đáp ứng đủ yêu cầu của khách hàng thì lập chứng từ xuất kho và cập nhật danh 10 mục hàng xuất vào sổ xuất kho, sau đó chuyển hàng cho bộ phận bán hàng để tiến hành giao hàng cho khách.
Ngược lại thì báo lên chủ cửa hàng để có kế hoạch nhập hàng về. Bộ phận bán hàng, khi nhận được hàng từ kho sẽ kiểm tra hàng và lập hoá đơn bán hàng đồng thời thực hiện giao hàng đến tận nơi cho khách hàng nếu khách hàng có yêu cầu. Bộ phận kế toán khi nhận được yêu cầu thanh toán sẽ lập phiếu thu để thực hiện thanh toán với khách hàng. - Quản lý nhân sự.
Nhân viên của cửa hàng bao gồm: 1 quản lý, 1 nhân viên kho, 2 nhân viên bán hàng, 1 nhân viên kế toán kiêm thu ngân và 1 bảo vệ. Thông tin của nhân viên được lưu vào số để chấm công và phát lương. Công của nhân viên được tính theo ca làm việc đối với nhân viên partime, ngày làm việc đối với nhân viên full time. ● Đối với nhân viên toàn thời gian: cố định lương thường dao động trong khoảng từ 7 đến 9 triệu đồng mỗi tháng (tùy năng lực).
● Đối với nhân viên partime: theo ca khoảng 4 tiếng/ca thì, tính theo giờ là từ 22. Chấm công ngày làm việc từng ngày hoặc cuối tháng tạo số ngày làm việc. Tinh hoa hồng dựa trên đơn hàng theo nhân viên, tổng kết cuối tháng và xác nhận. Thưởng KPI cuối tháng.
Lương có thể biến thiên theo sự phát triển của cửa hàng và thời gian làm việc của nhân viên. Một tháng nhân viên full time được nghỉ phép 2 ngày. Báo trước cho quản lý 1 ngày. Nhân viên part time có thể đối ca linh hoạt cho nhau.
Trong trường hợp xin nghỉ hẳn phải báo cho quản lý trước 2 tuần để quản lý có thời gian bổ sung nhân sự kịp thời. 11 Trường hợp đi muộn bị trừ 1% lương / lần / tháng. Nghỉ không xin phép trừ 10% lương / lần / tháng. Nếu diễn ra nhiều lần sẽ bị buộc thôi việc.
Quản lý cửa hàng sẽ tổng hợp các doanh thu, phiếu nhập để lập báo cáo định kỳ hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm: ● Sổ kho: Quản lý thông tin xuất, nhập, tồn kho ● Báo cáo kho: Theo dõi giá trị tồn kho của cửa hàng và các chi nhánh (nếu có) ● Báo cáo vượt/dưới định mức: Xem các mặt hàng đang tồn vượt quá định mức hoặc thấp dưới định mức để có kế hoạch xả/nhập hàng phù hợp. ● Gợi ý nhập hàng: Các mặt hàng bán chạy hoặc dưới định mức. ● Báo cáo kiểm hàng: Quản lý số lượng hàng hoá bị thiếu hụt, hỏng hóc, lý do gây thất thoát. Sau thống kê, quản lý lập phương hướng phát triển của cửa hàng cho thời gian tiếp theo.
Ưu, nhược điểm của hệ thống cũ - Ưu điểm ● Đơn giản, dễ sử dụng, không yêu cầu về trình độ tin học. ● Giá cả thấp, kinh phí đầu tư vào việc quản lý không cao. ● Dễ dàng thực hiện. - Nhược điểm ● Việc thống kê, báo cáo thông tin gặp nhiều khó khăn với số lượng sản phẩm quá nhiều.
● Tất cả các quy trình gần như làm thủ công nên dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn. ● Tốc độ xử lý chậm, không tối ưu quy trình. ● Khó nắm bắt nhu cầu của khách hàng. 12 ● Việc lưu trữ các thông tin về hàng hoá, khách hàng, nhà cung cấp, tài chính phải sử dụng nhiều loại giấy tờ, sổ sách nên rất cồng kềnh cho lưu trữ.
● Khó kiểm kê số lượng sản phẩm tồn kho. ● Khả năng tiếp thị thông tin đến khách hàng thấp. ● Phải thuê nhiều nhân công hơn để đáp ứng nhu cầu cửa hàng, khó quản lý, chi phí về lâu dài tăng. ● Không đáp ứng được nhu cầu thông tin phục vụ hàng ngày và mở rộng cửa hàng trong tương lai.
Do sự phát triển của nền kinh tế hàng hoá, internet nên phương pháp quản lý của hàng kiểu này không còn phù hợp nữa. Nhất là trong hoàn cảnh phát triển như vũ bão về số lượng cửa hàng và khách hàng thì chúng ta càng cấp thiết đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Việc sử dụng hệ thống quản lý cũ thì cửa hàng sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý, buôn bán. và mở rộng kinh doanh.
Vì vậy yêu cầu đặt ra cần có một phương pháp quản lý mới để quản lý cửa hàng một cách tốt nhất đáp ứng được nhu cầu, tăng khả năng cạnh tranh với thị trường. Yêu cầu của dự án 1. Yêu cầu chung của app - Tạo ra một trang web thân thiện với người dùng, dễ sử dụng và thúc đẩy việc mua sắm trực tuyến. - Quản lí được việc nhập kho, số lượng gấu bông bán ra và doanh thu.
- Đem đến trải nghiệm mua sắm tương tự hoặc tốt hơn so với việc mua sản phẩm trực tiếp tại cửa hàng - Xây dựng một thương hiệu trực tuyến mạnh mẽ cho cửa hàng và thu hút khách hàng mới 13 - Phải có tính bảo mật cao các thao tác được thực hiện nhanh chóng, hợp lý, hiệu quả, chính xác. Cập nhật, phục hồi và sao lưu dữ liệu an toàn. - Bao gồm các chức năng sau: • Quản trị hệ thống: Quản lý đơn hàng Quản lý sản phẩm Quản lý giỏ hàng Thống kê đơn hàng Lập báo cáo Nhóm người dùng: Trang chủ: Giới thiệu thông tin của cửa hàng, hiển thị các thông tin khuyến mãi, hàng mới, hàng được ưa chuộng.