Báo Cáo Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin: Quản Lý Quán Cafe TambourineC - ĐH Điện Lực

Báo cáo chuyên đề phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý quán cafe Tambourine. Tìm hiểu quy trình, thiết kế database, và giao diện người dùng hiệu quả.

• Tác giả: Nguyễn Tất Đạt
• Người hướng dẫn: Bùi Khánh Linh
• Trường học: Trường Đại Học Điện Lực
• Chuyên ngành: Công Nghệ Thông Tin
• Đề tài: Quản Lý Quán Cà Phê Tambourinec
• Loại tài liệu: Báo cáo chuyên đề học phần
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI NÓI ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG V XÁC LẬP DỰ ÁN
• 1.1. Khảo sát hiện trạng
• 1.2. Giới thiệu về quán cà phê TambourineC
• 1.3. Quy trình hoạt động
• 1.4. Ưu nhược điểm của hệ thống hiện tại
• 1.5. Mục tiêu của dự án mới
• 1.6. Yêu cầu hệ thống mới
• 1.7. Phạm vi thực hiện dự án
• 1.8. Công nghệ sử dụng
• 1.9. Ước tính chi phí
• 2. CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
• 2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng
• 2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu(data flow diagram)
• 2.3. Biểu đồ ngữ cảnh
• 2.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
• 2.5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
• 2.6. Liệt kê, chính xác hóa và lựa chọn thông tin
• 2.7. Xác định thực thể, gán thuộc tính cho nó và xác định định danh
• 2.7.1. Xác định các mối quan hệ và thuộc tính
• 2.7.2. Mô hình thực thể liên k~t E - R
• 3. CHƯƠNG 3 : THIẾT KẾ
• 3.1. Thi~t k~ cơ sở dữ liệu
• 3.1.1. Mô hình dữ liệu quan hệ
• 3.1.2. Mô hình dữ liệu vật lý
• 3.2. Thi~t k~ cơ sở dữ liệu
• 3.3. Thi~t k~ giao diện
• KẾT LUẬN
• DANH MỤC CÁC HÌNH
• DANH MỤC CÁC BẢNG

Tóm tắt

I. Tổng quan hệ thống quản lý quán cafe Nền tảng thành công

Một hệ thống quản lý quán cà phê hiệu quả không chỉ là công cụ hỗ trợ mà còn là xương sống cho toàn bộ hoạt động kinh doanh. Nó bao gồm một tập hợp các quy trình, công nghệ và con người được tổ chức một cách khoa học nhằm tối ưu hóa mọi khía cạnh, từ nhập hàng đến phục vụ khách. Mục tiêu cuối cùng là tăng doanh thu, giảm chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Theo báo cáo nghiên cứu về quán cà phê TambourineC, việc chuyển đổi từ mô hình thủ công sang một hệ thống thông tin có cấu trúc là yếu tố then chốt để giải quyết các vấn đề về thất thoát và thiếu đồng bộ. Một hệ thống được phân tích và thiết kế bài bản sẽ giúp chủ quán kiểm soát chặt chẽ quản lý tài chính quán cafe, theo dõi tồn kho chính xác và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế. Thay vì quản lý theo cảm tính, hệ thống cung cấp các báo cáo doanh thu trực quan, giúp phân tích hiệu quả kinh doanh một cách minh bạch. Do đó, đầu tư vào việc phân tích và thiết kế hệ thống ngay từ đầu là một bước đi chiến lược, tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trong ngành F&B đầy biến động.

1.1. Tầm quan trọng của một quy trình vận hành quán cafe chuẩn

Một quy trình vận hành quán cafe (SOP - Standard Operating Procedure) được chuẩn hóa là yếu tố quyết định sự chuyên nghiệp và ổn định của quán. Quy trình này bao trùm mọi hoạt động từ khi khách bước vào cửa cho đến khi thanh toán và rời đi. Nó định nghĩa rõ vai trò, trách nhiệm của từng vị trí, từ nhân viên phục vụ, pha chế đến thu ngân và quản lý. Việc xây dựng SOP cho quán cafe giúp đảm bảo chất lượng dịch vụ đồng nhất, giảm thiểu sai sót do con người gây ra và rút ngắn thời gian đào tạo nhân viên phục vụ mới. Khi mọi khâu được vận hành trơn tru theo một luồng công việc đã được thiết kế sẵn, hiệu suất làm việc sẽ tăng lên đáng kể, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và có tổ chức.

1.2. Mục tiêu cốt lõi khi thiết kế một hệ thống quản lý hiệu quả

Mục tiêu chính khi thiết kế một hệ thống quản lý là tạo ra một giải pháp toàn diện, giúp việc vận hành trở nên đơn giản và hiệu quả. Các mục tiêu cụ thể bao gồm: (1) Tốc độ xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác. (2) Theo dõi chi tiết hàng nhập, tồn kho để thực hiện quản lý kho nguyên liệu hiệu quả, tránh thất thoát hoặc hết hàng đột ngột. (3) Tạo các báo cáo định kỳ (ngày, tháng, quý) để người quản lý nắm bắt tình hình kinh doanh. (4) Đảm bảo bảo mật, phân quyền truy cập rõ ràng cho từng nhân viên. (5) Hệ thống phải có cơ chế sao lưu và phục hồi dữ liệu để đảm bảo an toàn. Như trong dự án của TambourineC, mục tiêu là xây dựng một phần mềm quản lý quán cafe thân thiện, đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ từ bán hàng đến quản lý nhân sự.

II. Thách thức khi quản lý quán cafe Vấn đề tồn đọng phổ biến

Vận hành một quán cafe luôn đối mặt với nhiều thách thức, đặc biệt khi quy mô mở rộng. Một trong những vấn đề lớn nhất đến từ phương pháp quản lý thủ công. Ghi chép sổ sách, order bằng giấy, và tính toán bằng tay không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro. Theo khảo sát tại quán TambourineC, hệ thống thủ công này có những nhược điểm cố hữu như: tính toán chậm, dễ gây nhầm lẫn, thất thoát, và thiếu tính đồng bộ giữa các bộ phận. Việc quản lý phụ thuộc nhiều vào thông tin truyền miệng hoặc giấy tờ, làm giảm tốc độ xử lý công việc. Hơn nữa, quản lý rủi ro trong kinh doanh F&B trở nên khó khăn khi không có dữ liệu chính xác để phân tích. Việc không kiểm soát được lượng nguyên liệu xuất nhập kho có thể dẫn đến thất thoát hoặc lãng phí, ảnh hưởng trực tiếp đến việc tối ưu chi phí quán cà phê. Những thách thức này đòi hỏi một giải pháp công nghệ toàn diện để tự động hóa và chuẩn hóa quy trình.

2.1. Nhược điểm của phương pháp quản lý thủ công thiếu đồng bộ

Hệ thống quản lý thủ công bộc lộ nhiều điểm yếu chí mạng. Thứ nhất, dữ liệu không được cập nhật theo thời gian thực, gây ra sự thiếu đồng bộ giữa bộ phận thu ngân, pha chế và kho. Ví dụ, nhân viên pha chế có thể không biết một nguyên liệu nào đó đã hết trong kho. Thứ hai, sai sót của con người là không thể tránh khỏi, từ việc ghi sai order, tính nhầm tiền cho đến sai sót trong việc chấm công và tính lương. Điều này không chỉ gây tổn thất tài chính mà còn ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng. Cuối cùng, việc tổng hợp báo cáo doanh thu và chi phí cuối ngày hoặc cuối tháng tốn rất nhiều thời gian và công sức, làm người quản lý mất đi thời gian quý báu để hoạch định chiến lược kinh doanh.

2.2. Rủi ro thất thoát trong quản lý kho nguyên liệu và tài chính

Thất thoát là bài toán đau đầu của mọi chủ quán cafe. Nó có thể đến từ nhiều nguồn: nhân viên gian lận, định lượng sai công thức pha chế, hoặc quản lý kho nguyên liệu không chặt chẽ. Khi không có một hệ thống kiểm soát định lượng và trừ kho tự động, rất khó để phát hiện nguyên liệu đang bị lãng phí ở khâu nào. Về mặt tài chính, việc thu chi không được ghi nhận trên một hệ thống tập trung cũng tạo ra kẽ hở cho sự thất thoát. Một hệ thống POS cho quán cafe hiện đại sẽ giúp giải quyết vấn đề này bằng cách ghi nhận mọi giao dịch, tự động trừ kho nguyên liệu theo công thức đã cài đặt, và cung cấp báo cáo chi tiết về dòng tiền, giúp việc quản lý tài chính quán cafe trở nên minh bạch và an toàn hơn.

III. Phương pháp phân tích hệ thống quản lý quán cà phê chi tiết

Để xây dựng một hệ thống quản lý quán cà phê vững chắc, giai đoạn phân tích đóng vai trò nền tảng. Quá trình này không chỉ đơn thuần là liệt kê các yêu cầu mà là việc đi sâu vào bản chất hoạt động của quán để mô hình hóa chúng một cách logic. Dựa trên tài liệu phân tích hệ thống của quán TambourineC, quá trình này bắt đầu bằng việc khảo sát hiện trạng và xác định mục tiêu. Tiếp theo, các nhà phân tích sử dụng các công cụ chuyên nghiệp để trực quan hóa hệ thống. Biểu đồ phân cấp chức năng (Functional Decomposition Diagram) được dùng để chia nhỏ hệ thống thành các module quản lý chính như quản lý bán hàng, quản lý kho, quản lý nhân sự quán cafe, và báo cáo. Mỗi chức năng lớn lại được chia thành các chức năng con chi tiết hơn, tạo ra một cái nhìn tổng thể và có cấu trúc về toàn bộ hệ thống. Cách tiếp cận này đảm bảo không bỏ sót bất kỳ nghiệp vụ quan trọng nào và tạo tiền đề vững chắc cho giai đoạn thiết kế.

3.1. Phân cấp chức năng Từ quản lý nhân sự đến báo cáo doanh thu

Biểu đồ phân cấp chức năng là công cụ đầu tiên để 'mổ xẻ' hệ thống. Ví dụ, chức năng 'Quản lý nhân viên' được chia nhỏ thành các tác vụ như 'Cập nhật thông tin', 'Chấm công', 'Trả lương', và 'Đánh giá nhân viên'. Tương tự, chức năng 'Quản lý bán hàng' bao gồm 'Xử lý yêu cầu đồ uống', 'Thanh toán', và 'Khảo sát khách hàng'. Việc phân cấp này giúp xác định rõ phạm vi của dự án và mô tả chi tiết các yêu cầu của từng module. Nó giúp các bên liên quan, từ chủ đầu tư đến lập trình viên, có chung một cách hiểu về những gì hệ thống cần thực hiện, đảm bảo sản phẩm cuối cùng đáp ứng đúng nhu cầu setup quán cafe chuyên nghiệp.

3.2. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD Trực quan hóa quy trình hoạt động

Biểu đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) được sử dụng để mô tả dòng chảy thông tin trong hệ thống. Nó cho thấy dữ liệu đi từ đâu đến đâu, được xử lý như thế nào và được lưu trữ ở đâu. Báo cáo nghiên cứu đã xây dựng các DFD từ mức ngữ cảnh (mức 0) đến các mức chi tiết hơn (mức đỉnh, mức dưới đỉnh) cho từng chức năng. Ví dụ, DFD cho chức năng bán hàng cho thấy luồng thông tin từ 'Khách hàng' đặt món, thông tin order được chuyển đến 'Hệ thống', sau đó hệ thống tạo ra 'Phiếu yêu cầu' cho bộ phận pha chế và 'Hóa đơn' cho bộ phận thu ngân. Việc trực quan hóa này giúp phát hiện các điểm nghẽn hoặc thiếu sót trong quy trình vận hành quán cafe hiện tại.

3.3. Xác định thực thể và thuộc tính trong mô hình E R

Sau khi hiểu rõ các chức năng và luồng dữ liệu, bước tiếp theo là xác định các thực thể cốt lõi của hệ thống và mối quan hệ giữa chúng thông qua Mô hình thực thể liên kết (Entity-Relationship Model - E-R). Các thực thể chính trong một quán cafe bao gồm: Nhân Viên, Hóa Đơn, Mặt Hàng, Phiếu Nhập, Nhà Cung Cấp. Mỗi thực thể sẽ có các thuộc tính riêng, ví dụ thực thể 'Nhân Viên' có các thuộc tính như 'Mã nhân viên', 'Tên', 'Ngày sinh'. Mô hình E-R là bản thiết kế sơ khai cho cơ sở dữ liệu, giúp đảm bảo dữ liệu được tổ chức một cách logic, nhất quán và tránh dư thừa. Đây là bước quan trọng để xây dựng một nền tảng dữ liệu ổn định cho toàn bộ hệ thống.

IV. Bí quyết thiết kế hệ thống quản lý quán cafe toàn diện A Z

Giai đoạn thiết kế là quá trình biến các phân tích và yêu cầu thành một bản thiết kế chi tiết, sẵn sàng cho việc lập trình. Quá trình này bao gồm ba phần chính: thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế giao diện và thiết kế kiến trúc tổng thể. Trong tài liệu nghiên cứu về TambourineC, phần thiết kế được trình bày rất bài bản, bắt đầu từ việc chuyển đổi mô hình E-R thành mô hình dữ liệu quan hệ, sau đó chuẩn hóa để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu. Một hệ thống quản lý quán cà phê được thiết kế tốt phải đảm bảo tính linh hoạt để dễ dàng mở rộng trong tương lai, đồng thời có hiệu năng cao để xử lý các giao dịch một cách nhanh chóng, đặc biệt vào giờ cao điểm. Việc lựa chọn công nghệ phù hợp (ví dụ: SQL Server cho CSDL, C# cho ứng dụng) cũng là một phần quan trọng của giai đoạn này, quyết định đến sự ổn định và khả năng bảo trì của hệ thống sau này.

4.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu Mô hình quan hệ và mô hình vật lý

Từ mô hình E-R, các nhà thiết kế tạo ra mô hình dữ liệu quan hệ, trong đó mỗi thực thể trở thành một bảng và các mối quan hệ được thể hiện qua các khóa ngoại. Quá trình chuẩn hóa dữ liệu (Normalization) được áp dụng để loại bỏ sự trùng lặp và đảm bảo tính nhất quán. Sau đó, mô hình dữ liệu vật lý được tạo ra, định nghĩa chi tiết kiểu dữ liệu, ràng buộc cho từng cột trong mỗi bảng. Một cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt sẽ giúp truy vấn thông tin nhanh, giảm thiểu không gian lưu trữ và đảm bảo dữ liệu luôn chính xác. Đây là trái tim của mọi phần mềm quản lý quán cafe.

4.2. Xây dựng giao diện người dùng UI cho hệ thống POS cafe

Giao diện người dùng (UI) là bộ mặt của hệ thống, là nơi nhân viên tương tác hàng ngày. Một giao diện tốt cần phải trực quan, dễ sử dụng và tối ưu cho thao tác nhanh. Đối với một hệ thống POS cho quán cafe, giao diện order cần hiển thị menu rõ ràng, cho phép chọn món, thêm ghi chú và gửi yêu cầu chỉ bằng vài cú chạm. Tài liệu nghiên cứu đã phác thảo các giao diện chính như 'Main menu', 'Danh sách nhân viên', 'Chi tiết hóa đơn'. Việc thiết kế quy trình phục vụ trên giao diện phải mô phỏng sát nhất với hoạt động thực tế để nhân viên không mất nhiều thời gian làm quen và có thể thao tác một cách hiệu quả nhất.

4.3. Tích hợp các module Bán hàng kho nhân sự và CRM

Một hệ thống toàn diện cần có sự liên kết chặt chẽ giữa các module. Khi một giao dịch bán hàng được thực hiện, hệ thống phải tự động trừ kho nguyên liệu tương ứng. Dữ liệu bán hàng phải được liên kết với nhân viên thu ngân để phục vụ việc chấm công và đánh giá hiệu suất. Ngoài ra, việc tích hợp một phần mềm CRM cho quán cafe đơn giản để quản lý thông tin khách hàng thân thiết, ghi nhận phản hồi cũng là một yếu tố quan trọng. Sự tích hợp này tạo ra một dòng chảy dữ liệu liền mạch, giúp người quản lý có cái nhìn 360 độ về mọi hoạt động của quán, từ đó đưa ra các chiến lược marketing cho quán cafe và chăm sóc khách hàng quán cafe hiệu quả hơn.

V. Case study Áp dụng hệ thống quản lý tại quán cafe TambourineC

Việc áp dụng lý thuyết phân tích và thiết kế vào một trường hợp cụ thể như quán cafe TambourineC mang lại cái nhìn thực tế về lợi ích của hệ thống. Trước khi có hệ thống, các quy trình của quán hoàn toàn thủ công, dẫn đến nhiều bất cập. Sau khi hệ thống mới được đề xuất và thiết kế, các vấn đề này đã được giải quyết một cách triệt để. Hệ thống giúp tự động hóa gần như toàn bộ các nghiệp vụ cốt lõi, từ việc nhận order của khách, chuyển yêu cầu đến quầy pha chế, quản lý bàn, cho đến việc thanh toán và in hóa đơn. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu sai sót mà còn tăng tốc độ phục vụ, nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Đặc biệt, chức năng báo cáo doanh thu và phân tích tự động giúp người quản lý có được dữ liệu chính xác để đưa ra quyết định, thay vì dựa vào cảm tính như trước đây.

5.1. Tự động hóa quy trình phục vụ và thanh toán cho khách hàng

Với hệ thống mới, nhân viên phục vụ sử dụng máy tính bảng hoặc thiết bị POS để ghi nhận order ngay tại bàn. Yêu cầu sẽ được tự động gửi đến máy in tại quầy pha chế, loại bỏ hoàn toàn việc di chuyển và trao đổi bằng giấy. Khi khách hàng yêu cầu thanh toán, nhân viên thu ngân chỉ cần chọn bàn và hệ thống sẽ tự động tính tổng hóa đơn, áp dụng khuyến mãi (nếu có) và in hóa đơn. Thiết kế quy trình phục vụ tự động này giúp giảm thời gian chờ đợi của khách, tăng vòng quay bàn và tạo ra hình ảnh chuyên nghiệp cho quán.

5.2. Tối ưu chi phí quán cà phê thông qua quản lý kho chính xác

Module quản lý kho nguyên liệu là một trong những tính năng mang lại giá trị lớn nhất. Mỗi khi một sản phẩm được bán ra, hệ thống tự động trừ đi lượng nguyên liệu tương ứng trong kho dựa trên công thức đã định lượng trước. Người quản lý có thể theo dõi lượng tồn kho theo thời gian thực, nhận cảnh báo khi nguyên liệu sắp hết để lên kế hoạch nhập hàng kịp thời. Điều này giúp tránh tình trạng hết hàng đột ngột, đồng thời kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng nguyên liệu, giảm thiểu thất thoát và lãng phí, góp phần quan trọng vào việc tối ưu chi phí quán cà phê và tăng lợi nhuận.

5.3. Phân tích hiệu quả kinh doanh dựa trên báo cáo tự động

Thay vì mất hàng giờ để tổng hợp sổ sách, người quản lý có thể truy cập vào hệ thống báo cáo bất cứ lúc nào. Các báo cáo quan trọng bao gồm: báo cáo doanh thu theo ngày/tuần/tháng, báo cáo các mặt hàng bán chạy nhất, báo cáo chi phí nhập hàng, báo cáo hiệu suất làm việc của nhân viên. Dựa vào những dữ liệu này, việc phân tích hiệu quả kinh doanh trở nên dễ dàng và khách quan. Người quản lý có thể xác định được đâu là sản phẩm chủ lực cần đẩy mạnh, khung giờ nào đông khách nhất để sắp xếp nhân sự, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược để phát triển mô hình kinh doanh quán cafe của mình.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN 1. Khảo sát hiện trạng 1. Giới thiệu về quán cà phê TambourineC Quán cà phê TambourineC là một quán cà phê nhỏ nằm trong một con ngõ gần trường đại học Điện Lực nên thường xuyên được các bạn sinh viên ghé thăm. Mặc dù quán được đặt trong ngõ nhỏ nhưng lại rất được ưa chuộng vì cách trang trí mang hơi hưởng của những năm 90s kết hợp đôi chút nét hiện đại mang đến sự mới mẻ và tò mò cho những người đến với quán.

Không gian trong quán rất yên tĩnh khách có thể thưởng thức cà phê một cách thoải mái tránh được sự ồn ào nhộn nhịp của thành phố. Những nhóm các bạn trẻ đông hơn có thể đặt trước cả phòng riêng và có một không gian riêng cho mình. Nhờ vậy, khách của quán cà phê TambourineC rất đa dạng về thành phần. Giới thiệu chung  Tên cửa hàng: TambourineC  Tổng số nhân viên: 6 người  Thời gian làm việc: - Sáng: 8h00 - 11h00 - Chiều: 13h00 - 17h00  Doanh thu hàng tháng: 100.000VNĐ  Địa chỉ: số 7, ngõ 421/2 Hoàng Quốc Việt, Cổ Nhuế 1, Hà Nội  Hotline: [phone].

Cơ cấu, sơ đồ tổ chức Quản lý nhân viên : hiểu được quá trình quản lý và tổ chức phân công công việc cho nhân việc. Quản lý thu ngân sổ sách: hiểu được quá trình nhập xuất dữ liệu hóa đơn bán hàng, tổng kết thu chi. 1 Quản lý kho: quản lý các vấn đề về nhập hàng, kiểm tra số lượng và chất lượng hàng nhập và báo lại cho quản lý thu chi. Nhân viên pha chế: người xử lý các đơn hàng của khách hàng từ quản lý thu ngân.

Nghiên cứu và sửa đổi menu của quán. Thông báo cho quản lý kho mỗi khi gần hết nguyên liệu pha chế. Giới thiệu mặt hàng, dịch vụ CÀ PHÊ TRÀ SINH TỐỐ Cà phê đen 30k Cảm sả đào 35 Sinh tốố xoài 35k k Cà phê nâu 20k Trà mạn 30 Sinh tốố bơ 35k k Bạc xỉu 30k Chanh(Nóng/Đá) 20 Sinh tốố chanh leo 35k k Nâu lắốc 20k Trà dâu 20 Sinh tốố vi ệ t quâốt 35k k ĐỐỒ ĂN KÈM Sinh tốố chanh tuyêốt 35k Bánh phố mai chanh dây 30 Cacao trân châu 35k k Bánh su kem 30 Nước cam 30k k Bánh tiramisu 20 Nước dừa 30k k 2 1. Trang thiết bị của cửa hàng - 01 máy tính, 01 máy in, 01 máy thu ngân, 2 máy pha chế.

Quy trình hoạt động - Quy Trình Bán Hàng: Sau khi hướng dẫn và giúp đỡ khách hàng lựa chọn chỗ ngồi thì nhân viên phục vụ sẽ đưa cho khách menu của quán. Trong thời gian khách hàng chọn món thì nhân viên ghi lại số bàn và ngày vào giấy order, đến khi khách gọi món thì ghi thêm vào giấy tên các món khách gọi và số lượng. Sau đó nhân viên phục vụ sẽ chuyển cho pha chế và nhân viên thu ngân. Nhân viên thu ngân có nhiệm vụ nhập thông tin trên giấy vào hệ thống.

Nếu khách hàng có nhu cầu chuyển sang bàn khác thì nhân viên phục vụ sẽ ghi nhận số bàn khách hàng muốn chuyển, đồng thời báo lại cho nhân viên thu ngân để thao tác chuyển bàn trên hệ thống. Khách hàng có nhu cầu tính tiền, nhân viên phục vụ sẽ lại quầy thu ngân báo số bàn hiện tại khách đang ngồi, nhân viên thu ngân báo giá tiền và sau khi nhận được tiền thanh toán, nhân viên thu ngân tính toán đúng số tiền trên hóa đơn và trả lại tiền thừa cho khách, thu ngân sẽ in hóa đơn thanh toán cho khách hàng. - Quy trình Nhập hàng: Quán sẽ được các đại lí khác nhau cung cấp các mặt hàng khác nhau theo order của quán do bộ phận pha chế yêu cầu. Các mặt hàng nhập về được bộ phận pha chế kiểm tra xem có đạt chất lượng như yêu cầu hay không - nếu đạt thì mặt hàng sẽ được nhập.

Đối chiếu phiếu yêu cầu mua hàng với các mặt hàng, bộ phận pha chế sẽ tiến hành ghi vào hóa đơn nhập hàng để chuyển cho bộ phận thu ngân. 3 - Quản lý hàng hóa: Mỗi lần bộ phận pha chế lấy nguyên liệu từ kho thì bộ phận kho sẽ xuất phiếu xuất kho bao gồm số lượng và tên các mặt hàng để quản lý dễ nắm bắt tình hình cũng như thuận tiện cho việc quản lý hàng hóa. Mỗi khi có thêm loại nguyên liệu pha chết mới bộ phận kho sẽ cùng với bộ phận pha chế cập nhật thông tin sản phẩm và giá trên danh sách. - Quản lý nhân viên: Nhân viên của quán bao gồm 1 quản lý, 1 nhân viên kho, 2 nhân viên pha chế và 2 nhân viên phục vụ.

Thông tin của nhân viên được lưu vào sổ để chấm công và phát lương. Công của nhân viên được tính theo ca làm việc đối với nhân viên parttime, ngày làm việc đối với nhân viên full time.000/ca x ngày công + thưởng. Part time : + Ca sáng : 8h – 12h : 54.000 đồng/ ca x ngày công + thưởng.000 đồng/ ca x ngày công + thưởng. Ngoài tiền lương nhân viên còn được thưởng theo đánh giá năng lực của mình đối với cửa hàng.

 5 Sao: Xuất sắc: 150.000đ  1-2 Sao: Trung bình: Nhắc nhở Một tháng nhân viên full time được nghỉ phép 2 ngày. Báo trước cho quản lý 1 ngày (nếu ngày nghỉ là thứ 2 – 6) và báo trước 1 tuần (nếu ngày nghỉ là thứ 7 và chủ nhật). Nhân viên part time có thể đổi ca linh hoạt cho nhau. Trong trường hợp xin nghỉ hẳn phải báo cho quản lý trước 2 tuần để quản lý có thời gian bổ sung nhân sự kịp thời.

Trường hợp đi muộn bị trừ 1% lương / lần / tháng. Nghỉ không xin phép 10% lương / lần / tháng. Nếu diễn ra nhiều lần sẽ bị buộc thôi việc. Lương của nhân viên được trả định kì vào ngày cuối cùng của tháng và được tính theo công thức : 4 Tổng lương : Ca (ngày) x số ngày công + thưởng – phạt 5 - Báo cáo – Thống Kê: Quản lý cửa hàng sẽ tổng hợp các doanh thu, phiếu nhập, … để lập báo cáo đinh kỳ hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm.Bộ phận bán hàng và cấp thuốc sẽ thống kê các mặt hàng bán chạy, mặt hàng không bán chạy để quản lý lập phương hướng phát triển của cửa hàng tháng tiếp theo.

Ưu nhược điểm của hệ thống hiện tại 1. Ưu điểm - Quản lý bán hàng rất chặt chẽ từ việc phục vụ, thu chi tiền bạc, kho hàng, nhân viên, định lượng. - Phần mềm điều hướng dễ sử dụng ,giao diện đẹp. - Kinh phí đầu tư rẻ.

Nhược điểm - Hệ thống còn sơ sài thủ công dễ thất thoát, nhầm lẫn. - Tính toán chậm, không có tính đồng bộ chuyên môn cao. - Phiếu đơn hàng không đẹp, trình bày khiến khách khó hiểu. - Cần dựa vào thông tin của các bộ phận khác để xử lý công việc khiến tốc độ xử lý giảm.

- Mất nhiều thời gian để sửa chữa hay bảo trì hệ thống. Mục tiêu của dự án mới - Phần mềm này được tạo ra nhằm đem đến sự thuận tiện cho người sử dụng cũng như giúp cho các chủ quán có thể xem xét một cách tổng quát tình hình kinh doanh của quán mình. - Là giải pháp giúp việc quản lý trở nên đơn giản và thân thiện với mọi người. Yêu cầu hệ thống mới  Thực hiện tốt các chứng năng chính hiện tại.

 Tuân thủ đúng các quy tắc về bán hàng.  Theo dõi chi tiết hàng nhập, tồn kho.  Tốc độ xử lý thông tin nhanh, đảm bảo chính xác, kịp thời.  Tạo được các báo cáo hàng tháng, hàng quý…  Thống kê được lượng nguyên liệu sắp hết.

 Có đầy đủ các chức năng của hệ thống quản lý.  Bảo mật tốt, chỉ làm việc với người có quyền sử dụng.  Hệ thống phải có chế độ sao lưu phục hồi dữ liệu, nhằm đảm bảo an toàn về mặt dữ liệu.  Đào tạo cao hơn về tin học cho nhân viên trong cửa hàng để dễ dàng sử dụng.

 Có thêm chức năng đánh giá nhân viên và ghi nhận phản hồi của khách hàng. Phạm vi thực hiện dự án Phạm vi xoay quanh các nghiệp vụ bán hàng, tuân theo nghiệp vụ quản lý của một quán cà phê, đảm bảo đầy đủ các chức năng chính của phần mềm và khai thác các chức năng mới có liên quan đến quản lý quán cà phê nhằm giúp cho phần mềm thêm phần tiện ích. Các chức năng chính của hệ thống:  Quản lý bán hàng  Quản lý hàng(sản phẩm)  Báo cáo  Quản lý nhân viên  Quản lý kho 1. Công nghệ sử dụng Xây dựng hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu hệ quản trị SQL server (SQL server 2019).

Ngôn ngữ lập trình : C# Trình biên dịch : Visual Studio 2019. Ước tính chi phí  Chi phí 1 hệ thống máy tính: 15.000 đồng  Chi phí dự trù bảo trì và nâng cấp: 5.000 đồng  Chi phí đào tạo tin học cho nhân viên: 5.000 đồng  Chi phí đường truyền mạng: 500.000 đồng / tháng  Chi phí cho người viết phần mềm: 4.000 đồng Tổng chi phí: 29. 8 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2. Biểu đồ phân cấp chức năng Hình 2.Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống quán cà phê TambourineC Mô tả chi ti~t các chức năng lá:  1.1 Cập nhật thông tin : Mỗi nhân viên làm việc tại cửa hàng sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về họ tên, ngày sinh, địa chỉ… để lưu hồ sơ quản lí nhân viên đồng thời có thể thêm, sửa, xóa khi có nhân viên mới hoặc có nhân viên xin nghỉ.2 Chấm công: Cuối ngày (ca) quản lý sẽ gửi yêu cầu chấm công cho nhân viên dựa trên ngày (ca) của nhân viên có mặt tại cửa hàng.

Cuối tháng dựa trên báo cáo chấm công quản lý sẽ trả lương cho nhân viên.3 Trả lương: Lương của nhân viên dựa trên công của nhân viên làm tại cửa hàng và đánh giá năng lực của nhân viên thông qua bảng sau:  Full time : 150.000 x ngày công + thưởng .000 đồng / ca x ngày công + thưởng .000 đồng / ca x ngày công + thưởng.  Cuối tháng quản lý sẽ xuất báo cáo và trả công cho từng nhân viên.4 Đánh giá nhân viên : Dựa vào năng lực, thái độ cũng như phản hồi của khách hàng về nhân viên quản lý sẽ xếp loại nhân viên tương ứng theo sao:  5 sao : Xuất sắc  4 sao : Tốt  3 sao : Khá  1-2 sao : Trung bình Ứng với mỗi sao nhân viên sẽ nhận được mức thưởng cộng vào lương.