Khóa Luận Tốt Nghiệp: Xây Dựng Bộ Quy Trình Quản Lý Tài Chính Cho SMEs

Quản lý tài chính là một yếu tố sống còn đối với sự phát triển của các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) tại Hà Nội. 71 trang · Học viện Ngân hàng · 2016.

• Tác giả: Mạc Thị Thái
• Người hướng dẫn: TS. Phan Thanh Đức
• Trường học: Học viện Ngân hàng
• Chuyên ngành: Hệ thống thông tin quản lý
• Đề tài: Xây Dựng Quy Trình Quản Lý Tài Chính Cho SMEs
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2016
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• MỤC LỤC
• DANH MỤC BẢNG BIỂU
• DANH MỤC HÌNH VẼ
• DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
• LỜI MỞ ĐẦU
• 0.1. Tính cấp thiết của đề tài
• 0.2. Mục đích của đề tài
• 0.3. Phương pháp nghiên cứu
• 0.4. Kết cấu của đề tài
• 1. CHƯƠNG 1: QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA SMES VÀ CÁC VẤN ĐỀ ĐẶT RA
• 1.1. Tổng quan về tình hình quản lý tài chính của SMEs
• 1.1.1. Tìm hiểu về quản lý tài chính
• 1.1.2. Tìm hiểu về SMEs
• 1.1.3. Tình hình quản lý tài chính của SMEs
• 1.1.4. Một số ứng dụng quản lý tài chính hiện nay
• 1.1.5. Nhược điểm
• 1.1.6. Quy chế trong quản lý tài chính
• 1.1.7. Khảo sát thực trạng quản lý hoạt động quản lý tài chính tại SMEs
• 2. CHƯƠNG 2: QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ
• 2.1. Tổng quan về quy trình nghiệp vụ
• 2.2. Khái niệm về BPM
• 2.3. Sự phát triển của quy trình nghiệp vụ
• 2.4. Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ – Business Process Modeling
• 2.4.1. Khái niệm về mô hình hóa quy trình nghiệp vụ
• 2.4.2. Bộ ký pháp mô hình hóa quy trình nghiệp vụ - Business Process Modeling Notation (BPMN)
• 2.5. Ứng dụng của BPM vào hoạt động quản lý tài chính tại SMEs
• 2.5.1. Ứng dụng của BPM trên thế giới và Việt Nam
• 2.5.2. Khả năng ứng dụng BPM vào hoạt động quản lý tài chính tại SMEs
• 3. CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
• 3.1. Bài toán xây dựng quy trình quản lý tài chính
• 3.2. Phân tích bài toán
• 3.3. Quy trình lập kế hoạch tài chính
• 3.4. Quy trình duyệt mua
• 3.5. Quy trình duyệt thu
• 3.6. Quy trình duyệt chi
• 3.7. Quy trình duyệt tạm ứng
• 3.8. Quy trình cảnh báo Ngân sách tài chính
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC 1 – TIÊU THỨC XÁC ĐỊNH DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ Ở MỘT SỐ NƯỚC VÀ VÙNG LÃNH THỔ
• PHỤ LỤC 2 – CÁC BIỂU MẪU QUY ĐỊNH
• PHỤ LỤC 3 – HOẠT ĐỘNG ĐIỀU TRA, PHỎNG VẤN
• PHỤ LỤC 4 – MỨC ĐỘ QUAN TÂM ĐẾN KHÁI NIỆM BPM TẠI VIỆT NAM
• PHỤ LỤC 5 – BUSINESS RULE

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Quy Trình Quản Lý Tài Chính Cho SMEs Tại Hà Nội

Quản lý tài chính là một yếu tố sống còn đối với sự phát triển của các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) tại Hà Nội. Việc xây dựng một quy trình quản lý tài chính hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt nguồn lực tài chính mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Đặc biệt, trong bối cảnh kinh tế hiện nay, việc áp dụng các công nghệ mới vào quản lý tài chính là điều cần thiết để tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu rủi ro.

1.1. Khái Niệm Về Quản Lý Tài Chính Cho SMEs

Quản lý tài chính cho SMEs bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát và giám sát các hoạt động tài chính nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững. Điều này bao gồm việc phân tích tình hình tài chính, lập ngân sách và quản lý dòng tiền.

1.2. Tầm Quan Trọng Của Quy Trình Quản Lý Tài Chính

Quy trình quản lý tài chính giúp SMEs duy trì sự ổn định tài chính, tối ưu hóa chi phí và tăng cường khả năng ra quyết định. Một quy trình rõ ràng và hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các vấn đề tài chính và đưa ra các giải pháp kịp thời.

II. Những Thách Thức Trong Quản Lý Tài Chính Cho SMEs Tại Hà Nội

Các SMEs tại Hà Nội đang phải đối mặt với nhiều thách thức trong việc quản lý tài chính. Những khó khăn này không chỉ đến từ nội bộ mà còn từ môi trường kinh doanh bên ngoài. Việc thiếu hụt thông tin và công cụ quản lý hiện đại là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến sự kém hiệu quả trong quản lý tài chính.

2.1. Thiếu Thốn Về Nguồn Lực Tài Chính

Nhiều SMEs gặp khó khăn trong việc huy động vốn, dẫn đến việc không đủ nguồn lực để đầu tư vào công nghệ và nhân sự cho quản lý tài chính. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

2.2. Khó Khăn Trong Việc Áp Dụng Công Nghệ Mới

Việc áp dụng công nghệ mới vào quản lý tài chính vẫn còn hạn chế. Nhiều doanh nghiệp chưa nhận thức được lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý tài chính, dẫn đến việc quản lý vẫn còn thủ công và kém hiệu quả.

III. Phương Pháp Xây Dựng Quy Trình Quản Lý Tài Chính Hiệu Quả

Để xây dựng một quy trình quản lý tài chính hiệu quả cho SMEs, cần áp dụng các phương pháp hiện đại và linh hoạt. Việc sử dụng các công cụ quản lý tài chính thông minh sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động.

3.1. Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Quản Lý Tài Chính

Công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc tự động hóa quy trình quản lý tài chính. Việc sử dụng phần mềm quản lý tài chính giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.

3.2. Đào Tạo Nhân Sự Về Quản Lý Tài Chính

Đào tạo nhân sự là một yếu tố quan trọng để nâng cao năng lực quản lý tài chính. Doanh nghiệp cần đầu tư vào việc đào tạo nhân viên để họ có thể sử dụng hiệu quả các công cụ và phần mềm quản lý tài chính.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Quy Trình Quản Lý Tài Chính Tại SMEs

Việc áp dụng quy trình quản lý tài chính tại các SMEs đã mang lại nhiều kết quả tích cực. Nhiều doanh nghiệp đã cải thiện được tình hình tài chính và nâng cao hiệu quả hoạt động nhờ vào việc áp dụng các quy trình quản lý tài chính khoa học.

4.1. Cải Thiện Tình Hình Tài Chính

Nhiều SMEs đã ghi nhận sự cải thiện rõ rệt trong tình hình tài chính sau khi áp dụng quy trình quản lý tài chính. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan hơn về tình hình tài chính của mình.

4.2. Tăng Cường Khả Năng Cạnh Tranh

Việc quản lý tài chính hiệu quả giúp SMEs tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường. Doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định nhanh chóng và chính xác hơn, từ đó nâng cao vị thế của mình.

V. Kết Luận Về Quy Trình Quản Lý Tài Chính Cho SMEs Tại Hà Nội

Quy trình quản lý tài chính là một yếu tố quan trọng giúp các SMEs tại Hà Nội phát triển bền vững. Việc xây dựng và áp dụng quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt nguồn lực tài chính mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh. Trong tương lai, việc tiếp tục cải tiến quy trình quản lý tài chính sẽ là điều cần thiết để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.

5.1. Tương Lai Của Quản Lý Tài Chính Tại SMEs

Tương lai của quản lý tài chính tại SMEs sẽ phụ thuộc vào khả năng áp dụng công nghệ và cải tiến quy trình. Doanh nghiệp cần chủ động trong việc tìm kiếm và áp dụng các giải pháp mới để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.

5.2. Khuyến Nghị Đối Với SMEs

Các SMEs cần chú trọng đến việc xây dựng quy trình quản lý tài chính rõ ràng và hiệu quả. Đầu tư vào công nghệ và đào tạo nhân sự sẽ là chìa khóa giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong tương lai.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), quản lý tài chính là hoạt động giữ vai trò trọng yếu đối với việc huy động vốn đầu tư, duy trì hoạt động và mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, trên thực tế, hầu hết các SMEs tại Việt Nam chưa phân tách rõ ràng giữa chức năng tài chính và kế toán mà gộp chung thành một phòng ban. Tình trạng này dẫn tới việc kiểm soát dòng tiền gặp nhiều khó khăn, thông tin tài chính phục vụ điều hành thiếu tính kịp thời, làm suy giảm hiệu quả quản trị và gia tăng rủi ro thất bại trong kinh doanh.

Bên cạnh đó, các giải pháp công nghệ quản trị tài chính hiện hành chủ yếu tập trung vào các hệ thống hoạch định tổng thể phức tạp hoặc các phần mềm kế toán thuần túy, chưa có bộ quy trình nghiệp vụ chuẩn hóa dành riêng cho phân hệ tài chính của khối doanh nghiệp vừa và nhỏ. Để giải quyết khoảng trống này, đề tài ứng dụng phương pháp quản trị quy trình nghiệp vụ (Business Process Management - BPM) nhằm mô hình hóa và chuẩn hóa các luồng công việc tài chính.

Đề tài xác định các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể bao gồm:

1. Xây dựng bộ quy trình chung cho phân hệ quản lý tài chính của SMEs.
2. Tìm hiểu về cách thức và thực trạng quản lý tài chính tại các SMEs.
3. Tìm hiểu về hệ quản trị quy trình nghiệp vụ BPM và kỹ thuật mô hình hóa quy trình.
4. Khảo sát, đánh giá các ứng dụng công nghệ quản lý tài chính - kế toán đang được SMEs sử dụng, chỉ ra ưu điểm và nhược điểm của các giải pháp đó.

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là các quy trình nghiệp vụ trong phân hệ quản lý tài chính của doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phạm vi nghiên cứu về không gian tập trung vào các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam (tiến hành khảo sát, phỏng vấn tại 10 doanh nghiệp như Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại An Lộc, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thuận Thành và sử dụng dữ liệu thực nghiệm tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Dịch vụ và Đào tạo Thiên Ưng). Phạm vi thời gian nghiên cứu và thu thập dữ liệu được thực hiện vào năm 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nội dung dựa trên nền tảng lý luận về quản lý tài chính doanh nghiệp, tiêu chí phân loại SMEs theo quy định pháp luật và lý thuyết quản trị quy trình nghiệp vụ BPM:

• Khái niệm và quy chế quản lý tài chính: Quản lý tài chính (Finance Management - FM) được tiếp cận dưới góc độ sử dụng thông tin để phản ánh tình trạng tài chính, phân tích điểm mạnh, điểm yếu, lập kế hoạch kinh doanh ngắn hạn/dài hạn và quản lý vốn hoạt động. Cơ sở pháp lý cho các quy chế tài chính gồm Nghị định số 90/2001/NĐ-CP ngày 23/11/2001 về trợ giúp phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa; Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29/11/2005; Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 và các luật thuế hiện hành. Các quy định nội bộ gắn liền với chứng từ và biểu mẫu chuẩn: Bảng dự trù chi phí, Phiếu đề nghị duyệt chi [BM01], Phiếu đề nghị tạm ứng [BM02], Phiếu đề xuất mua, hóa đơn tài chính (đối với hàng hóa/dịch vụ từ 100.000 đồng trở lên) và hóa đơn bán lẻ (dưới 100.000 đồng).
• Lý thuyết Quản trị quy trình nghiệp vụ (BPM): Vòng đời phát triển quy trình nghiệp vụ gồm 5 giai đoạn: (1) Thiết kế và phê chuẩn, (2) Cấu hình, (3) Thực hiện, (4) Đánh giá, và (5) Quản trị. Kỹ thuật mô hình hóa sử dụng chuẩn Ký pháp Mô hình hóa Quy trình Nghiệp vụ (Business Process Modeling Notation - BPMN) với các thành phần: Sự kiện (Start Event, Intermediate Event, End Event); Hoạt động (Task, Sub-Process, Transaction, Call Activity, Event Sub-Process); Cổng rẽ nhánh (Gateway); Đối tượng liên kết (Sequence Flow, Conditional Flow, Default Flow, Data Association); Phân làn (Pool, Lane) và Chú thích (Artifacts: Association, Group, Text Annotation).

Phương pháp nghiên cứu được triển khai kết hợp giữa định tính, điều tra thực địa và mô phỏng thực nghiệm:

• Phương pháp điều tra, khảo sát: Lập bảng hỏi khảo sát thực trạng tại 10 doanh nghiệp vừa và nhỏ thuộc nhiều lĩnh vực; thực hiện phỏng vấn sâu trực tiếp tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại An Lộc và Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thuận Thành để thu thập dữ liệu về thời gian, chi phí và các bước phê duyệt thực tế.
• Phương pháp phân tích định tính: Tiếp cận, phân loại và mô tả các luồng thông tin, quan hệ phân công trách nhiệm giữa các phòng ban chức năng trong xử lý nghiệp vụ tài chính.
• Phương pháp thực nghiệm mô phỏng: Ứng dụng phần mềm Bizagi Modeler (chức năng Simulation View) để thiết kế sơ đồ quy trình, thiết lập các kịch bản với các biến số về nguồn nhân lực (Ban Lãnh đạo, Giám đốc tài chính - CFO, Kế toán, Chuyên viên tài chính), chi phí tiền lương theo giờ (USD/giờ) và thời gian thực hiện từng tác vụ nhằm đo lường hiệu năng vận hành của quy trình.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1 - Quản lý tài chính của SMEs và các vấn đề đặt ra

Chương này trình bày bức tranh tổng quan về thực trạng tổ chức công tác tài chính tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam, đồng thời chỉ rõ những khoảng trống trong việc ứng dụng công nghệ thông tin. Theo số liệu thống kê trích dẫn từ Nghị định 90/2001/NĐ-CP, SMEs chiếm khoảng 93% tổng số doanh nghiệp cả nước (trong đó chiếm 80% số doanh nghiệp nhà nước, 97% vốn và 99% lao động trong khu vực kinh tế tư nhân). Một khảo sát của KPMG công bố tháng 8/2011 trên 516 doanh nghiệp lớn và vừa tại Việt Nam và khu vực cho thấy đa số doanh nghiệp thừa nhận bộ phận tài chính cần cải tổ cấp thiết. Thực tế tại khối SMEs, vị trí Giám đốc Tài chính (CFO) hầu như vắng bóng, toàn bộ chức năng tài chính bị gộp chung vào phòng Kế toán.

Tác giả tiến hành phân tích các phần mềm đang được sử dụng phổ biến:

• ERP (online): Cung cấp các phân hệ kế toán ngân sách, tài sản, ghi nhận giao dịch, kế toán quản trị với hơn 2 triệu người dùng (theo Erponline.vn).
• MISA SME.NET 2015: Sản phẩm của Công ty Cổ phần MISA với hơn 130.000 khách hàng, tập trung vào hành vi kế toán mà không có phân hệ tài chính độc lập.
• TRIAXACCOUNTING: Phần mềm kế toán của Công ty Cổ phần Triax Việt Nam.
• ACUMATICA: Hệ thống điện toán đám mây có phân hệ tài chính riêng nhưng chủ yếu triển khai ở các doanh nghiệp quy mô lớn (Tân Hiệp Phát, TH Milk, Abbott, Vina Acecook).

Nhược điểm chung của các giải pháp này là chưa chuẩn hóa được quy trình tài chính dành riêng cho SMEs, cấu trúc phức tạp với nhiều phân hệ doanh nghiệp nhỏ chưa có nhu cầu sử dụng.

Kết quả điều tra thực trạng tại 10 doanh nghiệp vừa và nhỏ được tác giả tổng hợp cụ thể như sau:

Tiêu chí khảo sát	Kết quả ghi nhận	Tỷ lệ (%)
Lĩnh vực hoạt động	Sản xuất, thương mại dịch vụ	90%
	Tài chính	10%
Cơ cấu phòng ban tài chính	Gộp chung với phòng kế toán / Không rõ ràng	90%
	Có phòng tài chính độc lập	10%
Nhân sự phụ trách tài chính	Có CFO, Trưởng phòng, Chuyên viên	10%
	Do phòng Kế toán kiêm nhiệm	90%
Các loại yêu cầu duyệt phổ biến	Duyệt thanh toán tạm ứng	40%
	Duyệt mua	30%
	Duyệt chi	30%
Độ sẵn sàng dùng bộ quy trình chuẩn	Sẵn sàng sử dụng	50%
	Không sẵn sàng	50%
Lý do không lập phòng tài chính riêng	Cho rằng hoạt động tài chính không cần thiết	60%
	Hoạt động tài chính phát sinh ít	40%
Tính khả thi khi tách riêng phòng TC-KT	Không dễ dàng	50%
	Dễ dàng	30%
	Chưa chắc chắn	20%

Dữ liệu khảo sát định tính về thời gian xử lý tại Công ty An Lộc và Thuận Thành ghi nhận: lập kế hoạch tài chính ngắn hạn mất khoảng 1 ngày (dài hạn không có kế hoạch cụ thể); duyệt mua mất 3 ngày đối với đơn hàng nhỏ và 1 tuần đối với đơn hàng lớn; duyệt chi mất khoảng 2 giờ chuẩn bị và xử lý theo đợt 1 lần/tuần; chi phí vận hành quy trình chưa được các công ty định lượng cụ thể.

Chương 2 - Quản trị quy trình nghiệp vụ

Chương 2 tập trung hệ thống hóa khung lý thuyết về Quản trị quy trình nghiệp vụ (BPM) và bộ ký pháp BPMN, đồng thời phân tích khả năng ứng dụng thực tế vào công tác tài chính của SMEs. Khóa luận phân tích 5 giai đoạn phát triển của quy trình (Thiết kế và phê chuẩn, Cấu hình, Thực hiện, Đánh giá, Quản trị) cùng vai trò của các tác nhân tham gia: Giám đốc quy trình, Chuyên viên nghiệp vụ, Người thiết kế quy trình, Kiến trúc sư hệ thống.

Về mức độ ứng dụng trên thế giới, tác giả trích dẫn báo cáo khảo sát năm 2012 của BPTrends thực hiện trên 399 đối tượng chuyên môn:

• 41% xem BPM là phương pháp tiếp cận từ trên xuống (top-down) để quản lý dựa trên quy trình cốt lõi.
• 27% xem BPM là phương pháp tiếp cận hệ thống để phân tích và tái thiết kế quy trình.
• 15% tiếp cận BPM nhằm mục đích cắt giảm chi phí vận hành.
• 13% nhìn nhận BPM là tập hợp kỹ thuật phần mềm hỗ trợ quản trị luồng công việc.
• Về mức độ trưởng thành của quy trình: 65% doanh nghiệp thực hiện các hoạt động quy trình ở mức "Thỉnh thoảng" và "Thường xuyên", 19% dành "Phần lớn thời gian", 10% "Không bao giờ" và 6% "Luôn luôn".

Tại Việt Nam, phân tích từ công cụ Google Trends cho thấy sự quan tâm đến BPM bắt đầu từ năm 2009 và tăng mạnh từ năm 2012. Tác giả đưa ra trường hợp nghiên cứu thực tế tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thương mại và Sản xuất Quân Đạt (doanh nghiệp thi công khung nhôm kính) vào năm 2014: sau khi thất bại với các gói phần mềm ERP đóng gói do đặc thù thi công công trình phân tán, công ty đã triển khai thành công mô hình BPM may đo linh hoạt để quản lý đồng bộ từ tài chính, mua hàng đến cung ứng vật tư ngoài hiện trường.

Chương 3 - Xây dựng quy trình quản lý tài chính

Chương 3 là phần trọng tâm của khóa luận, tiến hành giải quyết bài toán tái cấu trúc và chuẩn hóa phân hệ quản lý tài chính cho SMEs bằng phần mềm Bizagi Modeler. Tác giả đề xuất mô hình tổ chức phân tách phòng Tài chính độc lập với phòng Kế toán. Cơ cấu nhân sự và chi phí giả định phục vụ mô phỏng được xây dựng dựa trên bảng lương tham chiếu của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Dịch vụ và Đào tạo Thiên Ưng:

Vị trí nhân sự	Vai trò trong quy trình	Đơn giá chi phí (USD/giờ)
Ban Lãnh đạo (TGĐ / Phó TGĐ)	Phê duyệt cấp cao nhất, ban hành mục tiêu	3,0
Giám đốc Tài chính (CFO)	Điều hành, rà soát, thẩm định kế hoạch, phân quyền	2,0
Chuyên viên Tài chính	Tiếp nhận, xử lý chứng từ, kiểm tra quy chế, cảnh báo	2,0
Kế toán	Lập dự thảo kế hoạch SX-KD, cung cấp dữ liệu sổ sách	2,0

Khóa luận thiết kế chi tiết 6 quy trình nghiệp vụ con, bao gồm lưu đồ, ma trận phân công trách nhiệm, bảng diễn giải từng bước và kết quả mô phỏng:

1. Quy trình lập kế hoạch tài chính:

   • Luồng thực hiện: Tiếp nhận kế hoạch Sản xuất - Kinh doanh (SX-KD) từ phòng Kế toán -> Phòng Tài chính đánh giá sơ bộ -> Lập hệ thống báo cáo tài chính dự kiến (Kết quả hoạt động kinh doanh, Lưu chuyển tiền tệ, Bảng Cân đối kế toán) -> Đối chiếu, so sánh với số liệu thực tế và kế hoạch năm trước -> Trình Ban Lãnh đạo thẩm định, phê duyệt và công bố.
   • Kết quả mô phỏng: Tổng thời gian thực hiện tối thiểu là 23 ngày 30 phút (xấp xỉ 1 tháng), bao gồm các khâu thu thập số liệu (7 ngày), phân tích lại (3 ngày), rà soát điều chỉnh (1 ngày).

2. Quy trình duyệt mua:

   • Luồng thực hiện: Tiếp nhận yêu cầu mua trang thiết bị, vật tư -> Kiểm tra đối chiếu quy chế tài chính và nhu cầu thực tế -> Xử lý theo 4 nhánh: Chấp thuận (chuyển Ban Lãnh đạo duyệt); Yêu cầu làm rõ/bổ sung chứng từ; Kích hoạt quy trình Cảnh báo Ngân sách theo cấp độ 1 hoặc 2 (khi ngân sách hạn hẹp hoặc chi phí vượt định mức); Không chấp thuận (lập thông báo từ chối gửi bộ phận yêu cầu).
   • Kết quả mô phỏng: Thời gian xử lý tối thiểu là 4 giờ 40 phút, thời gian trung bình là 16 giờ 13 phút 08 giây (rút ngắn đáng kể so với mức 3-7 ngày khảo sát thực tế). Tổng chi phí vận hành kịch bản tối đa đạt 4.836,08 USD.

3. Quy trình duyệt thu:

   • Luồng thực hiện: Tiếp nhận đề nghị thu tiền -> Kiểm tra tính hợp lệ và chứng từ -> Ra quyết định chấp thuận, yêu cầu làm rõ hoặc từ chối -> Gửi Ban Lãnh đạo phê duyệt.
   • Kết quả mô phỏng: Thời gian xử lý tối thiểu đạt 1 giờ, thời gian trung bình là 1 giờ 30 phút 36 giây. Tỷ trọng tham gia xử lý của Chuyên viên tài chính đạt 76,04%, giúp giải phóng thời gian điều hành của Giám đốc tài chính.

4. Quy trình duyệt chi:

   • Luồng thực hiện: Tiếp nhận phiếu đề nghị duyệt chi [BM01] kèm hóa đơn tài chính (trên 100.000 đồng) hoặc hóa đơn bán lẻ -> Kiểm tra dự trù kinh phí -> Kích hoạt cảnh báo ngân sách nếu chạm ngưỡng giới hạn -> Xét duyệt và trình ký thanh toán theo kỳ (hoặc đột xuất).

5. Quy trình duyệt tạm ứng:

   • Luồng thực hiện: Tiếp nhận phiếu đề nghị tạm ứng [BM02] cho cán bộ nhân viên đi công tác hoặc mua sắm cần tiền mặt ngay -> Thẩm định tính hợp lý của khoản chi chưa xác định chính xác -> Phê duyệt tạm ứng -> Theo dõi thời hạn hoàn ứng -> Thực hiện cấn trừ lương đối với các khoản quá hạn hoàn ứng theo quy chế.

6. Quy trình cảnh báo Ngân sách tài chính:

   • Cơ chế hoạt động: Tự động kích hoạt trong các quy trình duyệt mua, duyệt chi khi phát hiện số dư ngân sách của phòng ban hoặc công ty chạm các ngưỡng cảnh báo (Cấp độ 1, Cấp độ 2), hỗ trợ nhà quản lý kiểm soát việc bội chi trước khi ký duyệt.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã đạt được các kết quả nghiên cứu cụ thể:

• Chuẩn hóa hệ thống quy trình nghiệp vụ tài chính: Xây dựng thành công 6 quy trình nghiệp vụ cốt lõi (Lập kế hoạch tài chính, Duyệt mua, Duyệt thu, Duyệt chi, Duyệt tạm ứng, Cảnh báo ngân sách) theo chuẩn ký pháp quốc tế BPMN, khắc phục tình trạng xử lý công việc tự phát và chồng chéo tại các SMEs.
• Chứng minh tính khả thi qua mô phỏng định lượng: Sử dụng Bizagi Modeler Simulation View để lượng hóa thời gian và chi phí xử lý. Kết quả thực nghiệm cho thấy thời gian xử lý duyệt mua giảm từ 3-7 ngày trong thực tế xuống còn 16 giờ 13 phút trung bình; quy trình duyệt thu diễn ra nhanh chóng với 1 giờ 30 phút trung bình; xác định được mức độ phân quyền giúp chuyên viên tài chính đảm nhận tới 76,04% khối lượng tác vụ thông thường.
• Đóng góp về mặt mô hình quản trị: Đề xuất mô hình tái cơ cấu bộ máy tổ chức cho SMEs theo hướng tách biệt rõ ràng giữa bộ phận Tài chính và Kế toán. Mô hình cung cấp ma trận phân công trách nhiệm chi tiết giữa Ban Lãnh đạo, CFO, Kế toán và Chuyên viên tài chính, giúp nhà quản trị kiểm soát trực tiếp các dòng tiền mà không bị phụ thuộc hoàn toàn vào số liệu kế toán tổng hợp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận chỉ ra một số điểm hạn chế do điều kiện nghiên cứu:

• Đề tài mới dừng lại ở bước mô hình hóa và mô phỏng thực nghiệm trên phần mềm thiết kế quy trình (Bizagi Modeler), chưa tiến hành lập trình hay tích hợp triển khai trên một hệ thống thực thi quy trình nghiệp vụ (BPMS engine) đầy đủ tại doanh nghiệp.
• Mẫu khảo sát thực tế còn hạn chế (10 doanh nghiệp), các tham số về chi phí tiền lương và nhân lực trong mô hình mô phỏng mới chỉ tham chiếu từ bảng lương của một doanh nghiệp cụ thể (Công ty Thiên Ưng) kết hợp ước tính.
• Bộ quy trình mang tính chất chuẩn hóa tổng quát cho các SMEs thông thường; chưa bao quát được các nghiệp vụ tài chính đặc thù của những doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc hoạt động trong các ngành kinh doanh phức tạp.

Hướng phát triển tiếp theo của đề tài là mở rộng quy mô khảo sát thực tiễn, tối ưu hóa các kịch bản phân quyền và đưa bộ quy trình vào thử nghiệm trực tiếp trên nền tảng phần mềm BPMS có kết nối với cơ sở dữ liệu thực của doanh nghiệp.

Giá trị tham khảo

Tài liệu này có giá trị tham khảo thiết thực cho:

• Sinh viên và học viên chuyên ngành Hệ thống thông tin Quản lý, Quản trị Kinh doanh, Tài chính - Ngân hàng: Cung cấp tài liệu mẫu mực về phương pháp áp dụng BPMN để mô hình hóa bài toán quản trị nghiệp vụ và cách sử dụng công cụ mô phỏng Bizagi Modeler để đánh giá thời gian, chi phí, nhân lực.
• Chuyên viên phân tích nghiệp vụ (Business Analyst - BA): Tham khảo trực tiếp lưu đồ quy trình, ma trận phân công trách nhiệm và các kịch bản xử lý nghiệp vụ tài chính chuẩn (duyệt mua, duyệt chi, kiểm soát định mức ngân sách).
• Chủ doanh nghiệp và nhà quản trị SMEs: Cung cấp giải pháp mẫu để tái cơ cấu phòng ban tài chính - kế toán và thiết lập các quy chế kiểm soát dòng tiền, hạn chế thất thoát nội bộ.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao tác giả lại đề xuất tách riêng phòng Tài chính khỏi phòng Kế toán tại các SMEs?
Khảo sát thực tế cho thấy 90% SMEs gộp chung phòng Tài chính vào Kế toán, dẫn đến tình trạng công tác tài chính diễn ra chồng chéo, chậm trễ, khó kiểm soát và không phản ánh kịp thời bức tranh dòng tiền cho nhà quản lý. Tách riêng hai bộ phận giúp phân định rõ chức năng: Kế toán tập trung vào ghi nhận, hạch toán quá khứ; Tài chính tập trung vào lập kế hoạch, dự báo dòng tiền, thẩm định chi tiêu và cảnh báo ngân sách.

2. Công cụ phần mềm và phương pháp nào được sử dụng để kiểm thử bộ quy trình trong khóa luận?
Tác giả sử dụng công cụ Bizagi Modeler với phân hệ Simulation View. Phương pháp thực nghiệm dựa trên việc xây dựng kịch bản luồng công việc, gán các tham số đầu vào (thời gian xử lý của từng tác vụ, phân công nhân sự, chi phí theo giờ dựa trên dữ liệu lương của Công ty Thiên Ưng) để mô phỏng và đo lường thời gian tối thiểu, thời gian trung bình cũng như chi phí vận hành.

3. Khảo sát thực tế tại 10 doanh nghiệp ghi nhận loại yêu cầu phê duyệt tài chính nào chiếm tỷ lệ cao nhất?
Theo kết quả khảo sát tại Chương 1, yêu cầu duyệt thanh toán tạm ứng chiếm tỷ lệ cao nhất với 40%, tiếp theo là yêu cầu duyệt mua chiếm 30% và duyệt chi chiếm 30%.

4. Thời gian xử lý quy trình duyệt mua sau khi mô phỏng trên Bizagi Modeler thay đổi như thế nào so với khảo sát thực tế?
Trong thực tế tại các doanh nghiệp khảo sát, việc duyệt mua mất khoảng 3 ngày đối với đơn hàng nhỏ và 1 tuần đối với đơn hàng lớn. Sau khi chuẩn hóa quy trình và mô phỏng trên phần mềm, thời gian xử lý tối thiểu giảm xuống còn 4 giờ 40 phút và thời gian trung bình đạt 16 giờ 13 phút 08 giây.

5. Quy trình Cảnh báo Ngân sách trong mô hình hoạt động dựa trên nguyên tắc nào?
Quy trình cảnh báo ngân sách được lồng ghép như một quy trình con trong các quy trình duyệt mua và duyệt chi. Khi phòng Tài chính kiểm tra thấy ngân sách công ty đang hạn hẹp hoặc chi phí đề xuất vượt quá hạn mức quy định của phòng ban/dự án, hệ thống sẽ phát cảnh báo theo Cấp độ 1 hoặc Cấp độ 2 để yêu cầu giải trình, cắt giảm hoặc chuyển Ban Giám đốc xem xét cấp bổ sung trước khi ký duyệt.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Mạc Thị Thái đã giải quyết thành công bài toán chuẩn hóa phân hệ quản lý tài chính cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ bằng việc áp dụng lý thuyết Quản trị quy trình nghiệp vụ (BPM). Công trình đã thiết kế hoàn chỉnh hệ thống 6 quy trình nghiệp vụ cốt lõi theo chuẩn ký pháp BPMN, đồng thời đề xuất giải pháp tái cơ cấu tổ chức thông qua việc phân tách độc lập chức năng tài chính và kế toán. Kết quả mô phỏng định lượng trên Bizagi Modeler đã chứng minh hiệu quả rõ rệt trong việc rút ngắn thời gian xử lý chứng từ, tối ưu hóa chi phí vận hành và nâng cao tính minh bạch, hỗ trợ đắc lực cho công tác quản trị dòng tiền tại các SMEs.

Trích đoạn nội dung tài liệu

chương 1 này, tác giả sẽ trình bày 4 nội dung bao gồm: (1) tổng quan về tình hình tài chính của SMEs, (2) tìm hiểu về SMEs, (3) quy chế trong quản lý tài chính và (4) khảo sát thực trạng quản lý hoạt động tài chính tại SMEs. Chƣơng 2: Quản trị quy trình nghiệp vụ BPM Chương này có 3 nội dung như sau: (1) tổng quan về quy trình nghiệp vụ, (2) mô hình hóa quy trình nghiệp vụ, (3) ứng dụng của BPM vào hoạt động quản lý tài chính tại SMEs. Chƣơng 3: Xây dựng quy trình quản lý tài chính Đây là chương xây dựng và giải quyết bài toán đặt ra bao gồm 2 nội dung chính đó là: (1) bài toán xây dựng quy trình quản lý tài chính, (2) phân tích bài toán. Mạc Thị Thái – K15HTTTB 2 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng bộ quy trình chung cho phân hệ quản lý tài chính của SMEs CHƢƠNG 1 - QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA SMES VÀ CÁC VẤN ĐỀ ĐẶT RA Phần đầu của chương đưa ra khái niệm về quản lý tài chính, về SMEs, trình bày tổng quan về tình hình tài chính của SMEs và nhận định chung của tác giả về vai trò của hoạt động tài chính trong doanh nghiệp.

Phần tiếp theo trình bày về sự tìm hiểu của tác giả về một số ứng dụng quản lý tài chính hiện nay, nêu ra những ưu nhược điểm của những ứng dụng đó. Để đảm bảo rằng việc xây dựng bộ quy trình trên cơ sở quy định chung thì tác giả đưa ra các quy chế về quản lý tài chính cùng với các biểu mẫu liên quan. Phần cuối cùng của chương này trình bày về kết quả của việc khảo sát thực trạng quản lý hoạt động tài chính ở một số SMEs, nhận định của tác giả đưa ra nhằm xây dựng bộ quy trình chung cho doanh nghiệp. Các vấn đề được tìm hiểu là yếu tổ xác định bài toán mà tác giả nêu ra.

Tổng quan về tình hình quản lý tài chính của SMEs 1. Tìm hiểu về quản lý tài chính Quản lý tài chính Finance Management – FM là việc sử dụng các thông tin để phản ánh một cách chính xác tình trạng tài chính của một doanh nghiệp, phân tích điểm mạnh, điểm yếu và lập các kế hoạch kinh doanh. Việc quản lý tài chính bao gồm việc lập các kế hoạch tài chính dài hạn và ngắn hạn, đồng thời quản lý có hiệu quả vốn hoạt động thực của công ty. Đây là một công việc rất quan trọng đối với các doanh nghiệp vì nó ảnh hưởng đến hiệu quả của doanh nghiệp, quyết định tính kịp thời trong hoạt động kinh doanh của công ty.

Trong mỗi doanh nghiệp, nhà quản lý tài chính phải đưa ra rất nhiều quyết định quan trọng. Bởi trong doanh nghiệp, quá trình thu chi luôn phát sinh hàng ngày, quá trình lập kế hoạch tài chính đều theo những khoảng thời gian xác định như hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và hàng năm. Việc quản lý tài chính đòi hỏi sự chính xác và kiểm soát chặt chẽ trong hoạt động của doanh nghiệp vì nó quyết định đến sự hoạt động và quá trình phát triển của mỗi doanh nghiệp. Như vậy, quản lý tài chính thực sự là bài toán khó cho doanh nghiệp.

Quản lý tài chính là việc quan trọng hàng đầu trong một doanh nghiệp nhất là trong thời kỳ mở rộng với nhiều cơ hội và thách thức như hiện nay. Quản lý tài chính tốt sẽ mang lại rất nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đó là sự phát triển bền vững, sự lớn mạnh của doanh nghiệp, sự nể phục của đối tác và càng mang lại nhiều cơ hội hợp tác cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển mãnh mẽ hơn trong tương lai. Mạc Thị Thái – K15HTTTB 3 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng bộ quy trình chung cho phân hệ quản lý tài chính của SMEs 1.

Tìm hiểu về SMEs Hiện nay, trên thế giới có rất nhiều những quan niệm khác nhau về doanh nghiệp vừa và nhỏ Small and Medium Enterprises – SMEs. Phần lớn tiêu thức để phân loại doanh nghiệp vừa và nhỏ chủ yếu là dựa trên quy mô và số lượng lao động. Tuy nhiên, tiêu thức để phân loại còn phải căn cứ vào trình độ kinh tế - xã hội của mỗi nước, theo từng giai đoạn phát triển kinh tế và ngành nghề khác nhau. Các tiêu thức xác định doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tham khảo ở Phụ lục 1.

Tại Việt Nam, tiêu thức xác định doanh nghiệp vừa và nhỏ được thể hiện trong nghị định 90/2001/NĐ ngày 23-11-2001 của Chính Phủ. Theo quy định này doanh nghiệp vừa và nhỏ được định nghĩa như sau: “Doanh nghiệp vừa và nhỏ là cơ sở sản xuất, kinh doanh độc lập, đã đăng ký kinh doanh theo pháp luật hiện hành, có vốn đăng ký không quá 10 tỷ đồng hoặc số lao động trung bình hành năm không quá 30 người”. Theo cách phân loại này ở Việt Nam có khoảng 93% trong tổng số doanh nghiệp hiện có là doanh nghiệp vừa và nhỏ, cụ thể là 80% các doanh nghiệp nhà nước thuộc nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ, trong khu vực kinh tế tư nhân doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm tỷ trọng 97% xét về vốn và 99% xét về lao động so với tổng số doanh nghiệp của cả nước [1]. SMEs tồn tại và phát triển rất đa dạng: ở tất cả các lĩnh vực của nền kinh tế: thương mại, dịch vụ, công nghiệp, xây dựng, nông lâm ngư nghiệp.; hoạt động dưới mọi hình thức như: doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và các cơ sở kinh tế cá thể.

Bên cạnh đó, SMEs có tính năng động cao trước những thay đổi của thị trường, có khả năng chuyển hướng kinh doanh và chuyển hướng mặt hàng nhanh. Mặt khác, do SMEs tồn tại ở mọi thành phần kinh tế nên sản phẩm của SMEs đa dạng, phong phú nhưng số lượng không lớn nên chỉ cần không thích ứng được với nhu cầu của thị trường, với loại hình kinh tế - xã hội này thì nó sẽ dễ dàng hơn các doanh nghiệp có quy mô vốn lớn trong việc chuyển hướng sang loại hình khác phù hợp hơn. Tuy vậy, SMEs lại có năng lực kinh doanh còn hạn chế: do quy mô vốn nhỏ nên không có điều kiện đầu tư quá nhiều vào nâng cấp, đổi mới máy móc, mua sắm thiết bị công nghệ tiên tiến, hiện đại, gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm, thâm nhập thị trường và phân phối sản phẩm do thiếu thông tin về thị trường; năng lực quản lý còn thấp: đây là loại hình kinh tế còn non trẻ nên trình độ, kỹ năng của nhà lãnh đạo doanh nghiệp cũng như của người lao động còn hạn chế. Như vậy, SMEs tại mỗi nước và ở Việt Nam chiếm số lượng lớn cùng với sự phát triển rất nhiều ngành nghề trong nền kinh tế nên việc quản lý hoạt động nói chung và việc quản lý tài chính nói riêng là rất quan trọng.

Mạc Thị Thái – K15HTTTB 4 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng bộ quy trình chung cho phân hệ quản lý tài chính của SMEs 1. Tình hình quản lý tài chính của SMEs Trưởng ban Nguồn vốn tại một ngân hàng quốc doanh lớn chia sẻ với Thời báo kinh tế Sài Gòn về bộ phận tài chính trong doanh nghiệp: “ Ở khối các doanh nghiệp tại Việt Nam, nói đến 10 doanh nghiệp thì cả 10 không có chức danh giám đốc tài chính (CFO). Ở các khu vực kinh tế khác cũng không có nhiều doanh nghiệp có chức danh này, trong khi để tồn tại bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện những chức năng của CFO thông qua kế toán trưởng hay một số phòng ban khác”. Thực tế từ trước đến nay chưa có một cuộc khảo sát nào về tình hình các bộ phận tài chính trong doanh nghiệp Việt Nam.

Gần nhất có một bài báo của Thesaigontimes.vn có viết rằng: “Một nghiên cứu với chủ đề “Phát triển, chứ không phải tiếp tục tồn tại” do các chuyên gia của Bộ phận Dịch vụ nghiên cứu giám đốc tài chính của nhà cung cấp dịch vụ kiểm toán, thuế và các dịch vụ tư vấn hàng đầu KPMG toàn cầu tiến hành dựa trên khảo sát tại 516 doanh nghiệp lớn của Việt Nam và khu vực, được KPMG Việt Nam công bố hôm 18-8, đã cho biết các doanh nghiệp niêm yết, tư nhân và quốc doanh đều thừa nhận rằng bộ phận tài chính của họ cần phải được cải tổ ngay nếu muốn doanh nghiệp khỏe hơn” [2]. Hiện nay, có rất ít các SMEs tách riêng phân hệ quản lý tài chính để kiểm soát riêng lẻ mà thường gộp chung vào thành phân hệ Quản lý Tài chính – Kế toán. Chính vì thế, việc quản lý tài chính ở các doanh nghiệp diễn ra còn chồng chéo, các bộ phận phòng ban tham gia chưa thống nhất gây khó khăn trong việc nhìn nhận tình hình tài chính của mình. Ngoài ra, ở Việt Nam một số khoản thu – chi trong doanh nghiệp khó được định khoản trong kế toán nên về mặt nhà quản trị không thể biết chính xác tài chính của công ty mình gây nên khó khăn trong việc đánh giá và lập kế hoạch [3].

Một số ứng dụng quản lý tài chính hiện nay Nhận ra sự quan trọng của quản lý tài chính, các doanh nghiệp hiện nay đã sử dụng công nghệ quản trị tài chính nhằm đạt hiệu quả cao nhất dựa trên 5 tiêu chí để lựa chọn công nghệ quản trị tài chính [4], đó là: - Khả năng thích ứng của công nghệ trong doanh nghiệp - Tốc độ - Các mã phân tích đi kèm - Khả năng ứng dụng trên phạm vi toàn cầu - Hỗ trợ từ nhà cung cấp và tầm nhìn chung Dựa trên tiêu chí đó, một số các phần mềm công nghệ mà các doanh nghiệp đang sử dụng mà tác giả tìm hiểu được hiện nay, đó là: - ERP (online): Enterprise Resource Planning hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiêp cung cấp phần mềm quản lý tài chính – kế toán. Đây là phần mềm được đưa ra ngày 18/04/2013 và cung cấp các tính năng trong phân hệ kế toán chủ yếu như: phân tích tích hợp kế toán ngân sách, tài sản, ghi nhận các giao dịch, kế toán quản trị,. Mạc Thị Thái – K15HTTTB 5 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng bộ quy trình chung cho phân hệ quản lý tài chính của SMEs Trên trang Erponline.vn thống kê hiện nay đang có khoảng 2 triệu người sử dụng giải pháp phần mềm này.VN, MISA SME.NET 2015: đây là 2 sản phẩm tiêu biểu hiện nay của Công ty Cổ phần MISA đang được dùng khá nhiều ở hệ thống doanh nghiệp dù không hề có sản phẩn riêng biệt về quản lý tài chính với hơn 130.000 khách hàng.