chương 1 này, tác giả sẽ trình bày 4 nội dung bao gồm: (1) tổng quan về tình hình tài chính của SMEs, (2) tìm hiểu về SMEs, (3) quy chế trong quản lý tài chính và (4) khảo sát thực trạng quản lý hoạt động tài chính tại SMEs. Chƣơng 2: Quản trị quy trình nghiệp vụ BPM Chương này có 3 nội dung như sau: (1) tổng quan về quy trình nghiệp vụ, (2) mô hình hóa quy trình nghiệp vụ, (3) ứng dụng của BPM vào hoạt động quản lý tài chính tại SMEs. Chƣơng 3: Xây dựng quy trình quản lý tài chính Đây là chương xây dựng và giải quyết bài toán đặt ra bao gồm 2 nội dung chính đó là: (1) bài toán xây dựng quy trình quản lý tài chính, (2) phân tích bài toán. Mạc Thị Thái – K15HTTTB 2 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng bộ quy trình chung cho phân hệ quản lý tài chính của SMEs CHƢƠNG 1 - QUẢN LÝ TÀI CHÍNH CỦA SMES VÀ CÁC VẤN ĐỀ ĐẶT RA Phần đầu của chương đưa ra khái niệm về quản lý tài chính, về SMEs, trình bày tổng quan về tình hình tài chính của SMEs và nhận định chung của tác giả về vai trò của hoạt động tài chính trong doanh nghiệp.
Phần tiếp theo trình bày về sự tìm hiểu của tác giả về một số ứng dụng quản lý tài chính hiện nay, nêu ra những ưu nhược điểm của những ứng dụng đó. Để đảm bảo rằng việc xây dựng bộ quy trình trên cơ sở quy định chung thì tác giả đưa ra các quy chế về quản lý tài chính cùng với các biểu mẫu liên quan. Phần cuối cùng của chương này trình bày về kết quả của việc khảo sát thực trạng quản lý hoạt động tài chính ở một số SMEs, nhận định của tác giả đưa ra nhằm xây dựng bộ quy trình chung cho doanh nghiệp. Các vấn đề được tìm hiểu là yếu tổ xác định bài toán mà tác giả nêu ra.
Tổng quan về tình hình quản lý tài chính của SMEs 1. Tìm hiểu về quản lý tài chính Quản lý tài chính Finance Management – FM là việc sử dụng các thông tin để phản ánh một cách chính xác tình trạng tài chính của một doanh nghiệp, phân tích điểm mạnh, điểm yếu và lập các kế hoạch kinh doanh. Việc quản lý tài chính bao gồm việc lập các kế hoạch tài chính dài hạn và ngắn hạn, đồng thời quản lý có hiệu quả vốn hoạt động thực của công ty. Đây là một công việc rất quan trọng đối với các doanh nghiệp vì nó ảnh hưởng đến hiệu quả của doanh nghiệp, quyết định tính kịp thời trong hoạt động kinh doanh của công ty.
Trong mỗi doanh nghiệp, nhà quản lý tài chính phải đưa ra rất nhiều quyết định quan trọng. Bởi trong doanh nghiệp, quá trình thu chi luôn phát sinh hàng ngày, quá trình lập kế hoạch tài chính đều theo những khoảng thời gian xác định như hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và hàng năm. Việc quản lý tài chính đòi hỏi sự chính xác và kiểm soát chặt chẽ trong hoạt động của doanh nghiệp vì nó quyết định đến sự hoạt động và quá trình phát triển của mỗi doanh nghiệp. Như vậy, quản lý tài chính thực sự là bài toán khó cho doanh nghiệp.
Quản lý tài chính là việc quan trọng hàng đầu trong một doanh nghiệp nhất là trong thời kỳ mở rộng với nhiều cơ hội và thách thức như hiện nay. Quản lý tài chính tốt sẽ mang lại rất nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đó là sự phát triển bền vững, sự lớn mạnh của doanh nghiệp, sự nể phục của đối tác và càng mang lại nhiều cơ hội hợp tác cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển mãnh mẽ hơn trong tương lai. Mạc Thị Thái – K15HTTTB 3 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng bộ quy trình chung cho phân hệ quản lý tài chính của SMEs 1.
Tìm hiểu về SMEs Hiện nay, trên thế giới có rất nhiều những quan niệm khác nhau về doanh nghiệp vừa và nhỏ Small and Medium Enterprises – SMEs. Phần lớn tiêu thức để phân loại doanh nghiệp vừa và nhỏ chủ yếu là dựa trên quy mô và số lượng lao động. Tuy nhiên, tiêu thức để phân loại còn phải căn cứ vào trình độ kinh tế - xã hội của mỗi nước, theo từng giai đoạn phát triển kinh tế và ngành nghề khác nhau. Các tiêu thức xác định doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tham khảo ở Phụ lục 1.
Tại Việt Nam, tiêu thức xác định doanh nghiệp vừa và nhỏ được thể hiện trong nghị định 90/2001/NĐ ngày 23-11-2001 của Chính Phủ. Theo quy định này doanh nghiệp vừa và nhỏ được định nghĩa như sau: “Doanh nghiệp vừa và nhỏ là cơ sở sản xuất, kinh doanh độc lập, đã đăng ký kinh doanh theo pháp luật hiện hành, có vốn đăng ký không quá 10 tỷ đồng hoặc số lao động trung bình hành năm không quá 30 người”. Theo cách phân loại này ở Việt Nam có khoảng 93% trong tổng số doanh nghiệp hiện có là doanh nghiệp vừa và nhỏ, cụ thể là 80% các doanh nghiệp nhà nước thuộc nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ, trong khu vực kinh tế tư nhân doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm tỷ trọng 97% xét về vốn và 99% xét về lao động so với tổng số doanh nghiệp của cả nước [1]. SMEs tồn tại và phát triển rất đa dạng: ở tất cả các lĩnh vực của nền kinh tế: thương mại, dịch vụ, công nghiệp, xây dựng, nông lâm ngư nghiệp.; hoạt động dưới mọi hình thức như: doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và các cơ sở kinh tế cá thể.
Bên cạnh đó, SMEs có tính năng động cao trước những thay đổi của thị trường, có khả năng chuyển hướng kinh doanh và chuyển hướng mặt hàng nhanh. Mặt khác, do SMEs tồn tại ở mọi thành phần kinh tế nên sản phẩm của SMEs đa dạng, phong phú nhưng số lượng không lớn nên chỉ cần không thích ứng được với nhu cầu của thị trường, với loại hình kinh tế - xã hội này thì nó sẽ dễ dàng hơn các doanh nghiệp có quy mô vốn lớn trong việc chuyển hướng sang loại hình khác phù hợp hơn. Tuy vậy, SMEs lại có năng lực kinh doanh còn hạn chế: do quy mô vốn nhỏ nên không có điều kiện đầu tư quá nhiều vào nâng cấp, đổi mới máy móc, mua sắm thiết bị công nghệ tiên tiến, hiện đại, gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm, thâm nhập thị trường và phân phối sản phẩm do thiếu thông tin về thị trường; năng lực quản lý còn thấp: đây là loại hình kinh tế còn non trẻ nên trình độ, kỹ năng của nhà lãnh đạo doanh nghiệp cũng như của người lao động còn hạn chế. Như vậy, SMEs tại mỗi nước và ở Việt Nam chiếm số lượng lớn cùng với sự phát triển rất nhiều ngành nghề trong nền kinh tế nên việc quản lý hoạt động nói chung và việc quản lý tài chính nói riêng là rất quan trọng.
Mạc Thị Thái – K15HTTTB 4 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng bộ quy trình chung cho phân hệ quản lý tài chính của SMEs 1. Tình hình quản lý tài chính của SMEs Trưởng ban Nguồn vốn tại một ngân hàng quốc doanh lớn chia sẻ với Thời báo kinh tế Sài Gòn về bộ phận tài chính trong doanh nghiệp: “ Ở khối các doanh nghiệp tại Việt Nam, nói đến 10 doanh nghiệp thì cả 10 không có chức danh giám đốc tài chính (CFO). Ở các khu vực kinh tế khác cũng không có nhiều doanh nghiệp có chức danh này, trong khi để tồn tại bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện những chức năng của CFO thông qua kế toán trưởng hay một số phòng ban khác”. Thực tế từ trước đến nay chưa có một cuộc khảo sát nào về tình hình các bộ phận tài chính trong doanh nghiệp Việt Nam.
Gần nhất có một bài báo của Thesaigontimes.vn có viết rằng: “Một nghiên cứu với chủ đề “Phát triển, chứ không phải tiếp tục tồn tại” do các chuyên gia của Bộ phận Dịch vụ nghiên cứu giám đốc tài chính của nhà cung cấp dịch vụ kiểm toán, thuế và các dịch vụ tư vấn hàng đầu KPMG toàn cầu tiến hành dựa trên khảo sát tại 516 doanh nghiệp lớn của Việt Nam và khu vực, được KPMG Việt Nam công bố hôm 18-8, đã cho biết các doanh nghiệp niêm yết, tư nhân và quốc doanh đều thừa nhận rằng bộ phận tài chính của họ cần phải được cải tổ ngay nếu muốn doanh nghiệp khỏe hơn” [2]. Hiện nay, có rất ít các SMEs tách riêng phân hệ quản lý tài chính để kiểm soát riêng lẻ mà thường gộp chung vào thành phân hệ Quản lý Tài chính – Kế toán. Chính vì thế, việc quản lý tài chính ở các doanh nghiệp diễn ra còn chồng chéo, các bộ phận phòng ban tham gia chưa thống nhất gây khó khăn trong việc nhìn nhận tình hình tài chính của mình. Ngoài ra, ở Việt Nam một số khoản thu – chi trong doanh nghiệp khó được định khoản trong kế toán nên về mặt nhà quản trị không thể biết chính xác tài chính của công ty mình gây nên khó khăn trong việc đánh giá và lập kế hoạch [3].
Một số ứng dụng quản lý tài chính hiện nay Nhận ra sự quan trọng của quản lý tài chính, các doanh nghiệp hiện nay đã sử dụng công nghệ quản trị tài chính nhằm đạt hiệu quả cao nhất dựa trên 5 tiêu chí để lựa chọn công nghệ quản trị tài chính [4], đó là: - Khả năng thích ứng của công nghệ trong doanh nghiệp - Tốc độ - Các mã phân tích đi kèm - Khả năng ứng dụng trên phạm vi toàn cầu - Hỗ trợ từ nhà cung cấp và tầm nhìn chung Dựa trên tiêu chí đó, một số các phần mềm công nghệ mà các doanh nghiệp đang sử dụng mà tác giả tìm hiểu được hiện nay, đó là: - ERP (online): Enterprise Resource Planning hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiêp cung cấp phần mềm quản lý tài chính – kế toán. Đây là phần mềm được đưa ra ngày 18/04/2013 và cung cấp các tính năng trong phân hệ kế toán chủ yếu như: phân tích tích hợp kế toán ngân sách, tài sản, ghi nhận các giao dịch, kế toán quản trị,. Mạc Thị Thái – K15HTTTB 5 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng bộ quy trình chung cho phân hệ quản lý tài chính của SMEs Trên trang Erponline.vn thống kê hiện nay đang có khoảng 2 triệu người sử dụng giải pháp phần mềm này.VN, MISA SME.NET 2015: đây là 2 sản phẩm tiêu biểu hiện nay của Công ty Cổ phần MISA đang được dùng khá nhiều ở hệ thống doanh nghiệp dù không hề có sản phẩn riêng biệt về quản lý tài chính với hơn 130.000 khách hàng.