Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu ngày càng cạnh tranh khốc liệt, đặc biệt sau khi Việt Nam gia nhập WTO, các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức như chi phí nguyên liệu đầu vào tăng, sản phẩm tiêu thụ chậm, tồn kho lớn và biến động tỷ giá ngoại tệ. Theo Tổng cục Thống kê, năm 2013 có khoảng 60.737 doanh nghiệp gặp khó khăn phải giải thể hoặc ngừng hoạt động, tăng 11,9% so với năm trước. Trong đó, phần lớn là doanh nghiệp có quy mô vốn dưới 10 tỷ đồng. Để tồn tại và phát triển, việc quản lý và tiết kiệm chi phí sản xuất trở thành chiến lược then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu quả kinh doanh.

Công ty TNHH Gốm Sứ Kim Trúc, thành lập năm 2000, chuyên sản xuất gốm sứ xuất khẩu sang thị trường châu Âu, cũng không tránh khỏi những khó khăn do biến động kinh tế và chi phí sản xuất tăng cao, đặc biệt là chi phí nhân công. Lợi nhuận của công ty giảm sút do thị trường biến động và bộ máy quản lý, sản xuất còn cồng kềnh, thiếu hiệu quả. Trước thực trạng này, ban lãnh đạo công ty đang tìm kiếm giải pháp quản lý chi phí hiệu quả nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.

Luận văn tập trung nghiên cứu vận dụng hệ thống Kaizen Costing – một phần trong triết lý Kaizen của Nhật Bản, nhằm quản lý và giảm chi phí sản xuất thông qua cải tiến liên tục quy trình sản xuất, giảm lãng phí chi phí. Nghiên cứu được thực hiện trong khoảng thời gian từ tháng 5 đến tháng 10 năm 2015 tại Công ty TNHH Gốm Sứ Kim Trúc, với mục tiêu xây dựng phương pháp quản lý chi phí sản xuất hiệu quả, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa thiết thực trong việc áp dụng hệ thống Kaizen Costing tại các doanh nghiệp sản xuất trong nước, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên hai lý thuyết chính: triết lý Kaizen và hệ thống Kaizen Costing. Kaizen, xuất phát từ Nhật Bản, được hiểu là quá trình cải tiến liên tục từng bước nhỏ nhằm nâng cao hiệu quả và năng suất. Triết lý này nhấn mạnh nguyên tắc cải tiến liên tục, định hướng khách hàng, làm việc theo nhóm, văn hóa mở và thúc đẩy năng suất.

Kaizen Costing là hệ thống quản lý chi phí sản xuất dựa trên triết lý Kaizen, tập trung vào việc duy trì và giảm chi phí sản xuất thông qua cải tiến liên tục trong quá trình sản xuất. Hệ thống này thiết lập các mục tiêu giảm chi phí cụ thể theo từng giai đoạn, phân bổ mục tiêu từ cấp công ty đến từng bộ phận, nhóm sản xuất và cá nhân, đồng thời theo dõi và đánh giá hiệu quả thực hiện.

Ba khái niệm chính được sử dụng trong nghiên cứu gồm:

  • Chi phí sản xuất trực tiếp và gián tiếp: Phân biệt rõ các khoản chi phí nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
  • Mục tiêu giảm chi phí Kaizen: Thiết lập mục tiêu giảm chi phí theo từng cấp độ từ công ty đến nhóm sản xuất.
  • Quy trình vận dụng Kaizen Costing: Bao gồm các bước thiết lập mục tiêu, phân bổ, thực hiện cải tiến và đánh giá kết quả.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp. Dữ liệu sơ cấp được thu thập từ Phòng Kế toán, Phòng Điều hành sản xuất và khảo sát thực tế tại các phân xưởng của Công ty TNHH Gốm Sứ Kim Trúc. Qua quan sát trực tiếp quy trình sản xuất, tác giả hiểu rõ bản chất các vấn đề phát sinh chi phí và thực trạng quản lý chi phí sản xuất hiện tại.

Phương pháp phân tích bao gồm trình bày, so sánh, đánh giá và tổng hợp các số liệu thống kê mô tả về chi phí sản xuất trong các năm 2012-2014, phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu, nhân công và chi phí sản xuất chung. Nghiên cứu cũng áp dụng mô hình thiết lập mục tiêu giảm chi phí Kaizen từ trên xuống và từ dưới lên, kết hợp phân tích phương sai để đánh giá hiệu quả vận dụng hệ thống Kaizen Costing.

Cỡ mẫu nghiên cứu bao gồm toàn bộ các bộ phận liên quan trong công ty, đặc biệt là các nhóm sản xuất và bộ phận kế toán quản trị. Thời gian nghiên cứu kéo dài từ ngày 01/05/2015 đến 15/10/2015, đảm bảo thu thập đủ dữ liệu và quan sát thực tế để phân tích sâu sắc.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Chi phí sản xuất tăng liên tục trong giai đoạn 2012-2014: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm khoảng 60% tổng chi phí sản xuất, tăng trung bình 8% mỗi năm. Chi phí nhân công trực tiếp tăng khoảng 12% do biến động lương và năng suất lao động chưa cải thiện. Chi phí sản xuất chung chiếm 25% và có xu hướng tăng do quản lý chưa hiệu quả.

  2. Tình trạng lãng phí chi phí sản xuất còn phổ biến: Tỷ lệ sản phẩm hỏng và sản xuất lại chiếm khoảng 5-7% tổng sản lượng, gây lãng phí nguyên vật liệu và nhân công. Tồn kho dư thừa chiếm khoảng 15% giá trị hàng tồn kho, làm tăng chi phí lưu kho và giảm hiệu quả vốn.

  3. Quản lý chi phí chưa đồng bộ và thiếu công cụ hỗ trợ: Bộ phận kế toán và sản xuất chưa phối hợp chặt chẽ trong việc phân tích chi phí và thiết lập mục tiêu giảm chi phí. Việc theo dõi chi phí chủ yếu dựa vào phương pháp truyền thống, chưa áp dụng hệ thống Kaizen Costing để cải tiến liên tục.

  4. Sau khi vận dụng hệ thống Kaizen Costing, chi phí sản xuất giảm rõ rệt: Qua áp dụng Kaizen Costing trong 6 tháng đầu năm 2015, chi phí nguyên vật liệu giảm 7%, chi phí nhân công giảm 5%, chi phí sản xuất chung giảm 6%. Năng suất lao động tăng 10%, tỷ lệ sản phẩm lỗi giảm từ 6% xuống còn 3%.

Thảo luận kết quả

Việc chi phí sản xuất tăng cao chủ yếu do chưa kiểm soát tốt các khoản chi phí nguyên vật liệu và nhân công, cũng như tồn kho dư thừa và sản phẩm lỗi. Kết quả này phù hợp với các nghiên cứu trước đây cho thấy lãng phí trong sản xuất là nguyên nhân chính làm tăng chi phí (Amit Kumar Arya & Sanjiv Kumar Jain, 2013).

Việc áp dụng hệ thống Kaizen Costing giúp công ty thiết lập mục tiêu giảm chi phí cụ thể, phân bổ trách nhiệm rõ ràng và thúc đẩy cải tiến liên tục trong từng bộ phận. Sự phối hợp giữa bộ phận kế toán và sản xuất được cải thiện, giúp theo dõi và đánh giá hiệu quả chi phí chính xác hơn. Kết quả giảm chi phí và tăng năng suất phù hợp với các nghiên cứu tại các doanh nghiệp sản xuất khác trên thế giới (Rof Letitia Maria, 2012; Ansariz & Lockwood, 2005).

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ biến động chi phí nguyên vật liệu, nhân công và chi phí sản xuất chung trong các năm 2012-2015, cùng bảng so sánh tỷ lệ sản phẩm lỗi và năng suất lao động trước và sau khi áp dụng Kaizen Costing, giúp minh họa rõ ràng hiệu quả của hệ thống.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Thiết lập mục tiêu giảm chi phí cụ thể và phân bổ rõ ràng: Ban lãnh đạo cần xây dựng kế hoạch giảm chi phí hàng năm dựa trên mục tiêu lợi nhuận, phân bổ mục tiêu từ cấp công ty đến từng bộ phận và nhóm sản xuất. Thời gian thực hiện: ngay trong năm tài chính tiếp theo. Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc và phòng Kế hoạch sản xuất.

  2. Tăng cường phối hợp giữa bộ phận kế toán và sản xuất: Thiết lập quy trình trao đổi thông tin, phân tích chi phí và đánh giá hiệu quả cải tiến liên tục. Thời gian thực hiện: trong 3 tháng đầu năm. Chủ thể thực hiện: Phòng Kế toán và Phòng Điều hành sản xuất.

  3. Đào tạo và nâng cao nhận thức về Kaizen Costing cho nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo về triết lý Kaizen, kỹ thuật Kaizen Costing và các công cụ hỗ trợ như 5S, QCC, 7QC. Thời gian thực hiện: liên tục hàng quý. Chủ thể thực hiện: Ban nhân sự phối hợp với chuyên gia tư vấn.

  4. Áp dụng các công cụ quản lý chất lượng và cải tiến quy trình sản xuất: Triển khai chương trình 5S, nhóm kiểm soát chất lượng (QCC) và hệ thống đề xuất Kaizen để phát hiện và loại bỏ lãng phí. Thời gian thực hiện: trong 6 tháng đầu năm. Chủ thể thực hiện: Các nhóm sản xuất và quản lý phân xưởng.

  5. Theo dõi và đánh giá kết quả định kỳ: Thiết lập hệ thống báo cáo và phân tích chi phí hàng tháng, so sánh với mục tiêu Kaizen để điều chỉnh kịp thời. Thời gian thực hiện: hàng tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Kế toán và Ban lãnh đạo.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp sản xuất: Giúp hiểu rõ về hệ thống Kaizen Costing, từ đó xây dựng chiến lược quản lý chi phí hiệu quả, nâng cao năng lực cạnh tranh và lợi nhuận.

  2. Phòng Kế toán quản trị và kế hoạch sản xuất: Cung cấp phương pháp thiết lập mục tiêu chi phí, phân tích chi phí và phối hợp trong quản lý sản xuất theo triết lý Kaizen.

  3. Nhân viên và quản lý phân xưởng: Nâng cao nhận thức về cải tiến liên tục, áp dụng các công cụ Kaizen để giảm lãng phí, tăng năng suất và chất lượng sản phẩm.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành Kinh tế, Quản trị sản xuất, Kế toán: Là tài liệu tham khảo bổ ích về ứng dụng hệ thống Kaizen Costing trong thực tế doanh nghiệp Việt Nam, góp phần phát triển nghiên cứu trong lĩnh vực quản lý chi phí sản xuất.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kaizen Costing là gì và khác gì so với các phương pháp quản lý chi phí truyền thống?
    Kaizen Costing là hệ thống quản lý chi phí dựa trên triết lý cải tiến liên tục, tập trung giảm chi phí trong quá trình sản xuất hiện tại. Khác với chi phí định mức hay chi phí mục tiêu, Kaizen Costing thiết lập mục tiêu giảm chi phí theo từng giai đoạn sản xuất và yêu cầu sự tham gia của toàn bộ nhân viên trong cải tiến liên tục.

  2. Làm thế nào để thiết lập mục tiêu giảm chi phí trong hệ thống Kaizen Costing?
    Mục tiêu giảm chi phí được thiết lập dựa trên kế hoạch lợi nhuận của công ty, phân bổ từ cấp công ty xuống nhà máy, nhóm sản xuất và cá nhân. Quá trình này kết hợp giữa phương pháp từ trên xuống và từ dưới lên để đảm bảo tính khả thi và cam kết thực hiện.

  3. Những lợi ích chính khi áp dụng Kaizen Costing tại doanh nghiệp là gì?
    Kaizen Costing giúp giảm chi phí nguyên vật liệu, nhân công và chi phí sản xuất chung, tăng năng suất lao động, giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi và tồn kho dư thừa. Ngoài ra, nó còn thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục và tăng động lực làm việc của nhân viên.

  4. Những khó khăn thường gặp khi triển khai Kaizen Costing là gì?
    Khó khăn bao gồm sự thay đổi văn hóa doanh nghiệp, áp lực tăng lên đối với nhân viên và quản lý, cần sự cam kết lâu dài từ lãnh đạo và toàn bộ nhân viên, cũng như yêu cầu phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận.

  5. Làm thế nào để duy trì hiệu quả của hệ thống Kaizen Costing trong dài hạn?
    Cần xây dựng văn hóa cải tiến liên tục, tổ chức đào tạo thường xuyên, thiết lập hệ thống theo dõi và đánh giá kết quả định kỳ, đồng thời khuyến khích sự tham gia tích cực của mọi thành viên trong công ty.

Kết luận

  • Luận văn đã đánh giá thực trạng quản lý chi phí sản xuất tại Công ty TNHH Gốm Sứ Kim Trúc, chỉ ra các vấn đề về chi phí tăng cao và lãng phí trong sản xuất.
  • Hệ thống Kaizen Costing được vận dụng thành công giúp giảm chi phí nguyên vật liệu 7%, chi phí nhân công 5% và chi phí sản xuất chung 6%, đồng thời tăng năng suất lao động 10%.
  • Nghiên cứu xây dựng quy trình thiết lập mục tiêu giảm chi phí kết hợp từ trên xuống và từ dưới lên, phù hợp với đặc thù sản xuất của công ty.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể về thiết lập mục tiêu, phối hợp bộ phận, đào tạo nhân viên và áp dụng công cụ quản lý chất lượng nhằm duy trì hiệu quả Kaizen Costing.
  • Khuyến nghị công ty tiếp tục triển khai và mở rộng hệ thống Kaizen Costing trong các giai đoạn tiếp theo để nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu quả kinh doanh.

Hành động tiếp theo: Ban lãnh đạo và các phòng ban liên quan cần nhanh chóng triển khai các giải pháp đề xuất, đồng thời theo dõi, đánh giá kết quả để điều chỉnh phù hợp. Các doanh nghiệp sản xuất khác cũng nên tham khảo và áp dụng hệ thống Kaizen Costing để nâng cao hiệu quả quản lý chi phí sản xuất.