Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Văn Quang (lớp K45S1, Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Đức Minh) tập trung giải quyết bài toán tin học hóa quản trị tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Liên Việt. Doanh nghiệp được thành lập từ năm 2005, hoạt động đa ngành trong lĩnh vực xây dựng dân dụng, công nghiệp, thủy lợi, hạ tầng kỹ thuật, sản xuất thi công sản phẩm nhôm đúc thương hiệu Kim Môn, trang trí nội ngoại thất và kinh doanh vật liệu xây dựng. Cùng với sự mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh sau hơn 8 năm hoạt động, khối lượng dữ liệu phát sinh từ hoạt động quản trị nhân sự, bán hàng, theo dõi sản phẩm và quan hệ khách hàng gia tăng nhanh chóng.

Thực tế tại thời điểm nghiên cứu cho thấy công tác quản lý số liệu và lập báo cáo của doanh nghiệp vẫn thực hiện hoàn toàn thủ công trên sổ sách giấy tờ hoặc xử lý tin học hóa mang tính chất cục bộ, rời rạc. Phương thức vận hành này bộc lộ nhiều điểm nghẽn: quy trình ghi chép thủ công tốn thời gian, dễ xảy ra sai lệch số liệu mà không kịp thời phát hiện, việc truyền đạt thông tin giữa các phòng ban phụ thuộc vào trao đổi trực tiếp hoặc điện thoại, dữ liệu khó tra cứu và nguy cơ thất lạc sổ sách cao. Trước yêu cầu cấp thiết từ ban lãnh đạo về việc chuẩn hóa quy trình quản lý, đề tài được thực hiện nhằm xây dựng một chương trình cơ sở dữ liệu tự động hóa việc lưu trữ, xử lý thông tin và lập báo cáo nhanh chóng.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được tác giả xác định cụ thể qua các nhiệm vụ sau:

  1. Quản lý tốt hồ sơ nhân viên trong toàn công ty.
  2. Giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát danh mục và thông tin các sản phẩm của công ty.
  3. Cung cấp thông tin nhân viên có hệ thống, phản ánh khái quát và chi tiết các vấn đề liên quan đến đội ngũ nhân sự.
  4. Quản lý tốt mạng lưới thông tin khách hàng của công ty.
  5. Giúp người quản lý kiểm soát hiệu quả các báo cáo và số liệu thống kê liên quan đến sản phẩm, khách hàng, nhân viên và hóa đơn bán hàng.

Trên cơ sở đó, hệ thống hướng tới việc lưu trữ tập trung, tra cứu nhanh với độ chính xác cao, cung cấp báo cáo tổng hợp lẫn chi tiết và hỗ trợ in ấn trực tiếp các biểu mẫu hóa đơn phục vụ công tác điều hành.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình thu thập, xử lý số liệu và lập báo cáo quản lý liên quan đến nhân sự, khách hàng, sản phẩm và hóa đơn bán hàng.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Liên Việt (trụ sở tại số 95 phố Khương Thượng và văn phòng giao dịch tại số 168 Xã Đàn 2, Đống Đa, Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian và dữ liệu: Khảo sát tình hình hoạt động, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và số liệu tài chính của doanh nghiệp giai đoạn 2005–2011.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và mô hình nghiên cứu

Khóa luận xây dựng trên nền tảng lý thuyết phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý và cơ sở dữ liệu quan hệ, sử dụng các tài liệu tham khảo chuyên ngành chính:

  • Lý thuyết hệ thống và hệ thống thông tin quản lý (MIS): Trích dẫn từ Giáo trình Phân tích và Thiết kế hệ thống thông tin (Thạc Bình Cường, NXB Thống kê) và Bài giảng Hệ thống thông tin (Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, 2011; Nguyễn Minh Hoàng Ngọc, 2011). Hệ thống được tiếp cận theo chu trình biến đổi: từ đầu vào (Input), qua quá trình xử lý (Processing), đến đầu ra (Output), chuyển giao tới đích (Destination) hoặc lưu trữ trong kho dữ liệu (Storage).
  • Lý thuyết tự động hóa văn phòng (Office Automation - OA): Phân tích sự tiến hóa của OA qua 3 giai đoạn (giai đoạn 1: cơ khí hóa nâng cao hiệu suất cá nhân; giai đoạn 2: nâng cao năng lực từng vị trí; giai đoạn 3: thống nhất hóa toàn diện thành một thể hoàn chỉnh) tương ứng với 3 cấp độ thiết bị: OA xử lý sự vụ, OA xử lý tin tức và OA hỗ trợ quyết sách.
  • Quy trình phân tích và thiết kế hệ thống: Thực hiện chuyển đổi qua hai mức (mức vật lý và mức logic), bao gồm 4 giai đoạn cơ bản: khảo sát hiện trạng và xác lập dự án, phân tích hệ thống (phân tích chức năng qua biểu đồ BFD/DFD, phân tích dữ liệu qua mô hình ERD), thiết kế hệ thống (thiết kế tổng thể, giao diện, cơ sở dữ liệu, kiểm soát, phần mềm) và cài đặt hệ thống.
  • Lý thuyết chuẩn hóa dữ liệu quan hệ: Ứng dụng quy trình chuẩn hóa từ Dạng chuẩn 1 (1NF - giá trị thuộc tính nguyên tử, loại bỏ thuộc tính lặp), Dạng chuẩn 2 (2NF - phụ thuộc hàm đầy đủ vào khóa), Dạng chuẩn 3 (3NF - loại bỏ phụ thuộc bắc cầu) đến Dạng chuẩn Boyce-Codd (BCNF).
  • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access: Khóa luận sử dụng 6 đối tượng chính của Microsoft Access bao gồm Bảng (Table), Truy vấn (Query - Select Query, Crosstab, Make Table, Update, Append, Delete), Biểu mẫu (Form), Báo biểu (Report), Macro và Đơn thể (Module) để lập trình các chức năng giao diện, tính toán và xuất báo cáo.

Tổng quan các nghiên cứu tiền đề

Tác giả đã điểm luận hai công trình nghiên cứu ứng dụng liên quan để làm rõ tính kế thừa và khoảng trống nghiên cứu:

  • Báo cáo nghiên cứu khoa học sinh viên của nhóm Huỳnh Đức Dũng, Nguyễn Thị Khế, Lê Thị Thu Hiền (Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin): Đề tài “Ứng dụng Access trong công tác quản lý nhân sự và kế toán tiền lương”. Công trình đã xây dựng chương trình quản lý cơ bản nhưng mới chỉ giải quyết được một phần hành kế toán tiền lương, hệ thống quản lý nhân sự chưa hoàn thiện và giao diện chưa tối ưu.
  • Khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Chí Cường (Khoa Công nghệ Thông tin, Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM, 2009): Đề tài “Xây dựng ứng dụng Quản lý hàng hóa công nợ tại công ty Nam Mai”. Nghiên cứu đã hệ thống hóa phương pháp luận thiết kế ứng dụng quản lý hàng hóa nhưng phạm vi hẹp, chưa bao quát được nhiều mặt hoạt động nghiệp vụ khác của doanh nghiệp.

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

  • Phương pháp quan sát: Trực tiếp theo dõi thao tác nghiệp vụ, quá trình ghi chép sổ sách và lập báo cáo định kỳ của cán bộ quản lý và nhân viên tại các phòng ban thuộc Công ty Liên Việt nhằm nhận diện các điểm yếu trong quy trình xử lý thực tế.
  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, phân tích hệ thống biểu mẫu văn bản hành chính và tác nghiệp thực tế của công ty, bao gồm hóa đơn giao dịch, phiếu thanh toán, báo cáo tổng kết tuần/tháng, bảng kê tiền lương và lịch làm việc của cá nhân/bộ phận.
  • Nguồn dữ liệu: Hồ sơ lưu trữ nhân sự, danh mục sản phẩm kinh doanh vật liệu xây dựng - hợp kim nhôm, danh bạ đối tác khách hàng và dữ liệu phát sinh từ hoạt động bán hàng của công ty giai đoạn 2005–2011.

Thiết kế và triển khai hệ thống

Khảo sát luồng thông tin vào - ra (Input/Output)

Dựa trên hiện trạng xử lý nghiệp vụ tại Công ty Liên Việt, hệ thống quản lý số liệu và lập báo cáo được mô hình hóa qua các luồng thông tin xác định:

  • Thông tin đầu vào (Input):
    • Thông tin nhân viên: do chính cán bộ nhân viên cung cấp qua hồ sơ cá nhân.
    • Thông tin khách hàng: tiếp nhận từ khách hàng đối tác khi thiết lập quan hệ giao dịch.
    • Thông tin sản phẩm: do các bộ phận chuyên trách trong công ty thiết lập và cập nhật (tên sản phẩm, đơn vị tính, đơn giá).
    • Thông tin hóa đơn: thông tin giao dịch phát sinh từ hoạt động bán hàng do công ty ban hành.
  • Thông tin đầu ra (Output):
    • Màn hình hiển thị và chức năng tra cứu thông tin chi tiết về từng đối tượng.
    • In ấn hóa đơn bán hàng cho khách hàng.
    • Hệ thống báo biểu định kỳ gồm: Báo cáo danh sách nhân viên, Báo cáo danh sách khách hàng, Báo cáo danh mục sản phẩm và Báo cáo tổng hợp hóa đơn.

Mô hình thực thể liên kết (ERD)

Hệ thống xác định 4 thực thể chính và các mối liên kết nghiệp vụ:

  • Thực thể Nhân viên liên kết với Hóa đơn theo quan hệ 1–n (một nhân viên có thể lập nhiều hóa đơn, mỗi hóa đơn do một nhân viên phụ trách).
  • Thực thể Khách hàng liên kết với Hóa đơn theo quan hệ 1–n (một khách hàng có thể có nhiều hóa đơn giao dịch, mỗi hóa đơn thuộc về một khách hàng xác định).
  • Thực thể Sản phẩm liên kết với Hóa đơn theo quan hệ 1–n (trong cấu trúc cơ sở dữ liệu của đề tài, mỗi dòng hóa đơn tương ứng với một sản phẩm được bán ra).

Cấu trúc cơ sở dữ liệu vật lý trong Microsoft Access

Cơ sở dữ liệu được tổ chức thành 4 bảng quan hệ chuẩn hóa với các trường, kiểu dữ liệu và thuộc tính khóa:

Tên bảng Tên trường (Field Name) Kiểu dữ liệu (Data Type) Độ rộng (Field Size) Ghi chú / Vai trò
Bảng Nhân viên Mã NV Number 12 Mã số nhân viên (Khóa chính)
Tên NV Text 29 Họ và tên nhân viên
Địa chỉ Text 30 Địa chỉ của nhân viên
Số điện thoại Number 12 Số điện thoại liên hệ
Ngày sinh Date/Time 50 Ngày tháng năm sinh
Giới tính Yes/No 5 Giới tính
Lương Number 12 Mức lương cơ bản
Bảng Khách hàng Mã KH Number 7 Mã số khách hàng (Khóa chính)
Tên khách hàng Text 29 Họ tên khách hàng/đối tác
Địa chỉ Text 40 Địa chỉ giao dịch/nhà ở
Giới tính Yes/No 5 Giới tính khách hàng
Điện thoại Number 12 Số điện thoại liên hệ
Tài khoản Number 15 Số tài khoản ngân hàng
CMT Number 12 Số Chứng minh thư nhân dân
Bảng Sản phẩm Mã SP Number 10 Mã sản phẩm (Khóa chính)
Tên SP Text 15 Tên sản phẩm
Đơn vị Text 10 Đơn vị tính
Giá Number 10 Đơn giá sản phẩm
Số lượng Number 8 Số lượng tồn kho/hiện hành
Bảng Hóa đơn Mã hóa đơn Number 10 Số hóa đơn (Khóa chính)
Ngày lập Date/Time 10 Ngày lập hóa đơn bán hàng
Mã KH Number 7 Mã khách hàng (Khóa ngoại)
Mã NV Number 12 Mã nhân viên lập đơn (Khóa ngoại)
Mã Sản phẩm Number 10 Mã sản phẩm bán (Khóa ngoại)
Số lượng Number 4 Số lượng hàng mua
Đơn giá Number 10 Thành tiền/Đơn giá ghi nhận

Thiết kế giao diện ứng dụng (Forms) và Báo biểu (Reports)

  • Giao diện nhập liệu và quản lý (Forms):
    • Giao diện quản lý thông tin nhân viên: Cho phép thêm mới hồ sơ nhân viên, cập nhật thông tin cá nhân, sửa đổi sai sót dữ liệu và xóa dữ liệu nhân sự đã nghỉ việc.
    • Giao diện quản lý thông tin khách hàng: Cập nhật, lưu trữ, điều chỉnh thông tin đối tác và quản lý danh sách khách hàng thân thiết.
    • Giao diện quản lý sản phẩm: Quản lý danh mục hàng hóa, giá bán, đơn vị tính và số lượng vật tư.
    • Giao diện quản lý thông tin hóa đơn: Xử lý nhập liệu số liệu bán hàng, lưu trữ giao dịch và điều khiển lệnh in hóa đơn.
  • Giao diện kết xuất báo cáo (Reports):
    • Thiết kế 4 mẫu báo cáo in ấn chuyên biệt: Lập báo cáo về nhân viên, Lập báo cáo về khách hàng, Lập báo cáo về sản phẩm và Lập báo cáo về hóa đơn, hỗ trợ hiển thị dữ liệu trực quan trên màn hình và kết xuất máy in thông qua công cụ Report Wizard.

Nội dung chính theo từng chương

Phần I: Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Nội dung chương mở đầu tập trung luận giải tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh công nghệ thông tin trở thành công cụ quan trọng hỗ trợ doanh nghiệp Việt Nam nâng cao năng lực cạnh tranh. Tác giả giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Liên Việt, chỉ rõ thực trạng xử lý số liệu thủ công đang là rào cản phát triển, từ đó xác lập mục tiêu nghiên cứu cụ thể, các cơ sở khoa học, phương pháp luận (quan sát, nghiên cứu tài liệu) và bố cục tổng thể của khóa luận gồm 3 phần chính.

Phần II: Cơ sở lý luận và thực trạng sử dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt

Chương này được chia thành hai nội dung trọng tâm:

  • Cơ sở lý luận: Hệ thống hóa các khái niệm nền tảng về phần mềm (phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng, trình biên dịch/phiên dịch); tự động hóa văn phòng (OA) và đặc điểm văn phòng không giấy tờ; cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu; hệ thống thông tin quản lý (MIS); các bước trong quy trình phân tích và thiết kế hệ thống; các công cụ biểu diễn (BFD, DFD, ERD); các dạng chuẩn hóa quan hệ (1NF, 2NF, 3NF, BCNF); và cấu trúc hoạt động của phần mềm Microsoft Access.
  • Thực trạng tại Công ty Liên Việt:
    • Cơ cấu tổ chức: Vận hành theo mô hình trực tuyến - chức năng gồm Ban Giám đốc (Giám đốc, Phó Giám đốc) và 5 phòng ban chuyên môn cùng 1 đơn vị thi công: Phòng Kế toán tài chính, Phòng Kinh tế kỹ thuật, Phòng Tư vấn xây dựng, Phòng Kinh doanh, Phòng Hành chính - Nhân sự, và Đội thi công.
    • Tình hình tài chính: Công ty duy trì tài chính ổn định, vốn điều lệ tính đến cuối năm 2011 đạt trên 14 tỷ đồng. Giai đoạn 2010–2011 ghi nhận sự tăng trưởng: tổng doanh thu năm 2011 tăng 9.000.000 đồng so với năm 2010, lợi nhuận trước thuế tăng 2.000.000 đồng và lợi nhuận sau thuế duy trì đà tăng trưởng dương.
    • Hạ tầng kỹ thuật CNTT: Sở hữu 1 máy chủ Samsung (mã x3500 M3, trang bị năm 2008, cấu hình: bộ vi xử lý Intel Xeon E5620 2.4GHz/12M/80W/1066MHz, RAM 4GB PC3-10600 ECC DDR3 1333MHz LP RDIMM, ServeRAID M1015 SAS/SATA Controller hỗ trợ RAID 0, 1, 10, khay 8x HDD HotSwap); 18 máy tính (15 máy để bàn, 3 máy xách tay) phân bổ tại 7 phòng ban; mạng LAN kết nối cáp đồng trục dải thông 2,5–10 Mb/s cùng đường truyền internet của VNPT; các thiết bị Switch, Router và Print server phục vụ in ấn chia sẻ qua mạng.
    • Ứng dụng phần mềm hiện có: Hệ điều hành Windows, phần mềm kế toán EFFECT và hệ thống CMS quản trị website (tên miền www.vn triển khai từ năm 2005). Đội ngũ CNTT có 2 nhân viên nam chịu trách nhiệm vận hành mạng và website.
    • Đánh giá thực trạng: 60% nhân viên sử dụng thông thạo máy tính, 40% thực hiện được các thao tác cơ bản. Dù hạ tầng mạng và phần cứng tương đối đầy đủ nhưng công ty chưa trang bị phần mềm chuyên dụng để quản lý cơ sở dữ liệu số liệu và lập báo cáo tập trung, dẫn đến tình trạng quản lý thủ công, tốn nhiều thời gian và tiềm ẩn rủi ro sai sót dữ liệu.

Phần III: Ứng dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt

Nội dung chương trình bày toàn bộ tiến trình triển khai giải pháp tin học hóa:

  • Tiến hành khảo sát hiện trạng chi tiết, xác định nguồn thông tin đầu vào và yêu cầu kết xuất đầu ra.
  • Phân tích hệ thống dữ liệu, nhận diện 4 thực thể then chốt (Nhân viên, Khách hàng, Sản phẩm, Hóa đơn) cùng các liên kết quan hệ 1–n.
  • Thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu vật lý với 4 bảng dữ liệu trong Microsoft Access, gán khóa chính, xác định kiểu dữ liệu và độ rộng trường.
  • Thiết lập sơ đồ mối quan hệ giữa các bảng (Relationships) để ràng buộc toàn vẹn dữ liệu.
  • Xây dựng hệ thống giao diện người dùng (4 Forms quản lý) và hệ thống biểu mẫu in ấn (4 Reports báo cáo) cho từng mảng nghiệp vụ.
  • Đánh giá kết quả ứng dụng phần mềm tại công ty và đưa ra các định hướng phát triển, nâng cấp hệ thống trong tương lai.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính đạt được

Khóa luận đã hoàn thành các mục tiêu đề ra gắn liền với hệ thống dữ liệu thực tế tại doanh nghiệp:

  • Xây dựng thành công ứng dụng quản lý cơ sở dữ liệu trên Microsoft Access gồm 4 bảng dữ liệu chuẩn hóa, tích hợp đầy đủ các khóa chính (Mã NV, Mã KH, Mã SP, Mã hóa đơn) và thiết lập các khóa ngoại bảo đảm tính toàn vẹn tham chiếu.
  • Thiết kế hoàn chỉnh 4 giao diện biểu mẫu nhập liệu và tra cứu (nhân viên, khách hàng, sản phẩm, hóa đơn), đáp ứng tiêu chí dễ học, dễ sử dụng, hỗ trợ xử lý số liệu nhanh và thay thế sổ sách giấy tờ.
  • Xây dựng 4 mẫu báo biểu (Reports) cho phép tự động tổng hợp số liệu và in ấn trực tiếp báo cáo nhân sự, danh sách khách hàng, danh mục sản phẩm kinh doanh và bảng tổng hợp hóa đơn giao dịch.
  • Giải quyết triệt để vấn đề lưu trữ phân tán, khắc phục tình trạng sai lệch số liệu không kiểm soát do tính toán bằng tay trước đây của công ty.

Giải pháp và kiến nghị nâng cao hiệu quả

Tác giả đề xuất các giải pháp nhằm vận hành hệ thống phần mềm hiệu quả tại Công ty Liên Việt:

  • Chuyển đổi thói quen làm việc của cán bộ nhân viên từ ghi chép sổ sách thủ công sang thao tác hoàn toàn trên hệ thống máy tính.
  • Tận dụng hạ tầng mạng LAN hiện có (18 máy tính kết nối tập trung qua máy chủ Samsung x3500) để chia sẻ cơ sở dữ liệu dùng chung, tăng cường tốc độ lưu chuyển thông tin giữa các phòng ban.
  • Tiếp tục đào tạo, nâng cao trình độ tin học cho 40% nhân viên mới chỉ dừng lại ở mức thao tác cơ bản, giúp toàn bộ nhân sự khai thác triệt để các tính năng của phần mềm.
  • Đảm bảo cơ chế sao lưu (backup) cơ sở dữ liệu định kỳ trên máy chủ để phòng ngừa rủi ro mất mát dữ liệu giao dịch.

Đóng góp so với các nghiên cứu trước

So với các đề tài nghiên cứu của nhóm Huỳnh Đức Dũng (mới chỉ giải quyết một phần hành kế toán tiền lương và quản lý nhân sự đơn lẻ) hay nghiên cứu của Nguyễn Chí Cường (chỉ tập trung vào công nợ và hàng hóa), khóa luận của sinh viên Nguyễn Văn Quang đã:

  • Mở rộng phạm vi tích hợp đa nghiệp vụ trong cùng một ứng dụng: kết nối đồng thời dữ liệu nhân sự, khách hàng, sản phẩm và giao dịch bán hàng (hóa đơn).
  • Bám sát đặc thù vận hành của một doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực xây dựng - thương mại, thiết kế quy trình xử lý dữ liệu và mẫu hóa đơn sát với yêu cầu tác nghiệp thực tế của Công ty Liên Việt.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của đề tài

  • Phạm vi quản trị cơ sở dữ liệu: Hệ thống được phát triển trên nền tảng Microsoft Access, phù hợp cho quy mô người dùng nhỏ và mạng cục bộ, chưa đáp ứng tốt nhu cầu quản trị cơ sở dữ liệu lớn phân tán khi doanh nghiệp mở rộng quy mô chi nhánh.
  • Mức độ tích hợp hệ thống: Ứng dụng hoạt động độc lập, chưa được liên kết hay đồng bộ dữ liệu trực tiếp với phần mềm kế toán EFFECT và hệ thống quản trị website CMS đang vận hành song song tại công ty.
  • Cấu trúc thực thể: Mô hình cơ sở dữ liệu mới dừng lại ở mức 4 thực thể cơ bản; mối liên kết giữa Hóa đơn và Sản phẩm được thiết lập trực tiếp ở mức quan hệ 1–n (chưa tách riêng bảng chi tiết hóa đơn ChiTietHoaDon để xử lý tối ưu trường hợp một hóa đơn chứa nhiều mặt hàng khác nhau).

Hướng phát triển tiếp theo

  • Nâng cấp hệ quản trị cơ sở dữ liệu lên các hệ thống chuyên nghiệp như Microsoft SQL Server hoặc MySQL nhằm nâng cao tính bảo mật, khả năng xử lý đồng thời và toàn vẹn dữ liệu mạng diện rộng.
  • Mở rộng chức năng phần mềm: bổ sung các phân hệ quản lý tiền lương chi tiết, quản lý công nợ khách hàng và theo dõi vật tư dự án xây dựng.
  • Tích hợp liên thông luồng dữ liệu bán hàng từ phần mềm vào hệ thống phần mềm kế toán EFFECT và đồng bộ đơn hàng trực tuyến từ website công ty.

Giá trị tham khảo

Bản khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng sau:

  • Sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Tin học quản lý, Công nghệ thông tin: Tài liệu cung cấp ví dụ điển hình về quy trình khảo sát, mô hình hóa quy trình nghiệp vụ và thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ cho một doanh nghiệp thực tế.
  • Người nghiên cứu các đề tài xây dựng phần mềm quản lý vừa và nhỏ: Cung cấp phương pháp phân tích chuyển đổi từ mô hình thực thể liên kết (ERD) sang lược đồ quan hệ trong Microsoft Access, cách thức thiết kế Forms và Reports tự động.
  • Cán bộ quản trị tại các doanh nghiệp xây dựng - thương mại quy mô vừa và nhỏ: Cung cấp giải pháp mẫu về tin học hóa văn phòng với chi phí thấp, tận dụng hạ tầng phần cứng có sẵn (mạng LAN, máy tính văn phòng) để chuẩn hóa công tác quản lý dữ liệu bán hàng và nhân sự.

Câu hỏi thường gặp

1. Cấu hình phần cứng máy chủ mà Công ty Liên Việt trang bị từ năm 2008 gồm những thông số kỹ thuật nào?

Máy chủ của công ty là dòng máy chủ Samsung (x3500 M3) trang bị từ năm 2008, cấu hình gồm:

  • Bộ vi xử lý: 1 x Intel Xeon Processor E5620 (2.4GHz, 12M cache, 80W, 1066MHz).
  • Bộ nhớ trong (RAM): 1 x 4GB PC3(10600) CL9 ECC DDR3 1333MHz LP RDIMM.
  • Bo mạch chủ: Samsung x3500 M3 Mainboard kèm tản nhiệt HeatSink X3500M3.
  • Bộ điều khiển RAID: ServeRAID M1015 SAS/SATA Controller hỗ trợ RAID 0, 1, 10.
  • Ổ đĩa: 738042A 8x HDD HotSwap (NONE HDD đi kèm khi khảo sát cấu hình gốc), ổ quang DVD-ROM SATA.

2. Hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin của đội ngũ nhân sự tại Công ty Liên Việt được ghi nhận ra sao?

Tại thời điểm khảo sát, công ty có 60% cán bộ nhân viên am hiểu và sử dụng thông thạo máy tính; 40% nhân viên dừng lại ở mức độ thao tác cơ bản. Đội ngũ phụ trách chuyên trách công nghệ thông tin gồm 2 nhân viên nam, đảm nhận công việc quản trị hệ thống mạng nội bộ và duy trì hoạt động website www.vn.

3. Cơ sở dữ liệu của phần mềm gồm những bảng dữ liệu nào và trường khóa chính tương ứng là gì?

Cơ sở dữ liệu được thiết kế gồm 4 bảng quan hệ với các khóa chính được xác định:

  • Bảng Nhân viên: Khóa chính là Mã NV (kiểu Number, độ rộng 12).
  • Bảng Khách hàng: Khóa chính là Mã KH (kiểu Number, độ rộng 7).
  • Bảng Sản phẩm: Khóa chính là Mã SP (kiểu Number, độ rộng 10).
  • Bảng Hóa đơn: Khóa chính là Mã hóa đơn (kiểu Number, độ rộng 10).

4. Hệ thống ứng dụng xử lý những mối liên kết nào giữa các thực thể trong cơ sở dữ liệu?

Hệ thống thiết lập 3 mối quan hệ chính:

  • Liên kết giữa Nhân viên và Hóa đơn: Quan hệ 1–n (một nhân viên thực hiện lập nhiều hóa đơn bán hàng).
  • Liên kết giữa Khách hàng và Hóa đơn: Quan hệ 1–n (một khách hàng phát sinh nhiều giao dịch hóa đơn).
  • Liên kết giữa Sản phẩm và Hóa đơn: Quan hệ 1–n (một mặt hàng sản phẩm được ghi nhận trên các hóa đơn tương ứng).

5. Trước khi đề tài được triển khai, công ty đã đưa vào sử dụng những phần mềm quản trị nào?

Trước thời điểm nghiên cứu, Công ty Liên Việt đã trang bị hệ điều hành Windows trên hệ thống máy trạm, sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng EFFECT phục vụ công tác tài chính - kế toán và hệ thống CMS quản trị nội dung website www.vn (triển khai từ năm 2005) phục vụ quảng bá dịch vụ, sản phẩm.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Văn Quang đã hoàn thành mục tiêu nghiên cứu thông qua việc khảo sát toàn diện thực trạng quản trị tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Liên Việt và ứng dụng Microsoft Access để tin học hóa quy trình quản lý số liệu. Đề tài đã xây dựng thành công cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 4 bảng chuẩn hóa, cùng hệ thống biểu mẫu nhập liệu và báo biểu kết xuất cho các nghiệp vụ nhân sự, khách hàng, sản phẩm và hóa đơn. Kết quả nghiên cứu đáp ứng trực tiếp nhu cầu thay thế sổ sách thủ công, nâng cao độ chính xác, tốc độ xử lý thông tin và hỗ trợ công tác điều hành của ban lãnh đạo doanh nghiệp.