Thực Trạng Kế Toán Mua Hàng và Khoản Phải Trả Tại Công Ty Cổ Phần Thực Phẩm Trường Sa

Kế toán mua hàng đóng vai trò then chốt trong chu trình hoạt động của mọi công ty cổ phần thực… 197 trang · Trường Đại Học Công Nghệ TP. Hồ Chí Minh · 2022.

• Tác giả: Võ Thị Tường An
• Người hướng dẫn: ThS. Ngô Ngọc Nguyên Thảo
• Trường học: Trường Đại Học Công Nghệ TP. Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Kế Toán
• Đề tài: Thực Trạng Kế Toán Mua Hàng và Khoản Phải Trả Tại Công Ty Cổ Phần Thực Phẩm Trường Sa
• Loại tài liệu: Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: TP. Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ KHOẢN PHẢI TRẢ CHO NGƯỜI BÁN
• 1.1. Những vấn đề chung về công tác mua hàng
• 1.1.1. Khái niệm mua hàng
• 1.1.2. Các phương thức mua hàng
• 1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán mua hàng
• 1.2. Kế toán mua hàng
• 1.2.1. Nguyên tắc hạch toán
• 1.2.2. Chứng từ sử dụng
• 1.2.3. Sổ kế toán
• 1.2.4. Tài khoản sử dụng
• 1.2.5. Sơ đồ hạch toán tổng hợp về mua hàng
• 1.3. Kế toán khoản phải trả người bán
• 1.3.1. Khái niệm
• 1.3.2. Nguyên tắc hạch toán
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ TRẢ TIỀN CHO NGƯỜI BÁN CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM TRƯỜNG SA
• 2.1. Tổng quát về công ty CỔ PHẦN THỰC PHẨM TRƯỜNG SA
• 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
• 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty
• 2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
• 2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
• 2.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
• 2.1.4. Giới thiệu về bộ phận kế toán
• 2.1.4.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
• 2.1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng chức danh
• 2.1.4.3. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
• 2.1.4.4. Chế độ, chính sách kế toán
• 2.2. Thực trạng công tác kế toán mua hàng và khoản phải trả người bán tại Công ty Cổ Phần Thực Phẩm Trường Sa
• 2.2.1. Những vấn đề chung về mua hàng
• 2.2.1.1. Đặc điểm hàng hóa, dịch vụ
• 2.2.1.2. Chính sách mua hàng
• 2.2.1.3. Phương thức thanh toán
• 2.2.2. Kế toán mua hàng
• 2.2.2.1. Trình tự luân chuyển chứng từ
• 2.2.2.2. Chứng từ sử dụng
• 2.2.2.3. Sổ kế toán
• 2.2.2.4. Tài khoản sử dụng
• 2.2.2.5. Ví dụ minh họa
• 2.2.3. Kế toán phải trả cho người bán
• 2.2.3.1. Trình tự luân chuyển chứng từ
• 2.2.3.2. Chứng từ sử dụng
• 2.2.3.3. Sổ kế toán
• 2.2.3.4. Tài khoản sử dụng
• 2.2.3.5. Ví dụ minh họa
• 3. CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM
• 3.1. Nhược điểm
• 3.2. Bài học kinh nghiệm
• DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
• DANH MỤC CÁC BẢNG
• DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
• DANH MỤC CÁC LƯU ĐỒ
• PHẦN MỞ ĐẦU

Tóm tắt

I. Tổng Quan Kế Toán Mua Hàng Tại Công Ty Thực Phẩm Trường Sa

Kế toán mua hàng đóng vai trò then chốt trong chu trình hoạt động của mọi công ty cổ phần thực phẩm, đặc biệt là tại Công ty Cổ Phần Thực Phẩm Trường Sa. Nó không chỉ đơn thuần là ghi chép các giao dịch mà còn là một công cụ quản lý hiệu quả, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, quản lý hàng tồn kho, và duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp. Việc theo dõi chính xác số lượng, chủng loại, giá cả hàng hóa, dịch vụ mua vào giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt trong việc dự trữ, sản xuất và kinh doanh. Theo tài liệu gốc, 'Hàng hóa là đối tượng chủ chốt đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh cũng như doanh nghiệp thương mại'. Điều này càng khẳng định tầm quan trọng của kế toán mua hàng và công tác quản lý khoản phải trả tại các doanh nghiệp.

1.1. Khái Niệm và Vai Trò của Kế Toán Mua Hàng

Kế toán mua hàng là quá trình theo dõi, ghi chép, và phản ánh một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình mua hàng của doanh nghiệp. Nó bao gồm số lượng, chủng loại, chất lượng, giá cả, và thời điểm mua hàng. Vai trò của nó không chỉ giới hạn ở việc ghi chép mà còn bao gồm việc kiểm tra, giám sát tình hình thanh toán với nhà cung cấp, cung cấp thông tin cho việc xác định mức dự trữ hàng hóa hợp lý, và lập báo cáo xuất nhập tồn. Một hệ thống kế toán mua hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp quản lý chi phí, tối ưu hóa quy trình mua hàng, và đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính. Theo tài liệu, Mua hàng là chức năng của hoạt động thương mại là tổ chức lưu thông hàng hóa, đưa hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dung thông qua mua, bán

1.2. Quy Trình Mua Hàng Cơ Bản Tại Doanh Nghiệp

Quy trình mua hàng thường bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu mua hàng, sau đó là lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán giá cả và điều khoản thanh toán, lập đơn đặt hàng, nhận hàng và kiểm tra chất lượng, lập phiếu nhập kho, và cuối cùng là thanh toán cho nhà cung cấp. Mỗi bước trong quy trình này đều cần được ghi chép và kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả. Kế toán mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận các giao dịch, đối chiếu số liệu, và đảm bảo rằng các khoản phải trả được thanh toán đúng hạn. Quá trình này còn bao gồm việc kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn chứng từ.

II. Phân Tích Thực Trạng Kế Toán Mua Hàng Ở Trường Sa Food

Việc đánh giá thực trạng kế toán tại Công ty Cổ Phần Thực Phẩm Trường Sa cần đi sâu vào các khía cạnh như quy trình hạch toán, sử dụng chứng từ, sổ sách kế toán, và hệ thống kiểm soát nội bộ. Cần xem xét liệu công ty có tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về kế toán hay không, cũng như đánh giá hiệu quả của các quy trình hiện tại. Việc phân tích thực trạng sẽ giúp xác định những điểm mạnh cần phát huy và những điểm yếu cần khắc phục, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp để nâng cao chất lượng kế toán.

2.1. Phương Pháp Hạch Toán Mua Hàng Hiện Tại

Phân tích phương pháp hạch toán mua hàng mà Công ty Cổ Phần Thực Phẩm Trường Sa đang áp dụng. Kiểm tra việc tuân thủ các nguyên tắc kế toán, chẳng hạn như nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc phù hợp, và nguyên tắc thận trọng. Xem xét việc sử dụng các tài khoản kế toán, chẳng hạn như tài khoản 156 (Hàng hóa), tài khoản 331 (Phải trả người bán), và tài khoản 133 (Thuế GTGT được khấu trừ). Việc hạch toán phải đảm bảo phản ánh đúng bản chất của các giao dịch và phù hợp với quy định của pháp luật. Theo tài liệu cung cấp, cần phải theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình mua hàng (số lượng, kết cấu, chủng loại, quy cách, chất lượng lẫn giá cả và thời điểm mua hàng).

2.2. Sử Dụng Chứng Từ và Sổ Sách Kế Toán

Đánh giá việc sử dụng chứng từ và sổ sách kế toán trong quá trình mua hàng. Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ, và hợp pháp của các chứng từ như hóa đơn, phiếu nhập kho, và ủy nhiệm chi. Xem xét việc ghi chép vào sổ sách kế toán như sổ nhật ký chung, sổ cái, và sổ chi tiết. Đảm bảo rằng các thông tin được ghi chép một cách chính xác và kịp thời. Việc này giúp đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát của quy trình mua hàng. Các chứng từ sử dụng cần đảm bảo theo quy định của pháp luật.

III. Các Vấn Đề Thường Gặp Trong Kế Toán Mua Hàng Thực Phẩm

Trong lĩnh vực thực phẩm, kế toán mua hàng thường đối mặt với nhiều thách thức đặc thù, chẳng hạn như biến động giá cả nguyên vật liệu, quản lý hàng tồn kho có thời hạn sử dụng ngắn, và kiểm soát chất lượng sản phẩm. Việc không kiểm soát chặt chẽ những vấn đề này có thể dẫn đến tăng chi phí, giảm lợi nhuận, và thậm chí ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Vì vậy, việc nhận diện và giải quyết các vấn đề này là vô cùng quan trọng.

3.1. Quản Lý Biến Động Giá Nguyên Vật Liệu

Giá cả nguyên vật liệu trong ngành thực phẩm thường xuyên biến động do ảnh hưởng của nhiều yếu tố như thời tiết, mùa vụ, và chính sách nhập khẩu. Doanh nghiệp cần có các biện pháp dự báo và phòng ngừa rủi ro để giảm thiểu tác động của biến động giá. Các công cụ như hợp đồng kỳ hạn, mua bảo hiểm giá, và đa dạng hóa nguồn cung có thể giúp doanh nghiệp ổn định chi phí và duy trì lợi nhuận. Phân tích xu hướng giá cả cũng là một phần quan trọng.

3.2. Kiểm Soát Hàng Tồn Kho Ngắn Hạn

Hàng tồn kho trong ngành thực phẩm thường có thời hạn sử dụng ngắn, đòi hỏi doanh nghiệp phải có quy trình quản lý chặt chẽ để tránh lãng phí và hao hụt. Việc áp dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho như FIFO (Nhập trước, xuất trước) hoặc JIT (Just-in-time) có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa chi phí. Cần theo dõi sát sao hạn sử dụng của từng loại hàng tồn kho và có kế hoạch sử dụng hợp lý. Việc kiểm tra hàng tồn kho định kỳ là yếu tố bắt buộc.

IV. Giải Pháp Nâng Cao Hiệu Quả Kế Toán Mua Hàng Trường Sa

Để nâng cao hiệu quả kế toán mua hàng tại Công ty Cổ Phần Thực Phẩm Trường Sa, cần có một hệ thống giải pháp toàn diện, bao gồm việc cải thiện quy trình làm việc, nâng cao năng lực của đội ngũ nhân viên, và ứng dụng công nghệ thông tin. Việc đầu tư vào các giải pháp này sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tăng cường kiểm soát, và đưa ra quyết định dựa trên thông tin chính xác.

4.1. Tối Ưu Hóa Quy Trình Nghiệp Vụ Kế Toán Mua Hàng

Xem xét lại quy trình kế toán mua hàng hiện tại và xác định các điểm nghẽn, các bước không cần thiết, hoặc các hoạt động trùng lặp. Thiết kế lại quy trình để loại bỏ các lãng phí và tối ưu hóa luồng công việc. Áp dụng các công cụ quản lý chất lượng như sơ đồ dòng chảy quy trình để phân tích và cải tiến quy trình. Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan, chẳng hạn như bộ phận mua hàng, bộ phận kho, và bộ phận kế toán.

4.2. Ứng Dụng Phần Mềm Kế Toán Vào Quy Trình Mua Hàng

Việc ứng dụng phần mềm kế toán có thể giúp tự động hóa nhiều công đoạn trong quy trình mua hàng, chẳng hạn như lập hóa đơn, nhập kho, và thanh toán. Phần mềm kế toán cũng cung cấp các báo cáo phân tích giúp doanh nghiệp theo dõi chi phí, quản lý hàng tồn kho, và đánh giá hiệu quả của các nhà cung cấp. Lựa chọn phần mềm phù hợp với quy mô và đặc thù của doanh nghiệp là rất quan trọng. Cần đảm bảo rằng phần mềm có khả năng tích hợp với các hệ thống khác của doanh nghiệp.

V. Đánh Giá Hiệu Quả và Rủi Ro Trong Kế Toán Mua Hàng TS

Việc đánh giá hiệu quả của công tác kế toán mua hàng và nhận diện các rủi ro tiềm ẩn là bước quan trọng để đảm bảo tính bền vững và hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Các chỉ số đánh giá hiệu quả có thể bao gồm thời gian xử lý hóa đơn, tỷ lệ sai sót trong hạch toán, và mức độ tuân thủ các quy định của pháp luật. Việc nhận diện các rủi ro như gian lận, sai sót, hoặc chậm trễ trong thanh toán giúp doanh nghiệp chủ động phòng ngừa và ứng phó.

5.1. Chỉ Số Đánh Giá Hiệu Quả Kế Toán Mua Hàng

Sử dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của công tác kế toán mua hàng. Ví dụ, thời gian xử lý hóa đơn có thể được đo lường để đánh giá tốc độ và hiệu quả của quy trình hạch toán. Tỷ lệ sai sót trong hạch toán có thể cho thấy chất lượng của công tác kế toán. Mức độ tuân thủ các quy định của pháp luật có thể đánh giá tính tuân thủ và minh bạch của doanh nghiệp. Các chỉ số này cần được theo dõi và phân tích định kỳ để đưa ra các biện pháp cải tiến.

5.2. Nhận Diện và Phòng Ngừa Rủi Ro Trong Kế Toán

Xác định các rủi ro tiềm ẩn trong công tác kế toán mua hàng, chẳng hạn như gian lận, sai sót, hoặc chậm trễ trong thanh toán. Phân tích nguyên nhân và hậu quả của các rủi ro này. Xây dựng các biện pháp phòng ngừa và ứng phó với rủi ro, chẳng hạn như tăng cường kiểm soát nội bộ, đào tạo nhân viên, và thiết lập quy trình thanh toán chặt chẽ. Cần có một hệ thống quản lý rủi ro hiệu quả để bảo vệ tài sản và uy tín của doanh nghiệp.

VI. Kết Luận và Hướng Phát Triển Kế Toán Mua Hàng Tại Trường Sa

Công tác kế toán mua hàng và quản lý khoản phải trả tại Công ty Cổ Phần Thực Phẩm Trường Sa có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động và sự phát triển bền vững. Việc tiếp tục hoàn thiện quy trình, nâng cao năng lực nhân viên và ứng dụng công nghệ sẽ giúp công ty nâng cao năng lực cạnh tranh và đạt được các mục tiêu kinh doanh. Đồng thời, cần chú trọng đến việc tuân thủ các quy định của pháp luật và quản lý rủi ro để đảm bảo tính minh bạch và bền vững của hoạt động kế toán.

6.1. Tóm Tắt Các Kết Quả Nghiên Cứu Chính

Tóm tắt các kết quả nghiên cứu về thực trạng công tác kế toán mua hàng tại Công ty Cổ Phần Thực Phẩm Trường Sa. Nhấn mạnh các điểm mạnh và điểm yếu đã được xác định. Đề xuất các giải pháp cụ thể để khắc phục các điểm yếu và phát huy các điểm mạnh. Các kết quả nghiên cứu cần dựa trên các bằng chứng và số liệu cụ thể.

6.2. Hướng Phát Triển và Kiến Nghị Hoàn Thiện

Đề xuất các hướng phát triển cho công tác kế toán mua hàng tại Công ty Cổ Phần Thực Phẩm Trường Sa trong tương lai. Kiến nghị các giải pháp cụ thể để hoàn thiện quy trình, nâng cao năng lực nhân viên, và ứng dụng công nghệ. Các kiến nghị cần dựa trên các kết quả nghiên cứu và phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Bối cảnh thực tiễn và lý do chọn đề tài

Trong nền kinh tế mở cửa hội nhập và thị trường thương mại hàng hóa ngày càng cạnh tranh gay gắt, việc quản lý hiệu quả dòng lưu chuyển hàng hóa ngay từ khâu đầu vào đóng vai trò quyết định đến hiệu quả kinh doanh và khả năng sinh lời của doanh nghiệp. Hàng hóa là tài sản trọng yếu đối với cả doanh nghiệp sản xuất lẫn doanh nghiệp thương mại. Cùng với quá trình mua hàng, các mối quan hệ thanh toán, quản lý công nợ phải trả đối với nhà cung cấp trở thành một mắt xích tài chính chiến lược. Việc kiểm soát tốt công tác mua hàng và công nợ phải trả người bán giúp doanh nghiệp duy trì nguồn cung ứng ổn định, bảo đảm uy tín thương mại và tối ưu hóa chu chuyển vốn. Xuất phát từ bối cảnh đó, đề tài "Thực trạng công tác kế toán mua hàng và khoản phải trả người bán tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Trường Sa" được tác giả thực hiện nhằm phân tích thực tế nghiệp vụ kế toán tại đơn vị thực tập.

Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài xác định hệ thống mục tiêu bao gồm mục tiêu chung và các mục tiêu cụ thể như sau:

• Mục tiêu chung:
  1. Nghiên cứu thực trạng công tác kế toán mua hàng và khoản phải trả người bán tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Trường Sa.
  2. Đi sâu vào mối quan hệ giữa cơ sở lý luận và thực tiễn ghi nhận nghiệp vụ tại doanh nghiệp.
  3. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm trong quy trình kế toán mua hàng và thanh toán công nợ, từ đó đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán tại đơn vị.
• Mục tiêu cụ thể:
  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về kế toán mua hàng và kế toán khoản phải trả người bán trong doanh nghiệp.
  2. Tìm hiểu thông tin tổng quan, mô hình quản lý, tổ chức bộ máy kế toán và chính sách kế toán đang áp dụng tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Trường Sa.
  3. Mô tả và phản ánh chi tiết thực trạng luân chuyển chứng từ, tài khoản sử dụng, sổ sách kế toán và định khoản nghiệp vụ mua hàng và phải trả người bán thông qua các ví dụ thực tế phát sinh.
  4. Nhận xét, đánh giá các mặt làm được và những điểm còn tồn tại, từ đó rút ra bài học kinh nghiệm và đề xuất các giải pháp khắc phục.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

• Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng công tác kế toán mua hàng và khoản phải trả người bán.
• Phạm vi không gian: Phòng Kế toán tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Trường Sa (Số 2D1 Trường Sa, Phường 19, Quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh).
• Phạm vi thời gian và số liệu: Các chứng từ, sổ sách và số liệu kế toán phát sinh trong tháng 12 năm 2021.

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Cơ sở lý thuyết và chế độ kế toán

Báo cáo dựa trên khung lý thuyết kế toán tài chính doanh nghiệp và hệ thống chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam:

• Chế độ kế toán áp dụng: Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính (thay thế Quyết định 15/2006/QĐ-BTC).
• Kế toán mua hàng: Khái niệm mua hàng trong thương mại, các phương thức mua hàng (mua hàng trực tiếp, chuyển hàng); nguyên tắc xác định giá gốc hàng nhập kho; phương pháp tính giá hàng xuất kho; nguyên tắc phân bổ chi phí thu mua; kế toán chi tiết hàng tồn kho theo từng kho, từng mặt hàng; hệ thống tài khoản phản ánh (Tài khoản 156 – Hàng hóa, chi tiết thành TK 1561, TK 1562, TK 1567; Tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ).
• Kế toán khoản phải trả người bán: Khái niệm nợ phải trả theo hình thức tín dụng thương mại; nguyên tắc hạch toán chi tiết cho từng đối tượng chủ nợ; quy định không hạch toán mua hàng trả tiền ngay vào tài khoản công nợ; nguyên tắc ghi nhận giá tạm tính khi hàng về trước hóa đơn về sau; nguyên tắc quản lý và đánh giá lại chênh lệch tỷ giá nợ gốc ngoại tệ tại thời điểm lập báo cáo tài chính; hệ thống tài khoản phản ánh (Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán).

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả kết hợp đồng bộ nhiều phương pháp thu thập và xử lý thông tin:

• Phương pháp phân tích - tổng hợp: Thu thập, phân loại, sàng lọc các chứng từ gốc và số liệu sổ sách kế toán trong kỳ để đi sâu phân tích từng nghiệp vụ cụ thể, sau đó tổng hợp thành quy trình kế toán tổng thể.
• Phương pháp liệt kê: Trình bày có hệ thống các danh mục chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và hệ thống bảng biểu liên quan đến phần hành mua hàng và công nợ.
• Phương pháp sử dụng số liệu và phỏng vấn: Phỏng vấn, trao đổi chuyên môn trực tiếp với kế toán trưởng, kế toán mua hàng, kế toán thu chi và thủ quỹ; khai thác số liệu kế toán thực tế từ phần mềm và hồ sơ lưu trữ tháng 12/2021.
• Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu các văn bản pháp luật về kế toán, giáo trình chuyên ngành kế toán tài chính và các quy chế quản lý nội bộ của công ty.
• Phương pháp so sánh: Đối chiếu giữa quy định của chế độ kế toán theo lý thuyết với việc tổ chức hạch toán thực tế tại doanh nghiệp.

Nguồn dữ liệu

• Dữ liệu sơ cấp: Ghi nhận qua quan sát thực tế và phỏng vấn cán bộ nhân viên thuộc bộ máy quản lý và phòng kế toán công ty.
• Dữ liệu thứ cấp: Các hợp đồng kinh tế, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận hàng, phiếu nhập kho, ủy nhiệm chi, phiếu chi, sổ chi tiết tài khoản 156, 331, sổ cái, sổ nhật ký chung và các báo cáo xuất nhập tồn tháng 12/2021 của Công ty Cổ phần Thực phẩm Trường Sa.

---

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kế toán mua hàng và khoản phải trả cho người bán

Chương này hệ thống hóa các nguyên tắc, quy định và chuẩn mực lý thuyết về hạch toán mua hàng và công nợ phải trả người bán:

• Những vấn đề chung về công tác mua hàng: Định nghĩa mua hàng là giai đoạn khởi đầu của quá trình lưu chuyển hàng hóa nhằm chuyển hóa vốn tiền tệ thành vốn hàng hóa. Phân tích hai phương thức mua hàng chủ yếu:
  • Phương thức mua hàng trực tiếp: Doanh nghiệp cử nhân viên đến nhận hàng trực tiếp tại kho người bán hoặc cơ sở sản xuất theo hợp đồng/giấy ủy nhiệm, tự chịu chi phí vận chuyển.
  • Phương thức chuyển hàng: Người bán vận chuyển giao hàng tận kho bên mua hoặc địa điểm chỉ định theo thỏa thuận hợp đồng.
• Nhiệm vụ của kế toán mua hàng: Ghi chép chính xác số lượng, chất lượng, quy cách, đơn giá và thời điểm nhập hàng; theo dõi tiến độ thanh toán từng hợp đồng; cung cấp số liệu xác định mức dự trữ tồn kho; lập báo cáo xuất nhập tồn; phối hợp kiểm kê thực tế; xử lý các tình huống chứng từ (hàng về có hóa đơn, hàng về chưa có hóa đơn theo giá tạm tính, thanh toán tiền mặt/ngân hàng/chưa thanh toán).
• Tổ chức kế toán mua hàng:
  • Nguyên tắc: Xác định giá gốc, theo dõi chi phí thu mua riêng biệt và phân bổ nhất quán; áp dụng các phương pháp tính giá xuất kho (giá đích danh, bình quân cuối kỳ, FIFO, LIFO).
  • Chứng từ và sổ sách: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu nhập kho, bảng kê thu mua, biên bản kiểm nghiệm, biên bản giảm giá/trả lại hàng; sổ chi tiết mua hàng, sổ chi tiết xuất nhập tồn, thẻ kho, sổ cái.
  • Tài khoản sử dụng: TK 156 (TK 1561, TK 1562, TK 1567) với kết cấu Nợ/Có và sơ đồ hạch toán tổng hợp.
• Tổ chức kế toán khoản phải trả người bán:
  • Bản chất và nguyên tắc: Phản ánh các khoản nợ hình thành từ tín dụng thương mại; theo dõi chi tiết từng chủ nợ, từng lần thanh toán, từng khoản trả trước; xử lý nợ gốc ngoại tệ theo tỷ giá thực tế phát sinh và tỷ giá bán ngân hàng khi đánh giá lại cuối kỳ.
  • Chứng từ và sổ sách: Hóa đơn mua hàng, chứng từ thanh toán (UNC, séc, phiếu chi), biên bản đối chiếu công nợ, giấy đề nghị thanh toán; sổ cái TK 331, sổ chi tiết thanh toán với người bán, bảng tổng hợp công nợ phải trả.
  • Tài khoản sử dụng: TK 331 mang tính chất lưỡng tính (dư Có phản ánh số nợ còn phải trả, dư Nợ phản ánh số tiền đã ứng trước hoặc trả thừa).

---

Chương 2: Thực trạng về kế toán mua hàng và trả tiền cho người bán Công ty Cổ phần Thực phẩm Trường Sa

1. Tổng quát về đơn vị thực tập

• Thông tin pháp lý:
  • Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Thực phẩm Trường Sa (Tên quốc tế: TRUONG SA FOOD JOINT STOCK COMPANY).
  • Mã số thuế: 0315128807.
  • Địa chỉ: Số 2D1 Trường Sa, Phường 19, Quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh.
  • Đại diện pháp luật: Vương Thị Kim Ngân.
  • Ngày cấp phép hoạt động: 25/06/2018. Cơ quan quản lý: Chi cục Thuế Quận Bình Thạnh.
  • Chi nhánh trực thuộc: Chi nhánh Bình Thuận (Xóm Rừng Đạo, Xã Phú Lạc, Huyện Tuy Phong, Tỉnh Bình Thuận; MST: 0315128807-001; Đại diện: Vương Gia Thiện).
• Đặc điểm hoạt động và ngành nghề kinh doanh: Hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh và thương mại thực phẩm, đồ uống. Thế mạnh chính là phân phối, bán buôn đồ uống có cồn (rượu whisky, gin, rượu vang, bia) và đồ uống không cồn; chế biến bảo quản nước mắm, xay xát chế biến bột thô, sản xuất thức ăn gia súc.
• Cơ cấu bộ máy quản lý: Gồm Ban giám đốc, Phòng kinh doanh, Phòng kế toán, Phòng kỹ thuật - thi công, Đội vận chuyển, Bộ phận kho, Phân xưởng sản xuất.
• Tổ chức bộ máy kế toán: Gồm Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thu - chi, Kế toán công nợ, Kế toán tiền lương, Kế toán bán hàng, Thủ quỹ.
• Chính sách kế toán áp dụng: Áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; phương pháp kế toán hàng tồn kho kê khai thường xuyên; phương pháp tính giá vốn xuất kho theo thực tế đích danh; trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng; hạch toán trên phần mềm kế toán Fast.

2. Thực trạng quy trình kế toán mua hàng và nợ phải trả

• Chính sách mua hàng và thanh toán: Thực hiện đặt hàng qua điện thoại hoặc trực tiếp; áp dụng hình thức thanh toán ngay (tiền mặt dưới 20 triệu đồng hoặc chuyển khoản), thanh toán trả trước và thanh toán trả chậm.
• Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng (Lưu đồ 1): Nhu cầu phát sinh từ Phòng Kinh doanh (lập Phiếu yêu cầu mua hàng 1 liên) $\rightarrow$ Kế toán mua hàng tổng hợp tồn kho, lập kế hoạch nhập hàng trình Ban Giám đốc duyệt $\rightarrow$ Lập Đơn đặt hàng (5 liên gửi nhà cung cấp, kho nhận hàng, kế toán thanh toán, phòng kinh doanh, lưu nội bộ) $\rightarrow$ Kiểm nhận hàng, lập Phiếu nhập kho, ghi nhận hóa đơn.
• Quy trình luân chuyển chứng từ trả tiền người bán (Lưu đồ 2): Kế toán công nợ theo dõi hạn nợ $\rightarrow$ Chuyển hồ sơ đề nghị thanh toán cho Ban Giám đốc duyệt $\rightarrow$ Kế toán thu chi lập Phiếu chi/Ủy nhiệm chi $\rightarrow$ Thủ quỹ thực hiện thanh toán $\rightarrow$ Chuyển lại chứng từ hoàn tất để kế toán định khoản và ghi sổ.
• Các nghiệp vụ mua hàng minh họa (tháng 12/2021):

Ngày phát sinh	Chứng từ / Nhà cung cấp	Mặt hàng mua	Giá trị chưa thuế (đồng)	Thuế GTGT 10% (đồng)	Định khoản ghi nhận
28/12/2021	HĐ số 368 - Công ty TNHH Alchemy Asia	60 chai Rượu Highland Park 12 Years Old Viking Honour Single Malt Scotch Whisky 40% (6x0.7L)	26.100	2.010	Nợ TK 1561: 26.110 Nợ TK 133: [thuế] Có TK 331: [tổng nợ]
29/12/2021	HĐ số 402 - Công ty TNHH Alchemy Asia	01 chai Rượu Jägermeister Vietmax 2021 Edition 35% (6x700ml)	727.273	72.772	Nợ TK 1561: 727.000 Nợ TK 133: [thuế] Có TK 331: [tổng nợ]
30/12/2021	HĐ số 464 - Công ty TNHH Alchemy Asia	48 chai Bombay Sapphire Gin 47%; 24 chai Famous Grouse Whisky 40%; 01 chai Royal Brackla Scotch Whisky 12yo 40%	33.357	3.936	Nợ TK 1561: 33.293 Nợ TK 133: [thuế] Có TK 331: [tổng nợ]

• Các nghiệp vụ thanh toán công nợ minh họa (tháng 12/2021):

Ngày thanh toán	Chứng từ / Nhà cung cấp	Hình thức thanh toán	Số tiền thanh toán (đồng)	Định khoản thực hiện
29/12/2021	HĐ số 337 - Công ty TNHH Minh Thủy Liên Hương	Ủy nhiệm chi số 50	16.193	Nợ TK 33111: 16.193 Có TK 112: 16.193
30/12/2021	HĐ số 8336 - Công ty TNHH Alchemy Asia	Ủy nhiệm chi số 296	12.999	Nợ TK 331111: 12.999 Có TK 112: 12.999
31/12/2021	HĐ số 960 - Công ty TNHH Gia Khang	Ủy nhiệm chi số 52	86.000	Nợ TK 331111: 86.000 Có TK 112: 86.000

---

Chương 3: Nhận xét, kiến nghị và bài học kinh nghiệm

• Ưu điểm:
  • Công ty đã ứng dụng tin học hóa công tác kế toán với phần mềm Fast kết hợp Excel và 1Office, giúp giảm áp lực tính toán thủ công, tăng độ chính xác và đảm bảo tính thống nhất của số liệu qua các kỳ.
  • Tổ chức kế toán tuân thủ đúng các quy định pháp luật và chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Hệ thống chứng từ kế toán được lập đầy đủ chữ ký các bên, trình bày rõ ràng, không tẩy xóa, quy trình thu thập và xử lý chứng từ cẩn thận, phục vụ tốt cho việc kiểm tra, đối chiếu.
• Nhược điểm:
  • Công tác sắp xếp, lưu trữ hồ sơ hợp đồng và hóa đơn chứng từ còn chưa khoa học, dẫn đến việc tìm kiếm, tra cứu đối chiếu khi cần thiết mất nhiều thời gian.
  • Việc nhập liệu chứng từ và ủy nhiệm chi lên phần mềm kế toán còn độ trễ, chưa được cập nhật kịp thời ngay khi phát sinh, dễ gây sai lệch hoặc thiếu sót số liệu trong quá trình kiểm tra định kỳ.
• Kiến nghị hoàn thiện:
  • Hoàn thiện công tác lưu trữ: Phân loại, đánh chỉ mục và sắp xếp khoa học chứng từ mua hàng, hóa đơn, hợp đồng theo từng nhà cung cấp và mốc thời gian phát sinh để rút ngắn thời gian tìm kiếm.
  • Tăng cường tính kịp thời của dữ liệu: Đẩy nhanh tiến độ nhập liệu hàng ngày, cập nhật ngay các chứng từ thanh toán, ủy nhiệm chi lên phần mềm kế toán Fast/1Office nhằm nâng cao tính chính xác của các báo cáo tài chính và quản trị.
• Bài học kinh nghiệm: Tác giả rút ra bài học về tầm quan trọng của việc kết hợp kiến thức lý luận với kỹ năng xử lý nghiệp vụ thực tế, kỹ năng giao tiếp và ứng dụng công nghệ thông tin trong chuyên ngành kế toán tài chính.

---

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính đạt được

Báo cáo đã làm rõ bức tranh toàn diện về nghiệp vụ mua hàng và thanh toán công nợ tại một doanh nghiệp thương mại - sản xuất thực phẩm:

1. Hệ thống hóa quy trình: Xây dựng lưu đồ luân chuyển chứng từ rõ ràng cho hai quy trình riêng biệt nhưng có quan hệ mật thiết: quy trình mua hàng nhập kho và quy trình thanh toán công nợ người bán qua hệ thống ngân hàng.
2. Minh họa bằng số liệu thực tế: Trích xuất và phân tích cụ thể các nghiệp vụ mua hàng từ Công ty TNHH Alchemy Asia và thanh toán nợ cho các đối tác (Minh Thủy Liên Hương, Alchemy Asia, Gia Khang) trong kỳ kế toán tháng 12/2021.
3. Làm rõ mô hình tổ chức: Phản ánh rõ cách thức phân công nhiệm vụ giữa 7 vị trí chuyên môn trong phòng kế toán cùng cơ chế vận hành hệ thống kế toán máy trên phần mềm Fast.

Đề xuất và giải pháp

Tác giả đề xuất 2 nhóm giải pháp mang tính thực tế cao cho doanh nghiệp:

• Chuẩn hóa quy trình lưu trữ hồ sơ công nợ và hợp đồng mua hàng theo danh mục đối tác và niên độ.
• Thiết lập kỷ luật nhập liệu thời gian thực trên phần mềm Fast và 1Office nhằm loại bỏ độ trễ thông tin tài chính giữa các bộ phận.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Báo cáo tập trung chủ yếu vào số liệu phát sinh trong phạm vi 01 tháng (tháng 12/2021) tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Trường Sa. Do đặc thù dữ liệu thực tập, một số phân tích biến động công nợ dài hạn và so sánh nhiều năm chưa được mở rộng chi tiết.
• Hướng tiếp cận mở rộng: Các nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát chu kỳ kinh doanh trọn vẹn của cả năm tài chính, đánh giá sâu hơn về rủi ro thanh khoản, hiệu quả quản trị vốn lưu động và mức độ tích hợp dữ liệu giữa phần mềm kế toán Fast với hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP).

---

Giá trị tham khảo

Báo cáo là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Tài chính - Ngân hàng: Cung cấp mẫu báo cáo thực tập tốt nghiệp chuẩn mực về cấu trúc, cách thức mô tả luân chuyển chứng từ, xây dựng lưu đồ nghiệp vụ và hạch toán thực tế các tài khoản 156, 331 theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
• Người làm đề tài về kế toán thương mại: Tham khảo phương pháp tiếp cận và phân tích thực trạng kế toán trên phần mềm máy tính (Fast Accounting) tại doanh nghiệp kinh doanh hàng thực phẩm, đồ uống.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Thực phẩm Trường Sa áp dụng chế độ và phương pháp kế toán nào?

Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, xác định giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh, trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng và sử dụng phần mềm Fast trên nền tảng máy tính.

2. Các mặt hàng mua vào chính trong số liệu minh họa của công ty là gì?

Trong kỳ kế toán tháng 12/2021, các mặt hàng mua vào được minh họa chi tiết là các loại rượu nhập khẩu từ nhà cung cấp Công ty TNHH Alchemy Asia, bao gồm: Rượu Highland Park 12 Years Old Viking Honour Single Malt Scotch Whisky, Rượu Jägermeister Vietmax 2021 Edition, Rượu Bombay Sapphire Distilled London Dry Gin, Rượu The Famous Grouse Blended Scotch Whisky và Rượu Royal Brackla Cawdor Estate Highland Single Malt Scotch Whisky.

3. Đơn đặt hàng mua hàng tại công ty được lập thành mấy liên và luân chuyển như thế nào?

Sau khi kế hoạch nhập hàng được Ban Giám đốc phê duyệt, kế toán mua hàng lập Đơn đặt hàng gồm 5 liên:

• Liên 1: Gửi cho người bán để tiến hành đặt hàng.
• Liên 2: Chuyển cho bộ phận nhận hàng để đối chiếu với hàng thực nhận và phiếu giao hàng của người bán.
• Liên 3: Gửi cho kế toán thu chi (kế toán phải trả) để lập thủ tục thanh toán.
• Liên 4: Gửi trả lại cho Phòng Kinh doanh (nơi đề xuất nhu cầu mua).
• Liên 5: Lưu trữ nội bộ cùng phiếu yêu cầu mua hàng.

4. Nhược điểm chính trong công tác kế toán mua hàng và công nợ tại công ty là gì?

Nhược điểm được tác giả chỉ ra là khâu phân loại, sắp xếp và lưu trữ hợp đồng, hóa đơn còn chưa khoa học, gây mất thời gian khi tra cứu, kiểm tra. Đồng thời, việc nhập liệu chứng từ và ủy nhiệm chi lên phần mềm kế toán còn chậm, chưa kịp thời phản ánh ngay khi nghiệp vụ phát sinh.

---

Kết luận

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của tác giả Võ Thị Tường An đã phản ánh toàn diện cơ sở lý thuyết và thực tiễn công tác kế toán mua hàng cùng khoản phải trả người bán tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Trường Sa. Thông qua việc phân tích hệ thống chứng từ, sơ đồ hạch toán và số liệu thực tế tháng 12/2021 trên phần mềm Fast theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, tác giả đã làm nổi bật quy trình vận hành kế toán tại doanh nghiệp. Các nhận xét về ưu điểm và tồn tại trong khâu lưu trữ, cập nhật chứng từ được nêu ra một cách xác thực, đi kèm những kiến nghị cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán và quản trị tài chính tại đơn vị.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN 1.1 Những vấn đề chung về công tác mua hàng 1.1 Khái niệm mua hàng Mua hàng là chức năng của hoạt động thương mại là tổ chức lưu thông hàng hóa, đưa hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dung thông qua mua, bán. Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa, là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về giá trị hàng hóa thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng, là quá trình vốn doanh nghiệp chuyển hóa từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa. Doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu về hàng hóa nhưng mất quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền cho nhà cung cấp.2 Các phương pháp mua hàng Có hai phương thức: phương thức mua hàng trực tiếp và phương thức chuyển hàng - Mua hàng theo phương thức trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, doanh nghiệp cử cán bỏ nghiệp vụ mang giấy ủy nhiệm nhận hàng đến đơn vị bán hàng để nhận hàng theo quy định trong hợp đồng hay để mua hàng trực tiếp tại cơ sở sản xuất, tại thị trường. Sau khi hoàn thành thủ tục chứng từ giao nhận hàng hóa, nhân viên thu mua sẽ vận chuyển hàng hóa, nhân viên thu mua sẽ vận chuyển hàng hóa bằng phương tiện tự có hoặc thuê ngoài, mọi chi phí vận chuyển thì do doanh nghiệp chịu.

- Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: Bên bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc đơn đặt hàng, chuyển hàng tới cho bên mua, giao hàng tại kho của bên mua hay tại địa điểm do bên mua quy định trước. Bên mua sẽ cử nhân viên thu mua đến nhận hàng. Trường hợp này, chi phí vận chuyển hàng hóa có thể do bên bán hoặc bên mua chịu theo thỏa thuận của hai bên với nhau.3 Nhiệm vụ của kế toán mua hàng - Theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình mua hàng (số lượng, kết cấu, chủng loại, quy cách, chất lượng lẫn giá cả và thời điểm mua hàng). - Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình thanh toán với nhà cung cấp, từng nguồn hàng, từng hợp đồng, đơn đặt hàng, từng nhà cung cấp để thực hiện tốt kế hoạch mua hàng.

- Cung cấp kịp thời và chính xác cho doanh nghiệp để có thể xác định được mức dự trữ hàng hóa hợp lý. - Lập báo cáo xuất nhập tồn, nộp chứng từ và báo cáo xuất nhập tồn theo đúng quy định. 1 - Tham gia trực tiếp quá trình kiểm kê, đối chiếu số lượng hàng nhập hay xuất cùng với thủ kho, bên giao, bên nhận (có thể là kiểm tra định kỳ hoặc trường hợp kiểm tra đột xuất) - Trường hợp hàng về có hóa đơn: kiểm tra các nội dung trên hóa đơn, kiểm trả tính hợp pháp của hóa đơn, kiểm tra tính hợp lý để ghi nhận chi phí (hóa đơn có tổng giá trị trên 20 triệu đồng phải thanh toán qua ngân hàng), kiểm tra các chứng từ kèm theo có đầy đủ hay không, sau đó tiến hành làm thủ tục nhập kho hàng hóa. - Trường hợp hàng về trước hóa đơn về sau: gọi cho nhà cung cấp để hỏi về giá hàng nhập, làm cơ sở để tính giá cho hàng nhập kho.

Đồng thời hẹn nhà cung cấp thời điểm sẽ nhận được hóa đơn để tiến hành làm thủ tục nhập kho hàng hóa theo số lượng hàng thực nhận. - Khi tiến hành thủ tục nhập kho hàng hóa kế toán mua hàng cần thực hiện các bước sau: + Bước 1: Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng thực nhận so với hóa đơn.