CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN 1.1 Những vấn đề chung về công tác mua hàng 1.1 Khái niệm mua hàng Mua hàng là chức năng của hoạt động thương mại là tổ chức lưu thông hàng hóa, đưa hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dung thông qua mua, bán. Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa, là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về giá trị hàng hóa thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng, là quá trình vốn doanh nghiệp chuyển hóa từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa. Doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu về hàng hóa nhưng mất quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền cho nhà cung cấp.2 Các phương pháp mua hàng Có hai phương thức: phương thức mua hàng trực tiếp và phương thức chuyển hàng - Mua hàng theo phương thức trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, doanh nghiệp cử cán bỏ nghiệp vụ mang giấy ủy nhiệm nhận hàng đến đơn vị bán hàng để nhận hàng theo quy định trong hợp đồng hay để mua hàng trực tiếp tại cơ sở sản xuất, tại thị trường. Sau khi hoàn thành thủ tục chứng từ giao nhận hàng hóa, nhân viên thu mua sẽ vận chuyển hàng hóa, nhân viên thu mua sẽ vận chuyển hàng hóa bằng phương tiện tự có hoặc thuê ngoài, mọi chi phí vận chuyển thì do doanh nghiệp chịu.
- Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: Bên bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc đơn đặt hàng, chuyển hàng tới cho bên mua, giao hàng tại kho của bên mua hay tại địa điểm do bên mua quy định trước. Bên mua sẽ cử nhân viên thu mua đến nhận hàng. Trường hợp này, chi phí vận chuyển hàng hóa có thể do bên bán hoặc bên mua chịu theo thỏa thuận của hai bên với nhau.3 Nhiệm vụ của kế toán mua hàng - Theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình mua hàng (số lượng, kết cấu, chủng loại, quy cách, chất lượng lẫn giá cả và thời điểm mua hàng). - Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình thanh toán với nhà cung cấp, từng nguồn hàng, từng hợp đồng, đơn đặt hàng, từng nhà cung cấp để thực hiện tốt kế hoạch mua hàng.
- Cung cấp kịp thời và chính xác cho doanh nghiệp để có thể xác định được mức dự trữ hàng hóa hợp lý. - Lập báo cáo xuất nhập tồn, nộp chứng từ và báo cáo xuất nhập tồn theo đúng quy định. 1 - Tham gia trực tiếp quá trình kiểm kê, đối chiếu số lượng hàng nhập hay xuất cùng với thủ kho, bên giao, bên nhận (có thể là kiểm tra định kỳ hoặc trường hợp kiểm tra đột xuất) - Trường hợp hàng về có hóa đơn: kiểm tra các nội dung trên hóa đơn, kiểm trả tính hợp pháp của hóa đơn, kiểm tra tính hợp lý để ghi nhận chi phí (hóa đơn có tổng giá trị trên 20 triệu đồng phải thanh toán qua ngân hàng), kiểm tra các chứng từ kèm theo có đầy đủ hay không, sau đó tiến hành làm thủ tục nhập kho hàng hóa. - Trường hợp hàng về trước hóa đơn về sau: gọi cho nhà cung cấp để hỏi về giá hàng nhập, làm cơ sở để tính giá cho hàng nhập kho.
Đồng thời hẹn nhà cung cấp thời điểm sẽ nhận được hóa đơn để tiến hành làm thủ tục nhập kho hàng hóa theo số lượng hàng thực nhận. - Khi tiến hành thủ tục nhập kho hàng hóa kế toán mua hàng cần thực hiện các bước sau: + Bước 1: Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng thực nhận so với hóa đơn. + Bước 2: Lập phiếu nhập kho hàng hóa trên cơ sở số hàng thực nhận. + Bước 3: Ghi thẻ kho cho số hàng mua về.
- Khi làm thủ tục thanh toán: + Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt: kế toán mua hàng phải lập phiếu chi gửi thủ quỹ để duyệt chi. Sau khi được duyệt phải ghi sổ quỹ tiền mặt, sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản có liên quan. + Trường hợp thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng: kế toán mua hàng phải lập ủy nhiệm chi để gửi cho Ban Giám đốc, kế toán trưởng duyệt, sau đó ghi nhận vào sổ tiền guier, sổ nhật ký chung và sổ cái của các tài khoản có liên quan. + Trường hợp chưa thanh toán: kế toán mua hàng phải lập phiếu nhập kho, ghi số lượng hàng nhập kho vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, hàng hóa và thẻ kho.
Vì công ty chưa thanh toán ngay cho nhà cung cấp nên kế toán mua hàng phải ghi khoản phải trả cho người bán vào sổ công nợ. Ghi sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản 156, 133, 331. - Ngoài ra kế toán mua hàng cần phải hiểu rõ các tài khoản cần dung trong quá trình mua hàng để hạch toán cho đúng và chính xác.2 Kế toán mua hàng 1.1 Nguyên tắc hạch toán - Giá gốc của hàng hóa mua vào được tính theo nguồn nhập và phải theo dõi, phản ánh riêng biệt trị giá mua và chi phí thu mua hàng hóa. - Việc tính giá trị của hàng hóa xuất kho được thực hiện theo một trong bốn phương pháp: + Phương pháp giá đích danh.
2 + Phương pháp bình quân cuối kỳ. + Phương pháp Nhập trước, xuất trước. + Phương pháp Nhập sau, xuất trước. - Chi phí thu mua hàng hóa trong kỳ được tính cho hàng hóa tiêu thụ trong kỳ và hàng hóa tồn kho cuối kỳ.
Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí thu mua hàng hóa tùy thuộc tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp nhưng phải thực hiện theo nguyên tắc nhất quán. - Kế toán chi tiết hàng hóa phải được thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm hàng hóa.2 Chứng từ sử dụng - Hoá đơn bán hàng (đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc kinh doanh những mặt hàng không thuộc đối tương chịu thuế GTGT) - Phiếu xuất kho hay Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý - Báo cáo bán hàng; Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ; Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi) - Thẻ quầy hàng; Giấy nộp tiền; Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày - Các Biên bản thừa thiếu hàng, Biên bản giảm giá hàng bán, Biên bản hàng bán bị trả lại - Phiếu thu, giấy báo Có… - Các chứng từ khác có liên quan - Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường. - Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn. - Phiếu nhập kho - Biên bản kiểm nghiệm - Chứng từ thanh toán: Phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ… 1.3 Sổ kế toán - Sổ chi tiết mua hàng - Sổ chi tiết nhập, xuất, tồn hàng hóa - Thẻ 1.4 Tài khoản sử dụng - Tài khoản 156 “Hàng hóa” Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hóa của doanh nghiệp bao gồm hàng hóa tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hóa bất động sản.
3 Ghi bên NỢ: Trị giá mua của hàng hóa theo hóa đơn mua hàng (gồm các loại thuế không được hoàn lại). Chi phí thu mua hàng hóa. Trị giá của hàng hóa thuê ngoài gia công (gồm giá mua và chi phí gia công). Trị giá hàng hóa đã bán bị người mua trả lại.
Trị giá hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê. Kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho cuối kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Trị giá hàng hóa bất động sản mua vào hoặc chuyển từ bất động sản đầu tư. Ghi bên CÓ: Trị giá của hàng hóa xuất kho để bán, giao đại lý, giao cho đơn vị phụ thuộc; thuê ngoài gia công, hoặc sử dụng cho sản xuất, kinh doanh.
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa trong kỳ. Chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng. Trị giá hàng hóa trả lại cho người bán. Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu khi kiểm kê.
Kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho đầu kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). Trị giá hàng hóa bất động sản đã bán hoặc chuyển thành bất động sản đầu tư, bất động sản chủ sở hữu sử dụng hoặc tài sản cố định. Số dư cuối kỳ ghi bên Nợ: Trị giá mua của hàng hóa tồn kho. Chi phí thu mua của hàng hóa tồn kho.
Tài khoản cấp 2: TK 1561 “Giá mua hàng hóa” TK 1562 “Chi phí thu mua hàng hóa” TK 1567 “Hàng hóa bất động sản” 4 1.5 Sơ đồ hạch toán tổng hợp về mua hàng Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán tổng hợp về mua hàng 1.3 Kế toán khoản phải trả người bán 1.1 Khái niệm Phải trả cho người bán là các khoản nợ phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây dựng cơ bản, doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ, nguyên liệu cho nhưng chưa thanh toán vì đã mua chúng dưới hình thức tín dụng thương mại.2 Nguyên tắc hạch toán - Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao. - Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ trả tiền ngay (bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã trả qua ngân hàng). 5 - Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thồn báo giá chính thức của người bán.
- Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ rang, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp ngoài hóa đơn mua hàng. - Bên giao ủy thác nhập khẩu ghi nhận số tiền phải trả cho người bán về hàng nhập khẩu thông qua bên nhận nhập khẩu ủy thác như khoản phải trả người bán thông thường.