Thủ Tục Kế Toán Tiền Lương và Khấu Trừ Tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Thanh Nam

• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế
• Chuyên ngành: Kế Toán
• Đề tài: Thủ Tục Kế Toán Tiền Lương và Khấu Trừ Tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Thanh Nam
• Loại tài liệu: bài luận
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

• INTRODUCTION
• 1. CHAPTER 1: FEATURES OF LABOUR AND PAYROLL AND MANAGEMENT OF LABOUR AND PAYROLL AT THANH NAM INVESTMENT CONSTRUCTION AND DEVELOPMENT TRADING JOINT STOCK COMPANY
• 2. CHAPTER 2: CURRENT SITUATION OF ACCOUNTING PROCEDURES FOR PAYROLL AND PAYROLL DEDUCTION AT THANH NAM
• 3. CHAPTER 3: IMPROVEMENT OF ACCOUNTING PROCEDURES FOR PAYROLL AND PAYROLL DEDUCTION AT THANH NAM
• CONCLUSION
• REFERENCES

I. Tổng quan thủ tục kế toán tiền lương doanh nghiệp xây dựng

Kế toán tiền lương là một phần hành cốt lõi trong mọi doanh nghiệp, đặc biệt phức tạp trong lĩnh vực xây dựng do đặc thù về lao động. Việc thực hiện đúng thủ tục kế toán tiền lương và khấu trừ không chỉ đảm bảo quyền lợi cho người lao động mà còn là yếu tố then chốt trong quản lý chi phí lương, tối ưu hóa chi phí sản xuất và tuân thủ pháp luật. Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Thanh Nam, một đơn vị hoạt động với tư cách là nhà thầu phụ trong nhiều dự án, công tác này đòi hỏi sự chính xác và hệ thống cao. Cơ sở pháp lý chính điều chỉnh hoạt động này bao gồm Bộ luật Lao động 2019, các quy định về bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và đặc biệt là chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Việc quản lý hiệu quả tiền lương giúp ban lãnh đạo đánh giá được năng suất, chất lượng lao động, từ đó đưa ra các kế hoạch phân bổ nhân sự hợp lý, góp phần vào thành công chung của các dự án xây dựng. Nghiên cứu sâu về quy trình tại một doanh nghiệp cụ thể như Thanh Nam cung cấp cái nhìn thực tiễn về cách một doanh nghiệp xây dựng áp dụng lý thuyết kế toán vào vận hành, từ khâu lập bảng chấm công đến khi hoàn tất phiếu chi lương.

1.1. Vai trò và cơ sở pháp lý của kế toán tiền lương

Vai trò của kế toán tiền lương vượt ra ngoài việc tính toán các con số. Nó là công cụ quản trị nhân sự, đo lường hiệu suất và đảm bảo sự công bằng, minh bạch trong chính sách đãi ngộ. Một quy trình chính xác giúp duy trì tinh thần làm việc và sự gắn bó của nhân viên. Về mặt pháp lý, hoạt động này chịu sự chi phối của nhiều văn bản pháp luật. Bộ luật Lao động 2019 quy định các nguyên tắc cơ bản về hợp đồng lao động, thời gian làm việc, tiền lương tối thiểu. Các luật về BHXH, BHYT, BHTN và Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đặt ra các nghĩa vụ khấu trừ bắt buộc. Đối với công tác hạch toán, Thông tư 133/2016/TT-BTC cung cấp hệ thống tài khoản và mẫu sổ sách, chứng từ chuẩn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ như Thanh Nam, đảm bảo tính nhất quán và hợp lệ của dữ liệu kế toán.

1.2. Đặc thù quản lý lao động tại doanh nghiệp xây lắp

Ngành xây dựng có những đặc điểm lao động riêng biệt. Tại Thanh Nam, lực lượng lao động được chia thành hai nhóm chính: lao động gián tiếp và lao động trực tiếp. Lao động gián tiếp (nhân viên văn phòng, kỹ sư) có hợp đồng lao động dài hạn, tham gia đầy đủ các loại bảo hiểm bắt buộc. Ngược lại, lao động trực tiếp (công nhân tại công trường) thường làm việc theo hợp đồng ngắn hạn hoặc thời vụ, không tham gia bảo hiểm tại công ty. Sự biến động lớn về số lượng lao động trực tiếp theo tiến độ dự án là một thách thức lớn. Theo dữ liệu, số công nhân trực tiếp tại Thanh Nam giảm mạnh trong năm 2020 do Covid-19 và tăng vọt trở lại vào năm 2021. Điều này đòi hỏi bộ phận kế toán và nhân sự phải linh hoạt trong việc quản lý, chấm công và áp dụng hình thức trả lương phù hợp, chủ yếu là lương theo sản phẩm hoặc ngày công (piece-based salary).

II. Thách thức trong kế toán lương và khấu trừ tại Thanh Nam

Quá trình thực hiện thủ tục kế toán tiền lương và khấu trừ tại Công ty Thanh Nam đối mặt với nhiều thách thức cố hữu của ngành xây dựng. Thách thức lớn nhất đến từ việc quản lý hai hình thức lao động hoàn toàn khác biệt. Đối với lao động trực tiếp, việc theo dõi bảng chấm công tại nhiều công trường phân tán, đảm bảo tính chính xác của số ngày công và đơn giá là một công việc phức tạp, dễ xảy ra sai sót. Đối với lao động gián tiếp, việc tính toán các khoản khấu trừ như BHXH, BHYT, BHTN và thuế TNCN đòi hỏi sự cập nhật liên tục các quy định của nhà nước, vốn thường xuyên thay đổi. Một ví dụ điển hình được ghi nhận là tỷ lệ trích nộp các quỹ bảo hiểm đã thay đổi nhiều lần trong giai đoạn 2021-2022 do chính sách hỗ trợ doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi dịch Covid-19. Ngoài ra, việc luân chuyển chứng từ kế toán lương từ các công trường xa về văn phòng chính thường bị chậm trễ, ảnh hưởng đến tiến độ hạch toán và thanh toán lương. Việc một nhân sự kiêm nhiệm nhiều vai trò (kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp) cũng tạo ra áp lực công việc lớn, tiềm ẩn nguy cơ nhầm lẫn khi xử lý khối lượng dữ liệu khổng lồ.

2.1. Khó khăn trong quản lý chi phí nhân công trực tiếp

Việc quản lý chi phí nhân công trực tiếp là bài toán đau đầu cho các doanh nghiệp xây lắp. Lực lượng lao động này có tính thời vụ cao, không ổn định và thường xuyên di chuyển giữa các dự án. Việc tập hợp bảng chấm công từ các đội trưởng tại công trường và xác minh tính chính xác của chúng tốn nhiều thời gian. Hơn nữa, hình thức trả lương theo ngày công hoặc khoán sản phẩm (piece-based salary) đòi hỏi phải có định mức và đơn giá rõ ràng cho từng loại công việc, dễ gây tranh chấp nếu không được quy định chặt chẽ trong hợp đồng. Việc thanh toán chủ yếu bằng tiền mặt cũng tiềm ẩn rủi ro trong quản lý dòng tiền và chứng từ.

2.2. Rủi ro tuân thủ chính sách bảo hiểm và thuế TNCN

Đối với khối lao động gián tiếp, thách thức nằm ở việc tuân thủ các quy định phức tạp về bảo hiểm và thuế. Kế toán phải tính toán chính xác tỷ lệ đóng BHXH, BHYT, BHTN cho cả phần của doanh nghiệp và người lao động. Các quy định về mức lương tối thiểu vùng, mức lương cơ sở để đóng bảo hiểm, và các chính sách miễn giảm tạm thời (như trong giai đoạn Covid-19) cần được cập nhật kịp thời. Về thuế TNCN, việc xác định thu nhập chịu thuế, các khoản giảm trừ gia cảnh cho bản thân và người phụ thuộc, và thực hiện quyết toán thuế TNCN cuối năm đòi hỏi sự am hiểu sâu về luật thuế để tránh các sai phạm có thể dẫn đến bị truy thu và phạt.

III. Quy trình hạch toán tiền lương chuẩn theo Thông tư 133

Tại Thanh Nam, quy trình hạch toán tiền lương được thực hiện bài bản, tuân thủ chặt chẽ theo Thông tư 133. Quy trình này là một chuỗi các bước liên kết, bắt đầu từ việc thu thập chứng từ gốc và kết thúc bằng việc thanh toán và ghi nhận vào sổ sách kế toán. Nền tảng của quy trình là bộ chứng từ kế toán lương đầy đủ, bao gồm: Hợp đồng lao động, Bảng chấm công (Mẫu 01a-LDTL), và Bảng lương nhân viên (Mẫu 02-LDTL). Dựa trên các chứng từ này, kế toán tiến hành tính toán lương và các khoản liên quan. Các bút toán được ghi nhận chủ yếu thông qua Tài khoản 334 - Phải trả người lao động. Chi phí lương được phân bổ vào các tài khoản chi phí tương ứng: Tài khoản 622 (Chi phí nhân công trực tiếp) cho công nhân tại công trường và Tài khoản 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) cho nhân viên văn phòng. Việc sử dụng phần mềm kế toán 3TSOFT đã giúp tự động hóa nhiều khâu, từ việc nhập liệu đến việc tạo các sổ chi tiết và báo cáo, đảm bảo tính nhất quán và giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công.

3.1. Các bước lập và luân chuyển chứng từ thanh toán lương

Quy trình bắt đầu hàng ngày khi người phụ trách tại mỗi bộ phận, công trường thực hiện chấm công trên bảng chấm công. Cuối tháng, các bảng chấm công cùng với các giấy tờ liên quan (đơn xin nghỉ, quyết định thưởng phạt) được gửi về phòng nhân sự. Kế toán tiền lương đối chiếu, tổng hợp dữ liệu để lập bảng lương nhân viên. Bảng lương sau khi được kế toán trưởng và giám đốc duyệt là cơ sở để lập phiếu chi lương hoặc ủy nhiệm chi thanh toán qua ngân hàng. Toàn bộ chứng từ gốc và các sổ sách liên quan được lưu trữ cẩn thận theo quy định để phục vụ cho công tác kiểm tra, quyết toán sau này.

3.2. Hướng dẫn định khoản chi phí lương và các khoản liên quan

Việc định khoản là bước cốt lõi trong hạch toán tiền lương. Cuối mỗi tháng, dựa vào bảng lương đã được duyệt, kế toán thực hiện các bút toán. Bút toán cơ bản để ghi nhận chi phí lương phải trả là: Nợ TK 622 (đối với lương công nhân sản xuất), Nợ TK 642 (đối với lương nhân viên quản lý), và Có TK 334 (tổng lương phải trả). Khi thực hiện thanh toán lương, bút toán sẽ là: Nợ TK 334 và Có TK 111 (tiền mặt) hoặc TK 112 (tiền gửi ngân hàng). Các khoản phụ cấp, thưởng có tính chất lương cũng được hạch toán tương tự. Việc phân bổ chi phí chính xác vào TK 622 hay 642 có ý nghĩa quan trọng trong việc tính giá thành công trình và xác định kết quả kinh doanh.

IV. Phương pháp kế toán các khoản khấu trừ lương BHXH BHYT

Các khoản khấu trừ vào lương là một phần không thể thiếu trong thủ tục kế toán tiền lương đối với lao động ký hợp đồng dài hạn. Tại Thanh Nam, việc này áp dụng cho khối nhân viên gián tiếp. Các khoản khấu trừ chính bao gồm BHXH, BHYT, BHTN và thuế TNCN. Kế toán phải tính toán số tiền trích nộp dựa trên tỷ lệ phần trăm quy định trên quỹ lương đóng bảo hiểm của doanh nghiệp. Phần của doanh nghiệp chịu sẽ được hạch toán vào chi phí (TK 622, 642), còn phần người lao động chịu sẽ được khấu trừ trực tiếp vào lương. Tất cả các khoản phải nộp này được theo dõi trên Tài khoản 338 - Phải trả, phải nộp khác, với các tài khoản chi tiết như TK 3383 (BHXH), TK 3384 (BHYT), TK 3385 (BHTN). Việc trích nộp và hạch toán chính xác không chỉ đảm bảo quyền lợi bảo hiểm cho nhân viên mà còn là nghĩa vụ của doanh nghiệp với cơ quan nhà nước, tránh rủi ro bị phạt và truy thu do nộp chậm hoặc sai sót.

4.1. Cách tính và trích nộp các quỹ bảo hiểm bắt buộc

Tỷ lệ trích nộp các quỹ bảo hiểm được quy định bởi nhà nước và có thể thay đổi. Ví dụ, trong năm 2021, tổng tỷ lệ trích nộp BHXH là 25.5%, trong đó doanh nghiệp đóng 17.5% và người lao động đóng 8%. Kế toán căn cứ vào bảng lương nhân viên để xác định quỹ lương đóng bảo hiểm, sau đó áp dụng tỷ lệ tương ứng để tính ra số tiền phải nộp cho từng quỹ. Số tiền này sau đó được nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội theo đúng thời hạn quy định. Toàn bộ quy trình này cần được ghi nhận bằng các chứng từ hợp lệ như giấy báo nộp tiền, ủy nhiệm chi.

4.2. Hạch toán khấu trừ vào tài khoản 334 và tài khoản 338

Bút toán trích các khoản bảo hiểm được thực hiện đồng thời với bút toán lương. Cụ thể: Nợ TK 622, 642 (phần chi phí doanh nghiệp chịu), Nợ TK 334 (phần khấu trừ vào lương nhân viên), và Có TK 3383, 3384, 3385 (tổng số tiền phải nộp). Đối với thuế TNCN, sau khi tính toán số thuế phải nộp, kế toán định khoản: Nợ TK 334 và Có TK 3335 (Thuế thu nhập cá nhân). Khi nộp tiền cho các cơ quan chức năng, bút toán sẽ là: Nợ TK 338, 3335 và Có TK 111, 112. Việc hạch toán rõ ràng giúp dễ dàng đối chiếu công nợ với cơ quan bảo hiểm và cơ quan thuế cuối kỳ.

V. Đánh giá thực trạng và hiệu quả thủ tục kế toán Thanh Nam

Việc áp dụng thủ tục kế toán tiền lương và khấu trừ tại Thanh Nam cho thấy nhiều điểm mạnh nhưng cũng tồn tại những hạn chế cần cải thiện. Về ưu điểm, công ty đã xây dựng được một hệ thống kế toán tập trung, tuân thủ theo Thông tư 133 và ứng dụng phần mềm kế toán 3TSOFT hiệu quả. Điều này giúp đảm bảo dữ liệu được xử lý tương đối nhanh chóng và chính xác, các chứng từ kế toán lương được tổ chức và lưu trữ theo quy định. Tuy nhiên, nghiên cứu cũng chỉ ra một số nhược điểm. Thứ nhất, bảng lương nhân viên của bộ phận kỹ thuật không phân tách rõ ràng giữa nhân sự làm việc tại văn phòng và nhân sự giám sát tại công trường, gây khó khăn cho việc phân bổ chi phí vào tài khoản 627 hay tài khoản 642. Thứ hai, khoản phụ cấp ăn trưa chưa được thể hiện trên bảng lương, làm người lao động khó có cái nhìn tổng thể về thu nhập. Cuối cùng, việc công ty chưa thành lập công đoàn cũng là một thiếu sót trong việc bảo vệ toàn diện quyền lợi của người lao động.

5.1. Ưu điểm trong tổ chức công tác kế toán tiền lương

Hệ thống kế toán tập trung tại văn phòng chính giúp ban lãnh đạo dễ dàng kiểm soát và chỉ đạo. Việc chuyên môn hóa nhiệm vụ cho các kế toán viên, dù số lượng còn ít, cũng góp phần nâng cao hiệu quả công việc. Việc áp dụng phần mềm 3TSOFT là một bước tiến quan trọng, giúp liên kết các phân hệ, tự động hóa việc ghi sổ và lên báo cáo. Các hình thức trả lương được áp dụng linh hoạt, phù hợp với từng nhóm đối tượng lao động (lương thời gian cho khối gián tiếp và lương sản phẩm cho khối trực tiếp), qua đó khuyến khích được năng suất lao động.

5.2. Hạn chế và những điểm cần khắc phục trong quy trình

Hạn chế lớn nhất là sự quá tải của nhân sự khi một kế toán phải đảm nhiệm nhiều vai trò, dễ dẫn đến sai sót. Quy trình luân chuyển chứng từ từ công trường về văn phòng còn chậm. Bảng lương nhân viên cần được thiết kế lại chi tiết hơn để thể hiện đầy đủ các khoản thu nhập (phụ cấp, thưởng) và phân bổ chi phí chính xác hơn. Việc áp dụng Thông tư 133 là phù hợp ở hiện tại, nhưng khi công ty phát triển quy mô lớn hơn, việc chuyển đổi sang Thông tư 200 sẽ là một thách thức, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về cả nhân lực và hệ thống.

VI. Giải pháp tối ưu hóa kế toán tiền lương cho doanh nghiệp

Để hoàn thiện thủ tục kế toán tiền lương và khấu trừ, Công ty Thanh Nam có thể xem xét triển khai một số giải pháp chiến lược. Đầu tiên, cần cải tiến bộ chứng từ kế toán lương, đặc biệt là mẫu bảng lương nhân viên. Bảng lương mới nên bổ sung các cột chi tiết về các khoản phụ cấp như ăn trưa, đồng phục, và phân loại rõ ràng nhân sự theo nơi làm việc (văn phòng/công trường) để tự động hóa việc phân bổ chi phí. Thứ hai, để giải quyết vấn đề chấm công và luân chuyển chứng từ, công ty nên đầu tư vào công nghệ như máy chấm công vân tay tại các công trường lớn và thiết lập quy trình gửi chứng từ scan qua email ngay trong ngày. Điều này giúp kế toán có dữ liệu sớm để xử lý, giảm thiểu sự chậm trễ. Thứ ba, việc tách bạch vai trò của kế toán tiền lương ra khỏi các công việc nhân sự khác sẽ giúp nhân viên tập trung chuyên môn, giảm áp lực và nâng cao độ chính xác. Cuối cùng, thành lập tổ chức công đoàn là cần thiết để bảo vệ quyền lợi người lao động và có một kênh giải quyết tranh chấp lao động hiệu quả, đồng thời thực hiện trích nộp kinh phí công đoàn (KPCĐ) theo đúng quy định.

6.1. Cải tiến mẫu biểu bảng lương và quy trình luân chuyển

Tài liệu nghiên cứu đã đề xuất một mẫu bảng lương nhân viên chi tiết hơn, thể hiện rõ lương cơ bản, các loại phụ cấp, tổng thu nhập, các khoản khấu trừ (BHXH, BHYT, thuế TNCN), và thu nhập thực nhận. Việc áp dụng mẫu này sẽ tăng tính minh bạch cho người lao động. Đồng thời, cần xây dựng một quy chế chặt chẽ về thời hạn nộp bảng chấm công và các chứng từ liên quan, có chế tài xử lý nếu vi phạm để đảm bảo tính kỷ luật và kịp thời trong toàn hệ thống.

6.2. Ứng dụng công nghệ và tái cấu trúc bộ máy kế toán

Ngoài máy chấm công, việc nâng cấp phần mềm kế toán hoặc tích hợp thêm module quản lý nhân sự - tiền lương (HRM) sẽ giúp tự động hóa toàn bộ quy trình từ chấm công đến hạch toán tiền lương và nộp các báo cáo liên quan cho cơ quan nhà nước. Về nhân sự, khi quy mô công ty mở rộng, cần tuyển thêm kế toán viên và phân công lại nhiệm vụ rõ ràng hơn. Vai trò của kế toán trưởng nên tập trung vào việc kiểm soát, phân tích và tham mưu tài chính, thay vì phải trực tiếp xử lý các nghiệp vụ chi tiết, qua đó nâng cao chất lượng quản trị doanh nghiệp.