Phương trình kế toán (Accounting 1 - Chapter 2): Tài sản, Nợ phải trả & Vốn chủ sở hữu

Chuyên khảo phân tích The accounting equation, đánh giá các khía cạnh quan trọng, đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo., phục vụ nghiên cứu và ứng dụng thực tiễn

• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế
• Chuyên ngành: Kế Toán
• Đề tài: Phương Trình Kế Toán
• Loại tài liệu: Bài Luận
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• 2. CHƯƠNG 2: PHƯƠNG TRÌNH KẾ TOÁN
• 2.1. Tài sản, nợ phải trả và khái niệm thực thể kinh doanh
• 2.1.1. Tài sản và nợ phải trả
• 2.1.2. Doanh nghiệp là một thực thể riêng biệt
• 2.2. Phương trình kế toán
• 2.2.1. Khái niệm phương trình kế toán
• 2.2.2. Tài sản = Vốn chủ sở hữu + Nợ phải trả
• 2.2.3. Vị trí của lợi nhuận/lỗ trong phương trình kế toán
• 2.2.4. Phân phối lợi nhuận: Rút vốn của chủ sở hữu
• 2.2.5. Phải trả người bán
• 2.2.6. Phải thu khách hàng
• 2.2.7. Nguyên tắc cơ sở dồn tích
• 2.3. Báo cáo tình hình tài chính
• 2.3.1. Báo cáo tình hình tài chính là gì?
• 2.3.2. Vốn chủ sở hữu (Doanh nghiệp tư nhân)
• 2.3.3. Vốn chủ sở hữu (Công ty)
• 2.3.4. Nợ phải trả
• 2.3.5. Tài sản
• 2.3.6. Tài sản dài hạn
• 2.3.7. Tài sản dài hạn và khấu hao
• 2.3.8. Tài sản ngắn hạn
• 2.3.9. Phân loại tài sản
• 2.3.10. Phải thu thương mại và các khoản phải thu khác
• 2.4. Lập báo cáo tình hình tài chính
• 2.4.1. Cách lập báo cáo tình hình tài chính cơ bản
• 2.5. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
• 2.5.1. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là gì?
• 2.5.2. Biên lợi nhuận gộp
• 2.5.3. Lợi nhuận trong kỳ
• 2.5.4. Mối quan hệ giữa Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và Báo cáo tình hình tài chính
• 3. CHƯƠNG 3: GHI CHÉP GIAO DỊCH TÀI CHÍNH
• 3.1. Hệ thống kế toán máy tính
• 3.1.1. Hệ thống kế toán
• 3.1.2. Gói phần mềm kế toán
• 3.1.3. Các điểm chung
• 3.1.4. Kế toán đám mây
• 3.2. Chứng từ gốc cho việc ghi chép giao dịch tài chính
• 3.2.1. Chứng từ gốc
• 3.2.2. Ghi chép thông tin từ chứng từ gốc
• 3.2.3. Hệ thống mua hàng
• 3.2.4. Hóa đơn
• 3.2.5. Chứng từ ghi có
• 3.2.6. Chứng từ ghi nợ
• 3.2.7. Thuế giá trị gia tăng (VAT)
• 3.2.8. Các chứng từ gốc khác
• 3.3. Ghi chép giao dịch ngân hàng
• 3.3.1. Ngân hàng điện tử
• 3.3.2. Tài khoản tiền gửi ngân hàng
• 3.4. Sổ quỹ tiền mặt nhỏ
• 3.4.1. Mục đích sử dụng sổ quỹ tiền mặt nhỏ
• 3.5. Bảng lương
• 3.5.1. Mục đích sử dụng bảng lương
• 4. CHƯƠNG 4: KẾ TOÁN SỔ CÁI VÀ BÚT TOÁN KÉP
• 4.1. Sổ cái tổng hợp
• 4.2. Ghi sổ kép
• 4.3. Ghi sổ kép cho quỹ tiền mặt nhỏ
• 4.4. Sổ cái chi tiết phải thu và phải trả
• 4.5. Kế toán các khoản chiết khấu
• 4.6. Kế toán thuế giá trị gia tăng (VAT)

Tóm tắt

I. Hướng Dẫn Phương Trình Kế Toán Nền Tảng Cốt Lõi Nhất

Phương trình kế toán là nguyên tắc nền tảng của hệ thống kế toán kép, một khái niệm đã định hình ngành tài chính trong nhiều thế kỷ. Về cơ bản, phương trình kế toán (accounting equation) thể hiện mối quan hệ cân bằng giữa những gì một doanh nghiệp sở hữu (tài sản) và những gì doanh nghiệp đó nợ (nguồn vốn). Nguồn vốn này bao gồm nợ phải trả cho các bên bên ngoài và vốn góp của chủ sở hữu. Công thức này, Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu, là trụ cột đảm bảo tính toàn vẹn và nhất quán của mọi báo cáo tài chính. Mọi giao dịch kinh tế, dù đơn giản hay phức tạp, đều phải tuân thủ sự cân bằng này. Khi một giao dịch xảy ra, ít nhất hai tài khoản sẽ bị ảnh hưởng, nhưng tổng giá trị của phương trình không bao giờ thay đổi. Sự hiểu biết sâu sắc về phương trình kế toán không chỉ là yêu cầu cơ bản đối với kế toán viên mà còn là công cụ thiết yếu cho các nhà quản lý, nhà đầu tư và các bên liên quan khác để đánh giá sức khỏe tài chính của một thực thể kinh doanh. Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan, rõ ràng về cấu trúc tài chính, cho thấy cách doanh nghiệp tài trợ cho hoạt động của mình – thông qua vay nợ hay vốn tự có. Việc áp dụng đúng đắn nguyên tắc này giúp đảm bảo rằng Báo cáo tình hình tài chính (Statement of Financial Position) luôn ở trạng thái cân bằng, phản ánh chính xác tình hình tài sản và nguồn vốn tại một thời điểm nhất định. Tài liệu gốc nhấn mạnh rằng phương trình này còn được gọi là 'balance sheet equation', khẳng định vai trò trung tâm của nó trong việc lập Bảng cân đối kế toán.

1.1. Khái niệm Tài sản Assets và Nợ phải trả Liabilities

Tài sản (Asset) được định nghĩa là một nguồn lực do doanh nghiệp kiểm soát, là kết quả của các sự kiện trong quá khứ và dự kiến sẽ mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai cho doanh nghiệp. Tài sản được phân loại thành hai nhóm chính: tài sản dài hạn (non-current assets) và tài sản ngắn hạn (current assets). Tài sản dài hạn là những tài sản được mua để sử dụng lâu dài trong hoạt động kinh doanh, ví dụ như nhà cửa, đất đai, phương tiện vận tải, máy móc thiết bị. Ngược lại, tài sản ngắn hạn là những tài sản dự kiến sẽ được chuyển đổi thành tiền mặt trong vòng một năm, bao gồm tiền mặt, hàng tồn kho và các khoản phải thu. Ngược lại, Nợ phải trả (Liability) là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các sự kiện trong quá khứ. Việc thanh toán nghĩa vụ này dự kiến sẽ dẫn đến sự giảm sút về những nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp. Ví dụ điển hình bao gồm các khoản vay ngân hàng, các khoản phải trả nhà cung cấp (trade payables), và thuế phải nộp.

1.2. Vốn chủ sở hữu Capital và Nguyên tắc thực thể kinh doanh

Vốn chủ sở hữu (Capital), hay còn gọi là Equity trong bối cảnh công ty, đại diện cho phần lợi ích còn lại trong tài sản của một thực thể sau khi đã trừ đi tất cả các khoản nợ phải trả. Đây chính là phần vốn thuộc về các chủ sở hữu. Một khái niệm quan trọng liên quan trực tiếp là Nguyên tắc thực thể kinh doanh (Business entity concept). Nguyên tắc này quy định rằng một doanh nghiệp được coi là một thực thể riêng biệt và độc lập với chủ sở hữu của nó. Mặc dù về mặt pháp lý có thể có sự khác biệt, đây là một quy ước được các kế toán viên tuân thủ nghiêm ngặt. Điều này có nghĩa là tài sản và nợ của chủ sở hữu phải được tách bạch hoàn toàn khỏi tài sản và nợ của doanh nghiệp. Vốn chủ sở hữu chính là cầu nối tài chính giữa doanh nghiệp và chủ sở hữu, thể hiện quyền sở hữu của họ đối với tài sản ròng của công ty.

II. Bí Quyết Mở Rộng Phương Trình Kế Toán với Lợi Nhuận Lỗ

Phương trình kế toán cơ bản cung cấp một cái nhìn tĩnh về tình hình tài chính. Tuy nhiên, để phản ánh hoạt động kinh doanh năng động, phương trình này cần được mở rộng để bao gồm các yếu tố làm thay đổi vốn chủ sở hữu, đó là lợi nhuận, lỗ và các khoản rút vốn. Cụ thể, phương trình được điều chỉnh thành: Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu ban đầu + Lợi nhuận - Lỗ - Rút vốn. Yếu tố Lợi nhuận (Profit) được định nghĩa là phần chênh lệch khi thu nhập (income) vượt quá chi phí (expenses). Ngược lại, Lỗ (Loss) xảy ra khi chi phí lớn hơn thu nhập. Thu nhập làm tăng lợi ích kinh tế, dẫn đến tăng tài sản hoặc giảm nợ phải trả, qua đó làm tăng vốn chủ sở hữu. Chi phí lại làm giảm lợi ích kinh tế, gây ra sự sụt giảm tài sản hoặc tăng nợ phải trả, cuối cùng làm giảm vốn chủ sở hữu. Do đó, lợi nhuận ròng kiếm được trong kỳ sẽ được cộng vào vốn chủ sở hữu, trong khi lỗ sẽ bị trừ đi. Một yếu tố khác là Rút vốn (Drawings), là việc chủ sở hữu lấy tiền hoặc hàng hóa ra khỏi doanh nghiệp cho mục đích cá nhân. Điều quan trọng cần lưu ý là các khoản rút vốn không được coi là chi phí kinh doanh; thay vào đó, chúng được xem là sự phân phối lợi nhuận và được trừ trực tiếp vào vốn chủ sở hữu. Việc hiểu rõ cách các yếu tố này tác động đến phương trình kế toán giúp các bên liên quan thấy được kết quả hoạt động kinh doanh ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị của chủ sở hữu như thế nào.

2.1. Ảnh hưởng của Thu nhập Income và Chi phí Expenses

Theo định nghĩa trong tài liệu, Thu nhập (Income) là sự gia tăng lợi ích kinh tế trong một kỳ kế toán dưới hình thức dòng tiền vào, tăng tài sản hoặc giảm nợ phải trả, dẫn đến tăng vốn chủ sở hữu. Thu nhập bao gồm cả doanh thu (revenue) và các khoản lãi (gains). Ngược lại, Chi phí (Expenses) là sự sụt giảm lợi ích kinh tế trong kỳ dưới hình thức dòng tiền ra, giảm giá trị tài sản hoặc tăng nợ phải trả, dẫn đến giảm vốn chủ sở hữu. Mỗi giao dịch tạo ra thu nhập hoặc phát sinh chi phí đều gây ra tác động kép, vừa ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh, vừa làm thay đổi một yếu tố khác trong phương trình kế toán (thường là tài sản hoặc nợ phải trả) để duy trì sự cân bằng.

2.2. Phân biệt Rút vốn Drawings và Chi phí kinh doanh

Một sai lầm phổ biến là nhầm lẫn giữa Rút vốn (Drawings) và chi phí. Rút vốn là việc chủ sở hữu (trong doanh nghiệp tư nhân) lấy tài sản của doanh nghiệp ra để sử dụng cho mục đích cá nhân. Đây là một hành động phân phối lợi nhuận, không phải là một khoản chi phí phát sinh để tạo ra doanh thu. Vì vậy, các khoản rút vốn không xuất hiện trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Statement of Profit or Loss) mà được ghi nhận là một khoản giảm trừ trực tiếp vào tài khoản Vốn chủ sở hữu trên Báo cáo tình hình tài chính. Ngược lại, chi phí là những khoản tiền được chi ra trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường nhằm mục đích tạo ra doanh thu. Việc phân biệt rõ ràng hai khái niệm này là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác của cả báo cáo lợi nhuận và báo cáo vốn chủ sở hữu.

III. Cách Áp Dụng Phương Trình Kế Toán vào Báo Cáo Tài Chính

Ứng dụng trực tiếp và rõ ràng nhất của phương trình kế toán là trong việc lập Báo cáo tình hình tài chính (Statement of Financial Position - SFP), hay còn gọi là Bảng cân đối kế toán. Báo cáo này chính là một bản trình bày chi tiết của phương trình tại một thời điểm cụ thể. Nó cung cấp một bức tranh toàn cảnh về tình hình tài chính của doanh nghiệp bằng cách liệt kê tất cả các tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Cấu trúc của SFP được thiết kế để thể hiện sự cân bằng cố hữu: tổng giá trị của cột tài sản luôn bằng tổng giá trị của cột nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Theo Chuẩn mực Kế toán Quốc tế IAS 1, báo cáo này phải phân biệt rõ ràng giữa các khoản mục ngắn hạn và dài hạn. Tài sản được chia thành tài sản ngắn hạn (current assets) và tài sản dài hạn (non-current assets). Tương tự, nợ phải trả cũng được chia thành nợ phải trả ngắn hạn (current liabilities) và nợ phải trả dài hạn (non-current liabilities). Sự phân loại này cung cấp thông tin giá trị về khả năng thanh khoản và cơ cấu tài chính dài hạn của doanh nghiệp. Ví dụ, tài sản dài hạn thường được định giá theo nguyên tắc giá gốc (historical cost) trừ đi khấu hao lũy kế, trong khi tài sản ngắn hạn được kỳ vọng sẽ chuyển đổi thành tiền trong vòng một năm. Bằng cách này, SFP không chỉ xác nhận sự đúng đắn của phương trình mà còn cung cấp một nền tảng vững chắc cho việc phân tích tài chính.

3.1. Cấu trúc và các yếu tố chính của Báo cáo tình hình tài chính

Báo cáo tình hình tài chính được trình bày theo một định dạng chuẩn, thường là dạng dọc. Nó bắt đầu bằng việc liệt kê tất cả các tài sản, được phân loại thành dài hạn và ngắn hạn. Các mục tài sản dài hạn tiêu biểu bao gồm nhà xưởng, máy móc và thiết bị (Property, Plant and Equipment - PPE). Các mục tài sản ngắn hạn bao gồm hàng tồn kho, các khoản phải thu thương mại (trade receivables), và tiền mặt. Tiếp theo, báo cáo trình bày phần nguồn vốn, bao gồm vốn chủ sở hữu và nợ phải trả. Vốn chủ sở hữu của một doanh nghiệp tư nhân thường bao gồm vốn góp ban đầu, cộng với lợi nhuận giữ lại và trừ đi các khoản rút vốn. Nợ phải trả cũng được phân loại thành dài hạn (các khoản vay trên một năm) và ngắn hạn (các khoản phải trả nhà cung cấp, vay ngắn hạn).

3.2. Tài sản ròng Net Assets Thước đo giá trị của doanh nghiệp

Một khái niệm quan trọng được suy ra từ phương trình kế toán và được thể hiện trên SFP là Tài sản ròng (Net Assets). Tài sản ròng được tính bằng cách lấy tổng tài sản trừ đi tổng nợ phải trả. Dựa trên phương trình kế toán, có thể thấy rằng Tài sản ròng chính bằng Vốn chủ sở hữu. Đây là một chỉ số quan trọng, thể hiện giá trị sổ sách của phần sở hữu thuộc về các chủ doanh nghiệp sau khi đã đáp ứng tất cả các nghĩa vụ nợ. Sự gia tăng tài sản ròng qua các kỳ cho thấy doanh nghiệp đang tạo ra giá trị, thường là thông qua hoạt động kinh doanh có lãi. Ngược lại, sự sụt giảm tài sản ròng có thể là dấu hiệu của thua lỗ hoặc việc chủ sở hữu rút vốn quá mức.

IV. Phân Tích Mối Quan Hệ Giữa Báo Cáo Lãi Lỗ và Báo Cáo SFP

Mặc dù phương trình kế toán là cốt lõi của Báo cáo tình hình tài chính (SFP), nó có một mối liên hệ mật thiết và không thể tách rời với Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Statement of Profit or Loss - SPL). SPL tóm tắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: một tháng, một quý, hoặc một năm) bằng cách đối chiếu thu nhập và chi phí. Kết quả cuối cùng của báo cáo này là lợi nhuận ròng (net profit) hoặc lỗ ròng. Chính con số lợi nhuận hoặc lỗ này là cầu nối trực tiếp giữa hai báo cáo. Cụ thể, lợi nhuận ròng được tạo ra trong kỳ sẽ được chuyển sang SFP và cộng vào tài khoản Vốn chủ sở hữu. Ngược lại, nếu doanh nghiệp hoạt động thua lỗ, khoản lỗ này sẽ được trừ ra khỏi vốn chủ sở hữu. Do đó, SPL giải thích sự thay đổi trong vốn chủ sở hữu giữa hai kỳ báo cáo (không tính đến các khoản góp vốn hoặc rút vốn mới). Tài liệu gốc nhấn mạnh rằng lợi nhuận/lỗ trong SPL được chuyển sang SFP như một khoản cộng thêm/giảm trừ vào vốn của chủ sở hữu. Đây là minh chứng cho việc phương trình kế toán không chỉ là một công thức tĩnh mà còn phản ánh sự năng động của hoạt động kinh doanh thông qua sự liên kết chặt chẽ với SPL.

4.1. Lợi nhuận gộp và Lợi nhuận thuần trên Báo cáo lãi lỗ

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thường được trình bày theo từng cấp. Đầu tiên, báo cáo xác định Lợi nhuận gộp (Gross Profit) bằng cách lấy doanh thu bán hàng trừ đi giá vốn hàng bán (cost of sales). Giá vốn hàng bán bao gồm chi phí mua hoặc sản xuất ra những hàng hóa đã được bán. Sau đó, Lợi nhuận thuần (Net Profit), hay lợi nhuận của kỳ, được tính bằng cách lấy lợi nhuận gộp trừ đi tất cả các chi phí hoạt động khác (như chi phí hành chính, chi phí bán hàng) và cộng thêm các khoản thu nhập khác không từ hoạt động kinh doanh chính. Con số lợi nhuận thuần này là thước đo cuối cùng về hiệu quả hoạt động trong kỳ.

4.2. Nguyên tắc phù hợp Accruals Concept trong liên kết báo cáo

Mối quan hệ giữa SPL và SFP được củng cố bởi Nguyên tắc phù hợp (Accruals or matching concept). Nguyên tắc này yêu cầu rằng thu nhập kiếm được phải được ghi nhận tương ứng với các chi phí đã phát sinh để tạo ra thu nhập đó, bất kể dòng tiền thực tế đã phát sinh hay chưa. Ví dụ, chi phí bán hàng được ghi nhận trong kỳ phát sinh doanh số, ngay cả khi khoản tiền tương ứng chưa được thanh toán cho nhà cung cấp. Điều này đảm bảo rằng lợi nhuận được báo cáo trên SPL phản ánh chính xác hiệu quả kinh tế của kỳ. Đồng thời, các khoản phải trả hoặc phải thu phát sinh từ nguyên tắc này sẽ được ghi nhận trên SFP, duy trì sự cân bằng của phương trình kế toán.

V. Phân Tích Tác Động Kép Của Các Giao Dịch Kinh Tế Phổ Biến

Để hiểu rõ cách phương trình kế toán hoạt động trong thực tế, việc phân tích tác động kép (dual effect) của các giao dịch kinh tế là cực kỳ quan trọng. Mỗi giao dịch đều ảnh hưởng đến ít nhất hai mục trong phương trình, nhưng luôn giữ được trạng thái cân bằng. Ví dụ, khi một doanh nghiệp mua hàng hóa trị giá 800 đơn vị tiền tệ bằng hình thức tín dụng (mua chịu), giao dịch này sẽ làm tăng Tài sản (cụ thể là hàng tồn kho) lên 800 và đồng thời làm tăng Nợ phải trả (cụ thể là các khoản phải trả người bán) lên 800. Phương trình kế toán vẫn cân bằng vì cả hai vế đều tăng một lượng bằng nhau. Một ví dụ khác, khi doanh nghiệp thanh toán hóa đơn điện thoại 25 đơn vị, Tài sản (tiền mặt) sẽ giảm 25, và Vốn chủ sở hữu cũng giảm 25 (do phát sinh chi phí). Hoặc khi doanh nghiệp thanh toán 800 cho nhà cung cấp, Tài sản (tiền mặt) giảm 800 và Nợ phải trả (phải trả người bán) cũng giảm 800. Trong mọi trường hợp, sự cân bằng của phương trình kế toán được bảo toàn. Việc phân tích từng giao dịch thông qua lăng kính này giúp củng cố sự hiểu biết về cơ chế hoạt động của hệ thống kế toán kép và đảm bảo tính chính xác khi ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế.

5.1. Giao dịch ảnh hưởng đến một bên của phương trình

Không phải tất cả các giao dịch đều ảnh hưởng đến cả hai vế của phương trình kế toán. Một số giao dịch chỉ làm thay đổi cơ cấu của một vế. Ví dụ, khi doanh nghiệp dùng tiền mặt để mua một thiết bị văn phòng, giao dịch này làm giảm một loại tài sản (tiền mặt) và tăng một loại tài sản khác (thiết bị văn phòng) với giá trị tương đương. Tổng giá trị tài sản không đổi, và vế Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu cũng không bị ảnh hưởng. Tương tự, khi một khoản phải thu khách hàng được thanh toán, tài sản tiền mặt tăng lên trong khi tài sản khoản phải thu giảm xuống. Sự cân bằng của phương trình vẫn được duy trì một cách hoàn hảo.

5.2. Phân tích giao dịch bán hàng phức tạp và ảnh hưởng

Xét một giao dịch bán hàng: doanh nghiệp bán một lô hàng có giá vốn 450 đơn vị với giá bán là 650 đơn vị. Giao dịch này có tác động phức tạp hơn. Thứ nhất, Tài sản (khoản phải thu hoặc tiền mặt) tăng 650. Thứ hai, Vốn chủ sở hữu tăng 650 do ghi nhận doanh thu. Đồng thời, để ghi nhận chi phí, Tài sản (hàng tồn kho) giảm 450 và Vốn chủ sở hữu cũng giảm 450 (do ghi nhận giá vốn hàng bán là một khoản chi phí). Kết quả ròng là Tài sản tăng 200 (650 - 450) và Vốn chủ sở hữu cũng tăng 200 (chính là lợi nhuận gộp của giao dịch). Phương trình kế toán một lần nữa được chứng minh là luôn cân bằng sau mọi giao dịch.

Trích đoạn nội dung tài liệu

ACCOUNTING 1 CHAPTER 2 THE ACCOUNTING EQUATION 2 2 TOPIC LIST 1. Assets, liabilities and the business entity concept 2. The accounting equation 3. The statement of financial position 5.

Preparing the statement of financial position 6. The statement of profit or loss 3 3 1 1 1. ASSETS, LIABILITIES AND THE BUSINESS ENTITY CONCEPT 1. Assets and liabilities  Asset: a resource controlled by the entity as a result of past events from which future economic benefits are expected to flow to the entity.

ASSETS, LIABILITIES AND THE BUSINESS ENTITY CONCEPT 1. Assets and liabilities  Asset: non-current assets v current assets  Land and buildings  Motor vehicles  Plant and machinery  Fixtures and fittings  Cash  Inventory  Receivables 5 5 1. ASSETS, LIABILITIES AND THE BUSINESS ENTITY CONCEPT 1. Assets and liabilities  Liability: a present obligation arising from past events, the settlement of which is expected to result in an outflow from the entity of resources embodying economic benefits.

ASSETS, LIABILITIES AND THE BUSINESS ENTITY CONCEPT 1. Assets and liabilities  Examples:  Bank loan or overdraft  Payables  Taxation 7 7 1. ASSETS, LIABILITIES AND THE BUSINESS ENTITY CONCEPT 1. The business as a separate entity  Business entity concept: a business is a separate entity from its owner (strict legal position v convention adopted by accountants) 8 8 1.

ASSETS, LIABILITIES AND THE BUSINESS ENTITY CONCEPT 1. The business as a separate entity  Capital: (equity in the context of company) residual interest in the assets of the entity after deducting all its liability. THE ACCOUNTING EQUATION 2. What is the accounting equation  Accounting equation: ASSETS = CAPITAL + LIABILITIES  In other words: the rule that the assets of a business will at all time equal its liabilities plus capital (balance sheet equation) 10 10 2.

THE ACCOUNTING EQUATION 2. Assets = capital + liabilities  Worked examples p. THE ACCOUNTING EQUATION 2. Assets = capital + liabilities  Historical cost: transactions are recorded at their cost when they were incurred 12 12 4 4 2.

THE ACCOUNTING EQUATION 2. Where do profits/losses fit into the accounting equation?  Worked example p.41: Assets = capital + profit  Profit: the excess of income over expenses  Loss: the excess of expenses over income 13 13 2. THE ACCOUNTING EQUATION 2. Where do profits/losses fit into the accounting equation?  Income: Increases in economic benefits over a period in the form of inflows or increases of assets, or decreases of liabilities, resulting in increases in equity/capital (CF).

It can include both revenue and gains  Expenses: Decreases in economic benefits over a period in the form of outflows or depletion of assets, or increases in liabilities, resulting in decreases in equity/capital (CF). THE ACCOUNTING EQUATION 2. Appropriation of profits: sole trader drawings  Drawings: Money and goods taken out of a business by its owner  (Important: withdrawals or appropriations of profit and not as expenses)  Worked example p. THE ACCOUNTING EQUATION 2.

Appropriation of profits: sole trader drawings  Drawings: Money and goods taken out of a business by its owner (Note: withdrawals or appropriations of profit and not as expenses)  Worked example p.39 (S/M) £ Net profit earned by the business 250 Less profit withdrawn by Liza (180) Net profit retained in the business 70 16 16 3. Trade payables  Creditor: Person to whom a business owes money (A trade creditor is a person to whom a business owes money for trading debts)  Trade payables: The amounts due to credit suppliers 17 17 3. Trade receivables  Debtor: Person who owes money to the business  Trade receivables: The amounts owed by credit customers  Worked example p. Accruals concept  The accruals (or matching) concept requires that income earned is matched with the expenses incurred in earning it (*) 19 19 3.

Accruals concept Interactive question 2: How would each of these transactions affect the accounting equation in terms of increase or decrease in asset, capital or liability? (a) Purchasing £800 worth of goods on credit (b) Paying the telephone bill £25 (c) Selling £450 worth of goods for £650 (d) Paying £800 to a supplier 20 20 4. THE STATEMENT OF FINANCIAL POSITION 4. What is a statement of financial position?  The business's SFP shows its financial position at a given moment in time.  03 key elements of SFP: liabilities, capital and assets  A SFP is very similar to the accounting equation - 02 differences:  The manner or format  The extra detail in SFP  Net assets: Assets less liabilities 21 21 7 7 4.

THE STATEMENT OF FINANCIAL POSITION 4. What is a statement of financial position? (In accordance to IAS 1, Presentation of F/Ss) Name of business Statement of financial position as at (date) £ Assets (item by item) X Capital X Liabilities X X 22 22 4. THE STATEMENT OF FINANCIAL POSITION 4. Capital (Sole trader) Capital is usually analysed into its component parts.

THE STATEMENT OF FINANCIAL POSITION 4. Capital (Sole trader)  'Brought forward' means that the amount is brought forward from the previous period.  ‘Carried forward' means carried forward to the next period.  The carried forward amount at the end of one period is therefore the brought forward amount of the next period 24 24 8 8 4.

THE STATEMENT OF FINANCIAL POSITION 4. Equity (company) The capital or equity side of a company's statement of financial position is more complicated than a sole trader's. We shall look at it in detail in Chapter 11 25 25 4. THE STATEMENT OF FINANCIAL POSITION 4.

Liabilities IAS 1 requires distinction between non-current liabilities and current liabilities  Current liabilities are debts which are payable within one year  Non-current liabilities are debts which are payable after one year 26 26 4. THE STATEMENT OF FINANCIAL POSITION 4. Liabilities Examples of non-current liabilities:  Loans which are not repayable for more than one year, such as a bank loan or a loan from an individual to a business.  Loan stock or debentures 27 27 9 9 4.

THE STATEMENT OF FINANCIAL POSITION 4. Liabilities Examples of current liabilities:  Loans repayable w/i one year, incl. the element of a long term loan that is repayable w/i one year.  A bank overdraft  Trade payables  Other payables  Taxation payable to HMRC with respect to CT  Accruals.

THE STATEMENT OF FINANCIAL POSITION 4. Assets IAS 1 requires distinction between non-current assets and current assets  Non-current assets are acquired for long-term use within the business. They are normally valued at cost less accumulated depreciation.  Current assets are expected to be converted into cash within one year 29 29 4.

THE STATEMENT OF FINANCIAL POSITION 4. Non-current assets Components of non-current assets  Property, plant and equipment (PPE) (ie, 'Tangible' assets)  Intangible non-current assets (patent, goodwill)  Long-term investments 30 30 10 10 4. THE STATEMENT OF FINANCIAL POSITION 4. Non-current assets Important: to be classed as a non-current asset, an item must satisfy two conditions:  It must be used by the business.

For example, the owner's own house would not normally appear on the business statement of financial position.  The asset must have a 'life' in use of more than one reporting period or year 31 31 4. THE STATEMENT OF FINANCIAL POSITION 4. Non-current assets and depreciation Non-current assets are held and used by a business for a number of years, but they wear out or lose their usefulness in the course of time.

Every tangible non- current asset has a limited life. The only exception is freehold land, although this too can be exhausted if it is used by extractive industries (eg, mining). THE STATEMENT OF FINANCIAL POSITION 4. Non-current assets and depreciation The FSs of a business reflect that the cost of a non-current asset is gradually consumed as the asset wears out.

This is done by gradually 'writing off' the asset's cost in the statement of profit or loss over several reporting periods. For example, in the case of a machine costing £1,000 and expected to wear out after ten years, it is appropriate to reduce the value in the statement of financial position by £100 each year. This process is known as depreciation. If a statement of financial position were drawn up four years after the asset was purchased, the amount of depreciation accumulated over four years would be 4 × £100 = £400.

The machine would then appear in the statement of financial position as follows. THE STATEMENT OF FINANCIAL POSITION 4. Non-current assets and depreciation £ Machine at original cost 1,000 Less accumulated depreciation (400) Carrying amount * 600 * ie, the value of the asset in the books of account, net of accumulated depreciation. After ten years the asset would be fully depreciated and would appear in the statement of financial position with a carrying amount of zero.

The amount that is written off over time does not have to be the full cost of the asset if it is expected to have a resale – or 'residual' – value at the end of its useful life 34 34 4. THE STATEMENT OF FINANCIAL POSITION 4. Non-current assets and depreciation Interactive question 3: Residual value Suppose a business buys a car for £10,000. It expects to keep the car for three years and then to sell it for £3,400.

How much depreciation should be accounted for in each year of the car's useful life? 35 35 4. THE STATEMENT OF FINANCIAL POSITION 4. Current assets Current asset: An asset is current when it is expected to be realised in, or intended for sale or consumption in, the entity's normal operating cycle, or it is held for being traded, or it is expected to be realised within 12 months of the date of the statement of financial position, or it is cash or a cash equivalent. THE STATEMENT OF FINANCIAL POSITION 4.

Current assets Worked example p. THE STATEMENT OF FINANCIAL POSITION Interactive question 4: Asset classification Identify which of the following assets falls into the non- current category and which should be treated as current. Could any be treated as either? Asset Business Current or non-current Van Delivery firm Machine Manufacturing company Car Car trader Investment Any 38 38 4. THE STATEMENT OF FINANCIAL POSITION Interactive question 4: Asset classification IMPORTANT!!! The distinction between a non-current asset and a current asset is not what the asset is physically, but for what purpose it is obtained and used by the business.

Further discussion: what a bout a building? 39 39 13 13 4. THE STATEMENT OF FINANCIAL POSITION 4. Current assets There are some other categories of current asset.  Short term investments.

THE STATEMENT OF FINANCIAL POSITION 4.Trade and other receivables  A receivable can be due from anyone who owes the business money  Two types of receivable.  Trade receivables represent customers who owe money for goods or services bought on credit in the course of the trading activities  Other receivables are due from anyone else owing money to the business, (*) 41 41 5. PREPARING THE SFP 5. How is a basic statement of financial position prepared? Worked example: Statement of financial position (p.

PREPARING THE SFP 5. How is a basic statement of financial position prepared? Worked example: Statement of financial position (p.50) Interactive question 5: Preparing a statement of financial position p. THE STATEMENT OF PROFIT OR LOSS 6. What is the statement of profit or loss? Gross profit = revenue from sales, less cost of sales Profit for the period (ie.

Net profit) = gross profit less expenses plus non-trading income 44 44 6. THE STATEMENT OF PROFIT OR LOSS 6. What is the statement of profit or loss?